Работа с элементарными базами данных эксель кратко

Обновлено: 05.07.2024

Для организации данных на рабочем листе Excel могут использоваться списки. Список представляет собой таблицу, оформленную с соблюдением определенных требований.
Список создается как помеченный ряд, состоящий из строк с однотипными данными. Ячейки одного столбца содержат данные одного типа. Список можно представить в виде простой базы данных (БД), где строки – это записи, а столбцы – поля. При выполнении большинства операций с БД (например, поиск и сортировка, подведение итогов и т.п.) Excel воспринимает список как базу данных.
Эффективная работа со списками возможна при выполнении некоторых правил:
•одна или две верхние строки должны содержать заголовки, раскрывающие смысл расположенного ниже столбца;
•каждый столбец должен содержать информацию одного типа;
•в списках не должно быть пустых строк и столбцов;
•если нет возможности расположить список на отдельном листе, то нужно отделить его, как минимум, одним пустым столбцом и одной пустой строкой от других записей на рабочем листе;
•для длинных списков рекомендуется закрепить заголовки, чтобы они не исчезали при перемещении таблицы по экрану.
Фрагмент списка, оформленного в соответствии с изложенными правилами, приведен на рис. 1.

Со списками можно выполнять следующие операции:
1. Сортировать по одному или нескольким столбцам.
2. Фильтровать данные с использованием автофильтра или расширенного фильтра.
3. Выполнять различные расчеты с использованием встроенных функций из категории функций для баз данных.

Использование формы для редактирования данных в списке

В небольших списках для добавления нескольких строк можно перейти к первой пустой строке и ввести необходимые данные. В больших списках это проще делается с помощью специальной Формы.
Для помещения элемента управления на ленту управления следует выполнить последовательность операций:
- перейти на вкладку Файл и кликнуть на пункте Параметры ;
- в открывшемся окне параметров выбрать Настройка ленты (см. рис. 1)

- в поле Выбрать команды устанавливаем значение Команды не на ленте ;
- в списке команд, расположенного в алфавитном порядке, найти и выделить позицию Форма…;
- для помещения на ленту пиктографической кнопки Форма создать группу кликнув на кнопке Создать группу ;
-присвоить создаваемой группе наименование;
- кликнуть на кнопке Добавить .
- кликнуть на кнопке ОК.
После выполнения последней операции на ленте появится пиктографическая кнопка Форма .(рис. 2).

В пакете Microsoft Office есть специальная программа для создания базы данных и работы с ними – Access. Тем не менее, многие пользователи предпочитают использовать для этих целей более знакомое им приложение – Excel. Нужно отметить, что у этой программы имеется весь инструментарий для создания полноценной базы данных (БД). Давайте выясним, как это сделать.

Процесс создания

База данных в Экселе представляет собой структурированный набор информации, распределенный по столбцам и строкам листа.

То есть, каркасом любой базы данных в Excel является обычная таблица.

Создание таблицы

Итак, прежде всего нам нужно создать таблицу.

На этом создание каркаса БД закончено.

Присвоение атрибутов базы данных

Для того, чтобы Excel воспринимал таблицу не просто как диапазон ячеек, а именно как БД, ей нужно присвоить соответствующие атрибуты.

Можно сказать, что после этого мы уже имеем готовую базу данных. С ней можно работать и в таком состоянии, как она представлена сейчас, но многие возможности при этом будут урезаны. Ниже мы разберем, как сделать БД более функциональной.

Сортировка и фильтр

Работа с базами данных, прежде всего, предусматривает возможность упорядочивания, отбора и сортировки записей. Подключим эти функции к нашей БД.

Сортировку можно проводить практически по любому параметру:

имя по алфавиту;
дата;
число и т.д.

Поиск

При наличии большой БД поиск по ней удобно производить с помощь специального инструмента.

Закрепление областей

Удобно при создании БД закрепить ячейки с наименованием записей и полей. При работе с большой базой – это просто необходимое условие. Иначе постоянно придется тратить время на пролистывание листа, чтобы посмотреть, какой строке или столбцу соответствует определенное значение.

Теперь наименования полей и записей будут у вас всегда перед глазами, как бы далеко вы не прокручивали лист с данными.

Выпадающий список

Теперь при попытке ввести данные в диапазон, где было установлено ограничение, будет появляться список, в котором можно произвести выбор между четко установленными значениями.

Конечно, Excel уступает по своим возможностям специализированным программам для создания баз данных. Тем не менее, у него имеется инструментарий, который в большинстве случаев удовлетворит потребности пользователей, желающих создать БД. Учитывая тот факт, что возможности Эксель, в сравнении со специализированными приложениями, обычным юзерам известны намного лучше, то в этом плане у разработки компании Microsoft есть даже некоторые преимущества.

Мы рады, что смогли помочь Вам в решении проблемы.

Отблагодарите автора, поделитесь статьей в социальных сетях.

Опишите, что у вас не получилось. Наши специалисты постараются ответить максимально быстро.

Excel является мощным инструментом, совмещающим в себе большинство полезных и нужных пользователям функций. К ним относятся графики, таблицы, диаграммы, ведение учета, составление расчетов, вычисления различных функций и так далее. Из этой статьи мы узнаем, как создать базу данных в Excel, для чего она нужна, и какие советы помогут нам облегчить с ней работу.

Что такое база данных?

Это специальная структура, содержащая и хранящая в себе информационные материалы самого разного назначения. Говоря простым языком, это набор организованных и разложенных по полочкам сведений. Сколько человек учатся в классе, их характеристики, даты рождения и табель успеваемости – все это в совокупности представляет собой базу данных. Она нужна везде – на промышленных и технических предприятиях, в образовательных и медицинских учреждениях, в силовых структурах и даже в заведениях общественного питания. Ведь список блюд, их рецептура с калорийностью, а также описание тоже является вместилищем данных.

Здесь мы разобрались. Теперь нужно узнать, что представляет собой база данных в Excel, и как ее создать.

Создание хранилища данных в Excel

Наша работа будет представлять собой одну таблицу, в которой будет вся нужная информация. Прежде чем приступить к решению вопроса, как сделать базу данных в Excel, нужно узнать специальные термины, использующиеся при взаимодействии с ней.

Особенности формата ячеек

Также немаловажно и соответствующее оформление проекта. Лист, на котором находится проект, нужно подписать, чтобы избежать путаницы. Для того чтобы система могла отличать простое содержание от заголовков и подписей, следует выделять их курсивом, подчеркиванием или жирным шрифтом, при этом не забывая помещать названия в отдельные, не объединенные поля. Это стоит делать для возможности использования таких инструментов, как автоформа и автофильтр.

Создание базы данных в Excel – занятие трудное и кропотливое. Чтобы помочь пользователю облегчить работу, программа может предложить ему автоматическое заполнение ячеек заранее заданной информацией. Например, ширина столбца, высота строки, размер и тип шрифта, цвет поля и т. д. – все может в один клик сделать за вас автоформа, если правильно ее настроить. Удобно, правда?

После того как верхняя строка закреплена, выделяем первые три строки в будущей базе данных и добавляем границы ячеек.

Продолжение работы над проектом

Для того чтобы продолжить работу, необходимо придумать основную информацию, которую будет содержать в себе база данных в Excel. Пример ее приведен ниже.

Допустим, мы хотим создать базу данных собранных средств с родителей в фонд школы. Размер суммы не ограничен и индивидуален для каждого человека. Пусть в классе учится 25 детей, значит, и родителей будет соответствующее количество. Чтобы не нагромождать базу данных большим числом записей, стоит сделать раскрывающиеся списки, которые спрячут лишнюю информацию, а когда она снова потребуется, они услужливо предоставят ее опять.

Как создать раскрывающиеся списки?

Диапазон значений в Excel

Существует несколько видов диапазонов значений. Диапазон, с которым мы работаем, называется динамическим. Это означает, что все проименованные ячейки в базе данных могут изменять свои границы. Их изменение происходит в зависимости от количества значений в определенном диапазоне.

Чтобы получился динамический диапазон, необходимо использовать формулу СМЕЩ. Она, независимо от того, как были заданы аргументы, возвращает ссылку на исходные данные. В выпадающем списке, который получится в итоге, не должно встречаться пустых значений. С этим как раз превосходно справляется динамический диапазон. Он задается двумя координатами ячеек: верхней левой и правой нижней, словно по диагонали. Поэтому нужно обратить внимание на место, откуда начинается ваша таблица, а точнее, на координаты верхней левой ячейки. Пусть табличка начинается в месте А5. Это значение и будет верхней левой ячейкой диапазона. Теперь, когда первый искомый элемент найден, перейдем ко второму.

Нижнюю правую ячейку определяют такие аргументы, как ширина и высота. Значение последней пусть будет равно 1, а первую вычислит формула СЧЁТ3(Родители!$B$5:$I$5).

Итак, в поле диапазона записываем =СМЕЩ(Родители!$A$5;0;0;СЧЁТЗ(Родители!$A:$A)-1;1). Нажимаем клавишу ОК. Во всех последующих диапазонах букву A меняем на B, C и т. д.

Внешний вид базы данных

Красивое оформление тоже играет немалую роль в создании проекта. Программа Excel может предложить на выбор пользователя самые различные способы оформления базы данных. Количество цветовых схем очень богатое, нужно только выбрать подходящую по душе расцветку. Кроме того, совсем необязательно выполнять всю базу данных в едином стиле, можно раскрасить одну колонку в голубой цвет, другую – в зеленый и т. д.

Как перенести базу данных из Excel в Access

Не только лишь Excel может сделать базу данных. Microsoft выпустила еще один продукт, который великолепно управляется с этим непростым делом. Название ему – Access. Так как эта программа более адаптирована под создание базы данных, чем Excel, то и работа в ней будет более быстрой и удобной.

Но как же сделать так, чтобы получилась база данных Access? Excel учитывает такое желание пользователя. Это можно сделать несколькими способами:

2.1. Общие положения.

2.2. Списки Excel как база данных.

2.3. Проверка данных при вводе.

2.4. Сортировка данных.

2.5. Промежуточные итоги в базе данных.

2.6. Автофильтр.

2.7. Расширенный фильтр.

3. Порядок выполнения работы.

4. Контрольные вопросы.

5. Список рекомендуемой литературы.

1. ЦЕЛЬ РАБОТЫ

Цели:

повышение уровня понимания темы "Базы данных в приложении Microsoft Excel";
овладение специальными техническими умениями конструирования и использования реляционной базы данных на уровне их свободного использования;
развитие навыков самостоятельной работы и способности применить полученные знания на практике при разработке собственной базы данных.

2. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

2.1. Общие положения

Базы данных как способ хранения и обработки различной информации играют в настоящее время огромную роль. В базах данных хранят сведения о клиентах, заказах, справочники адресов и телефонов, различного рода информацию о туристических агентствах и предлагаемых услугах и т. д.

Для учета данных о сотрудниках на предприятиях используют самые разнообразные методы. В одних организациях существуют журналы учета, куда информация вносится вручную, в других применяются классические базы данных для учета кадров, в третьих используются СУБД Access. Но в большинстве случаев на небольших предприятиях учет данных о сотрудниках ведется в электронных таблицах Microsoft Excel.

В предложенном пособии рассматриваются основные возможности, предоставляемые Excel, для работы с базами данных на примере списка "Сотрудники", который содержит информацию о работниках некоторого условного предприятия. Такая база данных удобна по следующим причинам:

она обеспечивает удобный метод поиска информации о работнике (фамилия, имя, отчество, место проживания, телефон, должность, дата рождения и т. д.);
с ее помощью можно выполнять различного рода анализ, например, определять структуру кадров;
пользуясь хранящейся в ней информацией, можно быстро сформировать отчет.

2.2. Списки Excel как база данных

Приложение Microsoft Excel обладает богатыми встроенными средствами для обработки и анализа данных. Аналогом простой базы данных в Excel служить список.

Список - это группа строк таблицы, содержащая связанные данные.

Отличительной особенностью списка является то, что каждый его столбец содержит однотипные данные, например, перечень фамилий, дату рождения и т. д. (рис. 1).

Если провести аналогию между списком и табличной базой данных, то столбцы списка являются полями базы данных, а его строки - записями. Считается, что первая строка списка является его заголовком и содержит названия столбцов списка. Заголовок должен иметь на листе электронных таблиц горизонтальную ориентацию. Заголовки применяются Excel при составлении отчетов, а также при поиске и организации данных. Шрифт, размер шрифта, выравнивание и другие параметры форматирования, присвоенные заголовкам столбцов списка, должны отличаться от параметров, назначенных для строк данных. В списке не должно быть пустых строк и столбцов.

2.3. Проверка данных при вводе

Если с файлом работает сразу несколько пользователей, желательно контролировать тип вводимой ими информации и свести к минимуму ошибки ввода. В Excel выполнение подобных условий проверяется при помощи средства, которое называется проверкой ввода. Для этого надо:

2.4. Сортировка данных

Команда Сортировка позволяет переставить записи в другом порядке на основании значений одного или нескольких столбцов. Записи сортируются возрастанию/убыванию или по выбранному пользователю порядке (например, по дням недели).

Чтобы отсортировать список надо:

Установить курсор в ячейку списка.
Выполнить команду Сортировка на ленте Данные в группе Сортировка и Фильтр.
В диалоговом окне Сортировка выбрать поле, по которому будет происходить сортировка; тип сортировки (по значению, цвет ячейки, цвет шрифта, значок ячейки) и порядок (по возрастанию, убыванию, настраиваемый).

Примечание. Выбор настраиваемого порядка позволяет задать нестандартный порядок сортировки. Для этого надо в диалоговом окне Списки (рис. 2) выбрать НОВЫЙ СПИСОК, в поле Элементы списка ввести значения, образующие пользовательский порядок сортировки (например, АОП, ФЭО, ИВЦ, ИТО, МПО), после чего последовательно выбрать кнопки Добавить и ОК.

2.5. Промежуточные итоги в БД

Для организации списков используют команду Промежуточные итоги на ленте Данные в группе Структура, которая позволяет:

упорядочить список посредством группировки записей с выводом промежуточных итогов, средних значений или другой вспомогательной информации;
выводить итоговую сумму;
отображать список в виде структуры, что позволяет разворачивать и сворачивать разделы с помощью щелчка мыши.

Перед вызовом команды Итоги список обязательно надо отсортировать по полю, которое будет использоваться для группировки.

Режим структуры, в котором оказывается список после выполнения команды Итоги, позволяет просматривать различные части списка с помощью кнопок, расположенных на левом поле (рис. 3).

Рис. 3. Просмотр списка в режиме структуры

Кнопки, расположенные в верхнем левом углу, определяют количество выводимых уровней данных. Кнопки со значками "+" и "-" предназначены для свертывания \ развертывания отельных групп.

Чтобы удалить промежуточный и окончательные итоги, надо повторно выполнить команду Промежуточные итоги, а затем щелкнуть по кнопке Убрать все.

2.6. Автофильтр

Отфильтровать список - значит показать только те записи, которые удовлетворяют заданному критерию.

Чтобы установить или убрать автофильтр надо на ленте Данные в группе Сортировка и фильтр выбрать команду Фильтр. После этого нажать кнопку со стрелкой возле названия какого-либо поля, чтобы раскрыть список его элементов и выбрать отображаемые значения или задать условие отбора. На экране появятся только те записи, которые отвечают заданному условию. В случае необходимости можно продолжить фильтрацию, нажимая кнопки со стрелками на других полях.

Показать все записи по отфильтрованному полю, не убирая фильтр, можно выбрав в списке фильтра критерий Снять фильтр с….

Показать все записи по всем полям, не убирая фильтр, команда Очистить.

Для данных разного типа существуют дополнительные автофильтры, которые находятся в списке критериев Текстовые фильтры, Числовые фильтры, Фильтры по дате и т.д.

Если выделить какое-то числовое поле (например, Возраст), а в списке критериев выбрать Числовые фильтры, то появится список дополнительных фильтров (рис. 4), которые позволяют:

задать критерий в виде неравенства – критерии равно, не равно, больше, больше илиравно, меньше, меньшеилиравно, между;
вывести первые N значений – критерий Первые 10: после выбора в списке Числовых фильтров команду Первые 10…, необходимо в появившемся окне указать число значений (N), а также способ вычисления: количество элементов списка, % от количества элементов;
определить условие по среднему значению в указанном столбце – критерии Выше среднего, Ниже среднего;
самостоятельно задаваемый фильтр – критерий Настраиваемый фильтр.

Рис. 4. Дополнительные числовые фильтры

Настраиваемый фильтр позволяет задать критерии из одного или двух условий.

Простое условие состоит: из имени поля (атрибута); варианта условия (равно, не равно, больше, меньше, больше или равно, меньше или равно; начинается с, не начинается с, заканчивается на или не заканчивается на; содержит, не содержит); слова или числа для сравнения.

Сложное условие состоит из двух простых, соединенных союзами И или ИЛИ.

При написании значений в условиях сравнения в фильтрах можно использовать подстановочные знаки (Таблица 1).

Хотя в MS Office для создания обширных сложно связанных баз данных и последующей работы с ними предназначена программа Access, миллионы пользователей по всему миру предпочитают создавать простые (и не очень) базы данных в Excel. Причин этому несколько, и самая.

. главная из них – широчайшая распространенность, доступность и известность программы Excel, имеющей огромную аудиторию пользователей в отличие от программы Access, в которой работают в основном профессиональные программисты!

Если вы задумали вести дневник затрат на автомобиль, составить фильмотеку и управлять ей, вести учет выпускаемой продукции на работе, грамотно вести учет закупок и продаж в бизнесе, то вам неизбежно придется создавать базы данных и использовать при обработке данных разнообразные фильтры и генераторы всевозможных отчетов.

Этот пост открывает небольшой, но важный цикл коротких простых статей об азах грамотного хранения информации и способах обеспечения быстрого и удобного доступа к этим данным.

Адресован этот цикл статей в основном начинающим, но, возможно, он будет полезен и более опытным пользователям для систематизации и повторения ранее полученных знаний.

Чуть-чуть теории.

Обычная двухмерная таблица Excel, созданная с соблюдением некоторых определенных правил является таблицей базы данных.

Столбцы таблицы Excel – это поля базы данных, а строки – это записи базы данных.

Поле (столбец) содержит информацию об одном признаке для всех записей базы данных.

Расширяемая база данных – это таблица, в которую постоянно добавляются новые записи (строки) информации. При этом названия и количество полей (столбцов) остаются неизменными.

Все вышесказанное очень важно понимать, знать, и помнить!

Создавая таблицу базы данных в Excel, необходимо выполнять несколько важных правил, которые облегчат в будущем вашу жизнь при извлечении информации! Их нетрудно запомнить!

Основные правила создания базы данных в Excel.

1. Первая строка базы данных должна содержать заголовки столбцов!

2. Каждая последующая строка базы данных должна содержать хотя бы одну заполненную данными ячейку.

3. Не следует применять объединенные ячейки в пространстве таблицы базы данных!

4. Каждый столбец должен содержать только один тип данных – или текст, или числа, или даты!

5. Вокруг базы данных ячейки должны быть пустыми, либо это должен быть край рабочего пространства листа.

6. Необходимо присвоить диапазону базы данных имя.

7. Следует объявить диапазон базы данных списком.

Пример.

В качестве примера создадим небольшую учебную базу данных в Excel, представляющую записи информации о работе участка завода, выпускающего строительные металлоконструкции.

Начальник участка ведет базу данных в Excel. Он ежедневно вводит информацию о выпущенной продукции. Для чего он это делает и ответы, на какие вопросы может получить в будущем, мы узнаем в последующих статьях. А пока займемся созданием информационного пространства для хранения важных данных о производстве.

Загружаем программу MS Excel и приступаем к работе.

Написанный заголовок не будет находиться в области базы данных! Строка №6 не имеет отношения к таблице базы данных, обратите на это внимание.

2. В ячейки A7…F7 записываем заголовки столбцов – полей базы данных.

3. Далее построчно в ячейки A8…E17 заносим записи о выпуске металлоконструкций.

4. В ячейку F8 вписываем формулу: =D8*E8 и копируем ее в ячейки F9. F17 .

5. Присваиваем диапазону базы данных имя.

6. Объявляем диапазон базы данных списком.

База данных в Excel готова!

Итоги.

1. Объявленный список окаймлен синей жирной граничной линией.

2. На заголовки списка наложен автофильтр, кнопки которого появились в ячейках с заголовками столбцов.

3. В самом низу списка появилась пустая строка со звездочкой в начале, приглашающая добавить очередную запись в базу данных.

Итак, созданный список является автоматически расширяющейся базой данных в Excel с именем БД2. Можно продолжать наполнять ее информацией. По мере готовности к отгрузке изделий (в производстве металлоконструкций они называются отгрузочными марками или просто — марками) начальник участка должен делать очередные построчные записи .

Для получения информации о выходе новых статей и для скачивания файлов – примеров прошу Вас подписаться на анонсы в окне, расположенном в конце статьи или в окне вверху страницы.

Прошу уважающих труд автора скачивать файл после подписки на анонсы статей!

Читайте также: