История создания архивной описи кратко

Обновлено: 28.06.2024

К шестнадцатому веку возросло число документов, и возникла необходимость учета и описания письменных материалов. Объем документации становился все больше (немалую роль в том сыграло и развитие книгопечатания - письменные источники отделились от библиотек), учреждения имели собственные хранилища, разрабатывали правила хранения и выдачи дел и т.п. Однако главенствовал среди хранилищ Государственный архив России (Царский архив).

Вложение	Размер
arhiv_16_veka.docx	33.79 КБ

Предварительный просмотр:

Краткая характеристика Царского архива и явилась целью данной работы. Основными задачами, соответственно, стали рассказ об Описи Царского архива как основном источнике, в котором содержится основная информация по истории, структуре и т.п. данного архива; характеристика и описание положения архива и места, которое он занимал в сфере других государственных учреждений. Следующими задачами стали анализ состава документальных материалов архива с рассказом об их хранении, учете и методах описания; изучение использования документов архива властью применительно к сферам внутренней и внешней политики, а также рассмотрение его роли в развитии московского летописания. Последней задачей является рассмотрение дальнейшей судьбы архива.

В конце октября 1610 года во время польской интервенции опись была вывезена в Польшу, где она попала в собрание Литовской метрики (главного архива Великого княжества Литовского) и была переплетена вместе с другими рукописями - жалованной грамотой об избрании на царство Бориса Годунова в 1598 г., досмотром 1570 г. южных и западных границ Полоцкого повета, сборником документов о сношениях правительства царя Василия Шуйского со Швецией в 1609-1610 гг. и приходными книгами Болдинского Дорогобужского монастыря в 1593-1596 гг. Опись вернулась на Россию в сильно искажённом виде в 1796 году, а в руки учёных попала, когда её обнаружили в ходе археографической экспедиции Н.М. Строева (1829-1835 гг.).

Сейчас Опись Царского архива находится в Российской национальной библиотеке в Санкт-Петербурге. В рукописной книге 387 пронумерованных листов и 15 ненумерованных. Описано более 230 ящиков архива.

В тексте приписаны пропущенные строки, слова, отдельные буквы; некоторые цифры и буквы заменены другими. Некоторые строки вписаны на полях, другие - между строк.

В описи не раз встречаются пометы о документах, взятых из архива (как правило, к государю). Такие пометы ставились над описанием ящика, между строк, или сбоку на внешнем поле вдоль края листа, а иногда - на верхнем поле листа.

Царский архив можно рассматривать и как одно из сокровищ короны (хранение государственных сокровищ было в ведении лиц, причастных к деятельности казначеев, Казны), и как составную часть государственной канцелярии, непосредственно связанной уже в середине XVI в. с деятельностью Боярской думы и думных дьяков.

О высокой значимости Царского архива свидетельствует организация управления оным. По мнению С.О. Шмидта, первоначально архив находился в ведении печатника, который на рубеже XV-XVI вв. был помощником казначея и ведовал государственной печатью. Впоследствии архив находился под верховным управлением лиц из ближайшего окружения царя: до своей опалы им руководил Алексей Адашев. Текущими делами архива ведали думные дьяки.

В Царском архиве подавляющее большинство документов датируется XVI веком. В 231 ящике хранилось по определенному количеству грамот, книг, тетрадей и т.п. Позднее архив обогатился как новыми документами, так и старыми документами бывших феодальных княжеств.

Архив состоял из двух групп документальных материалов: документов, изъятых в воссоединенных русских землях, и документов, отлагавшихся в процессе деятельности самого Русского государства. Первая группа состояла, главным образом, из духовных грамот русских великих и удельных князей, их договорных грамот друг с другом или с республиками Новгородом и Псковом.

Вторая группа документов отражала внутреннюю и внешнюю политику. В Описи указываются названия документов внешних сношений, приводятся имена русских и иностранных государей, русских и иностранных послов и гонцов, даты написания документов и доставки их из-за рубежа в Москву.

Наряду с рассмотренными двумя основными группами документов, в архиве хранились материалы справочного и подсобного характера: литовская летопись, перевод польской летописи, перевод космографии, Коран, на котором представители мусульманских народов приносили присягу в верности заключенными ими с Москвой договорам, чертежи русских земель и городов и списки дорог, ведущих в соседние страны и т.п.

Архив также служил и местом хранения личной и семейной переписки великих князей и царей. В описи упомянуты письма Ивану III его дочери Елены, которая была замужем за литовским великим князем Александром.

Ящики были нумерованы (в случае отсутствия номера этот факт также вносили в опись). Очевидно, эти номера были проставлены до составления первого варианта Описи. В больших ящиках иногда помещались ящички меньшего размера.

С.О. Шмидт указывает, что в описании архивных материалов наблюдается сочетание нескольких принципов. Рукописи распределялись в зависимости от содержания, формата, представления об их ценности.

Документы Царского архива имели в годы правления Ивана Грозного большое политическое значение. Не только новые, но и старые дела царь использовал в целях современной ему политической практики. Например, в 1566 году Иван Грозный ознакомился с духовными и договорными грамотами великих и удельных князей, с документами архивов бывших великих княжеств и Новгорода; часть архивных дел он распорядился перенести в свою Постельную казну.

К следственным материалам, отложившимся в Царском архиве, прибегали и при составлении синодика в последние годы жизни Ивана Грозного.

На основании материалов Царского архива составлялись выписки из посольских дел о сношениях с отдельными государствами. Они были незаменимым справочным пособием для московских дипломатов. Известны выписки о сношениях Российского государства с Польско-Литовским: краткая и пространная. В подробной приказной Выписке за 1487-1573 гг. изложены основное содержание посольских документов и дипломатических переговоров, сведения о приеме послов и гонцов. Вероятно, и эта Выписка является (подобно изучаемой Описи) копией более ранней Выписки, так как в рукописи много помет (приписки, исправления слов и цифр), перенесенных из другой рукописи. Составление Выписки в середине 1570-х гг. можно объяснить и политическими обстоятельствами - выдвижением кандидатуры русского государя на польский престол.

Перед отправлением за рубеж посольства его члены знакомились с документами прежних посольств в это государство, с материалами об истории и обычаях страны. Имела место определенная специализация в области внешних сношений. Лица, неоднократно бывавшие в посольствах, становились знатоками и посольской документации. Задачей составителей посольских отчетов было выявить и обобщить информацию не только о политических событиях в странах пребывания посла и о внешнеполитическом положении этих государств, но и о других государствах и их планах.

Документы Царского архива служили основным источником для составителей официальных летописей. В летописях можно найти сведения о событиях жизни государя и его семьи, о письмах царя к лицам царского семейства, о маршрутах государевых поездок, нередко с указанием дат пребывания государя в том или ином месте, а также о строительстве и освящении храмов, утверждении в архиерейских должностях, тексты посланий иерархов. В летописях есть информация о строительстве городов и крепостей, о военных походах и смотрах и т.п.

Важная политическая роль Государственного архива и хранившихся в нем документов обеспечила ему сохранность как в то время, когда он находился в государственной казне, так и тогда, когда он стал самостоятельным учреждением. Ни один из современных ему государственных архивов на Западе (во Франции, Испании, Ватикане и т.п.) не был таким цельным и богатым, как Царский архив - несмотря на то, что тамошние хранилища подвергались меньшему количеству преобразований и превратностей.

Материалы же Государственного архива, уцелевшие при разграблении его польскими панами, были включены в архив Посольского приказа. В его составе они вошли впоследствии в Московский главный архив Министерства иностранных дел. На рубеже XIX-XX вв. сотрудниками этого архива было произведено сличение описи 70-х гг. XVI в. с описью архива Посольского приказа 1614 г. Сопоставление описей показало, что свыше 50% документов уцелело. Сейчас они находятся в РГАДА.

Оформление архивной описи в нашей стране в последние годы особенно актуально в силу постоянно происходящих перемен, реформ, перестроек и изменений, затрагивающих экономический сектор. Информация, хранимая в архивах, считается важной и ценной. Она позволяет понять, почему ситуация развивалась конкретным образом, а также разобраться в том, каковы перспективы будущего. Архивы – это бесценный источник информации, но только тогда действительно полезный, когда в нем можно сориентироваться. Для этого была внедрена система организации архивов.

Актуальность вопроса

Архивы нашей страны направлены на кумуляцию достоверных сведений. Основная функция архивной описи – упрощение поиска необходимых сведений в огромнейших хранилищах информации. Для этого предусмотрена справочная система, методологическая основа, распространяющаяся на все архивные учреждения державы. Фактически речь идет о научно-справочном аппарате, за счет которого функционирует архив национального уровня. Эффективность работы этого аппарата зависит от того, насколько эффективно и тщательно формируются справочники, то есть описи.

Текущие реалии ведения дел таковы, что архивная опись дел – это ключевой справочник, помогающий ориентироваться среди моря информации. Опись представляет собой документ, в котором перечислены хранимые дела, одновременно она используется для учета документации. Информационная нагрузка оценивается как большая, опись выступает фундаментом составления указателей и путеводителей. Во многом то, насколько качественна опись, определяет, как легко и быстро будет найдена нужная информация. Говорят о двух основных функциях такой документации: информационная и учетная.

О терминологии

Архивная опись дел – основной справочник, структурирующий работу архивной организации. Опись – это учетная документация, вместе с тем она является научным и справочным объектом, обеспечивающим возможность быстро найти искомое. Опись – заключительный шаг делопроизводственных операций с документацией, которую необходимо хранить в государственном архиве или организованном при некотором ведомстве. Чтобы архив был полноценно укомплектован, нужно формировать описи на все дела, предназначенные для хранения постоянно или больше десятилетия. Необходимо формировать справочники, описывающие, какая личная документация, связанная со штатом, прошла оценку экспертизой и признана ценной, поэтому тоже подлежит хранению.

В современном делопроизводстве, говоря об архивных описях и их назначении, отмечают принадлежность документации к категории справочной. Она формируется, дабы описать состав, содержание хранимых единиц, а также закрепить систематизацию и учетную систему, принятую в конкретном фонде. Объекты, которые рассматриваются в описи – это единицы. Каждая опись – это один уровень. В ней должно быть достаточно сведений, чтобы можно было найти необходимые данные в единице, не тратя на это много времени.

Какие и куда

Согласно методическим рекомендациям, составление архивных описей должно быть индивидуализировано для дел, которые предназначены для хранения постоянно, больше десятилетия, и касающихся личной информации о персонале. Отдельно нужно составлять описи дел, свойственных строго одному юридическому лицу. К примеру, это могут быть официальные следственные, судебные бумаги или научная отчетность – все зависит от характера работы учреждения. Обычно опись формируется в том же учреждении, где были составлены документы, подлежащие хранению, и передается вместе с ними в архив. В государственных архивных организациях есть специализированный научный аппарат. Если поступившее описание не удовлетворяет его стандартам, опись составляют заново, учитывая локальные требования.

Составление архивной описи позволяет раскрыть состав документации, описать ее содержание, упрощает учет общего числа хранимых дел и помогает стабилизировать внутреннюю систематизацию ведения документационного оборота. Каждое дело описывается на специальной карте. Обязательно указывается заголовок, из которого видно, какого типа документы хранятся внутри, и содержание такой единицы. Корректно оформленная завершенная опись четко описывает содержание всего фонда документации.

Функциональность и составление: ряд нюансов

Составление архивной описи позволяет определить, как много единиц содержится в фонде. Через это реализуется сохранность документации и контроль за корректировкой объема. Поскольку делам задаются порядковые номера, можно быстро отыскать полезные сведения. Вместе с тем опись помогает установить и задать рациональное расположение документации, соответствующее четкой логике. Классификация документации в рамках архива – это группирование на базе некоторых научных выкладок. При этом учитываются исторически принятые в конкретном учреждении особенности структуры, а также специфика работы фонда.

Классификация, являющаяся неотъемлемым элементом в составе архивной описи, предполагает сперва проработку системы разделения всех дел на группы, затем непосредственно распределение. Классифицировав все карточки, можно создать для них опись. Иногда формируют опись, отражающую все имеющиеся у фонда дела. Такая обычно нужна, если предприятие больше не существует. Если прекратила существование часть юридического лица, тогда формируют опись всех дел за все годы существования этого подразделения.

Описи: для чего нужны

Документация, объясняющая, на какие дела составляются архивные описи, существует на федеральном уровне – это законодательство. Также на предприятии могут приниматься локальные акты, регламентирующие этот вопрос. Как правило, описи делают за год, но могут оформлять и за другой временной период. Так классифицируют дела, появившиеся у компании за этот срок. Описи могут нести разные функции, быть тематическими, предметными. Можно оставить опись на все дела некоторого фонда, можно формировать отдельный самостоятельный документ на разные части этого фонда.

Основные правила

Когда составляется опись архивных документов, заключительным этапом ее формирования становится уникальный номер. Для его определения ориентируются на реестр описей. Если организация получает описи от структурного подразделения и использует их в работе, дабы сформировать описание всего архива предприятия, необходимо, чтобы отдел передал все документы в двух экземплярах. Опись за год делают в четырех экземплярах, для дел личного состава необходимо три одинаковых описи. Для дел, предназначенных для хранения более двух десятилетий, следует сделать опись в количестве двух экземпляров. Составляя опись документации, связанной с персоналом, сперва нужно сложить все приказы, затем списки, карточки. Только после этого сортируют личные дела, затем – счета и зарплатные ведомости. Следующие по порядку – трудовые книжки, заключительная часть – акты, составленные в рамках произошедших на производстве несчастных случаев. Для систематизации личного дела прибегают к алфавитному упорядочиванию. В опись необходимо вносить дела, ориентируясь на то, в каком году был уволен человек.

Структура и содержание: тонкости оформления

За формирование разных видов архивных описей ответственны разные структуры предприятия. Так, за год такой структурный документ должны составлять отделы, а ответственность за формирование сводной описи возлагается на ведомственный архив. Такой документ будет базой для работы специалистов государственного архива, получающих документы от предприятия. Они используют сводную опись, дабы сформировать свою внутреннюю архивную документацию таким образом, чтобы личные дела и документы, предназначенные для постоянного хранения, находились в разных отсеках архива.

Любая форма архивной описи начинается с заглавного листа. За титулом следует оглавление, затем предисловие, после которого начинается непосредственно опись. Обязательно перечисляют все используемые в документе сокращения, расшифровывая их, ставят указатели и расписывают таблицы перевода. Необходимый элемент описи – библиография. Затем следует словарь терминов, а закрывает документ лист заверения. На титуле необходимо полностью указать наименование архива и предприятия, которое создало документы, наименование фонда и номерные знаки, наименования описей и даты.

О чем где пишут

Оглавление архивной описи предназначено для указания, какие внутри есть разделы, на каких страницах они начинаются. Предисловие аккумулирует сведения о предприятии, сформировавшем фонд документации, о самом фонде. Здесь же пишут аннотацию, описывают, какая документации хранится внутри. Предисловие – это еще и перечень справочного аппарата.

Основной текст – это описание. Для каждой единицы указывают порядковый номер, ее заголовок и подлинность. Если ранее на предприятии использовались инвентарные номера, их нужно фиксировать в основной части описи. Здесь же упоминают, каковы учетные единицы, как много листов в конкретной единице, на каком языке она составлена и в каком варианте воспроизводится. В описи могут указывать некоторые визуальные особенности хранимого дела. Если предполагается хранение особенно важной и ценной документации, в описании могут давать аннотации к таким объектам.

Перечисление сокращений, используемых в архивной описи, необходимо, если в работе применялись какие-либо специфические аббревиатуры, используемые в пределах конкретного предприятия. Через указатели отражают предметные понятия. Иногда указатели связаны с географией, именами, датами. Допускаются аннотированные. Если в работе использовались специализированные термины, таковые необходимо расшифровать в сопровождающем опись словаре. Заверительный лист предназначен для указания суммарной информации о документе. Здесь пишется, сколько внутри пронумеровано листов, как много единиц хранится, менялся ли состав в ходе хранения. Составитель описи обязан подписать заверительный лист. Если необходимо внесение изменения, таковые фиксируются на заверительном листе составителем или иным ответственным за процедуру лицом.

Подробно и точно

Как можно заключить из образцов архивных описей дел, законченный объект должен быть оформлен в соответствии со стандартами делопроизводства. Необходимо сформировать справочный аппарат, благодаря которому поиск данных становится быстрее и эффективнее. Через такой аппарат можно быстро получать дополнительные данные о фонде документации. Справочный аппарат, сопровождающий опись, должен содержать заглавный лист и содержание документа, предисловие, перечень использованных аббревиатур и сокращений, а также указатели. В некоторых случаях могут быть дополнительные элементы – таблицы, словари.

На титуле необходимо указать, как называется архив, в котором хранится документация, каково наименование фонда, включая сокращение, а также его номер. Указывают номер описи и ее наименование. Оглавление должно включать полный перечень всех разделов и справочного аппарата, включая предисловие, перечень использованных сокращений и наименования частей. Каждое название сопровождается номером страницы, закрепленным за ним при составлении описи. Справедливо считается, что для справочного аппарата одна из наиболее значимых частей – предисловие, в котором описана история учреждения, сформировавшего фонд. Пишут историческое окружение, условия, в которых предприятие было активно, дату его появления и иерархическую структуру подчинения. В предисловии указывают, как было организовано делопроизводство, насколько учреждение было крупным и какие функции исполняло, почему было реорганизовано либо ликвидировано и когда это случилось.

О сокращениях

Такой перечень составляется с учетом алфавита. В нем должны присутствовать все сокращения, использованные при составлении описи. В документе должно быть полное наименование каждого слова, хотя бы раз подвергшегося сокращению. Обычно к сокращениям прибегают, чтобы сэкономить место, меняются только часто используемые слова. Кроме того, справочный аппарат расшифровывает все аббревиатуры. Правильное составление этого элемента помогает сделать однообразную опись, каждый пункт которой максимально информативен и четко передает необходимые читателю сведения.

Как все начиналось

Из истории человечества известно, что архивная опись – это едва ли не самый древний тип справочника, введенного для архивов. Официально подтверждено применение описей в тринадцатом столетии В те времена их использовали, чтобы учитывать важные документы и обеспечивать сохранность. Благодаря описям стал проще розыск документов, поэтому к ним можно было прибегать как к источникам ценной информации. В период 13-15 столетий описи были краткими, составлялись без специальной систематизации, лишь вкратце описывали книги, рукописи. Фактически это были неформальные перечни.

В шестнадцатом столетии подход к составлению описей стал более ответственным. Перечни включали перечисление различных вариантов документации. Были описи, в которых объекты группировались с учетом некоторого признака, хотя одновременно все еще использовались и те, в которых сведения фиксировались без систематики. В семнадцатом столетии прогресс формирования описей пошел дальше, стали создаваться подробные справочники, отличающиеся друг от друга форматом. Они были весьма полезными, и даже современные исследователи, используя такие описи, получают из них некоторую важную информацию о ведомых ранее делах, составленных тогда документах. В семнадцатом столетии описи окончательно закрепляют за собой систематический описательный характер.

— это основной архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел. Опись выполняет информационную, поисковую, справочную и учетную функции.

Первый и второй экземпляры описей находятся в архивохранилищах, третий экземпляр – в читальном зале. Выдаются описи пользователям только специалистами читального зала.

На 01.01.2022 г. в архиве по учетным данным имеется 11 105 описей.

Описи партийных и комсомольских комитетов за 1968–1977 гг. по рекомендации ЦПА ИМЛ при ЦК КПСС составлялись совместные: в первой части числится управленческая документация, во второй — дела по личному составу (ведомости по начислению и выдаче заработной платы и лицевые счета).

Опись состоит из описательных статей, итоговой записи, листа-заверителя и справочного аппарата. Описательная статья включает в себя:

порядковый номер;
делопроизводственный индекс дела в организации, в которой дело было сформировано;
заголовок дела;
крайние даты;
количество листов в деле.

На обложке описи проставляются:

полное название архивного учреждения;
полное название учреждения-фондообразователя, сдавшего документы;
номер фонда;
номер описи;
крайние даты документов, входящих в опись.

К описи как к справочнику тоже составляется научно-справочный аппарат: титульный лист, оглавление, предисловие, список сокращений, указатели.

Предисловие может составляться как общее ко всем описям фонда, так и к отдельной описи. В предисловии излагаются – история фондообразователя:

история создания, преобразования и ликвидации организации со ссылкой на законодательные акты, название организации–преемника;
масштаб деятельности организации;
место организации в системе государственного аппарата, экономической, общественно-политической, культурной жизни, изменения в названии и подчинении организации;
краткие биографические данные фондообразователя архивного фонда личного происхождения.

дата поступления документов в архив, крайние даты документов;
особенности формирования, описания и систематизации;
информация об изменениях в составе и объеме архивного фонда и их причинах;
состав справочного аппарата к фонду.

аннотация состава и содержания документов фонда:

краткая характеристика документов по видам;
характеристика содержания документов по темам.

Смотреть что такое АРХИВНАЯ ОПИСЬ в других словарях:

АРХИВНАЯ ОПИСЬ

". Архивная опись (далее - опись) - это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и пред. смотреть

АРХИВНАЯ ОПИСЬ ДЕЛ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

согласно параграфу 2.4.2 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, – опись, которая составляется в архиве организации по результатам экспертизы ценности документов по личному составу. Описи дел структурных подразделений по личному составу хранятся до согласования годового раздела сводной описи дел организации по личному составу с ЭПК архивного учреждения. Образец описи дел по личному составу приведен в приложении № 3 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002. смотреть

АРХИВНАЯ ОПИСЬ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ

согласно параграфу 2.4.2 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, – опись, которая составляется в архиве организации в зависимости от состава и объема электронных документов, отнесенных к составу Архивного фонда Российской Федерации. Управленческая, научно-техническая документация, отдельные комплексы электронных документов включаются в самостоятельные описи. Образец описи электронных документов постоянного хранения приведен в приложении № 5 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002. смотреть

Читайте также: