Школьная документация перечень и характеристика основных документов
Обновлено: 15.05.2024
1. Виды учебной документации, требования к ее ведению
2. Общие положения о ведении школьной документации
Положение устанавливает:
единые требования к школьной документации
вообще;
порядок составления и оформления документации;
сроки хранения документов.
Выполнение школой возложенных на нее функций
и результаты ее деятельности отражаются в
специальных
документах,
связанных
с
планированием учебно-воспитательной работы,
ведением
учебно-педагогического
учета,
составлением
статистической
отчетности.
Статистические отчеты составляются в ОУ на
основании ведущегося в них первичного учета.
Школьные
документы
должны
оформляться
своевременно, четко, разборчиво, без подчисток,
помарок, вызывающих сомнения в правильности
внесенных данных.
Записи в документах ведутся ручкой одного цвета
(синей шариковой) или в напечатанном виде.
Ошибка, допущенная в тексте или цифровых данных
документа,
исправляется
следующим
образом:
ошибочные слова или цифры зачеркиваются так,
чтобы можно было прочесть зачеркнутое, а сверху
пишутся уточненные данные.
Все внесенные исправления должны быть оговорены и
заверены подписями лиц, оформивших документ.
За
достоверность
сведений,
содержащихся
в
документах, и доброкачественное их оформление
несут ответственность лица, подписавшие документ.
5. Школьная документация
Перечень школьной документации образовательного учреждения:
алфавитная книга записи обучающихся образовательного
учреждения;
личные дела обучающихся;
классные журналы;
журнал элективных курсов;
журнал группы продленного дня;
книга учета бланков и выдачи аттестатов о среднем (полном)
общем образовании;
книга учета бланков и выдачи аттестатов об основном общем
образовании;
книга протоколов педагогического совета школы;
книги приказов;
книга учета личного состава педагогических работников;
тетради обучающихся;
дневники обучающихся.
6. Ведение школьной документации
Алфавитная книга записи обучающихся ведется как
обязательный документ.
1.
2.
3.
В книгу записываются все учащиеся школы.
Ежегодно в нее заносятся сведения об обучающихся нового приема.
Обучающиеся в список заносятся в алфавитном порядке, независимо от
классов, в которых они учатся.
4.
Для каждой буквы алфавита отводятся отдельные страницы, и по
каждой букве ведется своя порядковая нумерация. Порядковый номер
записи обучающегося в книге является одновременно номером его
личного дела.
5. Выбывшими следует считать обучающихся, прекративших посещение
школы вследствие перемены места жительства, перешедших в другую
школу или иное учебное заведение, исключенных из школы, а также
окончивших школу.
6. Выбытие обучающегося и окончание им школы оформляются приказом
директора с указанием причины выбытия; одновременно в графе
алфавитной книги заносятся номер и дата приказа, точно указывается
причина выбытия.
7. Если ранее выбывший из школы обучающийся, уход которого оформлен
приказом, снова возвратится в нее, то данные о нем записываются как
на вновь поступившего, при этом дата возвращения ученика с пометкой
"возвр." записывается в графе "Дата поступления в школу".
8. При использовании всех страниц алфавитной книги на ту или иную
букву продолжение записей производится в новой книге в порядке
последующих номеров по каждой букве.
9. Исправления в книге скрепляются подписью директора школы.
10. Книга
постранично
пронумеровывается,
прошнуровывается
и
7. Порядок оформления личных дел при поступлении в школу
Личные дела обучающихся заводятся классным
руководителем по поступлению в 1 класс на
основании личного заявления родителей
Для оформления личного дела должны быть представлены следующие
документы:
- копия свидетельства о рождении;
- медицинская карта;
- справка о составе семьи (свидетельство о регистрации ребенка по
месту жительства)
- справка о составе семьи;
- заявление родителей с указанием, что родители ознакомлены с
Уставом Учреждения, лицензией
на право ведения образовательной деятельности, свидетельством о
государственной аккредитации,
основными
образовательными
программами,
реализуемыми
Учреждением, и другими документами,
регламентирующими организацию образовательного процесса в
Учреждении.
9. Порядок работы классных руководителей с личными делами обучающихся
10. Классный журнал
-финансовый документ;
-документ строгой отчетности.
За ведение и сохранность журнала отвечает
классный руководитель и заместитель
директора по УВР.
От грамотного оформления журнала зависит
объективная оценка труда учителя .
11. ОГЛАВЛЕНИЕ ЖУРНАЛА
Распределение страниц:
1 ч\нед. – 2 стр.
2 ч\нед. - 4 стр.
3 ч\нед. - 5 стр.
4 ч\нед. - 7 стр.
5 ч\нед. - 8 стр.
6 ч\нед. - 9 стр.
Уроков, которые не соответствуют учебному
плану и не подлежат финансированию, в
классном журнале быть не должно.
12. ОФОРМЛЕНИЕ ЖУРНАЛА
15. Журнал элективных курсов
Журнал элективных курсов является
основным документом учета работы
факультативных групп и ведется по
каждому факультативу отдельно.
Требования к ведению записей в
журнале факультативных занятий
аналогичны требованиям,
предъявляемым к порядку ведения их в
классном журнале.
16. Журнал группы продленного дня
1.
2.
Журнал группы продленного дня ведется при наличии групп
продленного дня, по утвержденной форме.
Журнал группы продленного дня рассчитан на учебный год. Ведение
соответствующих записей в данном журнале обязательно для
воспитателя. Воспитатель обязан ежедневно отмечать не явившихся в
группу.
3.
Директор школы и заместитель директора по учебно-воспитательной
работе систематически проверяют правильность ведения журнала
группы продленного дня, замечания фиксируются в справке и
доводятся до сведения членов административного совета и
педагогического коллектива на совещании.
4.
В журнал разрешается вносить только фамилии обучающихся,
зачисление которых в группу оформлено приказом директора школы.
Если учащийся прервал посещение группы продленного дня и его
выбытие оформлено приказом директора школы, то в графе "Дата
выбытия" следует вписать число и месяц отчисления из группы. Если
обучающийся начал посещать группу в течение года, фамилия его
заносится в журнал в конце списка, а не следующим в алфавитном
порядке.
17. Ведение документации, обеспечивающей процесс обучения по предмету(ам)
Основные
трудовые
действия
вести
учебную
и
планирующую
документацию на бумажных и электронных
носителях;
вести документацию кабинета (лаборатории,
мастерской, спортивного зала и (или) иных
учебных помещений);
создавать отчетные (отчетно-аналитические)
и информационные материалы
Необходимые оформлять
умения
планирующую
документацию,
заполнять
учебную документацию, учетные и отчетные
формы
в соответствии с порядком их оформления,
установленным нормативно-правовыми актами
и
локальными
актами
образовательного
учреждения;
оформлять и вести документацию/паспорт
кабинета
(учебного помещения);
вести журналы инструктажа обучающихся по
технике безопасности;
заполнять и использовать электронные базы
данных
об
участниках
образовательного
процесса и
порядке его реализации для формирования
отчетов
в
соответствии
с
установленными
Необходимы
е
знания
- перечень и содержание нормативно-правовых актов,
регламентирующих виды документации и порядок ее
оформления,
локальные акты образовательного учреждения и др.;
- возможности использования информационнокоммуникационные
технологий (ИКТ) для ведения документации; требования к
ведению учебной документации;
- нормативно-правовые основания и порядок доступа к учебной
документации педагогических работников, уполномоченных
должностных лиц, обучающихся, их родителей (законных
представителей) и др. категорий граждан;
- меры ответственности педагогических работников за
нарушение
требований к ведению указанной документации, за
неправомерное
сокрытие и (или) разглашение содержащихся в ней сведений;
порядок совместного использования электронных баз данных,
содержащих информацию об участниках образовательного
процесса и
порядке его реализации;
-правила и регламенты заполнения баз данных, создания
установленных форм и бланков для предоставления сведений
уполномоченным должностным лицам;
- общий порядок учета материальных ценностей, требования к
Трудовая функция: Ведение документации класса (группы)
Основные
трудовые
действия
вести на бумажных и электронных носителях
документацию класса (группы);
создавать отчетные (отчетно-аналитические) и
информационные материалы
Необходимы
е умения
заполнять документацию класса (группы), учетные и
отчетные формы в соответствии с порядком их
оформления, установленным нормативно-правовыми
актами и локальными актами образовательного
учреждения;
определять законность требований различных
категорий граждан и должностных лиц о
предоставлении доступа к документации класса
(группы);
составлять на основе документации класса (группы)
сводки, отчеты, другие информационные материалы
заданной формы (на бумажных и электронных
носителях) и предоставлять сведения уполномоченным
должностным лицам в соответствии с запросом;
использовать информационно-коммуникационные
технологии для создания форм и бланков, для
заполнения баз данных в соответствии с
установленными регламентами и правилами
Необходимые
знания
перечень и содержание нормативно-правовых актов,
регламентирующих виды документации и порядок ее
оформления, локальные акты образовательного
учреждения и др.;
возможности использования информационно
коммуникационные технологий (ИКТ) для ведения
документации;
требования к ведению документации класса
(группы);
нормативно-правовые основания и порядок доступа
к документации класса (группы) педагогических
работников, уполномоченных должностных лиц,
обучающихся, их родителей (законных
представителей) и
др. категорий граждан; меры ответственности
педагогических работников за нарушение
требований к ведению указанной
документации, за неправомерное сокрытие и (или)
разглашение содержащихся в ней сведений;
порядок совместного использования электронных баз
данных, содержащих информацию об обучающихся
(воспитанниках) и членах их семей;
правила и регламенты заполнения баз данных,
- Для учеников 1-11 классов и дошкольников
- Бесплатные сертификаты учителям и участникам
Существуют определенные правила ведения школьной документации. В целом они заключаются в том, что документы должны оформляться своевременно, четко, разборчиво, без подчисток, помарок, вызывающих сомнения в правильности внесенных данных. За достоверность сведений, содержащихся в документах, и доброкачественное их оформление несут ответственность лица, отвечающие за работу со школьной документацией. Контроль за ведением школьной документации осуществляется администрацией учебного заведения в лице директора и заместителей директора по учебно-воспитательной работе.
В основной перечень школьной документации образовательного учреждения входят:
- классные журналы (в электронном и бумажном виде);
- журнал элективных учебных предметов (электронный+бумажный);
- журнал группы продленного дня;
- журнал учета в системе дополнительного образования;
Данные журналы включают в себя учет посещаемости и отметки учащихся за период обучения. В современных школах они существуют в бумажном и электронном виде. Некоторые учебные заведения полностью перешли на электронные журналы.
Реализация ФГОС в современном образовательном учреждении предполагает составление педагогом технологической карты проводимого урока.
Также в школьную документацию входят:
- личные дела обучающихся;
- дневники школьников;
- тетради учащихся;
- книги приказов;
- книга протоколов педагогического совета школы;
- книга учета и записи выданных аттестатов;
- книга учета личного состава работников школы;
- книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
- журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений
Мне бы хотелось подробнее остановится на ведении классного журнала и технологической карты урока, так как с этими видами школьной документации осуществляется непосредственная работа педагога.
Классный журнал является документом, относящимся к учебно-педагогической документации образовательного учреждения. Его ведение является обязательным для каждого учителя. В классном журнале фиксируются результаты текущего контроля, промежуточной и итоговой аттестаций, посещаемость учащимися учебных занятий. Классный журнал рассчитан на учебный год и ведется в каждом классе по определенной форме. Директор школы и заместители директора по учебно-воспитательной работе обеспечивают хранение классных журналов и систематически осуществляют контроль над правильностью их ведения.
Все записи в классных журналах должны вестись четко и аккуратно. Отметки в классном журнале не должны исправляться. В случае ошибочной записи – она зачеркивается и учителем обычно прописывается, что исправление верно. Либо с подписью директора/завуча- в зависимости от устава уч. заведения. В электронном журнале возможно внесение исправлений. В этом случае указывается причина исправления (см. слайд).
При делении класса наполняемостью 25 человек и более на занятиях по иностранному языку записи ведутся отдельно для каждой подгруппы на одной или на разных страницах. Электронный журнал также делит класс на подгруппы, каждый педагог имеет доступ к своей подгруппе и другим подгруппам (в случае замены, напр.- можно вносить изменения и добавлять уроки).
В журнале должна прослеживаться работа со слабоуспевающими учащимися. В случае болезни учителя педагог, замещающий коллегу, заполняет классный журнал обычным порядком и расписывается в журнале пропущенных и замещённых уроков. В электронном журнале просто меняется фамилия преподавателя.
Работа учителя с классным журналом:
В электронном журнале осуществляется предварительная, однократная связка с поурочно-тематическим планированием. Далее урок просто выбирается из предложенного списка. Также есть возможность добавить свой урок, без опоры на планирование. Выбирается дата, номер урока, указывается тема и домашнее задание, а также способ контроля. Способы контроля предлагаются в готовом виде, необходимо выбрать нужный. Способов контроля может быть несколько. Таким образом- в электронном журнале у учащегося может стоять несколько отметок за урок (Работа на уроке + ДЗ + СД), что невозможно осуществить в бумажном журнале. В этом заключается основная трудность ведения двойной документации (если в ОУ сохранился бумажный журнал). В данном случае проверяются все работы и оцениваются, а в журнал выставляются наиболее значимые.
В целом, работа с журналом в электронном виде осуществляется в соответствии с требованиями, предъявляемыми к классным журналам на бумажных носителях.
Требования к работе учителя с журналами включают в себя следующее:
систематически проверять и оценивать знания учащихся, а также ежеурочно отмечать отсутствующих;
заполнять журнал в день проведения урока; не допускать преждевременных записей уроков;
выставлять отметки за устный ответ и письменный в графе того дня, когда проводился данный вид контроля;
все контрольные, практические работы обязательно оценивать с занесением оценок в классные журналы.
Не допускается выставление неудовлетворительных отметок на первых уроках, после длительного отсутствия учащихся, после каникул.
Другой вид школьной документации, с которым, в свете новых ФГОС второго поколения, непосредственно имеет дело школьный учитель – это технологическая карта урока. Особенность ФГОС нового поколения – деятельностный характер, который ставит главной задачей развитие личности ученика. Современное образование отказывается от традиционного представления результатов обучения в виде знаний, умений и навыков; формулировки стандарта указывают на реальные виды деятельности. Тех карта это своего рода- формат разработки современного урока, который включает в себя указание УУД (личностных, познавательных, регулятивных и коммуникативных). Технологическая карта — это новый вид методической продукции, обеспечивающей эффективное и качественное преподавание учебных курсов в школе и возможность достижения планируемых результатов освоения основных образовательных программ на ступени начального образования в соответствии с ФГОС второго поколения. Обучение с использованием технологической карты позволяет организовать эффективный учебный процесс. Говоря простым языком- тех. Карта это обобщенно-графическое выражение сценария урока, основа его проектирования, средство представления индивидуальных методов работы.
Современная форма планирования педагогического взаимодействия учителя и обучающихся. Отражение деятельностной составляющей взаимодействия учителя и ученика
Тех. Карта может быть тематической (в рамках изучаемой темы, с указанием кол-ва уроков в данной теме) и поурочной. Структура тех карты выглядит следующим образом:
Технологическая карта урока
Ф.И.О.
Предмет:
Класс:
Тип урока:
Образовательные:
Развивающие:
Воспитательные:
Статьи Федерального закона № 273-ФЗ, которые необходимо приять во внимание при составлении локальных актов
№№ 34, 43, 44, 47. Статьи затрагивают права обучающихся и родителей, помогают школе урегулировать взаимоотношения с законными представителями учеников в случае сложных ситуаций.
№ 89-93. Данные статьи также касаются определенных прав, с которыми следует ознакомиться при составлении локальных актов.
Положения статьи № 30 о локальных нормативных актах
Образовательная организация принимает локальные нормативные акты, содержащие нормы, регулирующие образовательные отношения (далее — локальные нормативные акты), в пределах своей компетенции в соответствии с законодательством Российской Федерации в порядке, установленном ее уставом.
Образовательная организация принимает локальные нормативные акты по основным вопросам организации и осуществления образовательной деятельности, в том числе регламентирующие правила приема обучающихся, режим занятий обучающихся, формы, периодичность и порядок текущего контроля успеваемости и промежуточной аттестации обучающихся, порядок и основания перевода, отчисления и восстановления обучающихся, порядок оформления возникновения, приостановления и прекращения отношений между образовательной организацией и обучающимися и (или) родителями (законными представителями) несовершеннолетних обучающихся.
При принятии локальных нормативных актов, затрагивающих права обучающихся и работников образовательной организации, учитывается мнение советов обучающихся, советов родителей, представительных органов обучающихся, а также в порядке и в случаях, которые предусмотрены трудовым законодательством, представительных органов работников (при наличии таких представительных органов).
Нормы локальных нормативных актов, ухудшающие положение обучающихся или работников образовательной организации по сравнению с установленным законодательством об образовании, трудовым законодательством положением либо принятые с нарушением установленного порядка, не применяются и подлежат отмене образовательной организацией.
Возможные локальные акты на основе статей Федерального закона № 273-ФЗ
Помните, что важно не количество локальных актов, а их качество.
Обязательные локальные нормативные акты и их содержание
Режим занятий обучающихся. Статья: № 30 (пункт 2).
Порядок оформления возникновения, приостановления и прекращения отношений между образовательной организацией и обучающимися и (или) родителями (законными представителями) несовершеннолетних обучающихся. Статья: № 30 (пункт 2).
Правила внутреннего распорядка обучающихся. Статья: № 28 (подпункт 1 пункта 3).
Положение о текущем контроле успеваемости и промежуточной аттестации обучающихся. Статьи: № 28 (подпункт 10 пункта 3) и № 30 (пункт 2).
ООП для каждого уровня образования (на основании лицензии). Статья: № 28 (подпункт 6 пункта 3).
Если обязательные локальные акты называются несколько иначе — в этом нет ничего страшного, однако отразить в них нужно все, что требуется. Руководителям следует учитывать, что локальные акты, не входящие в обязательный перечень, но опубликованные на сайте, также подлежат проверке контролирующих органов.
от 20 декабря 2000 года N 03-51/64
В целях рациональной организации документационного обеспечения в общеобразовательных учреждениях системы образования Министерством образования Российской Федерации подготовлены и согласованы с Федеральной архивной службой России "Методические рекомендации по работе с документами в общеобразовательных учреждениях".
Руководителям образовательных учреждений, территориальных, муниципальных и региональных органов управления образованием рекомендуем использовать данные Методические рекомендации в работе по делопроизводству.
Методические рекомендации по работе с документами в общеобразовательных учреждениях
1. Общие положения
1.1. Настоящие Методические рекомендации составлены в целях рациональной организации документационного обеспечения деятельности общеобразовательного учреждения (лицей, гимназия, школа), а также строгого соблюдения действующих нормативных документов в сфере документации и информации.
1.2. Ответственность за организацию делопроизводства, своевременное и качественное исполнение документов и их сохранность возлагается на руководителя общеобразовательного учреждения.
1.3. Непосредственное ведение делопроизводства в общеобразовательном учреждении возлагается на зав. канцелярией (секретаря), сотрудника, назначенного ответственным за ведение делопроизводства, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление сотрудников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.
2. Документирование управленческой деятельности общеобразовательного учреждения
2.1. При подготовке, согласовании, подписании и утверждении документов, образующихся в результате деятельности общеобразовательного учреждения, необходимо соблюдать требования, обеспечивающие юридическую силу документов и возможность их обработки с использованием средств электронно-вычислительной техники.
2.2. Состав документов, образующихся в процессе деятельности общеобразовательного учреждения, определяется: его компетенцией и функциями; кругом управленческих действий, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный); характером взаимодействия между общеобразовательными учреждениями и другими организациями.
В состав документов общеобразовательного учреждения входят:
организационные документы (устав общеобразовательного учреждения; договор с учредителем; положения о подразделениях; должностные инструкции сотрудников; структура и штатная численность; штатное расписание; правила внутреннего трудового распорядка);
распорядительные документы (приказы, инструкции); информационно-справочные документы (протоколы, планы, отчеты, справки, акты, докладные и объяснительные записки, письма, телеграммы и телефонограммы, договоры, трудовые соглашения, контракты и др.).
Документы, как правило, должны оформляться на бланках общеобразовательного учреждения, соответствующих стандарту (ГОСТ Р 6.30-97 с изменением N 1 2000 года), иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения.
ПРИКАЗ - правовой акт, издаваемый руководителем для решения основных и оперативных вопросов лечебно-профилактических мероприятий, вопросов финансово-хозяйственной деятельности общеобразовательного учреждения.
Приказ вступает в силу с момента его подписания руководителем общеобразовательного учреждения, если в тексте не указано другого срока. Подписанный приказ регистрируется зав. канцелярией (секретарем).
Оформляется приказ на бланке общеобразовательного учреждения и должен иметь следующие реквизиты: название вида документа, дату, номер приказа, место издания, заголовок, текст, подпись, визы, согласование.
Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.
В констатирующей части отражаются цели и задачи предписываемых действий, причины издания приказа, дается ссылка на документ, послуживший основанием для подготовки приказа.
Распорядительная часть содержит предписываемые действия, фамилии должностных лиц, ответственных за их выполнение, и сроки исполнения. Распорядительная часть отделяется от констатирующей словом "приказываю", ставится двоеточие. Распорядительная часть текста приказа, как правило, делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точками.
Каждый пункт распорядительной части начинается с указания конкретного действия, выраженного глаголом в неопределенной форме.
Отдельные задания (например, задания, содержащие цифровые данные) могут оформляться в виде приложения к приказу со ссылкой на них в соответствующих пунктах приказа.
На первом листе приложения в правом верхнем углу делается надпись:
Приложение к приказу
от 11.02.2001 N 2
При наличии нескольких приложений на каждом из них проставляется порядковый номер.
Если в приложении к приказу даны документы другой организации, то в правом верхнем углу данного приложения делается соответствующая запись:
Приложение к приказу
от 02.02.2001 N 12
Образец оформления приказа по основной деятельности общеобразовательного учреждения приведен в приложении 5.
Процессы применения управленческих решений общеобразовательного учреждения и сами решения документируются с помощью протоколов конференций, педагогических советов.
ПРОТОКОЛЫ оформляются на бланках общеобразовательного учреждения и содержат следующие реквизиты: наименование общеобразовательного учреждения, наименование вида документа, дата заседания, номер, место заседания, гриф утверждения (если протокол подлежит утверждению), заголовок, виза, текст, подписи, отметка о направлении в дело. Дата протокола - это дата проведения совещания.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть содержит постоянную информацию (слова: "ПРЕДСЕДАТЕЛЬ", "СЕКРЕТАРЬ", "ПРИСУТСТВОВАЛИ") и переменную (фамилия, инициалы председателя, секретаря и присутствующих). При необходимости указываются должности присутствующих, а также инициалы, фамилии, должности лиц, приглашенных на совещание.
При количестве участников совещания более 10 составляется список присутствующих, который прилагается к протоколу.
Слова "ПРЕДСЕДАТЕЛЬ", "СЕКРЕТАРЬ", "ПРИСУТСТВОВАЛИ" пишутся от 0 - нулевого положения табулятора, от 2-го положения табулятора ставится тире, инициалы и фамилии пишут в именительном падеже. Фамилии присутствующих располагаются в алфавитном порядке и печатаются через 1 межстрочный интервал.
Основная часть текста строится в соответствии с вопросами повестки дня. Построение записи обсуждения каждого вопроса повестки дня осуществляется по схеме "СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)", а также протоколируются вопросы и ответы.
Образец оформления протокола приведен в приложении 6. В практике применяется краткая форма протокола, когда указываются только список присутствующих, рассматриваемые вопросы и принятые решения.
Образец оформления краткого протокола приведен в приложении 7.
Выписка из протокола содержит следующие реквизиты:
наименование общеобразовательного учреждения, название вида документа (выписка из протокола), дату (дата заседания), индекс, место составления, заголовок к тексту, текст, подписи, отметку о заверении копии, отметку об исполнении, направлении в дело.
Образец оформления выписки из протокола приведен в приложении 8.
К информационно-справочным документам, образующимся в процессе деятельности общеобразовательного учреждения, относятся: справки, докладные записки, письма, телеграммы, телефонограммы.
ПИСЬМА оформляются на бланках, включают в себя следующий состав реквизитов: наименование общеобразовательного учреждения, дату, индекс, ссылку на индекс и дату входящего документа, адресата, резолюцию руководства, заголовок к тексту, текст, отметку о наличии приложения, подпись, отметку об исполнителе, отметку об исполнении и направлении в дело, отметку о переносе данных на машинный носитель.
Образец оформления письма приведен в приложении 9.
ТЕЛЕГРАММЫ печатают в двух экземплярах на одной стороне листа через два интервала. Текст телеграммы составляется без союзов, предлогов и знаков препинания, без переноса слов.
Образец телеграммы приведен в приложении 10.
ТЕЛЕФОНОГРАММА включает следующие реквизиты:
наименование общеобразовательного учреждения, адрес, дату, индекс, текст, подпись, отметки о времени передачи и указание должностей и фамилий (или только фамилий) лиц, принявших и передавших телефонограмму. В случае отсутствия бланков для телефонограмм применяются листы бумаги формата А5. Телефонограммы составляются в одном экземпляре, подписываются руководителем или непосредственным исполнителем.
Текст не должен включать более 50 слов. Телефонограмма должна быть датирована и подписана лицом, от имени которого она передается.
Телефонограмма передается нескольким адресатам по прилагаемому списку учреждений-адресатов и номеров телефонов.
Образец оформления телефонограммы приведен в приложении 11.
3. Прием и регистрация документов
3.1. В канцелярии общеобразовательного учреждения все конверты с поступающей корреспонденцией (кроме конвертов с надписью "лично") вскрываются, проверяется наличие вложенных в них документов, правильность доставки и целостность конвертов.
3.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения, использования в справочных целях, как поступающие из других организаций и от частных лиц, так и образующиеся в деятельности общеобразовательного учреждения.
Не подлежат регистрации поздравительные письма, телеграммы, пригласительные билеты, информация для сведения, бухгалтерские документы первичного учета. Для них составляется перечень нерегистрируемых документов.
3.4. Регистрационный штамп ставится в правом нижнем углу документа и состоит из номера документа по порядку и даты поступления (приложение 12).
3.5. Для регистрации всех категорий входящих, исходящих и внутренних документов принимается единая регистрационно-контрольная карточка (РКК) (приложение 13).
3.6. В общеобразовательном учреждении с объемом документооборота до 600 документов в год допускается их регистрация в журналах регистрации входящих и исходящих документов (приложения 14, 15, 16).
3.7. Регистрационная карточка заполняется машинописным или рукописным способом.
3.8. Количество экземпляров РКК на документ общеобразовательного учреждения определяется числом справочных и контрольных картотек.
3.9. При регистрации писем на РКК, как правило, самостоятельно регистрировать следует только инициативный документ (запрос), составленный в данном ОУ или присланный из другой организации. Данные об ответном документе фиксируют в порядке дополнения к регистрационным записям в той же РКК.
3.10. Бланки РКК могут изготавливаться типографским способом или методом оперативной полиграфии на бумаге формата А5 (148 x 210 мм) или формата А6 (105 x 148 мм) по ГОСТ 9327-60.
Календарная шкала РКК используется для контроля за сроками исполнения документа. На ней отмечается число месяца, к которому документ должен быть исполнен.
В графе "Корреспондент" указывается название организации, от которой поступил документ, или, если документ исходящий, организации, в которую он направляется.
Графа "Дата поступления и индекс документа" заполняется только на входящие документы. В ней проставляют дату поступления документа и индекс, присвоенный в общеобразовательном учреждении.
В графе "Дата и индекс документа" проставляют дату документа и индекс, присвоенный ему организацией-автором.
В графу "Краткое содержание" вносят название вида документа, его заголовок.
От того, насколько квалифицированно и подробно будут заполнены графы РКК, в значительной степени зависят дальнейший поиск и возможность дать ответ по запросу о регистрируемом документе как в текущей работе с документами, так и в архиве.
В графе "Резолюция или кому направлен документ" указывают полное содержание резолюции, ее автора и дату. Эта графа заполняется после прохождения документом стадии предварительного рассмотрения. Если на документе нет резолюции, то секретарь указывает в этой графе фамилию, инициалы, если нужно, должность исполнителя, которому направлен документ. Запись об исполнении документа должна отражать решение вопроса по существу, дату и индекс ответного документа. В этой графе делается конкретная запись о том, когда, кем и как решен вопрос, и указывают индекс дела, в которое направлен документ.
На оборотной стороне РКК в графе "Контрольные отметки" ставят отметку о контроле исполнения.
Графы "Фонд N", "Опись N", "Дело N" заполняются в архиве, куда РКК сдаются вместе с документами по истечении срока хранения в делопроизводстве.
3.11. Заполнение граф журналов регистрации документов производится аналогично заполнению граф РКК.
4. Контроль за сроками исполнения документов
4.1. Ответственность за своевременное и качественное исполнение документов несут руководитель общеобразовательного учреждения, зав. канцелярией, секретариатом.
4.2. При регистрации заполняется регистрационно-контрольная карточка (РКК). При журнальной регистрации рекомендуется заводить контрольные карточки по типу РКК для документов, находящихся на контроле. На контрольной карточке в графе "Срок исполнения" проставляется соответствующая дата. Карточки располагаются в контрольной картотеке по исполнителям, по срокам исполнения и т.д.
II. Учебно-педагогическая документация
Учебно-педагогическая документация школы состоит из алфавитной книги записи учащихся, личных дел учащихся, классных журналов, журналов факультативных занятий, журналов групп продленного дня, книги учета бланков и выдачи аттестатов о среднем (полном) образовании, книги учета бланков и выдачи аттестатов об основном общем образовании, книги учета золотых медалей "За отличные успехи в учении, книги протоколов педагогического совета школы, книги приказов, книги учета личного состава педагогических работников.
Указанные выше документы, кроме личных дел учащихся, классных журналов, журналов факультативных занятий, журналов групп продленного дня, при смене директора школы обязательно передаются по акту. Акт подписывается бывшим директором и вновь назначенным, а также представителем отдела образования администрации Селемджинского района, присутствующими при передаче.
В школе имеется документация по учету и движению детей школьного возраста от 6 до 18 лет включительно, предусмотренная инструкциями по учету детей, подлежащих обучению.
В делах школы хранятся инспекторские акты, докладные записки или справки.
Документы о выпускных и переводных экзаменах (протоколы проверки результатов за курс основной и средней школы (ГИА, ЕГЭ), ведомости годовых, экзаменационных и итоговых оценок) хранятся в школе пять лет.
1. Алфавитная книга записи учащихся (ПХ) ведется как обязательный документ.
В книгу записываются все учащиеся школы. Ежегодно в нее заносятся сведения об учащихся нового приема. Учащиеся в список заносятся в алфавитном порядке, независимо от классов, в которых они учатся. Для каждой буквы алфавита отводятся отдельные страницы, и по каждой букве ведется своя порядковая нумерация. Порядковый номер записи учащегося в книге является одновременно номером его личного дела.
Выбывшими следует считать учащихся, прекративших посещение школы вследствие перемены места жительства, перешедших в другую школу или иное учебное заведение, исключенных из школы, а также окончивших школу. Временное прекращение учебных занятий (например, по болезни) в алфавитной книге не отмечается.
Выбытие учащегося и окончание им школы оформляются приказом директора с указанием причины выбытия; одновременно в графе 11 алфавитной книги заносятся номер и дата приказа, а в графе 13 точно указывается причина выбытия. Если ранее выбывший из школы учащийся, уход которого оформлен приказом, снова возвратится в нее, то данные о нем записываются как на вновь поступившего, при этом дата возвращения ученика с пометкой "возвр." записывается в графе "Дата поступления в школу".
При использовании всех страниц алфавитной книги на ту или иную букву продолжение записей производится в новой книге в порядке последующих номеров по каждой букве.
Исправления в книге скрепляются подписью директора школы.
Книга постранично пронумеровывается, прошнуровывается и скрепляется подписью директора и печатью школы.
2. Личное дело учащегося ведется в каждой школе и на каждого учащегося с момента поступления в школу и до ее окончания (выбытия).
III. Делопроизводство школы
IV. Финансово-хозяйственная документация
Финансово-хозяйственная документация состоит из: технического паспорта школы, книги учета основных средств, книги учета материалов, ведомости выдачи материалов на нужды учреждения, ведомости выдачи книги учета малоценных и быстроизнашивающихся предметов, находящихся в эксплуатации инвентарной книги библиотечного фонда школы.
Указанные документы ведутся лицами, ответственными за целость и сохранность имущества, за правильное его использование (заместителем директора по АХЧ, завхоз, заведующей библиотекой, учителем физической культуры, технологии, технического труда, информатики, физики, биологии, химии).
Кроме того, в делах школы находиться тарификационный список учителей и действующее штатное расписание, утвержденные директором школы и согласовано начальником отдела образования администрации Селемджинского района.
1. Технический паспорт школы является основным документом, в котором дается характеристика здания школы, всех учебных, хозяйственных и других помещений, коммуникаций (водопровода, канализации, отопления, освещения, газификации, радиофикации, телефонизации) с приложением соответствующих схем.
Форма паспорта школы, а также правила его заполнения утверждаются министерством просвещения (народного образования) союзной республики.
2. Книга учета основных средств используется для оперативного учета основных средств (кроме библиотечных ценностей) и находятся у материально ответственных лиц. В книге учета отслеживается движение т.м.ц. материально ответственными лицами. Ежеквартально количество т.м.ц. находящихся в эксплуатации, сверяются с данными бухгалтерии.
Книги учета хранятся в учреждении постоянно.
3. Книга учета материалов ведется материально ответственными лицами в разрезе наименований малоценных и быстроизнашивающихся предметов и материалов.
Указанная книга хранится в учреждении постоянно.
4. Ведомость выдачи материалов на нужды учреждения применяется для оформления выдачи материалов. Записи в ведомости производить с таким расчетом, чтобы по каждому виду материалов без дополнительной разработки данной ведомости можно было получить итог за месяц. Ведомость утверждается директором школы и служит основанием для списания материалов в расход.
5. Акт списания мягкого и хозяйственного инвентаря учет списания малоценных и быстроизнашивающихся предметов, находящихся в эксплуатации стоимостью до 1000 рублей за единицу.
Ведомость и акт передается в централизованную бухгалтерию в установленные ею сроки.
6. Инвентарная книга библиотечного фонда школы. В каждой школьной библиотеке должны учитываться суммарно и индивидуально в инвентарных книгах все произведения печати, а также другие материалы, приобретенные для обслуживания читателей. Ежеквартально количество и стоимость книг, записанных в инвентарную книгу, сверяются с данными бухгалтерии. Переинвентаризация библиотечного фонда, а также переписка инвентарной книги запрещаются. В отдельных случаях переинвентаризация фонда и переписка инвентарной книги могут быть произведены с особого разрешения отдела образования администрации Селемджинского района.
Читайте также: