Требования к оформлению деловой документации 10 класс конспект

Обновлено: 07.07.2024

Общие требования к текстовым документам ГОСТ 2.105-95 и ГОСТ Р 2.105-2019 — это свод правил, призванный стандартизировать форму заполнения конструкторской документации. Они содержат нормы, которым должны подчиняться структура и состав текстов в сфере строительства, приборостроения и машиностроения.

Общие моменты

С 1 июля 2020 года вступит в силу приказ Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 29.04.2019 № 175-ст, которым предусмотрено два нововведения:

ГОСТ 2.105-95 утрачивает силу в качестве национального стандарта, но сохраняет действие в качестве межгосударственного;
ГОСТ Р 2.105-2019 признают национальным.

Дополнительно в этой сфере приняты:

На практике при выполнении работы применяются те стандарты, которые выставляет заказчик, поскольку требования ЕСКД (единых систем конструкторской документации) и в целом ГОСТы в РФ считаются добровольными. Если документация оформляется для российского рынка, используйте правила оформления из национального свода. Если вы готовите бумаги для партнеров из ЕАЭС, стоит продолжать работу по ГОСТ 2.105-95. В ситуациях, когда документами пользуются компании и из России, и из других стран, укажите наименование стандарта, который использован при их подготовке.

Способы оформления

Разрешается заполнять документацию:

машинописным способом в соответствии с ГОСТ 13.1.002-2003. Межгосударственный стандарт. Репрография. Микрография. Документы для микрофильмирования. Общие требования и нормы (введен в действие Постановлением Госстандарта России от 26.02.2004 № 63-ст);
рукописным методом, используя положения ГОСТ 2.304-81. Межгосударственный стандарт. Единая система конструкторской документации. Шрифты чертежные (утв. Постановлением Госстандарта СССР от 28.03.1981 № 1562);
применяя ЭВМ, согласно ГОСТ 2.004-88. Межгосударственный стандарт. Единая система конструкторской документации. Общие требования к выполнению конструкторских и технологических документов на печатающих и графических устройствах вывода ЭВМ (утв. Постановлением Госстандарта СССР от 28.11.1988 № 3843);
на электронных носителях информации.

Дополнительно в новом национальном стандарте предусмотрены правила подготовки текстовых документов электронных (ТДЭ). Их допускается готовить с использованием стандартизованных информационных моделей программ. Данные либо самостоятельно набираются, либо автоматически генерируются с помощью специализированных программных средств из заранее подготовленных фрагментов.

Техническое оформление: общие требования

Формулировки основных правил ГОСТ оформления текстовых документов несколько отличаются в зависимости от того, как утвержден стандарт. Таблица покажет, в чем разница и сходство редакций:

Межгосударственный стандарт ГОСТ 2.105-95

Национальный стандарт ГОСТ Р 2.105-2019

Высота символов — не менее 2,5 мм

· шрифт Times New Roman или Arial размером 14 для основного текста и размером 12 для приложений, примечаний, сносок и примеров;

· допускается использование шрифта размером 13 и 11 для основного текста и размером 12 и 10 для приложений, примечаний, сносок и примеров соответственно.

Расстояние между боковыми линиями формы и текстом должно составлять минимум 3 мм

Абзац начинается с красной строки, минимальный отступ — 15 — 17 мм

Абзацы начинается с отступа, равного 12,5 — 17 мм

От нижней и верхней границ следует отступать не менее 10 мм

Интервал между строками — не менее 8 мм

· текст оформляют с использованием полуторного межстрочного интервала;

· допускается использование двойного межстрочного интервала.

· расстояние между заголовком и текстом при выполнении документа машинописным способом равно 3, 4 интервалам, при выполнении рукописным способом — 15 мм;

· расстояние между заголовками раздела и подраздела — 2 интервала, при выполнении рукописным способом — 8 мм.

· расстояние между заголовком и текстом, между заголовками раздела и подраздела — не менее 4 высот шрифта, которым набран основной текст. Расстояние между строками заголовков подразделов и пунктов принимают таким же, как в тексте;

· при выполнении машинописным способом интервал равен 3 или 4 интервалам, при выполнении рукописным способом — не менее 15 мм.

При переносе части таблицы на ту же или другие страницы наименование помещают только над первой частью таблицы.

Относительно копий в ГОСТ 2.105-95 заявлено, что их (здесь и далее приведены выдержки из текста):

выполняют одним из следующих способов:

типографским — в соответствии с требованиями, предъявляемыми к изданиям, изготовляемым типографским способом;
ксерокопированием — рекомендуется размножать способом двустороннего копирования;
светокопированием;
микрофильмированием;
на электронных носителях данных.

В национальном стандарте на этот счет добавлены способы изготовления электронных копий:

сканированием исходного бумажного документа;
конвертированием или трансформированием ТДЭ из одного формата в другой или из одной схемы данных в другую;
цифровым копированием.

Отдельно следует выделить установленные стандартами требования к текстовым документам, касающиеся структуры последних. Они могут состоять из:

частей с присвоенным наименованием и обозначением. За исключением первой, каждой из них присваивается порядковый номер;
книг, у которых тоже есть номера и наименования;
разделов. Обязательно проставляется номер каждого, отделенный точкой от основного названия. Точка в конце названия не используется, перенос слов не допускается. Начало каждого раздела оформляется на новом листе;
подразделов. Первая цифра обозначает принадлежность к конкретному разделу, вторая — порядковый номер конкретного подраздела.

Что касается нумерации, ЕСКД при оформлении документов позволяет сделать ее как сквозной, так и отдельной для каждого раздела.

Чего делать нельзя

Внимательно посмотрите требования ЕСКД к содержанию и оформлению документации. В документах содержится исчерпывающий список того, что нельзя употреблять в тексте. Так, недопустимо:

применять обороты разговорной речи, техницизмы, профессионализмы;
применять для одного и того же понятия различные научно-технические термины, близкие по смыслу (синонимы), иностранные слова и термины при наличии равнозначных слов и терминов в русском языке;
применять произвольные словообразования;
применять сокращения слов, кроме установленных правилами русской орфографии, соответствующими государственными стандартами, а также в данном документе;
сокращать обозначения единиц физических величин, если они употребляются без цифр, за исключением единиц физических величин в заголовках и боковиках таблиц и в расшифровках буквенных обозначений, входящих в формулы и рисунки.

Помимо этого, требования ЕСКД 2020 года запрещают:

ставить знак минус для обозначения отрицательных чисел;
перечеркивать круг в качестве обозначения диаметра;
писать математические знаки без числового сопровождения;
указывать индексы стандартов без обозначения присвоенного им регистрационного номера.

Любой элемент текста следует оформлять в соответствии с правилами, отклонение от обязательных требований не допускается.

Пример выполнения текстового документа

Открыт набор на уникальный курс повышения квалификации по управленческому учету, в котором своим опытом делятся не один, а три преподавателя-практика.

Для учеников 1-11 классов и дошкольников
Бесплатные сертификаты учителям и участникам

Пояснительная записка.

Независимо от дальнейшей профессиональной ориентации каждому обучающемуся полезно овладеть основами технологии работы с деловыми бумагами, так как любая профессиональная деятельность сопровождается созданием документов. Каждому человеку, чтобы добиться успеха в жизни и работе, необходимо прежде всего научиться общаться. Потребность в общении — неотъемлемая часть жизни человека, познания окружающего мира, других людей, самого себя. В широком понимании общение — это процесс обмена информацией, впечатлениями, выработка взаимопонимания, общего мнения.

Навыки делового общения необходимы для того, чтобы уверенно чувствовать себя в коллективе, деловом партнерстве, предпринимательской деятельности и бизнесе. Умение бесконфликтно и эффективно общаться с партнерами, действовать в соответствии с принятыми нормами, грамотно работать с письменной документацией очень важно для профессионального роста специалиста. Одним из главных каналов связи предприятий, организаций, учреждений, фирм с внешним миром является деловое письмо. С помощью писем ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между субъектами хозяйствования, в письмах излагаются претензии, выражаются просьбы, оформляются приглашения принять участие в тех или иных мероприятиях. Письма сопровождают материальные ценности, важные документы.

Несмотря на наличие современных форм связи, роль делового письма, отправляемого по почте, не снижается. Ведь деловое письмо — это документ, а более надежного и доступного носителя информации, чем бумага с текстом на ней, нет. Письмо — обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста — пересылкой по почте. В настоящее время при подготовке и изготовлении деловых писем широко используются средства компьютерной техники. По своему назначению переписка, как любая другая документация, подразделяется прежде всего на официальную и личную. Личная переписка — это переписка между физическими лицами вне сферы их служебных (официальных) отношений (дружеские, любовные и т. п. послания). Письма с пометкой "Лично", поступающие в организации на имя конкретных работников, также относятся к личной, а не официальной переписке, что определяет особый порядок обработки этих документов.

В форме писем могут создаваться не только документы, служащие для ведения переписки частного или официального характера. Термин "письмо" используется также в названиях публикаций в средствах массовой информации ("открытое письмо"), литературных и научных произведений.

Важным моментом при организации работы по подготовке и оформлению писем является наличие официально утвержденной формы письма или требований к его составу и содержанию. Так, выделяются типовые письма и письма в произвольной форме. Правила оформления и обработки деловых писем во многом определяются законодательством в области делопроизводства и связи.

Переписка является инструментом оперативного информационного обмена на различных стадиях выработки, принятия и выполнения управленческих решений, при ведении справочной и аналитической работы, при установлении деловых связей и заключении сделок. Переписка, как и любые документы, служит для закрепления и передачи информации. При этом главной для переписки считается ее коммуникативная функция. В связи с этим основным отличительным признаком переписки служит ее назначение — обеспечение информационного обмена с применением средств связи.

Основные цели курса:

дать обучающимся необходимые теоретические и практические знания для освоения работы с документами в современных организациях;

обучить навыкам эффективной коммуникации в различных условиях общения;

Данный курс нацелен также на формирование и развитие коммуникативной компетенции в деловом языке, представляющей совокупность знаний, умений, способностей, инициатив личности, необходимых для установления межличностного контакта в профессиональной, производственной и других сферах и ситуациях человеческой деятельности.

Компетенция специалиста в определенной области характеризуется не только профессиональными знаниями, навыками, умениями грамотно составлять деловые бумаги.

Задачи курса:

познакомить с правилами составления и оформления деловых бумаг, их обработки в процессе движения внутри организации (от момента получения или создания до направления адресату по назначению или передачи в дело).

закрепление и совершенствование навыков владения нормами русского литературного языка; раскрыть многообразие стилистических возможностей русского языка в разных функциональных стилях (прежде всего в официально деловой речи);

повысить общую речевую культуру;

дать представление о нормах устной и письменной деловой речи;

расширить активный словарный запас учащихся;

показать значение специальной лексики, фразеологии, используемой в официально-деловом стиле.

оформлять реквизиты; различать виды бланков, использовать разные способы расположения реквизитов в бланке.

формирование языковых, социокультурных знаний в области коммуникативной компетенции будущего специалиста (виды общения, вербальные и невербальные средства коммуникации);

повышение культуры деловой речи и уровня культуры речевого поведения в сферах устной и письменной коммуникации;

совершенствование общеучебных интеллектуальных, информационных умений и навыков в области деловой письменной речи и делового общения.

Изучение обучающимися основ делопроизводства будет способствовать развитию культуры документирования, так как поможет понять важность документа для принятия управленческих решений, оценить значение его юридической силы. Он поможет приобрести навыки цивилизованного, грамотного поведения в деловом общении, т. е. общении, осуществляемом в рамках трудовой деятельности.

Представленная программа рассчитана на 34 часа и предполагает деление курса на 2 блока: теоретический, посвященный вопросам делового общения; практический, рассматривающий правила составления и оформления деловых бумаг.

Планируемый результат: помощь в профессиональной ориентации и формирование целенаправленного стремления овладеть профессией документоведа или реализовать свои возможности как руководителя, специалиста, технического исполнителя делопроизводственной службы.

Обучающиеся будут иметь опыт:

• говорить и писать, владея навыками деловой речи;

• уметь излагать свои мысли в устной и письменной форме в деловом общении;

• уметь подобрать необходимую литературу на определенную тему.

В результате усвоения содержания курса учащиеся могут приобрести следующие общие знания, умения, навыки и овладеть способами познавательной деятельности:

• знать организацию речи в соответствии с видом и ситуацией общения, правила речевого этикета;

• усвоить нормы делового письменного и устного языка, средства создания деловой письменной и устной речи;

• следить за точностью, логичностью и выразительностью речи;

• определять цель и понимать ситуацию общения.

Учебно-тематический план.

Официально- деловой стиль как язык документов. Жанры деловой речи.

Язык деловых бумаг. Культура речи и языка в деловом общении.

Трафарет. Анкета. Таблица.

Деловая (официальная пере писка). Язык деловой пере писки.

Деловые письма. Виды и структура деловых писем. Составление и оформление документов.

Частные деловые письма. Виды и структура. Составление и оформление документов.

Одной из форм делового общения является деловая письменная речь, служащая для фиксации управленческой, деловой и служебной информации. Данная информация излагается в документах. Документом принято называть материальный объект с зафиксированной в нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования[Введенская и др.]. Документ составляется и оформляется в соответствии с особенностями официально-делового стиля.

Все типы деловых документов характеризуются прежде всего унификацией и стандартизацией. Унификациядокументов означает регламентацию видов документов, приведение к единообразию их формы, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению. Унификация обеспечивается системой стандартных языковых моделей, языковых клише. Стандартизация официальных документов – это установление в государственном масштабе оптимальных правил по разработке и оформлению документов, которые принимаются в установленном порядке для всеобщего и многократного применения в делопроизводстве. Разработанные единые правила и требования к содержанию, построению и оформлению документов излагаются в нормативных актах – государственных (ГОСТ), отраслевых (ОСТ) стандартах, а также стандартах предприятий и учреждений (СТП). Выполнение правил и требований обеспечивает:

1) юридическую силу документов;

2) оперативное и качественное их исполнение;

3) организацию быстрого поиска документов;

4) осуществление компьютерной обработки деловых бумаг для сокращения затрат.

С точки зрения стиля изложения информации документы должны соответствовать четырем основным требованиям: точности, достоверности, полноты и лаконизма.

Поскольку текст документа должен обеспечивать однозначность прочтения, его язык не допускает возможности различного толкования фактов. Ясность и недвусмысленность языка достигается предметной и коммуникативной точностью. Предметная точность– это точность факта, строгое соответствие обозначаемому. Она достигается точностью словоупотребления, использованием слов в соответствии с их лексическим значением, с учетом их многозначности. Под коммуникативной точностью подразумевается точность реализации замысла автора документа. При нарушении предметной и коммуникативной точности содержание документа воспринимается с трудом или может быть неверно истолковано.

Требование полнотыпредполагает наличие в документе информации, достаточной для принятия обоснованного решения. При недостаточности информации возникает необходимость запрашивать дополнительные сведения, что приводит к затратам времени на неоправданную переписку.

Для облегчения восприятия документа важно соблюдать требование лаконизма, то есть стремиться передавать информацию в максимально краткой (возможной для данной речевой ситуации) форме. Это требование должно сочетаться с требованием полноты информации. Лаконизм достигается предельной четкостью выражения мысли. Установлено, что оптимально официальный документ не должен превышать объем одной-двух страниц.

Особое значение при составлении документов имеют реквизиты. Эффективность письменного делового общения напрямую зависит от того, насколько правильно и точно они оформлены. Ошибки в оформлении реквизитов лишают документ юридической силы. Реквизит – это обязательный информационный элемент документа, который располагается в строго определенном месте бланка или листа документа. В зависимости от вида и содержания документа количество реквизитов бывает различным. Полный перечень реквизитов состоит из 31 пункта. Для оформления документа какого-то определенного вида необходимы не все реквизиты. Перечень реквизитов конкретного документа и порядок их расположения определяется Стандартом.

Рассмотрим особенности обязательных и некоторых наиболее часто встречающихся реквизитов.

1) Адресат.Этот реквизит располагается в правом верхнем углу листа документа.Документ может быть адресован в организацию или конкретному должностному лицу. В первом случае должностное лицо не упоминается, а наименование организации пишется в именительном падеже. Например:

Министерство науки и образования Российской Федерации

Управление по работе с иностранными учащимися

Если же документ адресуется не только в определенную организацию, но и конкретному лицу, то название организации пишется в именительном падеже, а название должности и фамилия адресата – в дательном:

Министерство науки и образования Российской Федерации

Управление по работе с иностранными учащимися

Начальнику Управления Н.П. Голубеву

Если документ адресован лицу с указанием должности, то наименование организации входит в состав наименования должности, и название организации отдельно не указывается:

Ректору Российского университета дружбы народов

проф. В.М. Филиппову

Если адресат документа – частное лицо, то вначале указывается почтовый адрес, затем фамилия и инициалы получателя.

2) Наименование вида документа.Данный реквизит печатается прописными буквами и располагается в центре страницы. Например:

3) Заголовок к текстуотражает краткое содержание документа и согласуется с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы:

о чем (о ком), например:

о создании аттестационной комиссии

- чего (кого), например:

4) Текстдокумента оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей: в первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы – распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения; справки, докладные записки – оценку фактов, выводы). В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации – автора документа, дату составления документа, регистрационный номер, заголовок к тексту.

5) Подпись.В состав этого реквизита входят наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Наименование должности располагается слева, подпись и ее расшифровка – на том же уровне справа. Поскольку деловые письма пишутся на бланках учреждений, название учреждения в подписи не указывается. Например:

Ректор Университета (личная подпись) В.М. Филиппов

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей:

Директор фабрики (личная подпись) Е. А. Коваленко

Главный бухгалтер (личная подпись) К. С. Зотов

При подписании документа несколькими лицами одного ранга их подписи располагают на одном уровне, например:

Директор фабрики Директор магазина

(личная подпись) (личная подпись)

В.С. Долгих Г.Н. Дронов

6) Дата. Дата, наряду с подписью, является важнейшим реквизитом любого документа, придающим ему юридическую силу. Дата должна быть расположена слева, на уровне несколько ниже подписи (под указанием должности лица, подписавшего документ). Датой документа является дата его подписания, утверждения. Дата оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами. Например, 1 сентября 2014 года следует написать так: 01.09.2014. Допускается и словесно-цифровой способ оформления даты, например: 01 сентября 2014 г.

7) Печатьнеобходима в ряде специальных документов, связанных с финансовыми операциями, а также иных, предусмотренных действующим законодательством. Круглой или гербовой печатью заверяется подпись ответственного лица.

1) юридическую силу документов;

2) оперативное и качественное их исполнение;

3) организацию быстрого поиска документов;

4) осуществление компьютерной обработки деловых бумаг для сокращения затрат.

Рассмотрим особенности обязательных и некоторых наиболее часто встречающихся реквизитов.

Министерство науки и образования Российской Федерации

Управление по работе с иностранными учащимися

Министерство науки и образования Российской Федерации

Управление по работе с иностранными учащимися

Начальнику Управления Н.П. Голубеву

Ректору Российского университета дружбы народов

проф. В.М. Филиппову

о чем (о ком), например:

о создании аттестационной комиссии

- чего (кого), например:

4) Текстдокумента оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

Ректор Университета (личная подпись) В.М. Филиппов

Директор фабрики (личная подпись) Е. А. Коваленко

Главный бухгалтер (личная подпись) К. С. Зотов

При подписании документа несколькими лицами одного ранга их подписи располагают на одном уровне, например:

Директор фабрики Директор магазина

(личная подпись) (личная подпись)

В.С. Долгих Г.Н. Дронов

Конспект урока "СОЗДАНИЕ ДЕЛОВЫХ ТЕКСТОВЫХ ДОКУМЕНТОВ в Word 2010" поможет учащимся получить представление о создании деловых текстовых документов в офисном пакете Microsoft Office в Word. Научит правильному созданию деловых текстовых документов таких как: приглашение, заявление, рекламное письмо, докладная записка, акт, протокол, справка, визитка.

Вложение	Размер
Конспект урока Деловые документы	2.36 МБ

Предварительный просмотр:

По теме: методические разработки, презентации и конспекты

Создание таблицы в текстовом редакторе Microsoft Word 2010 и её редактирование с помощью вкладки "Макет".

Работа включает в себя план урока, презентацию и заготовку к лекции по данной теме.

Тест для текущего контроля по теме текстовый редактор Microsoft Word 2010

Данный тест предназначен для текущего контроля усвоения знаний полученных в ходе рассмотрения темы "Работы в текстовом редакторе Microsoft Word 2010".

Конспект кружкового занятия по теме "Форматирование текста в текстовом редакторе Word"

Конспект занятия кружка "Юный информатик" (5 класс) по теме "Форматирование текста в текстовом редакторе Word".

Текстовый редактор Word. Конспект практических занятий по курсу "Компьютерные технологии в прикладных областях".

Учебное пособие ориентировано на начинающих пользователей персонального компьютера. Оно содержит большой объем практических заданий при минимуме теории. В каждом задании вписаны "цепочки" команд меню.

Создаем открытку в текстовом редакторе Microsoft Word 2010.

Пошаговый алгоритм создания поздравительной открытки в текстовом редакторе. Подходит для учащихся 4-6 классов.

Презентация на тему "Текстовый процессор MS WORD 2010"

Данная презентация формирует понятие текствогово процессора и технологией работы в нем.

Читайте также: