Выбор формы доу зависит от
Обновлено: 08.07.2024
в) необходим для оперативной связи с тем, кто составил документ.
4) Какой вариант верного датирования служебных документов:
5) По способу документирования различают документы:
б) рукописные письменные; (+)
6) Расположение реквизитов на бланке документа определяется:
а) составителем документа;
б) правилами унификации документов;
в) государственным стандартом (+)
7) Количество реквизитов по ГОСТ Р 6.30-2003
8) По месту составления документы делятся на
а) внешние и внутренние документы (+)
б) городские и сельские документы
в) государственные документы и документы организации
9) Срочные документы – это документы
а) требующие исполнения за 1 месяц
б) требующие исполнения в определённый срок (+)
в) требующие исполнения сразу же после получения документа
а) Положением о гербе РФ
б) Уставом субъекта РФ
в) Правовыми актами субъектов РФ (+)
11) Наименование вида документа не указывают в
в) уставе организации
12) Должность лица, которому адресован документ указывается в
а) Именительном падеже
б) Дательном падеже (+)
в) Винительном падеже
13) Документ может содержать не более … адресатов
14) Реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержания - это
в) Гриф согласования
15) Гриф утверждения располагается
а) в верхнем правом углу каждой страницы документа
б) в верхнем правом углу первой страницы документа (+)
в) в конце документа
16) Повторный экземпляр подлинника документы, имеющий юридическую силу - это
а) дубликат документа (+)
б) копия документа
в) официальный документ
17) Наименование организации, которой адресуется документ пишется в
а) Именительном падеже (+)
б) Дательном падеже
в) Винительном падеже
18) Датой для акта является
а) дата заседания комиссии
в) дата подписания руководителем
19) Справочные данные об организации включают
а) ИНН/КПП и ОГРН
б) Наименование организации, её адрес
в) почтовый адрес, номера телефонов (+)
20) При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают
Работу с документами в любой организации ведет специализированное структурное подразделение — служба ДОУ. В зависимости от размеров и назначения организации эта служба может называться по-разному: управление делами, общий отдел, канцелярия.
В небольших организациях эту работу выполняет секретарь организации. Эффективность деятельности службы ДОУ зависит от: квалификации работников делопроизводства, степени оснащенности службы, условий труда.
Какую же организационную форму службы ДОУ выбрать организации? Этот вопрос решается руководством организации и самой службой ДОУ. Регламентация выбранной формы работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству.
Что собой представляют организационные структуры службы ДОУ? На сегодняшний день различают четыре основных организационных структуры службы ДОУ:
- Управление делами.
- Канцелярия.
- Общий отдел.
- Секретарь.
Управление делами создается в министерствах и ведомствах как структура, в которой выполняется работа с документами, и как орган контроля и координации делопроизводства в центральном аппарате и в отрасли. Являясь, по сути, структурным подразделением организации, управление делами, в свою очередь, подразделяется на следующие структурные типовые подразделения:
1. Секретариат — это структурное подразделение, создаваемое для обслуживания руководства организации. В его состав входят:
•секретариат руководителя и секретариаты заместителей руководителя;
Какие же функции выполняет секретариат? В его функции входит:
•предварительное рассмотрение и подготовка к докладу руководителю поступающих на его имя документов;
•подготовка по указанию руководителя проектов отдельных документов и их согласование с функциональными структурными подразделениями организации;
•организация и документационное обслуживание совещаний, проводимых руководителем, документирование деятельности коллегиальных органов управления.
2. Отдел рационализации ДОУ (делопроизводства) — это центр совершенствования ДОУ, методический центр. К его функциям относятся:
•разработка и внедрение мероприятий по совершенствованию технологии делопроизводства;
•разработка нормативно-методического обеспечения делопроизводства (положений, инструкций, правил, регламентов, табели унифицированных форм и др.);
•разработка классификационных справочников (номенклатура дел, классификаторы, перечни документов со сроками хранения).
3. Канцелярия, которая, в свою очередь, подразделяется на: экспедицию; бюро переписки; бюро учета и регистрации документов; компьютерный центр обработки и размножения текстов документов.
5. Центральный архив организации.
Канцелярия, как и другая организационная структура службы ДОУ, создается на предприятиях, в научно-исследовательских, проектно-конструкторских организациях, высших учебных заведениях. В структуре канцелярии обычно работают следующие подразделения (отделы, секторы, группы):
1. Экспедиция — специализированный участок, осуществляющий прием и отправку по почте и курьерской связи документации и корреспонденции.
2. Подразделение по учету и регистрации документов, в задачи которого входит регистрация входящих, исходящих и внутренних документов, контроль соответствия принятым правилам оформления документов, формирование и ведение справочно-информационного массива.
3. Группа контроля (бюро, инспекция, отдел) осуществляет контроль за сроками исполнения документов, контроль за сроками исполнения устных распоряжений руководителя, анализ исполнительской дисциплины, информирование руководства о ходе выполнения документов и поручений.
4. Группа писем (обращений граждан) занимается приемом и учетом предложений, заявлений и жалоб граждан. Ее функции следующие:
•подготовка обращений к рассмотрению руководством;
•контроль за сроками подготовки ответных документов в структурных подразделениях организации;
•извещение заявителей о результатах рассмотрения их обращений;
•организация приема граждан по личным вопросам руководством организации.
5. Группа подготовки документов осуществляет перепечатку документов с черновиков, считку и правку текстов документов, учет выполняемой работы.
6. Копировалъно-множителъное бюро, как правило, имеет место в тех организациях, деятельность которых связана с рассылкой большого количества нормативной или распорядительной документации. Задачи бюро сводятся к копированию документов, тиражированию текстов документов, подготовке рекламной продукции, буклетов, брошюр.
7. Архив организации − осуществляет прием от структурных подразделений отработанных и подготовленных к хранению дел, оказание им методической помощи, ведет учет и хранение документов, контроль за соблюдением правил формирования, хранения и использования дел в структурных подразделениях, готовит дела к передаче на государственное хранение.
Общий отдел является службой по работе с документами в исполнительных органах власти и исполнительных структурах (мэрия, префектура, муниципалитет) местного самоуправления. В общих отделах обычно создаются те же участки, которые характерны для канцелярии, однако сюда подключаются такие подразделения, как протокольный отдел, группа писем, приемная. Наличие этих структур объясняется спецификой деятельности, характером управленческих процедур, порядком принятия решений и особенностями документирования в этих учреждениях.
Протокольная группа создается в составе учреждений, имеющих в своей структуре постоянно действующий коллегиальный орган. Выполняет функции:
•подготовка проектов нормативно-распорядительных документов (редактирование, оформление и выпуск), писем, справок, их согласование со структурными подразделениями;
•анализ документов, подготовленных структурными подразделениями;
•подготовка заключений по документам, подготовленным структурными подразделениями;
•организация и проведение заседаний коллегиального органа, документирование их деятельности.
Секретарь учреждения выполняет всю работу с документами в небольших учреждениях и организациях, не имеющих внутренней организационной структуры.
Таким образом, действующие нормативно-методические документы регламентируют наименование и примерную структуру службы ДОУ государственных предприятий, учреждений, организаций. Что касается негосударственных структур, то решение о создании службы, ее названии и внутренней структуре принимает руководство организации. В совместных предприятиях этот вопрос решает правление, в акционерных обществах — учредительная конференция, в кооперативных структурах — общее собрание членов кооператива.
Работу с документами в любой организации ведет специализированное структурное подразделение — служба ДОУ. В зависимости от размеров и назначения организации эта служба может называться по-разному: управление делами, общий отдел, канцелярия.
В небольших организациях эту работу выполняет секретарь организации. Эффективность деятельности службы ДОУ зависит от: квалификации работников делопроизводства, степени оснащенности службы, условий труда.
Какую же организационную форму службы ДОУ выбрать организации? Этот вопрос решается руководством организации и самой службой ДОУ. Регламентация выбранной формы работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству.
Что собой представляют организационные структуры службы ДОУ? На сегодняшний день различают четыре основных организационных структуры службы ДОУ:
- Управление делами.
- Канцелярия.
- Общий отдел.
- Секретарь.
Управление делами создается в министерствах и ведомствах как структура, в которой выполняется работа с документами, и как орган контроля и координации делопроизводства в центральном аппарате и в отрасли. Являясь, по сути, структурным подразделением организации, управление делами, в свою очередь, подразделяется на следующие структурные типовые подразделения:
1. Секретариат — это структурное подразделение, создаваемое для обслуживания руководства организации. В его состав входят:
•секретариат руководителя и секретариаты заместителей руководителя;
Какие же функции выполняет секретариат? В его функции входит:
•предварительное рассмотрение и подготовка к докладу руководителю поступающих на его имя документов;
•подготовка по указанию руководителя проектов отдельных документов и их согласование с функциональными структурными подразделениями организации;
•организация и документационное обслуживание совещаний, проводимых руководителем, документирование деятельности коллегиальных органов управления.
2. Отдел рационализации ДОУ (делопроизводства) — это центр совершенствования ДОУ, методический центр. К его функциям относятся:
•разработка и внедрение мероприятий по совершенствованию технологии делопроизводства;
•разработка нормативно-методического обеспечения делопроизводства (положений, инструкций, правил, регламентов, табели унифицированных форм и др.);
•разработка классификационных справочников (номенклатура дел, классификаторы, перечни документов со сроками хранения).
3. Канцелярия, которая, в свою очередь, подразделяется на: экспедицию; бюро переписки; бюро учета и регистрации документов; компьютерный центр обработки и размножения текстов документов.
5. Центральный архив организации.
Канцелярия, как и другая организационная структура службы ДОУ, создается на предприятиях, в научно-исследовательских, проектно-конструкторских организациях, высших учебных заведениях. В структуре канцелярии обычно работают следующие подразделения (отделы, секторы, группы):
1. Экспедиция — специализированный участок, осуществляющий прием и отправку по почте и курьерской связи документации и корреспонденции.
2. Подразделение по учету и регистрации документов, в задачи которого входит регистрация входящих, исходящих и внутренних документов, контроль соответствия принятым правилам оформления документов, формирование и ведение справочно-информационного массива.
3. Группа контроля (бюро, инспекция, отдел) осуществляет контроль за сроками исполнения документов, контроль за сроками исполнения устных распоряжений руководителя, анализ исполнительской дисциплины, информирование руководства о ходе выполнения документов и поручений.
4. Группа писем (обращений граждан) занимается приемом и учетом предложений, заявлений и жалоб граждан. Ее функции следующие:
•подготовка обращений к рассмотрению руководством;
•контроль за сроками подготовки ответных документов в структурных подразделениях организации;
•извещение заявителей о результатах рассмотрения их обращений;
•организация приема граждан по личным вопросам руководством организации.
5. Группа подготовки документов осуществляет перепечатку документов с черновиков, считку и правку текстов документов, учет выполняемой работы.
6. Копировалъно-множителъное бюро, как правило, имеет место в тех организациях, деятельность которых связана с рассылкой большого количества нормативной или распорядительной документации. Задачи бюро сводятся к копированию документов, тиражированию текстов документов, подготовке рекламной продукции, буклетов, брошюр.
7. Архив организации − осуществляет прием от структурных подразделений отработанных и подготовленных к хранению дел, оказание им методической помощи, ведет учет и хранение документов, контроль за соблюдением правил формирования, хранения и использования дел в структурных подразделениях, готовит дела к передаче на государственное хранение.
Общий отдел является службой по работе с документами в исполнительных органах власти и исполнительных структурах (мэрия, префектура, муниципалитет) местного самоуправления. В общих отделах обычно создаются те же участки, которые характерны для канцелярии, однако сюда подключаются такие подразделения, как протокольный отдел, группа писем, приемная. Наличие этих структур объясняется спецификой деятельности, характером управленческих процедур, порядком принятия решений и особенностями документирования в этих учреждениях.
Протокольная группа создается в составе учреждений, имеющих в своей структуре постоянно действующий коллегиальный орган. Выполняет функции:
•подготовка проектов нормативно-распорядительных документов (редактирование, оформление и выпуск), писем, справок, их согласование со структурными подразделениями;
•анализ документов, подготовленных структурными подразделениями;
•подготовка заключений по документам, подготовленным структурными подразделениями;
•организация и проведение заседаний коллегиального органа, документирование их деятельности.
Секретарь учреждения выполняет всю работу с документами в небольших учреждениях и организациях, не имеющих внутренней организационной структуры.
Таким образом, действующие нормативно-методические документы регламентируют наименование и примерную структуру службы ДОУ государственных предприятий, учреждений, организаций. Что касается негосударственных структур, то решение о создании службы, ее названии и внутренней структуре принимает руководство организации. В совместных предприятиях этот вопрос решает правление, в акционерных обществах — учредительная конференция, в кооперативных структурах — общее собрание членов кооператива.
Работу с документами в любой организации ведет специализированное структурное подразделение — служба ДОУ. В зависимости от размеров и назначения организации эта служба может называться по-разному: управление делами, общий отдел, канцелярия. В небольших организациях эту работу выполняет секретарь организации.
Эффективность деятельности службы ДОУ зависит от: квалификации работников делопроизводства, степени оснащенности службы, условий труда.
Какую же организационную форму службы ДОУ выбрать организации? Этот вопрос решается руководством организации и самой службой ДОУ. Регламентация выбранной формы работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству.
Что собой представляют организационные структуры службы ДОУ?
На сегодняшний день различают четыре основных организационных структуры службы ДОУ:
Управление делами. Канцелярия.
Общий отдел. Секретарь.
Управление делами создается в министерствах и ведомствах как структура, в
которой выполняется работа с документами, и как орган контроля и
координации делопроизводства в центральном аппарате и в отрасли. Являясь, по сути, структурным подразделением организации, управление делами, в свою очередь, подразделяется на следующие структурные типовые подразделения:
1. Секретариат — это структурное подразделение, создаваемое для обслуживания руководства организации. В его состав входят:
· секретариат руководителя и секретариаты заместителей руководителя;
Какие же функции выполняет секретариат? В его функции входит:
· предварительное рассмотрение и подготовка к докладу руководителю поступающих на его имя документов;
· подготовка по указанию руководителя проектов отдельных документов и их согласование с функциональными структурными подразделениями организации;
· организация и документационное обслуживание совещаний, проводимых руководителем, документирование деятельности коллегиальных органов уп- равления.
2. Отдел рационализации ДОУ (делопроизводства) — это центр совершенствования ДОУ, методический центр. К его функциям относятся:
· разработка и внедрение мероприятий по совершенствованию технологии делопроизводства;
· разработка нормативно-методического обеспечения делопроизводства (положений, инструкций, правил, регламентов, табеля унифицированных форм и др.);
· разработка классификационных справочников (номенклатура дел, классификаторы, перечни документов со сроками хранения).
3. Канцелярия, которая, в свою очередь, подразделяется на:
· бюро учета и регистрации документов;
· компьютерный центр обработки и размножения текстов документов.
4. Отдел писем.
5. Центральный архив организации.
6. Инспекция.
Канцелярия, как и другая организационная структура службы ДОУ, создается на предприятиях, в научно-исследовательских, проектно-конструкторских организациях, высших учебных заведениях. В структуре канцелярии обычно работают следующие подразделения (отделы, секторы, группы):
1. Экспедиция — специализированный участок, осуществляющий прием и отправку по почте и курьерской связи документации и корреспонденции.
2. Подразделение по учету и регистрации документов, в задачи которого входит регистрация входящих, исходящих и внутренних документов, контроль соответствия принятым правилам оформления документов, формирование и ведение справочно-информационного массива.
3. Группа контроля (бюро, инспекция, отдел) осуществляет контроль за сроками исполнения документов, контроль за сроками исполнения устных распоряжений руководителя, анализ исполнительской дисциплины, информирование руководства о ходе выполнения документов и поручений.
4. Группа писем (обращений граждан) занимается приемом и учетом пред- ложений, заявлений и жалоб граждан. Ее функции следующие:
· подготовка обращений к рассмотрению руководством;
· контроль за сроками подготовки ответных документов в структурных подразделениях организации;
· извещение заявителей о результатах рассмотрения их обращений;
· организация приема граждан по личным вопросам руководством организации.
5. Группа подготовки документов осуществляет перепечатку документов с черновиков, считку и правку текстов документов, учет выполняемой работы.
6. Копировалъно-множителъное бюро, как правило, имеет место в тех организациях, деятельность которых связана с рассылкой большого количества нормативной или распорядительной документации. Задачи бюро сводятся к копированию документов, тиражированию текстов документов, подготовке рекламной продукции, буклетов, брошюр.
7. Архив организации - осуществляет прием от структурных подразделений отработанных и подготовленных к хранению дел, оказание им методической помощи, ведет учет и хранение документов, контроль за соблюдением правил формирования, хранения и использования дел в структурных подразделениях, готовит дела к передаче на государственное хранение.
Общий отдел является службой по работе с документами в исполнительных органах власти и исполнительных структурах (мэрия, префектура, муниципалитет) местного самоуправления.
В общих отделах обычно создаются те же участки, которые характерны для канцелярии, однако сюда подключаются такие подразделения, как протокольный отдел, группа писем, приемная. Наличие этих структур объяс- няется спецификой деятельности, характером управленческих процедур, порядком принятия решений и особенностями документирования в этих учреждениях.
Протокольная группа создается в составе учреждений, имеющих в своей структуре постоянно действующий коллегиальный орган. Выполняет функции:
· подготовка проектов нормативно-распорядительных документов (редактирование, оформление и выпуск), писем, справок, их согласование со структурными подразделениями;
· анализ документов, подготовленных структурными подразделениями;
· подготовка заключений по документам, подготовленным структурными подразделениями;
· организация и проведение заседаний коллегиального органа, документирование их деятельности.
Секретарь учреждения выполняет всю работу с документами в небольших учреждениях и организациях, не имеющих внутренней организационной структуры.
Таким образом, действующие нормативно-методические документы регламентируют наименование и примерную структуру службы ДОУ государственных предприятий, учреждений, организаций. Что касается негосударственных структур, то решение о создании службы, ее названии и внутренней структуре принимает руководство организации. В совместных предприятиях этот вопрос решает правление, в акционерных обществах — учредительная конференция, в кооперативных структурах — общее собрание членов кооператива.
План: характеристику службы документационного обеспечения управления (ДОУ); формы работы с документами (централизованная, децентрализованная, смешанная); каким образом определяется выбор формы работы с документами в конкретной организации.
Служба ДОУ – это структурное подразделение на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях.
Служба ДОУ может иметь разные названия, например: управление делами, отдел делопроизводства, отдел документационного обеспечения управления, общий отдел, канцелярия, секретариат.
Характеристика: Основные задачи службы ДОУ- 1. Внедрение на предприятии единого порядка работы с документами в соответствии с нормативно-методическими и организ.-распорядительными док-ми. 2. Осуществление методического руководства организацией работы с док-ми в структурных подразделениях предприятия. 3. Обеспечение действенного контроля над соблюдением установленного порядка работы с док-ми; 4. Совершенствование форм и методов работы должностных лиц предприятия с док-ми.
3 формы организации работы с документами в любом управленческом аппарате – централизованную, децентрализованную и смешанную.
Централизованная форма – это когда идет сосредоточение всех технологических операций по работе с документами в одном специализированном структурном подразделении (канцелярия) или у одного сотрудника (секретаря учреждения). Такая форма наиболее рациональная, так как позволяет снизить затраты на обработку документов. Но несмотря на это, полная централизация возможна только в небольших учреждениях.
Децентрализованная форма – здесь, каждое структурное подразделение одной организации создает свою собственную службу для работы с документами, в которой автономно выполняется весь цикл операций по созданию, хранению, систематизации документов данного структурного подразделения. Эта форма характерна для организаций и учреждений, аппарат которых территориально разобщен, а также для тех, в которых документирование деятельности имеет специфические особенности (например, защита информации)
Смешанная форма – самая распространенная, При этом часть операций сосредотачивается в центральной службе делопроизводства, а в каждом структурном подразделении (в департаментах, управлениях, отделах) выполняются операции по созданию (печати) документов, их систематизации, хранению дел, их пред архивной обработке.
Выбор формы зависит от самой организации. Например, если фирма небольшая, в ней небольшой документооборот, лучше использовать централизованную форму. Для организаций с филиалами, которые территориально находятся в другом месте характерно использование децентрализованной формы. Смешанную форму использует большинство из-за ее удобности.
Читайте также: