Принципы присвоения регистрационного индекса кратко

Обновлено: 07.07.2024

Настоящий документ включен в перечень НПА, на которые не распространяется требование об отмене с 1 января 2021 г., установленное Федеральным законом от 31 июля 2020 г. N 247-ФЗ. Соблюдение обязательных требований, содержащихся в настоящем документе, оценивается при осуществлении государственного контроля (надзора), их несоблюдение может являться основанием для привлечения к административной ответственности

На основании Федерального закона от 17.07.1999 г. N 176-ФЗ "О почтовой связи" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1999, N 29, ст. 3697), постановления Правительства Российской Федерации от 26 июня 2004 г. N 311 "Об утверждении Положения о Министерстве информационных технологий и связи Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 27, ст. 2774) и постановления Правительства Российской Федерации от 30 июня 2004 г. N 320 "Об утверждении Положения о Федеральном агентстве связи" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 27, ст. 2783) приказываю:

1. Утвердить и ввести в действие прилагаемый Порядок присвоения почтовых индексов объектам почтовой связи организаций федеральной почтовой связи.

2. Федеральному агентству связи организовать работу по ведению базы данных почтовых индексов.

4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на Департамент государственной политики в области инфокоммуникационных технологий (Моисеева).

Регистрационный N 6205

Порядок
присвоения почтовых индексов объектам почтовой связи организаций федеральной почтовой связи
(утв. приказом Министерства информационных технологий и связи РФ
от 9 ноября 2004 г. N 26)

1. При принятии организацией федеральной почтовой связи (далее - ОФПС) решений о создании, размещении, изменении режима работы, ликвидации объектов почтовой связи для получения, изменения или изъятия почтового индекса объекта почтовой связи ОФПС представляет в Федеральное агентство связи следующий комплект документов:

данные об объекте почтовой связи (Приложение к данному Порядку);

обоснование необходимости предлагаемых изменений, включая расчет соответствия нормативам, утвержденным в установленном порядке, размещения в городах и сельской местности сети отделений и пунктов почтовой связи;

согласование предлагаемых изменений с органами государственной власти субъекта Российской Федерации в случаях, установленных законодательством Российской Федерации;

план работ по осуществлению предлагаемых изменений, включая мероприятия по обеспечению объектов почтовой связи именными вещами, вывесками, содержащими почтовые индексы объектов почтовой связи, информированию пользователей услугами почтовой связи о проводимых изменениях.

2. Федеральное агентство связи на основании документов, перечисленных в пункте 1 настоящего Порядка, в пятнадцатидневный срок с даты их поступления принимает решение о выдаче, изменении или изъятии почтового индекса объекта почтовой связи либо об отказе в осуществлении предлагаемых изменений и информирует ОФПС о принятом решении.

3. Основаниями для отказа в получении, изменении или изъятии почтового индекса объекта почтовой связи являются:

наличие неполного либо не соответствующего установленным требованиям комплекта документов, указанного в пункте 1 настоящего Порядка;

соблюдение нормативов, утвержденных в установленном порядке, размещения в городах и сельской местности сети отделений и пунктов почтовой связи при реализации предлагаемых изменений.

4. ОФПС по завершению работ по осуществлению предложенных изменений в течение трех рабочих дней письменно информирует Федеральное агентство связи для корректировки базы данных почтовых индексов объектов почтовой связи.

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение
к Порядку присвоения почтовых индексов
объектам почтовой связи организаций
федеральной почтовой связи

Данные об объекте почтовой связи

Открытого типа	Стационарное	Сезонное
Закрытого типа	Передвижное

Организация федеральной почтовой связи, принявшая решение о создании, размещении, изменении режима работы, ликвидации объектов почтовой связи для получения, изменения или изъятия почтового индекса объекта почтовой связи предоставляет в Россвязь комплект документов. На основании этих документов Россвязь в установленный срок принимает решение о выдаче, изменении или изъятии почтового индекса объекта почтовой связи либо об отказе в осуществлении предлагаемых изменений. Перечень документов определяет Порядок присвоения почтовых индексов объектам почтовой связи организаций федеральной почтовой связи.

Основаниями для отказа могут быть неполный либо не соответствующий установленным требованиям комплект документов, а также несоблюдение нормативов размещения в городах и сельской местности сети отделений и пунктов почтовой связи при реализации предлагаемых изменений.

Поскольку организационные функции по ведению базы данных почтовых индексов возложены на Россвязь, организации федеральной почтовой связи, произведя предложенные изменения, в течение 3 рабочих дней обязаны письменно проинформировать об этом Россвязь.

Приказ Министерства РФ по связи и информатизации от 9 ноября 2004 г. N 26 "О введении в действие Порядка присвоения почтовых индексов объектам почтовой связи организаций федеральной почтовой связи"

Регистрационный N 6205

Настоящий приказ вступает в силу по истечении 10 дней после дня его официального опубликования

Текст приказа опубликован в Бюллетене нормативных актов федеральных органов исполнительной власти от 27 декабря 2004 г. N 52, в "Российской газете" от 24 декабря 2004 г. N 286

Индексация документов в делопроизводстве – это проставление их порядковых (регистрационных) номеров и необходимых условных обозначений при регистрации, указывающих место их исполнения (составления) и хранения.

Регистрационный индекс документа регистрационный номер документа – цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

Индекс входящего, исходящего и внутреннего документа, как правило, состоит из индекса дела по номенклатуре и регистрационного номера документа, например: регистрационный номер 06–10/96 входящего документа включает:

· 06 – индекс структурного подразделения;

· 10 – номер соответствующего дела по номенклатуре;

· 96 – индивидуальный порядковый номер входящего документа, присвоенный ему при регистрации.

Исключением являются индексы распорядительных документов (постановлений, распоряжений, приказов по основной деятельности, приказов по личному составу и других документов), протоколов. Индексами распорядительных документов и протоколов являются их регистрационные номера, которые присваиваются самостоятельно в пределах каждого вида документов. Индексы заявлений и жалоб граждан могут быть дополнены
первой буквой фамилии автора документа.

На всех входящих документах проставляется регистрационный номер документа, фиксирующий факт и время поступления документа в организацию (учреждение). Место проставления штампа определено Примерной инструкцией.

Формы регистрации документов и порядок их заполнения

В практической деятельности в зависимости от объема документооборота в организации (учреждении) используют две формы регистрации документов: журналы и карточки. Возможна и третья форма регистрации: с использованием персонального компьютера – автоматизированная электронная

В небольших организациях (учреждениях) применяют разные журналы для регистрации входящих и исходящих документов.

Для регистрации всех категорий входящих, исходящих и внутренних документов более удобная форма карточная регистрации. Форма карточки – регистрационно-контрольная карточка, расположение в ней необходимых реквизитов для регистрации документа может быть определено в организации (учреждении) и утверждено в инструкции по делопроизводству.

Бланки регистрационно-контрольной карточки могут быть изготовлены как типографским способом, так и методом оперативной полиграфии на бумаге формата А5 (148х210 мм). Допускается цветовое различие карточек.

Количество экземпляров регистрационной карточки определяется числом справочных и контрольных карточек во всех структурных подразделениях и звеньях, в которых документ будет исполняться и контролироваться.

РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА

Лицевая сторона

ДАТА ОТПРАВКИ ДОКУМЕНТА

ДАТА ПОСТУПЛЕНИЯ ДОКУМЕНТА

ИНДЕКС (НОМЕР) ДОКУМЕНТА

КРАТКОЕ СОДЕРЖАНИЕ (ЗАГОЛОВОК) ДОКУМЕНТА

РЕЗОЛЮЦИЯ И КОМУ НАПРАВЛЕН ДОКУМЕНТ

Оборотная сторона

ОТМЕТКА ОБ ИСПОЛНЕНИИ

Рисунок 1. Примерный вид формы регистрационно-контрольной карточки

На верхнем поле регистрационно-контрольной карточки кружком обводят дату исполнения документа, взятую из резолюции. На нижнем поле есть графа для проставления фактического исполнения документа. Карточки помещают в контрольную картотеку.

Контрольную картотеку целесообразно разделить на
33 ячейки (рубрики): 31-я ячейка соответствует максимальному числу дней в месяц – в каждой ячейке хранятся карточки, срок исполнения которых заканчивается в этот день; в 32-й ячейке размещают карточки на документы, сроки исполнения которых наступят в следующем месяце; в 33-й ячейке располагают карточки на неисполненные в срок документы.

Наиболее рациональным ведением контрольных операций регистрации документов является использование персонального компьютера, который в заданном режиме устанавливает промежуточные сроки исполнения и выводит на экран номера документов в назначенный день для проведения над ними контрольных операций.

4. Контроль исполнения документов – совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

Организация контроля за исполнением документов должна обеспечивать их своевременное и качественное исполнение
(Рисунок 6.6).

Контроль осуществляется за наиболее важными входящими, исходящими и внутренними документами. Контроль за исполнением документов и содержащихся в них поручений осуществляют руководители учреждения, руководители структурных подразделений и уполномоченные ими лица. Непосредственный контроль за исполнением документов возлагается на службу документационного обеспечения управления организации (учреждения).

В структурных подразделениях организации (учреждения) контроль за исполнением документов осуществляет секретарь или лицо, ответственное за делопроизводство.

Технология контроля состоит из постановки документа на контроль, проверки своевременного доведения документа до исполнителя, предварительной проверки и регулирования хода исполнения, учета и обобщения результатов контроля исполнения документов, информирования руководителя организации (учреждения). Срок исполнения документа – срок, установленный нормативно – правовым актом, организационно – распорядительным документом или резолюцией.

Существует два вида срока исполнения документа: типовой и индивидуальный.

Типовой срок исполнения документа – срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом.

Индивидуальный срок исполнения документа – срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией.

Данные о ходе и результатах контроля за исполнением документов периодически анализируются. На основе анализа разрабатываются предложения по ускорению исполнения документов и повышению исполнительской дисциплины, совершенствованию организации контроля и управления в целом.

· 06 – индекс структурного подразделения;

· 10 – номер соответствующего дела по номенклатуре;

· 96 – индивидуальный порядковый номер входящего документа, присвоенный ему при регистрации.

Формы регистрации документов и порядок их заполнения

РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА

Лицевая сторона

ДАТА ОТПРАВКИ ДОКУМЕНТА

ДАТА ПОСТУПЛЕНИЯ ДОКУМЕНТА

ИНДЕКС (НОМЕР) ДОКУМЕНТА

КРАТКОЕ СОДЕРЖАНИЕ (ЗАГОЛОВОК) ДОКУМЕНТА

РЕЗОЛЮЦИЯ И КОМУ НАПРАВЛЕН ДОКУМЕНТ

Оборотная сторона

ОТМЕТКА ОБ ИСПОЛНЕНИИ

Рисунок 1. Примерный вид формы регистрационно-контрольной карточки

Существует два вида срока исполнения документа: типовой и индивидуальный.

Типовой срок исполнения документа – срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом.

При регистрации осуществляются два вида работ:

1. запись 12 реквизита для созданных и 31 реквизита для поступающих документов;

2. в учетной форме запись установленных сведений о документе;

– учет регистрируемых документов;

– постановка контроля исполнения;

– организация справочной работы;

– предоставление документу юридической силы;

Принципы:

1. Принцип целесообразности регистрации отдельных видов документов – выбор документов, которые необходимо регистрировать, наиболее важных для регистрации. Критерии важности: содержание, авторство, вид документа.

Регистрации подлежат документы, поступающие из министерства образования, др. вышестоящих органов, местных, государственных и общественных организаций, обращения депутатов Верховного Совета и местных советов, важнейшие внутренние документы, обращения граждан, договоры.

Часть малозначительной документации регистрации не подлежат.

В канцелярии разрабатывается перечень документов, не подлежащих регистрации и включается в качестве приложения к инструкции по делопроизводству.

2. Принцип централизации регистрации – осуществление регистрации в одном месте.

Централизация позволяет сократить затраты времени и денежных средств на проведение операции регистрации, но реализовать на практике этот принцип достаточно сложно.

Для крупных учреждений, в частности для университета, регистрация важнейшей внутренней документации и переписки руководства происходит в канцелярии, остальная документация – в структурных подразделениях.

3. Принцип однократности регистрации – один документ – один раз. Для университета документация, поступившая на имя руководства и передаваемая для исполнения руководству структурных подразделений сопровождается регистрационными карточками, в которых отражается порядок исполнения документа.

4. Принцип единообразия регистрационных форм – использование для регистрации входящих и исходящих документов единой регистрационной формы.

6. Принцип обязательности использования справочных материалов, таких как номенклатура дел, классификатор структурных подразделений, перечень документов, не подлежащих регистрации.

Фрагмент классификатора структурных подразделений

6.8.0. деканат ЭПФ д/о

6.8.1. деканат ЭПФ з/о

6.8.2. деканат ЭПФ уск/о

7.8.1. кафедра ИСУ

7.8.5. кафедра Экономической кибернетики

7. Принцип достаточной квалификации персонала, занимающегося регистрацией.

2. Формы регистрации документов

Журнальная – исторически наиболее ранняя форма, сохранившая свою актуальность для документов, требующих учета. Как правило, регистрационный номер этих документов состоит из порядкового номера. Журналы регистрации используются в кадровой службе (выдача трудовых книжек и др.). В университете журнальная форма используется на кафедрах при регистрации курсовых, контрольных, дипломных и др. работ, при выдаче дипломов.

Карточная – в основе карточка формата А5 или А6, на которой печатным способом нанесена установленная информация.

- дата поступления, индекс документа (если вход. – 31 реквизит., если исх. - нет);

- дата и индекс документа;

- краткое содержание (вид, заголовок к тексту);

- резолюция (кому направлен документ);

- отметка об исполнении;

- различные дополнительные сведения (кем подписан, объем документа и др.)

Автоматизированная – ведется с помощью специального программного обеспечения. При использовании автоматизированной формы регистрации сведения о документе вводятся в электронную регистрационно-контрольную карту (РКК), сохраняемую в базе данных. Совокупность реквизитов и вид РКК в разных программных системах могут быть различными, что определяется формами запросов, существующих в организации.

- быстрый поиск по любому реквизиту;

- автоматическое формирование разнообразных отчетов, сводок;

- автоматический контроль за исполнением;

- возможность одновременной регистрации на нескольких рабочих местах;

- возможность организации децентрализованной регистрации в структурных подразделениях с объединением сведений о всех документах в единой базе;

3. Индексация документов

По ДСТУ 2732-2004:

Регистрационный индекс – цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присвоенное служебному документу во время его регистрации.

Индексация – проставление при регистрации регистрационных номеров и необходимых условных обозначений, указывающих место их составления или исполнения и хранения.

По стандарту определены места расположения регистрационных индексов в реквизитах:

12 – для создаваемых;

13 – для ответных писем;

31 – для входящих;

Правила индексации:

2. Неизменность системы индексов;

3. Регистрационный индекс входящих, исходящих и внутренних документов как правило состоит из порядкового или регистрационного номера документа и индекса дела по номенклатуре, отделяемых друг от друга наклонной чертой. В свою очередь индекс дела по номенклатуре состоит из условного кода структурного подразделения и номера дела по номенклатуре, отделяемых друг от друга наклонной чертой:

511 – порядковый номер;

01-06 – индекс дела по номенклатуре дел;

01 – код структурного подразделения;

06 – номер по номенклатуре;

4. Регистрационный индекс обращений граждан включает порядковый номер в пределах данной группы и первую букву фамилии автора и индекс по номенклатуре дел, где код структурного подразделения указывает место исполнения:

5. Индексация внутренних распорядительных документов осуществляется раздельно по каждому виду. Регистрационным индексом данной категории документов является порядковый номер в своей группе.

6. Документы, издаваемые совместно несколькими организациями имеют сложный индекс, состоящий из разделенных косой чертой индексов, присвоенных документу каждой организацией:

7. Особенности индексации служебных документов в ДонНУ

7.1. Особенности регистрации приказов в университете связаны с тем, что приказы подлежат централизованной регистрации в канцелярии университета, а также хранение подлинных тоже осуществляет канцелярия. Регистрационный индекс состоит из двух частей: порядковый номер в пределах своей группы и порядковый номер по номенклатуре дел в канцелярии.

Примеры регистрационных индексов приказов ДонНУ

345/06 – регистрационный индекс приказа ректора по личному составу сотрудников университета с порядковым номером 345

125/05 – регистрационный индекс приказа ректора по основной деятельностис порядковым номером 125.

7.2. Индексация входящих писем.

18/01-04 – письмо Минвуза на имя ректора

26/01-26/7.8.1. – письмо в минобразования по вопросу основной деятельности от кафедры ИСУ (26 – переписка МОН по вопросу основной деятельности)

4. Основной справочной работы выступает справочная картотека, включая РКК. Справочная работа заключается, как правило, в удовлетворении 2х видов запросов: где, у кого, в какой стадии работы находится тот или иной документ; в каких документах можно найти информацию по интересующему вопросу.

В связи со значительными объемами документированной информации, образующейся в деятельности органов исполнительной власти, необходимо осуществлять ее систематизацию по одному или нескольким признакам классификации. Классификация документов должна являться обязательной основой для их индексирования. Однако на практике во многих органах исполнительной власти субъектов РФ до сих пор применяются традиционные методы регистрации и включения документов в информационные ресурсы, которые не позволяют сформировать эффективную информационно-поисковую систему.

В целях осуществления индексирования документированной информации необходимо разработать классификационную схему. Классификационная схема представляет собой основу для разработки системы индексирования документов, целью которой должно являться отражение необходимого и достаточного состава информации о них.

Для того чтобы классификационная схема стала средством для создания эффективной системы хранения и инструментом обработки информации, ее поиска и информационного обмена, она должна быть дополнена системой условных обозначений, присваиваемых объектам и классификационным группам. Такие обозначения принято называть индексами, а процесс их присвоения объектам классификации — индексированием.1

Реквизитом документов, который отражает классификационную схему и позволяет идентифицировать его в информационном массиве, является регистрационный индекс. Регистрационные индексы присваиваются им с целью учета и включения в информационно-поисковую систему. При этом индекс должен достаточно полно отражать все классификационные характеристики. На основании анализа инструкций по делопроизводству органов исполнительной власти регионов РФ2 рассмотрим, каким образом на практике происходит формирование регистрационных индексов основных управленческих документов.

Анализ начнем с правовых актов высшего должностного лица и высшего органа исполнительной власти субъекта РФ.

Основным видом нормативного правового документа является постановление, которым оформляются решения Губернатора (Главы администрации), Правительства (Администрации) субъекта РФ в пределах их компетенции, направленные на установление, изменение, отмену правовых норм. Также постановлениями оформляются решения о назначении или освобождении от занимаемой должности руководителей структурных подразделений администрации, исполнительных органов государственной власти.

В соответствии с таблицей 1 при регистрации постановлений органов исполнительной власти (ОИВ) в большинстве случаев к порядковому номеру документа добавляют литерное обозначение, соответствующее наименованию его вида. На практике все чаще встречается добавление к порядковому номеру документа и номера заседания (в соответствии с протоколом заседания), на котором приняли данное постановление.

Таблица 1. Регистрационные номера постановлений ОИВ

Основа присвоения

регистрационного индекса

Регистрационный индекс

Орган исполнительной власти

Порядковый номер, обозначение вида документа, автора и номера заседания (протокола).

Администрация Архангельской области

Порядковый номер, обозначение вида документа

Правительство Ханты-Мансийского автономного округа

№ 17-пп (постановления, принятые коллегиально)

Правительство Оренбургской области

Правительство Саратовской области

Порядковый номер с добавлением номера заседания

Правительство Московской области

Порядковый номер в рамках календарного года

Правительство Кировской области

Администрация Краснодарского края

Более подробно рассмотрим регистрационные индексы распоряжений высших органов исполнительной власти субъектов РФ, которые имеют общие черты с регистрационными индексами постановлений и свои особенности в зависимости от разновидности распоряжения (см. табл. 2).

Таблица 2. Состав информации в регистрационных номерах

распоряжений высших ОИВ

Основа присвоения

регистрационного индекса

Регистрационный индекс

Наименование высшего исполнительного органа

Порядковый номер, добавление буквенного обозначения и номера протокола

Администрация Архангельской области

№ 11-53-пр (принятые на заседаниях Правительства)

Правительство Ульяновской области

Порядковый номер, обозначение вида документа и наименование органа

Правительство Ханты-Мансийского автономного округа

Правительство Саратовской области

Администрация Астраханской области

№ 46-пр (принятые в рабочем порядке)

Правительство Ульяновской области

Порядковый номер с добавлением литеры вида документа

Правительство Московской области

Администрация Краснодарского края

Правительство Республики Чечня

Номер в период календарного года

Правительство Кировской области

Правительство Свердловской области

Примеры, представленные в таблицах, свидетельствуют о том, что регистрационный номер распоряжения, состоящий из его порядкового номера, обозначения автора и наименования вида документа, является наиболее распространенным (Правительство Ханты-Мансийского автономного округа, Правительство Саратовской области, Администрация Астраханской области).

В ряде случаев регистрационный индекс включает только порядковый номер документа и обозначение его вида (Правительство Московской области, Администрация Краснодарского края, Правительство Республики Чечня). Учитывая тот факт, что принятие распоряжений находится и в полномочиях высшего должностного лица (губернатора, главы администрации), следует признать, что применяемая индексация не отображает всех необходимых поисковых признаков.

Что касается наличия в регистрационном номере распоряжения только его порядкового номера в рамках календарного года (Правительство Кировской, Свердловской областей), то в данном случае не приходится говорить о формировании эффективной поисковой системы по правовым документам данного субъекта.

Структура регистрационного номера распоряжения высшего должностного лица органа исполнительной власти (ВДЛ ОИВ) практически аналогична рассмотренной выше (см. табл. 3).

Читайте также: