Технология разработки электронных унифицированных документов конспект
Обновлено: 05.07.2024
Унификация – это приведения каких-либо объектов (в том числе документов) к единой системе, форме, единообразию и сокращение исходного множества этих объектов (например, форм или видов документов, их показателей и реквизитов). Унификация приводит к установлению рационального (на какое-то достаточно продолжительное время) единообразия в любой области деятельности, в том числе и в документировании.
При унификации сокращение количества видов и форм документов достигается за счет изъятия из документных цепочек, сложившихся в системе документации, лишних и дублирующих документов. Унификация позволяет улучшить качество документов, т.к. содержание унифицированной формы документов включает оптимальное количество сопоставимых показателей, необходимых реквизитов. Такая форма рациональна по расположению реквизитов, предусматривает удобные способы заполнения и составления.
Использование в практике управления унифицированных форм дает значительный эффект в результате снижения затрат на составление, изготовление, оформление документов, их передачу и обработку. Все это позволяет ускорить прохождение документов в организации, оптимизировать документооборот. Совершенствование содержания документов позволяет улучшить его качество, оптимизировать управленческие задачи за счет получения необходимой и достаточной информации.
Стандартизация – деятельность по установлению и применению правил и характеристик в целях их добровольного и многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сферах производства и обращения продукции и повышения конкурентоспобности продукции, работ или услуг.
В Российской Федерации разработана национальная система стандартизации, определяющая порядок разработки и использования стандартов и объединяющая все государственные стандарты, действующие на территории России. Законом установлен статус стандарта, принципы стандартизации, виды документов по стандартизации и принципы их применения. Принципиальное отличие современных стандартов состоит в их рекомендательном характере – стандарты применяются на добровольной основе. В соответствии с законом установлены следующие категории документов в области стандартизации:
- правила стандартизации, нормы и рекомендации в области стандартизации;
- общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
В числе национальных стандартов действует целый ряд стандартов, устанавливающих правила оформления документов.
Одна из целей стандартизации – это достижение технической и информационной совместимости, поэтому стандарты в РФ затрагивают не только бумажные документы, но и создание и эксплуатацию компьютерных систем и технологий.
Стандартизация проводится не только на национальном, но и на международном уровне. Широкое распространение в мире получили стандарты ИСО (Международной организации по стандартизации), которая является федерацией национальных органов стандартизации. Разработкой стандартов в ИСО заняты Технические комитеты (ТК). Стандарты на документы и информацию в области управления, торговли и промышленности разрабатывает ТК 154, в области банковского дела – ТК 68, воспроизведения документов – ТК 171. Разработаны международные стандарты на требования к конвертам, написание адреса, размеры форматов бумаги, бланки писем, правила печати текстов, проставление дат и др. Вместе с тем ТК 154 занимается и стандартизацией информационных элементов, включаемых в документы. Например, ИСО созданы рекомендации по разработке, внедрению и использованию стандартов на представление данных, обрабатываемых с помощью ЭВМ. Эти стандарты используются для обмена информацией между различными организациями, участвующими в торговле, при условии обмена информацией с помощью новых компьютерных технологий. Таким образом, в международном масштабе стандартизация технических и конструкционных параметров документов и стандартизация их информационных элементов являются одним из аспектов управления документами.
Унификация документов.
Общие положения об унификации документов содержатся в Государственной системе документационного обеспечения управления (ГСДОУ). В частности ГСДОУ определяет цели унификации документов и устанавливает ее основные направления.
Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций и задач. Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости при автоматизированной обработке.
Работа по унификации включает:
- разработку, внедрение и ведение унифицированных систем документации (УСД);
- разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД;ECL$
- разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли.
УСДECL представляет есобой комплекс взаимоувязанных:
- унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах экономической деятельности;
- средств их ведения;
- нормативных и методических документов по их разработке, ведению и применению.
Таким образом, если система документации формируется исходя из потребностей документирования той или иной деятельности, то унифицированная система документации является результатом проведения унификации документов этой системы. В состав УСД входят государственный стандарт, унифицированные формы документов, методические указания по их применению.
Использование в практике управления унифицированных форм дает значительный эффект в результате снижения затрат на составление, изготовление, оформление документов, их передачу и обработку. Это позволяет ускорить прохождение документов в организации, оптимизировать документооборот. Совершенствование содержания документов позволяет улучшить его качество, оптимизировать управленческие задачи за счет получения необходимой и достаточной информации.
В настоящее время разработано девять УСД:
1. УСОРД – Унифицированная система организационно-распорядительной документации.
2. УСПУД – Унифицированная система первичной учетной документации.
3. УСБД – Унифицированная система банковской документации.
4. УСФДБ – Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций.
5. УСОСД – Унифицированная система отчетно-статистической документации.
6. УСУОБД – Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий.
7. УСДТ – Унифицированная система документации по труду.
8. УСДПФ – Унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации.
9. УСВД – Унифицированная система внешнеторговой документации.
Ответственность за разработку и ведение УСД несут соответствующие министерства и ведомства:
- Госкомстат России (УСПУД, УСОСД);
- Банк России (УСБД);
- Минфин России (УСФДБ, УСУОБД, УСДТ);
- Пенсионный фонд России (УСДПФ);
- Минэкономразвития России (УСВД).
Унифицированные формы документов, составляющие УСД, после их государственной регистрации включаются в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД).
Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД), хотя и входит в число действующих УСД, фактически не применяется в деятельности организации, поскольку первая очередь УСОРД, утвержденная Главархивом СССР 18.03.1979, в настоящее время в значительной своей части устарела, вторая очередь УСОРД, утвержденная Росархивом в 1993 г., не была опубликована.
Поскольку унифицированные формы документов, входящие в состав УСД, составляют лишь часть документации организаций, для упорядочения документов, не вошедших в УСД, но применяемых в деятельности, организации должны сами проводить работу по унификации форм документов. Результаты этой работы фиксируются в Табеле и Альбоме форм документов, применяемых в деятельности организаций.
Читайте также: