Требования к ведению школьной документации рб
Обновлено: 05.07.2024
II. Учебно-педагогическая документация
Учебно-педагогическая документация школы состоит из алфавитной книги записи учащихся, личных дел учащихся, классных журналов, журналов факультативных занятий, журналов групп продленного дня, книги учета бланков и выдачи аттестатов о среднем (полном) образовании, книги учета бланков и выдачи аттестатов об основном общем образовании, книги учета золотых медалей "За отличные успехи в учении, книги протоколов педагогического совета школы, книги приказов, книги учета личного состава педагогических работников.
Указанные выше документы, кроме личных дел учащихся, классных журналов, журналов факультативных занятий, журналов групп продленного дня, при смене директора школы обязательно передаются по акту. Акт подписывается бывшим директором и вновь назначенным, а также представителем отдела образования администрации Селемджинского района, присутствующими при передаче.
В школе имеется документация по учету и движению детей школьного возраста от 6 до 18 лет включительно, предусмотренная инструкциями по учету детей, подлежащих обучению.
В делах школы хранятся инспекторские акты, докладные записки или справки.
Документы о выпускных и переводных экзаменах (протоколы проверки результатов за курс основной и средней школы (ГИА, ЕГЭ), ведомости годовых, экзаменационных и итоговых оценок) хранятся в школе пять лет.
1. Алфавитная книга записи учащихся (ПХ) ведется как обязательный документ.
В книгу записываются все учащиеся школы. Ежегодно в нее заносятся сведения об учащихся нового приема. Учащиеся в список заносятся в алфавитном порядке, независимо от классов, в которых они учатся. Для каждой буквы алфавита отводятся отдельные страницы, и по каждой букве ведется своя порядковая нумерация. Порядковый номер записи учащегося в книге является одновременно номером его личного дела.
Выбывшими следует считать учащихся, прекративших посещение школы вследствие перемены места жительства, перешедших в другую школу или иное учебное заведение, исключенных из школы, а также окончивших школу. Временное прекращение учебных занятий (например, по болезни) в алфавитной книге не отмечается.
Выбытие учащегося и окончание им школы оформляются приказом директора с указанием причины выбытия; одновременно в графе 11 алфавитной книги заносятся номер и дата приказа, а в графе 13 точно указывается причина выбытия. Если ранее выбывший из школы учащийся, уход которого оформлен приказом, снова возвратится в нее, то данные о нем записываются как на вновь поступившего, при этом дата возвращения ученика с пометкой "возвр." записывается в графе "Дата поступления в школу".
При использовании всех страниц алфавитной книги на ту или иную букву продолжение записей производится в новой книге в порядке последующих номеров по каждой букве.
Исправления в книге скрепляются подписью директора школы.
Книга постранично пронумеровывается, прошнуровывается и скрепляется подписью директора и печатью школы.
2. Личное дело учащегося ведется в каждой школе и на каждого учащегося с момента поступления в школу и до ее окончания (выбытия).
III. Делопроизводство школы
IV. Финансово-хозяйственная документация
Финансово-хозяйственная документация состоит из: технического паспорта школы, книги учета основных средств, книги учета материалов, ведомости выдачи материалов на нужды учреждения, ведомости выдачи книги учета малоценных и быстроизнашивающихся предметов, находящихся в эксплуатации инвентарной книги библиотечного фонда школы.
Указанные документы ведутся лицами, ответственными за целость и сохранность имущества, за правильное его использование (заместителем директора по АХЧ, завхоз, заведующей библиотекой, учителем физической культуры, технологии, технического труда, информатики, физики, биологии, химии).
Кроме того, в делах школы находиться тарификационный список учителей и действующее штатное расписание, утвержденные директором школы и согласовано начальником отдела образования администрации Селемджинского района.
1. Технический паспорт школы является основным документом, в котором дается характеристика здания школы, всех учебных, хозяйственных и других помещений, коммуникаций (водопровода, канализации, отопления, освещения, газификации, радиофикации, телефонизации) с приложением соответствующих схем.
Форма паспорта школы, а также правила его заполнения утверждаются министерством просвещения (народного образования) союзной республики.
2. Книга учета основных средств используется для оперативного учета основных средств (кроме библиотечных ценностей) и находятся у материально ответственных лиц. В книге учета отслеживается движение т.м.ц. материально ответственными лицами. Ежеквартально количество т.м.ц. находящихся в эксплуатации, сверяются с данными бухгалтерии.
Книги учета хранятся в учреждении постоянно.
3. Книга учета материалов ведется материально ответственными лицами в разрезе наименований малоценных и быстроизнашивающихся предметов и материалов.
Указанная книга хранится в учреждении постоянно.
4. Ведомость выдачи материалов на нужды учреждения применяется для оформления выдачи материалов. Записи в ведомости производить с таким расчетом, чтобы по каждому виду материалов без дополнительной разработки данной ведомости можно было получить итог за месяц. Ведомость утверждается директором школы и служит основанием для списания материалов в расход.
5. Акт списания мягкого и хозяйственного инвентаря учет списания малоценных и быстроизнашивающихся предметов, находящихся в эксплуатации стоимостью до 1000 рублей за единицу.
Ведомость и акт передается в централизованную бухгалтерию в установленные ею сроки.
6. Инвентарная книга библиотечного фонда школы. В каждой школьной библиотеке должны учитываться суммарно и индивидуально в инвентарных книгах все произведения печати, а также другие материалы, приобретенные для обслуживания читателей. Ежеквартально количество и стоимость книг, записанных в инвентарную книгу, сверяются с данными бухгалтерии. Переинвентаризация библиотечного фонда, а также переписка инвентарной книги запрещаются. В отдельных случаях переинвентаризация фонда и переписка инвентарной книги могут быть произведены с особого разрешения отдела образования администрации Селемджинского района.
1. Классный журнал является государственным документом, систематическое ведение которого обязательно для каждого учителя и классного руководителя в соответствии с главой 7 Инструкции о порядке формирования культуры устной и письменной речи в общеобразовательных учреждениях Республики Беларусь (далее — Инструкция) * .
2. Классный журнал рассчитан на один учебный год. После окончания учебного года классный журнал хранится в школе в течение 5 лет, затем частично архивируется (сводные ведомости изымаются, сшиваются и хранятся 25 лет).
5. Название общеобразовательного учреждения на титульном листе классного журнала записывается в соответствии с Уставом учреждения образования и документами государственной регистрации. Например:
6. На всех страницах классного журнала, в том числе при заполнении расписания уроков, названия всех учебных предметов пишутся с маленькой буквы в соответствии с п. 49 Инструкции * .
7. Названия учебных предметов оформляются в классном журнале без сокращения следующим образом:
| Вучэбныя прадметы, якія вызначаны тыпавым вучэбным планам | Запіс ў класным журнале | |
| агульнаадукацыйных устаноў з беларускай мовай навучання | агульнаадукацыйных устаноў з рускай мовай навучання | |
| Уводзіны ў школьнае жыццё | уводзіны ў школьнае жыццё | введение в школьную жизнь |
| Беларуская мова | I клас — беларуская мова (навучанне пісьму); II–IV класы — беларуская мова | беларуская мова |
| Беларуская літаратура | I клас — беларуская мова (навучанне чытанню); II–IV класы — літаратурнае чытанне | літаратурнае чытанне |
| Руская мова | русский язык | I класс — русский язык (обучение письму); II–IV классы — русский язык |
| Руская літаратура | литературное чтение | I класс — русский язык (обучение чтению); II–IV классы — литературное чтение |
| Замежная мова | англійская мова нямецкая мова французская мова іспанская мова кітайская мова | английский язык немецкий язык французский язык испанский язык китайский язык |
| Матэматыка | матэматыка | математика |
| Чалавек і свет | чалавек і свет | человек и мир |
| Выяўленчае мастацтва | выяўленчае мастацтва | изобразительное искусство |
| Музыка | музыка | музыка |
| Працоўнае навучанне | працоўнае навучанне | трудовое обучение |
| Фізічная культура і здароўе | фізічная культура і здароўе | физическая культура и здоровье |
Факультативные занятия, стимулирующие и поддерживающие занятия, классные часы в расписание уроков не вносятся.
9. Фамилия, имя и отчество классного руководителя и учителя, который преподаёт данный учебный предмет, пишутся полностью в соответствии с п. 50 Инструкции * .
Отметки, полученные учащимся в период его нахождения в лечебном заведении (санатории), учитываются при выставлении отметок за учебную четверть (год), но в классный журнал не переносятся. Представленная ведомость успеваемости хранится в личном деле учащегося.
16. На правой странице журнала учитель на одной строке записывает день и месяц (например: 01.09), тему урока, домашнее задание (каждая тема урока и домашнее задание записываются с большой буквы), строго соблюдая графы.
При записи в журнале темы урока и домашнего задания допускаются сокращения слов в соответствии с пп. 53–55 Инструкции * .
В классный журнал записывается только обязательное (минимальное) домашнее задание, которое должно быть выполнено каждым учеником класса. Дифференцированное домашнее задание не записывается.
| I паўгоддзе | ||
| Група здароўя | Група па фізічнай культуры | Рэкамендацыі медыцынскага работніка |
| II, с 10.12.2008 – III | подг., с 10.12.2008 — СМГ | 1–2 парта, с 10.12.2008 — 1–2 парта ср. ряд |
19. Схема рассадки учащихся за партами заполняется классным руководителем в соответствии с медицинскими рекомендациями листа здоровья на I полугодие — не позднее 20 сентября, на II полугодие — не позднее 10 января. Например:
| Першы ад акон рад | |||
| Прозвішча, імя | Рост у см | Прозвішча, імя | Рост у см |
| 2-я парта, размер № 3 | |||
| Павлов Сергей | 126 | Иванова Ольга | 127 |
| Зрок 0,5/0,6 Слых N Акуляры: назначаны (так, не) носіць (так, не) | Зрок 1,0 Слых N Акуляры: назначаны (так, не) носіць (так, не) | ||
Учащихся с пониженной остротой зрения и слуха рассаживают ближе к классной доске, с высоким ростом — в боковые ряды. При достаточной коррекции остроты зрения очками учащиеся могут сидеть в любом ряду.
Учащихся с ревматическими заболеваниями, часто болеющих ангиной, острым воспалением верхних дыхательных путей, необходимо рассаживать дальше от окон.
Не менее двух раз за учебный год учащихся, сидящих в первом и третьем рядах, меняют местами, не нарушая соответствия мебели росту в соответствии с п. 77 СанПиН ** .
Образец заполнения общей схемы рассадки:
У класе маецца:
- Парт № 1 шт…, вучняў ростам да 115 см…
- Парт № 2 — 3 шт., вучняў ростам звыш 115 см да 130 см — 6 чал.
- Парт № 3 — 3 шт., вучняў ростам звыш 130 см да 145 см — 6 чал.
- Парт № 4 — 4 шт., вучняў ростам звыш 145 см да 160 см — 8 чал.
- Усяго можа сядзець за партай, адпаведнай росту, — 20 чал.
- Сядзіць за партай, адпаведнай росту, — 20 чал.
Учащиеся, отнесённые по состоянию здоровья к основной и подготовительной медицинским группам, выполняют в первой и последней четвертях учебного года тестовые упражнения для определения уровня развития отдельных физических качеств. Первая страница должна быть заполнена не позднее конца сентября, вторая — не позднее последней недели мая.
К выполнению тестовых упражнений не привлекаются:
- все учащиеся I класса в первой четверти;
- учащиеся подготовительной медицинской группы, имеющие противопоказания к выполнению отдельных упражнений.
Итоговый уровень физической подготовленности учащихся начальных классов не определяется.
Результаты каждого из шести тестовых упражнений и соответствующий им уровень развития физического качества (низкий, ниже среднего, средний, выше среднего, высокий) заносятся в соответствующие графы таблицы.
21. Все записи в журнале делаются разборчиво, аккуратно, чернилами или пастой определённого цвета (по решению педагогического совета).
22. Руководитель общеобразовательного учреждения и его заместители по учебной (учебно-воспитательной работе) обеспечивают сохранность классных журналов и регулярно осуществляют контроль за правильностью их ведения, выполнением учебных программ, объективностью оценивания результатов учебной деятельности учащихся.
Проверка правильности оформления классного журнала на начало учебного года:
- Не заполнена схема рассадки учащихся (стр.156–157);
- Отсутствуют сведения (частично) о месте работы родителей (стр. 132–139)
Ознакомлен
Дата. Подпись
Ф.И.О. учителя
Выполнено
Дата. Подпись
Ф.И.О. заместителя директора по учебной (учебно-воспитательной) работе
Оценка результатов учебной деятельности учащихся
1. Учитель обязан систематически осуществлять контроль и оценку результатов учебной деятельности учащихся, выставлять отметки в соответствии с утверждёнными нормами по 10-балльной системе.
2. В I–II классах учитель осуществляет только качественную словесную оценку результатов учебной деятельности учащихся. Отметки в баллах не выставляются.
3. Текущие отметки учащихся выставляются в классный журнал в день проведения урока. Точки и записи карандашом не допустимы.
4. Отметки за письменные работы выставляются в графе того дня, когда проводилась работа.
5. Все контрольные работы обязательно оцениваются учителем, отметки выставляются в классный журнал всем учащимся.
Отметка за выполнение обучающей письменной работы выставляется по усмотрению учителя и должна носить стимулирующий характер в соответствии с п. 65 Инструкции * .
Самостоятельные, проверочные и тестовые работы учащихся оцениваются, отметки в классный журнал могут выставляться по усмотрению учителя.
6. Отметки за каждую учебную четверть выставляются учителем после записи даты последнего урока без пропуска клеток, дата первого урока следующей четверти также записывается без пропуска клеток в соответствии с п. 58 Инструкции * .
Оформление перевода учащихся в следующий класс
Оформление страниц по учебным предметам
Введение в школьную жизнь
2. Каждый урок одного учебного дня оформляется отдельно. Количество записей должно соответствовать нагрузке учителя и расписанию.
4. Образец оформления записей в классном журнале:
Русский язык.
Беларуская мова
1. В I классе при проведении отдельных уроков чтения и письма в период обучения грамоте страницы разделяются. Например:
- русский язык (обучение письму)
- русский язык (обучение чтению)
При комбинированном проведении уроков обучения грамоте в классном журнале название учебного предмета записывается следующим образом:
- русский язык (обучение грамоте)
- беларуская мова (навучанне грамаце)
3. Темы уроков повторения и обобщения записываются с указанием конкретной темы или раздела, по которым данная работа проводилась. Например:
4. При проведении контрольного словарного диктанта после записи темы урока делается соответствующая запись. Например:
- Роль суффиксов в слове. Контрольный словарный диктант
5. При проведении диктантов, контрольных работ указывается учебная тема. Например:
6. При написании изложения, сочинения указывается вид работы в соответствии с учебной программой. Например:
7. При проведении проверочных работ в классном журнале делается соответствующая запись. Например:
Отметки за данный вид работы выставляются в классный журнал по усмотрению учителя.
Отметки за сочинения и изложения выставляются в классный журнал по усмотрению учителя.
9. За контрольный диктант с грамматическим заданием выставляются две отметки (за диктант / за грамматическое задание) через косую черту в одну графу с указанием даты проведения работы. Например: 8/10
10. После каждой контрольной работы или контрольного диктанта, обучающих сочинений и изложений проводится работа над ошибками. В классном журнале делается соответствующая запись. Например:
- Анализ контрольного диктанта. Работа над ошибками
Если работа классом над ошибками занимала часть урока, это фиксируется в классном журнале записью учебной темы, по которой проводилась последующая работа. Например:
- Работа над ошибками. Изменение прилагательных по числам и родам
Отметки за работу над ошибками учитель может выставить в классный журнал по своему усмотрению в зависимости от степени самостоятельности выполнения данной работы учащимся и её объёма.
11. Учитель имеет право выставлять в классный журнал отметки, полученные учащимися за наиболее значимые классные и домашние работы.
Литературное чтение.
Літаратурнае чытанне
2. При записи темы урока указывается автор, название произведения. Например:
3. Тема внеклассного чтения записывается обязательно в соответствии с учебной программой. Например:
Домашнее задание даётся по теме следующего урока внеклассного чтения.
4. В I классе в период обучения грамоте, когда внеклассное чтение занимает вторую часть урока, в классный журнал записывается тема урока и тема внеклассного чтения. Например:
- Согласные звуки [с], [с`] и буква С.
- Вн. чтение. Стихи А. Л. Барто
5. Отметки за проверку навыка чтения выставляются в одну колонку классного журнала с указанием даты.
- Проверка навыка чтения по тексту … (указывается автор и название произведения, если таковые имеются)
3. При проведении контрольных работ по математике в классный журнал записывается тема, по которой осуществляется контроль. Например:
4. При проведении самостоятельных работ, проверочных работ, математических диктантов, контрольного устного счёта делается соответствующая запись в классном журнале после темы урока. Например:
5. При проведении работы по закреплению, обобщению учебного материала производится запись с указанием конкретной темы урока. Например:
6. Отметки за самостоятельные, проверочные работы в классный журнал выставляются по усмотрению учителя.
3. При проведении экскурсий указывается их тема. Например:
4. При проведении практической работы в классном журнале делается соответствующая запись. Например:
2. На иностранном языке можно записывать языковой материал, который прописан в учебных программах.
- Домашние животные. Говорение
- Школа. Восприятие речи вслух
- Семья. Письмо
- Любимая книга. Чтение
- Употребление глаголов to be и to have в Present Simple
- Контроль говорения
- Контроль понимания прочитанного
- Контроль восприятия и понимания речи на слух
- Контроль владения активной лексикой и грамматикой
Вид контроля определяется учителем.
от 20 декабря 2000 года N 03-51/64
В целях рациональной организации документационного обеспечения в общеобразовательных учреждениях системы образования Министерством образования Российской Федерации подготовлены и согласованы с Федеральной архивной службой России "Методические рекомендации по работе с документами в общеобразовательных учреждениях".
Руководителям образовательных учреждений, территориальных, муниципальных и региональных органов управления образованием рекомендуем использовать данные Методические рекомендации в работе по делопроизводству.
Методические рекомендации по работе с документами в общеобразовательных учреждениях
1. Общие положения
1.1. Настоящие Методические рекомендации составлены в целях рациональной организации документационного обеспечения деятельности общеобразовательного учреждения (лицей, гимназия, школа), а также строгого соблюдения действующих нормативных документов в сфере документации и информации.
1.2. Ответственность за организацию делопроизводства, своевременное и качественное исполнение документов и их сохранность возлагается на руководителя общеобразовательного учреждения.
1.3. Непосредственное ведение делопроизводства в общеобразовательном учреждении возлагается на зав. канцелярией (секретаря), сотрудника, назначенного ответственным за ведение делопроизводства, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление сотрудников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.
2. Документирование управленческой деятельности общеобразовательного учреждения
2.1. При подготовке, согласовании, подписании и утверждении документов, образующихся в результате деятельности общеобразовательного учреждения, необходимо соблюдать требования, обеспечивающие юридическую силу документов и возможность их обработки с использованием средств электронно-вычислительной техники.
2.2. Состав документов, образующихся в процессе деятельности общеобразовательного учреждения, определяется: его компетенцией и функциями; кругом управленческих действий, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный); характером взаимодействия между общеобразовательными учреждениями и другими организациями.
В состав документов общеобразовательного учреждения входят:
организационные документы (устав общеобразовательного учреждения; договор с учредителем; положения о подразделениях; должностные инструкции сотрудников; структура и штатная численность; штатное расписание; правила внутреннего трудового распорядка);
распорядительные документы (приказы, инструкции); информационно-справочные документы (протоколы, планы, отчеты, справки, акты, докладные и объяснительные записки, письма, телеграммы и телефонограммы, договоры, трудовые соглашения, контракты и др.).
Документы, как правило, должны оформляться на бланках общеобразовательного учреждения, соответствующих стандарту (ГОСТ Р 6.30-97 с изменением N 1 2000 года), иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения.
ПРИКАЗ - правовой акт, издаваемый руководителем для решения основных и оперативных вопросов лечебно-профилактических мероприятий, вопросов финансово-хозяйственной деятельности общеобразовательного учреждения.
Приказ вступает в силу с момента его подписания руководителем общеобразовательного учреждения, если в тексте не указано другого срока. Подписанный приказ регистрируется зав. канцелярией (секретарем).
Оформляется приказ на бланке общеобразовательного учреждения и должен иметь следующие реквизиты: название вида документа, дату, номер приказа, место издания, заголовок, текст, подпись, визы, согласование.
Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.
В констатирующей части отражаются цели и задачи предписываемых действий, причины издания приказа, дается ссылка на документ, послуживший основанием для подготовки приказа.
Распорядительная часть содержит предписываемые действия, фамилии должностных лиц, ответственных за их выполнение, и сроки исполнения. Распорядительная часть отделяется от констатирующей словом "приказываю", ставится двоеточие. Распорядительная часть текста приказа, как правило, делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точками.
Каждый пункт распорядительной части начинается с указания конкретного действия, выраженного глаголом в неопределенной форме.
Отдельные задания (например, задания, содержащие цифровые данные) могут оформляться в виде приложения к приказу со ссылкой на них в соответствующих пунктах приказа.
На первом листе приложения в правом верхнем углу делается надпись:
Приложение к приказу
от 11.02.2001 N 2
При наличии нескольких приложений на каждом из них проставляется порядковый номер.
Если в приложении к приказу даны документы другой организации, то в правом верхнем углу данного приложения делается соответствующая запись:
Приложение к приказу
от 02.02.2001 N 12
Образец оформления приказа по основной деятельности общеобразовательного учреждения приведен в приложении 5.
Процессы применения управленческих решений общеобразовательного учреждения и сами решения документируются с помощью протоколов конференций, педагогических советов.
ПРОТОКОЛЫ оформляются на бланках общеобразовательного учреждения и содержат следующие реквизиты: наименование общеобразовательного учреждения, наименование вида документа, дата заседания, номер, место заседания, гриф утверждения (если протокол подлежит утверждению), заголовок, виза, текст, подписи, отметка о направлении в дело. Дата протокола - это дата проведения совещания.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть содержит постоянную информацию (слова: "ПРЕДСЕДАТЕЛЬ", "СЕКРЕТАРЬ", "ПРИСУТСТВОВАЛИ") и переменную (фамилия, инициалы председателя, секретаря и присутствующих). При необходимости указываются должности присутствующих, а также инициалы, фамилии, должности лиц, приглашенных на совещание.
При количестве участников совещания более 10 составляется список присутствующих, который прилагается к протоколу.
Слова "ПРЕДСЕДАТЕЛЬ", "СЕКРЕТАРЬ", "ПРИСУТСТВОВАЛИ" пишутся от 0 - нулевого положения табулятора, от 2-го положения табулятора ставится тире, инициалы и фамилии пишут в именительном падеже. Фамилии присутствующих располагаются в алфавитном порядке и печатаются через 1 межстрочный интервал.
Основная часть текста строится в соответствии с вопросами повестки дня. Построение записи обсуждения каждого вопроса повестки дня осуществляется по схеме "СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)", а также протоколируются вопросы и ответы.
Образец оформления протокола приведен в приложении 6. В практике применяется краткая форма протокола, когда указываются только список присутствующих, рассматриваемые вопросы и принятые решения.
Образец оформления краткого протокола приведен в приложении 7.
Выписка из протокола содержит следующие реквизиты:
наименование общеобразовательного учреждения, название вида документа (выписка из протокола), дату (дата заседания), индекс, место составления, заголовок к тексту, текст, подписи, отметку о заверении копии, отметку об исполнении, направлении в дело.
Образец оформления выписки из протокола приведен в приложении 8.
К информационно-справочным документам, образующимся в процессе деятельности общеобразовательного учреждения, относятся: справки, докладные записки, письма, телеграммы, телефонограммы.
ПИСЬМА оформляются на бланках, включают в себя следующий состав реквизитов: наименование общеобразовательного учреждения, дату, индекс, ссылку на индекс и дату входящего документа, адресата, резолюцию руководства, заголовок к тексту, текст, отметку о наличии приложения, подпись, отметку об исполнителе, отметку об исполнении и направлении в дело, отметку о переносе данных на машинный носитель.
Образец оформления письма приведен в приложении 9.
ТЕЛЕГРАММЫ печатают в двух экземплярах на одной стороне листа через два интервала. Текст телеграммы составляется без союзов, предлогов и знаков препинания, без переноса слов.
Образец телеграммы приведен в приложении 10.
ТЕЛЕФОНОГРАММА включает следующие реквизиты:
наименование общеобразовательного учреждения, адрес, дату, индекс, текст, подпись, отметки о времени передачи и указание должностей и фамилий (или только фамилий) лиц, принявших и передавших телефонограмму. В случае отсутствия бланков для телефонограмм применяются листы бумаги формата А5. Телефонограммы составляются в одном экземпляре, подписываются руководителем или непосредственным исполнителем.
Текст не должен включать более 50 слов. Телефонограмма должна быть датирована и подписана лицом, от имени которого она передается.
Телефонограмма передается нескольким адресатам по прилагаемому списку учреждений-адресатов и номеров телефонов.
Образец оформления телефонограммы приведен в приложении 11.
3. Прием и регистрация документов
3.1. В канцелярии общеобразовательного учреждения все конверты с поступающей корреспонденцией (кроме конвертов с надписью "лично") вскрываются, проверяется наличие вложенных в них документов, правильность доставки и целостность конвертов.
3.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения, использования в справочных целях, как поступающие из других организаций и от частных лиц, так и образующиеся в деятельности общеобразовательного учреждения.
Не подлежат регистрации поздравительные письма, телеграммы, пригласительные билеты, информация для сведения, бухгалтерские документы первичного учета. Для них составляется перечень нерегистрируемых документов.
3.4. Регистрационный штамп ставится в правом нижнем углу документа и состоит из номера документа по порядку и даты поступления (приложение 12).
3.5. Для регистрации всех категорий входящих, исходящих и внутренних документов принимается единая регистрационно-контрольная карточка (РКК) (приложение 13).
3.6. В общеобразовательном учреждении с объемом документооборота до 600 документов в год допускается их регистрация в журналах регистрации входящих и исходящих документов (приложения 14, 15, 16).
3.7. Регистрационная карточка заполняется машинописным или рукописным способом.
3.8. Количество экземпляров РКК на документ общеобразовательного учреждения определяется числом справочных и контрольных картотек.
3.9. При регистрации писем на РКК, как правило, самостоятельно регистрировать следует только инициативный документ (запрос), составленный в данном ОУ или присланный из другой организации. Данные об ответном документе фиксируют в порядке дополнения к регистрационным записям в той же РКК.
3.10. Бланки РКК могут изготавливаться типографским способом или методом оперативной полиграфии на бумаге формата А5 (148 x 210 мм) или формата А6 (105 x 148 мм) по ГОСТ 9327-60.
Календарная шкала РКК используется для контроля за сроками исполнения документа. На ней отмечается число месяца, к которому документ должен быть исполнен.
В графе "Корреспондент" указывается название организации, от которой поступил документ, или, если документ исходящий, организации, в которую он направляется.
Графа "Дата поступления и индекс документа" заполняется только на входящие документы. В ней проставляют дату поступления документа и индекс, присвоенный в общеобразовательном учреждении.
В графе "Дата и индекс документа" проставляют дату документа и индекс, присвоенный ему организацией-автором.
В графу "Краткое содержание" вносят название вида документа, его заголовок.
От того, насколько квалифицированно и подробно будут заполнены графы РКК, в значительной степени зависят дальнейший поиск и возможность дать ответ по запросу о регистрируемом документе как в текущей работе с документами, так и в архиве.
В графе "Резолюция или кому направлен документ" указывают полное содержание резолюции, ее автора и дату. Эта графа заполняется после прохождения документом стадии предварительного рассмотрения. Если на документе нет резолюции, то секретарь указывает в этой графе фамилию, инициалы, если нужно, должность исполнителя, которому направлен документ. Запись об исполнении документа должна отражать решение вопроса по существу, дату и индекс ответного документа. В этой графе делается конкретная запись о том, когда, кем и как решен вопрос, и указывают индекс дела, в которое направлен документ.
На оборотной стороне РКК в графе "Контрольные отметки" ставят отметку о контроле исполнения.
Графы "Фонд N", "Опись N", "Дело N" заполняются в архиве, куда РКК сдаются вместе с документами по истечении срока хранения в делопроизводстве.
3.11. Заполнение граф журналов регистрации документов производится аналогично заполнению граф РКК.
4. Контроль за сроками исполнения документов
4.1. Ответственность за своевременное и качественное исполнение документов несут руководитель общеобразовательного учреждения, зав. канцелярией, секретариатом.
4.2. При регистрации заполняется регистрационно-контрольная карточка (РКК). При журнальной регистрации рекомендуется заводить контрольные карточки по типу РКК для документов, находящихся на контроле. На контрольной карточке в графе "Срок исполнения" проставляется соответствующая дата. Карточки располагаются в контрольной картотеке по исполнителям, по срокам исполнения и т.д.
ЦЕЛЬ КОНТРОЛЯ : сделать выводы о выполнении в школе требований предъявляемых к ведению дневников, проверить наличие дневников у учащихся, качество работы с дневниками классных руководителей.
Вопросы, рассматриваемые при проверке: правильность, полнота заполнения всех разделов дневника, грамотность заполнения, нагрузка в разные дни недели, контроль за дневниками со стороны учителя.
Формы контроля : анализ правильности, полноты заполнения всех разделов дневника., грамотности заполнения, нагрузки в разные дни недели, контроля за дневниками со стороны учителя.
6 . Расписание составлено с учетом требований санитарных норм и правил.(наибольшая нагрузка на вторник и среду).
1. Классные руководители Пормон В.С., Кревец Г.Н., Савченко И.Н. при проверке дневников не исправляют орфографические и пунктуационные ошибки.
2. Классным руководителям на классных родительских собраниях обсудить необходимость контроля родителями дневников учащихся.
3. Классным руководителям странить выявленные недостатки в дневниках учащихся к 15 сентября 2019 года.
Читайте также: