Конспект на тему деловая документация

Обновлено: 06.07.2024

1.Понятие делового документа. Основные функции документов и их классификация.

2.Унификация и стандартизация документов.

3.Требования к оформлению документов. Реквизиты.

4.Нормы официально-делового стиля.

5.Речевой этикет документа.

1. Знакомясь с различными стилями современного русского литературного языка, мы говорили о том, что каждый стиль делится на подстили. Вспомним основные подстили официально-делового стиляи соответствующие им жанры:

– дипломатический(конвенция, нота, меморандум и т.д.);

– законодательный (закон, конституция, устав, акты и т.д.);

– управленческий, или административно-канцеляр-ский (собственно официально-деловой) (заявление, приказ, доверенность, справка и т.д.).

Понятно, что наиболее востребованным будет умение составлять документы третьего типа, так как с ними мы постоянно сталкиваемся в своей трудовой и учебной деятельности. Отношения физических лиц с администрацией учреждений, в которых они работают или учатся, с предприятиями и службами сервиса по месту жительства, обращения в органы охраны порядка и паспортные столы – все это требует умения составлять определенного вида документы: заявления, справки, деловые письма, служебные записки и т.д.

В основе отношений физических и юридических лиц лежит обмен информацией, которая может быть представлена в устной и письменной форме. Преобладающая в официально-деловом стиле письменная форма отношений называется также документированной формой, потому что в ее основе лежит составление документа.

1) письменное свидетельство (например, исторический документ);

2) письменный акт, имеющий юридическую силу или носящий служебный характер;

3) паспорт, удостоверение личности.

В рамках официально-делового стиля речи можно определить документкак зафиксированную на материальном носителе информацию с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.Документ отображает информацию о лицах, предметах, фактах и событиях.

Выделим основные функции документов:

1) информационная (предоставление и хранение информации);

2) коммуникативная (обмен информацией);

3) правовая (возможность использования в суде в качестве письменного доказательства).

По происхождению документы делятся на две группы:

– служебные(официальные) и

– личные.

Служебные документы составляются в определенном порядке юридическим или физическим лицом и затрагивают интересы организации. Личныедокументы касаются интересов конкретного лица.

По форме изложения документы можно разделить на следующие группы:

- индивидуальные (имеющие свободную форму изложения, например объяснительная записка);

- трафаретные (с напечатанной на бланке постоянной частью и пробелами для заполнения переменных данных, например справка);

- типовые (образцы для составления текста нового документа, например заявление).

2. Поскольку официальные отношения физических и юридических лиц носят формализованный характер, необходима систематизация документационного потока. Достижению этой цели способствует унификация и стандартизациядокументов.

Унификация – это приведение потока документов к единообразию. Табель унифицированных форм документов разрабатывается министерствами и ведомствами для сокращения количества используемых форм документов и удобства работы с ними.

Стандартизация – форма юридического закрепления принятых образцов. Единые правила и требования к составу и форме документов закреплены в ГОСТах. Современная документация должна быть составлена в соответствии со следующими стандартами:

- ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительнойдокументации. Требования к оформлению документов. Термины, установленные этим стандартом, обязательны для применения во всех видах документации.

- ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Этот стандарт ввел новые реквизиты документов и изменения в их расположении. Требования по оформлению документов в соответствии с новым стандартом являются рекомендуемыми.

3. Что включают в себя требования к оформлению документов?

Любой документ состоит из ряда элементов (даты, текста, подписи) и др., которые называются реквизитами.

Архив содержит следующие файлы: конпект урока, аннотацию к уроку, материалы для практики, презентации студентов.

Данный урок является результатом совместного сотрудничества студентов группы и педагогов, где основную функцию проведения урока взяли на себя студентки группы, а преподаватели выполняли направляющую и корректирующую функции.

Министерство образования Республики Коми

Государственное профессиональное образовательное учреждение

“Воркутинский политехнический техникум”

Учебных изданий

(группа 21 "Секретарь")

Дисциплины: Русский язык. Английский язык

Преподаватели гуманитарного цикла: Решетникова Людмила Евгеньевна, Усольцева Оксана Сергеевна

Тема урока: Деловая документация. Составление резюме.

Тип урока: Бинарный.

Цель урока: познакомить с особенностями построения резюме на русском и английском языках.

Формируемые компетенции:

Учебно-познавательная: позволяет тренировать навыки грамотного составления резюме на русском и английском языках с опорой на ключевые слова; расширять знания студентов о лексике официально-делового стиля обоих языков и видах и правилах составления резюме;

Ценностно-смысловая: помогает создать условия для проявления гуманных отношений в групповой работе; воспитывать чувство толерантности к одногруппникам, чувство взаимопомощи и поддержки; формировать понимание важности и необходимости получаемых знаний по теме.

Информационная: тренирует навыки самостоятельной работы; навыки создания презентаций в программе Power Point ; навыки работы с информацией по теме; навыки поиска и обработки информации, выделение главного и второстепенного в ней.

Применяемая технология: технология сотрудничества.

Методы и подходы: применение компетентностного подхода; беседа, выступление обучающихся; самостоятельные рассуждения; выводы, подготовка и демонстрация наглядного и презентационного материалов, анализ и самоанализ изученной информации.

Виды учебной деятельности: выступление обучающихся, выразительное чтение, самостоятельная работа, презентационная работа, практическая работа.

Оборудование и ТСО:

"Как выгодно "продать" своё резюме"

"Практикум. Составление резюме на английском языке"

фото- и видеосъёмка.

Информационный материал:

- тема: Деловая документация. Составление резюме.

- цитата: "Слово - выражение мысли, и потому слово должно соответствовать тому, что оно выражает" Толстой Л.Н.

- сигнальные карточки для этапов урока: "Деловая документация", "Как выгодно "продать" своё резюме, "Практикум - составление резюме на английском языке".

На партах студентов (выступающих в роли практикантов):

- примеры правильного и неправильного резюме,

- лексика для составления резюме на английском и русском языках,

- фото студентов (необходимо было подготовить заранее по 2 фотографии для оформления резюме на английском и русском языках),

- бланки на английском и русском языках для практики составления резюме.

3) На столах для гостей:

- папки с презентационным материалом:

"Как выгодно "продать" своё резюме"

"Практикум. Составление резюме на английском языке",

- примеры правильного и неправильного резюме,

- лексика для составления резюме на английском и русском языках.

Раздаточный материал:

- примеры правильного и неправильного резюме,

- лексика для составления резюме на английском и русском языках,

- бланки на английском и русском языках для практики составления резюме.

Этапы подготовки и проведения.

1 этап: подготовительный (предварительная работа и инструктаж).

Преподаватели организуют студентов и предлагают создать 3 микро-группы по 3-4 человека, которые будут выполнять ведущую и обучающую роль. Сообщаются задачи каждой группы, объем и оформление предоставляемого материала. Далее преподаватели выполняют роль консультантов, а обучающиеся занимаются самостоятельным поиском информации, её обработкой и оформлением, подготовкой презентационного материала, а также распределением объёма выполняемой работы между собой. Остальные студенты выступают в роли практикантов. Микро-группы получили следующие задания:

1 микро-группа - найти информацию и подготовить выступление с презентацией в программе Power Point по теме "Деловая документация". Подготовить папку с распечатанным материалом по теме, включающую также примеры и образцы деловой документации.

2 микро-группа - найти информацию и подготовить выступление с презентацией в программе Power Point по теме "Составление резюме на русском языке". Подготовить папку с распечатанным материалом по теме, включающую также примеры и образцы резюме на русском языке, а также подготовить шаблон резюме для студентов-практикантов и гостей урока.

3 микро-группа - найти информацию и подготовить выступление с презентацией в программе Power Point по теме "Составление резюме на английском языке". Подготовить папку с распечатанным материалом по теме, включающую также примеры и образцы резюме на английском языке, а также подготовить шаблон резюме для студентов-практикантов и гостей урока. Подготовить стол секретаря для ресепшн: лист регистрации с фамилиями и именами гостей, табличку секретаря, выбрать студентку на роль секретаря и подготовить фразы секретаря на ресепшн на английском языке.

Студентам, выступающих в роли практикантов, предлагается подготовить по 2 фотографии 3/4 для оформления резюме на русском и английском языках.

2 этап (открытый урок):

Все гости урока проходят регистрацию у студентки в роли секретаря при входе в кабинет. Для этого организован стол "секретаря на ресепшн". Гостей приветствует студентка в роли секретаря на английском языке:

Hello! ( Здравствуйте !)

Your name, please. ( Ваше имя , пожалуйста .)

Sign here, please. (Распишитесь здесь, пожалуйста.)

Take a seat , please . (Присаживайтесь, пожалуйста.)

1 часть – информационная :

Вступительное слово преподавателей:

- озвучивание темы урока и цитаты в качестве смысловой нагрузки;

- разъяснения постановки работы студентов и деления на группы для гостей,

- предоставляется слово 1 микро-группе и на доске переворачивается первая сигнальная карточка "Деловая документация".

2 часть - информационно-практическая:

2) Выступление 1 микро-группы с презентацией на тему "Деловая документация".

Задача группы: объяснить, что такое официально деловой стиль, назвать его основные функции и виды.

Материал представлен по пунктам:

1. Официально-деловой стиль: значение, функции.

2. Краткий исторический очерк развития официально-делового стиля.

3. Виды и примеры деловой документации.

Студенты-практиканты во время представления презентаций должны конспектировать основную информацию в тетрадях, чтобы потом быть готовыми выполнить практические задания.

Предоставление слова 2 микро-группе, на доске переворачивается вторая сигнальная карточка "Как выгодно "продать" своё резюме".

3) Выступление 2 микро-группы с презентацией на тему "Как выгодно "продать своё" резюме". Задача группы: научить практикантов правильно составлять резюме на русском языке.

Материал представлен по пунктам:

1. Раскрытие понятия "резюме".

2. Функции резюме.

3. Структура резюме.

4. Анализ правильного и неправильного резюме.

5. Рекомендации составления резюме по его основным моментам.

После выступления студентки 2 микро-группы раздают практикантам и гостям урока шаблоны резюме и предлагают составить своё резюме. Одна из студенток 2 микро-группы (Можаева Ангелина) выступает в роли консультанта оказывает помощь практикантам и гостям в составлении и оформлении резюме.

Пока практиканты и гости составляют резюме, микро-группам даётся задание для заключительного этапа урока: подготовить по 3 вопроса по своей теме для проверки полученных знаний практикантов.

Предоставление слова 3 микро-группе, на доске переворачивается третья сигнальная карточка "Практикум составления резюме на английском языке".

4) Выступление 3 микро-группы с презентацией на тему "Практикум составления резюме на английском языке".

Задача группы: научить практикантов правильно составлять резюме на английском языке.

Выступление данной микро-группы представляет собой пошаговую инструкцию составления англоязычного резюме. Практикантам и гостям предварительно выдаются шаблоны резюме, которые они заполняют во время объяснений микро-группы. Здесь так же одна из студенток (Казённова Александра) микро-группы выполняет роль консультанта и помогает практикантам и гостям в составлении резюме.

3 часть - заключительная:

Затем предоставляется слово гостям урока.

"ДЕЛОВАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ. СОСТАВЛЕНИЕ РЕЗЮМЕ."

(русский + английский языки)

1 микро-группа "Деловая документация".

Сопровождается показом презентации.

2 микро-группа. Составление резюме на русском языке.

Сопровождается показом презентации.

3 микро-группа. Составление резюме на английском языке.

Сопровождается показом презентации.

Группа в полном составе

Гости тоже трудятся

Несколько напутственных слов в адрес участников открытого урока.

Аннотация к открытому уроку

"Деловая документация. Составление резюме"

Открытый урок разработан для студентов 2-го курса, группа 21 "Секретарь" (на базе 9-ти классов). Так как в основе овладения данной профессией лежит умение работать с документацией, то студенткам было предложено совместно с преподавателями русского и английского языков подготовить и провести открытый урок на тему "Деловая документация. Составление резюме".

Идея урока состоит в том, чтобы максимально задействовать 3 ключевых момента:

Способ проведения урока - технология сотрудничества, которая была реализована путём совместной работы студентов группы и преподавателей. Перед самим уроком была проделана большая подготовительная работа, в ходе которой преподаватели вместе со студентами обсудили и разработали структуру урока и его содержательные части. Этот факт дал возможность студентам быть не просто исполнителями, но полноправными участниками всего процесса. Более того, во время проведения урока именно студенты группы выступили в роли основных ведущих, а преподаватели выполняли направляющую и корректирующую роли. С точки зрения педагогической психологии такой момент позволяет студентам почувствовать значимость и возможность показать свои навыки и умения в лучшем и наиболее удобном для них виде. В данном случае студенты должны были продемонстрировать свои умения работать с информацией по заданной теме и представить её анализ в виде презентаций и наглядного материала, а также научить остальных присутствующих тому, что узнали сами.

Формируемые компетенции - в основу этого момента заложен компетентностный подход в обучении. Были выбраны три такие компетенции: учебно-познавательная, ценностно-смысловая и информационная. Первая позволила тренировать навыки грамотного оформления резюме на обоих языках, вторая - воспитывать чувство важности получаемых знаний, а также чувство взаимопомощи и поддержки (несколько студенток группы выступили в роли консультантов, т.е. оказывали помощь в составлении и оформлении резюме), третья - дала возможность тренировать у студентов навыки работы с информацией (её последующий анализ и демонстрацию в виде презентаций и наглядного материала).

Самостоятельная работа - этот момент очень важен для современного молодого человека, поскольку именно умение эффективно работать самостоятельно позволяет добиться более серьёзных результатов. Этот момент был реализован в ходе подготовки к открытому уроку, когда студенты получили задания и темы для выступлений. Надо отметить тот факт, что студенты по своему желанию выбирали то направление, по которому они выступят.

Такая структура урока позволила задействовать всех студентов группы и даже гостей во время практической части. Урок по своему содержанию получился не только информационно насыщенным, но и практически значимым, что очень важно для данной группы, т.к. их будущая профессия предполагает работу с различного рода документацией, одним видом из которых и является резюме.

Преподаватели гуманитарного цикла:

Решетникова Людмила Евгеньевна - преподаватель русского языка и литературы

Для учеников 1-11 классов и дошкольников
Бесплатные сертификаты учителям и участникам

ЛЕКЦИЯ 6. АВТОМАТИЗАЦИЯ СОЗДАНИЯ ДЕЛОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

Шаблоны деловых документов

Все готовые шаблоны деловых документов находятся в Меню Файл –Создать – Общие шаблоны. Для заполнения шаблона изысканный факс необходимо выбрать вкладку Письма и факсы – Изысканный факс. Затем заполняем поля нашими данными и сохраняем документ.

Форма – защищенный от редактирования документ, вводить данные в который можно только в определенных областях, которые называются полями. Создание формы пользователем: вначале набирается текст документа, вставляем в нужные места поля и защищаем основной текст (кроме полей) документа от изменений. Изменения в текст формы можно вносить только при условии, что она не защищена.

Форма может содержать в себе поля трех видов: текстовые (в которые можно вводить текст или числа), флажки (можно давать короткие ответы на вопросы да/нет), списки (предназначенные для выбора одного из вариантов).

Для добавления в текст соответствующих полей необходимо вывести на экран Панель инструментов Формы ( Вид-Панели инструментов-Формы ). Для вставки в текст необходимого поля, необходимо поставить курсор в нужное место, а затем вызвать поле. Для текстового поля можно изменять параметры текстового поля (вызов контекстного меню на текстовом поле): выбирать тип обычный текст или число, вводить текст справки для поля через кнопку текст справки .

После сформированной формы, необходимо защитить ее, для этого нажимаем на кнопке Защитить Форму на панели инструментов Формы . Затем сохраняем нашу форму, как шаблон. Для этого выбираем при сохранении расширение dot .

Верстка корреспонденции

Набираем текст письма для рассылки разным адресатам. Затем начинаем работу с добавлением разных адресатов в текст письма. Для этого выбираем меню Сервис-Письма и рассылки/Слияние .

этап 1 Мастера слияния : выбрать тип документа – Письма, Далее (начало работы с мастером слияния);

этап 2 Мастера слияния : указать Текущий документ в качестве основы для создания писем (определение данного документа в качестве основного документа слияния), Далее ;

этап 3 Мастера слияния : выбор получателя – Создание списка (указать, что в качестве источника информации об адресах рассылки будет использоваться новый список).

Создать список получателей, выбрав или создав необходимые заголовки полей: (кнопка Создать, затем кнопка Настройка для настройки списков адресов, затем кнопка Создать запись для ввода списка адресов). Потом сохраняем источник данных. Затем Далее .

этап 4 Мастера слияния : Осуществить правку основного документа, указав местоположение в тексте созданных полей источника данных ( Другие элементы/ кнопка Вставить ).

этап 5 Мастера слияния : Выполнить предварительный просмотр созданных писем.

этап 6 Мастера слияния/Изменить часть писем : Завершить процесс слияния, просмотрев новый документ, содержащий объединенные письма.

Меню Формат-Стили и Форматирование . В данном меню содержатся все созданные стили для форматирования документа (разный набор параметров для форматирования символа или абзаца). Главное преимущество использования стиля – в случае изменения стиля, оформленный с помощью его текст изменяется автоматически. Стили нужно выбирать до начала набора текста или применять его при выделенном абзаце или фрагменте.

Для создания своего собственного стиля, необходимо зайти в Меню Формат-Стили и Форматирование , кнопка Создать стиль . Далее вводится название стиля и разные элементы форматирования. Потом нажимаем ОК . И после этого он будет доступен для применения.

Создание оглавления

До того как вставлять элементы оглавления, необходимо применить стили к названиям заголовков разделов ( Заголовок 1) , к названиям заголовков подразделов ( Заголовок 2 ) и т.д. Затем вставляем курсор вначале документа и начинаем процесс вставки элементов оглавления, состоящего из названий разделов и подразделов: пункт меню Вставка/Ссылка/Оглавление и указатели / вкладка Оглавление .

После полученного оглавления вставить разрыв страницы, пункт меню Вставка/Разрыв / начать Новую страницу. Затем необходимо обновить Оглавление (так как будут изменены номера страниц). Для этого выделяем текст оглавления и выбрать команду Обновить поле контекстного меню.

Колонтитулы

В колонтитулы, которые обычно присутствуют на каждой странице документа, можно поместить нумерацию страниц, название документа, дату, время создания документа, название организации и другую служебную информацию. Для их создания пункт меню Вид/Колонтитулы , открывается панель инструментов Колонтитулы , на которой мы выбираем нужный элемент для вставки в область колонтитулов. После ввода колонтитулов, щелкаем на кнопке Закрыть , чтобы отобразить колонтитулы в документе.

Чаще в деловой документации используется заявление. Заявление - широко распространенная форма документа, обращение с какой – либо просьбой физических лиц к руководителям. Заявления имеют следующие реквизиты:

адресат (кому); место проживания автора; вид документа (заявление); текст; подпись составителя и дата составления.

К заявлению прилагаются необходимые документы: автобиография; анкета или личный листок по учету кадров; рекомендательное письмо (характеристика); фотографии для анкеты и удостоверения; копия документа об образовании или профессиональной квалификации.

В последнее время при приеме требуют так называемое резюме – объективные данные о кандидате на должность.

Переход на рыночные отношения вызвал к жизни новый вид оформления трудовых отношений – контракт (трудовое соглашение, трудовой договор).

Принципиальное отличие контракта от заявления о приеме на работу в том, что в контракте отражаются взаимные обстоятельства и права равных перед законом сторон, условия найма и порядок разрешения трудовых споров.

Доверенность – документ, в котором его автор разрешает кому – либо определенные действия или передает права. Доверенности могут содержать такие денежные поручения: как получение пенсии, заработной платы, стипендии, переводов вещей.

Расписка – документ, подтверждающий какой – либо факт, чаще всего получение денег или материальных ценностей.

III. Демонстрация деловых бумаг

Директору технического колледжа

госпоже Баймухамбетовой Ж.К.

от учащегося ІІ курса Рахимова А.С.

Заявление

Связи с семейными обстоятельствами прошу Вас перевести меня с очного отделения на заочное отделение.

Читайте также: