Расчет численности службы доу устанавливается на основе

Обновлено: 07.07.2024

При централизованной форме организации делопроизводства все технические операции по обработке документов сосредоточены в одном структурном подразделении (службе ДОУ), а творческая работа с документами осуществляется в других структурных подразделениях. К преимуществам централизованной формы организации делопроизводства относится возможность формирования единой базы данных по всем поступающим в организацию и создаваемым в ней документам, что позволяет повысить оперативность поиска документов и, следовательно, оптимизировать справочную работу по документам. Централизованную форму организации делопроизводства целесообразно использовать в том случае, если организация имеет линейно-функциональную организационную структуру.

Децентрализованная форма организации делопроизводства предполагает создание самостоятельной службы делопроизводства в каждом структурном подразделении. Ее целесообразно использовать при дивизиональном типе организационной структуры или в условиях территориальной разобщенности структурных подразделений организации.

Смешанная форма организации делопроизводства предполагает выполнение одних делопроизводственных операций (прием, регистрация, контроль, размножение документов) в службе ДОУ, других (создание и оформление документов, их систематизация, формирование дел и хранение) в структурных подразделениях. Следует отметить, что при смешанной форме организации делопроизводства одна и та же технологическая операция, например регистрация поступающих и отправляемых документов, может осуществляться как в службе ДОУ, так и в структурных подразделениях, в зависимости от категории документов.

Выбор наименования службы ДОУ

В настоящее время отсутствуют какие-либо нормативные документы или документы методического характера, которыми следовало бы руководствоваться при выборе наименования службы ДОУ и определении ее структуры, поэтому организации вправе самостоятельно принимать решения по этим вопросам. Тем не менее, при этом следует учитывать несколько факторов:

- характер деятельности организации, ее структуру (количество подразделений, численность аппарата управления и общую численность работающих);

- объем документооборота организации;

- наличие подведомственной системы (подведомственных организаций, филиалов, отделений, представительств) и характер взаимоотношений между ними и центральным органом управления.

На практике используются различные названия делопроизводственного подразделения: управление делами, канцелярия, общий отдел, отдел делопроизводства, отдел корреспонденции, служба делопроизводства, служба документационного обеспечения управления, управление по работе с документами, отдел документации и др.

Управление делами – это, как правило, подразделение, имеющее внутреннюю структуру. В составе управления делами выделяются группы, сектора, отделы и другие структурные части, обеспечивающие учет и регистрацию документов, контроль за исполнением документов, работу с документами коллегиальных органов, изготовление документов, копирование и тиражирование документов, а также такие подразделения, как секретариат, архив, отдел совершенствования делопроизводства и др. Управления делами создаются в крупных организациях, имеющих подведомственную структуру: органах федеральной исполнительной власти (министерства, службы, агентства), крупных акционерных компаниях и др. Управление делами наряду с сугубо делопроизводственными функциями осуществляет организационно-методическое обеспечение делопроизводства подведомственных организаций.

Организационная структура службы ДОУ

На крупных предприятиях в составе службы ДОУ выделяются функциональные группы и за каждым сотрудником закрепляются определенные обязанности. В состав службы ДОУ могут входить секретариат, экспедиция, группа (бюро, отдел) контроля, группа писем (бюро жалоб, отдел обращений населения), машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив.

На средних предприятиях функции службы ДОУ выполняют отдельные специалисты по участкам работы.

На небольших предприятиях служба ДОУ состоит из 2-3 человек.

Во многих организациях служба ДОУ не является самостоятельным подразделением, а входит в состав административно-хозяйственной службы, службы управления персоналом или бухгалтерии. Однако организация работы с документами – это вполне самостоятельный вид деятельности, ничего общего не имеющий с хозяйственным обеспечением или бухгалтерским учетом. Поскольку служба ДОУ фактически управляет документацией и документационными потоками всей организации, она должна быть самостоятельным подразделением, пусть и с небольшой штатной численностью (это может быть 2–3 чел.), с подчинением непосредственно руководителю организации или одному из заместителей руководителя, курирующему вопросы информации и документации. Это принципиально важно еще и потому, что служба ДОУ непосредственно работает с руководством, решает вопросы рассмотрения документов, контролирует их исполнение, ведет справочную работу по документам по заданию руководства, выполняет другие поручения руководства.

Определение должностного состава и штатной численности службы ДОУ

При определении должностного состава работников следует руководствоваться Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) и Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37).

Для определения численности персонала службы ДОУ используются нормативные документы по труду и организации труда. Нормирование труда работников делопроизводства, в том числе расчет их штатной численности осуществляются на основании следующих документов:

1. Межотраслевые укрупненные нормы времени на работы по документационному обеспечению управления. М., 1995.

2. Нормативы времени на работы по совершенствованию документационного обеспечения управления министерств, ведомств, предприятий и организаций. М, 1992.

3. Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления. М., 1993.

4. Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти. М., 2002.

Как правило, определение численности подразделения не входит в обязанности самой службы ДОУ – эта работа проводится отделами труда и заработной платы или экономическими подразделениями, но при необходимости такие расчеты могут провести и работники службы ДОУ. Названные выше нормативные документы по труду содержат методические указания, касающиеся применения этих документов на практике.

Разработка положения о службе ДОУ и должностных инструкций работников

Важная задача в организации службы ДОУ – это разработка положения о службе ДОУ и должностных инструкций работников. Эта задача решается руководителем самой службы ДОУ самостоятельно или с привлечением квалифицированных специалистов. Положение о службе ДОУ и должностные инструкции ее работников составляют комплект организационно-правовой документации, разработка которого завершает организационный этап создания этой службы.

Положение о подразделении – документ, определяющий организационно-правовое положение подразделения в структуре учреждения.

Государственная система документационного обеспечения управления содержит примерное положение о службе ДОУ, но применять его на практике в настоящее время можно только с учетом тех изменений, которые произошли в системе управления и которые отражены в современном законодательстве.

Текст положения о службе ДОУ, в соответствии с ГСДОУ, должен содержать следующие разделы:

1. Общие положения.

2. Цели и задачи службы ДОУ.

3. Функции службы ДОУ.

4. Права и ответственность службы ДОУ.

5. Взаимоотношения службы ДОУ с другими структурными подразделениями.

Организационный этап создания службы ДОУ завершается разработкой должностных инструкций. Журнал не раз публиковал статьи, посвященные разработке должностных инструкций, поэтому в этой статье мы ограничимся лишь общими замечаниями. Следует иметь в виду, что должностная инструкция разрабатывается для определенной должности, и если в подразделении несколько одинаковых должностей, но работники, занимающие их, выполняют различные обязанности, для каждого комплекса должностных обязанностей следует разработать отдельную должностную инструкцию. Закрепление за должностью определенного комплекса должностных обязанностей должно отразиться в заголовке документа, например: должностная инструкция специалиста по учету и регистрации документов, должностная инструкция специалиста по контролю исполнения документов, должностная инструкция специалиста по работе с обращениями граждан и т.п.

Должностной и численный состав службы ДОУ устанавливается штатным расписанием. При этом количество штатных единиц зачастую определяется исходя из возможностей организации. Чаще всего формирование штата делопроизводственных работников проводится без учета их реальной загруженности.

Реальный объем работы службы ДОУ зависит, прежде всего, от объема документооборота и, конечно, от затрат времени на выполнение делопроизводственных операций, а также от степени автоматизации процессов обработки документов. Исходя из этого были разработаны методики расчета оптимальной численности работников службы ДОУ.

А. Расчет численности службы ДОУ на основе данных

Учет объема документооборота должен вестись в каждой организации. На основе этих данных и с учетом сведений об общей численности работников организации можно определить численность персонала службы ДОУ.

Ч=0,00016 *Д 0,98 *Р 0,1 ,

где Ч- численность работников службы ДОУ;

0,00016 - постоянный коэффициент среднего уровня производительности труда работников службы ДОУ (рассчитан НИИ Труда опытным путем);

Д- объем документооборота организации;

Р - общая численность работников организации.

Б. Расчет численности службы ДОУ на основе норм времени

Расчет численности службы ДОУ можно провести на основе данных по трудозатратам на выполнение отдельных операций. При этом пользуются как межотраслевыми документами по нормированию труда, так и отраслевыми нормативами[1].

В этом случае расчет численности проводится по формуле

где Т_н- трудоемкость работ по нормативам на отдельные операции с учетом коэффициента =1,1 (учитывающего затраты временам личные нужды, обслуживание рабочего места, отдых и т. п.);

Т_нн - трудоемкость работ, не предусмотренных нормативе (рассчитана НИИ Труда экспертным путем = 96,8 чел. часа);

Ф_рв - годовой фонд рабочего времени = 2006 часов.

В. Расчет численности службы ДОУна основе общей численности

Согласно одной из разработок НИИ Труда оптимальная численность делопроизводственных работников по отношению к общему количеству работающих в данном учреждении должна составлять: для министерств и ведомств 12-15%, для промышленных предприятий - 0,5% от общего числа работающих[2].

Этой методикой следует пользоваться в тех случаях, когда служба ДОУ только создается и данных о трудоемкости и объеме документооборота пока нет.

2.5.1. Регламентация деятельности службы ДОУ

В числе организационных задач, решаемых в процессе создания службы ДОУ, стоит и задача нормативной регламентации работы самой службы. Структура, функции, задачи службы закрепляются в целом ряде локальных организационных и распорядительных документов - положении, инструкциях, правилах, структуре и штатной численности, штатном расписании, приказах о распределении обязанностей.

К числу важнейших организационных документов, закрепляющих правовой статус работников службы ДОУ, относятся положение о службе и должностные инструкции. Эти документы должны разрабатываться на основе действующего законодательства, нормативно-методических документов межотраслевого действия и организационных документов, определяющих деятельность самой организации (устав, учредительный договор). Разработка положения и должностных инструкций обеспечивает закрепление за службой общего объема функций, устанавливает внутреннее построение службы ДОУ, а также распределение функций и обязанностей работников.

А. Расчет численности службы ДОУ на основе данных

Ч=0,00016 *Д 0,98 *Р 0,1 ,

где Ч- численность работников службы ДОУ;

Д- объем документооборота организации;

Р - общая численность работников организации.

Б. Расчет численности службы ДОУ на основе норм времени

В этом случае расчет численности проводится по формуле

Т_нн - трудоемкость работ, не предусмотренных нормативе (рассчитана НИИ Труда экспертным путем = 96,8 чел. часа);

Ф_рв - годовой фонд рабочего времени = 2006 часов.

В. Расчет численности службы ДОУна основе общей численности

2.5.1. Регламентация деятельности службы ДОУ

1.1. Документационное обеспечение управления - деятельность, охватывающая организацию документирования и управления документацией в процессе реализации функций учреждения, организации и предприятия.

1.2. Документационное обеспечение управления в организациях, учреждениях и на предприятиях* осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации.

* В дальнейшем именуются "организации".

1.3. Наименование и структура службы ДОУ устанавливаются в соответствии с принадлежностью их к определенной группе организаций.

1.4. В зависимости от принадлежности к определенной группе организаций, типовых структур создаются следующие службы документационного обеспечения:

в министерствах и ведомствах СССР, союзных и автономных республик - управления делами. В состав управления делами, как правило, включаются секретариат (приемная, секретариат министра, секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро), инспекция при министре (руководителе ведомства), канцелярия (бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, телетайпная и др.), отдел писем (жалоб), отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств, центральный архив;

на государственных предприятиях (объединениях), в научно-исследовательских, проектных, конструкторских организациях и вычислительных центрах, высших учебных заведениях и других организациях - отдел документационного обеспечения управления или канцелярия. В их состав, как правило, включаются: подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем (жалоб), секретариат, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив;

в Ассоциациях и концернах состав и структура службы ДОУ определяется руководством организации;

в совместных предприятиях (организациях) - правлением;

в акционерных обществах - учредительной конференцией;

в кооперативах - состав и структура службы ДОУ определяется общим собранием членов кооператива;

в исполнительных комитетах Советов народных депутатов (за исключением исполкомов городов районного подчинения, сельских и поселковых) и в аппарате управления общественных организаций - общий отдел. В состав общего отдела включаются: секретариат, канцелярия, группа контроля, протокольная группа, группа совершенствования работы с документами, группа писем (жалоб), машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив;

в организациях, не имеющих службы документационного обеспечения управления, в структурных подразделениях работу с документами выполняет секретарь руководителя (инспектор) или другое специально назначенное лицо.

1.5. Нормирование труда работников службы ДОУ установление заданий, оценка напряженности труда и расчет численности по отдельным видам работ производится в соответствии с установленными нормами времени, утверждаемыми Госкомтрудом СССР.

1.6. Организация рабочего места и условия труда работников службы ДОУ регламентируются нормативно-методическими документами Госкомтруда СССР, Госстроя СССР, государственными и отраслевыми стандартами*.

* Перечень нормативно-методических документов, регламентирующих и обеспечивающих деятельность службы ДОУ, дан в приложении 1.

1.7. Для определения количества работников службы документационного обеспечения управления применяются отраслевые нормативы численности, разрабатываемые на основании типовых межотраслевых нормативов численности служащих, занятых в экономических и административно-хозяйственных службах производственных предприятий и укрупненные нормативы времени на работы по делопроизводственному обслуживанию.

1.8. Работа службы ДОУ регламентируется Положением об этой службе, которое разрабатывается на основе настоящего Примерного положения. Деятельность работников службы регламентируется должностными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда, предусматривают равномерную загрузку работников, распределение работ по сложности выполнения и квалификации исполнителей. Должностные инструкции разрабатываются службой ДОУ на основании Квалификационного справочника должностей. Единой номенклатуры должностей служащих, с учетом требований ГСДОУ и утверждаются руководителем организации или его заместителем. При изменении функций и задач работников службы ДОУ должностные инструкции пересматриваются.

Наименование должностей работников службы ДОУ устанавливается в соответствии с Общесоюзным классификатором профессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и служащих. Примерная структура текста должностной инструкции работников службы ДОУ дана в приложении 2.

1.9. Служба ДОУ в своей деятельности руководствуется законодательными и иными нормативно-правовыми актами органов государственной власти и управления СССР и союзной республики, распорядительными документами вышестоящих органов управления и самой организации, ГСДОУ, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями учреждений ГАС СССР и другими действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления и настоящими требованиями.

1.10. Руководство службы ДОУ должно замещаться специалистами с высшим или средним специальным образованием соответствующего профиля.

1.11. Служба ДОУ имеет круглую печать с обозначением своего наименования.

2. Цели и задачи службы ДОУ

2.1. Основной целью службы ДОУ является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления. Исходя из целей, службы ДОУ решает следующие задачи:

Для эффективной работы службы ДОУ в частности и аппарата управления в целом большое значение имеет оптимальная численность делопроизводственного персонала. Существуют различные подходы к ее определению. Основными факторами, влияющими на численность работников службы делопроизводства, являются:

– общая численность работников организации;

– объем документооборота организации (количество входящей, исходящей и внутренней документации);

– затраты труда на выполнение делопроизводственных работ (рассчитываются по существующим нормативам).

Рассмотрим методы определения численности делопроизводственного персонала.

Методика I
Расчет численности делопроизводственного персонала
на основе общего количества работников организации

По разработанной в свое время методике НИИ труда оптимальная численность делопроизводственного персонала по отношению к общему количеству работников учреждения (с учетом максимального высвобождения специалистов от технической работы) составляет: для министерств, ведомств и других учреждений 12-15 %, для предприятий - 0,4 %:

Н_д = Р_об • 0,12 – для министерств, ведомств;

Н_д = Р_об • 0,004 – для предприятий,

где Н_д - норматив численности делопроизводственного персонала;

Р_об - общая численность работников организации.

Методика II
Расчет численности делопроизводственного персонала
на основе данных об объеме документооборота

В начале 70-х годов была предложена методика расчета численности делопроизводственного персонала, исходя из объема документооборота и общей численности работников организации.

Н_д = 0,00016 • Д 0,98 • Р_об 0,1 ,

где Н_д – норматив численности делопроизводственного персонала;
Д – объем документооборота организации;
Р_об – общая численность работников организации;
0,00016 – постоянный коэффициент, показывающий средний уровень производительности труда работников делопроизводства.

Обе методики основывались на существовавшей в те годы технологии машинописного оформления документов с многократными перепечатками текстов при подготовке документа и малой степени механизации управленческого труда. Расчет по этой формуле дает значительно завышенный количественный состав службы делопроизводства, не соответствующий новым технологиям и выросшей производительности труда в сфере управления.

Методика III
Расчет численности делопроизводственного персонала
на основе норм времени

По данной методике расчет численности делопроизводственного персонала проводится через определение затрат труда и времени на выполнение делопроизводственных работ (то есть трудоемкости). Метод основан на использовании типовых норм времени на работы по документационному обеспечению управления.

Н_д =	Т_н + Т_нн	,
Ф_п

где Н_д – норматив численности делопроизводственного персонала;

Т_н –затраты времени, рассчитанные по нормам времени, ч;

Т_нн –затраты времени, не предусмотренные нормами, носящие разовый характер, – 196,8 ч;

Ф_п –норма рабочего времени одного работника за год – 2000 ч.

Для проведения данного расчета в сфере делопроизводства в настоящее время используются следующие нормативные документы по труду:

– Методика расчета штатной численности государственных архивов на основе нормативов по труду (Росархив, ВНИИДАД. - 2004);

– Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти, утвержденные постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 26.03.2002 № 23;

– Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления, утвержденные постановлением Министерства труда Российской Федерации от 25.11.1994 № 72;

– Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления, утвержденные постановлением Министерства труда Российской Федерации от 10.09.1993 № 152;

– Нормативы времени на работы по совершенствованию документационного обеспечения управления министерств, ведомств, предприятий и организаций / ВНИИДАД. - 1992;

– Укрупненные нормы времени на работы, выполняемые в объединенных архивах, хранящих документы по личному составу учреждений, организаций, предприятий, утвержденные постановлением Министерства труда России от 18.12.1992 № 57;

– Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров, утвержденные постановлением Министерства труда и социальных вопросов СССР от 14.11.1991 № 78;

– Типовые нормы времени на работы по копированию и оперативному размножению документов, утвержденные постановлением Государственного комитета СССР по труду и социальным вопросам и Секретариатом ВЦСПС от 07.08.1985 № 261/16–89.

Хотя нормативы трудозатрат по видам работ учитывают ряд условий, связанных с автоматизацией, следует иметь в виду расширение использования компьютерных систем. По сравнению с ранее применявшейся технологией изменяется структура трудозатрат, появляются новые виды работ (например, использование электронной почты, сканирование документов и т.п.).

Ниже представлен пример расчета нормативной численности персонала службы ДОУ (табл. 1).

Расчет нормативной численности персонала службы ДОУ

Наименование работы	Единица измерения	Годовой объем работы	Норма времени, ч	Нормативная трудоемкость, ч
1. Автоматизированный учет объема документооборота предприятия	100 документов	20 000	0,1
2. Автоматизированная регистрация поступающих документов	10 документов	25 000	0,40	1 000
3. Автоматизированный учет количества поступающих документов	100 документов	6 500	0,05	3,25
4. Автоматизированный контроль исполнения поступающих документов	10 документов	5 000	0,7
5. …	…	…	…	…
9. …	…	…	…	…
10. Автоматизированный учет количества отправляемых документов	100 документов	15 000	0,04
Итого:	10 545

Таким образом, нормативная численность делопроизводственного персонала составит

Н_д =	Т_н + Т_нн	=	10 545 + 196,8	=	5,37.
Ф_п	2 000

Вопросы для самоконтроля

1. Какие формы организации работы с документами вы знаете?

2. Каковы основные задачи службы ДОУ?

3. Каковы функции службы ДОУ?

4. Какими нормативными документами регламентируется деятельность службы ДОУ?

5. Что закрепляется в должностных инструкциях работников службы ДОУ?

Задание

Проанализируйте организацию службы документационного обеспечения управления вашего предприятия, выявите ее особенности и отличия от требований нормативных документов. Составьте схему организационной структуры службы. Подготовьте предложения по рационализации организационной структуры службы.

Тест 2

1. Централизованная форма работы с документами предполагает

а) выполнение одних делопроизводственных операций (прием, регистрация, контроль, размножение документов) в службе ДОУ, выполнение других - создание и оформление документов, их систематизация, формирование дел и хранение - в структурных подразделениях;

б) выполнение всех технологических операций по работе с документами в одном структурном подразделении или одним сотрудником;

в) предполагает создание каждым структурным подразделением организации собственной службы для работы с документами, в которой автономно выполняется весь цикл операций по созданию, хранению, систематизации документов данного структурного подразделения.

2. На выбор наименования, на определение структуры службы ДОУ влиет

а) объем документооборота предприятия;

б) сезонность работ;

в) квалификация сотрудников предприятия.

3. Основной организационный документ, регламентирующий разграничение обязанностей и прав между сотрудниками, служащий основой для устранения параллелизма и дублирования в выполнении отдельных операций, установления взаимосвязей отдельных должностей, –

а) положение о структурном подразделении;

б) должностная инструкция;

в) инструкция по делопроизводству.

4. Подготовку инструкции по делопроизводству на предприятии осуществляет

а) служба ДОУ при участии архива, юридической службы;

б) юридическая служба при участии архива и службы ДОУ;

в) архив при участии службы ДОУ, юридической службы.

ТЕМА 3
ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА

Понятие документооборота

Организация работы с документами включает организацию документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности предприятия, учреждения, организации.

Совершенство организации работы с документами определяется:

– оперативностью перемещения документов внутри организации;

– качеством и своевременностью исполнения документов;

– эффективностью обеспечения руководства предприятия документированной информацией.

Эффективная технология делопроизводства позволяет рационально построить документооборот. Критерии рациональности организации работы с документами:

– максимальное сокращение инстанций прохождения документов;

– исключение или максимальное ограничение возвратных движений документов (в процессе подготовки, регистрации, согласования);

– уменьшение численности сотрудников, занятых в службе делопроизводства.

Документооборот – непрерывное движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления, обеспечивающее информационную поддержку всех звеньев управления. Это сложный технологический процесс, включающий все операции по приему, передаче, составлению, согласованию, оформлению, удостоверению и отправке документов.

3.2. Основные правила организации документооборота
в учреждении

Основными характеристиками документооборота являются маршрут движения, который включает все инстанции на пути движения документа от создания черновика (или от получения) до подшивки в дело, и время, затрачиваемое на прохождение документов по этому маршруту. От скорости движения документов во многом зависит динамичность менеджмента.

Следовательно, главное правило организации документооборота – оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени. Для этого необходимо:

– максимальное сокращение инстанций прохождения документов за счет исключения технологических операций по обработке документов и управленческих звеньев, не обусловленных деловой необходимостью (каждое перемещение документа должно быть оправданным);

– исключение или максимальное ограничение возвратных движений документов (при их обработке – регистрация и доставка, при их подготовке – визирование и согласование и т.д.);

– максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий документов.

Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства – специализацию, возможность централизованного выполнения однородных технологических операций, эффективного использования средств оргтехники и персонала.

При организации движения документов должны соблюдаться следующие правила:

– централизация операций по приему и отправке документов;

– исключение необоснованных возвратных движений при прохождении документа;

– организация предварительного рассмотрения поступивших документов (до передачи их на рассмотрение руководителем);

– однократность регистрации документов, поступивших в организацию и отправляемых из организации;

– вынесение конкретных резолюций, по возможности точно определяющих исполнителя, поручение, срок исполнения;

– устранение необоснованных согласований, организация параллельного согласования, сокращение времени на согласование документа;

– делегирование руководителем права подписывать документы своим заместителям и руководителям структурных подразделений;

– выполнение технических операций по обработке и передаче документов техническим персоналом;

– разделение документов, включенных в документооборот организации, на документопотоки;

Главное правило документооборота – оперативное движение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени и труда. Только в этом случае принятое управленческое решение будет действенным.

Читайте также: