Стандарты исо и их использование в системе доу рф презентация

Обновлено: 02.07.2024

Митченко О.Ю., Рысков О.И. Международный стандарт по управлению деловой документацией ISO 15489-2001 // Делопроизводство. 2003. N 3. С. 62 - 64; Митченко О.Ю. Распределение ответственности по управлению документацией внутри организации (требования международного стандарта ИСО 15489-2001) // Делопроизводство. 2005. N 1. С. 50 - 53.

Этот стандарт регулирует процессы управления документами как в государственных, так и в коммерческих и общественных организациях, как внутреннего, так и внешнего пользования (например, исходящие документы). Как и все стандарты, в соответствии с Федеральным законом от 27 декабря 2002 г. N 184-ФЗ "О техническом регулировании" (ред. от 1 мая 2007 г.) стандартизация осуществляется в соответствии с принципами добровольного применения стандартов (ст. 12), то есть ГОСТ не имеет обязательного характера. Его положения являются рекомендациями по созданию систем управления документами, порядку включения в них документов и обеспечения соответствия документов установленным характеристикам.

Особую актуальность стандарту придает массовое внедрение в последние годы систем автоматизации делопроизводства, так как стандарт применим как к традиционным бумажным, так и к современным автоматизированным технологиям.

Стандарт распространяется на управление документами всех форматов и на всех носителях, создаваемыми или получаемыми организациями всех форм собственности в процессе их деятельности, содержит положения об ответственности, политике, процедурах, системах и процессах, связанных с документами организаций.

Сегодня все больше организаций проходят сертификацию на соответствие международным стандартам ISO:9000. В ходе подготовки управленческих бизнес-процессов к сертификации будут особо актуальны положения ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 по управлению документами, так как управление документацией в стандарте рассматривается как часть системы управления качеством, базирующейся на требованиях стандартов ИСО 9001 и ИСО 14001 . Также ГОСТ содержит методические рекомендации по проектированию и внедрению систем управления документами, которые будут необходимы всем организациям, решающим задачи совершенствования работы управленческого аппарата, повышения эффективности работы службы ДОУ и внедрения систем автоматизации делопроизводства, в том числе и электронного документооборота.

ГОСТ Р ИСО 9001-2001 "Системы менеджмента качества. Требования"; ГОСТ Р ИСО 14001-98 "Системы управления окружающей средой. Требования и руководство по применению".

Стандарт предназначен как для специалистов в области ДОУ, так и для руководителей организаций и всех сотрудников, работающих с документами.

Очень важный раздел ГОСТ - термины и определения. В нем даны определения: архивный орган; архивное учреждение (archival authority); система управления документами (records system); документ (record); доступ (access); индексирование (indexing); классификация (classification); конвертирование (conversion); контроль (tracking); контроль действий (action tracking); метаданные (metadata); миграция (migration); обеспечение сохранности (preservation); отбор и передача (disposition); перемещение (transfer) (в отношении места хранения); передача (transfer) (в отношении способа хранения); отчетность (accountability); регистрация (registration); уничтожение (destruction); управление документами (records management).

Все чаще сегодня документоведам приходится пользоваться англоязычной литературой по технологиям работы с документами и международными стандартами. При этом далеко не всегда прямой перевод передает точное значение терминов, так как используемый словарь тесно завязан на принятые технологии работы с документами, которые существенно отличаются на Западе и в нашей стране. Одному английскому термину в русском языке может соответствовать два разных термина, передающих различные оттенки технологий работы с документами, и наоборот. Поэтому большим плюсом является наличие английских терминов в скобках в разделе терминологии, что поможет сориентироваться при работе с зарубежными источниками.

Интересно сравнить термины с аналогичными, имеющимися в отечественном законодательстве. Например, в стандарте дается термин "архивный орган; архивное учреждение (archival authority): Учреждение, ответственное за отбор документов на хранение, комплектование и обеспечение сохранности архивного фонда, предоставление доступа к архивным документам и согласование уничтожения документов, не подлежащих хранению". А в Федеральном законе "Об архивном деле в Российской Федерации" (от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ) есть термин "архив" - "учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов".

Особенно важны такие определения, как документ: "Зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности", регистрация: "Присвоение документу уникального идентификатора при его вводе в систему".

Наличие определения "документ" особенно важно, так как в новый Федеральный закон "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ), заменивший старый Закон "Об информации, информатизации и защите информации" (от 20 февраля 1995 г. N 24-ФЗ), это понятие не вошло, и приходилось ориентироваться только на старый ГОСТ 1998 г. (ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения"), дававший определение: "документ; документированная информация: Зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать". Таким образом, мы видим, что новое определение шире старого.

Стандарт также вводит такие термины, как "конвертирование" и "миграция", ставшие актуальными ввиду широкого распространения документов на машинных носителях.

Кроме терминов и определений, стандарт включает несколько основных разделов:

Преимущества управления документами
Нормативная среда
Политика управления документами и ответственность
Требования к управлению документами
Проектирование и внедрение системы управления документами
Процессы управления документами и контроль
Мониторинг и аудит
Обучение

Раздел "Преимущества управления документами" содержит общие положения: что включает в себя понятие "управление документами в организации", какие преимущества системного подхода к управлению документами, значение документов для любой организации.

Раздел "Нормативная среда" дает список нормативных документов, которым должны соответствовать нормативные документы организации. Это то, что обычно называется "папкой по законодательству", которая должна быть в каждой службе ДОУ. ГОСТ относит сюда не только то, что обычно мы привыкли относить к нормативной базе: законы и нормативные акты, регулирующие сферу деловой деятельности в целом и в специфических отраслях, в том числе законы и нормативные акты, относящиеся непосредственно к документам, архивам, доступу, конфиденциальности, доказательствам, электронной коммерции, защите данных, информации; стандарты, относящиеся к практической деятельности, но и такие, редко встречающиеся в нашей стране документы, как правила рекомендательного характера, отражающие передовой опыт; добровольно применяемые этические кодексы и нормы; идентифицируемые социальные ожидания (потребности), касающиеся адекватного поведения в специфической отрасли или организации.

Раздел 6 ГОСТ: "Политика управления документами и ответственность" содержит общие положения в области постановки работы с документами в организации: необходимость утверждения правил работы с документами руководством организации, доведения их до всех сотрудников, определения ответственности за их соблюдение, регулярный пересмотр с учетом изменения управленческих процессов. Подраздел 6.3 "Ответственность" предполагает четкое распределение ответственности между всеми сотрудниками, работающими с документами: "управляющими документацией, специалистами смежных информационных профессий, руководством организации, руководителями структурных подразделений, администраторами систем управления документами и другими лицами, для которых работа с документами входит в их должностные обязанности" и закрепление ответственности в должностных инструкциях и организационно-распорядительных документах (инструкции по делопроизводству и т.п.).

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 предполагает распределение ответственности:

"специалисты в области управления документами отвечают за все аспекты управления документами, в том числе за проектирование, внедрение и сохранность систем управления документами и их эксплуатационные характеристики, а также за обучение пользователей управлению документами и применению систем управления документами в индивидуальной практической деятельности;
ответственность руководства заключается в поддержке применения политики управления документами во всей организации;
администраторы системы управления документами отвечают за то, чтобы вся документация была точной, удобной для восприятия и доступной для персонала организации;
все сотрудники организации ответственны за сохранение аутентичности, целостности, достоверности и пригодности для использования документов, отражающих их деятельность".

Обратим внимание, что в стандарте прописана необходимость участия архивных органов "в процессе планирования и внедрения политики и процедур управления документами", то есть методическое руководство постановкой делопроизводства со стороны архива и архивных органов.

Основные разделы стандарта - 7 "Требования к управлению документами" и 8 "Проектирование и внедрение системы управления документами". Стандарт устанавливает основные требования к системам ДОУ - "создавать и сохранять аутентичные, надежные и пригодные для использования документы, а также защищать целостность этих документов в течение требуемого времени".

В нем расшифрованы такие требования к характеристикам документа, как аутентичность, достоверность, целостность, пригодность для использования. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 определяет, что документ является аутентичным, если он:

соответствует установленным правилам;
был создан или отправлен лицом, уполномоченным на это;
был создан или отправлен в то время, которое обозначено в документе.

Важным является раздел, описывающий требования к характеристикам систем управления документами. Первое требование - это надежность. Поэтому любая система должна:

включать в себя все документы в соответствии с установленным порядком;
организовывать документы таким образом, чтобы отражать деятельность организации;
защищать документы от несанкционированного изменения, изъятия или уничтожения;
выступать в качестве основного источника информации о действиях, зафиксированных в документах;
обеспечивать доступ ко всем относящимся к определенному вопросу документам и связанным с ними метаданным.

Подчеркивается, что "перемещение документов из одной системы управления документами в другую следует проводить таким образом, чтобы не оказывать неблагоприятного воздействия на характеристики документов". Этот пункт особенно актуален для современных автоматизированных систем, в которых при переносе электронного документа с одного носителя на другой, из одной базы данных в другую не должна теряться вся необходимая информация, позволяющая однозначно идентифицировать документ.

Второе требование к системам управления документами - это целостность, то есть сохранность и неизменяемость. Организация должна планировать и осуществлять мероприятия по предотвращению несанкционированного доступа к документам, их уничтожения, изменения или перемещения путем учета всех проводимых операций с документами (мониторинг) и авторизации (верификации) пользователей. "В отношении электронных документов организация должна иметь возможность доказать, что любые системные сбои, обновления программного обеспечения или регулярная эксплуатация системы управления документами не влияют на качество сохранности документов".

Третье требование к системе ДОУ - это соответствие. Система должна соответствовать нормативно-правовой базе, требованиям организации управления, бизнес-процессов в конкретной организации. От западных стандартов в ГОСТ вошло требование соответствия системы "общественным ожиданиям".

Еще одно требование - это комплексность. Системы управления документами должны управлять всеми документами организации, возникающими в процессе всех направлений деятельности всех структурных подразделений. То есть речь идет обо всей совокупности документов организации, причем не только организационно-распорядительных, но и финансовых, и других комплексах документов.

И последнее требование к процессам создания и сохранения документов - это системность. "Системность работ в сфере управления документами достигается путем проектирования и применения как системы управления документами, так и других систем управления деловой деятельностью".

ГОСТ описывает функциональные характеристики, которыми должна обладать система управления документами. Это документирование всех операций, произведенных с документом (на самом документе или в регистрационной карточке). Для электронных документов важен выбор материальных носителей, среды хранения документов, физической защиты. Для электронных документов допускается распределенное управление, когда документы физически хранятся в одной организации, а управление ими и ответственность за них осуществляется либо организацией-создателем, либо другим полномочным органом. Также электронные документы в течение срока их жизни могут переноситься с одного физического носителя на другой, переводиться из одного формата в другой. При этом документы должны оставаться аутентичными, надежными и пригодными для использования.

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 включает и такие требования к системам работы с документами, как контроль доступа, организация текущего хранения, отбора и передачи документов для последующего хранения или уничтожения.

Созданию и внедрению любой системы ДОУ, и в первую очередь автоматизированной, должно предшествовать проведение обследования организации и оптимизация существующих технологий ДОУ. То есть практически называются основные направления оргпроектной работы. ГОСТ включает в себя такие операции, как:

а) Предварительное обследование:

сбор информации на основе анализа документальных источников и путем интервьюирования;
изучение целей и задач организации, ее структуры, нормативной, деловой и политической среды, критических факторов и недостатков, связанных с управлением документами.

б) Анализ деловой деятельности:

сбор информации из документальных источников и путем интервьюирования;
идентификация и документирование каждой функции, вида деловой деятельности и операции;
установление их иерархии;
моделирование процессов и составляющих их операций.

в) Определение требований к документам:

сбор информации из документальных источников и путем интервьюирования;
выявление каждой функции и вида деловой деятельности, реализуемых с помощью документов;
определение степени риска в случае, если документы не были созданы и (или) не сохранены;
определение того, как каждое требование может быть выполнено в рамках процессов управления документами;
четкое формулирование и документальное оформление требований к документам;
выбор подходящей структуры документов, наилучшим образом соответствующей каждой функции, виду деловой деятельности или операции.

г) Оценка существующих систем ДОУ:

идентификация и анализ существующих систем управления документами и других информационных систем в целях оценки их эксплуатационных характеристик на предмет соответствия требованиям, предъявляемым к документам.

д) Обеспечение соблюдения требований к документам:

определение и формулирование требований к документам;
установление принципов политики, стандартов, процедур и практических действий;
проектирование новых систем управления документами и внедрение их таким образом, чтобы соблюдались установленные требования к документам.

Далеко не всегда всю информацию, поступающую и создаваемую в организации, необходимо включать в систему ДОУ. Например, в каждой организации есть список документов, не подлежащих регистрации. ГОСТ предусматривает регистрацию документов (п. 9.4), их классификацию (п. 9.5), предварительную экспертизу ценности документов и документированной информации, подлежащей включению в систему управления документами (п. 9.1), экспертизу ценности документов, их отбор и передачу на дальнейшее хранение или выделение к уничтожению (п. п. 9.2, 9.9), их хранение (п. 9.6), регламентацию доступа (п. 9.7). Отдельно рассмотрена организация контроля: контроль движения документа в организации и его исполнения и контроль местонахождения документа (п. 9.8).

И последний пункт стандарта описывает требования к постоянному обучению и повышению квалификации в области работы с документами как сотрудников служб ДОУ, так и всех работников, создающих или оформляющих документы в организации.

В целом стандарт, используя принятую международную терминологию, более полно, чем это было принято ранее, описывает требования к организации ДОУ и работы с документами в организации. Используемые понятия несколько отличаются от тех, которые традиционно использовались в Единой государственной системе делопроизводства, ГСДОУ или Типовой инструкции по делопроизводству, но важен тем, что приближает нас к международным требованиям к организации работы с документами, что немаловажно в условиях всеобщей глобализации, когда все больше организаций тесно сотрудничают с зарубежными учреждениями, предприятиями и фирмами. Наличие единых принципов организации работы с документами упрощает как проведение комплексного аудита международными компаниями, сертификацию менеджмента по стандарту ISO:9000, так и просто взаимодействие с зарубежными партнерами.

Мы используем файлы Cookie. Просматривая сайт, Вы принимаете Пользовательское соглашение и Политику конфиденциальности. --> Мы используем файлы Cookie. Просматривая сайт, Вы принимаете Пользовательское соглашение и Политику конфиденциальности.

№ слайда 1

БЕЛОРУССКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ФАКУЛЬТЕТ ПРИКЛАДНОЙ МАТЕМАТИКИ и ИНФОРМАТИКИ Кафедра математического моделирования и анализа данных Стандарты ISO 9000-2000: система менеджмента качества на предприятии.

№ слайда 2

ISO серии 9000: краткие сведения ISO International Organization for Standardization ISO (Международная организация по стандартизации) — международная организация занимающаяся выпуском стандартов. ISO 9000 — серия международных стандартов ISO, регламентирующих менеджмент качества на предприятиях. Система стандартов менеджмента качества разработана Техническим комитетом ТК 176 Международной Организацией по Стандартизации .Причина: необходимость в единой системе качества для выпуска продукции на уровне мировых стандартов. Появление ISO 9000 – логический результат развития управления качеством

№ слайда 3

Соотношение стран, принявших стандарты серии ISO 9000 в качестве национальных.

№ слайда 4

ISO 9000 – наиболее успешные из 13000 стандартов, созданных ISO Причины успеха:стандарты содержат проверенные временем и мировым опытом концепции и положения внутреннего руководства качеством и модели по внешнему обеспечению качеством;стандарты являются универсальным инструментом оценки систем качеств третьей сторонойстандарты совершенствуются, развиваются и их содержание удовлетворяет растущие потребности международного менеджмента качества. Требования Международных стандартов ISO серии 9000 являются рекомендуемыми, и их применении на предприятии добровольно.

№ слайда 5

Рекомендуемые элементы качества Содержание ISO 9000 - это рекомендации, содержащие виды деятельности, которые целесообразно внедрить на предприятиях, чтобы организовать эффективную работу по качеству.Рекомендуемые элементы качества: 1. ответственность руководства; 2. система качества; 3. анализ контракта;4. управление проектированием;5. управление документацией и данными;6. закупки;7. управление продукцией, поставляемой потребителем;

№ слайда 6

Рекомендуемые элементы качества 8. идентификация продукции и прослеживаемость; 9. управление процессами; 10. контроль и проведение испытаний;11.управление контрольным, измерительным и испытательным оборудованием;12. статус контроля и испытаний;13. управление несоответствующей продукцией;

№ слайда 7

Рекомендуемые элементы качества 14. корректирующие и предупреждающие действия; 15. погрузочно-разгрузочные работы, хранение, упаковка, консервация и поставка; 16. управление регистрации данных о качестве; 17. внутренние проверки качества; 18. подготовка кадров; 19. техническое обслуживание; 20. статистические методы.

№ слайда 8

8 принципов менеджмента качества в соответствии со стандартом ISO 9000:2000

№ слайда 9

Требование к системе качества стандарта ISO 9001:200 Причины создания системы качества: подтверждение организацией своей способности обеспечить требуемое качество продукции; повышение удовлетворённости потребителей и качества продукции Этот стандарт включает:Систему менеджмента качества.Ответственность руководства.Менеджмент ресурсов.Процессы жизненного цикла продукции.Измерение, анализ и улучшение.

№ слайда 10

Система менеджмента качества Организация должна:определять процессы, необходимые для СМК;определять последовательность и взаимодействие этих процессов;определять критерии и методы для обеспечения результативности этих процессов;осуществлять мониторинг и анализ этих процессов;принимать меры для постоянного улучшения этих процессов.

№ слайда 11

Ответственность руководства Руководство организации обеспечивает систему качества следующим образом: принимает документально оформленные обязательства организации в виде политики в области качества;анализирует систему качества;обеспечивает систему качества необходимыми ресурсами;организует работу персонала по созданию и поддержанию системы качества.

№ слайда 12

Менеджмент ресурсов Организация должна:определить необходимую компетентность персонала, выполняющего работу, которая влияет на качество продукции;обеспечить подготовку персонала;оценить результативность принятых мер;поддерживать в рабочем состоянии записи о навыках и опыте персонала

№ слайда 13

Процессы жизненного цикла продукции В данный раздел включены требования ко всем процессам жизненного цикла продукции:получение заказа;анализ требований потребителя;проектирование и разработка;закупка сырья и комплектующих;производство и обслуживание готовой продукции;управления устройствами для мониторинга и измерений.

№ слайда 14

№ слайда 15

Стандарт ISO 9000 в Белоруссии Внедрение ISO 9000 осуществляется путем их включения в систему национальных стандартов;механизм реализации и финансирования сертификации предприятий определяется Планом Государственной стандартизации РБ;аудитом сертификации ISO занимаются организации, аккредитованные в Государственном комитете по стандартизации РБ.

№ слайда 17

Первый слайд презентации: Международные стандарты ИСО серии 9000

Слайд 2: История ИСО

В 1926г. была образована международная федерация национальных ассоциаций по стандартизации (ИСО). В 1939г. все связи были нарушены, в 1944 году вновь началась работа по международной стандартизации и был образован комитет по координации стандартов (ККС) который в 1946г. был преобразован в международную организацию по стандартизации ИСО. В настоящее время ИСО И МЭК работают в тесном взаимодействии, но самостоятельно. ИСО занимается всеми видами стандартизационной деятельности, кроме тех, что закреплены в МЭК.

Слайд 3

Британский стандарт BS 5750 (1979 г.), состоящий из шести частей, стал основой для создания международных стандартов ИСО серии 9000 (1987 г.). В составе ИСО был создан ТК176 « Управление качеством и обеспечение качества", в задачу которого входила стандартизация и гармонизация основополагающих принципов системы менеджмента качества

Слайд 4

Стандарт — документ, в котором в целях добровольного многократного использования устанавливаются характеристики продукции, правила осуществления и характеристики процессов производства, эксплуатации, хранения, перевозки или оказания услуг.

Требования, установленные стандартизацией, могут быть как обязательными для выполнения, так и носить рекомендательный характер.

Стандартизация

Предварительный стандарт — это временный документ, принимаемый органом по стандартизации и доведенный до потребителей, а также тех, кто может его применить . Отзывы об этом документе служат базой для решения вопроса о целесообразности принятия стандарта.

Национальным (федеральный орган исполнительной власти) органом по стандартизации в России в области - стандартизации, метрологии и сертификации является Росстандарт России, который осуществляет межотраслевую координацию, а также функциональное регулирование.

Стандарты системы стандартизации в Российской Федерации

Основные цели стандартизации

Принципы стандартизации

добровольного применения стандартов;
максимального учета интересов заинтересованных лиц;
применения международного стандарта как основы разработки национального стандарта;
недопустимости создания препятствий производству и обращению продукции, выполнению работ и оказанию услуг, противоречащих техническим регламентам;
обеспечения условий для единообразного применения стандартов;
недопустимость установления таких стандартов, которые противоречат техническим регламентам .

Функции стандартизации

Задачи стандартизации

обеспечение взаимопонимания между разработчиками, изготовителями, продавцами и потребителями. Это достигается установлением единой терминологии, определением понятий в соответствующих сферах деятельности;
упорядочение и сокращение многообразия типоразмеров техники, технологии, способов решения задач;
обеспечение технической совместимости различных машин и приборов, взаимозаменяемости составных частей технических устройств, требуемого качества исходного сырья и комплектующих изделий;
установление оптимальных требований к номенклатуре и качеству продукции в интересах потребителя и государства, в том числе, обеспечивающих её безопасность для жизни, здоровья людей и имущества, охрану окружающей среды;
нормативно - техническое обеспечение измерений, контроля, сертификации и оценки качества продукции;

Задачи стандартизации

достижение экономии всех видов ресурсов;
обеспечение безопасности хозяйственных объектов с учётом риска возникновения природных и техногенных катастроф и других чрезвычайных ситуаций;
создание и ведение систем классификации и кодирования технико-экономической информации;
содействие выполнению законодательства РФ методами и средствами стандартизации.

Цели и задачи стандартизации в РФ достигаются соблюдением основных принципов, установленных в ГОСТ Р 1.0-2004.

Объект и область стандартизации

Объектом стандартизации обычно называют продукцию, процесс или услугу, для которых разрабатывают те или иные требования, характеристики, параметры, правила и т.п.
Областью стандартизации называют совокупность взаимосвязанных объектов стандартизации. Например, машиностроение является областью стандартизации, а объектами стандартизации в машиностроении могут быть технологические процессы, безопасность и экологичность машин и т.д.

Национальным (федеральный орган исполнительной власти) органом по стандартизации в России в области :

Читайте также: