Журнал учета личных дел сотрудников доу образец заполнения

Обновлено: 02.07.2024

Организация, которая ведет личные дела работников, для удобства их учета заводит соответствующий журнал. Данный документ никаким действующим нормативным актом на уровне федерального и даже регионального законодательства не предусмотрен, поэтому работодатель разрабатывает его форму самостоятельно и утверждает своим приказом или распоряжением.

Журнал как таковой упрощает работу с персональными данными работников, которые скомпанованы в подпапки:

  • вся информация систематизирована;
  • ее поиск занимает мало времени;
  • удобно в использовании;
  • обеспечивается оптимальный уровень защиты персональных данных от третьих лиц;
  • в конце концов, выглядит эстетически приятно.

Как мы уже сказали, преимущественно данный порядок хранения персональных данных используют на госслужбе, там это обязательно. Поэтому и подход там достаточно серьезный:

  • документы на уволенных и действующих сотрудников хранятся отдельно друг от друга;
  • как правило, хранилище этих документов — отдельная комната или изолированное помещение;
  • все бумаги и папки помещаются в металлические шкафы, исключающие доступ третьих лиц;
  • вход в помещение или хранилище имеют только избранные — специально назначенные сотрудники.

Это далеко не все. Для знакомства с содержанием своего дела, а госслужащий обязан знакомиться с его содержимым хотя бы раз в год, выделяется отдельное место, как правило, оно находится в хранилище, но, в зависимости от метража и возможностей оганизации, может быть выделено и отдельное помещение.

Это, как уже говорилось, для госов, для всех остальных организаций правила и порядок хранения устанавливает руководство компании, но с одним железным требованием, которое предписывает закон, — персональные данные работников должны охраняться, и режим кофиденциальности нарушать никому не позволено.

Журнал учета личных дел работинков, образец которого мы предоставили ниже, используется, как правило, для того, чтобы зафиксировать факт ознакомления с персональными сведениями из того или иного дела конкретным лицом и с конкретной целью. Вообще для этого используют карточку ознакомления, которая хранится в самом деле, но журнал удобнее использовать для проверяющих: сразу видно, как ведется работа на данном участе кадрового делопроизводства в организации.

Для чего нужен и чем предусмотрен

Любое учреждение, ведущее личные дела сотрудников, может для удобства учета документов оформить журнал учета. Он сделает работу с персональными данными сотрудников организации более простой, поскольку:

  • все сведения систематизированы;
  • поиск сведений занимает меньше времени;
  • такой формат удобен в применении;
  • защита персональных данных работников находится на необходимом уровне.

В основном персональные данные сотрудников с использованием фиксации применяется на госслужбе, при этом требования к хранению данных строгие:

  • документы по уволенным госслужащим и работающим хранятся отдельно;
  • место хранения — отдельное помещение;
  • бумаги должны размещаться в металлических шкафах;
  • доступ третьих лиц исключается;
  • входить в кабинет могут только специально уполномоченные работники.

Книга учета позволяет установить фактическое ознакомление госслужащего с материалами дела, а также их цель. Несмотря на то, что в личных делах содержится карточка ознакомления, ведение журнала личных дел позволяет оптимизировать процесс, в том числе для проверяющих органов.

Форма журнала учета

Форма может быть разработана специалистами отдела кадров и утверждена локальным распорядительным актом работодателя.

До изготовления журнала учета нужно определить, как будут расположены страницы — вертикально или горизонтально. Первый вариант оптимален для малого числа граф. При необходимости отражения большого объема информации приемлем второй вариант.

Обложку лучше изготовить из плотной бумаги формата А4, указав на ней наименование учреждения, сведения о начале ведения и его окончании.

Информацию об ответственном за ведение документа сотруднике можно отразить на обложке (с любой ее стороны) или на каждой странице. Сведения можно разместить и на последней странице.

Форма представления информации может быть такой:



Записи вносятся синими, фиолетовыми или черными чернилами. Исправления или удаление сведений с использованием корректирующих средств не допускаются.


Личное дело: что туда входит

Личное дело — это папка, в которую подшиваются различные бумаги, касающееся сотрудника предприятия. Эти документы могут быть как подлинниками, так и их копиями. Существует перечень документов, которые подшивают в подобную папку:

  • заявление работника в данную организацию о приёме на работу;
  • трудовой договор, который был оформлен, когда данное лицо поступало в данную организацию;
    • кроме того, все дополнительные соглашения, которые заключались вдобавок к самому трудовому договору;

    Последний пункт свидетельствует о том, что перечень не исчерпывающий, при необходимости в него могут добавляться и иные, не названные выше бумаги.

    Кроме того, в личном деле должна быть опись, которая включает перечень всех документов, которые в нём присутствуют.

    В ней для каждой из бумаг, включённых в личное дело, должна присутствовать следующая информация:


    • наименование самого документа;
    • день, когда эта бумага была подшита в папку;
    • число листов, содержащихся в данном документе;
    • если документ изъят, то в то место описи, где речь идёт о нём, добавляют упоминание о факте изъятия, поясняют его причину и лицо, которое это сделало, а также ставят дату.

    Уполномоченный сотрудник производит заверение этой описи.


    Требования к хранению документов


    Личные дела всех работников, которые в настоящее время работают на предприятии, требуется держать в его отделе кадров, соответственно журнал содержится там же. Для их хранения служит специальный несгораемый шкаф. Хранилище держат на замке и при этом опечатывают.

    Журнал доступен для ответственного сотрудника отдела кадров, которые ведет личные дела и, кроме этого, начальнику отдела кадров. Уполномоченный сотрудник назначается руководителем, который издаёт соответствующий приказ. Перед заступлением на работу он проходит инструктаж. В ходе этого обучения ему рассказывают о его обязанностях и о содержимом личного дела работника, всех документах, которые требуется в него поместить. Также его под роспись знакомят с Положением, в котором описывается обработка личных данных сотрудника, а также содержатся правила их защиты, а также правила ведения журнала учета личных дел сотрудника.

    При возникновении такой потребности в ходе выполнения обязанностей доступ к личным делам сотрудников также предоставляется руководителям структурных подразделений, в которых они заняты. Руководящий работник такого уровня может получить возможность ознакомиться с данными из личного дела подчинённого, для этого ему требуется обратиться к начальнику кадрового отдела либо к руководителю предприятия. При получении им разрешения издается приказ соответствующего содержания. Этот документ и служит основанием для допуска.

    Следует открывать исключительно те сведения и предоставлять лишь те документы, которые требуются руководителю подразделения, и которые прямо включены в его запрос.

    Не допускается открытие ему доступа к иным документам и, тем более, ко всему личному делу целиком. Также до предоставления ему сведений требуется ознакомить руководителя подразделения с Положением о персональных данных сотрудников, которое принято в данной компании и взять с него подпись в том, что он ознакомлен с данным документом.


    Сам работник имеет свободный доступ к собственному делу. Ему для знакомства с ним не требуется ничья санкция. Он может получить его под роспись в любой день, когда ему это потребуется. Далее он может изучать его до завершения рабочего дня, после чего ему требуется вернуть дело в место хранения.

    Когда сотрудник уволился и перешёл на другое предприятие, то допускается передача дела в другую компанию. Это осуществляется на основании поступающего из неё в предыдущую специального запроса, при этом такой обязанности не существует и решение остаётся за предыдущим работодателем. Когда же сотрудник уходит на пенсию, его дело через некоторое время отправляется из кадровой службы в архив. Для его хранения в кадровой службе предусмотрены следующие сроки: три года в общем случае и десять лет, если речь идёт о госслужащих.

    Перед отправлением папки в архив её сшивают, присваивают ей номер и составляют описание.

    Оформленное таким образом личное дело далее посылают в архив, в котором оно содержится 75 лет. Далее личные дела в общем случае уничтожаются.

    Особые случаи — папки с делами, которые относятся к лицам, которые были руководителями, получали различные знания и удостаивались государственных наград. Для их дел уничтожение не допускается, они хранятся вечно.

    В данном видео содержится информация о личных делах работников.

    Журнал учета личных дел работников – образец систематизации документации кадрового назначения. Он необходим для сохранности набора личных дел сотрудников организации и реализации возможности оперативного отслеживания информации о состоянии трудовых взаимоотношений с конкретным работником. Процедура ведения кадровыми службами личных дел является обязательной для государственных учреждений, другим категориям юридических лиц предоставлено право самостоятельно решать – нужен им такой вид кадрового учета или нет.

    Журнал учета личных дел – правила оформления и заполнения

    Процесс систематизации личных дел в журнале может быть осуществлен в нескольких вариантах:

    1. При помощи порядковой нумерации дел.
    2. С использованием алфавитного указателя.
    3. С разбивкой на структурные подразделения компании или категории должностей.

    Ответственность за оформление личных дел и их регистрацию возлагается на кадровую службу или уполномоченного сотрудника, которому приказом руководителя вменены соответствующие обязанности. Журнал регистрации личных дел работников, образец которого на предприятиях может иметь индивидуально разработанные формы бланков, после внесения в него сведений подписывается ответственным лицом.

    Журнал учета личных дел работников, образец его оформления, должен содержать сведения о:

    • порядковом номере производимой записи;
    • номере, присвоенному конкретному личному делу;
    • дате заведения указанного личного дела;
    • дате закрытия дела;
    • Ф.И.О. работника;
    • табельном номере рабочего;
    • при проставленной дате закрытия дела обязательно указывается причина этого действия;
    • местах нахождения дел;
    • дате сдачи дела в архив;
    • поле для примечаний.

    В журнал регистрации личных дел работников предлагается вносить все дополнительные сведения о сотруднике в графу примечаний. Разрешается не только приобретать готовые бланки журнала, но и создавать их своими силами. Для этого потребуется сформировать титульный лист с табличной частью журнала для внесения данных о сотрудниках. После распечатки необходимого количества страниц они сшиваются с титульным листом и нумеруются. Обязательно концы шнуровочной нити склеиваются и скрепляются оттиском печати, в конце указывается ответственное лицо за ведение журнала.

    Титульный лист должен содержать информацию о наименовании предприятия, дате открытия журнала и окончания его ведения. Все записи в графы журнала вносятся в хронологической последовательности. Цвет пасты может быть синим, черным или фиолетовым. Нельзя допускать в журнале помарок, подчисток. Все ошибки должны быть перечеркнуты и взяты в скобки, рядом производится запись правильных данных. Зачеркивать следует так, чтобы можно было разобрать, какое именно слово было написано ранее.

    Журнал учета личных дел — это документ, который фиксирует перечень имеющихся у работодателя личных дел работников. В статье приведен журнал регистрации личных дел работников (образец), скачать который можно бесплатно.

    Законодательно обязательные бланки не утверждены, поэтому учреждения вправе разработать их самостоятельно в произвольном формате. Более того, они могут применять формы, утвержденные разными министерствами.

    Для чего нужен и чем предусмотрен

    Любое учреждение, ведущее личные дела сотрудников, может для удобства учета документов оформить журнал учета. Он сделает работу с персональными данными сотрудников организации более простой, поскольку:

    • все сведения систематизированы;
    • поиск сведений занимает меньше времени;
    • такой формат удобен в применении;
    • защита персональных данных работников находится на необходимом уровне.

    В основном персональные данные сотрудников с использованием фиксации применяется на госслужбе, при этом требования к хранению данных строгие:

    • документы по уволенным госслужащим и работающим хранятся отдельно;
    • место хранения — отдельное помещение;
    • бумаги должны размещаться в металлических шкафах;
    • доступ третьих лиц исключается;
    • входить в кабинет могут только специально уполномоченные работники.

    Книга учета позволяет установить фактическое ознакомление госслужащего с материалами дела, а также их цель. Несмотря на то, что в личных делах содержится карточка ознакомления, ведение журнала личных дел позволяет оптимизировать процесс, в том числе для проверяющих органов.

    Кто ведет и где хранится

    Поскольку личные дела сотрудников в учреждениях формируют и ведут сотрудники кадровых служб или специально уполномоченные работники (по приказу нанимателя), то и рассматриваемый журнал учета находится в ведении этих лиц. Они несут ответственность за правильность и своевременность его оформления. В период ведения он находится у ответственного лица.

    Такой журнал — это документ внутреннего пользования. Его нельзя передавать сотрудникам иных, кроме кадрового, подразделений без распоряжения руководителя кадровой службы. Знакомить с ним сотрудников можно лишь в присутствии лица, ответственного за его ведение. Журнал с делами работников нужно регулярно предоставлять руководителю кадровой службы для проведения проверки правильности принятия решений, формирования отчетов, анализа деятельности.

    Форма журнала учета

    Форма может быть разработана специалистами отдела кадров и утверждена локальным распорядительным актом работодателя.

    До изготовления журнала учета нужно определить, как будут расположены страницы — вертикально или горизонтально. Первый вариант оптимален для малого числа граф. При необходимости отражения большого объема информации приемлем второй вариант.

    Обложку лучше изготовить из плотной бумаги формата А4, указав на ней наименование учреждения, сведения о начале ведения и его окончании.

    Информацию об ответственном за ведение документа сотруднике можно отразить на обложке (с любой ее стороны) или на каждой странице. Сведения можно разместить и на последней странице.

    Форма представления информации может быть такой:



    Записи вносятся синими, фиолетовыми или черными чернилами. Исправления или удаление сведений с использованием корректирующих средств не допускаются.


    Образец заполнения

    Журнал учета личных дел работников, образец которого приведен далее, можно заполнить, включив сведения о:

    • дате формирования личного дела сотрудника;
    • Ф.И.О. работника;
    • номере по табелю;
    • должности в соответствии со штатным расписанием;
    • наименовании структурного подразделения;
    • информации о приказе о приеме на работу;
    • информации о распоряжении об увольнении с работы.

    При необходимости оптимизировать поиск сведений документ можно оформить как алфавитную книгу, закрепив за буквами отдельные страницы.

    Образец журнала учета личных дел


    В 1996 г. закончила СГПИ по специальности преподаватель английского и русского языков. В 2003 г. закончила Московскую Академию права и управления по специальности юрист. В 2007 г.закончила РАНХиГС по специальности менеджмент в управлении

    Если работодатель решил разнообразить жизнь своих кадровиков и принял решение организовать ведение личных дел на персонал (что является обязательным условием только на госслужбе), то этот материал для вас. Здесь же вы сможете скачать журнал учета личных дел работников (образец).

    Чем предусмотрен и для чего нужен

    Организация, которая ведет личные дела работников, для удобства их учета заводит соответствующий журнал. Данный документ никаким действующим нормативным актом на уровне федерального и даже регионального законодательства не предусмотрен, поэтому работодатель разрабатывает его форму самостоятельно и утверждает своим приказом или распоряжением.

    Журнал как таковой упрощает работу с персональными данными работников, которые скомпанованы в подпапки:

    • вся информация систематизирована;
    • ее поиск занимает мало времени;
    • удобно в использовании;
    • обеспечивается оптимальный уровень защиты персональных данных от третьих лиц;
    • в конце концов, выглядит эстетически приятно.

    Как мы уже сказали, преимущественно данный порядок хранения персональных данных используют на госслужбе, там это обязательно. Поэтому и подход там достаточно серьезный:

    • документы на уволенных и действующих сотрудников хранятся отдельно друг от друга;
    • как правило, хранилище этих документов — отдельная комната или изолированное помещение;
    • все бумаги и папки помещаются в металлические шкафы, исключающие доступ третьих лиц;
    • вход в помещение или хранилище имеют только избранные — специально назначенные сотрудники.

    Это далеко не все. Для знакомства с содержанием своего дела, а госслужащий обязан знакомиться с его содержимым хотя бы раз в год, выделяется отдельное место, как правило, оно находится в хранилище, но, в зависимости от метража и возможностей оганизации, может быть выделено и отдельное помещение.

    Это, как уже говорилось, для госов, для всех остальных организаций правила и порядок хранения устанавливает руководство компании, но с одним железным требованием, которое предписывает закон, — персональные данные работников должны охраняться, и режим кофиденциальности нарушать никому не позволено.

    Журнал учета личных дел работинков, образец которого мы предоставили ниже, используется, как правило, для того, чтобы зафиксировать факт ознакомления с персональными сведениями из того или иного дела конкретным лицом и с конкретной целью. Вообще для этого используют карточку ознакомления, которая хранится в самом деле, но журнал удобнее использовать для проверяющих: сразу видно, как ведется работа на данном участе кадрового делопроизводства в организации.

    Правила оформления и заполнения

    Единой формы для ведения журнала регистрации дел не существует. Можно самостоятельно изменять правила оформления и заполнения. Обычно в него входят графы:

    Для быстрого поиска можно дополнительно сделать журнал в виде алфавитной книги с вырубкой справа, закрепив за каждой буквой отдельные страницы. По первой букве фамилии сотрудника будет легко найти нужную страницу. Обычная тетрадь А4 в клетку с твердой обложкой будет служить вам компасом в многочисленных сейфах с делами. В него достаточно вписать Ф.И.О. работника и номер дела.

    Законодательство не требует от частных предприятий в обязательном порядке вести журнал учета личных дел сотрудников. Подобная обязанность есть только для работников органов Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору (приказ Ростехнадзора от 30.05.2008 № 372). Однако его наличие в коммерческой компании позволяет вести точный учет личных дел работников и обеспечить сохранность их персональных данных. Рассказываем, каким может быть образец журнала учета личных дел работников и как его заполнять.

    Каких правил придерживаться при формировании журнала личных дел

    Бланка для журнала учета личных дел в законодательстве нет. Коммерческая компания может разработать его формат с нуля или воспользоваться уже имеющимися отраслевыми формами, доработав их под свои нужды.

    Для того, чтобы определиться с его бланком в конкретной организации, необходимо продумать, в книжном или альбомном варианте будут заполняться страницы журнала. Выбор по большей части зависит от:

    • объема информации;
    • описаний, которые планируется заносить в него.

    Необходимо предотвратить потенциальную возможность несанкционированного изъятия листов из журнала. Для этого все его листы нумеруют и прошнуровывают. На последней странице завязывают узел шнура, его скрепляют с последним листом сургучной печатью или наклеенным листом бумаги с печатью компании.

    Кроме того, на последней странице или на наклеенном на узел шнуровки листе с оттиском печати делают надпись:

    Ниже ставят дату, должность, роспись и расшифровку подписи руководителя службы персонала.

    Записи в журнал учета личных дел вносят шариковой ручкой синего, фиолетового или черного цвета. Подчистки недопустимы.

    Личные дела содержат персональную информацию и могут быть использованы другими подразделениями компании только с разрешения руководителя службы персонала. Ознакомление с записями в журнале так же производят с его разрешения в обязательном присутствии ответственного за его ведение лица.

    Журнал хранится у сотрудника, который отвечает за внесение в него записей. После того, как все его графы заполнены, на обложке указывают дату закрытия. Затем журнал передают в архив.

    Какой должна быть обложка журнала личных дел

    Титульный лист журнала изготавливают из плотной бумаги или картона. При этом можно пойти одним из 2-х путей:

    • заказать в типографии готовый журнал с обложкой нужного формата;
    • использовать готовую типовую книгу учета, наклеив на первый лист напечатанную на принтере обложку.

    На титульном листе обязательно должна присутствовать следующая информация:


    Указание на лицо, ответственное за ведение журнала, можно сделать:

    • на его титульном листе;
    • на каждой странице журнала;
    • нна его последней странице.

    Форма и порядок заполнения журнала личных дел

    На каждой странице, начиная со 2-го листа журнала, необходимо сделать таблицу, которая содержит следующие столбцы:

    • порядковой номер записи;
    • номер личного дела;
    • дата начала ведения личного дела;
    • Ф.И.О. сотрудника, на которого открыто дело;
    • табельный номер работника;
    • дата завершения личного дела;
    • основание закрытия дела;
    • дата сдачи в архив;
    • поле для комментариев или примечаний.

    Ниже приведен примерный образец журнал регистрации личных дел работников для коммерческой организации.

    Как исправлять ошибки в журнале

    При внесении корректировок в записи журнала следует придерживаться определенных правил.

    2. Если графы с примечанием нет, исправление делают по аналогии с тем, как в трудовой книжке:

    Читайте также: