Приказ о списании бланков строгой отчетности в школе образец

Обновлено: 05.07.2024

Списание бланков строгой отчетности — это гашение документов по установленным правилам. Как только заканчивается срок хранения БСО, их следует уничтожить. Процедура утилизации подразумевает оформление специальных документов — приказа и акта.

Чем регулируется списание БСО

В приказе Минфина № 52н от 30.03.2015 (редакция от 15.06.2020) закреплено, как списать бланки строгой отчетности в бюджетном учреждении в 2021 году, но эти правила применяют и коммерческие предприятия, и НКО. По правилам, унифицированные первичные документы и бланки хранятся в организациях минимум 5 лет. Конкретные сроки хранения каждого регистра приведены в приказе Росархива № 236 от 20.12.2019 .

К БСО относят различные документы бухгалтерского, налогового и кадрового учета. Вот некоторые из бланков:

листки нетрудоспособности;
кассовая документация;
квитанции;
абонементы;
талоны;
путевки и билеты;
трудовые книжки и вкладыши;
дипломы;
удостоверения.

Отчетные бланки запрещено гасить безосновательно: списание БСО после уничтожения осуществляется только в двух случаях. Основания приведены в нормативном регламенте:

Окончание срока хранения бланков строгой отчетности. Регистры уничтожают после завершения установленного периода сохранности.
Чрезвычайные ситуации. Бланки списывают, если они утеряны, украдены или испорчены.

Если ответственный специалист обнаружил ошибку или неточность, бланк корректируют (при необходимости), но не списывают. Уничтожают ошибочный БСО только после окончания его срока хранения. В отношении списанных форм действует определенное правило: на нем должны читаться название документа и организации, серия и номер, основные реквизиты компании.

Как списать бланки

В Методических рекомендациях из приказа № 52 указано, как правильно списать неиспользованные бланки строгой отчетности, — составить акт. Гашение бланков строгой отчетности актируют по унифицированной форме: ее номер по ОКУД — 0504816. Акт обязателен для всех учреждений госсектора. Коммерческие организации используют форму 0504816 или разрабатывают собственный документ. Его следует закрепить в учетной политике.

Вот инструкция, как списать БСО в оперативном управлении в 2021 году:

Издать приказ по учреждению.
Собрать комиссию, которая займется процедурой списания. Назначить председателя комиссии.
Определить необходимость списания БСО. Проверить их надлежащее использование в организации. Для проверки комиссия изучает копии квитанций, корешки БСО и журналы их выдачи. Кроме того, проверяется книга по учету строгой отчетности 0504045, сверяются подписи работников и других получателей регистров.
Составить акт по факту проверки. Подписать у всех членов комиссии.
Уничтожить бланки. Все испорченные и ненужные регистры сжигают.

Акт о списании — унифицированная форма, которая заполняется поэтапно. В нем указывают название, ИНН, КПП и ОКПО организации. Обязательно прописывают аналитический счет списания БСО. Затем перечисляется состав комиссии и основание для ее формирования — приказ, его номер и дата.

Перечень списываемых и уничтожаемых БСО приводится в таблице. Исполнитель вносит серию, номер, причину списания, дату и способ утилизации. Акт подписывает руководитель и члены комиссии. Вносить исправления в форму 0504816 нельзя.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как списать испорченные бланки трудовых книжек. Используйте эти инструкции бесплатно.

Актуальный образец, как списать испорченные бланки строгой отчетности в 2021 году:

О списании бланков строгой отчетности

На основании истечения срока давности хранения бланков строгой отчетности, составляющего 5 лет,

1. Создать комиссию для списания бланков строгой отчетности в составе:

Председатель: Петров Порфирий Петрович (генеральный директор).

Участники комиссии: Сергеева Светлана Сергеевна (главный бухгалтер), Антонова Анна Антоновна (секретарь).

2. Провести списание бланков строгой отчетности в срок до 31 августа 2021 года.

3. Списанные бланки уничтожить.

4. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Генеральный директор

Петров

Петров П.П.

С приказом ознакомлены:

Что делать с испорченными бланками

Испорченные экземпляры заносятся в книгу учета строгой отчетности. Не списывайте и ни в коем случае не уничтожайте БСО, если обнаружили ошибку в заполнении. Необходимо дождаться окончания срока действия и только потом их списывать.

Порядок списания испорченных документов по окончании срока хранения ничем не отличается от описанного выше. Руководитель издает приказ и назначает комиссию. Комиссия проводит проверку, списывает и уничтожает зафиксированные экземпляры. По факту проведения процедуры оформляется акт.

Форма акта о списании бланков строгой отчетности (0504816) — это первичный бухгалтерский документ, с помощью которого уменьшаются остатки БСО на счете учета. Обратите внимание: сейчас форма изменена!

Новая форма акта, утвержденная приказом Минфина № 103н от 15.06.2020, внесшим изменения в Приложения 1–5 к приказу Минфина № 52н от 30.03.2015, применяется с 27 сентября 2020 года.

Когда разрешено списывать БСО

В бухгалтерии учет БСО подчинен закрепленному законодательно порядку, обеспечивающему сохранность документации.

Формы строгой отчетности используются для разных целей: для осуществления повседневной работы (путевые листы, листки нетрудоспособности, путевки, дипломы и другие); при оформлении отношений с сотрудниками учреждения (трудовые книжки и вкладыши, удостоверения и прочие); во время расчетов с физическими лицами (квитанционные книжки, абонементы и билеты).

Предприятия, использующие в своей деятельности БСО, периодически обязаны списывать испорченные, выданные и утратившие актуальность документы.

В случае обнаружения порчи или выявленного брака такую документацию нельзя выбросить.

Главные причины снятия БСО с учета:

окончание установленного срока хранения для использованных и испорченных во время заполнения документов;
прочие чрезвычайные обстоятельства, которые приводят к необходимости списания документации со счетов учета (порча, потеря, хищение).

На документе у МОЛ, которое испортило бланк строгой отчетности, проставляется отметка о непригодности для использования, должны читаться реквизиты:

наименование;
серия и номер документа;
информация об утверждении.

При изменении форм строгой отчетности на предприятии остаются документы старого образца, применение которых запрещено, они подлежат снятию с учета по акту формы 0504816 по истечении установленного срока хранения.

Как регулируется

Списание БСО регулируется постановлением правительства № 359 от 06.05.2008, в котором зафиксированы подробности процедуры. В приказе Минфина № 52н от 30.03.2015 отражены рекомендации по работе с БСО. Нормативными актами установлен порядок, как списать испорченные бланки строгой отчетности, в соответствии с которым они уничтожаются впоследствии.

Государственные и муниципальные предприятия используют для процедуры форму 0504816 по ОКУД, которая утверждена законом как единственно возможная. Коммерческие фирмы вправе самостоятельно разрабатывать и закрепить право применять иные формы акта списания, для чего потребуется внести его в учетную политику.

Организациями часто используется документ формы 0504816, принимаемый проверяющими органами. Акт удобен и имеет графы для внесения необходимой информации.

Процедура списания

Приказом по предприятию создается специальная комиссия, которая составляет акт для снятия с учета документов строгой отчетности. Периодичность списания устанавливается учетной политикой учреждения. Перед составлением документа комиссия обязана удостовериться в целевом использовании бланков, предоставляемых МОЛ для снятия с учета.

корешки или копии квитанций;
записи в книге учета формы 0504045 с подписями получателей;
расписки сотрудников в получении пропуска или удостоверения;
журналы выдачи путевых листов, трудовых книжек и прочие.

Как составить приказ

Приказ, регламентирующий процедуру снятия БСО с учета, утверждается руководителем предприятия.

В документе должна содержаться следующая информация:

Решение администрации учреждения о назначении комиссии по списанию бланков строгой отчетности, из членов которой выбирается председатель.
Перечень оснований для проведения процедуры, в которых может указываться инвентаризационная опись по БСО.
Определение контрольных полномочий комиссии. Они могут возлагаться на главного бухгалтера или руководителя учреждения.

В документе фиксируется состав комиссии, данные приказа о ее создании и период, за который осуществляется списание.

БСО перечисляются в таблице с проставлением:

серии;
номера;
причины снятия с учета;
даты уничтожения.

Устаревшие и испорченные БСО после списания должны сжигаться в присутствии членов комиссии, которые подтверждают факт ликвидации подписями. Акт утверждается руководителем организации.

Помарки и исправления в документации не допускаются.

При составлении акта о списании бланков строгой отчетности (форма 0504816) требуется указывать:

номер; дату составления;
название организации;
ИНН, КПП и код ОКПО предприятия;
Ф. И. О. МОЛ;
корреспонденцию бухгалтерских счетов.

Надо ли сразу списывать испорченные бланки

Бланки, которые заполнены с ошибками, уничтожить сразу не разрешается. Учреждение должно хранить документы до даты списания, которая наступает спустя месяц после инвентаризации.

Предприятие обязано регистрировать акты в журналах учета и хранить 5 лет, как и корешки действующих БСО.

Открыт набор на уникальный курс повышения квалификации по управленческому учету, в котором своим опытом делятся не один, а три преподавателя-практика.

Акт о списании бланков строгой отчетности — документ, обязательный для использования организациями при осуществлении процедуры уничтожения БСО с прошедшим сроком хранения. Как его правильно составлять, вы узнаете из данной статьи.

В 2021 году материал не актуален в связи с завершением перехода на онлайн-ККТ. Кто и как должен применять БСО в 2021 году, читайте в это статье.

Какие правовые акты регулируют процедуру списания бланков строгой отчетности?

Основной источник права, регулирующий процедуру списания БСО, — постановление Правительства от 06.05.2008 № 359. Его юрисдикция распространяется на все российские организации. Работа с БСО в государственных и муниципальных учреждениях должна осуществляться в соответствии с приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н. Но и для тех и для других организаций предполагается оформление актов о списании бланков строгой отчетности.

Посмотреть, можно ли вам воспользоваться БСО или нужно применять кассовый аппарат, можно в статьях:

Можно отметить, что в постановлении № 359, как и в других источниках права федерального уровня, не содержится положений, регулирующих то, какой должна быть структура соответствующих актов. В свою очередь приказ Минфина № 52н предписывает государственным и муниципальным структурам задействовать акт на списание бланков строгой отчетности конкретной формы, соответствующей номеру 0504816 по ОКУД.

Российские организации, не имеющие отношения к бюджетной системе РФ, при решении задач по списанию бланков БСО предпочитают:

формировать акты, о которых идет речь, определяя их структуру самостоятельно (поскольку это не запрещено законодательством);
пользоваться формой, которая обязательна для государственных и бюджетных учреждений в силу положений приказа № 52н.

Вне зависимости от методики формирования акта уничтожения БСО организация при проведении соответствующей процедуры должна следовать ряду положений постановления № 359. Рассмотрим их подробнее.

Порядок уничтожения бланков строгой отчетности в соответствии с постановлением № 359

В соответствии с п. 19 постановления № 359 организации обязаны хранить копии БСО или корешки бланков (отрывные части БСО, которые поставщик услуг оставляет у себя) в систематизированном виде в течение 5 лет и более. По прошествии отмеченного срока, а также после истечения месяца с момента проведения последней инвентаризации копии БСО или корешки бланков подлежат уничтожению. Основанием для данной процедуры должен выступать, как мы уже отметили выше, акт, составляемый комиссией, которая формируется руководителем фирмы либо ИП. Аналогичный порядок установлен и для уничтожения некомплектных либо испорченных БСО.

Нужно ли сразу списывать испорченные бланки строгой отчетности?

В соответствии с п. 10 постановления № 359 БСО должны заполняться четко, разборчиво. В бланках не должно быть каких-либо исправлений. В случае если они будут присутствовать в документе либо БСО будет заполнен неправильно, бланк должен быть перечеркнут и изъят из дальнейшего документооборота. Однако уничтожать его нельзя, вопреки распространенной точке зрения.

Испорченный БСО нужно приложить к соответствующей книге учета (которая может составляться по форме, соответствующей номеру 0504045 по ОКУД). По истечении 5 лет хранения испорченные бланки подлежат уничтожению в порядке, предусмотренном постановлением № 359.

Алгоритм составления акта списания бланков строгой отчетности по форме 0504816

На следующей строке должна проставляться дата утверждения документа. Эти данные расположены справа.

Справа относительно указанных выше двух строк можно вставить табличку из 5 строк. В первой — вписать слово КОДЫ, во второй — указать код формы, используемой в качестве основы, по ОКУД — 0504816. В следующих строчках может быть зафиксирована дата, а также ОКПО организации.

Строчкой ниже нужно вставить 2 табличные ячейки, расположенные на некотором расстоянии друг от друга. В первой будет фиксироваться дебет счета, во второй — кредит (ячейки должны быть подписаны соответствующим образом).

Важнейшая часть акта — таблица

На следующей строке нужно расположить таблицу, состоящую из 4 столбцов. Первые 2 строчки в столбцах 3 и 4 следует объединить. Первые 2 столбца на уровне строчки 1 также нужно объединить.

В таблице нужно создать необходимое количество ячеек, расположенных ниже строчки 3. Во всей таблице текст должен быть ориентирован по центру.

На самой последней строчке формы следует обозначить место для указания даты составления документа — можно в левой части страницы.

Негосударственные организации, составляющие акты уничтожения бланков строгой отчетности самостоятельно, вправе отклоняться от рассмотренного нами варианта. Однако общий алгоритм составления этого документа должен соответствовать рассмотренному нами образцу.

Итоги

Процедура списания бланков строгой отчетности не представляет сложности, но нужно помнить, что форма акта, на основании которого предполагается списывать БСО, должна быть утверждена в учетной политике организации или ИП. Исключением являются организации государственного сектора. Для них обязательна форма, установленная приказом Минфина России № 52н.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Mozilla/5.0 (X11; Linux x86_64) AppleWebKit/535.19 (KHTML, like Gecko) Ubuntu/11.10 Chromium/18.0.1025.142 Chrome/18.0.1025.142 Safari/535.19

Читайте также: