Оформление текстовых документов конспект

Обновлено: 07.07.2024

Фрагмент – произвольное количество следующих друг за другом символов текста: один или несколько символов, слово, строка, предложение, абзац или даже весь документ.

Форматирование текста – процесс его оформления.

Основная литература:

1. Босова Л. Л. Информатика: 7 класс. // Босова Л. Л., Босова А. Ю. – М.: БИНОМ, 2017. – 226 с.

Дополнительная литература:

Босова Л. Л. Информатика: 7–9 классы. Методическое пособие. // Босова Л. Л., Босова А. Ю., Анатольев А. В., Аквилянов Н.А. – М.: БИНОМ, 2019. – 512 с.
Босова Л. Л. Информатика. Рабочая тетрадь для 7 класса. Ч 1. // Босова Л. Л., Босова А. Ю. – М.: БИНОМ, 2019. – 160 с.
Босова Л. Л. Информатика. Рабочая тетрадь для 7 класса. Ч 2. // Босова Л. Л., Босова А. Ю. – М.: БИНОМ, 2019. – 160 с.
Гейн А. Г. Информатика: 7 класс. // Гейн А. Г., Юнерман Н. А., Гейн А.А. – М.: Просвещение, 2012. – 198 с.

Теоретический материал для самостоятельного изучения

Текстовый документ – это информация, которую можно представить на бумажном, электронном или другом носителе в текстовой форме. Существуют разные виды текстовых документов: это статьи, рассказы, объявления, инструкции, ведомости, стихи и другие. Сегодня на уроке мы научимся создавать текстовые документы, а также оформлять его, редактировать, если это необходимо, дополнять чем – либо.

При вводе текста нужно выполнять следующие правила:

не следить за концом строки: курсор автоматически переходит на следующую строку;
для того, чтобы начать новый абзац, нужно нажать на клавишу Enter;
там, где нужно, использовать прописные буквы;
соседние слова отделяются пробелом один раз;
знаки препинания писать слитно с предшествующим словом и отделять пробелом от следующего слова;
кавычки и скобки пишутся слитно с соответствующими словами;
тире обособляется пробелами с двух сторон;
дефис пишется слитно с соединяемым им словом.

Лишний символ, пропущенный символ и неверный символ. Все эти ошибки можно устранить. Например, чтобы вставить пропущенный символ, можно установить курсор на месте вставки символа и нажать на нужный символ.

При редактировании текст можно просматривать несколькими способами: с помощью полос прокрутки, специальных комбинаций клавиш, а также с помощью функции проверки правописания.

Текстовый редактор всегда находится в одном из двух режимов – вставки или замены. Чтобы их переключить, используется клавиша Insert.

Выполнять редактирование можно не только со всем текстом, но и с отдельными его фрагментами, например, символов, строк, предложений, слов, абзацев. Чтобы выполнять какие–либо действия с фрагментом текста, его нужно выделить.

Выделенный фрагмент можно:

удалить из текста,
вырезать, то есть поместить в специальный раздел памяти, называемый буфером обмена,
копировать в буфер обмена,
вставить из буфера обмена.

Выполнить все перечисленные действия можно и с помощью кнопок панели инструментов: вырезать, копировать, вставить.

Просматривая различную литературу, можно заметить, что текст оформлен по-разному. Процесс оформления текста называется форматированием. Основная цель форматирования – сделать восприятие готового документа простым и приятным для читателя. Делается это, в первую очередь, за счёт одинакового оформления однотипных структурных элементов текста.

К способам форматирования относятся: прямое форматирование и стилевое форматирование.

При прямом форматировании текста применяют такие действия, как выбор вида шрифта, его размер, начертание, цвет.

К основным свойства абзаца относятся: выравнивание, междустрочный интервал, интервалы до и после абзаца, отступы слева и справа, красную строку.

При работе с большими текстами используют, как правило, стилевое форматирование. Смысл этой операции заключается в том, чтобы придать структурным элементам текста, например заголовкам, одинаковый набор параметров форматирования: шрифт, его начертание, размер, междустрочный интервал и так далее.

Приёмы форматирования можно применить и к страницам, предназначенным для печати на принтере. Здесь роль играет ориентация страниц: альбомная или книжная, поля: верхнее, нижнее, левое, правое, размещение номера страницы или колонтитула.

К преимуществам стилевого форматирования относятся: экономия времени, единообразие в оформлении текстового документа, быстрое изменение вида отдельных элементов во всём документе.

Как правило, текстовая информация воспринимается лучше, если она визуализирована, то есть, снабжена иллюстрациями, списками, таблицами и прочее. Современные текстовые процессоры позволяют включать в текст различные графические изображения. Сделать это можно несколькими способами: вставить изображения из файла, из коллекции Microsoft Office, из коллекции встроенных схем и диаграмм, а также создать из векторных примитивов. Изображения в документе также можно редактировать.

Все возможные перечни в документах оформляются с помощью списков. Списки могут быть нумерованными и маркированными. Элементы нумерованного списка обозначаются с помощью чисел или букв.

Элементы маркированного списка обозначаются с помощью значков-маркеров.

По своей структуре списки могут быть одноуровневыми и многоуровневыми.

Для описания ряда объектов, обладающих одинаковыми наборами свойств, часто используют таблицы, состоящие из столбцов и строк. Каждая таблица имеет общий заголовок, верхний и боковой заголовки, а на пересечении столбцов и строк образуются ячейки. Ячейки таблицы могут состоять из слов, картинок, чисел.

Итак, сегодня мы узнали, как создавать текст, какие операции можно с текстом выполнять. Познакомились с понятием визуализация информации в текстовых документах.

Материал для углубленного изучения темы.

Руки солиста ‑ это клавиатурный тренажер для школьников средних классов. Он разработан для выработки навыков слепого десятипальцевого метода набора на клавиатуре. Тренажер разработан по методике В. В. Шахиджаняна и применяется на уроках информатики в школах России.

Программа включает 3 курса обучения слепой печати ‑ для 7, 8, 9 классов. Есть многопользовательский режим, что позволяет использовать программу в классах для обучения (в школах и высших учебных заведениях). Программа позволит обучиться слепой печати за 3 учебных года (в программе 100 упражнений разделенных на 3 части), но, при желании, процесс обучения можно ускорить.

Программа является бесплатной, легко скачивается на компьютер. Далее её нужно установить. Устанавливается клавиатурный тренажёр также легко, нужно лишь следовать за установщиком.

Далее на рабочем столе появляются значки:

Открываем любой файл и видим:

Вводим свои данные с указанием класса и курса. Если вы ранее создали пользователя, то после запуска программы вам будет показано это окно.

Здесь можно:

Возможности настроек:

Выбор размера шрифта (средний и мелкий).
Включение метронома и настройка его частоты.
Отключение раскраски зон клавиатуры, расстановки пальцев и показ следующей клавиши.

После того как выбрали нужное задание - предстоит прочитать вступительный текст.
Вступительный текст состоит из методических указаний (правильная посадка, расстановка пальцев, правила слепого десятипальцевого метода), содержания задания и советов, которые помогут стать волевым, целеустремленным, активным, умеющим добиваться поставленной цели.

В окне выполнения занятия можно увидеть:

Фразы известных людей (будут полезны для самомотивации и общего развития).
Панель управления (здесь можно закончить выполнение задания, начать задание заново и включить/отключить метроном).
Окна с набираемым и набранным текстом.
Справа расположена шкала прогресса.
Ошибки: допущено ошибок и лимит ошибок в задании.
Время выполнения задания.
Ритмичность показана на шкале и в цифрах.

В окне вывода результатов помогут бороться с ошибками, покажут результаты, и похвалят, либо немножко поругают.

№1. Тип задания: Ввод с клавиатуры пропущенных элементов в тексте.

Три учительницы: Инга Петрова, Татьяна Михайлова, Светлана Андреева преподают: ботанику, музыку и черчение в школах Москвы, Ужгорода и Твери. Известно что: Инга Петрова работает не в Москве, а Татьяна Михайлова не в Ужгороде; та, которая живет в Москве, преподает не черчение; работающая в Ужгороде учитель ботаники; Татьяна Михайлова преподает не музыку; кто в каком городе живет, какой предмет преподает?

Общие требования к текстовым документам ГОСТ 2.105-95 и ГОСТ Р 2.105-2019 — это свод правил, призванный стандартизировать форму заполнения конструкторской документации. Они содержат нормы, которым должны подчиняться структура и состав текстов в сфере строительства, приборостроения и машиностроения.

Общие моменты

С 1 июля 2020 года вступит в силу приказ Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 29.04.2019 № 175-ст, которым предусмотрено два нововведения:

ГОСТ 2.105-95 утрачивает силу в качестве национального стандарта, но сохраняет действие в качестве межгосударственного;
ГОСТ Р 2.105-2019 признают национальным.

Дополнительно в этой сфере приняты:

На практике при выполнении работы применяются те стандарты, которые выставляет заказчик, поскольку требования ЕСКД (единых систем конструкторской документации) и в целом ГОСТы в РФ считаются добровольными. Если документация оформляется для российского рынка, используйте правила оформления из национального свода. Если вы готовите бумаги для партнеров из ЕАЭС, стоит продолжать работу по ГОСТ 2.105-95. В ситуациях, когда документами пользуются компании и из России, и из других стран, укажите наименование стандарта, который использован при их подготовке.

Способы оформления

Разрешается заполнять документацию:

машинописным способом в соответствии с ГОСТ 13.1.002-2003. Межгосударственный стандарт. Репрография. Микрография. Документы для микрофильмирования. Общие требования и нормы (введен в действие Постановлением Госстандарта России от 26.02.2004 № 63-ст);
рукописным методом, используя положения ГОСТ 2.304-81. Межгосударственный стандарт. Единая система конструкторской документации. Шрифты чертежные (утв. Постановлением Госстандарта СССР от 28.03.1981 № 1562);
применяя ЭВМ, согласно ГОСТ 2.004-88. Межгосударственный стандарт. Единая система конструкторской документации. Общие требования к выполнению конструкторских и технологических документов на печатающих и графических устройствах вывода ЭВМ (утв. Постановлением Госстандарта СССР от 28.11.1988 № 3843);
на электронных носителях информации.

Дополнительно в новом национальном стандарте предусмотрены правила подготовки текстовых документов электронных (ТДЭ). Их допускается готовить с использованием стандартизованных информационных моделей программ. Данные либо самостоятельно набираются, либо автоматически генерируются с помощью специализированных программных средств из заранее подготовленных фрагментов.

Техническое оформление: общие требования

Формулировки основных правил ГОСТ оформления текстовых документов несколько отличаются в зависимости от того, как утвержден стандарт. Таблица покажет, в чем разница и сходство редакций:

Межгосударственный стандарт ГОСТ 2.105-95

Национальный стандарт ГОСТ Р 2.105-2019

Высота символов — не менее 2,5 мм

· шрифт Times New Roman или Arial размером 14 для основного текста и размером 12 для приложений, примечаний, сносок и примеров;

· допускается использование шрифта размером 13 и 11 для основного текста и размером 12 и 10 для приложений, примечаний, сносок и примеров соответственно.

Расстояние между боковыми линиями формы и текстом должно составлять минимум 3 мм

Абзац начинается с красной строки, минимальный отступ — 15 — 17 мм

Абзацы начинается с отступа, равного 12,5 — 17 мм

От нижней и верхней границ следует отступать не менее 10 мм

Интервал между строками — не менее 8 мм

· текст оформляют с использованием полуторного межстрочного интервала;

· допускается использование двойного межстрочного интервала.

· расстояние между заголовком и текстом при выполнении документа машинописным способом равно 3, 4 интервалам, при выполнении рукописным способом — 15 мм;

· расстояние между заголовками раздела и подраздела — 2 интервала, при выполнении рукописным способом — 8 мм.

· расстояние между заголовком и текстом, между заголовками раздела и подраздела — не менее 4 высот шрифта, которым набран основной текст. Расстояние между строками заголовков подразделов и пунктов принимают таким же, как в тексте;

· при выполнении машинописным способом интервал равен 3 или 4 интервалам, при выполнении рукописным способом — не менее 15 мм.

При переносе части таблицы на ту же или другие страницы наименование помещают только над первой частью таблицы.

Относительно копий в ГОСТ 2.105-95 заявлено, что их (здесь и далее приведены выдержки из текста):

выполняют одним из следующих способов:

типографским — в соответствии с требованиями, предъявляемыми к изданиям, изготовляемым типографским способом;
ксерокопированием — рекомендуется размножать способом двустороннего копирования;
светокопированием;
микрофильмированием;
на электронных носителях данных.

В национальном стандарте на этот счет добавлены способы изготовления электронных копий:

сканированием исходного бумажного документа;
конвертированием или трансформированием ТДЭ из одного формата в другой или из одной схемы данных в другую;
цифровым копированием.

Отдельно следует выделить установленные стандартами требования к текстовым документам, касающиеся структуры последних. Они могут состоять из:

частей с присвоенным наименованием и обозначением. За исключением первой, каждой из них присваивается порядковый номер;
книг, у которых тоже есть номера и наименования;
разделов. Обязательно проставляется номер каждого, отделенный точкой от основного названия. Точка в конце названия не используется, перенос слов не допускается. Начало каждого раздела оформляется на новом листе;
подразделов. Первая цифра обозначает принадлежность к конкретному разделу, вторая — порядковый номер конкретного подраздела.

Что касается нумерации, ЕСКД при оформлении документов позволяет сделать ее как сквозной, так и отдельной для каждого раздела.

Чего делать нельзя

Внимательно посмотрите требования ЕСКД к содержанию и оформлению документации. В документах содержится исчерпывающий список того, что нельзя употреблять в тексте. Так, недопустимо:

применять обороты разговорной речи, техницизмы, профессионализмы;
применять для одного и того же понятия различные научно-технические термины, близкие по смыслу (синонимы), иностранные слова и термины при наличии равнозначных слов и терминов в русском языке;
применять произвольные словообразования;
применять сокращения слов, кроме установленных правилами русской орфографии, соответствующими государственными стандартами, а также в данном документе;
сокращать обозначения единиц физических величин, если они употребляются без цифр, за исключением единиц физических величин в заголовках и боковиках таблиц и в расшифровках буквенных обозначений, входящих в формулы и рисунки.

Помимо этого, требования ЕСКД 2020 года запрещают:

ставить знак минус для обозначения отрицательных чисел;
перечеркивать круг в качестве обозначения диаметра;
писать математические знаки без числового сопровождения;
указывать индексы стандартов без обозначения присвоенного им регистрационного номера.

Любой элемент текста следует оформлять в соответствии с правилами, отклонение от обязательных требований не допускается.

Пример выполнения текстового документа

Открыт набор на уникальный курс повышения квалификации по управленческому учету, в котором своим опытом делятся не один, а три преподавателя-практика.

Содержание

Основные сведения о требованиях к оформлению текстовых документов
Варианты заполнения документов
Общие требования к техническому оформлению
Требования ЕСКД относительно недопустимых элементов текста
Пример оформления текстового документа
Ответы на часто задаваемые вопросы
Типичные ошибки

Специализированная документация, используемая, например, в сфере строительства, должна быть составлена с учетом норм, установленных ГОСТом. ГОСТ – это набор правил составления текстовых документов, связанных с его структурой, способом написания и содержанием.

Основные сведения о требованиях к оформлению текстовых документов

В отношении национального стандарта прекращает свое действие ГОСТ 2.105-95. Однако при составлении межгосударственных документов правила остаются обязательными для применения.

Начиная с 2020 года национальными нормативами написания специализированной документации считаются правила, утвержденные ГОСТом Р 2.105-2019. Кроме двух основных новшеств, было принято решение о введении дополнительных коррективов.

Важно! Соблюдение норм, описанных ГОСТами, на территории РФ является добровольным условием. Именно поэтому, зачастую техническая документация составляется с учетом требований заказчика. Единая система конструкторской документации используется крайне редко.

Составляя специализированные бумаги, эксперты, рекомендуют соблюдать несколько не сложных правил.

Для оформления документации, предназначенной для сотрудничества с российскими компаниями, лучше всего применять нормы, описанные в межгосударственном стандарте.
Если фирма работает только с зарубежными организациями, то специализированную документацию рекомендуется составлять с учетом национального ГОСТа.
Бывает и так, что бизнесмен работает, как на российском рынке, так и сотрудничает со странами ЕАЭС. В таком случае, эксперты рекомендуют каждый раз отображать наименование стандартизированных норм на этапе подготовки к составлению документации.

Варианты заполнения документов

Специализированная документация может быть составлена несколькими методами:

при помощи печатной машинки;
от руки;
на компьютере;
в электронном виде.

В первом случае, составляя документы, рекомендуется придерживаться нормативам, закрепленным в ГОСТе 13.1.002-2003. Если бумаги заполняются от руки, то можно использовать ГОСТ 2.304-81, а документы, составленные при помощи компьютерной техники, должны соответствовать нормам, содержащимся в ГОСТ 2.004-88. Компании имеют право представлять готовую документацию, как в бумажном, так и в электронном виде.

Важно! Росстандарт разрешил создавать бумаги при помощи специализированных программ. При этом, конкретная информация может быть введена ответственным сотрудником, либо сгенерирована в автоматическом режиме.

Общие требования к техническому оформлению

Межгосудасрвтенные и национальные стандарты значительно отличаются друг от друга. Чтобы понять, в чем разница между нормативами, рекомендуется ознакомиться особенностями каждого из них.

Стандарт, используемый при составлении документации	Значение стандарта, используемого при составлении межгосударственной документации	Значение стандарта, используемого при составлении национальной документации
Шрифт	Times New Roman или Arial
Размер шрифта	11, 13, 14 (10, 12 для приложений)
Высота символов	2,5 мм
Боковой колонтитул	3 мм
Красная строка	15 – 17 мм	12,5 – 17 мм
Нижний и верхний колонтитул	10 мм
Междустрочный интервал	8 мм	Полуторный или двойной
Интервал между заголовками, подзаголовками и основным текстом	3 – 4 интервалов	4 высоты шрифта основного текста
Интервал между заголовками, подзаголовками и основным текстом, если документ составляется от руки	15 мм
Интервал между разделом и подразделом	двойной	Равный значению интервала, используемого в основном тексте
Интервал между разделом и подразделом при составлении документа от руки	8 мм	15 мм

Важно! Гост разрешает выполнять копии технической документации.

Подготовить второй вариант бумаги можно при помощи использования:

электрографической техники;
ксерокса;
светокопировального устройства;
аппарата для микрофильмирования;
сканера (при необходимости использования электронного варианта бумаги).

Национальный ГОСТ разрешает дополнительные методы создания электронной копии бумаги. К ним относят конвертирование или трансформирование, а также цифровое дублирование. Нужно отметить несколько правил, которые касаются оформления электронных дублей технической документации. Они могут состоять из нескольких частей, книг, разделов или же подразделов.

В первом случае, каждой части в обязательном порядке присваивается наименование. Но начальная может быть обозначена просто номером.
Каждая книга должна быть пронумерована и иметь собственное название.
Разделы, так же, нумеруются. Наименование и цифровое обозначение должно быть разделено точкой. Запрещено ставить точку в конце названия и переносить слова.
Нужно отметить, что каждый новый раздел обязательно начинать с другой страницы, а наименование и порядковый номер отражать в верхней части листа.
Все подразделы должны иметь порядковые номера. Они присваиваются в зависимости от раздела, к которому относятся. Например, первый подраздел третьего раздела обозначается как 3.1, где 3 – это порядковый номер раздела, а 1 подраздела.

Требования ЕСКД относительно недопустимых элементов текста

При составлении документации с учетом правил ЕСКД, нужно обратить внимание на некоторые аспекты, которые запрещены для использования в тексте. К ним относятся:

применение разговорных оборотов, а также злоупотреблять техническими и профессиональными терминами;
при использовании одного термина несколько раз, отражать его в документе разными синонимами, дублировать иностранными понятиями и латинской аббревиатурой;
сокращать слова в произвольном порядке;
сокращать наименование единиц измерения, при отображении их в документе без конкретного значения (то есть, без цифр).

В соответствии с нормами ЕСКД, установленными ГОСТом, при составлении специализированной документации нельзя:

проставлять мину при написании отрицательного числового значения;
обозначать диаметр зачеркнутым кругом;
использовать арифметические знаки (плюс, минус, умножить, разделить, равно), если их применением производится в тексте без чисел.

То есть, если при составлении технической документации, ответственное лицо желает обозначить равнозначность каких то моментов, то знак равно использовать запрещено. А если, документ содержит вычисления, то в таком случае применение любых арифметических значений полностью разрешено.

Пример оформления текстового документа

В качестве примера рассмотрим составление технического документа по межгосудасрвтенным стандартам.

Внутренней рамкой листа называют границы страницы. Расстояние от нее до текста должно составлять 5 мм, а до наименования раздела 15 мм.
Далее нумеруем раздел и присваиваем ему название. Точка между наименованием и число не ставится.
Основной текст начинается с красной строки 15 – 17 мм от границы страницы.
Каждый новый раздел начинаем с другой страницы. Подразделы можно продолжать после основного текста с использованием двойного интервала.
Прописываем наименование подраздела, начиная с нумерации. Заголовок отражается с заглавной буквы, точка в конце не проставляется.
Основной текст подраздела начинаем через 15 мм от его наименования. Используем 8 мм междустрочный интервал.
Пункты текста подраздела нумеруем, начиная с обозначения подраздела. Наименование можно не присваивать.
Перечисления внутри пунктов, подпунктов можно отражать порядковой нумерацией или строчной буквой со скобкой.
Основной текст после перечисления начинаем через 15 мм.
Нижний и верхний колонтитул не может быть меньше 10 мм.

Таким образом, любая техническая документация может быть составлена с учетом ГОСТов. Однако российское законодательство разрешает использовать требования заказчика. И если он не желает стандартизировать документацию, то придерживаться ГОСТу не обязательно.

Пример составления технической документации

Ответы на часто задаваемые вопросы

В процессе составления технической документации могут возникать вопросы, которые связаны с использованием стандартов.

Вопрос 2. Если мы работаем и с компаниями стран ЕАЭС и с российскими фирмами, при составлении технической документации какие стандарты нам рекомендовано использовать.

Ответ 2. Требования к составу, структуре и содержанию документа может предъявлять заказчик. Использование стандартизированных норм не обязательно. Но при их применении нужно учитывать все правила. Например, для межгосударственной документации применяется ГОСТ 2.105-95, а для составления национальных бумаг – ГОСТ Р 2.105-2019. Если компания сотрудничает и с зарубежными фирмами и с российскими, то при формировании документации на первом этапе обязательно указанием используемого стандарта.

Типичные ошибки

В процессе составления специализированной документации могут возникать ошибки, допущение которых может привести к спорам между сторонами. Если разногласия дойдут до суда, то судебный орган признает факт нарушения требований к формированию технической документации, а составитель может понести материальную ответственность.

Решение 1. Во-первых, при составлении технической документации межгосударственного назначения используются стандарты ГОСТа 2.105-95. Во-вторых, размер шрифта основного текста должен быть больше, чем размер шрифта приложения. Допускаются одинаковые значения.

Решение 2. Согласно стандартизированным нормам формирования специализированной документации, бумаги могут быть составлены при помощи компьютерной техники, печатной машинки и от руки. Однако запрещено сочетать несколько вариантов одновременно.

Ошибка 3. Проектная документация на строительство жилого комплекса представлена в трех книгах. Каждый том пронумерован и имеет название. Однако основной текст одной книги был набран шрифтом Times New Roman размером 11, а две другие Arial размером 14.

Решение 3. Если книги сформированы в рамках одного документа, то они должны составляться с применением одинаковых правил. То есть, если первая книга имеет шрифт Times New Roman размером 11, то и текст двух других должен набираться одиннадцатым шрифтом Times New Roman.

ГОСТ по текстовым документам — перечень правил к оформлению различного вида бумаг подтвержденный на законодательном уровне. Соблюдение установленных требований позволит правильно создать документ в соответствии со всеми нормами и соблюсти корпоративную этику в работе.

Для того чтобы правильно составлять текста важно знать первоочередные требования к оформлению, знать некоторые нюансы при составлении таблиц, оформлении приложений, сносок, ссылок и других немаловажных реквизитов документа. Все правила прописаны в специальных ГОСТах, которые могут иметь изменения и поправки, внесенные соответствующим учреждением.

Перечисление требований общего характера

Необходимые правила представлены в нижеприведенном списке.

Подлинный документ должен соответствовать определенным требованиям качества для того чтобы сделать с него копии в случае возникновения такой необходимости.
Как нужно оформлять:

документ, который печатают при использовании печатной машины (размер шрифта 0,25 см);
рукописный документ со шрифтом по чертежу (высота букв, цифр не более 0,25 см с использованием черной туши для печатания текста);
занесение информации на носители магнитного происхождения;
использование различных устройств (печать, графический дизайн).

Вписывание в текстовый документ дополнительной информации (условные обозначения, формулы) от руки при использовании черной пасты, чернил или туши.
Текст составляют на листах бумаги А4, А3 по ГОСТу 2.301. Если же имеется альбом листов, то используется А3.
Обязательные реквизиты:

утверждающий, титульный листы;
заглавие, содержание;
основной текст;
приложения;
терминология;
список (таблицы, сокращения, рисунки, ссылки);
указатели по предметам;
символы, числовые значения;
список литературы, регистрационные изменения.

Титульный лист составляется на первую страницу документа. Заглавие также может считаться началом документа при отсутствии титульного описания. Наличие подписи должностных лиц запрещено.
Содержательная часть обозначается на второй странице посередине листа в виде заголовка с проставлением прописной буквы.
Если же в документе присутствуют перечни терминологий, иллюстраций, сокращений, ссылок, таблиц, то их указывают в конце текста согласно общим правилам и включают в содержательную часть.
В документах соблюдают весь перечень правил оформления, которые прописаны в стандартной документации.

Перечень правил к оформлению сплошного текста в документе

Подробное рассмотрение всех правил представлено в списке ниже.

Как нужно разделять составную часть текста

Основная часть текста.
Использование элементов структуризации.
Основной перечень составляющих текста. Их определение:

раздел — первая степень разделения с номером и наличием заголовка;
подраздел — составная часть большого раздела имеющая свой номер и подзаголовок;
пункт — пронумерованный текст подраздела без заголовка;
подпункт — часть пункта, который имеет свой номер.

Новый раздел прописывается с новой страницы.
Большие объемы необходимо разделить в отдельные блоки для более удобной комплектации.

Как правильно оформлять заголовки

В заглавии нельзя делать переносы, а в конце текста не ставятся знаки препинания. Если же название имеет два предложения, то между ними проставляется знак препинания.
Расположение заголовка не предусмотрено внизу листа, если под ним можно написать только 2–3 предложения.
От заглавия до текста разделение в 4 интервала. Рукописное письмо не менее 0,15 см.
Расстояние от заглавия до ближайшего текста раздела не более 2 интервалов, для рукописного письма 0,08 см.

Как нужно нумеровать?

Нумерация раздела обычными цифрами без проставления знаков препинания с абзаца, и в пределах текста.
Подраздел пронумеровывают числом по порядку в пределах раздела. Номер определяется по нумерации вышестоящих реквизитов с проставлением точки. В конце знаки препинания не ставятся.
В тексте можно проставлять несколько пунктов (раздел, подраздел).
Текст без подразделов предполагает обычную нумерацию по пунктам в последовательном порядке.
Подраздел нумеруют в его границах, номера пунктов состоят из номера других составляющих текста с обязательным проставлением точки. В конце знаки препинания не ставятся (3.2.1).
Подпункты нумеруют в их границах (указывают номер составляющих текста с разделением при проставлении точки). Знаки препинания в конце не проставляют (3.2.2.1).
Если в тексте только пунктуация нумерацию осуществляют в границах текста.
Текстовая часть с наличием одного пункта также нумеруется.
Отдельные блоки начинаются с абзаца.

Как делать правильно перечисление?

Текст имеет перечисление с обязательным проставлением дефиса перед текстом. Дальнейшие данные обозначаются обычными цифрами со скобками. К примеру, а); 1).
Все перечисления должны начинаться с абзаца.

Оформление перечислений требует соблюдения установленных правил прописанных в стандартах.

Как правильно делать оформление формул?

Формулы нумеруют обычными цифрами и записывают их значение при использовании круглых скобок (2).
Если сочетание цифр указывается в приложенной части, то проставляется другая цифра в границах написанного содержимого (А.1).
Поочередные формулы проставляют через запятую, а ссылки прописывают в круглых скобках (4).
Допустима нумерация в границах раздела с указанием номера раздела, порядкового номера формулы с проставлением точки (4.2).

Как правильно писать и оформлять ссылку?

В тексте можно применять ссылки на различные виды источников. Их делают на все реквизиты, которые могут присутствовать в тексте.
В тексте указываются ссылки на стандартные ГОСТы, ТУ (исключение составляют технологии производств), другие бумаги государственного образца.
Документы с реквизитами Ведомства содержат ссылки указанного учреждения.
В текстовой части также могут содержаться ссылки на другие бумаги, которые входят в полный состав представленного пакета.
При наличии отдельных ссылок их оформляют в качестве приложения к тексту.
При оформлении ссылок на ГОСТ, ТУ достаточно только одного обозначения, а для других источников необходимо дополнительно указывать наименование.

Как нужно делать примечание?

Они необходимы для разъяснения информации (текст, иллюстрация, представленная таблица). Оформление после текстовой части с абзаца и большой буквы.
Во введении нельзя указывать какие-либо примечания.
Если же в тексте имеется только одно примечание, то после его написания нужно ставить дефис, а дальнейший текст начинают с большой буквы.
При наличии нескольких примечаний их нумеруют в обычном порядке.

Как делать примеры и сноски?

Текст примера указывается для более подробного объяснения изложенного. Оформление в таком же порядке, как и у примечаний.
Объяснения к тексту разъясняют при помощи сносок. Обозначение обычными цифрами, круглыми скобками и использованием звездочек в качестве замены обычного значения (4 штуки на текст);
Сноски оформляют с новой строки и отделяют их тонкой линией в горизонтальном направлении.
Сноски, относящиеся к таблице, оформляют сразу же внизу под ней.

Как в тексте правильно оформляют рисунки и таблицы

Как правильно вписывать сокращения, физические величины

В текстах допустимы определенные виды сокращенных форм:

сокращенные видоизменения в часто употребляемых словах (таблица, рисунок, чертеж, максимальный, раздел, подраздел);
общепринятые сокращения (другое, прочее, так далее, то есть);
сокращения, используемые в документе с указанием полного названия, а в скобках предоставляется сокращенный вариант, который будет использоваться в остальной части документа;
сокращенные формы используют при обозначении единиц измерения, других физических величин;
программы, различные команды прописывают с использованием обыкновенной латиницы в сокращенной форме;
сокращения на иллюстрации, сертификации;
применение действующих стандартов при внесении условных обозначений, других знаков и необходимых изображений.

В тексте документа необходимо использовать стандартные физические величины и порядок их обозначения согласно ГОСТ 8.417.

Список основных правил к текстам, который можно разбивать на отдельные графы

Подробная информация обо всех правилах представлена в нижеприведенном списке.

Текстовые документы с текстом, разделенным на графы, подразделяют на составные части без использования обычных правил нумерации.
Название разделов, подзаголовков обозначают заголовками строчными буквами (кроме первой) и делают подчеркивание.
Порядок расположения заголовков регламентируется стандартами СПДС, ЕСКД.
В нижней части текста делают отступ и оставляют место для одной строки.
Нумерация примечаний по всему документу осуществляется согласно установленным стандартам.
В документах со строками запись делается на каждой строчке в одном ряду.
Правила при оформлении каких-либо изменений:

в конце страницы делается определенная запись;
наличие свободных срок между разделами, подразделами.

Если документ составляется по всем правилам, то в нем оставляют несколько свободных строк для внесения дополнительной информации при появлении такой необходимости.
Если же в графах документа имеется несколько записей, то в других графах запись должна быть на уровне первой строки.

ГОСТ при оформлении текста в оформляемом документе

Основные правила оформления текстовых документов.

Как нужно оформлять:

размер шрифта (строчный и нежирный Times New Roman, кегель не менее 12);
текст выравнивают по ширине;
размер абзаца не изменяют во всей текстовой части (1,27 см);
использование интервалов;
поля (верхнее, нижнее 0,2 см, левое 0,3 см, правое не более 0,1 см);
полужирный шрифт не используют;
можно использовать различные шрифты для оформления формул, терминологии, ссылок.

Как делать раздел, подраздел:

их нумеруют обычными цифрами при соблюдении границ документа;
нумерация раздела по всем правилам в границах документа;
разделы или же подразделы можно называть заголовками;
заголовок начинают с абзаца и большой буквы, не используют подчеркивание;
если в заголовке 2 предложения, то их нужно разделить точкой;
запрещено переносить слова в заголовке;
вводная и заключительная часть не нумеруется.

Как правильно нумеровать страницы:

используют обычную нумерацию;
титульный лист нумеруют в обычном порядке;
в титульной части страница не нумеруется;
номер страницы проставляют внизу без знаков препинания.

Что нельзя делать в текстовой части

Список действий, которые нельзя делать при оформлении текстовой части документа:

Требования к текстовым документам согласно стандартам по ГОСТ помогают правильно оформлять все необходимые бумаги. Представленные условия определяют систему документооборота и правильного ведения дел на производствах, предприятиях, в компаниях различных сфер деятельности.

В следующем видео быстрое оформление документа за 5 минут:

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Читайте также: