Развитие понятия документ кратко

Обновлено: 05.07.2024

В основе любой научной дисциплины лежит понятие. Понятие – это представление об общем, наиболее существенном в изучаемых явлениях или предметах.

Одним из важнейших проявлений человеческого поведения является коммуникация, т.е. общение с другими людьми посредством определенных знаков или символов. Первоначально информацию об окружающем мире человек передавал с помощью жестов, мимики, крика, прикосновений и т.п., простейших средств зрительной, слуховой, осязательной коммуникации. Возникновении осмысленной речи и языка ознаменовало, по мнению ряда ученых, появление первой информационной технологии в истории человеческого общества.

Между тем по мере развития человека возрастала потребность в передаче информации не только в пространстве, но также и во времени, т.е. в хранении информации. Однако простейшие средства коммуникации, передачи информации были несовершенны. Та же человеческая речь слышна лишь на небольшом расстоянии и только в момент ее произнесения. Трудно было сохранять нужную информацию, поскольку знания на первых порах еще не были отделены от субъекта, который обладал ими. Не случайно в тот период роль своеобразных банков знаний и каналов их передачи играли старики, т.е. самые опытные члены общества.

Для закрепления и передачи информации во времени использовались могильные холмы, курганы, кресты, надгробия, знаки собственности (геральдические знаки, межевые камни, знаки клейма для скота и т.п.)

Предметные способы общения сохранились и в наши дни: преподнесение хлеба и соли – как знак гостеприимства, букетов цветов и сувениров – как знак внимания, знаки различия – у военных, флаги государств, система сигнализации светофорами и семафорами и т.п.

Появление письменности ознаменовало переход человечества к новой информационной технологии. С помощью графических знаковых систем стало возможным отделить информацию от субъекта и зафиксировать ее на каком-либо материале с целью последующей передачи во времени и пространстве. В результате появилась документированная информация, т.е. документ.

  1. Те, кто рассматривают информацию как свойство, как атрибут присущее всем без исключения материальным объектам. (Бирюков, Баженов) – Атрибутивная концепция информации .
  2. Те, кто считает, что информация появилась с возникновением жизни, связывают информацию с живой природой, с функциональной, самоорганизующейся системой (академик Моисеев, Дубровский, Тришкин). Но нет единства мнений: один полагают, что информация применима только к человеческому обществу; другие считают, что информация есть во всех самоуправляющихся системах живой природы.

Но все авторы сходятся в том, что социальная жизнь невозможна без информации, выступающей в качестве двигателя общественного и технического прогресса. При этом важнейшая роль отводится социальной информации.

Виды информации и информационных структур:

Информация закрепляется на каком-либо материале, т.е. документ – это не только информация, но и материальный объект.

Для общественных наук, в зависимости от их предмета, целей и задач, в определении понятия документа характерно выделение каких-то отдельных его сторон. Так, в юридических науках акцентируется внимание на правовом аспекте. В результате документ фигурирует преимущественно как средство документирования и доказательства правовых отношений. В сфере управления документ исследуется главным образом как средство фиксации и передачи управленческих решений. В исторической науке документы рассматриваются прежде всего как исторические источники, т.е. носители информации.

С юридических и экономических сторон важно однозначное понимание документа: это закрепляется в стандартах. При составлении государственных стандартов привлекаются ученые-специалисты (экономисты, лингвисты, документоведы).

Со временем происходит коррекция определения документ. У нас трижды менялся стандарт, где закреплены термины по делопроизводству.

Закрепление информации, по этому определению, идет при участии человека; информация может быть закреплена различными способами; информация может быть на специальном материале.

Скоро обнаружились слабые места определения, т.к. документ – это не средство закрепления информации, а средство – это звукозапись, письмо, киносъемка, и т.д.

В 1983 г. ГОСТ 1648 7 – 70 был пересмотрен. И появился ГОСТ 1648 7 – 83 с тем же названием.

Документ — здесь определяется: материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве.

Документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Здесь отражена прежде всего информационная сущность документа, так же как и его непосредственная связь с материальным носителем.

В этом определение отмечена связь документа с материальным носителем, имеются ограничения – не любая информация, а с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Т.е. определение основано на двуединстве информации и материального носителя.

Принято, чтобы в определении понятия не нужно было вводить другие термины, которые необходимо разъяснять (например, реквизит); + неясно кем зафиксирована информация.

Реквизит — это обязательный элемент оформления официального документа. ( по ГОСТу от 1 января 1999 г.)

Корни этого слова уходят в индоевропейский праязык,

где оно означало жест вытянутых рук,связанный с переда­чей, приемом или получением чего-либо.


Постепенно корень «

Всю совокупность документов ученый разделил на три основных класса:

1. Документы библиографические,т. е. тексты, которые традиционно считают произведениями письменности и пе­чати. Среди них — брошюры, монографии, очерки, трактаты, руководства, энциклопедии, словари, периодические и продол­жающиеся издания (журналы, газеты, ежегодники и т. п.).

Кроме перечисленных, к библиографическим документам

Раздел I. Теоретические основы документоведения

Глава 1. Понятие о документе

3. Документы-заменители книги:диски, фонограммы, ки­
нофильмы и наряду с этим — радиовещание (запись и пере­
дача звука), телевидение, в т. ч. телефотография, радиотеле­
фотография и собственно телевидение.

1. Любой источник информации, передачи человеческой мысли, знаний, независимо от того, воплощен ли он в матери­ально-фиксированной форме или является проводником (пе­редатчиком) информации во времени, можно считать докумен­том. Это понятие охватывает как материальные объекты — носители информации, так и радио-, телепередачи, театраль­ные представления.

2. Документами являются материальные объекты с зафик­сированной информацией, собранные человеком для созда­ния каких-либо коллекций. Сюда входят как предметы ис­кусственные, созданные человеком, так и природные, техни­ческие предметы, находящиеся в музее.

Концепция П. Отлерассматривает документ как носитель социальной информации. Однако в справочных изданиях того времени продолжает существовать узкое значение этого ело-

Раздел I. Теоретические основы документоведения

Узкое значение сводилось к деловой бумаге, письменному удостоверению, историческому источнику.

В 1980-х — начале 1990-х годов используется и самое широкое толкование, согласно которому документом можно считать любой материальный объект, несущий информацию: от письменного документа, грампластинок и кинофильмов до произведений искусства (архитектурных сооружений, гра­фики, живописи, скульптуры), от образцов минералов, герба­риев, исторических реликвий до изделий промышленности и техники (часы, автомобиль, винтовка) и т. д. Границы поня­тия стали плохо различимы, что усложнило его использова­ние. По образному выражению А.В. Соколова,документом стали именовать даже слона в зоопарке.

гпзия 1. Понятие о документе______________________________________ ох

Документалисты и информатики первыми отказались от самого широкого значения документа, ограничив его содер­жание обязательными атрибутивными элементами: наличие информации и материального носителя (Г.Г. Воробьев).В 1960-е годы А.И. Михайлов, А.И. Черныйи Р.С. Гилярев­ский,помимо названных, вводят функциональный признак документа. Согласно их определению, документ — это мате­риальный объект, содержащий закрепленную информацию, специально предназначенный для ее передачи в простран­стве и времени. Это определение было широко распростране­но в 1960—1970-е годы.

Раздел I. Теоретические основы документоведения

Глава 1. Понятие о документе

Контрольные вопросы

4. В чем суть различных позиций по поводу содержания этого базового понятия?

5. В чем состоит специфика понимания документа в делопроизводстве, архивном, библиотечном деле, науч­но-информационной деятельности?

6. Каковы основные атрибутивные компоненты доку­мента?

8. В чем состоит вклад П. Отле в становление доку­мента как базового понятия документоведения?

Корни этого слова уходят в индоевропейский праязык,

где оно означало жест вытянутых рук,связанный с переда­чей, приемом или получением чего-либо.

Постепенно корень « ох

Документалисты и информатики первыми отказались от самого широкого значения документа, ограничив его содер­жание обязательными атрибутивными элементами: наличие информации и материального носителя (Г.Г. Воробьев).В 1960-е годы А.И. Михайлов, А.И. Черныйи Р.С. Гилярев­ский,помимо названных, вводят функциональный признак документа. Согласно их определению, документ — это мате­риальный объект, содержащий закрепленную информацию, специально предназначенный для ее передачи в простран­стве и времени. Это определение было широко распростране­но в 1960—1970-е годы.

Раздел I. Теоретические основы документоведения

Глава 1. Понятие о документе

Контрольные вопросы

4. В чем суть различных позиций по поводу содержания этого базового понятия?

5. В чем состоит специфика понимания документа в делопроизводстве, архивном, библиотечном деле, науч­но-информационной деятельности?

6. Каковы основные атрибутивные компоненты доку­мента?

8. В чем состоит вклад П. Отле в становление доку­мента как базового понятия документоведения?

Документы сопровождают человека с момента возникновения письменности.

Формирование общественных потребностей, влияние особенностей языка отразились на становлении документа. Понятия “документ”, “документация” в своем развитии претерпели существенные изменения.

В русском языке понятие “документ” появилось в 18 в. при Петре I.

В Генеральном регламенте оно переводилось как “письменное свидетельство”, подчеркнув тем самым правовое значение документа. Вскоре, само понятие в течение долгого времени почти не употреблялось. Вместо него использовались понятия “деловая бумага”, “акт”, “дело” либо название конкретных видов документов.

В 19 в. выделяется новый аспект: значение документа в управлении. Это нашло отражение в словаре Даля, где документ это “всякая важная деловая бумага, также диплом, свидетельство” . Такое понятие документа сохраняется в первой четверти 20 века.

В “Толковом словаре русского языка” Ушакова 1934 года, документом называется:

1)письменное удостоверение, свидетельствующее о личности предъявителя

2)акт, письменное свидетельство о чем-нибудь

В словаре Ожегова, документом называется:

1)деловая бумага, подтверждающая факт или права на что-нибудь

2)удостоверение, официальная бумага, свидетельствующая о личности предъявителя

3)письменное свидетельство о каких-либо исторических событиях, фактах.

Вместо деловой бумаги появляется служебный документ.

С точки зрения документоведения обозначение “документа” считается материальный объект с зафиксированной на нем информации в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенного для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования. Такой подход к документу описал бельгийский ученый Поль Отле.

Первый Государственный стандарт на термины и определения был утвержден еще в 1970 г. ГОСТ 16487-70 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения”. В этом Госстандарте документ определялся как “средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека”.

Однако уже вскоре это определение подверглось критике. После переработки в 1983 г. появился новый Госстандарт ГОСТ 16487-83 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения”, в котором было записано, что “документ - материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве”. Однако и это определение оказалось уязвимым для критики, поскольку акцент здесь был сделан на материальном носителе информации. Однако, невзирая на отсутствие четкой квалификации объема понятия “документ”, его дефиниция из ГОСТ 16487-83 оказалась наиболее долговечной (она действовала до 1998 г.).

Социально-политические и экономические реформы в Российской Федерации, начавшиеся с 1992 г., а также активное вхождение страны в мировое информационное пространство вновь потребовали переосмысления понятия документа. В результате в его определении произошел перенос смысловой нагрузки с материального компонента на информационный. В утвержденном в 1998 г ГОСТ 51141-98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения” определение документа было сформулировано следующим образом: “Документ; документированная информация: зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать”. Здесь нашло отражение, прежде всего информационная сущность документа.

Термин постоянно менялся из за потребностей в сфере документационного обеспечения управления. Неточное употребление того или иного термина может обернуться нежелательными юридическими, экономическими последствиями, поскольку “язык делового общения тесно связан с лексикой законодательных и нормативных актов, опирается на неё

По определению из ГОСТ Р 51141-98. Документ- зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документ определяется как зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности.

Широкое применение для передачи информации имели шнуры с узлами. Этот способ передачи информации мы можем назвать знаковым. На смену предметному (или наравне с ним) способу передачи информации пришел начертательный. Письменность как средство закрепления информации появилась в искусстве и была связана с эстетическими потребностями человека. Вопрос происхождения и развития письма – один из сложнейших вопросов культуры. Письмо прошло несколько ступеней развития. Первая ступень – пиктографическое письмо (картинно-синтетическое).

правилами чтения, он должен лишь узнать, правильно опознать изображения. Информацию, написанную пиктограммой, можно лишь толковать, понимая общий смысл.

Вторая ступень развития письма – логографическое (идеографическое) письмо. В идеографическом письме знак-рисунок постепенно превращается в знак-идею (идеограмму). В этом типе письма отдельные знаки передают уже слова. Третья ступень – слоговое письмо. В этой системе письма каждый знак равен слогу (например, ассиро-вавилонская, урартская, индейская письменность, письмо майя, корейская, японская письменность, индейское слоговое письмо). Четвертая ступень – буквенно-звуковое письмо. Возникло из слогового письма во II тысячелетии до н. э. Буквенное письмо делится на консонантно-звуковое (передает только согласные) и вокализованно-звуковое – передает как согласные, так и гласные). С изобретением пишущей машинки появляется машинопись как способ текстового документирования. Так как человек говорит в 5-6 раз быстрее, чем пишет, издавна у разных народов появилась естественная потребность ускорить запись речи, упростив письмо. Так появилась стенография.

В России термин "документ" был переведён Петром Первым именно как "письменное свидетельство". На всём протяжении 18 столетия в определении понятия "документ" выделялось прежде всего его правовое назначение. Между тем сам этот термин в течение длительного времени почти не употреблялся. Вместо него в делопроизводственной практике обычно использовались другие термины: "акт", "дело", "бумага". Однако понятия постоянно изменяются, совершенствуются, уточняются, наполняются новым содержанием. Почему? Прежде всего потому, что углубляются представления об изучаемых явлениях и предметах, их сущности, их наиболее значимых сторонах. Постепенное накопление знаний о документах привело в 19 в. к выделению, помимо правового, также и управленческого аспекта документа, что нашло отражение в знаменитом словаре В.И. Даля, где документ определялся как "всякая важная деловая бумага, так же диплом, свидетельство".

К середине 20 века получил определённость ещё один важнейший аспект документа - исторический, т.е. его значение как носителя ретроспективной информации. Так, авторы "Словаря современного русского литературного языка", изданного в 1954 г., выделили "исторические документы - летописи, хроники, записи и т.п., свидетельствующие о каком-либо историческом событии, лице, эпохе и т.п.".

В первой половине 20 столетия было существенно пересмотрено содержание понятия "информация", которое стало связываться с категорией отражения, как всеобщим свойством материи, первичным по отношению к информации. А во второй половине 20 в. с развитием кибернетики, информатики, вычислительной техники развернулось активное изучение социальной сущности и информационной природы документа, что привело к дальнейшему расширению и, самое главное, к углублению его понятия. Именно в этот период было дано теоретическое обоснование неразрывной связи понятий "документ" и "информация". Результатом научных споров является отсутствие точного определения понятия информация. Вместе с тем определение понятия "документ" в различных науках имеет существенные отличия. Это зависит, во-первых, от более или, напротив, менее широкого толкования понятия информации и, во-вторых, от выдвижения на первый план какой-либо одной составляющей документа, от акцентирования внимания на каком-либо отдельном его функциональном аспекте. В информатике, например, документ нередко определяется как "материальный объект, содержащий информацию в закреплённом виде". В результате под это определение подпадает необъятное множество объектов, так как в природе нет материальных объектов, которые не содержали бы какую-либо информацию. В документалистике - одной из наук об информации - под документом понимается "любая семантическая информация, выраженная на любом языке и зафиксированная любым способом на любом носителе с целью её обращения в динамической информационной системе". Это определение значительно сужает понятие документа, но тем не менее включает в него одновременно и книги, и журналы, и газеты, и служебные документы и т.п. В этой связи перед документоведением, изучающим в историческом развитии все категории, виды и разновидности документов, стоит важная задача - дать наиболее точное, обобщающее определение понятия "документ". Однако решить такую задачу непросто, о чём свидетельствует и отмеченное выше многообразие дефиниций, и продолжающиеся дискуссии на эту тему. Ярким отражением трудного процесса выработки оптимального определения понятия документа являются отечественные Государственные стандарты на термины и определения.

Читайте также: