Деловое совещание это кратко

Обновлено: 05.07.2024

Совещание коллег и работников – является одной из общепринятых норм деловой коммуникации. При помощи совещания руководитель может наладить канал коммуникации и получить обратную связь о качестве работы организации, тенденциях, возникающих на предприятии. Совещания могут стать как положительным, так и отрицательным мотиватором для сотрудников. Эффективность совещания может снизиться в случае, когда сотрудники начинают проявлять эмоциональную составляющую межличностного общения.

Плохо подготовленный, демотивированный сотрудник начинает проявлять непонимание, невнимание к процессу совещания и предоставляемое информации, что может привести к неверному восприятию целей и задач и отрицательному результату.

Участники делового совещания

Проведение делового совещания применяется руководителем для установления эффективной связи между различными элементами организации и участниками производственного процесса, поставщиками, покупателями, требующие коллективной резолюции по интересующему вопросу. В качестве участников делового совещания выступают:

  1. Руководитель совещания (организации) – выступает в роли ведущего коммуникативного звена, функцией которого является осуществление процесса совещания и контроль его проведения с целью получить необходимый результат.
  2. Элементы совещания – ими могут выступать сотрудники организации, партнеры, клиенты, посредники, представители крупных банков и конкурентов.

Процесс проведения делового совещания

Деловое совещание проводится в строгом регламенте и порядке. Оно назначается на определенное время и длится от 15 до 45 минут, потому что если это время превышено, деловое совещание переходит в форму деловых переговоров. Участники делового совещания слушают цель совещания и начинают обмен информацией. Если совещание проводится с подчиненными, руководитель озвучивает цели и задачи для каждого сотрудника. Реже проводятся совещания с клиентами и кредиторами. Как правило, этим коммуникативным единицам руководитель посвящает больше внимания, а формат совещания этого не позволяет. Существуют принятые правила проведения совещания. Озвучим их.

Готовые работы на аналогичную тему

Правила делового совещания

В настоящий момент в бизнес – сообществе существует негласная форма проведения совещаний, в нее входят следующие пункты:

  1. Выдрать тему совещания и частоту его проведения. Оно может быть постоянным, экстренным, спонтанным;
  2. Необходимо заранее оповестить участников совещания и задать его направления. На данном этапе руководитель выступает инициатором и должен предупредить сотрудников о проведении коммуникации, попросить подготовить заранее материалы и подготовится самому.
  3. Оповещать о совещании следует не всех сотрудников, а только тех, кто состоит в контактной группе и может оказать активное влияние на процесс принятия решения.
  4. Каждый участник должен озвучить мнение по теме совещания, дать свою оценку и рекомендации, иначе его участие в совещании бессмысленно и нецелесообразно.
  5. Руководитель должен управлять процессом совещания и задать тон общения, направляя его в сторону интересующего вопроса. Со стороны руководителя, необходимо сохранить корректность в ведении совещания, а участники должны проявлять внимание и активное участие;
  6. В завершении совещания руководитель должен сделать выводы, сформировать цель и задачи для каждого участника и наметить план исполнения, поблагодарив каждого из участников за проведенное совещание.

Подводя итоги теме о совещании, следует сказать, что деловое совещание является сложным коммуникативным процессом, затрагивающим психологические и мотивирующие элементы производственного процесса и ежедневной работы предприятия. Проведение совещания становится эффективным инструментом коммуникации между руководителем и подчиненными в двустороннем порядке, таким образом, что возникает дискуссия.

Эффективный руководитель стремится услышать мнение сотрудников по интересующему вопросу и проводит совещания для достижения своих целей эффективного менеджмента. Иногда совещания могут приобретать негативный оттенок. Это происходит в том случае, если коммуникативный процесс не установлен полноценно и одна из сторон не готова к коммуникации. При соблюдении правил делового совещания, коммуникация всегда возникает и приводит к положительным достижениям.

Современный бизнес невозможен без различного рода переговоров. Деловые совещания – это возможность руководства донести основные цели и задачи сразу до всех структурных подразделений, получить обратную связь и на основании полученных данных скорректировать план действий для компании.

Совещания – это своеобразный инструмент управления бизнесом, который постоянно нуждается в оценке эффективности и анализе достигнутых результатов.

Деловое общение, деловые беседы, собрания, переговоры, дискуссии: как форма деловой коммуникации

Деловое общение следует отличать от обычного, поскольку первое преследует определенную цель и имеет строгую этику поведения, а последние – могут и не иметь никакой почвы и повода.

Форм деловой коммуникации существует большое множество, к основным из них относятся:

Помимо перечисленных форм существует еще целый их ряд: деловые собеседования, споры, совещания, переписки, презентации, конференции. Все они имеют свою специфику, но отвечают единым правилам деловой этики.

Деловые совещания: задачи, цели, темы

Деловые совещания проводятся для того, чтобы выработать конкретное решение актуальной проблемы или задачи. Помимо этого на совещаниях сотрудники подразделений могут делиться с руководством своими идеями по возможному решению каких-либо вопросов. Такая форма коммуникации позволяет комплексно увидеть ситуацию в компании, ее слабые и сильные стороны, способствует вхождению новых людей в коллектив, их знакомству с корпоративной культурой и нормами, принятыми в организации.

Основными целями и задачами совещаний являются:

  • поддержание политики компании, а также ее развитие и доведение до всех сотрудников;
  • интеграция действий всех служб и подразделений в соответствии со стратегической целью компании;
  • определение новых задач и оценка эффективности уже реализованных кампаний;
  • решение возникающих вопросов.

Темы, которые присутствуют на совещаниях, могут быть абсолютно разными.

В российской практике принято не менее одного раза в неделю проводить совещания-планерки. Таким образом, руководители отделов отчитываются о проделанной за неделю работе и ставят планы на следующую (либо получают задания для реализации в рамках предстоящей рабочей недели).

Поводом или темой для внепланового совещания может быть целый ряд вопросов, которые возникают в связи с динамичной и изменчивой внешней средой, в которой приходится работать компаниям.

Виды, типы и классификация деловых совещаний

Деловые совещания могут быть разными по форме проведения, тематике и присутствующим лицам.

Основная их классификация представлена ниже:

  • по принадлежности к определенной области: совещания административные (для решения проблемных вопросов), научные (конференции, симпозиумы, семинары, организуемые и проводимые для решения актуальных вопросов в научной сфере), политические (съезды и собрания членов определенных политических движений) и смешанные типы;
  • по масштабу и количеству участников: международные (с привлечением зарубежных партнеров, специалистов, экспертов в определенной сфере), национальные, региональные, городские;
  • по месту дислокации мероприятия: выездные и местные совещания;
  • по регулярности проведения: периодические, постоянно действующие совещания.

Помимо представленной классификации совещания можно разделить на проблемные, оперативные и инструктивные.

Проблемные совещания направлены на поиск оптимального решения задач в сжатые сроки.

Оперативные (или их еще называют диспетчерскими) имеют целью получение данных о текущем положении компании. Вся информация от подчиненных аккумулируется у руководителей подразделений, а затем передается главному руководителю организации. Это данные о том, насколько были выполнены планы, достигнуты цели, решены задачи. Главное отличие таких совещаний от всех остальных – в их регулярности, постоянстве списка участников и возможном отсутствии повестки совещания (то есть его подробного плана).

Инструктивные совещания имеют обратный порядок в отличие от диспетчерских – вся информация в директивном формате спускается от руководителя к непосредственным подчиненным, и далее передается по вертикали власти в организации до конкретных исполнителей тех или иных задач. К такой информации относятся распоряжения руководства, которые могут повлиять на текущий ход работы организации, новые правила, нормы поведения, сроки исполнения конкретных задач.

Подготовка, организация и проведение деловых совещаний

Для того чтобы совещание было эффективным, необходимо тщательно продумать его основные моменты: цель совещания, основные задачи, этапы мероприятия. Только при таких условиях можно получить выгоду от совещания.

К сожалению, многие из них проводятся только потому, что в бизнес-среде так принято. Регулярные встречи и совещания в начале недели с руководством во многих компаниях стали обыденностью и потеряли смысл.

Однако крупные компании, которые стремятся развиваться и завоевывать большие доли рынка, подходят к данному вопросу с большой скрупулезностью:

  • определяется список участников совещания;
  • на длительный период разрабатывается его повестка, в которую со временем вносятся коррективы;
  • в приоритете остаются стратегические задачи, по которым отчитываются руководители подразделений.

Этапы и технологии ведения делового совещания

Каждое совещание имеет два основных этапа: подготовка и непосредственное проведение.

На первом этапе определяется актуальность проведения мероприятия, ставятся его цели и задачи, формируется список участников, подготавливаются доклады и презентации в соответствии с повесткой.

На втором – непосредственно согласно имеющейся повестке освещаются вопросы, в которых могут принимать участие все присутствующие. Как правило, руководство компании является председателем совещания и задает ему тон, предоставляет право слова, прекращает дискуссию, если она вышла за рамки конструктивного обсуждения.

Помимо основных этапов в совещании может присутствовать этап принятия решения, если оно предполагает решение какой-либо задачи. Это может происходить путем обсуждения или голосования.

Пример плана делового совещания

Имея на руках подробный план совещания, можно с уверенностью знать, что оно пройдет эффективно.

Такой план может включать в себя:

  • приветственное слово руководителя – подведение итогов за определенное время (квартал, месяц, неделя);
  • освещение проблемы, обоснование ее актуальности для компании;
  • организация мозгового штурма по ее решению;
  • оценка всех имеющихся вариантов;
  • аккумулирование вариантов решения проблемы;
  • голосование или иной вариант принятия решения по использованию конкретных инструментов устранения проблемы;
  • определение границ решения проблемы: сроков, ответственных лиц, методов.

В процессе совещания важно фиксировать основные его моменты для того, чтобы иметь возможность вернуться к тому или иному вопросу и более подробному его рассмотрению.

Деловые совещания на выставках и конгрессах Экспоцентра

Совещание является одной из разновидностей делового общения, коммуникативным взаимодействием между людьми, направленным на разъяснение и обсуждение актуальных организационных проблем, результатов деятельности компании, ее достижений и неудач, а также информационный обмен по поводу текущих дел, рассмотрение разных мнений, дискуссию и нахождение единого решения.

Чтобы понять сущность эффективного делового совещания, необходимо рассматривать ее комплексно, структурно, с учетом способов и этапов проведения такого мероприятия.

Элементами структуры совещания являются: главные задачи и ключевые проблемы, совещательный процесс, способы общения между участниками, методы решения проблем, конечный результат мероприятия для менеджмента компании.

Определение цели совещания

Подготовительный этап, предшествующий проведению делового совещания, начинается с определения его целей и задач. Для этого составляется перечень текущих проблем, которые необходимо решить, формулируются конкретные задачи, выполняется анализ. После этого принимается решение о целесообразности совещания. Так, если уже на этапе подготовки мероприятия становится очевидным его бесполезность, то имеет смысл отказаться от его проведения. Если решение о проведении совещательного процесса принято, то следует определить его повестку и состав участников.

Составление повестки и перечня участников

Подготовка совещательного мероприятия заключается в первую очередь в постановке его целей, определении основных тем и вопросов обсуждения, проблем, которые следует решить, а также оценке ожидаемых всеми результатов. Также необходимо распределить основные роли участников совещания и разделить работу по подготовке мероприятия.

Главными факторами, по которым определяется состав участников делового совещания, являются компетентность приглашаемых сотрудников, наличие у них знаний в обсуждаемых вопросах, понимание основных тем совещания. Каждый должен выполнять свою роль в совещательном процессе. Таким образом, на мероприятие приглашаются те сотрудники, которые имеют прямое отношение к решаемым проблемам. Составляя список участников, важно учитывать особенности характера каждого. Так, для тех, кто не очень разговорчив, следует обязательно выделить время для выступления, так как мнение таких людей может быть особенно важным. Приглашения участникам рассылаются предварительно. В них указывают тему, цель и суть совещательного мероприятия.

Определив участников делового совещания, устанавливают дату и выбирают место его проведения.

Процесс совещания

Стартом совещательного взаимодействия является сбор всех его участников.

  • В самом начале совещания выступает руководитель компании. Это продолжается, как правило, не более десяти минут. Руководитель излагает основные темы совещания, его причины и цели.
  • После вступительной части начинается обсуждение, дискуссия. Участники выражают свои позиции и точки зрения. Им трудно достигнуть согласованности в процессе дискуссии, что увеличивает роль лидера в совещательном процессе. При отсутствии лидера преимущество в споре имеет большинство. Тем не менее все участники должны прийти к общей позиции в конце совещания.
  • Заключительным этапом мероприятия является подведение итогов обсуждения и формулировка окончательного решения. Далее назначается сотрудник либо группа для реализации принятого решения и контроля за его исполнением.

Деловое совещание должно быть подготовлено качественно и полноценно. В ином случае компании будет нанесен ущерб за счет отнятого у сотрудников рабочего времени и отрыва их от основной деятельности.


Система проведения совещаний во многих организациях развита недостаточно, из-за чего заседания превращаются в бесполезную трату времени и не приносят результатов. Дело не только в отношении сотрудников, но и в отсутствие должной подготовки руководителя.

Групповые обсуждения и планерки — это мощный инструмент командной работы и способ управления бизнес-процессами при условии правильной организации делового совещания. Чтобы правильно провести рабочие переговоры необходимо заранее подготовиться к нему, как руководящему органу, так и подчиненным, чтобы сохранить фокус внимания на решении важных задач.

Зачем проводить совещания?

Систематическое проведения собраний создают организацию, помогают поддерживать внутрикомандные отношения и увеличивают скорость решения корпоративных задач. К тому же, это позволяет сплотить разные отделы для выполнения единой цели и обезопасить предприятие от распространения слухов и сопротивления неизвестности.

Преимущества:

  • действенный способ промежуточного контроля и анализа прошедшего периода; , составление графиков и постановка задач;
  • информационное осведомление работников по поводу изменений, нововведений и новостей;
  • быстрая координация действий и распределения задач;
  • обмен мнениями и необходимой информацией;
  • большой мозговой штурм;
  • синергия команды, увеличение эффективности обсуждения рабочих вопросов;
  • повышения сплоченности и улучшение корпоративной атмосферы;
  • развитие деловых качеств;
  • повышение мотивации.

Систематичность проведения совещаний

Предприятия, в которых систематически организовано проведение совещаний, показывают лучшие результаты и скорость развития. Для внедрения такой практики следует добиться от сотрудников дисциплины, последовательности и посещаемости. Внезапные планерки не принесут результатов, так как не позволят работникам подготовиться к ним, сделать отчеты и снижают вовлеченность в процесс.

Важно: стоит заранее составить и утвердить график проведения собраний. Если в компании применяется больше одного вида, укажите это в предварительном плане.

Систематичность призывает к дисциплинированности, так как сотрудники точно знают, что им нужно поставлять рапорт о проделанной работе и ответственно относятся к ее исполнению.

Виды собраний

Способы проведения совещаний зависят от необходимого формата для действенного использования этого вида командной работы. Перед составлением плана определитесь, что вы хотите получить и какие цели поставлены. У каждого типа есть свои преимущества и показания.

  • Совещание
    Используются для обсуждения идей, решения вопросов и общего командного штурма. Необходимо обеспечить донесение информации, свободу выражения мыслей, избегая жесткой критики. Коллективно принятые решения легче внедряются и принимаются сотрудниками, чем единоличный приказ руководства.
  • Планерка
    Вид оперативного контроля выполнения целей и составление нового плана действий на текущий период. Это регламентированный способ служебного отчета по заранее заявленным критериям.
  • Пятиминутка
    Короткое обозначение целей и мотивация команды на продуктивную работу. Такой формат не используется для принятия ответственных решений, но позволяет своевременно отследить изменения и внести корректировки в планы. Одновременно с этим является стимулятором, задающим темп рабочего дня.

Сроки и условия проведения совещаний обозначают еще две группы: плановые (собрания по заранее оглашенному графику) и оперативные (срочное решений конкретной задачи).

По особенностям и порядку проведения совещания выделяют:

  • диктаторские — полный контроль над проведением у руководителя;
  • автократическое — предполагает ответы на вопросы управляющего и отсутствие диалога с командой;
  • сегрегативное — участие принимают только определенные сотрудники, в то время как другие только слушают доклад;
  • дискуссионное — свободное обсуждение задач и способов их решения;

Готовимся к совещанию правильно

Чтобы не тратить свое и чужое время на бессмысленные формальные собрания, подходите с ответственностью к подготовке.

1. Создайте план проведения совещания. Это поможет избежать путаницы и сумбура.

2. Определите присутствующих. Не всегда должны присутствовать все работники, всё зависит от текущих целей.

3. Регламентируйте время. Не превращайте оперативку в многочасовое заседание, это существенно снизит эффективность.

4. Соберите отчеты по задачам, поставленным на прошлом собрании.

5. Расставьте пункты обсуждения в порядке приоритетности.

6. Заранее напомните коллективу лично или по телефону. Попросите взять блокноты и ручки, чтобы делать пометки.

7. Подготовьте все необходимые материалы.

Правила проведения рабочего совещания

Если проведение совещания организовано с учетом базовых правил в соответствии с целями руководства, результат такого собрания станет не только корпоративное общение, но и эффективно проведенное время.

Этапы и технологии ведения делового совещания

Процедура проведения совещаний предполагает несколько этапов.

Этап 1. Подготовка

На первом этапе руководитель определяет актуальность, тип, предмет обсуждения. Составляет план и список участников, рассылает приглашения. Ознакомьте всех участников с повесткой, по которой будете рассматривать задачи. Это позволит заранее все обдумать и предложить свежие идеи. Все необходимые материалы, документы и доклады должны подготавливаться заранее.

Этап 2. Организация

После определения количества участников делового совещания, подготовьте место для встречи. Это позволяет сократить время на рассадку и повысить результативность общения. Если вы собираетесь использовать мультимедийные устройства, проверьте и настройте их перед планеркой.

Этап 3. Реализация

Непосредственно процесс проведения совещания в указанное время с обсуждением всех указанных в повестке вопросов. Руководителю важно следить за регламентов и ходом дискуссии, вовремя останавливать неконструктивные диалоги и ссоры. Если есть необходимость принятия решения, это можно сделать путем общего обсуждения или голосования.

Этап 4. Протокол
Фиксируйте основные моменты, имена докладчиков и принятые решения. Это официальный документ, на основании которого вы можете требовать от сотрудников выполнения поставленных задач.

Пример протокола совещания:

  • дата проведения;
  • список задач и поручений;
  • ответственные сотрудники;
  • установленный сроки выполнения;
  • подписи участников.

Важно: раздайте бумажные копии протокола всем подчиненным, которые несут ответственность за выполнение.

Этап 5. Анализ

Проанализируйте, насколько успешным было собрание и подготовка к нему. Было ли принято решения и эффективно проведено время? Какие недочеты выявились в ходе совещания? Были ли противоречия между участниками. Что вы можете улучшить в следующий раз?

Пример плана делового совещания

Заранее подготовленный подробный план рабочего собрания гарантирует его успешность и эффективность. Составляйте такой документ для каждой встречи, в соответствии с текущими потребностями и целями.

Примерные пункты плана:

  • вступительное слово руководителя, подведение итогов;
  • ознакомление с целью и актуальной проблемой;
  • командное обсуждение способов ее решения;
  • конструктивная оценка всех озвученных вариантов;
  • голосование за конкретные варианты;
  • определение сроков и ответственных лиц;
  • похвала отличившихся работников, мотивационное наставление.

Следуйте правилам подготовки и проведения заседаний и делайте это систематически, чтобы обеспечить качественную коммуникацию внутри коллектива и эффективно использовать команду для решения рабочих задач.


Like Centre — это не просто компания, занимающаяся созданием образовательных курсов, это настоящее сообщество предпринимателей, которые нацелены на развитие и готовы внедрять новые подходы ведения бизнеса.

Блог Лайк Центра помогает молодым стартаперам и опытным владельцам бизнеса черпать свежие идеи, первыми узнавать об эффективных инструментах и способах масштабирования своего дела. Это платформа для смелых, инициативных предпринимателей, которые не боятся рисковать, но риск этот должен быть оправданным и обоснованным.

В блоге в свободном доступе находится информация, которая помогает:

  • успешно запускать новые проекты;
  • масштабировать проекты старые и выводить их на космический уровень; и внедрять перспективные инструменты; и поддерживать дружеские отношения с уже имеющимися;
  • работать на рынке, полном конкурентов, анализировать их ошибки и выигрышные стратегии, а также применять лучшие практики в деятельности своей компании.

Мир меняется очень быстро, завладеть вниманием потребителя становится не так просто как раньше. Поэтому Лайк Центр делится актуальной информацией, которая помогает держать руку на пульсе и всегда оставаться в курсе изменений на рынке. При этом не забывает и об основных постулатах — нетленном своде правил, который помогает становлению и развитию бизнеса.

Новые технологии, маркетинговые приемы, дополненная реальность, соцсети с молниеносно изменяющимися алгоритмами — все это способно поставить в тупик. Поэтому Like Centre взял на себя обязательство пролить свет на все важные аспекты построения успешной компании, которая уверенно занимает высокие позиции на современных рынках, быстро подстраивается под нестабильную обстановку и неизменно выходит на новый уровень даже в кризисное время.

Обучение ведения бизнеса подойдет тем, кто готов последовательно прилагать усилия, хочет всегда оставаться в курсе последних новостей и не бояться внедрять тенденции в работу.

Like Centre blog — это база знаний, позволяющая рассмотреть проблемы комплексно, оперативно их выявить и решить. А для тех, кто готов продвинуться дальше, Лайк Центр готов оказать помощь в ведении бизнеса в Москве и любом другом регионе России.

В блоге мы много рассказываем об этом, но лучше один раз попробовать самостоятельно. За 3 дня мы дадим все инструменты, чтобы начать. Четко, структурировано. Ничего лишнего.

Читайте также: