Служба доу структура на конкретном примере

Обновлено: 30.06.2024

В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.
Цель работы - изучить службу документационного обеспечения управления предприятия (организации, учреждения), ее структуру, состав, проанализировать деятельность.

Содержание работы

Введение ………………………………………………………………….стр.3
1. Структура службы ДОУ в организации ………………. ……….стр. 5
2. Состав ДОУ в организации ………………………………. стр.8
3. Анализ деятельности службы ДОУ …………………………………стр.10
4. Список использованной литературы………………………………стр 18

Файлы: 1 файл

Реферат.docx

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СОЦИАЛЬНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

Факультет социального управления

Кафедра управления персоналом, документоведения и архивоведения

Гулиева Эллада Алигусейн кызы

ФОРМИРОВАНИЕ КАДРОВОГО РЕЗЕРВА

Тема: Служба ДОУ в организации: структура, состав и анализ деятельности.

Реферат студентки 6-го курса заочного отделения

по дисциплине: Компьютерные информационные технологии в документационном обеспечении управления

Специальность 350800

Документоведение и документационное обеспечение управления

Москва 2013

Содержание

Введение ………………………………………………………………….стр. 3

1. Структура службы ДОУ в организации ………………. ……….стр. 5

2. Состав ДОУ в организации ………………………………. стр.8

3. Анализ деятельности службы ДОУ …………………………………стр.10

4. Список использованной литературы………………………………стр 18

Введение

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.

Весь процесс управления пронизан информацией, являющейся основой принятий решений, и построен на работе с документами, в которых она фиксируется. Поэтому документационное обеспечение управления (делопроизводство) любой организации, учреждения, предприятия рассматривается сегодня, как важнейшая обслуживающая функция управления, которая имеет свои специфические задачи и должна выполняться самостоятельным, организационно-обособленным структурным подразделением - службой документационного обеспечения управления (службой ДОУ).

В пятом разделе Государственной системы документационного обеспечения управления, одобренной коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г. закреплено следующее: "Документационное обеспечение управления в организации осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации".

В последние годы значительно возрос интерес к рациональной организации документационного обеспечения управленческой деятельности, использованию современных средств организационной и вычислительной техники, издано значительное число пособий, освещающих организацию

делопроизводства не только в государственных, но и коммерческих организациях.

К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более - с тонкостями ведения документации.

Вместе с тем, правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами - важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.

Цель работы - изучить службу документационного обеспечения управления предприятия (организации, учреждения), ее структуру, состав, проанализировать деятельность.

1. Структура службы ДОУ в организации

Установление оптимальной организационной структуры служб ДОУ производится исходя из содержания возложенных на данное подразделение задач по документационному обеспечению управления предприятием на основе сведений о типовых организационных структурах, представленных в ГСДОУ. Как следует из приложения ГСДОУ, типовая организационная структура службы ДОУ определяется в зависимости от принадлежности предприятия (организации, учреждения) к той или иной функциональной группе и исходя из специфики содержания документационного обеспечения управления соответствующими предприятиями (организациями, учреждениями).

Так, в министерствах и ведомствах РФ и субъектов федерации функции службы ДОУ возлагаются на управления делами. В состав управления делами, как правило, включаются:

— секретариат (приемная, секретариат министра (руководителя ведомства), секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро);

— инспекция при министре (руководителе ведомства);

— канцелярия (бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, телетайпная и др.);

— отдел по работе с письменными обращениями;

— отдел совершенствования работы с документами;

— архив.

На государственных предприятиях (объединениях), в научно-исследовательских, проектных, конструкторских организациях и вычислительных центрах, высших учебных заведениях и других аналогичных учреждениях функции службы ДОУ возлагаются на отдел ДОУ (канцелярию). В состав отдела ДОУ (канцелярии), как правило, включаются:

— секретариат;

— экспедиция;

— подразделение по учету и регистрации документов (делопроизводство);

— машинописное бюро;

— копировально-множительное бюро;

— подразделение по контролю за исполнением документов;

— подразделение совершенствования работы с документами;

— подразделение по работе с письменными обращениями;

— архив.

Наконец, в негосударственных структурах (ассоциациях, концернах, акционерных обществах, в том числе совместных, кооперативах и т. п.), а также в органах местного самоуправления и общественных организациях функции службы ДОУ возлагаются на общий отдел. В состав общего отдела, как правило, включаются:

— секретариат;

— канцелярия;

— группа контроля за исполнением документов;

— протокольная группа;

— группа совершенствования работы с документами;

— группа по работе с письменными обращениями;

— машинописное бюро;

— копировально-множительное бюро;

— архив.

В условиях малого предприятия (организации, учреждения) с численностью работников до 100 чел. задачи по документационному обеспечению управления целесообразно возложить на специально уполномоченное должностное лицо.

Примерная организационная структура службы ДОУ акционерного предприятия представлена на рис. 1.

Рис.1 Примерная организационная структура службы ДОУ

предприятия с численностью работников свыше 100 чел.

2. Состав ДОУ в организации

Технические исполнители - экспедитор, делопроизводитель, машинистки и стенографистки, технические секретари, курьеры, операторы организационной техники. Обязанности технических исполнителей сводятся к выполнению операций по передаче, фиксации, учету, доставке и хранению информации.

Проанализировав принятую в стране классификацию, видно, что преобладающую часть работников службы ДОУ составляют служащие. К категории рабочих отнесены только операторы копировальных бюро.

Деятельность работников службы ДОУ регламентируется должностными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда, предусматривают равномерную загрузку сотрудников, распределение работ по сложности выполнения и квалификации исполнителей. Должностные инструкции разрабатываются руководителем службы ДОУ и утверждаются руководителем организации. По мере надобности должностные инструкции могут пересматриваться.

Для эффективной организации работы службы ДОУ и в целом аппарата управления большое значение имеет определение оптимальной численности делопроизводственного персонала, которая, прежде всего, зависит от объёма выполняемых этим подразделением работ и принятой технологии (уровня автоматизации и механизации работы с документами).

Для определения численности персонала службы ДОУ используются нормативные документы по труду и организации труда, например такие, как Межотраслевые нормы времени на работы по набору и верстке текста на персональных компьютерах, Нормы времени и выработки на основные виды работ и др.

Как правило, определение численности подразделения не входит в обязанности самой службы ДОУ - эта работа проводится отделами труда и заработной платы или экономическими подразделениями, но при необходимости такие расчеты могут провести и работники службы ДОУ.

Формирование штата работников службы ДОУ в организациях и учреждениях зачастую проводят произвольно, исходя из реальных возможностей. В двух организациях, имеющих одинаковую структуру, одну и ту же численность работающих, одинаковые объемы документооборота, численность делопроизводственного персонала колеблется в значительных пределах. При этом в одной организации отмечается неоправданный рост численности персонала, а в другой - необоснованное сокращение. Как следствие в последнем случае немедленно возрастают затраты на содержание управленческого персонала, так как специалисты аппарата управления начинают самостоятельно выполнять делопроизводственные работы по созданию, подготовке, оформлению, транспортировке, учету документов. Поэтому, крайне необходимо четко и правильно рассчитать численность работников службы ДОУ для эффективного ведения делопроизводства и функционирования организации.

3. Анализ деятельности службы ДОУ стр.10

Для нормальной работы любой организации необходима систематизация, в том числе в области работы с документами. Отлаженная систематизация позволит организации не только сделать работу более управляемой, но и исключит зависимость процесса работы от конкретных исполнителей. Помимо этого на каждую организацию возложены определенные обязательства по сохранности своего документационного фонда. Для того, чтобы работа в организации была слаженной, во многих учреждениях, предприятиях , организациях имеются специальные службы ДОУ.

Служба документационного обеспечения управления (СДОУ) - это обособленное структурное подразделение учреждения, выполняющее работу по организационному обеспечению делопроизводства.

Основной задачей службы ДОУ является своевременная обработка и передача на разные уровни управленческой информации, необходимой для осуществления возложенных на них функций.

Функции структурных частей СДОУ.

Функции контроля: учёт и регистрация входящих и исходящих, внутренних документов; ведение справочно-информационного аппарата и поиск информации, проверка правильности оформления исходящих и внутренних документов, приём поступающей корреспонденции; сортировка её на регистрируемую и не регистрируемую; распределение документации по структурным подразделениям, ведение количественного учёта документов; отправка исходящей корреспонденции; доставка корреспонденции в структурные подразделения и адресатам; осуществление контроля за своевременным использованием документов; проверка сроков выполнения структурными подразделениями устных поручений руководителя; информирование руководства о ходе исполнения документов и поручений, формирование дел с предложениями, заявлениями, жалобами и передача их в архив; анализ и обобщение исполнения.

Функции секретаря приемной : предварительное рассмотрение и подготовка к передаче руководству поступающей корреспонденции по наиболее важным вопросам; организация документационного обслуживания совещаний; организация без документационного обслуживания работы руководства, приём заявлений, жалоб граждан; подготовка и передача на рассмотрение руководству; передача писем, заявлений, жалоб на исполнение в структурные подразделения; контроль за сроками их исполнения; извещение заявителей о результатах рассмотрения предложений, заявлений, жалоб; организация приёма посетителей.

Актуальность данной темы обосновывается тем, что анализ структуры и функций службы делопроизводства является частью анализа эффективности работы службы ДОУ. А от того, насколько эффективно функционирует службы делопроизводства, зависит процесс управления организациями и учреждениями.
Объект данной курсовой работы – процессы организации службы делопроизводства.
Цель данной курсовой работы - проанализировать структуру и функции службы делопроизводства на примере предприятия.

Содержание

Работа содержит 1 файл

Курсовая работа.doc

Анализ структуры и функций службы делопроизводства (ДОУ) на примере конкретного учреждения

1. Организация службы делопроизводства

1.1 Организационное построение службы делопроизводства

1.2 Типовые задачи и функции службы делопроизводства

1.3 Типовая структура и численный состав

2.2 Анализ структуры и функций службы делопроизводства

Анализ структуры и функций службы делопроизводства недостаточно изучен в литературе. В основном в учебниках и монографиях по делопроизводству описывается организационное построение службы ДОУ и приводятся типовые структура и функции.

Объект данной курсовой работы – процессы организации службы делопроизводства.

Цель данной курсовой работы - проанализировать структуру и функции службы делопроизводства на примере предприятия.

Для достижения цели поставлены следующие задачи:

описать организационное построение службы делопроизводства;
раскрыть типовые задачи и функции службы делопроизводства;
описать типовую структуру и численный состав службы делопроизводства;
проанализировать структуру и функции службы делопроизводства на примере конкретного предприятия;
внести предложения по совершенствованию службы делопроизводства на предприятии.

1. ОРГАНИЗАЦИЯ СЛУЖБЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

1.1 Организационное построение службы делопроизводства

Управленческие решения принимаются на основе информации, которая содержится в документах. Поэтому документационное обеспечение управления (делопроизводство) учреждений является важнейшей обслуживающей функцией управления, которая имеет свои специфические задачи и должна выполняться самостоятельным, организационно-обособленным структурным подразделением – службой документационного обеспечения управления (службой ДОУ). (20, с.144)

В пятом разделе Государственной системы документационного обеспечения управления (5), одобренной коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г. закреплено следующее: "Документационное обеспечение управления в организации осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации".

Говоря о наименовании службы документационного обеспечения управления, необходимо отметить, что сегодня служба ДОУ может иметь разные названия, например: управление делами, отдел делопроизводства, отдел документационного обеспечения управления, общий отдел, канцелярия, секретариат и т.д. При этом можно сказать, что конкретное наименование службы ДОУ не имеет принципиального значения, однако при его выборе желательно учитывать следующие факторы:

•структуру подразделения (имеет или не имеет внутреннюю структуру, если имеет, то сложная она или нет);

•требования, предъявляемые к названию (желательно, чтобы название было несложным, легко запоминалось и произносилось);

•существующие делопроизводственные традиции.(14, с.156)

В небольших организациях служба документационного обеспечения управления, как самостоятельное структурное подразделение, может и не существовать. В этом случае работу с документами выполняет секретарь руководителя (инспектор) или другое специально назначенное лицо. (15, с.138)

Эффективность труда сотрудников службы делопроизводства в значительной степени зависит от их квалификации, а также от степени оснащенности современной офисной техникой, от учета при создании службы делопроизводства организационного, юридического и технического аспектов.(24)

Организационный аспект включает разработку оптимальной для конкретного управленческого аппарата структуры службы делопроизводства, регламентацию разнообразных и сложных отношений и связей между подчиненными, то есть создание условий для разделения труда и его специализации.

Среди организационных проблем можно выделить:

выбор оптимальной организационной формы работы с документами;
определение должностного и численного состава службы делопроизводства;
регламентация задач и функций службы делопроизводства в целом, её подразделений;
повышение квалификации сотрудников службы.

Под техническим аспектом понимается продуманная политика установки, эксплуатации и замены всех технических средств, используемых в работе.(20, с. 166)

На сегодня в практике выработалось три формы организационного производства: централизованная; децентрализованная; смешанная.

Централизованная форма предполагает сосредоточение всех технологических операций по работе с документами в ведении одного специализированного подразделения или одного сотрудника. В этом подразделении (или этим сотрудником) выполняется полный цикл технологических операций по обработке документов с момента их получения или создания до сдачи в архив: прием и обработка поступающих документов, их регистрация, контроль за исполнением, справочно-информационная работа, систематизация и хранение документов, отправка документов для их передачи в архив.

Такая форма работы с документами является наиболее рациональной, так как позволяет снизить затраты на обработку документов, улучшить организацию труда работников службы делопроизводства за счет специализации и взаимозаменяемости отдельных работников, эффективно использовать оргтехнику и т. д. Однако полная централизация работы с документами возможна только в небольших учреждениях с объемом документооборота 10 тыс. документов в год.

Децентрализованная форм организации документационного обслуживания представляет собой полную противоположность централизованной службы. Каждое структурное подразделение одной организации создает свою собственную службу для работы с документами, в которой выполняется весь цикл операций по созданию, хранению, систематизации документов данного подразделения. Эта форма характерна для организаций и предприятий, имеющих отделы, находящиеся в различных помещениях, а также для тех, в которых документирование деятельности имеет специфические особенности (например, исходя из соображений защиты информации или самостоятельности деятельности подразделений).

Смешанная форма организации работы с документами – самая распространенная. При этом (чаще всего прием и обработка поступающих и отправляемых документов, их регистрация, контроль за сроками исполнения, изготовление, тиражирование) сосредотачивается в центральной службе делопроизводства, а в каждом подразделении выполняются операции по созданию документов, их систематизации, хранению дел.

Вариантом смешанной формы является такая организация работы с документами, при которой одна и та же технологическая операция проводится для одних документов централизовано (например, в канцелярии), а для других – децентрализовано (в подразделениях). Чаще всего в подразделениях регистрируются внутренние документы – по месту их создания. Например, в бухгалтерии – бухгалтерские документы, в отделе кадров – документы по личному составу и т. д. (16, с.221))

Говоря о службе документационного обеспечения управления, необходимо выделить ее основные задачи и функции.

1.2 Задачи и функции службы делопроизводства

Хорошо организованная управленческая деятельность строится таким образом, что каждый отдел (сотрудник) выполняет свои определенные функции. Если каждый отдел (сотрудник) будет четко выполнять свои обязанности и функции, тогда не будет возникать дублирования по выполнению каких-либо управленческих действий и вся деятельность будет четко регламентирована.(18, с.233)

Независимо от названия отдела, который занимается делопроизводством (служба делопроизводства, канцелярия, секретариат и т. д.), основной его целью является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению. Выполнение этой цели предусматривает решение следующих задач:

постоянное совершенствование форм и методов работы с документами;
обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов;
сокращение документооборота;
разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения на предприятии.

Основными целями и задачами службы делопроизводства являются:

организация порядка документирования, организация работы с документами, построение поисковых систем;
контроль исполнения и подготовки документов к передаче в государственный архив в соответствии с действующими нормативами;
сокращение документооборота, количества форм документов;
разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения организации;
совершенствование форм и методов работы с документами;
обеспечение единой разработки и внедрения прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения современной организационной техники.(15, с.241)

В состав типовых функций службы ДОУ входят разные виды работ, которые можно разделить на технологические, организационные, методические, контрольные.

При централизованной форме организации делопроизводства все технические операции по обработке документов сосредоточены в одном структурном подразделении (службе ДОУ), а творческая работа с документами осуществляется в других структурных подразделениях. К преимуществам централизованной формы организации делопроизводства относится возможность формирования единой базы данных по всем поступающим в организацию и создаваемым в ней документам, что позволяет повысить оперативность поиска документов и, следовательно, оптимизировать справочную работу по документам. Централизованную форму организации делопроизводства целесообразно использовать в том случае, если организация имеет линейно-функциональную организационную структуру.

Децентрализованная форма организации делопроизводства предполагает создание самостоятельной службы делопроизводства в каждом структурном подразделении. Ее целесообразно использовать при дивизиональном типе организационной структуры или в условиях территориальной разобщенности структурных подразделений организации.

Смешанная форма организации делопроизводства предполагает выполнение одних делопроизводственных операций (прием, регистрация, контроль, размножение документов) в службе ДОУ, других (создание и оформление документов, их систематизация, формирование дел и хранение) в структурных подразделениях. Следует отметить, что при смешанной форме организации делопроизводства одна и та же технологическая операция, например регистрация поступающих и отправляемых документов, может осуществляться как в службе ДОУ, так и в структурных подразделениях, в зависимости от категории документов.

Выбор наименования службы ДОУ

В настоящее время отсутствуют какие-либо нормативные документы или документы методического характера, которыми следовало бы руководствоваться при выборе наименования службы ДОУ и определении ее структуры, поэтому организации вправе самостоятельно принимать решения по этим вопросам. Тем не менее, при этом следует учитывать несколько факторов:

- характер деятельности организации, ее структуру (количество подразделений, численность аппарата управления и общую численность работающих);

- объем документооборота организации;

- наличие подведомственной системы (подведомственных организаций, филиалов, отделений, представительств) и характер взаимоотношений между ними и центральным органом управления.

На практике используются различные названия делопроизводственного подразделения: управление делами, канцелярия, общий отдел, отдел делопроизводства, отдел корреспонденции, служба делопроизводства, служба документационного обеспечения управления, управление по работе с документами, отдел документации и др.

Управление делами – это, как правило, подразделение, имеющее внутреннюю структуру. В составе управления делами выделяются группы, сектора, отделы и другие структурные части, обеспечивающие учет и регистрацию документов, контроль за исполнением документов, работу с документами коллегиальных органов, изготовление документов, копирование и тиражирование документов, а также такие подразделения, как секретариат, архив, отдел совершенствования делопроизводства и др. Управления делами создаются в крупных организациях, имеющих подведомственную структуру: органах федеральной исполнительной власти (министерства, службы, агентства), крупных акционерных компаниях и др. Управление делами наряду с сугубо делопроизводственными функциями осуществляет организационно-методическое обеспечение делопроизводства подведомственных организаций.

Организационная структура службы ДОУ

На крупных предприятиях в составе службы ДОУ выделяются функциональные группы и за каждым сотрудником закрепляются определенные обязанности. В состав службы ДОУ могут входить секретариат, экспедиция, группа (бюро, отдел) контроля, группа писем (бюро жалоб, отдел обращений населения), машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив.

На средних предприятиях функции службы ДОУ выполняют отдельные специалисты по участкам работы.

На небольших предприятиях служба ДОУ состоит из 2-3 человек.

Во многих организациях служба ДОУ не является самостоятельным подразделением, а входит в состав административно-хозяйственной службы, службы управления персоналом или бухгалтерии. Однако организация работы с документами – это вполне самостоятельный вид деятельности, ничего общего не имеющий с хозяйственным обеспечением или бухгалтерским учетом. Поскольку служба ДОУ фактически управляет документацией и документационными потоками всей организации, она должна быть самостоятельным подразделением, пусть и с небольшой штатной численностью (это может быть 2–3 чел.), с подчинением непосредственно руководителю организации или одному из заместителей руководителя, курирующему вопросы информации и документации. Это принципиально важно еще и потому, что служба ДОУ непосредственно работает с руководством, решает вопросы рассмотрения документов, контролирует их исполнение, ведет справочную работу по документам по заданию руководства, выполняет другие поручения руководства.

Определение должностного состава и штатной численности службы ДОУ

При определении должностного состава работников следует руководствоваться Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) и Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37).

Для определения численности персонала службы ДОУ используются нормативные документы по труду и организации труда. Нормирование труда работников делопроизводства, в том числе расчет их штатной численности осуществляются на основании следующих документов:

1. Межотраслевые укрупненные нормы времени на работы по документационному обеспечению управления. М., 1995.

2. Нормативы времени на работы по совершенствованию документационного обеспечения управления министерств, ведомств, предприятий и организаций. М, 1992.

3. Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления. М., 1993.

4. Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти. М., 2002.

Как правило, определение численности подразделения не входит в обязанности самой службы ДОУ – эта работа проводится отделами труда и заработной платы или экономическими подразделениями, но при необходимости такие расчеты могут провести и работники службы ДОУ. Названные выше нормативные документы по труду содержат методические указания, касающиеся применения этих документов на практике.

Разработка положения о службе ДОУ и должностных инструкций работников

Важная задача в организации службы ДОУ – это разработка положения о службе ДОУ и должностных инструкций работников. Эта задача решается руководителем самой службы ДОУ самостоятельно или с привлечением квалифицированных специалистов. Положение о службе ДОУ и должностные инструкции ее работников составляют комплект организационно-правовой документации, разработка которого завершает организационный этап создания этой службы.

Положение о подразделении – документ, определяющий организационно-правовое положение подразделения в структуре учреждения.

Государственная система документационного обеспечения управления содержит примерное положение о службе ДОУ, но применять его на практике в настоящее время можно только с учетом тех изменений, которые произошли в системе управления и которые отражены в современном законодательстве.

Текст положения о службе ДОУ, в соответствии с ГСДОУ, должен содержать следующие разделы:

1. Общие положения.

2. Цели и задачи службы ДОУ.

3. Функции службы ДОУ.

4. Права и ответственность службы ДОУ.

5. Взаимоотношения службы ДОУ с другими структурными подразделениями.

Организационный этап создания службы ДОУ завершается разработкой должностных инструкций. Журнал не раз публиковал статьи, посвященные разработке должностных инструкций, поэтому в этой статье мы ограничимся лишь общими замечаниями. Следует иметь в виду, что должностная инструкция разрабатывается для определенной должности, и если в подразделении несколько одинаковых должностей, но работники, занимающие их, выполняют различные обязанности, для каждого комплекса должностных обязанностей следует разработать отдельную должностную инструкцию. Закрепление за должностью определенного комплекса должностных обязанностей должно отразиться в заголовке документа, например: должностная инструкция специалиста по учету и регистрации документов, должностная инструкция специалиста по контролю исполнения документов, должностная инструкция специалиста по работе с обращениями граждан и т.п.

Организация осуществляет все виды торговли погонажными изделиями, которые не запрещены законодательными актами и отвечают целям, предусмотренным Уставом. При этом основными видами деятельности организации являются:

Продажа погонажа и столярных изделий.

Штатное расписание включает:

· Дирекцию, возглавляемую генеральным директором;

· Инженер по охране труда и пожарной безопасности;

К исключительной компетенции Собрания Учредителей относятся:

· Принятие Устава и внесение в него изменений и дополнений;

· Назначение на должность и увольнение генерального

· Утверждение ежегодного отчета генерального директора о

результатах финансово-хозяйственной деятельности организации;

· Определение порядка распределение прибыли;

· Решение вопроса о ликвидации организации.

Регламент работы высшего органа определяется в уставе организации. В нем установлен порядок открытия и ведения Собрания, состав участников, компетенция высшего органа, порядок принятия решений.

Генеральный директор осуществляет общее руководство и контроль за обеспечением текущей хозяйственно-финансовой деятельности организации.

В штат бухгалтерии входит бухгалтер, имеющий законченное высшее профильное образование.

Задачи документационного обеспечения деятельности организации решаются в основном бухгалтером.

Анализ структуры и функций службы документационное обеспечение управления

Структура и функции службы документационного обеспечения управления изучаются на основе анализа документов, регламентирующих деятельность службы документационное обеспечение управления.

При анализе управленческой документации было выявлено отсутствие следующих документов: положение о службе документационное обеспечение управления, должностная инструкция секретаря, журнал входящей и исходящей документации и номенклатура дел.

Структура службы документационное обеспечение управления представлена бухгалтером с расширением обязанностей секретаря.

В организации существует централизованная форма организации работы с документами. Так как численность организации небольшая все документы хранятся в головном офисе.

Проанализируем, как осуществляются функции службы документационного обеспечение управления.

Доставка документов в организацию происходит почтой, курьерами и с помощью факсимильной связи и компьютерной сети. Прием и первичную обработку входящей документации с почтой и факсимильной связью осуществляет бухгалтер с расширением обязанностей секретаря.

Документы специальных (функциональных) систем документации (бухгалтерские, финансовые и др.) регистрируются бухгалтером. Дата поступления в приемной на этих документах не ставится. На этом этапе должна проводиться проверка правильности составления документов в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 (Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов), но бухгалтер ее не проводит из-за совмещения должностей. Передача руководству на подписание или утверждение осуществляется автором или бухгалтером.

Ведение информационно-справочной работы по документам организации осуществляется бухгалтером. Машинописное изготовление документов (набор текста на компьютере) осуществляется бухгалтером. Копирование, тиражирование и оперативное размножение документов также осуществляется бухгалтером.

Организация использует общие бланки документов.

Подготовка к докладу руководству поступающих документов осуществляется бухгалтером. За организацию своевременного рассмотрения документов руководством отвечает бухгалтер. Регулированием хода исполнения документов, прохождения и исполнения документов в установленный срок никто не занимается, поскольку чаще всего сроки не ставятся.

Организацией работы архива в соответствии с правилами, инструкциями и методическими рекомендациями Росархива полностью занимается главный бухгалтер в части хранения личных дел. [11] Архива как службы в организации не существует. Документы хранятся какой-то период, а по истечению срока хранения их уничтожают.

Разработкой мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами никто не занимается.

Рассмотрим оформление такого документа организации как: гарантийное письмо.

Рассматривая реквизиты организации уже можно найти ошибку в реквизите адресат. Правильное его написание ул. Академика Вавилова, д. 45, оф. 1, г. Красноярск, 660059. Если же прейти к тексту письма то ошибка состоит в том что не поддерживается один шрифт документа. Так же не соблюдаются отступы полей документа.

Читайте также: