Справочная работа архивов кратко

Обновлено: 08.07.2024

Как работаем и отдыхаем в 2022 году ?

Документы организации, относящиеся к прошедшим календарным периодам, подлежат хранению. Основной документ, регулирующий создание и работу архивов, – ФЗ №125 от 22/10/04 г. Его положения касаются не только архивов как отдельных организаций, но и архивов внутри организации.

Вопрос: Можно ли учесть в составе расходов при исчислении налога на прибыль расходы на архивацию документов взаимозависимой организации на основании трехстороннего соглашения с архивной организацией и этой взаимозависимой организацией?
Посмотреть ответ

Существуют и особенности работы с налоговыми, бухгалтерскими документами, отраженные в ФЗ №402, НК РФ).

Архив организации

В процессе архивирования следует учитывать такие организационные моменты:

документы должны поступать в архив из подразделений по описи (или заменяющему ее документу);
если документы уже подшиты в дело сотрудниками подразделения, оно должно быть составлено методически правильно;
структурные подразделения обязаны передавать на хранение документы в соответствии со сроками, установленными федеральным законодательством;
если график передачи дел в архив нарушается, работники этой структуры обязаны информировать о факте нарушения руководство компании.

Архивирование проводится с целью оптимизации процедуры хранения документов, и в связи с этим в настоящее время все чаще фирмы предпочитают иметь электронную версию своего архива. Следует, однако, иметь в виду, что многие документы имеют силу только в бумажном виде, поэтому электронную архивацию можно считать лишь удобным дополнением к обычным бумажным делам.

Архивируют документы поэтапно:

Подготовка состоит в анализе имеющейся документной массы, выявляются ее особенности. Например, визуально можно определить, все ли документы нуждаются в дополнительных сшивах, каков объем предстоящей работы и т.д.
Сортируют документы на те, что можно уничтожить законным порядком, как не имеющие ценности, и те, с которыми предстоит работать дальше.
Систематизируют и сшивают документы по их типам (бухгалтерские, управленческие, кадровые). Неподшитые документы объединяются и сшиваются в дела. Как правило, на сшиве ставятся печать фирмы и подпись ответственного за сшив лица.
Составляется опись содержания каждого дела, список документов, находящихся в папке.
Составляются каталоги дел по типам, и следует отправка их на хранение.

Рекомендуется составление номенклатуры дел по форме, состоящей из следующих данных:

индекс дела (присвоенный делу условный номер, первая часть которого, как правило, – код подразделения, откуда оно поступило);
заголовок;
число единиц хранения;
срок хранения и указание на устанавливающую его норму закона;
примечания (например, различного рода планы: реконструкции, рекламной компании) могут иметь лишь электронный формат, об этом делается пометка.

Архивирование без архива

Небольшие компании, организации зачастую не могут себе позволить иметь отдельный архив: помещение, штатных сотрудников. Тогда вся работа по архивированию ложится на плечи одного человека. Как правило, это секретарь.

Сотрудник на такой должности, в отличие от специалистов архивного дела, может быть незнаком со всем многообразием нормативных документов в указанной области (это касается и работников организации, для которых труд в архивном структурном подразделении в новинку).

Прежде всего, рекомендуем изучить:

документ №263 от 05/09/85 г., изданный еще Главархивом СССР, но до сих пор имеющий силу как обязательный;
одобренные 06/02/02 г. коллегией Росархива правила работы архивов организаций, рекомендательный документ.

В них указано, как архивировать и хранить документы фирмы.

Секретарь, обрабатывающий ежедневно и текущий документооборот, в начале архивирования должен разделить документы на две категории:

срок архивирования которых уже наступил, делопроизводством они завершены;
текущие документы, используемые в работе.

На помощь могут прийти работники различных отделов фирмы: бухгалтерии, экономической службы и пр. Каждый из них может корректно сформировать ту или иную папку (дело), разложить в ней материалы в должной последовательности, составить их список, озаглавить дело в соответствии с содержанием. На основе проведенной работы секретарь может сформировать номенклатуру дел физлица.

Нужно ли привлекать специалистов со стороны

Привлечение сторонних организаций, которые проводят архивацию за плату, целесообразно в нескольких случаях:

объем документации к архивированию большой, силами работников компании без ущерба для производственных, управленческих процессов сделать это невозможно;
организация создает электронный архив, кроме большого объема работы проблемой может стать потеря времени на освоение работниками нового ПО;
документы передаются на сторону, например, на хранение в госархив, и требуется повышенный уровень компетентности специалистов.

Важно! Нарушение правил архивного дела – административное правонарушение. КоАП (ст. 13.25) предусматривает штрафы: на ответственное лицо — 2,5-5 тыс.руб., на юрлицо — 200-300 тыс.руб.

7.1. Система научно-справочного аппарата

7.1.1. Научно-справочный аппарат (НСА) - структурированная совокупность элементов описаний документов (вторичной документной информации), представленных в различных видах архивных справочников, базах данных, предназначенных для поиска документов и документной информации.

7.1.2. Система научно-справочного аппарата (СНСА) к документам архива организации - это комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников, баз данных о составе и содержании документов, создаваемых на единой научно-методической основе для поиска документов и документной информации в целях эффективного использования.

7.1.3. Состав СНСА архивов организации определяется видом архива, составом и содержанием хранящихся в нем документов, характером и задачами поиска и интенсивностью использования документов.

7.1.4. Элементами СНСА архива организации являются описи, каталоги, базы данных, выполняющие функции этих справочников, а также указатели, обзоры документов, исторические справки к архивным фондам организации.

7.1.5. Архивные справочники организации делятся на типы по их целевому назначению: опись, каталог, указатель, обзор.

Архивные справочники и базы данных о составе и содержании документов организации могут быть внутрифондовыми и межфондовыми.

7.1.6. В системе СНСА реализуется преемственность учетно-справочного аппарата, создаваемого в делопроизводстве и архивах организаций, его совмещение с СНСА государственных архивов.

Преемственность СНСА архивов организаций основывается на единстве требований и принципов его построения. Эта преемственность предполагает обязательность составления в делопроизводстве и в архивах организаций описей дел, документов, каталогов, баз данных с необходимым справочным аппаратом к ним.

7.1.7. При создании и развитии СНСА применяется дифференцированный подход, заключающийся в выборе целесообразного состава архивных справочников и баз данных, методики описаний, состава и наполнения справочного аппарата к справочникам, в установлении необходимой очередности работ.

7.1.8. Документы фондов организаций с многосторонней, межотраслевой информацией и фондов личного происхождения с особо ценными и уникальными документами подлежат первоочередному описанию; описи должны быть снабжены указателями различных видов; на уровне фонда составляются индивидуальные характеристики. К наиболее информативным фондам создаются обзоры, указатели к делам и документам.

7.1.9. Для фондов организаций, содержащих информацию по одной отрасли или по одному направлению деятельности, и фондов личного происхождения, в составе которых имеются особо ценные документы, описи могут быть снабжены только одним указателем; на уровне фонда могут составляться как индивидуальные, так и групповые характеристики.

7.1.10. К документам фондов организаций, содержащих информацию по одной теме или имеющую характер дополнения к вышеуказанным фондам, указатели не составляются.

Понятие о путеводителях, их назначение. Архивный справочник, содержащий краткие сведения о документах одного или нескольких архивов. Основные виды путеводителей. Схемы построения путеводителей, характеристики фондов. Справочный аппарат к путеводителям.

Рубрика	Журналистика, издательское дело и СМИ
Вид	лекция
Язык	русский
Дата добавления	02.04.2019
Размер файла	20,4 K

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Лекция. Путеводители по фондам архивов

Понятие о путеводителях, их назначение

Путеводитель - архивный справочник, содержащий краткие сведения о документах одного или нескольких архивов.

Путеводителем по фондам архивов можно назвать любые справочники по архиву в целом или группе архивов, предназначенные для общего ознакомления с составом и содержанием хранящихся в этих архивах фондов. Такие справочники являются средством информации учреждений, организаций, исследователей с документальными материалами архивов. К ним приходится обращаться для выяснения вопроса о наличия в архивах тех или иных фондов. Путеводители играют большую роль при координации публикаторской деятельности архивов. Путеводители используются как справочные пособия в практической работе архивов, в первую очередь, при организации использования документов.

В дореволюционных путеводителях составители стремились связать характеристику документов с историей учреждения, раскрыть как содержание, так и состав документов, дать сведения о хронологических рамках и количестве документов, сохранившихся в фонде, а также сведений о наличии к ним справочного аппарата.

Но часто авторы больше внимания уделяли текущей деятельности архива, его история, практически никто не смог дать обобщающих характеристик материалов.

Первые попытки советских архивистов по созданию путеводителей относится к началу 1930-х гг., но эта работа не могла развернутся вследствие недостаточной упорядоченности документов и низкого уровня НСА государственных архивов. Только к 1941 г. выходят единые указания по основным вопросам методики составления путеводителей, большая часть которых остается в силе до настоящего времени. Систематическая работа по изданию путеводителей стала возможной лишь со второй половины 1940-х гг.

Основные виды путеводителей, общая характеристика

путеводитель архивный справочник документ

Путеводители бывают 4 видов:

Путеводители по архивам (у)

Путеводители по фондам архива (ов)

Краткий справочник по фондам архива

Тематический путеводитель по фондам архива

Основные из них являются второй и третий. Рассмотрим их подробнее.

Путеводитель по архиву (ам) - это вид Путеводителя, содержащий систематизированный перечень архивов с характеристикой хранящихся в них документов. Он может включать информацию обо всех архивных учреждениях, музеях, библиотеках, осуществляющих постоянное хранение документов АФ РФ. Объектом описания в таком виде Путеводителя выступает архив или другое хранилище документов АФ.

К таким Путеводителям относятся: Государственные архивы РСФСР: Справочник-путеводитель (М., 1980), Государственные архивы СССР: Справочник (М., 1989), Документы ГАФ СССР в библиотеках музеях и научно-отраслевых архивах - (М., 1991), Архивы России: Москва и Санкт-Петербург. Справочник-обозрение и библиографический указатель (М., 1997)

Характеристика в таком Путеводителе состоит:

из названия архива (полное и сокращенное)

адреса (полные адресные данные)

количества фондов на бумажной основе

объем фондов на бумажной основе

крайних дат документов на бумажной основе

Кроме того, может быть список изданных справочников. Отдельно указывается кино-фото-фоно и НТД (объем и крайние даты)

Путеводитель по фондам архива (ов) - вид архивного справочника, содержащего краткие характеристики (сведения об архивных фондах (коллекциях, комплексах) в систематизированном порядке и предназначенного для общего ознакомления с составом и содержанием фондов архива.

2 и 3 виды путеводителя отличаются лишь степенью полноты содержащихся в них сведений о документах архива.

Полный Путеводитель дает представление не только о фондовом составе архива, но и об основном содержании документов каждого фонда или группы однородных фондов, хранящихся в архиве. Помимо сведений о фондах, он содержит также краткие данные о фондообразователях. К таким Путеводителям относятся - НАРТ: Путеводитель (Казань, 1999) и ЦГА ИПД РТ: Путеводитель (М, 1999)

Краткий справочник служа целям общей информации о фондовом составе архива, в значительной меньшей степени, чем Путеводитель раскрывает содержание документов, давая его в выборочном порядке для отдельных важнейших фондов. Такие справочники начали издаваться с конца 1960-х гг.

Тематический путеводитель по фондам архива (ов) - вид путеводителя, характеризирующий ту часть документов этих фондов, в которой заключена информация по теме и указывающий наименование или номера архивных фондов. Например, Личные фонды госхранилищах СССР (М, 1963,Т.1-2) и Личные архивные фонды в хранилищах СССР: Указатель (М, 1980, Т.3) - сведения о более чем 10 тыс. личных, семейных, родовых фондов в государственных архивах СССР.

Схемы построения путеводителей, характеристики фондов

Любой Путеводитель состоит из 2-х частей: основной и вспомогательной. К основной части относятся характеристики фондов, расположенных в определенном систематическом порядке и приложения (список фондов, на которых не составлены характеристики, списки фондов, не относятся к профилю архива).

К вспомогательной части - титульный лист, оглавление/содержание, предисловие/краткий очерк по истории архива, список сокращений, характеристика научно-справочной литературы (библиотеки) и указатели. Рассмотрим подробно основную часть.

Характеристика фондов - это совокупность сведений, включающих название фонда, справочные данные о нем, историю организации-фондообразователя (т.е. историческую справку) и информацию о составе и содержании документов фонда. Кроме того, может быть включен библиографический список литературы о фонде.

Построение Путеводителя должно давать исследователю четкое представление о составе документов госархива как единого целого, отражать взаимосвязь хранящихся в нем фондов и комплексов документов. Одновременно П. должен быть легким и удобным в использовании. Единой схемы построения П. для всех архивов быть не может, т.к. схема построения зависит от состава и содержания фондов. Но существуют наиболее распространенные схемы: хронологическая, отраслевая, производственная, по степени значимости фондов.

Большинство госархивов хранят документы, отражающие различные стороны деятельности государства и жизни общества, то целесообразней строить схему П. по производственно-отраслевому принципу. Сущность его сводится к тому, что характеристики фондов в П. группируются в разделы и подразделы с учетом тех отраслей государственной деятельности, народного хозяйства, культуры, науки, образования и т.д., в которых осуществляли свои функции соответствующие фондообразователи. Например, смотри схему. Путеводитель ЦГА ИПД РТ 84-211 стр. Найти КГЭУ, Оргсинтез, Чистопольский детский дом.

В тех случаях, когда архив хранит фонды досоветского, советского и современного периодов, характеристики на них даются раздельно по историческим периодам (см. НАРТ), т.е. первоначально применяется хронологический принцип, затем производственно-отраслевой.

Фонды личного происхождения и коллекции выделяют в самостоятельные разделы в конце путеводителя, их характеристики располагают: первые по алфавиту фамилий фондообразователей (ЦГА ИПД - 318 стр.), вторые - в порядке значимости или в хронологическом порядке (Там же, с.322.)

Группировка по масштабу деятельности фондообразователей имеет большое значение для П. по фондам краевых и областных госархивов, хранящих фонды учреждений различного масштаба деятельности, существовавших на территории данной области, республики. Например, НАРТ, ЦГА - с. 458 - губком, уком, кантком, волком.

Характеристики также могут быть расположены в алфавитном порядке названий фондов.

Но чаще всего используют комбинированные схемы, сочетающие признаки нескольких схем построения, как, например, Путеводитель ЦГА - разобрать конкретней!

Одним их возможных вариантов является построение схемы П. в точном соответствии со структурой архива. Например, Путеводитель по ЦГАДА, изданный в 1946г. В нем характеристики фондов соответствуют отделам архива: Верховного управления и внешней политики, Разрядно-Сенатского отдела, Поместно-вотчинного и Межевого отделов. Но один большой минус: если изменяется структура архива, то П. теряет свое значение (что и стало с Путеводителем ЦГАДА). Эта схема применима лишь в тех случаях, когда отделы архива является по существу отраслевыми.

Теперь перейдем к самим характеристикам, которые бывают индивидуальными и групповыми. Первые даются на отдельные фонды (например, с. 20 - Казанский губком), вторые на группы однородных фондов с однотипной документацией ( с.22 - укомы).

В индивидуальную характеристику включается:

название архивного фонда (полное, сокращенное и аббревиатура - Казанский губернский комитет РКП(б), Казанский губком, Казгубком. Если название менялось, то пишут последнее в пределах периода, за которые хранятся документы фонда. Все переименования в историческом справке;

справочные данные о фонде (номер фонда, его объем, крайние даты документов, сведения о НСА);

историческая справка о фондообразователе и фонде (даты возникновения, реорганизации и ликвидации фондообразователя, все переименования, подведомственность, иногда сведения о структуре);

аннотация документов фонда, раскрывающая состав и содержание фонда. Аннотация может быть составлена по видам документов, темам, хронологии, структуре фонда (но при этом надо выделять все уникальные, чтобы не искажать действительность, а не выдергивать только некоторые из них).

Качество Путеводителей во многом зависит от изложения материала в аннотациях. В аннотациях документы д.б. показаны и основные разновидности документов, и отраженные в них темы и вопросы.

Датироваться должны только наиболее возможные из них. При тематическом построении аннотации темы/вопросы размещаются в исторической или логической последовательности, а в пределах темы - по номинальному признаку. Отсутствие дат свидетельствует о том, что документы, сведения о которых приведены в аннотациях, имеются за все годы, указанные в крайних датах фонда.

В характеристику м. включаться библиографический список литературы о фонде. По последнему Госту дается описания изданий по истории фондообразователя, справочников и исследований о документах и публикациях документов фонда.

Для групповой характеристики - дается типовое или обобщенное название группы фондов. Хронологические границы - общие (т.е. самая ранняя и самая поздняя дата); суммарное количество фондов, общее количество единиц хранения, крайние даты, указания на НСА во всех фондах и общая историческая справка. Далее - как в индивидуальных характеристиках, с указанием специальных дат. И общая аннотация с указанием отдельных документов и их местонахождения, т.е. ссылка на фонд (с. 40-55).

В путеводителях по фондам должны бать даны сведения обо всех без исключения фондах, находящихся на хранении в архиве. Однако составление характеристик на все фонды для включения их в путеводитель не обязательно. В архивах встречаются фонды, имеющие в основном только справочное значение и такие фонды, содержание материалов которых достаточно ясно из их названия. (например, фонды избирательных комиссий).

Вслед за характеристиками фондов помещается список неаннотируемых фондов, в которых указывается: название фонда (группы), номер(а) или количество фонда, объем и крайние даты документов. Однотипные фонды м.б. приведены под общим название с указанием общего количества фондов, дел и общих крайних дат. Неаннотированные фонды в списке располагаются в соответствии с общей схемой построения Путеводителя. Эти списки даются в приложениях.

4.Справочный аппарат к путеводителям

Вспомогательную часть иногда называют справочным аппаратом Путеводителя; рассмотрим вкратце основные элементы.

Титульный лист - не только завершает оформление справочника, но и содержит основные сведения справочно-ориентирующего характера. Это - информация общего характера о подведомственности данного архива, названии архива и названии справочника, о месте и времени издания.

В оглавление включается постраничный перечень не только разделов, но и подразделов, и рубрик. Оглавление показывает основные ступени систематизации и структуру Путеводителя в целом.

Предисловие включает общие сведения по истории архива, на документы который составлен данный справочник, по составу и содержанию документов и построению справочника. Сама история архива дается очень кратко, освещаются такие вопросы, как история комплектования архива, его объем и профиль. Основное внимание уделяется характеристике материалов и принципам построения справочника. Дается только общая оценка хранящихся документов, основной акцент делается на специфику именно этого архива. Указывается объем, степень сохранности документов, сведения об опубликованных документах. Отдельно описывается принцип построения справочника - обосновывается схема построения справочника, состав характеристик, справочник аппарата.

Список сокращений - алфавитный перечень встречающийся в путеводителе сокращенно написанных слов и сопровождается полным их наименованием. Общепризнан сокращения, не вызывающие двоякого толкования в список не включается - т.е., т.д., кг, мин, профком.

Указатели - представляет собой перечень предметных понятий, встречающих в путеводителе, с необходимыми пояснениями и ссылочными данными. Задача указателей - облегчить труд пользователя путеводителем. Указатели по виду могут быть предметными, именными, географическими, хронологическими и др., по форме - глухими и аннотированными (краткими и полными). Всегда нужно помнить, что географический указатель никогда не бывает глухим. Все указатели составляются по выбору издателя и не являются обязательными элементами НСА.

И последний элемент - характеристика научно-справочной литературы (библиотеки). В ней приводятся сведения о количестве печатных изданий, их хронологических рамках, аннотируется их состав и содержание, отмечается наличие редких изданий, изданий на языках народов РФ и иностранных языках, журнального и газетного фондов, персональных и коллекционных собраний, системы каталогов. В начале приводятся сведения по истории создания библиотеки и ее комплектования. (см.стр.342.)

Краткие справочники по фондам - список фондов по схеме со справочными сведениями о них. В нем даются сведения о фондах без раскрытия их содержания, поэтому в целях повышения информационной роли следует расширить ту часть предисловия к справочнику, которая содержит общую характеристику документов архива.

Однотипные фонды могут вноситься в перечень под общим названием с указанием общих справочных данных.

Для отдельных важнейших фондов к справочным сведениям м.б. добавлены краткие исторические справки и краткая аннотация фонда.

В кратком справочнике следует давать по каждому из разделов перечня краткую характеристику документов важнейших фондов и групп фондов, входящих в состав соответствующего раздела. Подобная характеристика даст исследователю хотя бы самое общее представление о содержании материалов архива.

Подобные документы

К определению аппарата издания: выходные сведения, аннотация, справочно-поисковый аппарат, справочно-пояснительный, библиографический список. Вспомогательный справочный аппарат в периодических изданиях: журналы "Березіль", "Вітчизна", "Київ".

курсовая работа [4,2 M], добавлен 09.01.2008

Вспомогательный справочный аппарат изданий в исследованиях ученых. Вспомогательный справочный аппарат в энциклопедиях: Большая Советская Энциклопедия, Пролеев С. Энциклопедия нравов, Чернобров В. Энциклопедия загадочных мест Земли, Энциклопедия этикета.

курсовая работа [4,2 M], добавлен 09.01.2008

Обзор литературных справочников, изданных в период с 1990 по 2010 гг. Редакторский анализ двухтомного справочника С.И. Чупринина "Новая Россия: мир литературы". Качество энциклопедических статей, принципы изложения, справочный аппарат и структура издания.

курсовая работа [96,0 K], добавлен 31.10.2011

Оценка соответствия справочного аппарата периодических изданий теоретическим требованиям. Определение аппарата издания. Определение по количеству баллов, какие журналы отвечают стандартам периодических изданий по оформлению, качеству справочного аппарата.

курсовая работа [4,2 M], добавлен 11.01.2010

Становление и развитие путеводителей как вида издания. Бизнес-план путеводителя по Краснодарскому краю "В поисках приключений", анализ рынка сбыта журнальной продукции и конкурентной среды, предварительные расчеты его себестоимости и рентабельности.

Все бумажные документы хранятся в специальном архиве компании, для организации которого существуют свои правила. Если организация небольшая, ведением архива может заниматься бухгалтер, но иногда из-за большого объема организация может нанять отдельного архивариуса для ведения этого направления деятельности. Организовать самостоятельный отдел или подразделение в составе службы делопроизводства для ведения архива – путь крупных компаний. При этом есть ряд правил, которые нужно соблюдать при хранении бумаг в архиве.

Во-первых, нужно определить функциональность архива

Архив предприятия может функционировать на правах:

самостоятельного структурного подразделения. Общее руководство деятельностью архива организации при этом возлагается на ее руководителя, а управление повседневной деятельностью архива — на руководителя самостоятельного структурного подразделения;
структурного подразделения в составе службы делопроизводства организации. В этом случае руководство возлагается на руководителя службы делопроизводства и руководителя структурного подразделения.

Во-вторых, необходимо четко определить, кто отвечает за архив

Руководитель архива либо лицо, ответственное за архив (архивариус), назначаются на должность и освобождаются от должности приказом руководителя организации.

Основу деятельности архивариуса составляют:

организация работы архива;
ответственность, в том числе и уголовная (например, если документы из архива похищены, уничтожены, повреждены или заведомо скрыты (ч. 1 ст. 325 УК РФ)), за выполнение возложенных на архив задач.

Если в организации вводятся новые технологии работы с архивом – например, электронный документооборот или электронный архив, архивариус должен пройти обучение для работы с ними. Должность архивариуса обязательно должна быть отражена в штатном расписании организации.

Обычно архивариус выполняет следующие функции:

ведение списков структурных подразделений организации, являющихся источниками комплектования архива;
прием сформированных, согласно номенклатуре дел, архивных дел от структурных подразделений организации;
учет и обеспечение сохранности принятых в архив документов;
создание и поддержание актуального состояния научно-справочного аппарата к документам архива;
организация информационного обслуживания руководителей и структурных подразделений организации в отношении содержания архивных документов;
организация использования документов по запросам структурных подразделений организации и частных лиц, ведение учета и анализа использования таковых;
участие в проведении экспертизы ценности документов, а также обеспечение комплекса организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение;
проверка правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организаций;
работа по составлению номенклатуры дел организации и ее структурных подразделений;
оказание методической и практической помощи структурным подразделениям организации по вопросам работы с документами;
участие в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления внутри организации;
участие в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива.

Обратите внимание: рекомендуется составить должностные инструкции и указать виды работ, возлагаемых на архивариуса, в соответствии с его основными задачами и функциями.

В-третьих, для правильной работы архива рекомендуется разработать и принять положение (инструкцию) об архиве организации

Обычно туда входят стандартные блоки: общие положения, структура архива, задачи, функции, состав документов архива, права, взаимоотношения с другими подразделениями и ответственность. Это регламентировано закрепит функции архива и ответственность должностных лиц.

Именно здесь можно узнать, что такое:

документационное обеспечение (ДОУ);
архивное дело (АД);
документ (официальный, электронный, архивный);
подлинник, дубликат и копия (в том числе электронная и заверенная) документа;
сроки хранения документов;
многое другое.

Функции Архива организации

Давайте разберемся в том, какие функции существуют у архива документов в организации. Непосредственно хранение документов и ведение учета – лишь верхушка. Рассмотрим функции архива в организации подробнее.

Первая основная функция архива документов в организации – это организация приема этих документов. Такой прием может быть по документам временного или постоянного хранения. В архив поступают все документы, отражающие процессы в организации, в соответствии с установленным порядком оформления и хранения данных. Второй основной функцией архива является ведение учета документов, уже поступивших на хранение.

Архив в организации иногда должен работать с внешними государственными органами. Так, регулярно архив организации должен передавать информацию о документах, их хранении и ведении учета в государственные органы, контролирующие данное направление деятельности организации.

Когда документы поступили в архив, их, в первую очередь, необходимо систематизировать в соответствии с правилами ведения архивного учета в данной организации. После чего документы могут храниться, либо передаваться.

Кому архив может предоставить документы?

Документы их архива по правилам могут быть переданы на различные комиссионные рассмотрения или иные, например, когда необходима информация о составе работников организации, или о конкретном работнике, например, личное дело. Еще могут изыматься документы, которые более не подлежат хранению, учет по ним больше не ведется, а сами документы уничтожаются, согласно правилам.

В видении архива организация столкнется с экспертно-проверочной комиссией. Этот учреждение занимается периодической описью дел, подлежащих ведению и хранению в архиве организации. Им также по правилам можно передавать документы из архива.

Обратите внимание: такая комиссия должна быть наделена особым правом. Такое право на рассмотрение документов архива организации может предоставить государственный орган, осуществляющий контроль в данной сфере.

Согласно правилам ведения архива в организации, снять с хранения документ можно в случае передачи его руководителю организации. Есть ряд документов, которые руководитель, согласно правилам ведения архива, может получить. К таким документам относятся: документы постоянного и временного хранения, личные дела сотрудников организации, документы, срок хранения которых подошел к концу, а также акты об утраченных в ходе хранения документах.

Какие еще функции осуществляют в ходе ведения архива организации

Организация обмена документами между архивом и иными структурами компании и контрагентами.
Экспертиза документов, которые находятся на временном хранении в архиве.
Обеспечение сохранности документов, с которыми работает архив организации.
Поддержание надлежащего информационного обеспечения по вопросам ведения архива, хранения документов.
Обеспечение навигации в поиске документов, хранящихся в архиве.
При необходимости, организация работы с документами внутри архива, просмотр документов, ведения учета по взаимодействию с документами в архиве.
Ведение учета по различным обращениям и запросам, которые поступают в архив.
Полное ведение учета по всем операциям, совершаемым с документами, хранящимися в архиве.
Разработка и внедрение поисковых регистров и инструментов для работы в архиве организации.
Сотрудники архива, как правило, участвуют в создании документов, входящих в уставные положения организации, по всем вопросам, относящимся к архиву организации.

В ряде случаев работники архива могут выступить помощниками в методической работе других подразделений организации:

Помощь сотрудникам службы делопроизводства, с организацией номенклатуры документов, их группированием и оформлением.
Различным сотрудникам организации работники архива могут помочь подготовить документы к отправке в архив.

Права архива организации

Одним из основных прав, которыми наделен архив организации, в лице его сотрудников, это вносить рекомендации в правила ведения и работы с документами архива. Также, сотрудники архива могут производить запросы любых документов, необходимых им для работы. Специалисты могут напоминать сотрудникам иных структур организации о необходимости сдать тот или иной документ в архив.

Обратите внимание: сами сотрудники имеют право принимать участие в работе Центральных экспертно-проверочных комиссий. Это специальные контролирующие органы при Федеральном архивном агентстве.

Почему современные компании выбирают электронный архив документов

Заинтересованы в создании электронного архива?
Получите бесплатную консультацию о внедрении данного решения

Читайте также: