Аналитико синтетическая обработка документной информации конспект

Обновлено: 05.07.2024

Документы в дело подбираются на основе признаков заведения: предметного, номинального, авторского, корреспондентского, географического, хронологического, а также формальных признаков подлинности и копийности.

В описании указываются такие информационные характеристики как:

§ - название учреждения с указанием вышестоящего ведомства;

§ - название структурной части (функции, отрасли);

§ - индекс дела по номенклатуре;

§ - крайние даты документов;

При описании документов эпохи феодализма (до XVII в.) в состав заголовка могут включаться фразы, заимствованные из текста, не допускается модернизация терминологии, транскрипции имен и фамилий, титулов и т.д. При описании документов XVIII–XIX вв. сохраняются их самоназвание и не допускаются модернизированные или идеологизированные определения.

Как Вы уже знаете, организация документов Архивного фонда Российской Федерации (АФ РФ) основана на строгой иерархии уровней классификации, идет сверху вниз: Архивного фонда страны в целом по сети государственных архивов, затем внутри архивов по архивным фондам, наконец - внутри архивного фонда по делам.

Как Вы помните, документы АФ РФ страны являются носителями первичной документной информации.

В более узком смысле слова описание - это раскрытие состава и содержания документов каждого дела с целью обеспечения быстрого поиска и использования документов.

2.2. Этапы и способы описания.

Описание начинается в делопроизводстве учреждений, когда заводятся дела в соответствии с номенклатурой. В учреждениях описание производится непосредственно на обложках дел в начале делопроизводственного года и представляет собой прогностический список тех документов, которые будут сформированы в дела.

В ведомственных и государственных архивах описание производится, если поступили дела, неудовлетворительно или совсем не описанные.

На данном этапе осуществляется первый шаг в аналитико - синтетической переработке первичной документной информации - создание архивной описи.

Архивная опись - “мать” всех архивных справочников и Ваша задача, чтобы она не стала “мачехой” для исследователя, который будет ей пользоваться, ведь от точности, полноты и информативности описи зависит зачастую успех научного исследования.

Описание - довольно трудоемкое, но интересное и порою захватывающее занятие.

Помните об ответственности, приступая к описанию! Из-за трудоемкости процесса аналитико- синтетической обработки информации средний срок службы описи, каталога, указателя - почти столетие ! Представьте себе - рухнут империи, будут опровергнуты старые учения и созданы новые парадигмы - и все новые и новые поколения исследователей, тщетно пытаясь разыскать материалы по Вашей описи, будут “благодарно” вспоминать Ваше имя. Вместе с тем, историки действительно с благодарностью вспоминают создателей описей и каталогов архивов Министерства юстиции, Сената, Синода, собраний рукописей музеев и библиотек созданных в середине – второй половине XIX века - П.Иванова,А.Х. Востокова, В.С.Иконникова, Н.В.Калачова, Н.Н. Бантыш-Каменского и других.

В архивах при обработке значительного комплекса документов описание производится на карточках. Карточный способ помогает не только оперативно исправлять неточности, но и облегчает в дальнейшем классификацию дел внутри архивного фонда.

На обложках и карточках указываются одинаковые и в единой последовательности информационные характеристики документов и дел.

РЕДАКТИРОВАНИЕ И АНАЛИТИКО-СИНТЕТИЧЕСКАЯ ОБРАБОТКА ДОКУМЕНТНЫХ ТЕКСТОВ

1. Техническая и аналитико-синтетическая обработка документных текстов

Несмотря на то что технические и аналитико-синтетические виды обработки текстов не являются, строго говоря, лингвистическими операциями, они включают ряд действий, имеющих лингвистический характер, да и их реализация имеет заметные лингвистические последствия.

Работа над ДТ, как сложный вид деятельности, предполагает владение теоретическим и практическим инструментарием, который включает собственно лингвистические знания, а также умение осуществлять технические и аналитико-синтетические операции.

Технические операции по подготовке и обработке текстов связаны в большей степени с оформлением текста, с приданием тексту желаемых внешних черт и характеристик. Техническая обработка также включает операции по репродуцированию, переносу текстов с одного носителя на другой. Этот вид обработки текстов не затрагивает их содержания, меняется форма представления содержания, заключенного в тексте.

В документной практике техническая обработка текстов имеет большое значение. Она совершенствуется по мере развития технических и электронных средств, работающих в документных областях. Рассмотрим лингвистические аспекты наиболее частых видов технической обработки.

1. Набор и форматирование документного текста. Лингвистические составляющие этих технических действий – выбор шрифтов, определение их размеров, установка межстрочных и абзацных отступов, размеров полей, определение положения текста на носителе. Очевидно, эти параметры в большей степени относятся к области лингвистической эстетики, однако для документных текстов здесь действуют и внешние, унифицирующие правила, определяющие вид документа и его соответствие образцам.

2. Копирование текста. При простом копировании текстов имеется в виду создание необходимого количества копий; могут меняться существенные и несущественные параметры (например, цвет и плотность бумаги, ее формат в небольших пределах, реже – материал носителя: копирование на пластик или ткань). Текст сохраняет лингвистические особенности, однако знаки могут менять цвет, насыщенность. В ряде случаев (при пропорциональном копировании) может меняться размер знаков, формирующих текст (хорошо известное копирование с уменьшением или увеличением формата).

Разнообразие документов определяет широту диапазона формальных характеристик текстов, входящих в разные типовые групп. Этот вид технической обработки текстов требует не только лингвистического вкуса, но и наличия реального опыта по подготовке и обработке текстов определенных документных классов.

4. Микрофильмирование и перенос на другие носители. Микрофильмирование текстов, перенос текстов на магнитные, оптические и другие носители – довольно сложные в технологическом отношении операции, требующие умения работать со специализированной аппаратурой. Еще недавно казалось, что микрофильмирование как способ технической обработки уходит в прошлое. Казалось, что новые, электронные и электронно-оптические способы хранения вытесняют ранее существовавшие приемы технической обработки. Однако технологическое совершенствование микрофильмирования и высокая динамика развития электронных и электронно-оптических средств хранения данных привели к тому, что некоторые организации вернулись к этой надежной форме технической обработке текстов. Вытеснение в течение короткого времени магнитных носителей (дискет, например) CD-носителями, которые, в свою очередь, замещаются различными версиями DVD-носителей, создали сложности, связанные с тем, что период переноса больших объемов данных на носитель часто превышает цикл активного использования данного вида носителей. Такая авторитетная инстанция, как Международная организация по исследованию ядерной энергии (МАГАТЭ) со штаб-квартирой в Швейцарии, вполне довольна обработкой ее документных массивов посредством микрофильмирования, что позволило создать вполне эффективную информационно-поисковую систему.

Перенос на новые носители не изменяет содержания документных текстов, однако расширяет технологические возможности в работе с ними.

5. Брошюрование и переплет. Техническая обработка, предполагающая скрепление листов, на которых находится документный текст, в определенном порядке, обрезку торцов получившегося блока для его выравнивания и помещение блока листов в обложку. Брошюрование и переплет – заключительные процессы в технологическом оформлении документа, содержащего текст. Эти процессы имеют место при больших объемах текстов, а также в тех случаях, когда документу в целом необходимо придать определенный внешний вид в связи с его функциональным статусом.

Под аналитико-синтетическими операциями с документными текстами имеются в виду следующие комплексные операции:

1. Редактирование текста. Редактирование ДТ имеет свои особенности. Если под редактированием понимать процесс придания тексту всех необходимых качеств на заключительном этапе подготовки документа, то любому человеку, хотя бы немного работавшему с документами, становится ясно, что этот процесс имеет комплексный характер. Процесс включает систему специальных логико-лингвистических и технологических действий, направленных на совершенствование текста, на придание ему таких качественно-количественных характеристик, которые оговариваются принятыми правилами. Процесс комплексной обработки ДТ в процессе редактирования включает этапы, которые будут рассмотрены ниже. В целом можно сказать, что ДТ редактируется с формальной и лингвистической точек зрения. Формальный компонент редактирования способствует приданию тексту вида, который представлен заданным образцом; лингвистическое редактирование предполагает работу с лексико-фразеологическим составом текста, его синтаксической и композиционной организацией, включает орфографическую корректировку. В совокупности эти процессы меняют не только вид текста, но и его качественные параметры.

2. Перевод текста. Перевод ДТ с одного языка на другой предполагает сложный процесс анализа и осознания содержания текста, использующего для своего построения знаковую систему одного языка, и последующее изложение этого содержания с помощью знаковых средств другого языка. Перевод является комплексным аналитико-синтетическим процессом, так как переводятся не слова, а смыслы, заключенные в тексте. При этом надо учесть, что в результате перевода текст, как лингвистическое выражение исходного смысла, должен иметь текстовую форму, которая приемлема в системе документооборота носителей того языка, на который документный текст был переведен.

4. Составление аналитического обзора текстов. Подготовка в результате логико-семантических операций таких видов документных текстов, как обзоры, связана не только с преобразованием исходной информации и выражением ее в другой текстовой форме. Аналитические обзоры содержат новые синтезированные сведения; на основе анализа содержания первичных текстов в обзоры включаются мотивированные оценки данных, могут быть предложены рекомендации по развитию направлений деятельности, которые отражены в первичных документных текстах. Деятельность по составлению обзоров – самостоятельное направление научно-исследовательской и информационной деятельности. Тексты обзоров имеют относительно унифицированный вид, однако исследования в этой сфере выглядят перспективными и практически оправданными.

Классификация и предметизация. Под классификацией понимается разбиение предметов или отношений на классы на основании общего признака или системы признаков, которые присущи всем объектам, подвергающимся классификации. Классификация всегда должна иметь устойчивые правила, изменения которых в процессе классифицирующих процедур не допускаются. Признак, по которым производится классификация, называется основанием классификации. Классификация, как аналитико-синтетическая операция, очень актуальна для документных объектов. Мы знаем о различных классификациях документов в рамках документоведения. Вместе с тем, в документной лингвистике вполне возможна разработка классификации ДТ на лингвистических классифицирующих основаниях. Например, классификации по уровню терминированности, по наличию и видовым особенностям невербальных текстовых компонентов, по композиционным или синтаксическим параметрам текстов и т. д.

Предметизация – аналитико-синтетическое действие, в процессе которого определяется и лингвистически выражается предмет или предметы, являющиеся основными объектами описания в документных текстах. В этой области работа с ДТ имеет большие перспективы.

Преобразование текста в связи с формой его представления. Преобразование текста, связанное с теми или иными особенностями его функционирования, может включать различные аналитико-синтетические операции. Приведем примеры, довольно полно представляющие особенности таких преобразований.

Преобразование текста в словарь текстовых средств. Решение такой задачи, как составление словаря современной официально деловой переписки, хорошо демонстрирует суть процесса. Необходимость мотивированного выбора лексико-фразеологических единиц, анализ их состава, организация в виде словаря и описание выделенных документных единиц являются одной из форм представления единиц текстов в организованном виде.

Представление содержания текста средствами Power Point. Развитие форм представления содержания хорошо иллюстрирует использование такого инструмента, как Power Point. Текст доклада, лекции, отчета или иного документа предстает в преобразованном виде, что упрощает его понимание. При этом наряду с вербальными средствами используются невербальные элементы, отражающие логические и понятийные компоненты первичного текста, те компоненты, которые имеют принципиальный содержательный характер. Форма представления данных имеет устно-письменный характер.

Безусловно, приведенные примеры не отражают всего возможного спектра преобразований текстов. Развитие электронных форм работы с документами и их текстами создает новые широкие условия для совершенствования аналитико-синтетических операций, которые могут производиться над ДТ в исследовательских и практических целях.

Найди готовую курсовую работу выполненное домашнее задание решённую задачу готовую лабораторную работу написанный реферат подготовленный доклад готовую ВКР готовую диссертацию готовую НИР готовый отчёт по практике готовые ответы полные лекции полные семинары заполненную рабочую тетрадь подготовленную презентацию переведённый текст написанное изложение написанное сочинение готовую статью

Италия: исторический опыт организации системы здравоохранения, соц.обеспечения, пенсионного обеспечения

БИЛЕТ №84. Аналитико-синтетическая обработка ретроспективной документной информации. Понятие, этапы и способы описания документов разных исторических периодов.

Аналитико-синтетич. обработка информации – это раскрытие состава и содержания документов каждого дела. Как правило, оно начинается в делопроизводстве учреждений и продолжается в ведомственных и государственных архивах. Документы в дело подбираются на основе признаков заведения: предметного, номинального, авторского, корреспондентского, географического, хронологического, а также формальных признаков подлинности и копийности.

В описании указываются такие информационные характеристики как:

§ - название учреждения с указанием вышестоящего ведомства;

§ - название структурной части (функции, отрасли);

§ - индекс дела по номенклатуре;

Вам также может быть полезна лекция "5.3 Эпоха династии Чжоу".

§ - крайние даты документов;

Читайте также: