Приказ об утверждении положение об архиве школы

Обновлено: 04.07.2024

1. Утвердить Положение об архиве организации-источника комплектования государственного архива в администрации муниципального образования Советское городское поселение Советского района Кировской области.

2. Контроль за исполнением данного распоряжения возложить на ведущего специалиста Муратову Т.А.

Глава администрации муниципального

образования Советское городское

поселение Н.А. Малков

Утверждено
распоряжением администрации
муниципального образования Советское

городское поселение Советского

района Кировской области
от 21.03.2018 № 27

ПОЛОЖЕНИЕ ОБ АРХИВЕ АДМИНИСТРАЦИИ муниципального образования Советское городское поселение Советского района Кировской области

1. Общие положения.

Документы администрации муниципального образования Советское городское поселение Советского района Кировской области, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, по истечении сроков их временного хранения подлежат передаче на постоянное хранение в архив Советского муниципального района.

В соответствии с п. 17 ч. 1 ст. 14 Федерального закона от 06.10.2003 N 131-ФЗ (ред. 30.03.2015) "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" до передачи на государственное хранение документы временного срока хранения до момента их уничтожения, а также документы по личному составу хранятся в администрации муниципального образования Советское городское поселение временно в пределах, установленных ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Администрация муниципального образования Советское городского поселение (далее - Администрация) обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов, образующихся в процессе деятельности администрации. В соответствии с правилами, устанавливаемыми Государственной архивной службой Российской Федерации, обеспечивает своевременную передачу этих документов на государственное хранение в архив Советского муниципального района Кировской области.

Для хранения, учета, использования, отбора, упорядочения и подготовки к передаче на государственное хранение документов, имеющих историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, образующихся в процессе деятельности администрации создается архив. Администрация обеспечивает архив необходимым помещением и оборудованием. Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся силами и за счет бюджета администрации. Организация работы архива администрации возлагается на ответственного специалиста за архив. Ответственный за архив назначается главой городского поселения.

Контроль за деятельностью архива администрации городского поселения осуществляет глава городского поселения. В своей работе архив администрации руководствуется законодательством Российской Федерации, законодательством Кировской области, муниципальными правовыми актами администрации городского поселения, правилами и другими нормативно-методическими документами районного архива, и настоящим Положением.

Архив работает по планам и номенклатуре, утвержденным главой городского поселения под его контролем и отчитывается перед ним в своей работе.

Организационно-методическое руководство деятельностью архива администрации осуществляет архив Советского муниципального района.

2. Состав документов архива.

2.1. В архив поступают следующие документы:

2.2. Законченные делопроизводством документы постоянного срока хранения, образовавшиеся в процессе деятельности администрации городского поселения и городской Думы; документы временного срока хранения, необходимые в практической деятельности; документы по личному составу.

2.3. Документы, регламентирующие работу администрации и порядок работы архива.

2.4. Справочные и отчетные документы по работе администрации.

3. Задачи архива.

3.1. Основными задачами архива являются:

3.2. Комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения.

3.3. Учет, контроль за обеспечением сохранности, создание документов архива, использование документов хранящихся в архиве.

3.4. Подготовка и своевременная передача документов на хранение в архив Советского муниципального района с соблюдением требований действующего законодательства.

3.5. Осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве администрации городского.

4. Функции архива.

4.1. В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции:

4.2. Организует работу по составлению номенклатуры дел администрации городского поселения и городской Думы.

4.3. Осуществляет проверку правильности формирования и оформления дел специалистами администрации городского поселения.

4.4. Составляет и направляет на согласование в архив Советского района опись №1 (дел постоянного хранения), опись №2 (дел по личному составу), для последующего предоставления на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии.

4.5. Осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность документов, находящихся на ведомственном хранении, и периодически организует проверку наличия и состояния дел.

4.6. Организует подготовку и своевременную передачу архивных документов постоянного срока хранения по описи №1 в архив Советского муниципального района Кировской области в соответствии с утвержденным графиком передачи дел.

4.7. В установленном порядке проводит работу по уничтожению документов с истекшими сроками хранения.

4.8. Информирует главу и специалистов администрации городского поселения о составе и содержании документов архива; выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного или научного использования; исполняет запросы социально-правового характера физических и юридических лиц, в установленном порядке выдает архивные копии документов и архивные справки; ведет учет использования документов, хранящихся в архиве.

4.9. Ежегодно представляет в архив Советского муниципального района Кировской области сведения о составе и объеме документов постоянного хранения и по личному составу, находящихся на ведомственном хранении (паспорт архива), в порядке, определенном Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

5.1. Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:

5.2. Контролировать выполнение установленных правил работы с документами в администрации городского поселения.

5.3. Требовать от специалистов администрации городского поселения своевременной передачи в архив документов в упорядоченном состоянии.

5.4. Запрашивать от работников структурных подразделений сведения, необходимые для работы архива.

6. Ответственность за работу архива.

6.1. Ответственный за архив совместно с главой городского поселения несет ответственность за несоблюдение условий обеспечения сохранности документов, утрату и несанкционированное уничтожение документов, а также за надлежащее и своевременное выполнение функций, предусмотренных настоящим Положением.

постановляет:

1. Утвердить Положение об архиве Администрации муниципального образования Мужевское согласно приложению к настоящему постановлению.

5. Контроль за исполнением настоящего постановления оставляю за собой.

И. о. Главы Администрации А.В. Цапыгин

от 14 сентября 2015 г. № 210

ПОЛОЖЕНИЕ ОБ АРХИВЕ

АДМИНИСТРАЦИИ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

МУЖЕВСКОЕ

1.1. Документы Администрации муниципального образования Мужевское (далее – Администрация), имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, относящиеся к Архивному фонду Российской Федерации, являются муниципальной собственностью и подлежат передаче на постоянное хранение в отдел по делам архивов (муниципальный архив) Администрации муниципального образования Шурышкарский район (далее – муниципальный архив).

1.2. Администрация обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в процессе ее деятельности. В соответствии с правилами, устанавливаемыми Федеральным архивным агентством, Администрация обеспечивает своевременную передачу этих документов на постоянное хранение.

Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся силами и за счет Администрации.

За утрату и порчу документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в процессе деятельности Администрации, должностные лица Администрации несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

1.3. В Администрации для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на постоянное хранение создается архив, назначается ответственный за архив Администрации.

Администрация обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием.

1.4. В своей работе Администрация руководствуется:

- Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 № 558;

- Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002;

1.5. Положение об архиве Администрации разрабатывается сотрудником, ответственным за ведение архива на основании Примерного положения, утвержденного приказом Комитета по делам архивов при Правительстве Российской Федерации от 18 августа 1992 г. № 176, утверждается и вводится в действие постановлением Администрации после согласования ЭПК службы по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа (далее – ЭПК, служба).

1.6. Контроль за деятельностью архива осуществляет Глава муниципального образования.

1.7. Организационно-методическое руководство деятельностью архива Администрации осуществляет муниципальный архив.

В архив поступают: законченные делопроизводством Администрации документы постоянного хранения, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу, научно-справочный аппарат к документам архива.

3.1. Основными задачами архива являются:

3.1.1. комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом II настоящего Положения;

3.1.2. учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата к документам архива, использование документов, хранящихся в архиве;

3.1.3. подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в муниципальный архив с соблюдением требований, устанавливаемых Федеральным архивным агентством;

3.1.4. осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве Администрации.

3.2. В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции:

3.2.1. принимает документы, обработанные в соответствии с установленными правилами, после завершения делопроизводством, учитывает и хранит их;

3.2.2. в соответствии с графиком, утвержденным в установленном порядке, предоставляет описи на рассмотрение ЭПК, осуществляет прием в архив Администрации документов постоянного хранения, образовавшихся в деятельности структурных подразделений, документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимых в практической деятельности, документов по личному составу;

3.2.3. осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел, периодически (не реже 1 раза в 5 лет) организует проверку наличия дел в архиве;

3.2.4. организует использование документов:

- информирует руководство и работников Администрации о составе и содержании документов архива;

- выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного использования, для работы в помещении архива;

- исполняет запросы организаций и заявления граждан об установлении трудового стажа и другим вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки;

- ведет учет использования документов, хранящихся в архиве;

3.2.5. проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе экспертной комиссии Администрации, участвует в составлении актов о выделении к уничтожению документов в связи с истечением сроков их хранения;

3.2.6. оказывает методическую помощь структурным подразделениям в составлении номенклатуры дел Администрации, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве структурных подразделений Администрации, а также подготовку дел к передаче в муниципальный архив;

3.2.7. подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в муниципальный архив дела постоянного хранения;

3.2.8. участвует в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению Администрации;

3.2.9. ежегодно к 1 декабря составляет сведения о составе и объеме документов по установленной форме (паспорт архива), 1 раз в 3 года паспорт архива предоставляется в службу;

3.2.10. осуществляет комплекс мер по созданию и соблюдению нормативных условий хранения документов (температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический, противопожарный, охранный режим хранения);

3.2.11. обеспечивает соблюдение режима хранения, учета и использования документов, содержащих сведения конфиденциального характера.

Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:

4.1. контролировать выполнение установленных правил работы с документами в Администрации;

4.2. запрашивать в Администрации сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач и функций.

5.1. Ответственность за выполнение возложенных на архив задач и функций несет сотрудник, назначенный распоряжением Администрации ответственным за ведение архива в Администрации

5.2. Обязанности и ответственность сотрудника, назначенного ответственным за ведение архива Администрации, определяются должностной инструкцией, утвержденной в установленном порядке.

от 11 апреля 2018 года N 42

Примерное положение об архиве организации

I. Общие положения

1. Примерное положение об архиве организации (далее - Примерное положение) разработано в соответствии с подпунктом 8 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. N 293 "Вопросы Федерального архивного агентства" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, N 26, ст.4034).

2. Примерное положение распространяется на архивы организаций, выступающих источниками комплектования государственных, муниципальных архивов (далее - Архив организации).

3. Архив организации создается на правах структурного подразделения, осуществляющего хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности организации, а также подготовку документов к передаче на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив, источником комплектования которого выступает организация.

4. Организация разрабатывает положение об Архиве организации. Положение об Архиве организации подлежит согласованию на предмет соответствия его Примерному положению с учетом состава документов, находящихся на хранении и подлежащих хранению в Архиве организации.

Организации, выступающие источниками комплектования федеральных государственных архивов, согласовывают положение об архиве организации с федеральным государственным архивом; организации, выступающие источниками комплектования государственных архивов субъектов Российской Федерации, муниципальных архивов, - с уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела или с государственным архивом субъекта Российской Федерации, муниципальным архивом в случае наделения их соответствующими полномочиями.

После согласования положение об Архиве организации утверждается руководителем организации.

5. Архив организации в своей деятельности руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст.4169; 2006, N 50, ст.5280; 2007, N 49, ст.6079; 2008, N 20, ст.2253; 2010, N 19, ст.2291, N 31, ст.4196; 2013, N 7, ст.611; 2014, N 40, ст.5320; 2015, N 48, ст.6723; 2016, N 10, ст.1317, N 22, ст.3097; 2017, N 25, ст.3596; 2018, N 1, ст.19), законами, нормативными правовыми актами Российской Федерации, субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела и делопроизводства, правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, локальными нормативными актами государственного органа.

II. Состав документов Архива организации

6. Архив организации хранит:

а) документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документы по личному составу, образовавшиеся в деятельности организации;

б) документы постоянного хранения и документы по личному составу фонда(ов) организаций - предшественников (при их наличии);

в) архивные фонды личного происхождения (при их наличии);

г) фонд пользования (архива) (при наличии);

д) справочно-поисковые средства к документам и учетные документы Архива организации.

III. Задачи Архива организации

7. К задачам Архива организации относятся:

7.1. Организация хранения документов, состав которых предусмотрен главой II Примерного положения.

7.2. Комплектование Архива организации документами, образовавшимися в деятельности организации.

7.3. Учет документов, находящихся на хранении в Архиве организации.

7.4. Использование документов, находящихся на хранении в Архиве организации.

7.5. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив.

7.6. Методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел в структурных подразделениях организации и своевременной передачей их в Архив организации.

IV. Функции Архива организации

8. Архив организации осуществляет следующие функции:

8.1. Организует прием документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности организации, в соответствии с утвержденным графиком.

8.2. Ведет учет документов и фондов, находящихся на хранении в Архиве организации.

8.3. Представляет в государственный (муниципальный) архив учетные сведения об объеме и составе хранящихся в архиве организации документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с порядком государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

8.4. Систематизирует и размещает документы, поступающие на хранение в Архив организации, образовавшиеся в ходе осуществления деятельности организации.

8.5. Осуществляет подготовку и представляет:

а) на рассмотрение и согласование экспертной комиссии организации описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

б) на утверждение экспертно-проверочной комиссии федерального государственного архива или уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела (далее - ЭПК архивного учреждения) описи дел постоянного хранения;

в) на согласование ЭПК архивного учреждения или государственного архива субъекта Российской Федерации (муниципального архива), в случае наделения его соответствующими полномочиями, описи дел по личному составу;

г) на согласование ЭПК архивного учреждения или государственного архива субъекта Российской Федерации (муниципального архива), в случае наделения его соответствующими полномочиями, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

д) на утверждение руководителю организации описи дел постоянного хранения, описи временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе описи дел по личному составу, акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов, утвержденные (согласованные) ЭПК или государственным архивом субъекта Российской Федерации (муниципальным архивом) в случае наделения его соответствующими полномочиями.

8.6. Организует передачу документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив.

8.7. Организует и проводит экспертизу ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, находящихся на хранении в Архиве организации в целях отбора документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению.

8.8. Проводит мероприятия по обеспечению сохранности документов, находящихся на хранении в Архиве организации.

8.9. Организует информирование руководства и работников организации о составе и содержании документов Архива организации.

8.10. Информирует пользователей по вопросам местонахождения архивных документов.

8.12. Исполняет запросы пользователей, выдает архивные копии документов, архивные выписки и архивные справки.

В соответствии с частью 2 статьи 13 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст.4169; 2006, № 50, ст.5280; 2007, № 49, ст.6079; 2008, № 20, ст.2253; 2010, № 19, ст.2291, № 31, ст.4196; 2013, № 7, ст.611; 2014, № 40, ст.5320; 2015, № 48, ст.6723; 2016, № 10, ст.1317, № 22, ст.3097; 2017, № 25, ст.3596; 2018, № 1, ст.19), подпунктом 8 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. № 293 "Вопросы Федерального архивного агентства" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, № 26, ст.4034),

от 11 апреля 2018 года № 42

Примерное положение об архиве организации

I. Общие положения

Примерное положение об архиве организации (далее - Примерное положение) разработано в соответствии с подпунктом 8 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. № 293 "Вопросы Федерального архивного агентства" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, № 26, ст.4034).
Примерное положение распространяется на архивы организаций, выступающих источниками комплектования государственных, муниципальных архивов (далее - Архив организации).
Архив организации создается на правах структурного подразделения, осуществляющего хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности организации, а также подготовку документов к передаче на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив, источником комплектования которого выступает организация.
Организация разрабатывает положение об Архиве организации. Положение об Архиве организации подлежит согласованию на предмет соответствия его Примерному положению с учетом состава документов, находящихся на хранении и подлежащих хранению в Архиве организации.

После согласования положение об Архиве организации утверждается руководителем организации.

Архив организации в своей деятельности руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст.4169; 2006, № 50, ст.5280; 2007, № 49, ст.6079; 2008, № 20, ст.2253; 2010, № 19, ст.2291, № 31, ст.4196; 2013, № 7, ст.611; 2014, № 40, ст.5320; 2015, № 48, ст.6723; 2016, № 10, ст.1317, № 22, ст.3097; 2017, № 25, ст.3596; 2018, № 1, ст.19), законами, нормативными правовыми актами Российской Федерации, субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела и делопроизводства, правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, локальными нормативными актами государственного органа.

Подпункт 2 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22.06.2016 № 293 "Вопросы Федерального архивного агентства" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, № 26, ст.4034).

II. Состав документов Архива организации

6. Архив организации хранит:

в) архивные фонды личного происхождения (при их наличии);

г) фонд пользования (архива) (при наличии);

д) справочно-поисковые средства к документам и учетные документы Архива организации.

III. Задачи Архива организации

7.1. Организация хранения документов, состав которых предусмотрен главой II Примерного положения.

7.2. Комплектование Архива организации документами, образовавшимися в деятельности организации.

7.3. Учет документов, находящихся на хранении в Архиве организации.

7.4. Использование документов, находящихся на хранении в Архиве организации.

IV. Функции Архива организации

8. Архив организации осуществляет следующие функции:

8.2. Ведет учет документов и фондов, находящихся на хранении в Архиве организации.

Подпункт 11 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22.06.2016 № 293 "Вопросы Федерального архивного агентства" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, № 26, ст.4034).

8.5. Осуществляет подготовку и представляет:

8.10. Информирует пользователей по вопросам местонахождения архивных документов.

8.12. Исполняет запросы пользователей, выдает архивные копии документов, архивные выписки и архивные справки.

8.13. Ведет учет использования документов Архива организации.

8.14. Создает фонд пользования Архива организации и организует его использование.

8.15. Осуществляет ведение справочно-поисковых средств к документам Архива организации.

8.16. Участвует в разработке документов организации по вопросам архивного дела и делопроизводства.

8.17. Оказывает методическую помощь:

а) службе делопроизводства организации в составлении номенклатуры дел, формировании и оформлении дел;

б) структурным подразделениям и работникам организации в подготовке документов к передаче в Архив организации.

V. Права Архива организации

9. Архив организации имеет право:

а) представлять руководству организации предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в Архиве организации;

б) запрашивать в структурных подразделениях организации сведения, необходимые для работы Архива организации;

в) давать рекомендации структурным подразделениям организации по вопросам, относящимся к компетенции Архива организации;

г) информировать структурные подразделения организации о необходимости передачи документов в Архив организации в соответствии с утвержденным графиком;

д) принимать участие в заседаниях Центральной экспертно-проверочной комиссии при Федеральном архивном агентстве, ЭПК архивного учреждения.

Для улучшения и ускорения работы сайта в Ваших интересах мы используем куки (сookies)

Используя наш веб-сайт, Вы подтверждаете свое согласие с условиями использования куки (сookies) Подробнее

Читайте также: