Хранение судебных дел в архиве мирового судьи кратко
Обновлено: 08.07.2024
Законченные судебные дела, исполнительные производства, наряды, журналы и картотеки поступают на хранение в архив суда.
При учете и хранении дел и других материалов в архиве соблюдаются правила, предусмотренные:
Перечнем документов Министерства юстиции СССР, органов, учреждений юстиции и судов, с указанием сроков хранения58, сдобренным Центральной экспертно-проверочной комиссией Главного архивного управления при Совете Министров СССР 23 ноября 1979 г.
и утвержденным Министерством юстиции СССР и Главным архивным управлением при Совете Министров СССР 25 апреля 1980 г.
Инструкцией о порядке хранения, отбора и сдачи в архив документов судов, одобренной Центральной экспертно-проверочной комиссией Главного архивного управления при Совете Министров СССР 18 апреля 1980 г. и утвержденной приказом министра юстиции СССР 17 сентября 1980 г.
В судебных делах, подлежащих сдаче в архив суда, подшиваются и пронумеровываются все документы, приобщенные к делу, заканчивается опись находящихся в деле документов, после чего общее количество листов в деле заверяется подписью секретаря.
Разрешение на передачу уголовного или гражданского дела в архив дает народный судья (член суда), под председательством которого дело было рассмотрено, или председатель суда.
Народный судья (член суда) обязан тщательно просмотреть все производство по делу, обращая особое внимание на исполнение вступившего в законную силу решения, приговора, определения, постановления.
При этом, исходя из требований Инструкции о порядке хранения, отбора и сдачи в архив документов судов, он руководствуется следующими правилами:
уголовное дело, по которому согласно приговору или определению суда осужденный подлежит заключению под стражу, считается законченным после получения от соответствующего органа внутренних дел подтверждения о том, что осужденный, находящийся на свободе, заключен под стражу;
В тех случаях, когда в отношении несовершеннолетнего осужденного применена отсрочка исполнения приговора, дело считается законченным после решения вопроса об освобождении несовершеннолетнего от наказания, а при направлении его в места лишения свободы для отбытия наказания — после получения от соответствующего органа внутренних дел подтверждения о том, что осужденный заключен под стражу;
уголовное дело, по которому объявлен розыск лица, скрывающегося от суда после вынесения приговора, считается закопченным по получении извещения о задержании лица и исполнении вынесенного в отношении него приговора;
уголовное дело, по которому осужденный приговорен к штрафу или с него взысканы денежные суммы в доход государства, подлежит сдаче в архив по возвращении исполнительного листа с отметкой судебного исполнителя об исполнении;
уголовное дело, по которому вынесен оправдательный приговор, считается законченным после вступления приговора в законную силу;
уголовное дело, прекращенное судом по основаниям, предусмотренным ст. ст. 5, 6, 9 УПК РСФСР и соответствующими статьями УПК других союзных республик, подлежит сдаче и архив после вступления в законную силу определения суда о прекращении дела;
уголовное дело, по которому с осужденных взысканы суммы в возмещение материального ущерба, причиненного преступлением, считается законченным после направления исполнительных листов для производства взыскания, извещения об этом взыскателя и оформления при солидарном взыскании сводного исполнительного производства.
Гражданское дело, разрешенное с удовлетворением иска, считается законченным после выдачи взыскателю исполнительного листа, либо направления его по просьбе взыскателя или по инициативе суда для исполнения (ст.
гражданское дело, по которому в иске отказано, считается законченным по вступлении решения в законную силу.
Если суд вынес решение, постановление или определение о наложении штрафа, о взыскании государственной пошлины или иных сумм в доход государства, дело считается законченным после приобщения к нему документа, подтверждающего поступление в доход государства взысканной суммы.
Порядок определения сроков хранения. Ежегодно, по окончании делопроизводственного года, в суде должна проводиться экспертиза научной и практической ценности документов, целью которой является отбор документов для последующего хранения.
Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов в суде создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК), которая назначается приказом председателя суда.
Сроки хранения дел и нарядов, содержащих документы различной значимости, определяются по документам, имеющим наибольший срок хранения.
для гражданских дел:
а) со дня вступления решения в законную силу;
б) со дня вынесения определения о прекращении дела или оставления иска без рассмотрения;
для уголовных дел:
а) со дня окончания срока отбытия наказания, определенного приговором, вступившим в законную силу;
б) со дня вступления в законную силу оправдательного приговора, а также определения или постановления о прекращении дела;
в) со дня освобождения осужденного от наказания при условно-досрочном освобождении;
20 Заказ 2033 3Q5
г) со дня истечения испытательного срока при условном осуждении; со дня истечения отсрочки исполнения приговора несовершеннолетнему.
В случае отмены отсрочки исполнения приговора о направлении осужденного для отбывания наказания— со дня окончания отбытия срока наказания;
д) с момента вынесения судом определения о прекращении применения принудительных мер медицинского характера к лицам, совершившим общественно опасные деяния в состоянии невменяемости.
Для уголовных дел, по которым заявлен и удовлетворен гражданский иск, учитывается срок исполнения приговора в части гражданского иска.
Для исполнительного производства срок хранения исчисляется со дня исполнения решения, а по делам о взыскании алиментов— со дня исполнения решения в данном суде.
По всем остальным документам (нарядам, книгам, картотекам, контрольным производствам и т. п.) срок исчисляется с 1 января следующего за годом окончания их делопроизводством.
Отбор документов на хранение. Отбор документов на государственное хранение осуществляется после окончания делопроизводственного года. Отбор документов на хранение и уничтожение в Министерстве юстиции СССР, органах, учреждениях юстиции и судах, документация постоянного хранения которых подлежит приему в государственные архивы, должен проводиться путем полистного просмотра дел, законченных делопроизводством. Не допускается проведение экспертизы ценности только по заголовкам дел без просмотра самих документов.
Из отобранных к уничтожению дел оставляются на постоянное хранение подлинники приговоров, решений и последующих определений и постановлений вышестоящих судов, из прекращенных дел оставляются определения о прекращении дела.
На подлинниках приговоров, решений и последующих определений и постановлений вышестоящих судов проставляются регистрационные номера дел, из которых они изъяты. Приговоры и последующие определения и постановления по уголовным делам хранятся отдельно от решений и последующих определений и постановлений по гражданским делам.
Из дел, подлежащих уничтожению, оставляются на хранение личные документы, которые помещаются в отдельную папку, содержащую внутреннюю опись документов. В опись вносятся: фамилия, и. о. владельца документа, наименование документа и номер дела, из которого он изъят, год рассмотрения дела, номер и дата акта об уничтожении дела. Невостребованные личные документы хранятся в архиве суда 50 лет.
СУДЕБНЫЙ ДЕПАРТАМЕНТ ПРИ ВЕРХОВНОМ СУДЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
от 29 декабря 2020 года N 262
В целях совершенствования организации деятельности мировых судей и установления единообразия норм, регламентирующих вопросы определения сроков хранения документов судов общей юрисдикции,
1. Утвердить согласованную постановлением Президиума Совета судей Российской Федерации от 7 декабря 2020 г. N 856 и решением Центральной экспертно-проверочной комиссии при Федеральном архивном агентстве от 3 ноября 2020 г. Примерную номенклатуру дел, образующихся в процессе деятельности мировых судей.
2. Признать утратившей силу Примерную номенклатуру дел и документов, образующихся в деятельности мировых судей, утвержденную Генеральным директором Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации 9 июня 2011 г. и согласованную решением Центральной экспертно-проверочной комиссии при Федеральном архивном агентстве от 17 мая 2011 г.
3. Начальникам управлений Судебного департамента в субъектах Российской Федерации довести настоящий приказ до сведения органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, организационно обеспечивающих деятельность мировых судей.
УТВЕРЖДЕНА
приказом Судебного департамента
при Верховном Суде
Российской Федерации
от 29 декабря 2020 года N 262
Примерная номенклатура дел, образующихся в процессе деятельности мировых судей
I. Общие положения
1.2. Примерная номенклатура устанавливает примерный состав дел, образующихся в процессе деятельности мировых судей, а также определяет сроки их хранения.
Примерная номенклатура используется при классификации документов, составлении индивидуальной номенклатуры дел и формировании дел по номенклатуре в делопроизводстве.
1.3. Сроки хранения документов, установленные Примерной номенклатурой, являются обязательными.
Документы временного срока хранения не могут быть уничтожены ранее установленных для них сроков хранения.
1.4. Сроки хранения, установленные Примерной номенклатурой, распространяются на документы, созданные на бумажном носителе, и электронные документы.
1.5. Документы, срок хранения которых определен Примерной номенклатурой "постоянно", подлежат постоянному хранению и передаются на государственное хранение в виде подлинников в установленные сроки.
При наличии соответствующего примечания ряд документов, имеющих срок хранения "постоянно", хранится в архиве мирового судьи и передается на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив в случае упразднения судебного участка без передачи правопреемнику.
1.6. На основе Примерной номенклатуры составляется индивидуальная номенклатура дел (далее - номенклатура), образующихся в деятельности мирового судьи.
Для вновь заводимых в течение года дел (при возникновении новых документированных участков работы, непредусмотренных дел) при составлении номенклатуры в каждом разделе оставляются резервные номера либо применяются литерные номера. Составление новой номенклатуры не требуется.
II. Структура Примерной номенклатуры и порядок ее применения
2.1. Примерная номенклатура построена по функциональному принципу и содержит систематизированный перечень заголовков дел, образующихся в процессе деятельности мирового судьи, с указанием сроков их хранения.
2.2. Примерная номенклатура состоит из разделов и подразделов, соответствующих основным направлениям деятельности мирового судьи.
2.3. Заголовки дел в разделах и подразделах Примерной номенклатуры расположены по степени значимости документов.
2.4. Примерная номенклатура состоит из 9 разделов:
разделы 1 и 2 включают документы, отражающие распорядительную и организационную деятельность мировых судей, в том числе по вопросам планирования деятельности мирового судьи и его аппарата;
раздел 3 включает документы по ведению судебной статистики;
разделы 4 и 5 включают документы по судебным делам, нарядам, производствам и по ведению судебного делопроизводства;
разделы 6, 7, 8 и 9 включают документы по организации хранения документов, информационному обеспечению деятельности судебных участков мировых судей, а также документы по административно-хозяйственным вопросам и обеспечению деятельности библиотеки.
2.5. Примерная номенклатура имеет 4 графы:
в графе 1 указаны индексы дел, которые состоят из установленного цифрового обозначения раздела и порядкового номера заголовка дела. Индекс обозначается арабскими цифрами. Группы цифр индекса отделяются одна от другой с помощью тире. В пределах одного раздела для однородных дел сохраняются одинаковые индексы;
в графе 2 приведены заголовки дел (виды документов). Примерная номенклатура не содержит в статьях конкретные наименования документов, а дает обобщенное наименование каждого вида документа. При объединении в одной статье разных видов документов по одному вопросу, имеющих одинаковый срок хранения, используется термин "документы", а в скобках раскрываются наименования основных видов документов, включенных в статью.
При составлении номенклатуры возможны уточнения заголовков, предложенных Примерной номенклатурой, их конкретизация;
в графе 3 указаны сроки хранения документов, номера статей со ссылкой на ПФС, Типовой перечень;
в графе 4 приводятся примечания, комментирующие и уточняющие сроки, порядок хранения дел и документов, пояснение о виде носителя и другое.
2.6. Отметка "ЭПК", проставленная в Примерной номенклатуре к конкретным видам документов, означает, что часть таких документов после истечения сроков временного хранения подлежит экспертизе ценности и отбору на постоянное хранение.
Срок хранения документов с отметкой "до минования надобности" не может быть менее одного года.
2.7. При определении сроков хранения документов должны учитываться все имеющиеся в примечаниях к статьям Примерной номенклатуры уточнения и разъяснения.
2.8. В случае изменения сроков хранения судебных дел и документов вновь принятыми нормативными правовыми актами новые сроки хранения распространяются на дела и документы, законченные делопроизводством (в том числе законченные делопроизводством до вступления в силу нормативно-правовых актов, устанавливающих новые сроки хранения), за исключением тех дел и документов, которые были внесены в описи дел постоянного хранения и акты о выделении к уничтожению документов, согласованные с экспертной комиссией судебного участка мирового судьи, с экспертно-проверочной комиссией уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела и утвержденные мировым судьей до вступления в силу нормативных правовых актов, установивших новые сроки хранения.
2.9. Исчисление сроков хранения всех судебных дел, других дел и документов общего делопроизводства производится с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства по ним.
Например, исчисление срока хранения дел и документов, законченных делопроизводством в 2020 году, начинается с 1 января 2021 г.
2.10. Срок хранения уголовных дел определяется путем суммирования срока назначенного наказания (как основного, так и дополнительного) и срока, установленного Примерной номенклатурой.
При этом срок хранения уголовных дел, установленный Примерной номенклатурой, исчисляется:
со дня окончания срока наказания (как основного, так и дополнительного), определенного приговором, вступившим в законную силу;
со дня выплаты судебного штрафа; в случае отмены постановления о применении этой меры уголовно-правового характера и привлечении лица к уголовной ответственности - со дня окончания срока наказания, определенного приговором, вступившим в законную силу;
со дня истечения испытательного срока при условном осуждении (отмены условного осуждения со снятием судимости в порядке части первой статьи 74 Уголовного кодекса Российской Федерации); в случае отмены условного осуждения и направления осужденного для отбывания наказания, а также отмены условного осуждения в связи с совершением другого преступления - со дня окончания срока наказания, определенного приговором, вступившим в законную силу;
со дня истечения срока действия принудительных мер воспитательного воздействия; в случае отмены этих мер и привлечения лица к уголовной ответственности - со дня окончания срока наказания, определенного приговором, вступившим в законную силу;
со дня истечения отсрочки исполнения приговора беременной женщине и женщине, имеющей малолетних детей; в случае отмены отсрочки исполнения приговора и направления осужденной для отбывания наказания - со дня окончания срока наказания, определенного приговором, вступившим в законную силу;
со дня истечения отсрочки исполнения приговора осужденному, признанному больным наркоманией; в случае отмены отсрочки исполнения приговора и направления осужденного, признанного больным наркоманией, для отбывания наказания - со дня окончания срока наказания, определенного приговором, вступившим в законную силу;
с момента вынесения судом определения о прекращении применения принудительных мер медицинского характера к лицам, совершившим общественно опасные деяния в состоянии невменяемости;
с момента вступления в законную силу оправдательного приговора, а также постановления (определения) о прекращении дела.
2.11. Срок хранения 50/75 лет означает, что указанные документы, законченные делопроизводством до 1 января 2003 г., хранятся 75 лет; законченные делопроизводством после 1 января 2003 г., хранятся 50 лет. Указанные документы, образовавшиеся в процессе деятельности источников комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами, подлежат экспертизе ценности по истечении установленных сроков хранения.
2.12. Организация проведения экспертизы ценности документов, отбор документов и оформление их на уничтожение осуществляются в соответствии с Методическими рекомендациями по организации работы архива и формированию электронного архива в аппарате мирового судьи, согласованными постановлением Президиума Совета судей Российской Федерации от 6 февраля 2019 г. N 708.
Примерная номенклатура разработана во исполнение постановления Совета судей Российской Федерации от 29 апреля 2005 г. N 131 "О мерах по совершенствованию организации деятельности мировых судей в Российской Федерации". При разработке номенклатуры учтены требования Инструкции о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования, утвержденной приказом Судебного департамента от 28 декабря 2005 г. N 157.
В работе по составлению Примерной номенклатуры использованы отдельные положения Методических рекомендаций по организации работы архива у мирового судьи, разработанных Судебным департаментом при Верховном Суде Российской Федерации в 2006 году в качестве основы организации работы архивов мировых судей в субъектах Российской Федерации (N СД-НК/704 от 3 апреля 2007 г.).
2. Примерная номенклатура является основным нормативным документом, определяющим сроки хранения всех категорий документов, образующихся в процессе деятельности мировых судей.
Примерная номенклатура содержит максимальный перечень дел и документов, образующихся в деятельности мировых судей.
Примерная номенклатура представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве мирового судьи, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Примерная номенклатура составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел и документов в делопроизводстве мирового судьи. Она определяет группировку исполненных документов в дела, систематизацию дел, индексацию и сроки хранения дел, является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, используется также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
Для дел общего делопроизводства, указанных в Примерной номенклатуре, а также для уголовных, гражданских дел и дел об административных правонарушениях сроки хранения устанавливаются в соответствии со статьями Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. N 558, Перечня документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения (далее - ПФС). Для отдельных категорий дел, образующихся в деятельности мировых судей, сроки хранения устанавливаются данной Примерной номенклатурой.
3. Номенклатура служит целям обеспечения сохранности в делопроизводстве и отбора документов, образующихся в деятельности мировых судей, на постоянное хранение и уничтожение.
4. На основе Примерной номенклатуры дел составляется индивидуальная номенклатура дел, образующихся в деятельности мирового судьи (далее - номенклатура), повторяя формулировки Примерной номенклатуры дел, установленные в ней сроки хранения, а также индексы, определенные для соответствующей категории дел.
Номенклатура составляется на каждый год не позднее октября предшествующего года на основе изучения содержания документов, образующихся в процессе деятельности мирового судьи.
Индивидуальная номенклатура дел мирового судьи оформляется в соответствии с приложением к настоящей Примерной номенклатуре.
5. Индивидуальная номенклатура согласовывается с уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела в порядке, определяемом действующим законодательством, и утверждается мировым судьей. Номенклатура пересогласовывается с архивным учреждением не реже чем раз в пять лет. В случае значительных изменений функций, состава документации номенклатура подлежит пересоставлению и утверждению независимо от срока ее согласования.
6. Сроки хранения дел, установленные Примерной номенклатурой, являются обязательными для всех мировых судей.
Уничтожение документов временного хранения производится после утверждения архивным органом описей дел постоянного хранения.
7. Взаимодействие с архивными учреждениями в субъектах Российской Федерации осуществляется органами (службами), обеспечивающими деятельность мировых судей, на основании соответствующих договоров, предусматривающих порядок сдачи дел в государственный или муниципальный архивы.
8. Дела, срок хранения которых определен Примерной номенклатурой "постоянно", подлежат хранению и передаются в соответствующие государственные или муниципальные архивы в виде подлинников в установленные сроки. При наличии соответствующей отметки в примечании ряд дел, имеющих срок хранения "постоянно", хранятся в архиве мирового судьи и на государственное хранение не передаются.
В случае если дела (документы), образующиеся в деятельности мирового судьи, являются источником комплектования государственных или муниципальных архивов и отнесены в установленном порядке и в соответствии с данной Примерной номенклатурой к составу архивного фонда Российской Федерации, они подлежат передаче на постоянное хранение в указанные архивы.
9. Дела временного срока хранения не могут быть уничтожены ранее установленных для них сроков хранения. По решению экспертной комиссии, созданной у мирового судьи, сроки хранения отдельных дел могут быть продлены исходя из их научной и практической ценности по согласованию с экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела или федерального государственного архива.
Порядок создания экспертной комиссии отражен в Основных правилах работы ведомственных архивов, утвержденных приказом Главархива СССР от 5 сентября 1985 г. N 263, а также в Методических рекомендациях по организации работы архива у мирового судьи либо в соответствии с действующими нормативными документами.
Уничтожение дел временного хранения производится после утверждения архивным органом описей дел постоянного хранения и по личному составу в тех субъектах Российской Федерации, где они ведутся.
10. Организацию проведения экспертизы ценности документов, отбора документов и оформления их на уничтожение, а также контроль правильности проведения экспертизы ценности документов и применения настоящей Примерной номенклатуры осуществляют органы Судебного департамента в субъектах Российской Федерации, уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, а также органы (службы, подразделения) по обеспечению деятельности мировых судей в субъектах Российской Федерации, где эти полномочия непосредственно за ними закреплены соответствующими нормативными документами.
11. Разделы Примерной номенклатуры включают перечень дел, образующихся в деятельности мировых судей субъектов Российской Федерации, с учетом специфики действующего регионального законодательства, в том числе по решению кадровых, организационно-правовых и иных вопросов обеспечения деятельности мировых судей.
Внутри разделов Примерной номенклатуры заголовки дел располагаются по степени важности документов с учетом их взаимосвязи по конкретным направлениям деятельности.
12. Каждое дело, включенное в Примерную номенклатуру, имеет строго определенный индекс (графа 1). Индекс дела состоит из установленного цифрового обозначения и порядкового номера заголовка дела. Индекс обозначается арабскими цифрами. Группы цифр индекса отделяются одна от другой с помощью тире.
В пределах одного раздела для однородных дел сохраняются одинаковые индексы.
13. Графа 2 включает заголовки дел. При составлении номенклатуры мирового судьи возможны уточнения заголовков, предложенных Примерной номенклатурой, их конкретизация. Допускается объединение в одно дело нескольких взаимосвязанных по содержанию заголовков из Типовой номенклатуры.
Заголовок дела четко и лаконично отражает основное содержание и состав (виды) документов.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.
Если дело состоит из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.
14. В графе 3 указываются сроки хранения дел, а в графе 4 - номера статей со ссылкой на Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, Перечень документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения.
15. Требования, содержащиеся в Примерной номенклатуре, должны учитываться при составлении индивидуальной номенклатуры дел (документов) мирового судьи.
При составлении номенклатуры мирового судьи не допускается объединение в одном деле документов с различными сроками хранения.
В индивидуальную номенклатуру дел необходимо перенести отметку "ЭПК", которая добавлена к сроку хранения отдельных дел в номенклатуре. Отметка "ЭПК" означает, что в данном деле могут быть документы, имеющие практическую и научно-историческую ценность и подлежащие отбору на постоянное хранение (после проведения полистного просмотра дел) и передаче их в государственный архив.
16. Исчисление сроков хранения нарядов и дел общего делопроизводства начинается с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например: исчисление сроков хранения дел, законченных делопроизводством в 2011 году, начинается с 1 января 2012 г.
17. Сроки хранения для гражданских дел исчисляются с момента:
обращения к исполнению вступившего в законную силу судебного акта;
вступления в законную силу определения о прекращении производства по делу;
вступления в законную силу определения об оставлении иска, заявления, жалобы без рассмотрения;
вынесения судебного приказа и обращения его к исполнению.
18. Сроки хранения для уголовных дел исчисляются с момента:
вступления в законную силу оправдательного приговора, а также постановления (определения) о прекращении дела.
19. Сроки хранения для дел об административных правонарушениях исчисляются с момента:
обращения к исполнению вступившего в законную силу судебного акта по делу об административном правонарушении;
вступления в законную силу постановления о прекращении производства по делу.
20. В графу 5 переносятся все примечания из соответствующей графы Примерной номенклатуры дел. Кроме того, в данной графе проставляются отметки о переходящих на следующий год делах, о передаче дел, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование конкретных дел.
21. При определении сроков хранения дел должны учитываться все имеющиеся в примечаниях к статьям Примерной номенклатуры уточнения и разъяснения.
22. Срок "до минования надобности" означает, что документы имеют только практическое значение, срок их хранения определяется мировым судьей и не может быть менее одного года.
23. По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел отдельно постоянного и временного хранения, об общем количестве дел.
24. Итоговая запись удостоверяется подписью ответственного за подготовку номенклатуры дел работника аппарата мирового судьи.
25. Вместе с делами постоянного хранения в государственный (муниципальный) архив передается опись дел постоянного хранения в двух экземплярах. Два экземпляра описи дел остаются в архиве мирового судьи на постоянное хранение.
26. Типовую номенклатуру дел и документов, образующихся в деятельности мировых судей, утвержденную Генеральным директором Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации 30 декабря 2008 г., считать утратившей силу с момента утверждения настоящей Примерной номенклатуры.
Судебный архив является структурным подразделением соответствующего органа, осуществляющим хранение, упорядочивание, учет и использование документов. Руководство над работой архива находится в компетенции председателя суда, а непосредственно деятельность ведут работники судебного аппарата.
Архив суда призван выполнять следующие функции:
• прием, учет, хранение, обеспечение сохранности и использования документов, появляющихся в процессе работы суда;
• отбор, подготовка и передача документации на хранение в архивы государственного подчинения;
• подготовка и передача председателю суда материалов о состоянии архивного дела в суде;
• разработка и внедрение более совершенных методов организации работы;
• участие в подготовке и исполнении решений председателя суда;
• выдача дел, документов или их копий для работы в помещении архива с целью служебного и научного применения;
• выполнение иных функций соответственно задачам суда.
Передача дел на хранение в архив суда
Регламент передачи дел в судебный архив прописан в инструкциях для гражданских, административных и уголовных дел. Согласно законодательству, дела следует передать на архивное хранение в течение 30 дней с того момента, когда завершающий судебный акт по делу вступит в силу.
При передаче на хранение делам и материалам присваивается архивный номер, который, вместе с номером описи, проставляется на обложках самих материалов и в учетных карточках. Документы размещаются по годам в очередности, соответствующей присвоенному номеру. При передаче на хранение оформляется акт, где указывают:
- состояние делового производства в целом, порядка систематизации, отчетности и архива того или иного суда;
- наименование всех типов документации, ведущихся в суде;
- общее число номеров в картотеках, журналах, книгах, нарядах;
- нерассмотренные дела и неисполненные документы;
- весь массив документов судебного архива, количество дел в нем;
- соответствие физически имеющихся вещественных доказательств записям в учетных книгах.
Акт составляют в 2-х экземплярах и заверяют подписями лиц, осуществляющих передачу и прием. Работу по составлению номенклатуры дел проводят в четвертом квартале предшествующего года и по завершении ее направляют оба образца на согласование в экспертно-проверочной комиссией, а затем – на утверждение председателю районного суда.
Напечатанная в установленном количестве экземпляров номенклатура вступает в силу с 1 января года, следующего за годом составления. Пересоставление и пересогласование проводится не реже одного раза в пять лет либо при изменении функций и структуры. Ежегодно документ перепечатывается с внесением необходимых поправок. Номенклатура дел составляется в четырех экземплярах, один из которых передается в наряд, второй – в канцелярию, третий – в государственный архив, четвертый – в архив суда.
Требования к помещению для размещения архива суда
Для обеспечения сохранности документов помещение судебного архива должно отвечать требованиям санитарно-гигиенических нормативам, быть надежно защищенным от несанкционированного доступа и действия физических факторов, способных повредить документы, например, пожара, затопления, образования плесени и т. д.
Читайте также: