Информационное обеспечение бизнеса кратко

Обновлено: 02.07.2024

Содержание:

  • Что такое информационные технологии в бизнесе?
  • Применение
  • Управление кадрами
  • Основные требования к ПО
  • Разновидности и категории
  • Функции и задачи
  • Принципы применения современных информационных технологий в управлении
  • Информационные системы и технологии в управлении предприятий

Вычислительная техника существовала с древних времен. Но только после Второй мировой войны стала прочно входить в жизнь человека. Первый высокоуровневый язык программирования (Планкалкюль) был выпущен в 1948 году. Изобретение концепций интегральной схемы (1960) и центрального процессора (1969) увеличило скорость внедрения технологий, а также доступность компьютеров.

Если до шестидесятых годов компьютеры использовались только учеными и иногда военными, то после технологии массово стали проникать в корпорации для решения бизнес-задач. Соответственно, некоторые гиганты среди поставщиков аппаратного обеспечения (например, IBM, HP, Hitachi) существуют более пятидесяти лет. А гиганты среди поставщиков программного обеспечения были основаны именно в семидесятых годах (например, Microsoft, SAP, Oracle).

Один из первых крупных проектов по внедрению информационных технологий для решения бизнес-задач был выполнен компанией SAP. В 1972 году они автоматизировали начисление заработной платы и часть бухгалтерского учета корпорации Imperial Chemical Industries. И вот уже примерно 50 лет требования бизнеса являются важным драйвером развития вычислительных устройств и возможностей программного обеспечения.

Что такое информационные технологии в бизнесе?

149-ФЗ дает определение информационным технологиям: ИТ — процессы, методы поиска, сбора, хранения, обработки, предоставления, распространения информации. Соответственно, все эти же процессы и методы, но направленные на потребности бизнеса, являются информационными технологиями в бизнесе.

15 топ-менеджеров , которые вывели свои компании на лидирующие позиции в рейтинге ESG.

Информационные технологии в российский бизнес начали проникать примерно тогда же, когда появился российский бизнес, то есть еще в девяностые. Первые персональные компьютеры пришли в Россию именно тогда. Продукты Microsoft Office, Adobe, специализированное ПО — все это стало обязательным атрибутом многих офисных помещений или, например, заводоуправлений, уже к концу девяностых. Ну, и огромные ЭЛТ-мониторы, куда же без них.

Применение

В наши дни, наверное, любая компания, которая чтит налоговый кодекс, живет в парадигме автоматизированного бухгалтерского учета. Большинство компаний, в которых более чем у десяти сотрудников рабочее место — это компьютер или ноутбук, имеет корпоративную электронную почту со своим доменом.

А корпоративный сайт может существовать даже без электронной почты. Ну, и, если у сотрудников есть автоматизированные рабочие места, значит, должно быть и программное обеспечение в виде офисных приложений, браузера, мессенджеров и так далее.

Обязательная работа с соцсетями, профилями компании в картах, сервисами отзывов — также важный элемент жизни большинства компаний вплоть до ИП. Поэтому можно смело утверждать, что информационные технологии важны для любой компании. Даже маленькие торговые точки обязаны принимать безналичную оплату (хотя часто просят совершить денежный перевод, что тоже вполне относится к ИТ).

Что касается крупного бизнеса и крупных компаний, то тут добавляется гораздо больше потребностей и возможностей. Потому что далеко не каждая компания готова потратить десятки или сотни миллионов рублей в год на информационные технологии. Но те, которые тратят, ждут отдачи в виде снижения затрат и повышения эффективности бизнес-процессов.

Управление персоналом

Рассмотрим для примера HR. Управление персоналом (Human Resources) — частый и важный потребитель информационных технологий. Сегодня автоматизации и цифровизации подвержены все процессы HR, разве что кроме приватных разговоров с сотрудником.

Сервисы поиска сотрудников (рекрутмента) для компаний одновременно являются сервисами поиска работы для кандидатов. Процессы улучшаются с каждым годом, а если чего-то не хватает в самом сервисе, то можно настроить интеграцию с собственной информационной системой. Например, для более качественного хранения и поиска по базе резюме откликавшихся за много лет соискателей.

Для корпораций с тысячами вакансий в разных регионах такие дополнительные сервисы актуальны. Также к разбору резюме на самые популярные (с сотнями откликов в день) вакансии могут подключать нейросети, а первое общение с кандидатами может проводить голосовой робот или чат-бот.

Хранение персональных данных, кадровый документооборот, начисление заработной платы, учет рабочего времени и так далее — все эти процессы уже давно являются автоматизированными в разных компаниях. И если где-то этого еще нет, то это вопрос не отсутствия технологий, а отсутствия желания или возможностей. И нельзя не вспомнить о повсеместном переходе на электронные трудовые книжки с 2020 года.

Если говорить о средних компаниях и крупных корпорациях, существует еще как минимум две важных задачи, которые могут быть автоматизированы: обучение и оценка персонала. Обучение, особенно после начала пандемии, все больше уходит из офлайна в онлайн. Платформы видеосвязи, технологии вебинаров, сервисы онлайн-курсов — все это может быть как общедоступным, так и внутрикорпоративным.

Сейчас же специализированное мобильное приложение может показывать красочную видеопрезентацию тет-а-тет, следить за вовлеченностью зрителя, задавать вопросы для промежуточных проверок усвоения материала, после чего давать тест необходимой сложности в самом конце.

И неспособность сотрудника правильно ответить на вопрос про оголенный провод после этого уже передается в подразделение управления персоналом, которое уже на этом этапе может понять, что для сотрудника срочно следует составить индивидуальный план развития, чтобы скорректировать эффективность деятельности отдельно взятого сотрудника и восполнить пробелы в его знаниях.

Конечно же, область применения не только ТБ, но и любые правила, инструкции, регламенты или, например, интерактивная инструкция по работе с информационной системой. Также к обучению сотрудников относится не только массовые вводные курсы и проверки, но и специализированные курсы, семинары.

Оценка персонала везде производится (если производится) разными методами. И, наверное, нет какой-то единой методологии оценки профессиональных компетенций любого сотрудника в любой компании. А вот для оценки вовлеченности, мотивации уже давно используются несколько различных методик.

Это лишь часть распространенных вариантов применения информационных технологий в управлении персоналом. Конечно же, решаемых задач гораздо больше.

Основные требования к инфраструктуре ПО

У каждого варианта есть свои плюсы и минусы. Сегодня каждая компания может сама решать, какой вариант подходит им: поддерживать свою инфраструктуру самостоятельно (on-premise) или доверить это сторонним компаниям (хостингам).

Небольшим компаниям проще и выгоднее воспользоваться облачным хранилищем документов, облачной CRM, облачной бизнес-аналитикой. Это позволяет не тратить средства на оборудование и штат специалистов поддержки инфраструктуры, а также быть уверенным в высоком уровне доступности сервиса и быстром устранении внештатных проблем.

Во-вторых, персональные данные по российскому законодательству можно хранить только на территории РФ и быть аттестованным в рамках 152-ФЗ, что сильно затрудняет использование некоторых зарубежных облачных платформ и сервисов. В-третьих, у некоторых компаний (например, у госорганов или компаний с госучастием) есть свои особые требования по допустимому набору технологий и параметров оборудования и программного обеспечения, которые могут повлиять на отказ от облачных технологий.

За последние шесть лет это требование дало неплохой стимул для развития софта, произведенного в России и включенного в реестр отечественного ПО. Пусть и не во всех сферах ИТ, но некоторые российские платформы не уступают в качестве и функциональности популярным западным аналогам. Например, среди платформ бизнес-аналитики (Business Intelligence). Это одно из профильных направлений нашей компании, которое, кстати, курирую я.

Разновидности и категории

Есть много различных вариантов классифицировать корпоративное программное обеспечение. Попробую часть из них очень упрощенно представить:

Проприетарное, бесплатное, с открытым исходным кодом и т.д.

Массовое (например, управление бухучетом или CRM) нужно большинству компаний. Нишевое же нужно очень небольшому количеству компаний, но зато очень нужно (например, ПО для геодезистов или программно-аппаратный комплекс турникетов в метро).

Массовое ПО будет почти аналогично использоваться и на большом металлургическом комбинате, и в сети стоматологических клиник. А нишевое за пределами узкого профиля использовать (без существенных доработок) не удастся.

Функции и задачи

Если рассматривать только массовое корпоративное ПО, то даже здесь идут десятки видов различных систем и сервисов. Вот самые популярные задачи автоматизации:

  • управление пользователями и группами (например, LDAP);
  • электронная почта и календари;
  • корпоративные мессенджеры;
  • корпоративное хранилище данных (КХД/DWH);
  • хранилища документов (ECM);
  • документооборот (СЭД);
  • базы знаний компании (KB);
  • бухгалтерские системы, управление предприятием и планирование ресурсов (ERP);
  • финансовые системы (например, казначейские);
  • управление проектами (PMS);
  • управление бизнес-процессами (BPM);
  • роботизация процессов (RPA);
  • управление клиентами (CRM и LMS);
  • программы лояльности, билинговые системы, скоринговые системы, бизнес-аналитика и отчетность (BI);
  • моделирование и прогнозирование, управление нормативно-справочной информацией (НСИ);
  • управление мастер-данными (MDM);
  • управление мобильными устройствами (MDM);
  • управление обучением персонала, управление инновациями и инвестициями и много чего еще.

Про каждый из этих классов систем можно написать отдельную статью. Так или иначе каждый класс направлен на сокращение затрат, повышение эффективности и сохранение опыта компании.

Держать в штате не семьдесят бухгалтеров, которые каждый месяц считают заработную плату в тетрадках, а иметь десять бухгалтеров, у которых большая часть расчетов происходит автоматически — эффективное использование ресурсов компании.

Сотрудник, которому не нужно бегать между этажами для согласования документов, а которому достаточно заполнить карточку проекта документа в СЭДе, — более эффективный сотрудник. Руководитель, которому не нужно ждать от своих сотрудников ежедневного отчета, а которому достаточно открыть вкладку браузера с актуальной аналитикой по подразделению, — более эффективный руководитель.

Отдел продаж, который не теряет информацию обо всех клиентах (контактах, сделках, потенциальных сделках) конкретного продавца после его увольнения, потому что данные были внесены в CRM, сохраняет опыт компании. Отдел технической поддержки интернет-провайдера, сотрудник которого видит все транзакции и заявки пользователя при его обращении, сможет быстрее и точнее оказать консультацию по вопросу.

И чем больше систем внедрено, тем важнее, чтобы они были проинтегрированы между собой. И чтобы пользователям не приходилось одни и те же данные вводить в три системы.

Принципы применения современных информационных технологий

Информационные технологии никогда не стоят на месте и требуют постоянного развития в каждой конкретной компании. Изменяющиеся бизнес-процессы, новые направления бизнеса, устаревающие платформы реализации, новые требования информационной безопасности. Все это и многое другое двигает бизнес в сторону постоянной актуализации своих информационных систем.

Малый бизнес не может себе позволить регулярное изменение используемых технологий. Здесь выручают некоторые облачные продукты, которые часто выпускают новые версии продуктов с учетом самых популярных пожеланий. И иногда новые возможности оказываются очень даже актуальными. Например, во время начала пандемии несколько популярных сервисов выпустили важные обновления, направленные на упрощение массового перехода сотрудников по всему миру на удаленку.

С крупными компаниями все несколько иначе. Не имея возможности постоянно улучшать какие-то процессы, компании могут столкнуться с проблемами роста и начать проигрывать конкурентам. Да, какие-то автоматизированные процессы (например, бухучет) могут работать десять лет без потребности в изменении. А каким-то внесение изменений нужно раз в две недели.

Именно поэтому любая корпорация имеет либо в штате, либо в дочерней структуре большой набор архитекторов, аналитиков, дизайнеров, разработчиков, тестировщиков, инженеров и прочих ИТ-специалистов, которые позволяют делать процесс разработки и внедрения новой функциональности непрерывным и непрекращающимся.

Самый доступный пример тут — мобильные приложения банков, пользователями которых являются миллионы. Если один банк забросит поддержку и развитие приложения, если оно будет постоянно сбоить, то приложения конкурентов в это время будут развиваться, предлагая новые возможности и продукты. А в 2021 году более удобное и качественное мобильное приложение или интернет-банк — это достаточно веский и распространенный повод сменить один банк на другой.

Информационные системы и технологии в управлении предприятий

Три самых популярных причины применения информационных технологий в бизнесе: сокращение затрат, повышение эффективности и сохранение опыта компании. Но грамотно и своевременно применяемые технологии — уже давно один из необходимых компонентов роста и развития компаний.

Классические электронная почта и документооборот, без которых никуда, увеличивают скорость попадания важных документов к руководителю и упрощают дальнейший поиск этих самых документов. Автоматически сформированные дашборды в любой момент покажут как ситуацию с финансами компании на сегодня, так и историю за последние несколько лет.

CRM и LMS расскажут обо всех свершившихся и не свершившихся контрактах с конкретным клиентом. Система управления проектами поможет понять, в каком из десятков активных проектов прямо сейчас есть проблемы и с чем именно они связаны. ERP подскажет, есть ли возможность сейчас запустить новую стратегическую инициативу.

Это все — давно уже реальность, и влияние информационных технологий на бизнес будет только расти. К чему нас это приведет даже через десять лет — сказать очень сложно. Но сейчас виден тренд на развитие мобильных технологий и интернета вещей, сбор и анализ больших данных, активное участие алгоритмов машинного обучения.

И нет, информационные технологии еще несколько десятилетий не вытеснят всех людей с их рабочих мест. Просто они будут помогать людям заниматься менее рутинной и более интеллектуальной работой.

Для нынешней стадии развития социума характерна растущая роль информационной отрасли, в которую входят разноплановые блоки информации, непосредственно информационные структуры, субъекты, которые осуществляют сбор, формирование, последующее распространение и использование ресурсов информационного характера. Информационная сфера как некий системообразующий фактор жизни социума активно воздействует на состояние экономической, политической, оборонной и прочих составляющих безопасности нашей страны.

Неправомерный доступ к коммерческой либо банковской тайне способен нанести организации большой материальный ущерб, а также сопутствующие имиджевые издержки. Для защиты от утечки подобной информации стоит в рамках предприятия разрабатывать некие локальные акты, которые могут иметь различные названия: положения о конфиденциальных данных, перечни сведений, которые не подлежат разглашению и проч. Сотрудники должны знакомиться с подобными актами строго под расписку.

Для верного понимания терминов стоит также понять, что представляют собой объект и субъекты информационного обеспечения предпринимательской деятельности, какие именно функции выполняет организация системы информационного обеспечения предпринимательства на различных уровнях предприятия.

Нужно отметить, что объект и субъекты системы информационного обеспечения предпринимательства связаны друг с другом напрямую. Объектом данной системы является стабильное экономическое состояние субъекта предпринимательской деятельности в настоящем и перспективном периодах. Точными же объектами информационного обеспечения можно назвать информационные и прочие ресурсы, такие как финансовые, кадровые, материально-технические и т.п.

Группы субъектов, осуществляющих информационное обеспечение предпринимательства

Выделяются следующие группы субъектов, осуществляющих информационное обеспечение предпринимательства: внутренние и внешние. К внешним субъектам причисляют органы законодательной, судебной, исполнительной власти, которые обязаны информационно обеспечить абсолютно всех законопослушных участников предпринимательских и прочих отношений; при этом их деятельность не должна полностью контролироваться непосредственно предпринимателями (по крайней мере, в нынешней российской действительности). Данные органы формируют законодательную базу функционирования, а также защиты предпринимательской активности в ее разноплановых аспектах, а также дают гарантию стабильности информационных отношений в интересах всех граждан страны.

Внутренними субъектами называют лиц, которые напрямую осуществляют деятельность, связанную с защитой информационной безопасности конкретного субъекта предпринимательской деятельности. В роли подобных субъектов могут выступать сотрудники собственной службы информационной безопасности предприятия; приглашенные специалисты и консультанты, которые оказывают информационные услуги с целью защитить предпринимательскую деятельность.

Администрация предприятия осуществляет информационное обеспечение своей деятельности на основании конкретной стратегии и тактики.

Стратегия информационного обеспечения предпринимательской деятельности предполагает достаточно долгосрочный подход к достижению поставленной цели. В нее должна быть включена, во-первых, система превентивных мер по защите строго конфиденциальной информации, которая реализуется с помощью регулярной, непрерывной работы структурных подразделений данной организации касательно проверки контрагентов, анализа предполагаемых сделок, экспертизы документов, четкого выполнения установленных правил работы с документацией и проч. Допустимо выработать также стратегию реактивных мер, которая основывается на применении ситуационного подхода и реализуется с помощью системы мероприятий, специфических для конкретной ситуации.

Тактика информационного обеспечения предпринимательской деятельности включает в себя использование конкретных процедур, а также выполнение определенных действий с целью противодействия появляющимся угрозам. Подобными действиями в зависимости от ситуации могут быть, к примеру, принятие дополнительных мер по сохранности тайны коммерческого характера; создание подразделения компьютерной безопасности; предъявление претензий в сторону контрагента-нарушителя в устной либо же письменной форме; обращение напрямую в правоохранительные органы либо же суд.

Получается, что среди базовых направлений по информационному обеспечению предпринимательской деятельности допустимо выделить следующее:

  1. Проведение проверок в структурных подразделениях, а также оказание помощи практического характера касательно вопросов информационного обеспечения их деятельности.
  2. Организация, а также осуществление необходимой защиты конфиденциальных данных.
  3. Разработка и дальнейшее внедрение неких локальных актов, к примеру, положения о коммерческой тайне.
  4. Автоматизация информации касательно вопросов безопасности.
  5. Поэтапный переход подразделений на исключительно электронный (то есть безбумажный) документооборот.
  6. Проверка правил ведения закрытого делопроизводства.
  7. Проверка сотрудников для выявления точности соблюдения правил обеспечения информационной, экономической безопасности.

Требования к организации информационного обеспечения предпринимательства

К организации информационного обеспечения предпринимательства предъявляются конкретные требования, в числе которых можно назвать такие, как:

  1. Законность, предполагающая, что деятельность лиц, которые обеспечивают информационную безопасность, обязана носить строго законный характер, в противном случае весь защитный механизм способен стать ненадежным из-за вины данного субъекта деятельности предпринимательского характера. В числе неблагоприятных последствий можно отметить разноплановые санкции со стороны правоохранительных органов, привлечение в качестве ответчика в суд, шантаж со стороны структур криминального характера и проч.
  2. Комплексность, то есть возможное взаимодействие каждого из подразделений предприятия с целью обеспечения нужного уровня защиты, создания определенного климата для сотрудничества и доверия.
  3. Экономическая целесообразность, которая означает, что, во-первых, нужно организовывать информационную безопасность таких объектов, затраты на защиту каковых меньше, нежели потери от их незаконного использования. В данной ситуации обязаны браться в расчет также финансовые возможности организации.
  4. Непрерывность, которая предполагает, что функционирование комплексной системы обеспечения информационной безопасности предпринимательской деятельности обязано осуществляться непрерывно.
  5. Оперативность, которая обеспечивается быстрым действием со стороны специальных информационных служб, а также эффективностью проводимых мероприятий по доведению необходимой информации по технологическим звеньям цепи, а также своевременным информированием администрации предприятия.
  6. Координация, а также подконтрольность системы обеспечения информационной безопасности руководству определенного субъекта предпринимательской деятельности. Это нужно, в первую очередь, для того, чтобы локальная система безопасности не ориентировалась исключительно на решение задач узкой направленности, без учета имеющихся интересов партнеров и прочих структурных подразделений; во вторую очередь для верной и точной оценки эффективности системы информационного обеспечения предприятия и ее возможного дальнейшего совершенствования.

Этапы обеспечения информационной безопасности

В рамках определенного предприятия должна обеспечиваться организация службы информационной безопасности. Среди субъектов, которые обеспечивают защиту данной безопасности, самое важное значение у службы собственной безопасности, естественно, при имеющихся у предпринимателей для этого финансовых средствах. Можно определить некоторые этапы, которые рекомендованы предпринимателям при обеспечении безопасности информационного характера:

Читайте также: