Регистрация это определение кратко

Обновлено: 06.07.2024

В процедуре регистрации можно выделить три цели:

· контроль их исполнения;

· справочная работа по документам. 5

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях независимо от способа получения. 6

Документы регистрируются в организации один раз: создаваемые – в день подписания или утверждения, поступающие – в день поступления. При регистрации поступающих документов проставляется дата и индекс поступления в регистрационном штампе. 7

Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер. Он не совпадает и существенно меньше учетного порядкового номера, проставленного в отметке о поступлении документа в организацию. 9

Типовой Инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, установлен следующий состав основных реквизитов регистрации:

· наименование организации (автора или корреспондента);

· наименование вида документа;

· дата и регистрационный номер документа;

· дата и индекс поступления;

· заголовок к тексту (краткое содержание документа);

· резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

· срок исполнения документа;

· отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Состав вышеуказанных реквизитов в случае необходимости может быть дополнен. При этом порядок расположения реквизитов на регистрационных формах определяется самой организацией.

Существует три формы регистрации документов:

· автоматизированная электронная (СЭД).

Журнальная форма регистрации документов является исторически наиболее ранней регистрационной формой.

В настоящее время она используется только в том случае, когда на первое место выступает надежность учета документов, что предотвращает конфликтные ситуации. Например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Во всех остальных случаях журнальная форма регистрации устарела, т.к. затрудняет ведение контроля за исполнением документов и справочную работу по ним. 12

При карточной форме регистрации документов создаются регистрационно-контрольные карточки на документы, которые формируются в картотеки в зависимости от задач в соответствии с используемыми классификаторами.

Применение карточек для регистрации заметно повышает оперативность поиска документа и одновременно сокращает трудоемкость процесса регистрации по сравнению с журнальной формой.

Как правило, составляются следующие самостоятельные картотеки:

· картотеки по предложениям, заявлениям и жалобам граждан;

· тематические (кодификационные) картотеки к приказам, решениям и др. 13

Контрольно-справочные картотеки делятся на две части: по неисполненным и исполненным документам. Первая часть картотеки служит для фиксации и поиска сведений о документах в процессе их исполнения и может выполнять контрольную функцию. Карточки в ней могут систематизироваться по исполнителям, структурным подразделениям, корреспондентам, срокам исполнения документов. По мере исполнения документов карточки с проставленными на них необходимыми отметками перемещаются из первой части картотеки в соответствующие разделы и рубрики второй части. Вторая часть картотеки служит для поиска уже исполненных документов. Карточки в этой части картотеки могут систематизироваться по вопросам, корреспондентам, номенклатуре дел и т.д. 14

Для более полного раскрытия содержания документов создаются тематические (кодификационные) картотеки, в которых:

· составляется отдельная карточка на каждый вопрос, предмет, содержащиеся в тексте документа, поэтому один документ, в зависимости от содержания, может быть расписан на нескольких карточках;

· систематизируется информация в соответствии с рубриками внутрисистемного классификатора вопросов деятельности организации.

Тематические картотеки используются только в справочных целях, в качестве контрольных картотек они не применяются. 15

Форма регистрационно-контрольной карточки и расположение в ней реквизитов могут быть определены в самой организации и записаны в инструкцию по делопроизводству. Часто используется следующая форма регистрационной карточки на формате А5 (148х210 мм) или А6 (105х148 мм): 16

Рис. 1.
Форма регистрационно-контрольной карточки сроковой картотеки

Автоматизированная (электронная) форма регистрации документов ведется с помощью специального программного обеспечения, которое устанавливается на персональный компьютер (или на сервер и персональные компьютеры, объединенные в сеть).

При использовании автоматизированной формы регистрации сведения о документе вводятся в электронную регистрационно-контрольную карточку, сохраняемую в базе данных. Совокупность реквизитов и вид регистрационно-контрольной карточки в разных программных системах могут быть разными. Одновременно может изготавливаться один экземпляр регистрационной формы в качестве страхового массива (печать регистрационно-контрольной карточки).

Автоматизированная форма регистрации в настоящее время широко применяется во многих организациях, т.к. она имеет ряд существенных преимуществ по сравнению с журнальной и карточной формами регистрации, а именно:

· быстрый поиск документов по любому реквизиту или реквизитам регистрационно-контрольной карточки;

· автоматическое формирование отчетов, сводок, ведение справочно-аналитической работы по документам;

· автоматический контроль за исполнением документа;

· возможность одновременно регистрировать документы на нескольких рабочих местах;

· возможность организации децентрализованной регистрации документов в структурных подразделениях с объединением сведений о всех документах в одной базе и другие.

Организация может самостоятельно разработать программу для регистрации документов, но чаще всего используются готовые программные продукты - системы электронного документооборота, позволяющие автоматизировать всю работу с документами, начиная с создания проекта или регистрации документа и заканчивая завершением исполнения или отправлением документа в другую организацию.

Регистрационный номер документа (регистрационный индекс документа) - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. 2

Регистрационно-учетная форма - документ (карточка, журнал), в том числе в электронном виде, используемый для записи сведений о документе в целях учета, поиска и контроля. 3

В процедуре регистрации можно выделить три цели:

· контроль их исполнения;

· справочная работа по документам. 5

· наименование организации (автора или корреспондента);

· наименование вида документа;

· дата и регистрационный номер документа;

· дата и индекс поступления;

· заголовок к тексту (краткое содержание документа);

· резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

· срок исполнения документа;

· отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Существует три формы регистрации документов:

· автоматизированная электронная (СЭД).

Журнальная форма регистрации документов является исторически наиболее ранней регистрационной формой.

Как правило, составляются следующие самостоятельные картотеки:

· картотеки по предложениям, заявлениям и жалобам граждан;

· тематические (кодификационные) картотеки к приказам, решениям и др. 13

Рис. 1.
Форма регистрационно-контрольной карточки сроковой картотеки

· быстрый поиск документов по любому реквизиту или реквизитам регистрационно-контрольной карточки;

· автоматическое формирование отчетов, сводок, ведение справочно-аналитической работы по документам;

· автоматический контроль за исполнением документа;

· возможность одновременно регистрировать документы на нескольких рабочих местах;

регистрация ж. Запись лиц, фактов или явлений с целью учета, систематизации или придания им законности.

регистрация
ж.
registration

РЕГИСТРАЦИЯ (позднелат. registratio, от registrum - список, перечень), занесение в список, взятие на учёт, составление перечня.

1) Р. является одним из способов приобретения гражданства РФ. Лицо, имеющее соответствующие основания, обращается на территории РФ в органы внутренних дел, а за рубежом - в дипломатическое или консульское представительство РФ и просит зарегистрировать его в качестве гражданина РФ. Акт Р. означает приобретение лицом российского гражданства;

2) Р. используется в избирательном праве. Кандидат в депутаты или список кандидатов в депутаты, выдвинутый избирательным объединением, кандидат на выборную должность регистрируются соответствующей избирательной комиссией.С момента Р. разрешены предвыборная агитация в пользу кандидата или списка, начинается финансирование избирательной кампании, наступают определенные гарантии статуса кандидатов в депутаты;

3) после создания общественного объединения следует его государственная Р. соответственно Министерством юстиции РФ или органом юстиции субъекта РФ. Общественное объединение может действовать и без Р., однако если оно хочет получить права юридического лица, иметь банковские счета, свои СМИ и т. д., Р. обязательна.

Р. должна прийти на смену прописке в деле учета граждан по месту их проживания или пребывания. Каждое лицо, прибывшее на новое место на определенный срок, обязано в установленном порядке зарегистрироваться в органах внутренних дел в сроки, названные законом. В данном случае Р. означает законность пребывания лица на данной территории, а зачастую также возможность его трудоустройства, перевода ему пенсии, получения социальной защиты, медицинского обслуживания и др.

Р. используется в деятельности коллегиальных государственных органов и органов местного самоуправления. В частности, прибывшие на заседание любого представительного органа депутаты обязаны зарегистрироваться. При отсутствии должного числа депутатов (кворума) орган не вправе проводить заседание и принимать решения.

Р. имеет важное значение в делах, связанных с рассмотрением обращений граждан, т. е. их жалоб, заявлений, предложений, ходатайств. В частности, факт Р. является документальным подтверждением получения обращения. С момента Р. начинается исчисление срока, в течение которого обращение должно быть рассмотрено. В некоторых случаях устанавливаются сроки, истечение которых исключает выполнение соответствующих действий (например, подача кассационной жалобы на судебное решение, заявление претензий на наследство и др.). Но поданное лицом обращение все равно подлежит принятию, Р. и рассмотрению. Другое дело, что шансы на положительное решение в этом случае, хотя уменьшаются полностью и не исключаются (рассмотрение обращения в порядке надзора, в связи с вновь открывшимися обстоятельствами и т. д.). (С. А.)

Современный экономический словарь. 1999

1) запись, фиксация фактов или явлений с целью учета и придания им статуса официально признанных актов (регистрация рождения, брака);

2) внесение в список, в книгу учета.

Словарь экономических терминов

2) внесение в список, в книгу учета.

Словарь терминов рынка недвижимости

процедура, через которую проходят компании перед первичным размещением.

Тезаурус русской деловой лексики

Syn: запись (информации), фиксация, протокол

Словарь Ефремовой

ж.
Запись лиц, фактов или явлений с целью учета, систематизации или придания им
законности.

Большая Советская Энциклопедия

(позднелат. registratio, от registrum ≈ список, перечень), занесение в список, взятие на учёт, составление перечня.

Значения слов синонимов к слову регистрация

Ассоциации к слову регистрация

Синонимы к слову регистрация

Однокоренные слова к слову регистрация

Большой онлайн словарь значений слов русского языка. Быстрый поиск и возможность сохранить файл со значениями слов на свой компьютер. Использование материалов сайта разрешено только после согласия Администрации проекта.

действие (акт) компетентного органа или должностного лица, которым оформляется определенное официальное состояние личности или документа и т. п. В соответствии с его семантическим значением понятие "регистрация" используется достаточно широко, а именно:
1) Р. является одним из способов приобретения гражданства РФ. Лицо, имеющее соответствующие основания, обращается на территории РФ в органы внутренних дел, а за рубежом - в дипломатическое или консульское представительство РФ и просит зарегистрировать его в качестве гражданина РФ. Акт Р. означает приобретение лицом российского гражданства;
2) Р. используется в избирательном праве. Кандидат в депутаты или список кандидатов в депутаты, выдвинутый избирательным объединением, кандидат на выборную должность регистрируются соответствующей избирательной комиссией. С момента Р. разрешены предвыборная агитация в пользу кандидата или списка, начинается финансирование избирательной кампании, наступают определенные гарантии статуса кандидатов в депутаты;
3) после создания общественного объединения следует его государственная Р. соответственно Министерством юстиции РФ или органом юстиции субъекта РФ. Общественное объединение может действовать и без Р., однако если оно хочет получить права юридического лица, иметь банковские счета, свои СМИ и т. д., Р. обязательна.
Р. должна прийти на смену прописке в деле учета граждан по месту их проживания или пребывания. Каждое лицо, прибывшее на новое место на определенный срок, обязано в установленном порядке зарегистрироваться в органах внутренних дел в сроки, названные законом. В данном случае Р. означает законность пребывания лица на данной территории, а зачастую также возможность его трудоустройства, перевода ему пенсии, получения социальной защиты, медицинского обслуживания и др.
Р. используется в деятельности коллегиальных государственных органов и органов местного самоуправления. В частности, прибывшие на заседание любого представительного органа депутаты обязаны зарегистрироваться. При отсутствии должного числа депутатов (кворума) орган не вправе проводить заседание и принимать решения.
Р. имеет важное значение в делах, связанных с рассмотрением обращений граждан, т. е. их жалоб, заявлений, предложений, ходатайств. В частности, факт Р. является документальным подтверждением получения обращения. С момента Р. начинается исчисление срока, в течение которого обращение должно быть рассмотрено. В некоторых случаях устанавливаются сроки, истечение которых исключает выполнение соответствующих действий (например, подача кассационной жалобы на судебное решение, заявление претензий на наследство и др.). Но поданное лицом обращение все равно подлежит принятию, Р. и рассмотрению. Другое дело, что шансы на положительное решение в этом случае, хотя уменьшаются полностью и не исключаются (рассмотрение обращения в порядке надзора, в связи с вновь открывшимися обстоятельствами и т. д.). (С. А.)

Читайте также: