Учебная практика доу и архивоведение отчет

Обновлено: 07.07.2024

Цель преддипломной практики - сбор материала для выпускной квалификационной работы, анализ и определения специфики организации документационного обеспечения управления детского сада №14 – Центра развития ребенка г. Оленегорска муниципального района Мурманской области, а также разработка рекомендаций по ее совершенствованию с учетом современной ситуации.
Для достижения цели последовательно должны быть решены следующие задачи:
•рассмотреть историю создания, а так же нормативные документы, регламентирующие документационное обеспечение управления в МДОУ № 14.
•изучить организацию делопроизводства в данном учреждении;
•проанализировать структуру и особенности документооборота в МДОУ №14
• рассмотреть организацию оперативного и архивного хранения документов;

Содержание

Ведение 2
1. Общая характеристика деятельности муниципального дошкольного образовательного учреждения центра развития ребенка – детского сада №14 (г. Оленегорск Мурманской области) 5
1.1. История создания, основные направления и организация деятельности МДОУ №14 5
1.2. Нормативные документы, регламентирующие документационное обеспечение управления в МДОУ № 14. 10
2. Документационное обеспечение деятельности муниципального дошкольного образовательного учреждения центра развития ребенка – детского сада № 14 13
2.1. Должностные обязанности делопроизводителя, ответственного за делопроизводство МДОУ №14 13
2.2. Анализ структуры и особенности документооборота в МДОУ №14 17
2.3. Оперативное и архивное хранение документов 27
Заключение 33
Библиографический список использованной литературы 35

Работа содержит 1 файл

!Практика Шпак Анастасии грД 6 07.РГСУ.docx

Непосредственное руководство МДОУ №14 осуществляет Совет педагогов, в состав которого входят все педагоги. Текущей деятельностью руководит прошедший аттестацию заведующий.

Ответственность за правильность документирования и оформление соответствующих документов несет заведующий детским садом, который в своей деятельности основывается на федеральных законах, указах, распоряжениях Президента Российской Федерации, решениях органа управления образованием и документами в области делопроизводства, гражданского законодательства и законов о труде 3 .

1.2. Нормативные документы, регламентирующие документационное обеспечение управления в МДОУ № 14.

Принятые руководителем и его заместителями решения фиксируются в определенном порядке и конкретных формах документов. Данный вид деятельности называется документационным обеспечением управления, а издаваемые документы – управленческой документацией. Управление любым дошкольным образовательным учреждением должно быть документально обеспечено, и от качества документационного обеспечения управления зависит качество управленческой деятельности.

Управление документацией 4 – создание условий, обеспечивающих хранение необходимой информации и снабжение ею потребителей в установленные сроки и с наименьшими затратами.

В управленческой деятельности МДОУ №14 можно выделить следующие виды документов: организационные документы (устав, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции), распорядительные документы (приказы по основной деятельности, распоряжения, указания, решения), информационно-справочные документы (акты, письма, справки, докладные и служебные записки, протоколы), документы по личному составу, предложения, заявления, жалобы граждан, финансово-бухгалтерские документы, технико-технологические документы, контрольно-ревизионные документы.

Таким образом, все документы, образующиеся в деятельности дошкольного учреждения, можно разделить на две большие группы: 1.Организующие деятельность МДОУ №14 (организационно-правовые документы - договор между МДОУ и учредителем, устав, свидетельство о государственной регистрации, лицензия на право ведения образовательной и медицинской деятельности, свидетельство о государственной аккредитации, коллективный договор, правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание, должностные инструкции; документы по личному составу, регламентирующие процессы движения кадров - трудовой договор, трудовая книжка, личная карточка Т-2, Личное дело; процедуру аттестации - заявление, аттестационный лист, экспертное заключение, протоколы заседаний экспертной, аттестационной комиссий; воинский учет - личные карточки Т-2 на военнообязанных и призывников, журналы и учетная документация установленных форм, согласованная с требованиями Горвоенкомата; технико-технологическую документацию - документы, организующие хозяйственную деятельность учреждения; документы, организующие медицинскую деятельность; документы, организующие педагогическую деятельность учреждения) 5

2.Управляющие данной деятельностью (приказы по основной деятельности, личному составу, распоряжения руководителя; информационно-справочные документы – письма, протоколы, акты, справки, докладные и служебные записки, телефонограммы, документация, содержащая сведения о воспитанниках; документация по работе с гражданами; заявления о зачислении ребенка в учреждение; заявления от бывших работников о предоставлении архивных сведений о стаже работы и заработной плате; жалобы о ненадлежащем уходе, присмотре за ребенком).

Деятельность любого дошкольного образовательного учреждения, в том числе, и МДОУ №14 по управлению документацией достаточно специфична в связи с отсутствием в его структуре службы документационного обеспечения управления. Процессы работы с документами распределены между заведующим детским садом и старшим воспитателем 6 .

Управление документацией в детском саду включает в себя следующие направления работы: организация документооборота, контроль исполнения документов, составление номенклатуры дел, архивное хранение документов.

Организация делопроизводства в МДОУ №14 имеет свою специфику, которая определяется: отсутствием службы документационного обеспечения, незначительным объемом документооборота, слабо развитой (неразветвленной) структурой управления, небольшой штатной численностью работников, отсутствием нормативных документов, непосредственно регламентирующих работу с документацией именно в дошкольном образовательном учреждении, отсутствием особой научно-исторической ценности документов детского сада.

2. ДОКУМЕНТВЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ МУНИЦИПАЛЬНОГО ДОШКОЛЬНОГО УЧРЕЖДЕНИЯ ЦЕНТРА РАЗВИТИЕ РЕБЕНКА – ДЕТСКОГО САДА № 14

2.1. Должностные обязанности делопроизводителя, ответственного за делопроизводство МДОУ №14

В настоящее время с появлением управленческих технологий многократно возрастает роль должностной инструкции, являющейся документом, регламентирующим производственные полномочия каждой должности и содержащим требования к работнику, занимающему эту должность. Любой организации требуются четкие формализованные описания должностных обязанностей сотрудников и средства обеспечения этих обязанностей.

Ответственным за ведение делопроизводства в МДОУ №14 является делопроизводитель, который относится к категории вспомогательного персонала, назначается и освобождается от должности и подчиняется заведующему МДОУ.

Делопроизводитель 7 – это служащий, ведущий канцелярские дела, делопроизводство. На должность делопроизводителя назначается лицо, имеющее среднее общее образование и стаж работы в должностях по делопроизводству. В своей деятельности делопроизводитель руководствуется:

- Законодательными и нормативно-методическими документами, рассматривающими вопросы делопроизводства и регламентирующими правила составления и оформления документов и организацию работы с ними;

Уставом МДОУ;
Правилами внутреннего трудового распорядка;
Приказами и распоряжениями заведующего МДОУ.

Делопроизводитель дошкольного образовательного учреждения должен знать: трудовое законодательство, основные правила постановки документальной части общего делопроизводства; инструкцию по делопроизводству; структуру учреждения; Правила внутреннего трудового распорядка. Продолжительность рабочего времени делопроизводителя составляет 40 часов в неделю. Делопроизводитель работает по графику, составленному заместителем заведующего МДОУ по АХР и утвержденному заведующим. На делопроизводителя возлагаются функции: обеспечение учета, регистрации, контроля исполнения поручений руководства дошкольного учреждения, информационно-справочное обслуживание по документам и их хранение.

Для выполнения возложенных на него функций делопроизводитель обязан: принимать и регистрировать корреспонденцию, передавать руководителю дошкольного учреждения документы; осуществлять документационного обеспечение кадровой деятельности дошкольного учреждения; организовывать подготовку необходимых документов для руководства; отвечать за качество подготовки, правильности составления, согласования и оформления документов, образующихся в процессе деятельности дошкольного учреждения; осуществлять контроль исполнения документов, поручений и заданий руководства, систематически докладывать руководителю о состоянии их исполнения; следить за сроками исполнения обращений граждан; вести учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизировать и хранить документы текущего архива, картотеку учета прохождения документов; подготавливать и сдавать в архив документальные материалы, законченные делопроизводством, и регистрационную картотеку; обеспечивать сохранность проходящей служебной документации.

Делопроизводитель имеет право 8 :

Требовать от администрации создания условий для выполнения прямых обязанностей;
Запрашивать для руководителя ДОУ от педагогического состава необходимые документы, а также объяснения о причинах задержки выполнения поручений.
Привлекать сотрудников к выполнению поручений руководства;
Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил составления и оформления документов.
Визировать проекты документов, связанных с управленческой деятельностью дошкольного учреждения;
Вносить на рассмотрение руководителя предложения по улучшению организации работы с документами, с учетом применения компьютерных технологий;
На защиту профессиональной чести и достоинства;
На социальные гарантии и льготы, установленные законодательством РФ;
На ежегодный оплачиваемый отпуск.

Делопроизводитель несет ответственность:

за совершенные в процессе осуществления своей трудовой деятельности правонарушения в пределах, определяемых действующим административным, уголовным и граждански законодательством РФ;
за причинение материального ущерба в пределах, определенных действующим трудовым, уголовным и гражданским законодательством РФ;
за причинение материального ущерба в пределах, определенных действующим трудовым, уголовным и гражданским законодательством;
за неисполнение или ненадлежащее исполнение без уважительных причин устава и Правил внутреннего трудового распорядка ДОУ, иных локальных нормативных актов, законных распоряжений руководителя ДОУ, должностных обязанностей, установленных настоящей инструкцией, в том числе за неиспользование предоставленных прав, делопроизводитель несет дисциплинарную ответственность в порядке, определенном трудовым законодательством РФ;
за грубое нарушение трудовых обязанностей в качестве дисциплинарного наказания может быть применено увольнение;
за нарушение правил пожарной безопасности и охраны труда делопроизводитель привлекается к административной ответственности в порядке и случаях, предусмотренных административным законодательством 9 .

Таким образом, делопроизводитель назначается, освобождается и подчиняется заведующей детского сада, выполняет поручения руководителя и информирует его о возникших трудностях в работе. В процессе своей деятельности делопроизводитель взаимодействует с педагогическим, административным и обслуживающим персоналом по вопросам подготовки и представления необходимых документов, проверки выполнения поручений, приказов и указаний руководителя дошкольного учреждения. Делопроизводитель работает в режиме нормированного рабочего дня по графику, составленному, исходя из часовой рабочей недели и утвержденному руководителем МДОУ.

2.2. Анализ структуры и особенности документооборота в МДОУ №14

Организационно-распорядительна я и информационно-справочная документация.

Организационная документация 10 — документы, регламентирующие структуру, задачи и функции учреждения, организацию его работы, права и обязанности, ответственность руководителя и работников.

В состав организационных документов МДОУ №14 учреждения входят: устав, договор с учредителем, должностные инструкции сотрудников, структура и штатная численность, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка.

Содержательная часть Устава заключает в себе следующие основные разделы: общие положения, цели и предмет деятельности, организация образовательного процесса, участники образовательного процесса, управление учреждением, финансовая и хозяйственная деятельность, регламентация деятельности, реорганизация и ликвидация.

Постановлением Правительства Российской Федерации от 12.09.2008 г. № 666 утверждено Типовое положение о дошкольном образовательном учреждении. В статье 39 данного положения указывается, что взаимоотношения между дошкольным образовательным учреждением и родителями (лицами, их заменяющими) регулируются родительским договором, включающим в себя взаимные права, обязанности и ответственность сторон, возникающие в процессе обучения, воспитания детей, присмотра и ухода за ними.

В соответствии с Уставом учреждения разрабатывается его структура и штатная численность, что закрепляется в соответствующем документе. В этом документе указываются все структурные подразделения предприятия, вводимые на предприятии должности и количество штатных единиц по каждой из должностей. Документ составляется на бланке предприятия, подписывается заместителем руководителя предприятия, согласовывается с главным бухгалтером, утверждается заведующим. Изменения в структуру и численность штата вносятся приказом руководителя учреждения. Нормативы численности работников, занятых в учреждении, разработаны с учетом обеспечения нормальных условий для всестороннего развития и воспитания детей.

Основная деятельность данной организации состоит в обеспечении социальной защиты нетрудоспособного населения и лиц, нуждающихся в социальной поддержке.

Цель производственной практики - формирование у обучающихся умений, приобретение первоначального практического опыта и реализация в рамках профессионального модуля по основным видам профессиональной деятельности для последующего освоения ими общих и профессиональных компетенций по избранной специальности.

Исходя из данной цели были сформированы следующие задачи - формирование у обучающегося способности применять на практике теоретические нормативно-правовые, методические знания для решения основных профессиональных задач.

Программные продукты, используемые в ДОУ и архивном деле организации

Microsoft Word является самым распространенным текстовым редактором в мире. Документы многих компаний печатаются именно с помощью этой легендарной программы. В наше время открыть текстовый файл сможет практически любой школьник. Без особых трудностей можно выполнить простейшее редактирование. Все это возможно благодаря интуитивно понятному интерфейсу, простоте основных операций с текстовым файлом.

Главным плюсом Word-а в данный момент является его широкая распространенность. На подавляющем большинстве компьютеров установлена именно эта программа, в то время как альтернативные редакторы можно встретить довольно редко. То есть, научившись работать с Word, Вы гарантируете себе возможность редактирования любого текстового файла на любом компьютере.

Организация документационного обеспечения управления и функционирования организации в объеме 72 часа с 15.06.2017 г. по 28.06.2017 г.

АТТЕСТАЦИОННЫЙ ЛИСТ ПО ПРОИЗВОДСТВЕННОЙ ПРАКТИКЕ

(заполняется руководителем практики от колледжа или предприятия)

Место проведение практики

ПК1.1. Координировать работу организации (приемной руководителя), вести прием посетителей.

ПК1.2. Осуществлять работу по подготовке и проведению совещаний, деловых встреч, приемов и презентаций.

ПК1.3. Осуществлять подготовку деловых поездок руководителя и других сотрудников организации.

ПК1.4. Организовывать рабочее место секретаря и руководителя.

ПК1.5. Оформлять и регистрировать организационно-распорядительные документы, контролировать сроки их исполнения.

ПК1.6. Обрабатывать входящие и исходящие документы, систематизировать их, составлять номенклатуру дел и формировать документы в дела.

ПК1.7. Самостоятельно работать с документами, содержащими конфиденциальную информацию, в том числе с документами по личному составу.

ПК1.8. Осуществлять телефонное обслуживание, принимать и передавать факсы.

ПК1.9. Осуществлять подготовку дел к передаче на архивное хранение.

ПК1.10. Составлять описи дел, осуществлять подготовку дел к передаче в архив организации, государственные и муниципальные архивы.

ПК 1.11 Выдавать в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы

Характеристика учебной и профессиональной деятельности обучающегося во время производственной практики

Каких знаний и умений с Вашей точки зрения не хватает студенту ___________________ для выполнения работ, запланированных для прохождения данной практики

Претензий нет____

Нужны ли Вашему предприятию работники данной специальности в настоящее время?

Рекомендуемая оценка организации 5 (отл)

Руководитель практики от предприятия _________________

Итоговая оценка _________________

Дневник

прохождения производственной практики (образец)

PS. Ведется студентом самостоятельно, предоставляется руководителю для оформления Аттестационного листа.

3 Специальность _________________________________________________

4 Вид производственной практики___________________________________

5 Место проведения практики (наименование, юридический адрес организации)___________

6 Сроки проведения практики 15.06.2017-28.06.2017г.

7 Формируемые компетенции в период прохождения практики ________________________________________

8.Проведения инструктажей в структурных подразделениях предприятия:

Вид инструктажа	Дата проведения	Ф.И.О. должность инструктирующего	Подпись инструктирующего	Подпись инструктируемого
вводный
текущий

9 Содержание деятельности студента в момент прохождения практики (по дням):

Подписи: руководителя практики,____________________/ /

ответственного лица организации___________________ / /

ХАРАКТЕРИСТИКА

Группа ДОУ-2.15 при прохождении производственной практики по профессиональному модулю__________

на предприятии__________________в цехе (отделе) ___________________с 15.06. по 28.06.2017г.

Студент зарекомендовал_ себя следующим образом:

Понимание сущности и социальной значимости своей будущей профессии__________________

2. Организация и выбор методы и способы выполнения профессиональных задач, .

эффективность и качество выполнения профессиональных задач

3.Принятие решения в стандартных и нестандартных ситуациях ________

способность принимать решения в стандартных и нестандартных ситуациях и нести за них ответственность

Поиск и использование информации, необходимой для эффективного выполнения профессиональных задач:______________________________

5 Использование информационно-коммуникационных технологий в профессиональной деятельности._________________

6. Работа в коллективе и команде: эффективное взаимодействие в коллективе и команде _____________________

7.Ответственность за работу членов команды, результат выполнения заданий _____________________________________

Умение самостоятельно определять задачи профессионального и личностного развития, заниматься самообразованием:______________

Ориентироваться в условиях частой смены технологий в профессиональной деятельности _____________________________________________

10.Ваши пожелания к администрации колледжа по повышению качества обучения студентов:_________________

Работа с документацией — основной вид деятельности всех работников аппарата управления, от технических исполнителей до руководителей высшего звена. Без управленческих документов невозможны планирование, финансирование, решение задач бухгалтерского учета и отчетности, кадровое обеспечение и т.п.

1. Характеристика предприятия Основные направления деятельности управляющей компании Организационные документы предприятия.

2. Организация документооборота

2.1 Прием и отправка

2.3 Контроль исполнения

2.4 Классификация и систематизации документов. Формирование дел

Нужна помощь в написании отчета?

Мы - биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Наша система гарантирует сдачу работы к сроку без плагиата. Поможем с характеристой и презентацией. Правки внесем бесплатно.

Регистрации подлежат все документы, требующие специального учета, исполнения и использования в справочных целях, независимо от способа получения.

Учитывая, что документирование является лишь средством достижения целей производства, нужно так организовать его, чтобы из средства оно не превратилось в самоцель, не отвлекало работников от выполнения главных задач производства.

Целью прохождения практики является:

общее ознакомление с деятельностью компании;
ознакомление с особенностями работы компании;
изучение структуры управления компании;
изучение должностных обязанностей делопроизводителя;
приобретение навыков работы в коллективе;
получение практического опыта работы в качестве помощника делопроизводителя;
улучшение качества профессиональной подготовки;
закрепление полученных знаний по общим и специальным дисциплинам.

Для достижения поставленной цели предлагается рассмотреть ряд задач:

1. Характеристика предприятия

Нужна помощь в написании отчета?

Основными целями деятельности управления являются: выполнение функций заказчика (застройщика) на территории района по проектированию и строительству объектов жилищного, коммунального, культурно-бытового назначения и других объектов по заказу администрации района, создание надлежащих условий для предоставления качественных, надежных и экологически безопасных жилищно-коммунальных услуг потребителям.

документооборот дело управляющий

обеспечение качества и надежности обслуживания населения и других потребителей услуг ЖКХ в соответствии с правилами предоставления коммунальных услуг;
осуществление контроля за качеством, объемами и своевременностью оказываемых услуг в соответствии с существующими правилами и нормами предоставления коммунальных услуг;
организация работы аварийно-диспетчерской службы района;
подготовка многоквартирных домов к сезонной эксплуатации;
организация технического перевооружения и реконструкции объектов ЖКХ (организация и проведение капитального ремонта, благоустройство дворовых территорий);
осуществление начисления и сбора платежей за жилье и коммунальные услуги и расчетов с поставщиками коммунальных услуг и подрядными организациями;
участие в разработке ставок и тарифов на услуги ЖКХ, а также нормативов потребления этих услуг;
организация и предоставление жителям новых видов услуг, направленных на безопасное и комфортное проживание в многоквартирных домах.

1.2 Организационные документы предприятия

Организационно-распорядительные документы на предприятии следующие:

устав — правовой акт, являющийся одним из учредительных документов и определяющий правовой статус организаций, необходимый для её государственной регистрации.
штатное расписание — правовой акт, устанавливающий штатный состав и штатную численность организации. Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладов, надбавках и месячном фонде заработной платы.
протоколы — составляются на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.
приказы — оформляются решения нормативного характера, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам работы организации.

2. Организация документооборота

Нужна помощь в написании отчета?

Делопроизводитель рассматриваемой жилищной организации принимает к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины возврата.

Вся документация предприятия делится на три документопотока:

приема и первичной обработки;

направления на исполнение и исполнения документов;

Нужна помощь в написании отчета?

На каждом этапе выполняются типовые операции по работе с документами.

2.1 Прием и отправка

Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем. Принятые телефонограммы печатаются в 2-х экземплярах, один передается адресату, а второй, как правило, подшивается в дело.

Нужна помощь в написании отчета?

Тексты служебных документов, направляемые по каналу факсимильной связи, оформляются на специальных бланках. Объем передаваемого документа, не должен превышать 5 листов. Ответственность за содержание документа возлагается на исполнителя.

Не подлежат регистрации следующие документы: поздравительные письма и пригласительные билеты; рекламные извещения, плакаты; программы совещаний, конференций; печатные издания (книги, журналы, бюллетени); бухгалтерские документы, месячные, квартальные и полугодовые отчеты (подлежат специальному учету в бухгалтерии).

Документы регистрируются один раз: поступающие — в день поступления, создаваемые — в день подписания или утверждения.

2.3 Контроль исполнения

Нужна помощь в написании отчета?

с конкретной датой исполнения — в указанный срок;

При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя руководителя, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее 3-х дней до истечения этого срока.

Снятие документа с контроля осуществляется делопроизводитель по исполнении документа с фиксацией на контрольной карточке: отметки об исполнении документа, кратких сведений об исполнении

2.4 Классификация и систематизация документов. Формирование дел

Нужна помощь в написании отчета?

Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

При формировании дел соблюдаются следующие общие правила:

— были проведены запланированные этапы работы в соответствии с выделенными направлениями;

Нужна помощь в написании отчета?

— рассмотрены основные вопросы документационного обеспечения жилищной организации;

— теоретические знания были применены на практике.

В процессе прохождения практики были изучены основные виды документов на предприятии, их документооборот, изучена организация работы с документами и выявлены недочеты. Была проанализирована должностная инструкция делопроизводителя организации и разработаны предложения по ее совершенствованию. Также было предложено разработать инструкцию по делопроизводству, которая бы регламентировала организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними, осуществление контроля за их исполнением.

Читайте также: