Инструментальный тайм менеджмент ю погорелова кратко

Обновлено: 30.06.2024

И вот тут начинается самое интересное. Как правило, началом тайм-менеджмента на практике является выбор определенного инструмента для управления временем – ежедневника-планировщика, КПК, графика Гантта и т.д. И это верно, поскольку все равно лучше, чем вообще бездумно тратить свое время.

Все это хорошо и правильно, описано в существующих работах по ТМ, которые можно брать как основание для проникновения в эту, без сомнения, полезную тему, а, главное, как руководство к практическому внедрению техник ТМ в своей жизни, заслуживает уважения и повторения. Но.

1. Выбираемые инструменты, как правило, охватывают отдельные вопросы управления временем, например, отдельную функцию управления – учет, отдельный горизонт управления – месяц, но не дают целостности управления, не дают системности охвата ТМ.

2. Стихийно выбираемые инструменты управлениявременем не формируют систему управления временем.

Сделаем маленькую передышку и рассмотрим другой вопрос (а к первому, то есть айсбергу ТМ, мы еще вернемся).

Закономерный вопрос, как перечисленные составляющие тайм-менеджмента можно создать. С инструментальной – нет проблем. Выбрал готовый инструмент (из числа многочисленных существующих) и вперед. С мотивационной – сложнее. Мотивация в голове, а голова инструмент тонкий. Но, тем не менее, варианты есть: визуализация, событийно-эмоциональные якоря, искусственное (со стороны) стимулирование и т.д. Кому что помогает.

После столь долгого рассказа возникает закономерный (и не могу сказать, что приятный) вопрос: если и инструментальная, и мотивационная, и инсайтовая составляющая важны, как их можно в практической жизни создать. И вот здесь мы напрямую сталкиваемся с вопросом выбора инструмента, нет – ИНСТРУМЕНТА ТМ (понимая под таким инструментом с большой буквы совокупность способов, приемов и действий, позволяющих более менее создать и поддержать инструментальную, мотивационную и инсайтовую составляющую ТМ).

С учетом всего вышесказанного можно поставить задачу:

Сформировать такую систему управления временем (в виде совокупности инструментов), которая бы, отвечая на три вопроса ТМ-Айсберга, для каждого его уровня позволяла выбрать совокупность адекватных инструментов, обеспечивая инструментальную, мотивационную и инсайтовую составляющие тайм-менеджмента.

При построении такой системы управления хорошо бы учитывать несколько сравнительно простых в формулировке, но сложных в выполнении требований:

Система управления должна быть целостной, то есть обеспечивать инструменты реализации всех функций управления временем (как минимум, планирование, учет, анализ и контроль) для трех уровней ТМ-Айсберга.

Система управления не должна быть чрезмерно сложной для понимания и применения, по крайней мере ее внедрение должно экономить время, а не отнимать его, отсюда закономерно следует, что такая система должна содержать достаточное, но не чрезмерное количество инструментов

При выборе инструментов хорошо бы учитывать некоторые принципы:

Нет однозначно эффективных, как и однозначно неэффективных инструментов тайм-менеджмента. Многое зависит от человека, его отношения ко времени и психологических особенностей

Невозможно, да и не нужно применять все инструменты одновременно, потому что, во-первых, часть из них по критерию цели дублирует друг друга, а, во-вторых это нарушит второе и третье из представленных требований

Все выбранные инструменты должны быть взаимосвязаны и обеспечивать выполнение первого требования, однако внедрение таких инструментов должно быть постепенным.

Поэтому скромная заслуга автора не столько в том, что он предлагает эти инструменты, сколько в обобщении многообразия существующих инструментов и подходов к решению отдельных задач ТМ, что и представлено в следующей таблице. Замечу, что в таблице по умолчанию принято, что уважаемый читатель ознакомлен с инструментами ТМ, поэтому дополнительные пояснения опущены.

Составляющая ТМ/уровень айсберга ТМ

Элемент составляющей ТМ/уровня айсберга ТМ

Отдельные функции управления (ТМ менеджмента)

Средства сквозной линейной визуализации задач и событий – классический бумажный ежедневник, КПК/коммуникатор, ToDo -лист

метод пластиковой доски, метод единой тетрадки

Мемуарник, вертикальный и горизонтальный анализ карты хронометража, анализ целедостижения, методы рефлексии

Целостное понимание проблемы/проекта/задачи

Карта ума Т. Бьюзена( Mind Map ), обзор по методике Г. Архангельского, любая визуализация, построение когнитивной карты связей, метод пластиковой доски, метод единой тетрадки.

Эмоциональные якоря (визуальные, аудиальные, тактильные, обонятельные, внешнего окружения, любые другие)

Диктофон, картотека идей, методики ТРИЗ, визуализация

Поддерживающая коммуникативная среда, целевое периодическое ознакомление с новой информацией, аудиотренинги, тренинги-семинары, любая целостная оздоровительная система (йога, восточные единоборства, рейки…), параллельное синергетическое развитие в нескольких направлениях

Календарик-пинарик, аудиотренинги, литература, посвященная личностному развитию, посещение знаковых мест или знаковые события (создаваемые целевым образом), метод трех тысяч шариков, рефлексия (в форме системы сворачивающихся дневников, мемуарника, дневника, в любой другой форме)

Длительная осознанная практика, аудиотренинги, посещение знаковых мест, продуктивное общение-научение

Вся инструментальная и частично мотивационная составляющая ТМ

Сочетание мотивационной составляющей и инструментов целеполагания

посещение знаковых мест, создание целевых знаковых событий, метод трех тысяч шариков, рефлексия в любой форме, метод эпитафии, метод личной жизненной миссии, любые целостные оздоровительные системы и религиозные практики, целевые психологические тренинги и практики

По таблице сразу несколько замечаний:

с мотивационной составляющей и инсайтом, как и ожидалось, получилось сложнее, чем хотелось бы. Увы, мотивация и озарение – это очень индивидуально;

Подробно часть описанных инструментов представлена в работах Г. Архангельского, А. Ретунского, В. Королева, Л. Кыйва, А. Бегалина, Анонима, С. Кови, С. Павлины, С. Козловского и других авторов ТМ-сообщества. Впрочем, замечу, что представленная таблица, отражая все многообразие инструментов ТМ, в существующем виде практически не применима. Реально применимой ее можно сделать, составив заново из трех столбцов, два из которых (составляющие ТМ, а также уровни ТМ-айсберга) заданы, а третий столбец, в котором будут конкретизированы отдельные функции и задачи, заполняется индивидуально, в зависимости от потребностей человека в ТМ, его психотипа и вообще просто индивидуальных предпочтений в применении инструментов ТМ для создания целостной системы управления. Другой вариант построения ИНСТРУМЕНТА ТМ для себя – это заполнение матрицы представленного вида, причем заранее можно сказать, что с инструментальной и мотивационной составляющей проблем будет значительно меньше, чем с инсайтом, который (и средства достижения которого) глубоко индивидуальны.

Слайд 1

Слайд 3

Видимая его часть (которая составляет около 1/10 от объема) – это ответ на вопрос, как идти (инструмент деятельности), менее видимая, но более объемная – ответ на вопрос, куда идти (вектор деятельности), самая глубинная, большая, но сравнительно невидимая – ответ на вопрос, зачем идти (причина деятельности)

Слайд 6

Инструментальная составляющая влияет на результат напрямую (собственно с использованием инструментальной составляющей результат и создается). Мотивационная составляющая влияет на использование инструментальной составляющей (и в принципе определяет ее использование) и напрямую на результат не влияет, но влияет опосредованно (создавая общий настрой и влияя на субъективную оценку результата). Инсайт чаще влияет на инструментальную составляющую, когда применение определенного инструмента становится либо естественно понятным, либо настолько же привычным, как и многие наши ежедневные действия, уже давно ставшие «психическими автоматизированными алгоритмами

Слайд 7

Слайд 8

Инсайт: Проблема анализа процесса творческого мышления была поставлена еще И. Кантом, и на сегодняшний день не решена ,но есть методы выполнения отдельных задач творческого характера (те же методы мозгового штурма, синектики, поиска функционального разнообразия, метод морфологического анализа), есть упражнения на развитие творческого мышления, но единого комплексного описания творческого процесса в человеческой психике пока не разработано. Это сильно осложняет и индивидуализирует процесс достижения инсайта.

Слайд 9

Существуют разные варианты создания состояния прозрения и всеобщего проникающего понимания из истории науки, искусства и бизнеса: работа в измененном состоянии сознания и подключение подсознательного работа в четко определенной обстановке максимальная визуализация временное отвлечение на литературу, не связанную с исследуемой темой, но ориентированную на развитие восприятия и фантазии

Слайд 10

Если и инструментальная, и мотивационная, и инсайтовая составляющая важны, как их можно в практической жизни создать? Главный шаг это поставить задачу: Сформировать такую систему управления временем (в виде совокупности инструментов), которая бы, отвечая на три вопроса ТМ-Айсберга, для каждого его уровня позволяла выбрать совокупность адекватных инструментов, обеспечивая инструментальную, мотивационную и инсайтовую составляющие тайм-менеджмента.

Слайд 12

Слайд 13

Слайд 15

Тайм-менеджмент – это технология организации рабочего времени и повышения эффективности его использования.

Как правило, на практике тайм-менеджмент начинается с выбора определенного инструмента управления временем, которым может быть ежедневник-планировщик, КПК, графика Гантта и пр.

Эта стратегия планирования подробно описана в работах по тайм-менеджменту, которые могут быть взяты в качестве основания для изучения этой темы. Там выделено три основных принципа тайм-менеджмента:

выбор инструментов включает ряд отдельных вопросов управления временем, например, отдельные функции управления – учет, отдельный горизонт управления – месяц, но не делают управление целостным, не представляют системности охвата тайм-менеджмента;
стихийно выбранные инструменты управления временем не формируют систему управления временем;
большинство инструментов отвечают на вопрос о том, как сэкономить время, нормировать и учитывать временные затраты и пр. При этом в какой-то момент возникают не осознаваемые, но значительно более важные вопросы, например, зачем делать что-то и куда уходит время.

эффективность – как идти;
стратегия – куда идти;
философия – зачем идти.

Готовые работы на аналогичную тему

Составляющие тайм-менеджмента

Практический тайм-менеджмент включает три составляющие:

инструментальная;
мотивационная;
инсайтовая.

Соотношение между ними можно представить следующей схемой:

Рисунок 1. Айсберг тайм-менеджмента. Автор24 — интернет-биржа студенческих работ

Инструментальная составляющая – это набор техник и инструментов, необходимых для взаимодействия. Мотивационная составляющая представляет способ отношения к возможному способу действия, текущему состоянию и будущему результату.

Инсайт – это некоторое озарение, понимание, не просто знание, а осознание и прочувствование. Единые методы и инструменты создания состояния прозрения и всеобщего проникающего понимания отсутствуют.

Все это можно обобщить в следующей схеме:

Рисунок 2. Составляющие тайм-менеджмента. Автор24 — интернет-биржа студенческих работ

При составлении управленческой схемы тайм-менеджмента, необходимо принимать во внимание несколько относительно простых для формулирования, но сложных для практической реализации требований:

целостность системы управления, то есть обеспечение инструментов реализации всех функций управления временем, как минимум, состоящих из планирования, учета, анализа и контроля, на трех уровнях айсберга тайм-менеджмента;
система управления не должна отличаться чрезмерной сложностью, для понимания и применения которой, как минимум для простого ее внедрения должно быть сэкономлено время, а не тратить его, из чего следует, что в такого рода системе должно содержаться достаточное, но не чрезмерное количество инструментов;
система тайм-менеджмента не должна усложнять жизнь ее автору, ее применение должно быть естественным и постоянным, как любой бытовой ритуал.

Выбирая из всего многообразия инструментов необходимо учитывать ряд следующих факторов:

отсутствуют однозначно эффективные, как и однозначно неэффективные инструменты тайм-менеджмента. Многое зависит от человека, его отношения ко времени и его особенностей психики;
невозможно и нет необходимости применять одновременно все инструменты, так как, во-первых, часть из них по критериям цели дублируют друг друга, а, во-вторых, это нарушит требования к составлению временных планов;
все избранные инструменты должны быть взаимосвязаны и обеспечить выполнение первого требования, но внедрять такие инструменты надо постепенно.

В связи с этим некоторой заслугой автора является не только то, что он предлагает такие инструменты, а обобщает многообразие существующих инструментов и подходов к решению различных задач тайм-менеджмента.

У человека не 10 рук. Чтобы успевать все делать вовремя, нужно овладеть искусством управления временем, которое еще называют тайм-менеджментом. Только этот термин окутан столькими мифами и предрассудками, что со счету сбиться можно. А ведь все зависит от того, как этим инструментом воспользоваться…

Внесу в эту смуту ясность – расскажу о тайм-менеджменте, разрушу распространенные мифы и перечислю популярные техники.

Определение тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент – это техника организации осознанного контроля и распределения времени. С ее помощью можно вовремя достичь поставленных целей и задач, повысить эффективность и результативность.

Для чего он нужен?

Чтобы организовать свое время! Тайм-менеджмент нужен, чтобы из потока навалившихся дел выделить самые важные и выполнять только их.

Вспомните, когда вы в последний раз не успевали сделать все намеченное. Или всплывала мысль, что в сутках, к сожалению, лишь 24 часа, а не 30. Если вам это знакомо, то вам определенно следует заняться тайм-менеджментом.

Главные принципы тайм-менеджмента

Чтобы процесс организации времени шел как по маслу, необходимо придерживаться нескольких важных принципов.

Постановка целей. Четко сформулировать цель и результат — пройти половину пути.
Расстановка приоритетов. Надо понимать, какие дела быстрее приближают вас к намеченной цели.
Планирование. Следует составлять план на день и четко следовать ему.
Анализ собственного опыта. План составляется исходя из того, как вы действуете в определенных ситуациях.
Отдых. Силы необходимо восполнять, поэтому отдых обязательно должен быть включен в план действий.
Мотивация. Как правило, это результат поставленной цели. Но можно давать себе небольшие вознаграждения при выполнении скучных или трудных задач. Есть также метод наказания – если дело не выполнено, вы лишаете себя какой-то приятной вещи.
Использование сервисов-помощников. Это могут быть различные сайты, приложения на компьютер или смартфон.
Чередование разных видов деятельности. В таком темпе исключается монотонность – работать будет не так уж скучно и изнурительно.

Мифы о тайм-менеджменте

До сих пор находятся люди, которые с пренебрежением или даже опаской относятся к организации собственного времени. А все потому, что в обществе все еще распространено множество мифов. Давайте рассмотрим их и попробуем опровергнуть.

№1. Управлять временем невозможно

Не спорю, время движется стабильно, помешать его движению человек не может. Но в тайм-менеджменте уместнее управление собой, собственными решениями и действиями.

№2. Это не работает!

Такое часто говорят те, кто опробовал лишь одну технику и разочаровался в тайм-менеджменте как таковом. Так бывает, если люди неправильно себя мотивируют, ставят недостаточно четкие или важные цели.

№3. Придется больше и усерднее работать

Суть этой техники не в том, чтобы делать больше дел, а в том, чтобы выделять самые важные и выполнять только их. Плюс надо не отвлекаться и следить за своими привычками, дабы не свести все старания к нулю.

№4. Это скучно, в тайм-менеджменте нет места спонтанности и творчеству

Этот миф зародился после того, как на первых обучающих тренингах призывали планировать каждую минуту. Приоритет отдается сосредоточению на одном деле и освобождению от отвлекающих факторов.

№5. Это западное изобретение, и для России оно не подходит

Кто сказал, что в России не существовало тайм-менеджмента? Просто никто не додумался обозначить это явление.

№6. Такая организация нужна только тем, кто постоянно опаздывает

Эта техника не про время, а про достижение намеченных целей. А ведь любой человек, независимо от степени пунктуальности (или ее отсутствия), всегда ставит перед собой какие-либо цели.

№7. Бесполезно бороться с прокрастинацией

Да, некоторые люди более организованы и замотивированы, но есть и те, кому сложно дается вышеперечисленное. Но прокрастинация – это психологическое явление, с которым можно и порой нужно бороться.

Обратная сторона – это люди, которые слишком усердно используют тайм-менеджмент или выворачивают его принципы наизнанку.

№8. Нельзя стать успешным без управления временем

Успех зависит от того, какие решения в определенный момент вы принимаете. Будучи гуру организованности, если ставить в приоритет дела, которые не приносят ничего стоящего, мало чего можно добиться.

№9. Существуют универсальные техники, которые подходят абсолютно всем

Все люди разные. Не придумали еще технику, которая охватила бы весь мир и помогла всем стать организованными. Методик много, с ними нужно экспериментировать.

№10. Тайм-менеджмент экономит время

Это не волшебная таблетка, а лишь инструмент. Да, вы сделаете дела вовремя, но только благодаря сосредоточенности и отсутствию отвлекающих факторов. Времени в ваши сутки данная техника никак не прибавит.

Техники тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент включает в себя множество различных инструментов и практик, позволяющих правильно организовывать время и повышать личную эффективность. Ниже я перечислю самые популярные техники.

Правило 10 минут

Если у вас есть задача, которую не хочется выполнять, просто скажите себе, что будете заниматься ей только 10 минут. После этого сразу же приступайте. Очень вероятно, что за это время вы втянетесь и с легкостью продолжите.

Эта система позволяет сортировать входящие задачи на 4 категории. Данная техника подходит, если на вас наваливается много задач, а вы не понимаете, что с ними делать. Какими могут быть категории:

1 – Do (сделать). Сюда относятся суперважные задания, которые надо завершить в первую очередь, отложить или передать их коллеге нельзя.

2 – Delegate (делегировать). Это означает передачу задачи кому-либо – коллеге, помощнику или секретарю. Актуально, если выполнить задачу самостоятельно не получается.

3 – Delete (удалить). Сюда вносим входящие задачи, не имеющие важности и актуальности.

4 – это Delay (отложить). Здесь будут задачи, не требующие срочного выполнения. Только при откладывании следует задавать четкую дату для возвращения к делу.

Для долгосрочного планирования данная система не годится.

90 на 30

Суть этого инструмента – полтора часа заниматься делом, а затем полчаса отдыхать. Циклы повторяются. Сначала разгребайте приоритетные дела, затем приступайте к менее важным задачам. Техника подойдет тем, кто мыслит временными интервалами и отводит работе четко определенные промежутки.

Fresh or Fried

Этот инструмент управления временем подойдет тем, кто очень любит откладывать дела в долгий ящик и многое в итоге не успевает. Суть его – выполнить задачи с самого утра, после пробуждения. В это время мозг еще свеж и не успел нагрузиться. Вечером предыдущего дня необходимо составить список дел на утро.

Как это работает – все входящие задачи вы записываете в одноименную папку, в Inbox. Периодически эту информацию необходимо сортировать и распределять по различным категориям. Содержание категорий можно определять самим. Следующий уровень – присвоение каждому пункту, то бишь задаче, определенного статуса. Распределение идет по способу, схожему с системой 4D. Когда сортировка завершится, нужно приступить к выполнению. При выполнении придерживаетесь следующих правил:

В заданный промежуток выполнять только одно дело, никакой многозадачности.
Записывать всю поступающую информацию, стараться не держать ничего в голове.
Составлять конкретный план действий, а не абстрактный список дел.
Информацию следует хранить максимально простым способом, чтобы в дальнейшем вам было проще найти ее.
Любое препятствие надо воспринимать не как проблему, а как задачу, которая требует решения.

POMODORO

Название произошло от кухонного таймера, сделанного в виде помидора. С его помощью создатель техники Франческо Чирилло, готовился к экзаменам. Метод подойдет практически любому человеку, особенно для выполнения долгой и монотонной работы.

Как это работает – ставите таймер на 25 минут и выполняете в заданный промежуток определенную задачу. При этом ни в коем случае не отвлекаетесь ни на что, даже на коллег. После этого идет 5-минутный перерыв, и можно начинать новый цикл. Через каждые 4 цикла необходимо делать большой перерыв длительностью 30 минут, дабы не допустить переутомления.

Система крайне популярна, в соответствии с ней создано огромное количество приложений для смартфонов и компьютеров.

Zero Inbox

Автофокус

Записываете все, что намечается.
Неспешно читаете все пункты, пока взгляд не зацепится за один из них.
Если почувствовали, что хотите заниматься этим делом, немедленно приступайте к нему.
Закончили – вычеркивайте пункт из списка и идете дальше по той же схеме.

Это прекрасный вариант для творческих людей, которые не желают следовать четко намеченному плану. Для случаев, когда есть строгие внешние обязательства и заданные сроки, эта методика не подойдет.

Временные блоки

Метод учитывает время, которое отводится на выполнение дела, и подходящий для этого момент. Вы заранее выделяете временной интервал на выполнение каждого дела и не занимаетесь в это время ничем другим. Похоже на распорядок дня, но тут приоритетна концентрация на задаче. Система временных блоков подойдет дисциплинированным людям, которые умеют грамотно планировать время и придерживаться установленного графика.

Закон Паркинсона

Суть закона в том, что одно задание выполняется за строго отведенное время. Даже если это можно сделать быстрее, все равно выкладываться необходимо в точно установленные сроки.

Канбан

Система годится для использования как в личных, так и корпоративных целях. Ее, кстати, можно совмещать с другими техниками тайм-менеджмента.

Лягушки или слоны

Матрица Эйзенхауэра

Все дела по этой технике нужно распределять по 4 группам в соответствии с их важностью и срочностью. На изображении выше показано, как это работает. Данная матрица только помогает отсортировать входящие по указанному методу, но никак не организует рабочий процесс – для этого лучше использовать другие техники.

Правило Парето

Правило гласит – 20% всех поступающих задач приносят 80% результата, а оставшиеся 80% приносят только 20% результата. Главное – понять, какие дела входят в эти 20%, и сфокусироваться именно на них.

Принцип девяти дел

Принцип трех дел

Принцип трех дел подразумевает ежедневное выполнение трех самых важных задач. Сначала сосредотачивайтесь именно на них, не отвлекайтесь на рутину. Актуально для тех, кто погряз в рутине и не успевает из-за нее уделять внимание главному.

Система Тима Ферриса

Принцип основан на двух других техниках – на правиле Парето и законе Паркинсона. Вы делаете 80% дел за 20% рабочего времени, при этом выполняете их в строго отведенный промежуток. Система Тима Ферриса подойдет людям с гибким рабочим графиком, которые планируют рабочий день на свое усмотрение. Наемным работникам со стандартным графиком внедрить ее будет несколько труднее, но попробовать можно.

Хронометраж

На первом вы определяете, на что именно тратится время. Для этого вы записываете каждые 1-2 часа то, что делаете и сколько времени это занимает. В список можно не включать все, что занимает 2-3 минуты. Предпринимать активных действий и что-то менять не нужно. Процесс может длиться несколько недель, пока у вас не сложится полноценная картина ситуации.

На втором этапе вы должны отмечать, насколько эффективно тратится какой-то отрезок времени. Потом, исходя из этих оценок, можно увеличивать или уменьшать промежутки, сокращать пустые временные траты.

Полезная литература

Напоследок хочу порекомендовать несколько книг, которые помогут в лучшем освоении тайм-менеджмента:

На этом я закругляюсь. Читайте книги, применяйте техники и внедряйте в свою жизнь тайм-менеджмент – это может быть очень полезно ;)

Если постоянно заваливает работой и домашними делами, возможно, стоит пересмотреть подход к планированию. Управление временем — целая наука. Рассказываем, как работает тайм-менеджмент и как управлять своим временем

Что такое тайм-менеджмент

Экономист Питер Друкер писал, что менеджмент будет все больше выходить за рамки коммерческих предприятий, где появился в попытке организовать производство вещей.

Тайм-менеджмент — это техники и методы для управления временем. Это самоорганизация и управление собой. Тайм-менеджмент помогает человеку или компании планировать время и экономить ресурсы.

Например, если завалило работой, а вы не знаете, за что браться в первую очередь, следует расставить приоритеты. Матрица Эйзенхауэра помогает разобраться, какие задачи срочные и важные, а какие просто отвлекают.

Чем больше задуманного мы успеваем сделать, тем лучше качество нашей работы и жизни в целом. А в условиях цифровой трансформации и ускорения изменений, четкое распоряжение временем помогает сохранять фокус на целях и не отклоняться от курса.

Принципы тайм-менеджмента

Практически все существующие методы управления временем состоят из трех компонентов: приоритизации, планирования и структурирования.

Приоритизация. Чтобы выполнить задачу, нужно определить, насколько она срочная, сложная и важная, и только потом приступить к ее выполнению.
Планирование. Чтобы выполнить задачу, нужно разобраться, когда ее следует сделать и сколько времени на это уйдет.
Структурирование. Чтобы выполнить задачу, нужно понять, как отслеживать ее выполнение и результаты.

Большая часть техник тайм-менеджмента опирается на структурирование и приоритизацию, и только малая часть — сложная комбинация всех трех принципов. Мы разберем 15 лучших методов тайм-менеджмента: от простых техник к сложным системам управления.

Лучшие методы тайм-менеджмента

1. Подготовка с вечера

Подготовка с вечера подойдет тем, кому трудно вставать рано утром — совет психолога Ника Уигнала [1]. Записывайте рабочие и личные задачи на завтра в конце рабочего дня. Так вы поймете свою нагрузку заранее и распределите задачи без утренней спешки. Можно готовить вечером план задач, рабочую одежду или обед с собой, если вы работаете вне дома.

2. Хотя бы N минут

3. Дедлайны

5. Мелкие задачи

Это полная противоположность предыдущему методу. Делайте мелкие задачи — на 1–2 минуты — первыми, по возможности в тот же момент. Например, проверьте почту и оборудование, отправьте запросы или раздайте задачи. Это правило взято из метода Getting Things Done (GTD) бизнес-тренера Дэвида Аллена [5].

6. Автофокус

7. Сделайте это завтра

8. Деление большой задачи

9. Одна задача в один промежуток времени

Многозадачность в интеллектуальном труде не работает. В 2009 году исследователи из Университета Стенфорда провели эксперимент [8]. Они выяснили, что когда человек делает несколько интеллектуальных дел одновременно, например, читает и разговаривает по телефону, то хуже запоминает и содержание разговора, и прочитанное. При этом не может определить, какая информация была важной, а какую можно было опустить. Если человек работает только над одним делом в один промежуток времени, он лучше справляется с задачей и хорошо запоминает информацию.

10. Методы фиксированного времени

Сюда относят методы работы по таймеру. Если завести привычку работать по таймеру, вы будете знать цену своему времени, работать продуктивнее, научитесь управлять ожиданиями, натренируете силу воли и предотвратите выгорание.

Если хотите попробовать методы на практике, помните, что в них одинаково важны не только промежутки работы, но и промежутки отдыха. Чтобы методы работали, важно отдыхать и возвращаться к задаче в установленное время.

11. Принцип девяти дел

12. Канбан

Канбан — это метод организации работы, чтобы распределять нагрузку между людьми и делать работу точно в срок. Метод помогает видеть нарастающий темп работы и ничего не забывать.

13. Хронометраж

Экономист и автор книг по тайм-менеджменту Глеб Архангельский считает, что в основе планирования — понимание, где время расходуется эффективно, а где не очень. Архангельский предлагает планировать в три этапа.

Зафиксировать. В течение нескольких недель раз в один-два часа фиксируйте выполненные задачи и время, которое понадобилось на их выполнение. Дела на две-три минуты можно опустить. Цель этапа — фиксация, стороннее наблюдение за собой.
Найти важное. По прошествии этих недель отметьте в той же тетради, когда время было потрачено с пользой, когда можно было сделать задачу быстрее, а когда время пропало впустую.
Планировать. Скорректируйте расписание и процесс работы на основе своей статистики.

14. Матрица Эйзенхауэра

Система ведения дел и приоритизации, которую придумал 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр в середине XX века. Все текущие и будущие дела распределяют по четырем категориям матрицы в зависимости от их срочности и важности. Матрицей сложно пользоваться постоянно, но можно периодически к ней возвращаться, если завалило работой и домашними делами. Вот как ей пользоваться.

15. Тайм-менеджмент по хронотипу

Метод подойдет тем, кто хочет составить для себя идеальный распорядок дня. Кандидат медицинских наук и клинический психолог Майкл Бреус считает [12], что существует четыре хронотипа. У каждого из них свое идеальное время для пробуждения, пик продуктивности и режим сна:

Бреус считает: если подстроить личное и рабочее расписание под собственные биоритмы, качество жизни станет намного лучше.

Приложения для управления временем

Эти приложения пригодятся, чтобы управлять задачами. Они подходят для большинства методов тайм-менеджмента из нашего списка.

Читайте также: