Процесс контроля в менеджменте кратко

Обновлено: 05.07.2024

  • Для учеников 1-11 классов и дошкольников
  • Бесплатные сертификаты учителям и участникам

Тема: Сущность, виды, этапы контроля

1.Основные функции менеджмента: контроль

3.Этапы процесса контроля

1.Основные функции менеджмента: контроль

Контроль — это процесс обеспечения достижения организацией своих целей. Он представляет собой систему наблюдения и проверки соответствия процесса функционирования управляемой подсистемы принятым решениям, а также выработки определенных действий.

Сущностью контроля является выработка и осуществление эффективного и своевременного управляющего воздействия для обеспечения заданной эффективности достижения цели деятельности.

Существует три аспекта управленческого контроля:

-установление стандартов — точное определение целей, которые должны быть достигнуты в определенный отрезок времени. Оно основывается на планах, разработанных в процессе планирования;

- измерение того, что было достигнуто за период, и сравнение достигнутого с ожидаемыми результатами;

- подготовка необходимых корректирующих действий.

2. Виды контроля

Выделяют следующие виды контроля:

-предварительный контроль. Осуществляется до фактического начала работ;

-текущий контроль. Осуществляется непосредственно в ходе проведения работ;

-заключительный контроль. Одна из функций состоит в том, что контроль дает руководству информацию, необходимую для планирования.

Виды контроля представлены в табл.

По степени охвата объекта

Сплошной или выборочный

Нормальный или усиленный

По уровню субъекта контроля

Руководителем (предпочтителен) Специально назначенными для этого лицами (группой контроля, проверяющими)

Контроль является завершающим циклом основных управленческих функций менеджмента. Он представляет собой процедуру количественной и качественной оценки и учета результатов деятельности организации как объекта, последующее информирование по поводу отклонения действительных показателей от заданных либо их соответствия, а также анализ полученных сведений.

На основе данных, полученных в процессе контроля, формируется очередной этап планирования. Контроль успешно применяется для обеспечения исправной работы предприятия в долгосрочной перспективе и для решения оперативных задач.

Контроль в менеджменте, в соответствии с индивидуальными характеристиками, делится на следующие типы:

Осторожно! Если преподаватель обнаружит плагиат в работе, не избежать крупных проблем (вплоть до отчисления). Если нет возможности написать самому, закажите тут.

  • внутренний/внешний — по принадлежности субъекта к исследуемому бизнесу;
  • выборочный/общий — согласно масштабам реализации;
  • контрактный (договорной)/добровольный/уставной (законодательный) — по юридическим обязательствам;
  • кадровый/финансовый/технологический/материальный/исполнительный/результативный — в соответствии с предметом контроля;
  • оперативный/тактический/стратегический — согласно направленности действий;
  • специальный/нерегулярный/регулярный/экстренный — в соответствии с повторяемостью;
  • предварительный/текущий/заключительный — хронологически;
  • организационный/групповой/персональный — согласно выбранному управленческому уровню;
  • поэтапный/отслеживающий/результативный — по способу осуществления;
  • скрытый, гласный — по характеру реализации.

Процедура контроля может осуществляться как лицами, имеющими прямое или косвенное отношение к объекту, так и посторонними (независимыми) специалистами. Во втором случае процесс носит характер проверки.

В качестве субъектов контроля могут выступать: поставленные цели и их качество; действия, направленные на выполнение задач; соответствие прогнозируемых и реальных процессов; исполнительность персонала; взаимодействие руководства и подчиненных и т. д.

Как и любая другая функция управления, контроль нуждается в оценке результативности (максимально точного достижения запланированных целей) и эффективности (минимальных затрат бюджета предприятия на осуществление процедуры).

Признаки эффективно организованной контрольной функции менеджмента:

  • стратегическая направленность — внедрение и следование основным приоритетам организации;
  • целеустремленность — направленность на итоговый сбор информации, выявление проблем и формирование стандартов для эффективного решения бизнес-задач;
  • актуальность — постоянная оценка и анализ нужд предприятия на каждом конкретном этапе функционирования;
  • доступность — соразмерность задач с потребностями и возможностями исполняющего их персонала, взаимосвязанного с органами контроля;
  • адаптивность — гибкость и возможность приспосабливаться к внешним и внутренним изменениям;
  • своевременность характеристик, оценок и расчетов;
  • результативность — экономичность затрат на осуществление процедуры контроля;
  • ответственность — осуществление контроля не только руководящим составом, но и каждым работником в отдельности.

Цели и задачи контроля

Контроль как этап управленческой деятельности преследует следующие цели:

  • своевременное, всестороннее выявление недочетов, ошибок и нарушений в работе отдельных работников и целых подразделений;
  • формирование способов и путей решения выявленных проблем и последующее инструктирование, обучение персонала;
  • обобщение успешного опыта, структурирование его в систему и внедрение с целью совершенствования деятельности управленческого аппарата.

В соответствии с целями, которые необходимо достичь, контролирующее подразделение ставит перед собой следующие задачи:

  • диагностика функционирования организации на всех уровнях;
  • обратная связь с персоналом предприятия и его своевременное информирование о желательных результатах и путях их достижения, побуждение и мотивация;
  • изучение, организация и внедрение новаторских идей и успешного передового опыта.

Функции контроля

Функции контроля направлены на своевременное предупреждение возникновения кризисных ситуаций в штатной работе организации, что достигается путем сбора, анализа, принятия и внедрения решений в действия каждого ее подразделения. Главными инструментами при этом являются: наблюдение, проверка, учет и анализ.

Основные функции контроля в управлении организацией следующие:

  • проверочная — определение обоснованности (в том числе юридической) и целесообразности принятых решений, проверка их реализации с соблюдением технических, экологических, законодательных и прочих нормативов;
  • информационная — выявление, сбор, генерация и обработка сведений, касающихся фактического состояния и функционирования организации в целом и каждого ее подразделения в частности;
  • диагностическая — анализ и оценка реального положения дел внутри организации и на фоне конкурентов, выявление ключевых тенденций изменения состояния, возможных угроз и скрытых резервов;
  • прогностическая — создание основы для предположений о потенциальном развитии организации и возможных отклонениях от исходных заданных показателей;
  • коммуникативная — организация, совершенствование и поддержание обратной связи;
  • ориентирующая — концентрация внимания управленческого аппарата на самых важных объектах;
  • защитная — обеспечение сохранности наиболее важных для жизнедеятельности организации ресурсов;
  • стимулирующая — поощрение либо наказание персонала согласно результатам проведенных мероприятий;
  • корректирующая — на базе полученных результатов проверки преобразование состояния подразделений и поведения персонала до удовлетворяющего необходимым требованиям и характеристикам, либо обеспечение исправного функционирования в случае отклонения от начального курса без ущерба состоянию организации.

Основные этапы процедуры, список

Оперативный контроль в менеджменте представлен в трех формах, продиктованных последовательностью (этапом) исполнения.

Основные этапы управленческого контроля следующие:

  • предварительный — проверяющий объем и качество ресурсной базы, поступающей в организацию, прежде чем она станет частью системы производства;
  • текущий — предпринимаемый в ходе переработки ресурсов, принятых на предварительном этапе, в продукцию предприятия;
  • заключительный — сконцентрированный на результате деятельности организации. Осуществляется по итогам завершенного производственного процесса.

Первые два этапа эффективны в значительной степени, так как способны влиять на качество и верный курс производственного процесса. Важность заключительного этапа состоит в сборе информации, благодаря которой осуществляется планирование дальнейшей деятельности и формируется база поощрения сотрудников.

Классические этапы контроля

Процедура контроля осуществляется поэтапно, с соблюдением очередности ступеней реализации. Основные этапы процесса контроля:

  • 1-й этап — стандартизация, выработка эталона. На данном этапе осуществляется установка норм, требований, оптимальных показателей, с которыми будут сравниваться реальные результаты, достигнутые каждым подразделением в частности и организацией в целом;
  • 2-й этап — подготовка к реализации и конкретизация предмета контроля, сбор сведений, сортировка. Кроме того, в этот период возможно формирование временной группы подготовленных сотрудников, которые выполняют дифференцированные задачи. После ознакомления с материалом уточняются нормативы, и формируется план действий;
  • 3-й этап — измерение реальных результатов. Данная ступень крайне трудоемкая и часто вызывает затруднения. Она требует использования как качественных, так и количественных методов оценки, потому что некоторые виды деятельности невозможно подвергнуть фактическому изменению. Необходимо не только максимально точно подобрать единицы измерения, их частоту и скорость, но и определиться с масштабами контроля;
  • 4-й этап — сравнение полученных фактических результатов с установленными ранее стандартами с целью выявления отклонений. В итоге отмечается превышение, снижение или соответствие принятым в начале нормам. На данном этапе важным является определение допустимых отклонений, оказание помощи в устранении недостатков, формирование предложений для подготовки заключения;
  • 5-й этап — заключительный — подведение итогов, оценка и коррекция.

Затраты на осуществление контроля ни в коем случае не должны превышать его выгоду для предприятия, так как в этом случае незначительные отклонения перерастут в глобальные проблемы еще до обнаружения их контролирующими органами.

Не следует забывать об основной цели проведения процедуры контроля — увеличение эффективности работы, рентабельности и прибыли предприятия.

Заключительный этап в контроле, чем так важен

Заключительная стадия в процессе контроля основана на сведениях, полученных на предыдущих этапах. Она включает систематизированное подведение итогов, их оценку и формулирование корректирующих мероприятий. Причем после определения результатов возможна следующая схема развития:

  • в случае соответствия стандартам или допустимом отклонении от них — поддержание ранее принятого направления и формы деятельности предприятия;
  • в случае существенных отклонений от норм:
    • исправление фактических результатов, реализация корректирующего планирования;
    • изменение слишком заниженных либо завышенных стандартов.

    Основная цель заключительного этапа контроля — предотвращение ошибочных действий и решений в будущей работе предприятия. Его эффективность напрямую зависит от достоверности собранных и проанализированных сведений. По итогам процедуры контроля возможна не только корректировка внутренних механизмов фирмы, но и пересмотр контрактов и соглашений с партнерами в случае несоответствия изменениям.

    При реализации контроля как одного из важнейших инструментов менеджмента следует принимать во внимание человеческий фактор, то есть учитывать возможность негативного влияния процедуры на персонал. Необходимо разъяснить необходимость ее проведения, а также мотивировать сотрудников предприятия на содействие и предоставление максимально точных и правдивых сведений.

    Контроль является важнейшей функцией менеджмента, без которой невозможна реализация в полной мере всех других функций (планирования, организации, руководства и мотивации). Например, функция планирования должна непрерывно учитывать реальные возможности и меняющиеся условия работы и развития предприятия.

    Посредством контроля происходит обеспечение правильной оценки реальных ситуаций, создавая тем самым предпосылки для внесения корректив в планируемые показатели развития, как отдельных подразделений, так и всего предприятия. По этой причине контроль может выступать в качестве основного инструмента выработки политики и принятия решений, которые обеспечивают нормальное функционирование предприятий и достижение ими обозначенных перспективных и оперативных целей.

    Понятие и этапы контроля

    Понятие и этапы контроля включают в себя: сбор, обработку и анализ информации о реальных результатах хозяйственной деятельности всех отделов предприятия, сравнение этих показателей с плановыми, нахождение отклонений и анализ их причин, выработка мер, необходимых для достижения намеченной цели.

    В связи с этим понятие и этапы контроля рассматриваются не только в качестве фиксирования отклонений, но и как исследование причин отклонений и поиск возможных вариантов развития. Существование отклонений в одном из звеньев часто требует принятия срочных решений, которые относятся к оперативной деятельности конкретного отдела (подразделения) компании.

    Понятие контроля

    Этапы контроля

    Понятие и этапы контроля начинаются с определения стандартов, которые представляют собой поддающиеся измерению конкретные цели. Для эффективного менеджмента необходимо создание стандартов в виде показателей результативности объектов управления для всех основных сфер.

    Второй этап контроля включает в себя измерение фактически достигнутых результатов деятельности компании и ее сотрудников.

    На третьем этапе показатели функционирования и установленных стандартов приводят к сопоставлению, определяют масштабы допустимых отклонений от установленной нормы. Только существенные отклонения от установленного стандарта необходимо привести к корректирующему воздействию. К таким мерам можно отнести:

    1. Процесс изменения внутренних переменных систем,
    2. Модификацию стандартов,
    3. Невмешательство в функционирование систем.

    Заключительный этап в контроле

    На последнем этапе контроля происходит оценка результатов, при этом исполнители осуществляют корректирующие действия. На этой стадии необходимо руководствоваться сравнением, который сделан на предыдущем этапе.

    После проведения оценок возможны три варианта дальнейших действий:

    1. Поддерживать существующее положение в том случае, если достигнутые показатели находятся в соответствии со стандартами или отклонение от них допустимо.
    2. Исправлять отклонения фактических результатов от стандартных показателей.
    3. Изменить стандарты, которые показали себя либо слишком высокими, либо заниженными.

    При осуществлении процедуры контроля менеджеры должны в обязательном порядке учитывать поведение сотрудников. Контроль действий персонала может на них оказывать как отрицательное, так и положительное влияние. В некоторых ситуациях контроль может привести к выдаче неверной информации. В качестве результата контроля можно выделить три основных момента: формирование критериев и стандартов, определение настоящих результатов деятельности, сравнение реальных результатов с плановыми.

    Этапы процесса контроля

    Виды контроля

    Понятие и этапы контроля подразумевают несколько его видов. Предварительный контроль проводят до начала работ с помощью реализации определенной политики, процедур, правил и линии поведения. Важнейшим средством осуществления предварительного контроля в сфере финансовых ресурсов считается бюджет.

    Текущий контроль осуществляется в процессе проведения самих работ. Этот вид контроля проводят в качестве контроля работы подчиненных их непосредственным руководителем. Контроль не проводят в одно время с выполнением самих работ, он основан на изменении фактических результатов после осуществления работ.

    Заключительный контроль осуществляют после того, как работы закончены или истекает отведенное время.

    Примеры решения задач

    1) Процесс определения целей и путей их достижения,

    2) Процесс побуждения себя и других к деятельности,

    3) Система наблюдения и проверки соответствия достигнутых и желаемых результатов.

    Цель лекции: познакомить слушателей с практикой проведения функции контроля , описать основные виды контроля и этапы его проведения, представить требования.

    Контроль - процесс, обеспечивающий достижение системой поставленных целей и состоящий из трех основных элементов:

    • установление стандартов деятельности системы, подлежащих проверке;
    • измерение достигнутых результатов с ожидаемыми результатами;
    • корректировка управленческих процессов, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов.

    Контроль как функция менеджмента — это вид управленческой деятельности с целью удержания организации на выбранной траектории развития посредством сравнения показателей деятельности с установленными стандартами и принятия необходимых мер при отклонениях.

    В процессе управленческого контроля можно получить ответы на следующие вопросы:

    1. Чему мы научились?
    2. Что следует сделать иначе в следующий раз?
    3. В чем причина отклонений от намеченного?
    4. Какое воздействие оказал контроль на принятие решений?
    5. Было ли воздействие контроля позитивным или негативным?
    6. Какие выводы следует сделать для выработки новых целей?

    Управленческий контроль необходим, прежде всего, по следующим причинам:

    Неопределенность, сложность и динамичность организационной среды.

    Предупреждение возникновения кризисных ситуаций посредством обнаружения несоответствий и ошибочных действий до того, как они нанесут предприятию вред.

    Поддержание успеха путем сопоставления фактических результатов, плановых показателей и оценки темпа продвижения организации к намеченным целям.

    Управленческий контроль проводится по следующей технологии:

    1. Выбирается концепция контроля: система, процесс или частные проверки; предмет и цель контроля; контролирующий орган.
    2. Организуются цели контроля: целесообразность, правильность, регулярность и эффективность контроля.
    3. Нормы контроля: этические, правовые, производственные и пр.
    4. Методы контроля: предварительный, текущий и заключительный.
    5. Объемы и области контроля: полный, сплошной, эпизодический, выборочный, финансовый и пр.

    При проведении управленческого контроля следует руководствоваться следующими критериями:

    1. Эффективность контроля – определяется результативность, полезность контроля.
    2. Эффект влияния на людей – следует определить, что конкретно вызывает у работников предлагаемая технология контроля, а именно:положительные или негативные стимулы, стрессовые реакции и пр.
    3. Выполнение задач контроля – необходимо определить совпадения или отклонения в системе управления организацией; способствовать устранению отклонений; выработке эффективных решений.
    4. Определение границ контроля – контрольные мероприятия не должны осуществляться без ограничений. Длина контролируемых участков должна способствовать выявлению отклонений на самой ранней стадии. Необходимо соблюдать нормы контроля в соответствии с действующим законодательством.

    Управленческий контроль бывает предварительным, текущим и заключительным.

    Предварительный контроль осуществляется до фактического начала работ .

    Основным средством контроля является реализация определенных правил, процедур и линий поведения.

    Предварительный контроль используется в трех областях:

    1. Человеческие ресурсы.
    2. Материальные ресурсы.
    3. Финансовые ресурсы.

    Предварительный контроль принято делить на два вида: терапевтический и диагностический.

    Текущий контроль осуществляется в ходе проведения работ . Его объектом являются сотрудники организации.

    Для осуществления текущего контроля , аппарату управления необходима обратная связь . Все системы с обратной связью имеют цели, используют внешние ресурсы для внутреннего применения, следят за отклонениями от намеченных целей, корректируют отклонения для достижения этих целей.

    Заключительный контроль своей целью предполагает предотвращение ошибок в будущем.

    В рамках заключительного контроля обратная связь используется после того, как работа выполнена.

    Заключительный контроль позволяет:

    Во-первых – получить достоверную информацию для планирования в случае, если аналогичные работы предполагается проводить в будущем.

    Во-вторых – повысить мотивацию.

    Таким образом, процедура контроля проводится в три этапа:

    Этап А. Установление стандартов – конкретных целей, прогресс в отношении которых поддается измерению. На данном этапе производится выработка показателей результативности – определяется то, что должно быть получено для достижения поставленных целей.

    Этап B. Сравнение достигнутых результатов со стандартами. Устанавливается масштаб отклонений, используется принцип исключения, измеряются показатели, а также проводится своевременное информирование о стандартах и результатах.

    Этап C. Выбор подходящей линии поведения: ничего не предпринимать; установить отклонения; пересмотреть стандарты.

    Для того чтобы контроль был эффективным, к нему предъявляются следующие требования:

    1. Объяснить персоналу необходимость проводимого контроля.
    2. Обеспечить гибкость, т.е. выбрать наилучший при данных обстоятельствах "стиль контроля", в целях исключения неточности и деспотичности.
    3. Организация взаимосвязей процессов планирования и контроля с целью исключения использования непригодной информации.
    4. Ориентация контроля на результаты и задачи, стоящие перед организацией, и оценка эффективности контроля с точки зрения достижения целей и возможности осуществления стратегического планирования.
    5. Сформировать механизм контроля, соответствующий исследуемому виду деятельности.
    6. Контроль должен быть простым и основываться на несложных, но оригинальных методах.
    7. Общие затраты на систему контроля не должны превышать создаваемые ею преимущества.
    8. Следовательно, контроль экономически оправдан, если отношение затрат к планируемой прибыли остается достаточно низким.

    Краткие итоги

    В лекции представлено определение контроля как функции менеджмента, а также те основные вопросы, на которые можно получить в процессе проведения контроля.

    Представлена технология проведения контроля, а также критерии, которыми необходимо руководствоваться.

    Рассмотрены виды управленческого контроля (предварительный, текущий и заключительный).

    Определена процедура проведения контроля, которая заключается в установлении стандартов, сравнении достигнутых результатов со стандартами и выборе подходящей линии поведения.

    Для определения эффективности контроля в лекции также указаны основные требования.

    Читайте также: