Рынок автоматизированных систем доу
Обновлено: 05.07.2024
Фрагмент работы для ознакомления
АН РФ
АРМ
АУП
ВНИИДАД
ГК РФ
ГСДОУ
ГОСТ
ЕГСД
ЕСМ
ДОУ
ИСДОУ
КИС
ОРД
ОКУД
Список литературы [ всего 66]
Пожалуйста, внимательно изучайте содержание и фрагменты работы. Деньги за приобретённые готовые работы по причине несоответствия данной работы вашим требованиям или её уникальности не возвращаются.
* Категория работы носит оценочный характер в соответствии с качественными и количественными параметрами предоставляемого материала. Данный материал ни целиком, ни любая из его частей не является готовым научным трудом, выпускной квалификационной работой, научным докладом или иной работой, предусмотренной государственной системой научной аттестации или необходимой для прохождения промежуточной или итоговой аттестации. Данный материал представляет собой субъективный результат обработки, структурирования и форматирования собранной его автором информации и предназначен, прежде всего, для использования в качестве источника для самостоятельной подготовки работы указанной тематики.
Выбор автоматизированной информационной системы документационного обеспечения управления (АИС ДОУ) является в настоящее время весьма актуальной задачей для многих отечественных организаций и предприятий. Большинство публикаций на данную тему посвящено в основном отдельным функциональным достоинствам и недостаткам различных систем электронного документооборота. В них, как правило, не рассматриваются и не учитываются в полной мере требования самого объекта автоматизации – управленческой деятельности. Попытаемся определить совокупность наиболее значимых факторов, которые необходимо принимать во внимание при выборе АИС ДОУ.
Такая система призвана повысить эффективность управленческой деятельности организации за счет автоматизации всего комплекса работ с документами и должна решать следующие основные задачи:
- документирование (подготовка, оформление, согласование, утверждение и выпуск документов);
- обеспечение документооборота организации (регистрация и движение документов и их проектов, контроль исполнения поручений по обработке документов, списание в дело и поиск документов);
- архивное хранение (обеспечение поиска, выполнение правил хранения, использования и уничтожения архивных документов).
Создание уникальных заказных систем управления документооборотом в России, как и в большинстве других стран, уходит в прошлое. Обычно, если к АИС ДОУ не предъявляются какие-то фантастические требования, вполне достаточно тиражируемого, допускающего настройку ПО от известного производителя. Именно о таких продуктах мы и будем говорить далее.
Как анализировать и выбирать АИС ДОУ
Надо отметить, что к внедрению подобных систем каждую отдельную организацию побуждают различные причины, но общей целью является, как правило, повышение эффективности управления. При анализе тех или иных АИС ДОУ нужно не упускать из поля зрения следующее:
учитывает ли система технологии ведения делопроизводства и документооборота, принятые на предприятии;
Конечно, необходимо также учитывать затраты на приобретение и эксплуатацию АИС ДОУ и каким-то образом оценивать ожидаемый экономический эффект.
Не следует забывать о последующем сопровождении системы и перспективах ее развития. Здесь надо обратить самое пристальное внимание на фирму-разработчика:
Рассмотрим перечисленные выше критерии оценки АИС ДОУ более подробно.
Учет технологии ведения делопроизводства, документооборота и управления предприятием
Независимо от формы представления документов их обработка определяется в основном технологическим процессом делопроизводства и документооборота, принятым на предприятии. Недооценка этого положения, совершаемая, как правило, ИТ-специалистами организации, выбирающей АИС ДОУ, зачастую приводит к плачевным последствиям.
Бывали случаи, когда выбранная и приобретенная АИС ДОУ, казалось бы, обладала полным набором требуемых функциональных возможностей, однако процесс внедрения крайне осложнялся или вообще не доводился до конца из-за возникновения значительного количества мелких несоответствий и проблем, не поддающихся устранению с помощью настроек системы. А все дело в том, что закупленное решение было изначально спроектировано для иной системы управления предприятием, чем та, что применяется в данной организации, и для его успешного внедрения надо было изменить не только технологию документооборота, что возможно, хотя и не всегда, но и систему управления предприятием.
К этому готова далеко не каждая отечественная компания, поскольку она вынуждена подчиняться общим правилам управления, принятым в России. Причина многих неудач при внедрении зарубежных АИС ДОУ в том, что исторически сложившаяся и подкрепленная законодательными и иными правилами наша система управления просто не соответствует западным нормам и методам управления.
Традиционная российская технология работы с документами предполагает три уровня иерархии: руководители, служба делопроизводства, исполнители.
Руководители высшего ранга принимают решения о дальнейшем движении документов, подписывают их или визируют, проводят анализ сводок по состоянию исполнения документов. Они назначают исполнителей, устанавливают сроки завершения этапов, налагают резолюции.
Исполнители (структурные подразделения) занимаются отработкой документов; готовят исходящие материалы, взаимодействуя при необходимости с другими исполнителями; подписывают документы у руководства и передают их в службу делопроизводства для дальнейшего продвижения; получают напоминания о приближении или истечении срока исполнения; сообщают в службу делопроизводства о состоянии исполнения документа.
Служба делопроизводства осуществляет прием и регистрацию документов, первоначальный ввод данных в систему, продвижение документов по организации, рассылку их вовне, контроль за исполнением резолюций, выдачу различных сводок по состоянию исполнения документов, их выпуск и передачу в архив. Служба делопроизводства непосредственно отвечает за организацию документационного обеспечения управления.
Во многих развитых странах специализированная служба делопроизводства на предприятиях отсутствует, а технологический процесс существенно отличается от принятого в России. Каждый сотрудник использует свою собственную индивидуальную форму учета. Исполнители, в соответствии со своими прерогативами, решают многие вопросы преимущественно на горизонтальном уровне, без участия руководства.
Системы, ориентированные на эту технологию, более приспособлены к работе с электронными документами: учет движения бумажных носителей минимален или отсутствует вовсе.
Поддержка бумажного и электронного документооборота
Документы, циркулирующие в современной организации, обычно имеют две формы — традиционную бумажную и электронную. Переход к безбумажным технологиям сдерживается как существующей законодательной и нормативной базой, так и устоявшимися правилами и привычками. Причем эти правила и привычки как раз наиболее консервативны и изменяются значительно медленнее, чем возможности современных средств информатизации.
По-видимому, еще довольно долго в технологических цепочках обработки электронных документов сохранятся этапы, на которых эти документы будут переводиться в бумажную форму. Не секрет, что руководители предприятий зачастую предпочитают работать именно с бумагами. Кроме того, обмен документами между организациями и передача их в государственные архивы также происходят в бумажной форме.
Поэтому при выборе АИС ДОУ обязательно надо обратить внимание на то, какие технологические цепочки существующего документооборота можно будет перевести целиком в электронную форму, а какие нет.
Конечно, было бы идеальным, если бы предлагаемые на рынке системы одинаково хорошо и полно поддерживали и бумажный, и электронный документооборот. К сожалению, таких систем нет, а стало быть, выбирая автоматизированную систему, особенно из числа тех, что позиционируются как системы электронного документооборота, нужно очень тщательно проверить наличие у нее свойств, которые должны обеспечить работу с бумажными документами, когда это необходимо.
Функциональная полнота системы
Современная АИС ДОУ должна обеспечивать выполнение таких основных функций, как:
направление документов исполнителям вместе с поручениями по ним и контроль за ходом исполнения поручений;
Состав функций и их реализация в каждой конкретной АИС ДОУ могут существенно различаться, и при выборе продукта следует детально и тщательно рассматривать возможности каждого из них.
Поскольку требования к свойствам системы при решении сходных задач в тех или иных подразделениях одной и той же организации могут значительно разниться, важным качеством АИС ДОУ является ее функциональная полнота.
При анализе функциональности надо отделить первостепенные потребности будущих пользователей системы от непринципиальных и порожденных в основном боязнью изменений и другими психологическими причинами. Практика показывает, что после периода привыкания к работе в новых условиях пользователи обычно успешно адаптируются и далее уже рассматривают систему как необходимый инструмент своей повседневной деятельности.
Эксплуатационные характеристики
Эксплуатационные характеристики АИС ДОУ являются одним из важнейших критериев ее выбора, и оценивая их, целесообразно обратить внимание на следующие качества системы:
разграничение доступа пользователей и обеспечение защиты от несанкционированного обращения к документам и функциям системы;
Поговорим об этих качествах подробнее.
Ввод системы в действие. При выборе системы надо учесть статистические данные по срокам ее ввода в эксплуатацию у других потребителей и уточнить состав необходимых мероприятий по ее освоению. Одним из таких мероприятий является обучение пользователей, которое, как правило, совмещается ими с выполнением текущих служебных обязанностей. Поэтому крайне желательно, чтобы АИС ДОУ помимо работы с оперативной базой документов организации допускала бы и работу с их учебной базой, используемой для тренировки всех заинтересованных сотрудников.
Разумеется, современная АИС ДОУ должна иметь дружелюбный пользовательский интерфейс, максимально приближенный к интерфейсам наиболее популярных средств создания и редактирования документов (в частности, Microsoft Office).
Следует обратить внимание на правила номерообразования различных групп документов при их регистрации. Поскольку в период ввода системы в действие отдельные участки обработки документов могут быть не охвачены автоматизацией, желательно, чтобы система, хотя бы на первых порах, сохраняла наряду с новым и прежний порядок нумерации документов.
Так как во многих случаях внедряемая АИС ДОУ заменяет имеющуюся систему учета документов, актуальной задачей становится и импорт в нее ретроспективных данных.
Масштабируемость. Со временем количество рабочих мест в системе постепенно увеличивается. Обычно они устанавливаются сначала в местах регистрации документов, а затем поэтапно автоматизируются различные подразделения. Поэтому выбираемая АИС ДОУ должна обеспечивать возможность наращивания в широких пределах количества рабочих мест.
Разграничение доступа пользователей и обеспечение защиты от несанкционированного обращения к документам и функциям системы. АИС ДОУ должна обеспечивать разграничение доступа работников отдельных подразделений как непосредственно к текстам документов или их карточкам, так и ко всем этапам документооборота, включая наложение резолюций руководителями и подготовку отчетов исполнителями. Помимо аутентификации пользователей требуется поддержка нескольких уровней доступа (разрешающих, например, просмотр, редактирование, создание, удаление, печать, и прочих), определяемых в отношении каждого документа (и даже полей в регистрационной карточке), а также ролевых групп с различными полномочиями (допустим, группы начальников отделов).
В случае, если АИС ДОУ является территориально распределенной системой, желательно, чтобы для обмена документами по открытым каналам связи она имела встроенные и сертифицированные ФАПСИ средства цифровой подписи и шифрования.
Протоколирование работы пользователей. Протоколирование позволяет отследить всю историю документа (кто и когда его создал, редактировал, просматривал, печатал и т. д.) и дает возможность разрешать конфликтные ситуации при совместной работе над ним нескольких пользователей.
Адаптируемость. В силу разных причин на предприятии то и дело изменяются номенклатура дел, структура и состав подразделений. Система должна быть способна поддерживать эти изменения, сохраняя в неприкосновенности информацию о документах, обработанных ранее.
Администрирование и обеспечение надежности. Средства администрирования АИС ДОУ, позволяющие назначать и модифицировать ролевые полномочия пользователей по отношению к докуметам и функциям системы, должны уметь настраивать ее в соответствии с постоянно меняющейся организационной структурой. Желательно, чтобы действие таких настроек распространялось не только на отдельные документы, но и на их группы, имеющие иногда сложную иерархическую структуру. Для аналитической работы с документами не обойтись без инструментов, позволяющих относить документы к различным темам и классифицировать по тем или иным признакам.
Важнейшими характеристиками устойчивости АИС ДОУ к неизбежным сбоям и отказам являются: независимость функционирования рабочих мест друг от друга, время восстановления сеанса после его аварийного завершения, наличие средств обеспечения целостности данных и их резервного копирования.
АИС ДОУ, представленные на российском рынке
Структурная схема АИС ДОУ может иметь двух- или трехзвенную архитектуру.
В Российской Федерации сейчас широко представлены три класса решений АИС ДОУ:
русифицированные версии популярных западных продуктов (Documentum 4i компании Documentum, DOCS Open фирмы Hummindbird, Lotus Domino/Notes корпорации IBM, DocuLive концерна Siemens и т. д.);
По данным отчета IDC о европейском рынке систем управления документами, опубликованного в феврале 2000 г., на конец 1998 г. лидером была Documentum 4i — 11,1% рынка. Далее за ней следовали (из систем, представленных в Российской Федерации) Lotus (только Domino.Doc) — 4% и DOCS Open — 3%.
Она не претендует ни на полноту, ни на исчерпывающий анализ рынка и характеристик сравниваемых систем. Все они постоянно развиваются и совершенствуются, и отсутствие тех или иных свойств на момент написания статьи вовсе не является окончательным приговором.
Нам представляется, что отечественный рынок АИС ДОУ еще далек от насыщения. Поскольку современные информационные технологии развиваются значительно быстрее, чем совершенствуются системы управления предприятием, на рынке в любой момент могут появиться и новые АИС ДОУ, обладающие значительно более широким спектром функций и ориентированные на самые разные сферы применения. Тем не менее вышеперечисленные критерии выбора системы, по-видимому, будут актуальны еще довольно долго.
Сравнительные характеристики АИС ДОУ
Примечания
+ - высокая степень выражения данного свойства.
+/- - средняя степень выражения данного свойства.
- - низкая степень выражения данного свойства.
Н/д - нет данных (автору не удалось найти какую-либо информацию в опубликованных фирмами-производителями материалах).
* По прейскурантам производителей, действующим на октябрь 2002 г.
** Без опций сервера документов, полнотекстового поиска и электронной почты.
Ольга Савко
Начальник группы телемаркетинга
Закажите демонстрацию системы
Мы свяжемся с вами, проконсультируем по интересующим вопросам, подготовим персональную демонстрацию в удобное для вас время.
Акция
Переход на отечественную АИС МФЦ
Акция
Акция для клиентов, у которых есть просроченная техподдержка до 01.01.2015
Номенклатура разбита на 5 столбцов, в которые вносится следующая информация: индекс дела, который состоит из кода Департамента и порядкового номера дела или группы однородных дел в номенклатуре в пределах отдела; заголовок дела; количество дел или томов или частей в зависимости от видов документов; срок хранения, который устанавливается в соответствии с «Перечнем типовых управленческих… Читать ещё >
Анализ рынка автоматизированных систем документационного обслуживания управления в России ( реферат , курсовая , диплом , контрольная )
Содержание
Четко организованный документооборот ускоряет прохождение и исполнение документов в учреждении и в конечном итоге является одним из условий повышения эффективности управления.
входящие документы, т. е. поступающие в организацию извне.
исходящие документы, т. е. отправляемые различным адресатам.
внутренние документы, движение которых не выходит за рамки компании.
Каждый из документопотоков имеет свою особенность в составе, количестве, обработке и движении.
Технологически документооборот можно представить как совокупность процессов передвижения различных потоков документов по организации. При этом для каждого потока характерна строго определенная последовательность операций, проводимых над ними.
Рассмотрев структуру документооборота, необходимо также изучить некоторые его количественные характеристики. И в первую очередь к такой характеристике стоит отнести объем документооборота.
Количество документов всех потоков за год составляет объем документооборота учреждения. Величина документооборота нужна для:
расчета необходимой численности делопроизводственного персонала;
расчета эффективности применения средств механизации и автоматизации делопроизводства;
определения загруженности делопроизводственного персонала, в том числе секретаря руководителя и секретаря структурного подразделения.
В целом документооборот показывает загруженность всего управленческого аппарата, т.к. всем его работникам приходится иметь дело с документами.
Попробуем подсчитать количество документов в каждом документопотоке.
Исходящие 11 000 23 900
Внутренние 5000 9308 В том числе
— приказы 100 130 — распоряжения 32 48 — протоколы внутренних совещаний 50 130 — служебная переписка 4818 9000 ВСЕГО 31 150 55 358
порядок регистрации, обработки и хранения документов;
порядок использования документов, информация в которых представлена в электронно-цифровой форме;
порядок доступа к архиву; способы хранения электронных данных и защиты информации;
порядок восстановления данных в случае их утраты; процедуры, препятствующие несанкционированному доступу к служебной информации и ее неправомерному использованию;
меры противопожарной безопасности.
2. Журнал входящих документов Основным принципом регистрации документа является его однократность, т. е. каждый документ регистрируется только один раз.
Также при регистрации документа делается отметка о приложениях к нему и, при необходимости, подбираются соответствующие информативные материалы. Например, когда письмо является дополнением к ранее полученному, или есть какие-либо иные письма, касающиеся общего вопроса.
Документы, отправляемые из организации, регистрируются в канцелярии. Документы за подписью генерального директора регистрируются в секретариате.
Секретарь-референт перед регистрацией документа, поступившего на отправку, проверяет правильность его оформления:
наличие подписи, даты, необходимых виз и сведений об исполнителе;
наличие номера и даты документа, на который дается ответ;
наличие указанных в документе приложений, а также материалов, на основании которых готовился исходящий документ;
наличие печати в тех случаях, когда она полагается.
Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку. Если исходящий документ направляется нескольким адресатам, на отправку сдается столько экземпляров подписанного письма, сколько необходимо для отправки всем адресатам. Исходящему документу, направляемому нескольким адресатам, присваивается один номер.
При регистрации исходящего документа, сведения о нем заносятся в журнал, ему автоматически присваивается регистрационный номер и дата, после чего они переносятся на документ.
фиксация всех поставленных на контроль документов, указаний, поручений, заданий руководства (проводится в процессе регистрации);
проверка своевременного доведения документа до исполнителя;
напоминание исполнителям и руководителям подразделений о наличии неисполненных документов и поручений;
информирование руководителей (подразделений и организации) о состоянии и ходе исполнения документов;
внесение данных об исполнении документов.
При передаче подлинника документа от одного исполнителя к другому внутри организации в электронной карточке документа делается отметка с указанием даты передачи документа, фамилии работника, которому передан документ.
Распорядительные документы, переписку руководства и важнейшие внутренние документы формирует и хранит секретариат, он же централизованно формирует и хранит дела.
В структурных подразделениях выделяются лица, ответственные за сохранность документов. Контроль над правильным формированием дел и методическое руководство этой работой осуществляет канцелярия и начальник административно-хозяйственного департамента (в пределах своей компетенции).
При формировании дел в соблюдаться ряд современных требований:
документы постоянного и временного сроков хранения группируются в дела раздельно;
подлинники отделяются от копий;
документы формируются в дела за один календарный год (за исключением переходящих дел);
приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они относятся и помещаются в дело;
годовые планы и отчеты помещаются отдельно от квартальных и месячных, утвержденные штатные расписания — от проектов; включаются в дело по одному экземпляру каждого документа.
Другим распространенным препятствием является способ построения АСДОУ. По мнению экспертов, самостоятельная разработка АСДОУ корпоративного масштаба силами ИТ — подразделения заранее обрекает организацию на длительный процесс доработок и ставит, кроме того, весь проект в зависимость от разработчиков системы.
Система включает функциональные возможности, позволяющие реализовать:
1.Поддержку процессов согласования дает возможность использования типовых и создания специализированных процессов;
предусматривает возможность изменения перечня согласующих, типа и сроков согласования;
позволяет вести контроль процесса согласования;
обеспечивает информацию о версиях документов и истории согласования.
2.Контроль исполнения поручений обеспечивает учет всех выданных поручений;
позволяет отслеживать своевременность выполнения поручений и загрузку специалистов;
формирует статистику по выполнению поручений и отработке документов.
3.Работу с входящей и исходящей корреспонденцией обеспечивает регистрацию корреспонденции, поступающей в различных видах;
поддерживает регистрационные номера любой сложности;
позволяет связывать документы между собой;
дает возможность накладывать резолюции и готовить проекты резолюций;
обеспечивает работу нескольких канцелярий в рамках единого информационного пространства.
Перечисленных выше функций явно не достаточно для ведения документационного обеспечения управления в данной компании. Так как объем документооборота за 2011 г. по сравнению с 2010 г. увеличился в 1,5 раза. Так в данной программе нет возможностей:
регистрации документов из MS Office/Open Office;
регистрации из Проводника Windows;
встроенных средств просмотра прикрепленных файлов;
изменений прикрепленных файлов;
ведения личных папок пользователя;
осуществления различных видов поиска в одном запросе;
построения отчётов по результатам поиска;
программных средств контроля целостности документов;
возможности расширения и настройки РКК;
возможности использования сложных элементов (таблиц, структуры) при проектировании РКК;
отправки подписанных ЭЦП документов с сохранением информации о подписях;
настройки набора реквизитов для автоматического поиска дубликатов документа при регистрации;
настройки автоматического создания, регистрации и отправки по маршруту документов из различных источников (папка, электронный почтовый ящик, Web.
Все это в настоящее время отрицательно сказывается на работе административно-хозяйственного департамента и в частности на самой организации.
Работа с электронными документами. Применяемая схема документооборота обеспечивает хранение документов всех типов в единой базе и предоставляет такие возможности, как пакетный ввод бумажных документов, автоимпорт и поддержка версионности документов, полнотекстовый поиск, создание аналитических отчетов и многое другое.
Контроль исполнения. Взаимодействие сотрудников в ходе бизнес-процессов поддерживается системой согласований и поручений, гарантированно повышающей исполнительскую дисциплину. Важный документ не потеряется в ходе согласований. Всегда есть возможность отследить, на какой стадии работы он находится. Время согласования документов сокращается в разы.
Рассылка документов. Автоматическая рассылка документов по адресам электронной почты позволяет избавиться от рутинных процессов, на которые тратится значительная часть рабочего времени.
Хранение документов. Система позволяет создать единый электронный архив документов практически неограниченного объема и эффективно управлять им. Поддержка версионности позволяет вести всю историю изменений документа, не упустив ни малейшей детали. Благодаря средствам оперативного поиска можно найти нужный документ за секунды, а система автоматического резервного копирования позволит надежно сохранять базу документов.
Внутренняя почта. Система позволяет осуществлять внутреннюю переписку между сотрудниками с использованием встроенного почтового клиента, обладающего всеми функциями стандартных почтовиков. Таким образом, пользователи могут обмениваться всеми типами информации в рамках единой системы.
Увеличить производительность труда персонала на 20−25%;
Увеличить экономию времени на различные операции до 60%, на такие как, поиск и ожидание поступления документов, согласовании, утверждение документов, передача документов между подразделениями, а также подготовка стандартных отчетов о движении документов.
Компания является юридическим лицом и действует на основе Устава, имеет собственное имущество, самостоятельный баланс и расчетный счет.
Разделы устава, посвящены порядку управления компанией и дают первоначальные представления о распорядительной документации фирмы.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Проведенные нами исследования и работы по анализу рынка автоматизированных систем, позволяют нам сделать ряд выводов и предложений:
Современный документооборот организации следует рассматривать как смешанный документооборот, основанный на приоритетном использовании электронной технологии работы с документами. Документооборот организации включает значительную часть избыточных документов и инстанций их рассмотрения, а принимаемые решения нередко дублируют друг друга, а иногда носят противоречивый характер. Это приводит к фактической неуправляемости организации, которая выражается и в том, что руководители не могут проследить о прошлой и текущей деятельности подразделений и исполнителей с документами.
Формы регистрации документов могут быть трех видов: журнальная, карточная и автоматизированная. Первые две уже устарели, на их место стали приходить автоматизированные системы регистрации. Но такие системы представлены еще не во всех государственных организациях.
Также в данной главе были рассмотрено нормативно-правовое и нормативно-методическое регулирование ДОУ в Российской Федерации. Все эти нормативные документы рекомендуются для применения в управленческом аппарате организаций независимо от форм собственности.
К величайшему сожалению, к настоящему времени в нашей стране еще не создана полноценная нормативно-методическая база, нет даже таких основополагающих нормативных актов, как основные положения ГСДОУ, государственный стандарт, на котором должна базироваться ГСДОУ в части оформления документов. Именно на основе этого закона, нормативно закрепляющего общие принципы и основные направления политики нашего государства в части ДОУ, возможно создание комплекса четких, логичных, общегосударственных нормативно-методических документов, учитывающих все изменения, произошедшие в стране за 10 лет.
Проведенный в работе аналитико-синтетический анализ автоматизированных систем, позволил сформулировать основные критерии для выбора наиболее эффективной автоматизированной системы, которая бы решала большинство делопроизводственных задач. К таким критериям можно отнести: критерии функциональности системы, маршрутизация и контроль исполнения, аналитика и управление, архив, критерий безопасности. Результаты сравнения функциональных возможностей наиболее популярных систем, используемых для автоматизации работы с документами, позволили выделить 3 группы систем: высокофункциональные, среднефункциональные и низкофункциональные.
Наличие функциональных возможностей данной системы явно не достаточно для ведения документационного обеспечения управления в данной компании. Так как объем документооборота за 2011 г. по сравнению с 2010 г. увеличился в 1,5 раза.
Максимум возможностей для электронного документооборота вашей компании. Бесплатная оценка внедрения!
Бесплатно от экспертов 1С:ДО. Рекомендуем ПО, сориентируем по цене и срокам внедрения
Есть несколько типов инструментов для автоматизации ДОУ предприятия с определенным назначением, со своими плюсами и минусами. Основной тенденцией развития систем автоматизации делопроизводства и документооборота является интеграция всех их между собой
История механизации и автоматизации ДОУ
Успех предприятия зависит от множества параметров:
- области деятельности предприятия;
- используемой бизнес-модели;
- как организованы процессы работы и взаимодействия сотрудников;
- как решаются финансовые аспекты работы организации;
- каким образом происходит управление людскими ресурсами в организации.
Важное значение имеет делопроизводство и документооборот. Ни одна организация не может осуществлять свою деятельность без документационного подкрепления.
В процессе деятельности предприятия возникает значительный объем самых разных документов. Их множество определяется:
- сферой деятельности,
- функциями организации,
- принятыми правилами решения вопросов,
- характером отношений с контрагентами.
Сейчас в этой достаточно консервативной области происходит технологический прорыв. На смену бумажному делопроизводству во всем мире приходит электронный документооборот.
Безусловно, это связано с тем, что электронные технологии позволяют снизить затраты на управление предприятием, зафиксировать технологию работы людей с документами и контролировать ее соблюдение. Также это позволяет одновременно большому количеству пользователей системы работать с актуальными версиями документов на удаленных территориях, что в условиях современного мира теперь еще и необходимость.
Базовые понятия ДОУ
Делопроизводство – деятельность по обеспечению документирования деятельности и организацию работы с документами. Делопроизводство включает в себя две области: документоведение и документооборот.
Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.
Нормативно-методическое регулирование ДОУ
Нормативно-методическое регулирование ДОУ позволяет:
- правильно создавать и оформлять документы, придавая им юридическую силу;
- организовать движение документов между сотрудниками организации;
- обеспечить сохранность документов и использование их в текущей деятельности.
Служба ДОУ в своей работе должна использовать следующие нормативные документы:
Инструменты автоматизации ДОУ
Существует несколько типов инструментов для автоматизации ДОУ и архивного дела предприятия. Все эти инструменты имеют свои назначения, свои плюсы и минусы. Основной тенденцией развития систем автоматизации делопроизводства и документооборота является интеграция всех перечисленных систем между собой.
Workflow – это подход в управлении, при котором потоки задания (работ) организованы в последовательность шагов (процедуры) по заданными регламентам и правилами. Потоки ориентированы на коллективное выполнение.
Системы делопроизводства – правила создания/производства документов и коллективная работа с ними.
Архив – это системы хранения документов, а также быстрого поиска их в архиве.
Системы электронной почты – использование e-mail технологий для работы с документами.
Управление Совещаниями и Протоколами совещаний – уникальная управленческая деятельность по организации работы сотрудников на предприятии.
Календарное планирование выполнения задач – системы управления временем сотрудников на предприятии, а также координация их времени между собой.
Электронный документооборот (ЭДО) – обмен документами в электронном виде, подписанных цифровой подписью).
Межведомственный электронный документооборот (МЭДО) – взаимодействие между организациями с помощью документов в электронном виде в заданном формате.
Разработка оригинальной системы автоматизации системы ДОУ
Создание системы электронного документооборота (СЭД) для организации – это непростая задача, в которой приходится всегда учитывать много параметров, важных и влияющих на выбор, а также на сложность будущей СЭД.
Этот проект затрагивает не только ИТ инфраструктуру предприятия. Он меняет технологию работы, он меняет культуру организации. Поэтому важно эти организационные моменты держать на контроле, уделить этому максимальное внимание.
На российском рынке систем имеется достаточное количество разных решений, каждое из них имеет достойную историю, и свой сегмент рынка, потребности, которого эти решения закрывают.
Постановка процессов документооборота
Срез каждого рабочего процесса компании. Рекомендации по оптимизации ресурсов и снижению рисков
Читайте также: