Делопроизводитель обязанности кратко в воинской части

Обновлено: 05.07.2024

Организация и задачи несекретного делопроизводства

79. В каждой воинской части организуется несекретное делопроизводство. В зависимости от объема документооборота ведение несекретного делопроизводства возлагается на подразделение, предназначенное только для этих целей (далее - подразделение делопроизводства), или на строевой (общий, административно-хозяйственный) отдел, отделение (часть), а там, где они штатом не предусмотрены, приказом командира (начальника) воинской части назначаются лица, ответственные за ведение несекретного делопроизводства . Запрещается возлагать обязанности по ведению несекретного делопроизводства на личный состав подразделения по защите государственной тайны.

Далее в тексте настоящей Инструкции, если не оговорено особо, подразделение делопроизводства, строевой (общий, административно-хозяйственный) отдел (отделение (часть) для краткости будут именоваться службой делопроизводства, а начальники таких подразделений и лица, ответственные за ведение несекретного делопроизводства, - начальниками службы делопроизводства или делопроизводителями.

В воинской части в зависимости от характера выполняемых работ могут быть организованы делопроизводства (филиалы) и в соответствующих службах, отделах (отделениях). Ведение этих делопроизводств возлагается на штатный личный состав этих служб, отделов (отделений) и осуществляется с учетом особенностей учета, хранения и обращения с некоторыми документами, определенных специальными наставлениями, руководствами, инструкциями.

80. Основные задачи несекретного делопроизводства:

а) прием, первичная обработка, учет, отправка и хранение служебных документов, в том числе официальных изданий;

б) доклад командованию (руководству) поступивших служебных документов и передача их на исполнение в соответствии с решениями (поручениями, указаниями) командования (руководства);

в) формирование и оформление дел, обеспечение их учета и сохранности;

г) выдача исполнителям служебных документов, дел для работы;

д) контроль за соблюдением исполнителями правил хранения служебных документов, изданий, обращения с ними, а также за своевременным возвращением их в службу делопроизводства;

е) учет печатей и штампов, копировально-множительных аппаратов, электронных вычислительных машин, факсимильных аппаратов и контроль за их использованием (где нет подразделений по защите государственной тайны);

ж) подготовка и передача дел, служебных документов в архивы, а также отбор и уничтожение служебных документов и архивных материалов;

з) учет, хранение и выдача исполнителям бланков, рабочих тетрадей, МНИ, предназначенных для обработки информации, не составляющей государственной тайны, и других носителей несекретной информации.

Перечень основных книг, журналов учета, печатей, штампов, бланков и иных материалов, используемых при ведении несекретного делопроизводства, приведен в приложении N 3 к настоящей Инструкции.

81. Для ведения делопроизводства назначаются лица, способные обеспечить сохранность служебных документов.

При ведении делопроизводства двумя и более лицами между ними распределяются (в том числе с учетом взаимозаменяемости) и утверждаются их функциональные обязанности.

В воинской части, имеющей штатное подразделение делопроизводства, разрабатывается положение о подразделении делопроизводства, которое утверждается командиром (начальником) воинской части. Запрещается возлагать на подразделение делопроизводства выполнение задач и функций, не связанных с ведением делопроизводства.

82. Должностные лица службы делопроизводства в объеме задач, решаемых воинской частью:

а) осуществляют контроль:

за соблюдением исполнителями правил разработки, учета, хранения служебных документов и обращения с ними, а также их движения и своевременного возвращения в делопроизводство;

за соблюдением порядка размножения, учета и хранения документов в машинописных, светокопировальных бюро, типографиях и других подразделениях, где ведутся работы с такими документами;

за правильностью обращения исполнителей со служебными документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения и другую, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством;

за состоянием учета, хранения и наличием МНИ и документов на объектах информатизации;

требовать от исполнителей воинской части точного выполнения положений настоящей Инструкции;

проверять выполнение порядка обращения со служебными документами в воинской части, требовать от исполнителей предъявления всех числящихся за ними служебных документов и своевременной сдачи исполненных документов в делопроизводство;

ходатайствовать перед командованием (руководством) о привлечении к ответственности лиц, допускающих нарушения установленного порядка обращения со служебными документами;

в) проводят инструкторские занятия и оказывают методическую помощь исполнителям по порядку оформления служебных документов.

83. Для ведения делопроизводства и хранения служебных документов выделяются и оборудуются необходимые помещения с сейфами (шкафами, ящиками), которые должны быть приспособлены для запирания и опечатывания.

Ведение делопроизводства в службах, отделах (отделениях) разрешается в общих служебных комнатах этих служб, отделов (отделений), обеспечивающих сохранность документов.

84. Время работы службы делопроизводства регламентируется распорядком дня, при этом на выполнение внутренних работ, не связанных с выдачей (приемом) служебных документов должностным лицам воинской части, предусматривается не менее двух часов.

По окончании работ помещения, в которых ведется делопроизводство, запираются. Порядок опечатывания, сдачи (постановки) под охрану и вскрытия помещений, в которых ведется делопроизводство, а также хранения опечатанных пеналов со вторыми (запасными) экземплярами ключей (запасных средств доступа системы контроля и управления доступом (СКУД) при необходимости) от входных дверей в эти помещения и от находящихся в них сейфов (шкафов, ящиков) определяется начальником штаба воинской части, а там, где эта должность штатом не предусмотрена, - командиром (начальником) воинской части или одним из его заместителей.

Внимание! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

Бланк и образец
Онлайн просмотр
Бесплатная загрузка
Безопасно

Образец должностной инструкции делопроизводителя

Общие положения

Делопроизводитель входит в категорию специалистов.
Делопроизводитель назначается на должность и увольняется с неё приказом директора компании, по согласованию с его непосредственным начальником.
Делопроизводитель находится в подчинении заместителя директора компании или иного руководящего лица в соответствии с действующим штатным расписанием.
Лицо, которое принимается на должность делопроизводителя, обязано иметь законченное среднее образование и иметь документы об успешном прохождении соответствующих профессиональных курсов; требования по стажу работы по специальности к нему не предъявляются.
Лицо, принятое на должность делопроизводителя, обязано обладать знаниями:
- актуальных нормативов, определяющих процесс документооборота в компании;
- законодательства, которое регулирует доступ к персональной информации и конфиденциальным данным;
- внутренних правил компании, регулирующих процесс документооборота;
- принципов составления аналитических документов по документообороту;
- должностной структуры компании;
- действующих системы электронного оборота документов в компании;
- ведения базы данных документов компании;
- типовых сроков и принципов обращения с документами;
- требований к сохранности и хранению документации;
- требований, предъявляемых законодательством и другими актами, к грамотному оформлению юридически значимых документов;
- норм архивирования документов;
- нормативов составления описи документов по заданным критериям;
- правил функционирования офисного оборудования и используемого программного обеспечения.
В своей деятельности делопроизводитель должен руководствоваться:
- действующими законами;
- положениями данной инструкции;
- документами компании, относящимися к сфере своей компетенции.
Во время отсутствия делопроизводителя (болезнь, командировка и пр.) его обязанности исполняет сотрудник, назначенный директором по согласованию с заместителем директора.
Для обеспечения процесса бесперебойного функционирования системы оборота документов делопроизводителю дается право подписи в пределах его компетенции.

Обязанности делопроизводителя

Обрабатывает входящую корреспонденцию, регистрируя её и направляя в соответствующие подразделения компании.
После получения соответствующих руководящих распоряжений отдает для исполнения необходимые документы.
Ведет внутреннюю базу документов компании.
Обеспечивает комплекс мер по сохранности документов.
Обеспечивает ведение текущей документации компании.
Осуществляет первичную сортировку и отбор документов.
Контролирует доведение документов до их адресатов.
Дает справки по документам компании.
Занимается описью документов в соответствии с распоряжениями руководства.
Контролирует корректность ведения документации подразделениями компании.
Следит за актуальностью номенклатуры документации компании.
Выполняет распоряжения руководителя в сфере своей компетенции.
Соблюдает внутренние нормы компании в части безопасности, трудового распорядка и обращения с документами.

Права

Делопроизводитель обладает правами:

На знакомство с проектами распоряжений, касающихся своей сферы деятельности.
Вносить предложения по модернизации процессов документооборота.
Получать от коллег и руководителей информацию, необходимую для нормального функционирования системы обработки документов.
Сообщать руководителям и коллегам о выявленных недоработках в системах документооборота компании.
Требовать от непосредственных руководителей соблюдения трудовых норм в соответствии с действующим законодательством и данной инструкцией.

Ответственность

Делопроизводитель может быть привлечен к ответственности на следующих основаниях:

За ненадлежащее исполнение функций, определенных данной инструкцией, в границах, определенных положениями трудового законодательства.
За раскрытие конфиденциальной информации, утрату и хищение документов в пределах соответствующих норм законодательства.
За совершенные на рабочем месте правонарушения — в соответствии с положениями соответствующего законодательства.
За нарушение внутренних норм по трудовому распорядку, безопасности и хранению документов — в соответствии с положениями законодательства и соответствующих положений компании.

Необходимость должностной инструкции делопроизводителя

Данный документ регулирует основные моменты взаимоотношений специалиста с руководителями и коллегами. Для самого делопроизводителя документ служит основой выполнения им своих функциональных обязанностей. Для руководителей инструкция дает ориентир по взаимодействию со специалистом в рабочем процессе. Для обеих сторон инструкция выполняет важную профилактическую роль, позволяя на ранних подступах гасить потенциальные конфликтные ситуации.

Принципы должностной инструкции

Единая форма этого документа как в целом, так и для делопроизводителя отсутствует. Есть рекомендованные профессиональным стандартом № 276н, утвержденным в 2015 году, требования к навыкам делопроизводителя, но большая часть содержания инструкции дается на усмотрение работодателя. Поэтому организации обладают большими возможностями подстраивать положения данного документа под себя, в соответствии с отраслевой спецификой, размерами и другими моментами. Тем не менее существуют определенные стандарты составления данного документа. Считается, что в него должны в обязательном порядке входить 4 раздела:

Общие положения — тут дается целостная характеристика положения специалиста.
Обязанности — тут прописывают функции делопроизводителя.
Права — дается перечень прав специалиста.
Ответственность — в общем виде дается перечень основания для привлечения к ответственности.

К данным разделам руководители могут добавлять и некоторые другие. Обычно добавляют пункт об условиях труда. Можно добавить и пункт, где детально описаны должностные связи.

Сама инструкция составляется по принципу: один экземпляр для одного специалиста. Каждая инструкция должна для вступления в силу быть заверена собственноручной подписью делопроизводителя, а также руководителя и ответственного служащего.

Составление должностной инструкции

Документ желательно печатать на стандартном бланке компании. Соответственно, правая часть сверху отводится для данных о компании и руководителе. Далее по центру пишется наименование документа. Что касается самого содержания разделов, то оно расписано ниже.

Общие положения

В первую очередь, здесь прописывают:

категорию, к которой относится делопроизводитель;
требования по квалификации;
кому он подчиняется;
кто его должен заменить в случае необходимости.

Обязательным является перечень навыков и знаний, набором которых должен обладать делопроизводитель.

Важно! Перечень знаний соответствует потребностям каждой конкретной организации и не является стандартным.

Обязанности

Именно на основании данного раздела и строится повседневная деятельность делопроизводителя. Поэтому необходимо четко прописать функции сотрудника, не обременяя его и, с другой стороны, не забывая включать сюда ключевые рабочие обязанности.

Важно! Если делопроизводителей несколько, то рекомендуется не дублировать обязанности, а четко их прописать для каждого работника.

Права

В разделе даётся перечень прав, которым наделяется делопроизводитель для эффективного выполнения им своих обязанностей.

Важно! Необходимо четко соотносить объем прав с функциональными обязанностями делопроизводителя.

Ответственность

Здесь дается перечень причин, на основании которых работник может быть привлечен к ответственности. Принципы ответственности даются в общем виде, поскольку конкретная ответственность может наступить после юридических разбирательств.

После составления инструкция дается для ознакомления самому сотруднику. Если замечаний нет и сотрудник согласен с содержимым, то остается лишь подписать документ. Для этого в левом нижнем углу даётся подпись делопроизводителя и её расшифровка. При необходимости она дополняется подписью ответственного лица, например, начальника кадрового отдела. Печать компании не требуется.

1.1. Делопроизводитель относится к категории технических исполнителей.

1.2. На должность делопроизводителя принимается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии;
основные положения Единой государственной системы делопроизводства;
структуру предприятия и его подразделений;
стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов;
основы организации труда;
правила эксплуатации вычислительной техники;
основы трудового законодательства;
Правила внутреннего трудового распорядка;
правила охраны труда и пожарной безопасности;

Уставом (Положением) ;
настоящей должностной инструкцией;

1.5. Делопроизводитель подчиняется непосредственно

1.6. В период отсутствия делопроизводителя (отпуска, болезни, пр.) его обязанности исполняет работник, назначенный в установленном порядке, который приобретает соответствующие права и несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей, возложенных на него в связи с замещением.

2. Функции

2.1. Ведение делопроизводства в организации.

2.2. Учет получаемой и отправляемой корреспонденции.

3. Должностные обязанности

Делопроизводитель исполняет следующие обязанности:

3.1. Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения.

3.2. В соответствии с резолюцией руководителей организации передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных.

3.4. Отправляет исполненную документацию по адресатам.

3.5. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.

3.6. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.

3.7. Подготавливает и сдает в архив организации документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив.

3.8. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.

4. Права

Делопроизводитель имеет право:

4.1. Участвовать в совещаниях по организационным вопросам.

4.2. Запрашивать и получать от структурных подразделений необходимую информацию, документы.

4.3. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.

4.4. Требовать от руководства организации оказания содействия в исполнении должностных обязанностей.

5. Ответственность

за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации;
за правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей деятельности, - в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;
за причинение материального ущерба - в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

6. Заключительные положения

6.1. Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).

6.2. Факт ознакомления работника с настоящей должностной инструкцией подтверждается росписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью настоящей инструкции.

Обратите внимание, что другие документы составлен и проверен юристами и является примерным, он может быть доработан с учетом конкретных условий сделки. Администрация Сайта не несет ответственности за действительность данного договора, а также за его соответствие требованиям законодательства Российской Федерации.

Любое крупное предприятие работает с множеством документов. Их нужно не только напечатать, но и должным образом оформить, подшить и запротоколировать.

Постепенно компании переходят на электронный документооборот, но до завершения этого процесса еще далеко. Из этой статьи вы узнаете, кто это — делопроизводитель, и чем он занимается.

Должностные обязанности делопроизводителя в организации

Все, что делает делопроизводитель, связано с обработкой входящей и исходящей корреспонденции предприятия, оформлением документов и обработкой других важных бумаг.

Что еще делает делопроизводитель:

Также в должностные обязанности делопроизводителя в организации входит личная ответственность за сохранение документации. Делопроизводитель, проходящий обучение для приема на работу, дополнительно сдает тест по защите персональных данных.

Эта профессия отличается неопределенным кругом задач. То что делает производитель, может быть связано с обязанностями других специалистов, например, бухгалтеров или экономистов.

Деятельность такого специалиста пересекается с иными профессиями: секретаря-референта, сотрудника справочной службы, архивариуса, документоведа, помощника судьи.

Делопроизводитель — кто это и чем занимается

По стандарту профессии делопроизводитель должен ориентироваться во множестве нормативно-правовых актов и правил по оформлению документов. То, чем занимается делопроизводитель, регламентируется Единой государственной системой документооборота, поэтому специалисту требуется знать ее общие положения.

В число его умений также входит:

Условия работы сказываются и на характере специалиста.

Чтобы успешно справляться со своими обязанностями, делопроизводитель должен:

обладать хорошими аналитическими способностями;
уметь планировать свое время и решать поставленные задачи;
иметь хорошую память и усидчивость;
быть многозадачным и собранным.

Также большую роль играет стрессоустойчивость и умение находить общий язык в коллективе.

Источник фото freepik

Обучение на делопроизводителя

Согласно законодательству, чтобы претендовать на работу делопроизводителя необходим диплом о высшем образовании. Опыт для трудоустройства не всегда обязателен.

5 популярных вузов России, имеющих программу обучения на делопроизводителя (код специальности — 7.46.01.03):

Также профессиональное обучение на делопроизводителя можно пройти в 56 ссузах.

5 популярных колледжей для получения специальности:

Обучение на делопроизводителя дистанционно

Если у вас нет возможности обучаться очно в предложенных учебных заведениях, то можно пройти курсы делопроизводителя дистанционно.

В обучении используется система вебинаров, онлайн-тестирования и консультации с преподавателями через компьютерные программы, например, Skype.

Если специальность уже есть, то можно пройти курсы повышения квалификации для делопроизводителей.

По итогам обучения выдается документ о профессиональной переподготовке.

Сколько зарабатывает делопроизводитель

По данным интернет-сервисов по поиску сотрудников, минимальная зарплата делопроизводителя составляет менее 12 тысяч рублей.

Максимальная зарплата — более 80 тысяч рублей.

Часто делопроизводителей с опытом работы берут на иные позиции, например, помощником директора или личным секретарем.

Плюсы и минусы профессии делопроизводителя

Плюсы:

официальное оформление на работу;
множество вузов, где можно получить специальность;
стабильный оклад.

Минусы:

рутинная работа;
невысокая зарплата;
большой и расплывчатый круг обязанностей.

Пройти обучение

Читайте также: