Приказ о назначении ответственного за электронный документооборот в школе

Обновлено: 05.07.2024

Если объемы подлежащей к заполнению документации внушительны либо они увеличились и существующий штат сотрудников с ним не справляется, то необходим приказ о назначении ответственного за делопроизводство. Образец и бланк этой бумаги прикреплен.

Внимание! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

Бланк и образец
Онлайн просмотр
Бесплатная загрузка
Безопасно

Назначить ответственным можно любого сотрудника организации, на усмотрение руководителя.

Совмещение и доплата

Если же такой приказ – способ увеличить заработную плату сотруднику за возросшее количество обязанностей, то указывать конкретную сумму в приказе будет нарушением.

Для того чтобы юридически грамотно оформить такую надбавку и за увеличение выполняемой работы, нужно подписать два документа: приказ о назначении плюс приказ об установлении персональной надбавки (относится к категории документов по личному составу).

В приказе не должна указываться сумма надбавки, так как это будет являться разглашением персональных данных (а на это работник согласия в большинстве случаев не пишет при устройстве на работу). Вот почему требуется второй документ. Ведь приказ о назначении ответственного за делопроизводство проходит в качестве приказа по основной деятельности, и его данные доступны всем.

Смена работника

Своевременная корректировка подобного рода документа – это уменьшение вероятности для руководителя получить предупреждение либо быть привлеченным к административной ответственности в виде штрафа.

Составные части приказа

Документ не имеет унифицированной формы, но в нем в обязательном порядке должны упоминаться:

Какие именно обязанности возлагаются.
Кто будет исполнять эти обязанности при временном отсутствии назначенного. Если такового работника нет, то просто пишут о том, что руководитель при этом подпишет соответствующее указание.
В случае если за обязанности полагается доплата, руководитель ссылается на внутренний трудовой распорядок организации. Указывать сумму в тексте нежелательно.
За кем остается контроль за выполнением пунктов документа.

Перечисление обязанностей

Самый лучший вариант, когда в организации имеется должностная инструкция на данную должность. В приказе достаточно дать ссылку на эту бумагу, а в самой инструкции – прописать все обязанности, которые берет на себя назначаемый работник. Но если таковой нет, то можно перечислить эти обязанности непосредственно в приказе (благо он подразумевает свободную форму изложения).

К сведению! Еще один вариант перечислить обязанности работника – это принять инструкцию по делопроизводству, в которой прописан функционал работника.

Варианты использования

В крупных организациях также существует отдельный приказ о назначении ответственного за кадровое делопроизводство. Это связано с тем, что штат там больше, следовательно, и объем заполняемой документации по личному составу. Каждая организация вправе самостоятельно определяться с наименованием и количеством должностей. Также следует учитывать, что назначение ответственного за делопроизводство будет актуально в организациях с несколькими филиалами. Ошибочно полагать, что при наличии секретариата в головной организации структурным подразделениям нет необходимости беспокоиться о ведении разного рода бумаг.

Для того чтобы на юридическом уровне закрепить в обязанностях руководителя конкретного подразделения ответственность за ведение разного рода документов, и существует приказ о назначении ответственного за делопроизводство, образец которого доступен для скачивания вверху страницы.

Юридические аспекты

За документооборот и делопроизводство несет ответственность изначально руководитель. А назначенный сотрудник является ответственным лишь за процесс его ведения. То есть такие аспекты, как штат, оплата, количество служб делопроизводства, определяет целиком и полностью руководитель. Подчиненный только ведет, поддерживает работоспособность системы документооборота.

Если руководитель подписал приказ о назначении ответственного за делопроизводство и документ имеет юридическую силу, то за все нарушения, которые могут быть выявлены в ходе проверок, несет ответственность назначенное лицо.

Приказ об использовании ЭЦП от имени руководителя — это распоряжение, которым сотрудника наделяют правом визировать документы и назначают ответственных за административную и техническую работу с электронной цифровой подписью.

Когда и зачем оформляют

Электронная подпись является цифровым аналогом рукописной. Ее применяют в электронном документообороте. Заказчики и поставщики подписывают ЭП документы по госзакупкам в ЕИС. Бюджетные, автономные и казенные учреждения используют для подписания абсолютно всех действий и сопроводительных регистров в таких информационных системах, как:

Оформляют ЭЦП в территориальных отделениях Федерального казначейства (ТОФК) и в аккредитованных удостоверяющих центрах (часто расположены в казначейских отделениях). Чтобы проверить, нужен ли приказ на ЭЦП вашей организации, зайдите на официальный сайт Федерального казначейства и ознакомьтесь с перечнем документов для получения сертификата ключа электронной подписи. Распоряжение руководителя о наделении правом ЭП необходимо для всех заявителей.

Как это оформляют

Возможность использования электронной подписи оформляется специальным приказом. Любые изменения в основной деятельности учреждения отражаются в распоряжениях руководства. Передача полномочий по подписанию электронных документов — не исключение. Чтобы не нарушить конфиденциальность документации, руководитель обязан закрепить права электронного подписания в официальном указе. ЭП позволяет определить ответственного сотрудника, подписавшего регистры, и в случае нарушения привлечь его к ответственности (п. 1 ст. 2 63-ФЗ от 06.04.2011).

Кто готовит

Распоряжение о наделении правом ЭП составляют те предприятия, которые пользуются электронным документооборотом. Оформляется от имени руководителя организации. Документ готовит ответственный сотрудник (секретарь) и передает на подпись директору.

Для госзакупок готовят и заказчики, и поставщик. Электронная подпись необходима всем участникам государственных закупок, работающих по нормам 44-ФЗ и 223-ФЗ.

Что пишется в распоряжении

Унифицированной формы и единых требований по составлению не предусмотрено. Внесите в распоряжение те положения, которые необходимы для вашей организации. Обязательно включите следующую информацию:

Кто наделен правом подписи. Укажите ФИО (полностью) и должности таких сотрудников. Распишите вменяемые полномочия.
Кто ответственен за техническое обеспечение работы информационных систем и связанных ЭП.
В исполнение каких законодательных актов составлен указ руководителя. Ссылайтесь на 63-ФЗ от 06.04.2011. Если вы готовите приказ по госзакупкам, в основание поставьте 44-ФЗ.

Образцы

Составьте локальное распоряжение, используя образец приказа об использовании ЭЦП в организации (подходит для любой информационной системы).

П Р И К А З

Электронный документооборот – не просто тренд, а необходимость для большинства компаний, поэтому все вопросы, связанные с внедрением ЭДО, особенно актуальны. Сегодня разберем 2 приказа, с которыми придется столкнуться каждой организации, решившей отказаться от бумажных документов.

Приказ о назначении ответственного за ЭДО

Один из первых документов, которые вам придется подписать.

Из чего должен состоять этот документ?

1. Название документа:

Приказ о назначении ответственного за ЭДО

2. Название компании;

3. Дата, номер и место подписания документа;

4. Имя и должность ответственного:

Назначить ответственным за переход на электронный документооборот руководителя отдела кадров И.П. Кварцеву

5. Дату, к которой ответственному нужно разработать и утвердить локальные нормативные акты о переходе на ЭДО;

6. Дату, к которой нужно уведомить всех сотрудников компании о переходе на электронный документооборот;

7. Имя и должность сотрудника, который будет этим заниматься в отсутствие ответственного:

В случае отсутствия на работе А.П. Ивановой ответственным за переход на электронный документооборот назначить специалиста отдела кадров Т.Н. Алферову.

Приказ о назначении ответственных за составление и выдачу справок СТД-Р

СТД-Р – это справка со сведениями о трудовой деятельности. Форма утверждена Приказом Минтруда от 20.01.2020 № 23н. В СТД-Р содержится вся информация о работе одного сотрудника и компании, в которой он работал: прием, все переводы, повышение квалификации, переименование организации, увольнение и т.д.

Работодатель уволил сотрудницу, которая в дальнейшем судилась с ним больше года. Бывшая работница требовала справку СТД-Р и другие документы при увольнении. Кадровик смогла доказать, что пыталась отдать документы в день увольнения, но сотрудница отказалась их получать. Когда письмо со справкой ей отправили по почте, она отказалась его забирать. Сложность была в том, что кадровик не составила акт, который бы подтвердил, что от документов работница отказалась. Судьи поддержали работодателя, но для этого кадровику пришлось давать показания в нескольких судах (апелляционное дело Московского городского суда от 04.08.2021 по делу № 33-24076/2021).

Не оказаться в подобной ситуации поможет приказ, в котором вы пропишете:

1. Кто отвечает за выдачу справок работникам:

Назначить ответственным за формирование и выдачу сведений о трудовой деятельности по форме СТД-Р специалиста по кадрам С.В. Комарова.

2. Каким образом ответственный будет фиксировать факт получения документа работником:

Специалисту по кадрам С.В. Комаровой вести учет выданных и не полученных работниками сведений по форме СТД-Р (справка СТД-Р) путем проставления отметки на втором экземпляре справки СТД-Р, который хранится в отделе кадров.

При наличии и исполнении Приказа о назначении ответственных за составление и выдачу справок СТД-Р вы сможете не только доказать свою правоту в суде, но и избежать штрафа до 50 000 рублей. Он назначается компании после жалобы сотрудника в ГИТ, согласно части 1 статьи 5.27 КоАП.

Когда ваша компания перешла на электронный документооборот?

Главный бухгалтер – заведующий сектором

Просветова Ольга Викторовна

2. Для обеспечения условий признания юридической силы электронных документов, обмен которыми предусмотрен законодательством Российской Федерации и иными нормативными правовыми актами о контрактной системе в сфере закупок, между участниками контрактной системы в сфере закупок, предоставления и размещения информации об учреждении на официальном сайте в сети Интернет, наделить правом электронной подписи следующих должностных лиц, принимающих участие в подготовке, передаче, приеме и подписании электронных документов:

Фамилия, имя, отчество

Баранников Олег Александрович

Глава муниципального округа

Заказчик: администратор организации, уполномоченное лицо с правом подписи контракта, специалист с правом направления контракта участнику размещения заказа

Гончарова Светлана Владимировна

Заместитель главы администрации

Просветова Ольга Викторовна

Заказчик: администратор организации, уполномоченный специалист, специалист с правом направления контракта участнику размещения заказа.

3. Возложить функции и обязанности Администратора автоматизированного рабочего места обмена электронными документами (далее - АРМ ОЭД) по организации и обеспечению надежной бесперебойной эксплуатации программно-технических средств АРМ ОЭД и организацию взаимодействия с УФК по г. Москве по техническим вопросам на Просветову Ольгу Викторовну, юрисконсульта-советника, а в ее отсутствие на главного бухгалтера – заведующего сектором Комиссарову Оксану Владимировну.

4. Возложить функции и обязанности Администратора безопасности информации отвечающего за обеспечение и контроль мероприятий по защите информации, передаваемой в электронном виде, организацию хранения и учета документов (в том числе ключевых носителей информации) в соответствии с установленным порядком и организацию взаимодействия с УФК по г. Москве по вопросам безопасности информации на Просветову Ольгу Викторовну, юрисконсульта-советника, а в ее отсутствие на главного бухгалтера – заведующего сектором Комиссарову Оксану Владимировну.

5. Администратору безопасности информации Просветовой О.В. провести инструктаж указанных в пунктах 1-2 настоящего распоряжения должностных лиц, ознакомить под роспись с правилами эксплуатации средств электронной цифровой подписи, требованиями действующего законодательства по обращению с конфиденциальной информацией (в том числе с ключевыми носителями информации), правилами электронного документооборота.

6. Указанные в пунктах 1-2 настоящего распоряжения должностные лица несут персональную ответственность за:

- сохранение в тайне конфиденциальной информации, ставшей им известной в процессе обмена информацией между администрацией муниципального округа Алтуфьевский и УФК по г. Москве, ООС и т.д.);

- сохранение в тайне закрытых ключей электронной цифровой подписи и иной ключевой информации;

- соблюдение правил эксплуатации средств АРМ ОЭД и средств электронной цифровой подписи.

7. Наделить должностных лиц, перечисленных в пунктах 1, 2 и 4 настоящего распоряжения, полномочиями действовать от лица администрации муниципального округа Алтуфьевский и совершать следующие действия:

- передавать в Удостоверяющий центр Федерального казначейства комплекты документов, предусмотренных Регламентом Удостоверяющего центра Федерального казначейства для регистрации, создания сертификатов ключей проверки электронной подписи;

- получать в Удостоверяющем центре Федерального казначейства сертификаты ключей проверки электронной подписи;

- знакомиться с информацией, содержащейся в заявлениях, запросах на изготовление, аннулирование (отзыв), приостановку сертификатов и информацией содержащейся в получаемых сертификатах ключей проверки электронных подписей, включая кодовые, парольные фразы;

- получать в Удостоверяющем центре Федерального казначейства средства криптографической защиты информации, средства электронной подписи;

- получать руководства по обеспечению безопасности использования электронной подписи и средств электронной подписи;

- передавать в Удостоверяющий центр Федерального казначейства заявления на аннулирование сертификатов ключей проверки электронной подписи;

- расписываться в соответствующих учетных формах, предназначенных для исполнения поручений, определенных доверенностью, в том числе, в сертификатах ключей проверки электронной подписи.

8. В моё отсутствие правом подписи заявлений на изготовление сертификатов ключей проверки электронной подписи наделить Гончарову С.В., заместителя главы администрации.

9. Заверенную копию настоящего распоряжения представить в УФК по г. Москве.

11. Контроль за выполнением настоящего распоряжения возложить на главу муниципального округа Алтуфьевский Баранникова О.А.

Читайте также: