Индексирование документов в библиотеке кратко

Обновлено: 30.06.2024

Индексированиепредставляет собой выражение содержания и формы документов и запросов средствами информационно-поискового языка (ИПЯ).

Содержательное индексирование является сложным интеллектуальным процессом, требующим владения специальными умениями и навыками, а также (желательно) наличия у индексатора особых психических качеств: логичности мышления, хорошей смысловой памяти, внимательности, добросовестности, трудолюбия.

Объектом индексирования может быть отдельный документ, его составная часть или совокупность документов (далее - документ).

Индексирование следует проводить на основе непосредственного анализа документа с учетом характера информационно-поискового массива, элементом которого становится ПОД, характера информационных потребностей пользователей данной информационно-поисковой системы (ИПС), в соответствии с общими принципами индексирования и особенностями их применения в конкретной организации.

Процесс индексирования включает операции:

Поисковый образ документа – это выраженное в терминах формализованного ИПЯ основное смысловое содержание документа (а не вся информация, содержащаяся в документе), которое поставлено в однозначное соответствие этому документу, по которому производится отыскание данного документа в массиве других документов.

Поисковый образ запроса – это совокупность терминов индексирования, выражающих смысловое содержание запроса.

Индексирование означает кодирование по определенным правилам содержания документов для включения их в данную ИПС

ИПЯстроится на базе естественного языка. В состав ИПЯ входят множество лексических единиц и грамматические (парадигматические и синтагматические) отношения между ними.

Парадигматические отношения подчёркивают связи и размежевание между различными отделами и подотделами системы и фиксируются с помощью, например, иерархической структуры таблиц классификации, а также ссылочно-справочного аппарата предметизационного ИПЯ.

Синтагматические отношения – это например, между классификационными индексами в сложных и составных индексах, образованных в соответствии с классификационной формулой, или между ЛЕ в составе сложной предметной рубрики, образованной в соответствии с предметизационной формулой.

Грамматические отношения позволяют организовать ЛЕ в систему.

ИПЯ подчиняется некоторым обязательным требованиям. ИПЯ должен:

- полно и точно передавать содержание, а при необходимости - форму и назначение документа, отражаемого в данной ИПС;

- обеспечивать однозначное толкование терминов индексирования;

- допускать многоаспектное индексирование;

- допускать внесение изменений (дополнений и исправлений);

- обеспечивать достаточную простоту и удобство индексирования, информационного поиска и ведение данной ИПС;

- отражать современное состояние терминосистемы в данной области знания.

Качество индексирования определяется двумя показателями: глубиной и детальностью.

1. Глубина индексирования характеризует полноту раскрытия содержания документа в присвоенном ему поисковом образе. Глубину индексирования можно приблизительно оценить числом слов ИПЯ,включенных индексатором в поисковый образ.

2. Детальность индексирования характеризует точность (адекватностъ) отражения содержания документа в поисковом образе. Точность отражения определяется смысловой близостью ключевых слов, включенных в мысленную аннотацию, и слов ИПЯ,образовавших поисковый образ.

И глубина, и детальность являются относительными характеристиками, то есть можно говорить о большей или меньшей глубине или детальности индексирования, но измерить их в абсолютных цифровых величинах не представляется возможным.

Обряды и обрядовый фольклор: составляли словесно-музыкальные, драматические, игровые, хореографические жанры, которые.

Объектом индексирования является отдельный документ, его составная часть или совокупность документов.

В зависимости от вида документа и поставленных задач применяется одна или несколько универсальных систем классификации — классификационных информационно-поисковых языков (ИПЯ), приведенные ниже:

ИПЯ	Описание
УДК	Универсальная десятичная классификация. Система классификации информации, широко используемая во всем мире для систематизации произведений науки, литературы и искусства, периодической печати, различных видов документов и организации каталогов и картотек.
ББК	Библиотечно-библиографическая классификация. Универсальная классификационная система — Национальная классификационная система России.
ГРНТИ	Государственный рубрикатор научно-технической информации (прежнее наименование — Рубрикатор ГАСНТИ). Универсальная иерархическая классификация областей знания, принятая для систематизации всего потока научно-технической информации.

Авторский знак — условное обозначение первого слова, с которого начинается первый элемент библиографического описания. Авторский знак состоит из начальной буквы этого слова и числа, соответствующего первым, а иногда и последующим буквосочетаниям этого же слова.

Множество документов только в том случае является фондом библиотеки, если они должным образом организованы и их содержание раскрыто посредством системы каталогов, картотек, баз данных.

Организация фондов и создание каталогов невозможна без группировки документов и сведений о них в виде библиографического описания занесенного на каталожную карточку (бумажную и/или электронную). Реализовать эти технологические процессы возможно посредством аналитико-синтетической переработки информации о документах. Осуществление АСПИ позволяет упорядочить библиотечный фонд и осуществить каталогизацию: составить библиографические описания на документы и сгруппировать их по определенным признакам. Группировка документов и их библиографических описаний по различным признакам, или классификация, позволяет разносторонне раскрыть содержание фонда библиотечно-информационного учреждения.

Процесс перевода информации о документе с естественного языка на ИПЯ осуществляется на основе индексирования, которое представляет собой выражение содержания и формы документов средствами определенного информационно-поискового языка. Чтобы произвести индексирование необходимо знать соответствующий информационно-поисковый язык.

Содержательное индексирование является сложным интеллектуальным процессом, требующим владения специальными умениями и навыками, а также наличия у индексаторов особых психологических качеств: логичности мышления, хорошей смысловой памяти, внимательности и трудолюбия. Эрудиция и стремление постоянно познавать новое является неотъемлемым качеством специалиста в области индексирования (каталогизатора, систематизатора).

Объектом индексирования является отдельный документ, его составная часть или совокупность документов. Индексирование должно производиться на основе непосредственного анализа документа с учетом характера информационно-поискового массива.

Процесс индексирования представляют в виде последовательности следующих операций:

1. Анализ. Просматривая содержание документа, индексатор определяет основную его тему, а также затронутые в нем второстепенные вопросы, которые могут представлять интерес для пользователя. При этом индексатор исходит из своего понимания точки зрения автора и круга интересов потенциальных потребителей информации.

3. Классификационное решение в словесной форме. Ключевые слова заменяются лексическими единицами конкретного ИПЯ (классификационными индексами, предметными рубриками, дескрипторами). В результате создается поисковый образ документа и осуществляется свертывание информации и перевод информации о содержании и форме документа на информационно-поисковый язык.

4. Классификационное решение на ИПЯ. Составление полного индекса, предметной рубрики для алфавитно-предметного указателя, ключевых слов.

5. Редактирование индексов, предметных рубрик и ключевых слов.

6. Оформлениепринятого решения.

Качество индексирования характеризуется двумя показателями: глубиной и детальностью.

Глубина индексирования свидетельствует о полноте раскрытия содержания документа в присвоенном ему поисковом образе документа. Глубину индексирования можно приблизительно оценить числом слов ИПЯ, включенных в поисковый образ документа.

Детальность индексирования позволяет оценить точность (адекватность) отражения содержания документа в поисковом образе документа. Точность отражения определяется смысловой близостью ключевых слов, включенных в мысленную аннотацию, и слов информационно-поискового языка, образовавших поисковый образ документа.

Глубина и детальность являются относительными характеристиками. Можно говорить о большей или меньшей глубине и детальности индексирования, но измерить их в абсолютных цифровых величинах не представляется возможным.

Создание поискового образа документа один из ключевых этапов индексирования. Поисковый образ документа может состоять из одной лексической единицы ИПЯ, например, одного классификационного индекса или одного предметного заголовка. В этом случае применен простейший метод индексирования, который можно назвать одноаспектным индексированием. Такое индексирование обычно используется в небольших библиотеках при достаточно широком тематическом профиле и малой полноте наполнения документами отдельных тем, отраслей. Этот вид индексирования отличается простотой и экономичностью. Более значимым признаетсямногоаспектное индексирование, то есть построение при необходимости сложных поисковых образов документов, состоящих из нескольких лексических единиц ИПЯ.

Успешная реализация индексирования предполагает знание каталогизатором соответствующих информационно-поисковых языков и владение навыками общей и частной методики индексирования документов.

Процесс индексирования представляют в виде последовательности следующих операций:

5. Редактирование индексов, предметных рубрик и ключевых слов.

6. Оформлениепринятого решения.

Качество индексирования характеризуется двумя показателями: глубиной и детальностью.

Механическое удерживание земляных масс: Механическое удерживание земляных масс на склоне обеспечивают контрфорсными сооружениями различных конструкций.

Организация стока поверхностных вод: Наибольшее количество влаги на земном шаре испаряется с поверхности морей и океанов (88‰).

Опора деревянной одностоечной и способы укрепление угловых опор: Опоры ВЛ - конструкции, предназначенные для поддерживания проводов на необходимой высоте над землей, водой.

3 Настоящий стандарт разработан с учетом основных нормативных положений международного стандарта ИСО 5963-85 "Документация. Методы анализа документов, определения их темы и подбора индексирующих терминов"

4 Постановлением Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии от 29 мая 2003 г. N 170-ст межгосударственный стандарт ГОСТ 7.59-2003 введен в действие непосредственно в качестве государственного стандарта Российской Федерации с 1 января 2004 г.

ВНЕСЕНА поправка, опубликованная в ИУС N 10, 2003 год

Поправка внесена юридическим бюро "Кодекс"

1 Область применения

Настоящий стандарт устанавливает общие требования к индексированию: систематизации и предметизации документов и информационно-поисковым языкам, применяемым при индексировании.

Стандарт предназначен для библиотек, органов научно-технической информации, книжных палат, редакций и издательств.

2 Нормативные ссылки

В настоящем стандарте использованы ссылки на следующие стандарты:

3 Определения

В настоящем стандарте применяют следующие термины с соответствующими определениями:

3.5 вспомогательный классификационный признак: Классификационный признак, который принят для детализации в пределах класса, образованного по основному классификационному признаку.

3.6 дополнительная карточка систематического каталога: Карточка, место которой в систематическом каталоге определяется вторым и последующими классификационными индексами, входящими в состав полного индекса при многократном отражении документа в систематическом каталоге.

3.7 инверсия в предметной рубрике: Изменение прямого порядка слов для выведения слова, несущего максимальную смысловую нагрузку, в позицию ведущего слова предметной рубрики или первого слова в подзаголовке многочленной предметной рубрики.

3.12 каталожный индекс: В систематическом каталоге - классификационный индекс, указывающий деление каталога, в которое должна быть помещена данная каталожная карточка.

3.13 классификационная формула: Унифицированный порядок расположения классификационных индексов, определяющий классификационное решение.

3.19 многочленная предметная рубрика: Сложная предметная рубрика, в которой лексические единицы отделены друг от друга разделительным знаком. Первый элемент многочленной предметной рубрики называется заголовком, а каждый последующий, отделяемый от заголовка разделительным знаком, называется подзаголовком предметной рубрики.

3.22 основная карточка систематического каталога: Каталожная карточка, место которой в систематическом каталоге определяется первым индексом в составе полного индекса.

3.23 основной классификационный признак: Классификационный признак, который принят для организации структуры классификации, отражающей некоторую предметную область.

3.24 основные таблицы классификации: Составная часть таблиц классификации, включающая иерархические таблицы классификационных делений по основным классификационным признакам.

3.25 отраслевые таблицы классификации: Таблицы классификации, включающие полные таблицы по соответствующей отрасли знания, сокращенную выборку из таблиц классификации по смежным отраслям, а также комбинированные индексы.

3.27 полный индекс: В систематическом каталоге - классификационный индекс, указывающий все деления каталога, в котором отражается данный документ.

3.28 полочный индекс: Классификационный индекс, указывающий место хранения документа при систематической расстановке фонда.

3.34 систематическая контрольная картотека: Вспомогательная картотека служебного характера, в которой фиксируют предметные рубрики алфавитно-предметного указателя к систематическому каталогу, организованные в систематическом порядке их классификационных индексов.

3.40 ссылочно-справочный аппарат предметного каталога (списка, указателя): Совокупность указаний, фиксирующих связи и размежевания между предметными рубриками.

3.43 универсальные таблицы классификации: Таблицы классификации по всем отраслям знаний.

3.44 централизованное индексирование: Индексирование, проводимое в методических центрах или под их руководством для использования в различных организациях.

4 Общие положения

4.1 При индексировании следует представлять с необходимой и достаточной полнотой и точностью в поисковом образе документа (ПОД) в виде терминов индексирования основное содержание документа, а при необходимости - его форму и назначение (далее - содержание документа) для обеспечения эффективного информационного поиска.

4.2 Объектом индексирования является отдельный документ, его составная часть или совокупность документов (далее - документ).

4.3 Индексирование следует проводить на основе непосредственного анализа документа с учетом характера информационно-поискового массива, элементом которого становится ПОД, характера информационных потребностей пользователей данной информационно-поисковой системы (ИПС), в соответствии с общими принципами индексирования и особенностями их применения в конкретной организации.

4.4.1 Классификационный принцип индексирования базируется на представлении содержания документа в некоторой специально разработанной классификационной системе и использовании в качестве терминов индексирования классификационных индексов, в которых отношения между классами этой системы выражены в явном виде.

Примечание - Классификационный принцип индексирования обеспечивает возможность организации информационного поиска по иерархическому признаку.

4.4.2 Предметизационный принцип индексирования базируется на представлении содержания документа в понятийной системе определенного естественного языка и на использовании в качестве терминов индексирования лексических единиц (ЛЕ) естественного языка.

Примечание - Предметизационный принцип индексирования обеспечивает возможность opганизации информационного поиска по алфавитному признаку.

4.5 В зависимости от того, какой принцип индексирования является ведущим (или единственным), различают классификационные и предметизационные информационно-поисковые языки (ИПЯ). В соответствии с характером ИПЯ индексирование осуществляется как систематизация или предметизация, а в качестве терминов индексирования используют соответственно классификационные индексы или предметные рубрики.

5 Требования к информационно-поисковым языкам

5.1 Общие требования

5.1.1 В состав ИПЯ входит множество ЛЕ и грамматические (парадигматические и синтагматические) отношения между ними. Грамматические отношения позволяют организовать ЛЕ в систему.

5.1.2 Элементы ИПЯ могут быть реализованы в машиночитаемой или карточной форме, на микроносителях, в форме книжного издания.

полно и точно передавать содержание, а при необходимости - форму и назначение документа, отражаемого в данной ИПС;

обеспечивать однозначное толкование терминов индексирования;

допускать многоаспектное индексирование;

допускать внесение изменений (дополнений и исправлений);

обеспечивать достаточную простоту и удобство индексирования, информационного поиска и ведение данной ИПС;

отражать современное состояние терминосистемы в данной области знания.

5.1.4 Правила использования ИПЯ фиксируют в справочно-методическом аппарате соответствующей ИПС.

5.2 Требования к классификационным информационно-поисковым языкам

5.2.1 Классификационный ИПЯ представляют в виде универсальных или отраслевых таблиц классификации, состоящих, как правило, из основных и вспомогательных таблиц, алфавитно-предметного указателя и правил применения.

5.2.2 Основным элементом таблиц классификации является классификационное деление (запись класса), в состав которого входят классификационный индекс, словесная формулировка (описание класса), при необходимости методические указания, включающие также справочно-ссылочный аппарат.

5.2.3 Классификационный индекс состоит из одной или нескольких ЛЕ, которые следует выражать цифровыми, буквенными или смешанными (буквенно-цифровыми) обозначениями с использованием синтаксических знаков.

5.2.4 В зависимости от количества ЛЕ в классификационном индексе различают простой, сложный или составной классификационные индексы.

5.2.5 Один или несколько классификационных индексов, отражающих в совокупности содержание данного документа, составляют ПОД в виде полного индекса документа.

5.2.6 Система грамматических отношений классификационного ИПЯ включает:

парадигматические отношения между классификационными делениями (классами), зафиксированные с помощью иерархической структуры таблиц классификации, а также с помощью ссылочно-справочного аппарата;

синтагматические отношения между классификационными индексами в сложных и составных индексах, образованных в соответствии с классификационной формулой.

5.2.7 В зависимости от вида документа и поставленных задач следует применять одну или несколько универсальных систем классификации - классификационных ИПЯ, приведенных ниже:

Библиотечно-библиографическую классификацию (ББК);

Государственный рубрикатор научно-технической информации (ГРНТИ);

Универсальную десятичную (децимальную) классификацию (УДК);

Десятичную классификацию М. Дьюи (ДКД);

Классификатор правовых актов (КПА);

Межгосударственный классификатор стандартов (МКС);

Международную патентную классификацию (МПК).

При необходимости допускается применять также и локальные (отраслевые, специальные) классификационные ИПЯ.

5.3 Требования к предметизационным информационно-поисковым языкам

5.3.1 Предметизационный ИПЯ должен быть представлен в виде перечня предметных рубрик (ПР) и ссылочно-справочного аппарата.

5.3.2 ПР состоит из одной или нескольких ЛЕ, которые следует выражать словами или словосочетаниями естественного языка, а также цифрами и другими обозначениями, используемыми в естественном языке.

5.3.3 В зависимости от количества ЛЕ в ПР различают простую и сложную ПР.

Примечание - В зависимости от характера синтагматической организации ЛЕ в составе сложной ПР различают описательную и многочленную (в том числе комбинированную) ПР. Многочленная ПР состоит из заголовка и одного или нескольких подзаголовков.

5.3.4 Одна или несколько ПР, отражающих в совокупности содержание документа, составляют его ПОД.

5.3.5 Совокупность ПР, объединенных определенной темой, образует комплекс ПР. Различают узкий и широкий комплексы ПР.

5.3.6 Система грамматических отношений предметизационного ИПЯ включает:

парадигматические отношения между ЛЕ или ПР, зафиксированные с помощью ссылочно-справочного аппарата;

синтагматические отношения между ЛЕ в составе сложной ПР, образованной в соответствии с предметизационной формулой.

6 Технологические процессы и основные правила индексирования

6.1 Общие правила индексирования

6.1.1 Индексирование должно содержать следующие взаимосвязанные процессы:

анализ содержания документа как объекта индексирования;

выявление и отбор смысловых компонентов в содержании документа;

принятие решения о составе ПОД;

оформление отобранных смысловых компонентов как понятий в терминах индексирования в соответствии с системой грамматических средств данного ИПЯ;

редактирование терминов индексирования в составе ПОД.

6.1.2 Анализ документа проводят по всем элементам, позволяющим выявить его содержание, идеологическую направленность, форму и назначение.

6.1.3 В основном содержании документа выделяют компоненты, отражающие его предмет (предметы) и аспект (аспекты) рассмотрения. Выделенные смысловые компоненты могут формулироваться предварительно в произвольной словесной форме.

6.1.4 Принятие решения о составе ПОД и оформление терминов индексирования проводят в соответствии с правилами ИПЯ с необходимой и достаточной для данной ИПС глубиной, точностью и многоаспектностью.

Примечание - Термины централизованного индексирования (классификационные индексы или предметные рубрики) допускается дополнять, уточнять и, при необходимости, изменять.

6.1.5 При редактировании терминов индексирования проверяют соответствие отобранных смысловых компонентов содержанию документа, правильность оформления терминов индексирования в ПОД с учетом установленных между ними связей и отношений.

6.1.6 Методические решения, имеющие типовой характер, а также решения по сложным случаям индексирования должны быть зафиксированы по правилам, принятым в конкретной ИПС.

6.2 Правила систематизации

6.2.1 Классификационное решение выражают одним или несколькими классификационными индексами, составляющими ПОД в виде полного индекса документа.

6.2.2 На основе принятого классификационного решения составляют и оформляют предметные рубрики алфавитно-предметного указателя (АПУ).

6.2.3 Классификационное решение фиксируют в библиографической записи документа но правилам, принятым в данной организации, с одновременным (при необходимости) оформлением записи АПУ и систематической контрольной картотеки (СКК).

6.2.4 Для систематического каталога (СК) в карточной форме оформляют основную и дополнительную карточки, снабженные в установленном порядке полным, каталожным и полочным индексами.

6.3 Правила предметизации

6.3.1 Предметизационное решение выражают одной или несколькими ПР, составляющими ПОД.

6.3.2 В зависимости от степени конкретизации представления предмета и его аспектов различают адекватные и обобщающие ПР. При окончательном выборе ЛЕ в процессе оформления ПP следует обозначать предмет и его аспекты с необходимой и достаточной для данной ИПС степенью адекватности.

6.3.3 При отсутствии в предметизационном ИПЯ необходимой ЛЕ принимают решение о включении в ИПЯ новой ЛЕ. Одновременно вносят изменения в перечень ПР и другие справочно-методические документы.

6.3.4 В сложной ПР упорядочивают ЛЕ в цепочку в соответствии с правилами синтагматики, имеющимися в предметизационной формуле, принятой в данном ИПЯ.

6.3.5 При необходимости ПР связывают с другими ПР в соответствии с принципами парадигматики данного ИПЯ и методическими решениями, принятыми в конкретной ИПС.

6.3.6 При организации широкого комплекса ПР связывают с помощью ссылочно-справочного аппарата в соответствии с принципами парадигматики данного ИПЯ и методическими решениями, принятыми в конкретной ИПС.

6.3.7 При организации узкого комплекса ПР допускается инверсия для выведения слова, несущего максимальную смысловую нагрузку, в позицию ведущего слова в ПР или первого слова в подзаголовке многочленной ПР.

6.3.8 Предметизационное решение фиксируют в библиографической записи документа по правилам, принятым в данной организации, с одновременным оформлением записи в перечне ПР [в частности, в рабочей картотеке к предметному каталогу (ПК)].

Читайте также: