Правила регистрации и индексирования документов кратко
Обновлено: 02.07.2024
Регистрационный номер документа – реквизит многофункциональный. Помимо своего основного предназначения – порядковой нумерации документов, индекс документа помогает решать самые разные задачи. По конечным порядковым номерам в конце года можно проследить рост объема документопотоков, проходящих через организацию, а значит, через секретаря, что свидетельствует о росте персональной нагрузки и может стать основанием для законных требований о повышении заработной платы или увеличения штата секретариата.
Так, нумерацию исходящих писем дополняют кодом подразделения, выступившего инициатором документа. Во избежание путаницы с определением распорядительного документа кадровые приказы нумеруют с присвоением индекса К (кадровый) или ЛС (по личному составу), номер распоряжения принято дополнять литерой Р.
При поступлении запроса на поиск документа секретарь по номеру, точнее – по дополнительно присвоенному индексу, легко может сориентироваться, в каком деле (папке) его искать, например:
№ 26-р – в распоряжениях;
№ 26-лс – в приказах по личному составу;
№ 26-опер – среди протоколов оперативных совещаний.
Дополнив порядковый номер поступившего документа литерой Ф (факс) или Э (электронная почта) можно решить проблему учета способа доставки письма в вашу организацию без увеличения регистрационных форм (журналов).
Однократность регистрации. Документ в стенах одного учреждения регистрируется единожды (при создании или получении). Путешествие из подразделения в подразделение документ совершает под своим уникальным номером, т.е. внутренние подразделения, получив документ, учитывают его под первоначально присвоенным индексом, а не присваивают новый. Это правило распространяется как на распорядительную документацию, так и на служебную переписку.
Своевременность регистрации. Согласно п. 16 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 (в ред. от 07.09.2011), регистрация поступивших документов осуществляется в день поступления, создаваемых – в день подписания или утверждения либо на следующий рабочий день. Подобные требования обоснованы тем, что задержка документа на этапе регистрации снижает время на фактическое исполнение к указанному сроку. Такое промедление может обернуться для сотрудников или даже всего учреждения, вне зависимости от формы собственности, негативными последствиями. Порядок и сроки прохождения регистрации следует отразить в инструкции по делопроизводству конкретной компании.
Разделение регистрационных учетов. Для каждого вида документов ведется своя отдельная регистрация. Так, в отдельных регистрационных формах учитывают:
Полнота отражения информации о документе при регистрации. При внесении регистрационных данных в журнал (базу) данных указывается вся информация, имеющаяся на документе: индекс, дата, ссылка на номер и дату запроса, наименование адресата/корреспондента, а также максимально подробно излагается его содержание. Помимо традиционно учитываемых сведений, учетные формы следует дополнить графами, в которых бы отражалась дополнительная информация, наиболее часто запрашиваемая сотрудниками или клиентами (например, способ отправки). Перечень учитываемых признаков следует прописать в инструкции по делопроизводству.
Единообразие регистрационного учета вне зависимости от его формы или формы поступления (создания) документа. Учет документов в организации строится по одним и тем же правилам, вне зависимости от принятой формы регистрации: от руки в журнале, в Excel или при помощи специализированной программы электронного документооборота.
Рассмотрим несколько конкретных примеров, связанных с регистрацией документов.
Должны ли прошиваться журналы регистрации входящей и исходящей почты?
Прошивка документов – один из атрибутов оформления документов строгой отчетности и/или документов постоянного срока хранения. Журналы регистрации входящей и исходящей корреспонденции не относятся к категории строгой отчетности, а срок их хранения составляет 5 лет. Более того, журнал регистрации допускается вести в электронном виде. Таким образом, прошивать данный вид журналов не требуется.
1. Допустимо ли регистрировать приказы после уже произошедшего события, например, приказ о назначении ответственного лица с 01.06.2012 зарегистрировать 10.06.2012?
2. В учреждении приказы и распоряжения регистрируют прошедшей датой и номером через дробь (например, 15/1, 15/2). Как объяснить, что так делать недопустимо?
В ст. 4 Гражданского кодекса Российской Федерации четко прописано, что акты гражданского законодательства не имеют обратной силы, любые распорядительные акты применяются к отношениям, возникшим после введения их в действие.
Согласно п. 3.11 Р ГОСТ 6.30-2003, датой документа является дата его подписания. Раньше этой даты документ вступить в законную силу не может. Представьте, что спустя время станет известен какой-либо негативный факт за период с 1 по 10 июня, влекущий соответствующие последствия (наказание) для того лица, кто был назначен ответственным. Каким образом сотрудник сможет доказать свою невиновность? Более того, как он мог предотвратить наступление данного факта или вовремя исполнить поручение, которого на тот момент ему никто не давал?
Возлагать на сотрудника какую-либо ответственность или поручать исполнение задания задним числом ни в коем случае нельзя.
Какими нормативными документами регламентируется регистрация внутренних приказов по организации? Может ли номер приказа ставиться по дате, например № 30/08?
Сегодня строгих правил присвоения регистрационных номеров внутренним документам законодателем не установлено. Каждая компания вправе принимать любые формы регистрации, закрепив их в собственной инструкции по делопроизводству.
Наряду с этим, ГОСТ Р 6.30-2003 рекомендует для регистрации документов использовать порядковые номера, которые можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.
Следует отметить, что правила в области делопроизводства возникли не вдруг: каждое из них оттачивалось годами методом проб и ошибок. Сегодня соблюдение простых правил, одинаково подходящих и для маленьких компаний, и для больших холдингов, позволяет секретарю переходить из организации в организацию без потери профессионализма, а также самому предприятию развиваться без дополнительных затрат на кардинальное форматирование стандартных документационных процессов.
У предложенного варианта нумерации приказов (по дате) есть существенный недостаток – он не подходит для компании, где в день может издаваться более одного приказа. Где гарантия, что небольшое опытное предприятие завтра не вырастет в крупный производственный холдинг?
В нашей организации все письма регистрируются исполнителями в журнале самостоятельно, т.е. любой исполнитель, который готовит письма, может в отсутствие секретаря самостоятельно зарегистрировать исходящий документ. Возможна ли регистрация без ведома секретаря и имеют ли работники предприятия право свободного доступа к журналам регистрации? Можно ли перевести журнал регистрации в электронную форму (например, в формате Excel), а традиционный бумажный журнал не использовать вообще?
Форму регистрационного учета (в тетради, Excel или СЭД) и порядок внесения записей организация определяет самостоятельно. При этом отсутствие на рабочем месте секретаря не должно останавливать или тормозить бизнес-процессы. Сегодня все большую популярность приобретает децентрализованное ведение единой учетной базы в электронном виде. Для этого используют общую компьютерную сеть, выкладывая в общий доступ журнал учета. Во избежание преднамеренного или случайного искажения уже внесенной информации следует предусмотреть защиту данных, а также дифференцированно подойти к предоставлению прав доступа к базе персоналу: работникам, ответственным за делопроизводство структурного подразделения предоставляется право вносить новые записи, в то время как остальной персонал может использовать информацию только для просмотра (поиска).
Переход к электронным формам учета документов раскрывает новые возможности в области делопроизводства, облегчая процесс регистрации, а также значительно снижая временные затраты секретаря на поиск информации о поступившем (отправленном) документе по запросу коллег и клиентов.
Можно ли вести единые журналы регистрации входящей, исходящей и внутренней документации организации (сразу по всем структурным подразделениям) или в каждом подразделении должны быть свои журналы?
В целях обеспечения эффективной поисковой системы организации целесообразно иметь единые журналы учета для поступающей извне корреспонденции, для отправляемых документов, а также для внутренних распорядительных документов. В этих журналах фиксируется факт получения, отправки, издания организацией документов. А вот организовать регистрацию служебных и докладных записок следует, учитывая структуру компании: в крупных организациях структурные подразделения могут самостоятельно вести журнал этих документов, в небольших фирмах данную обязанность можно возложить на секретаря.
Но наряду с регистрацией организация должна наладить учет прохождения всех этих документов между внутренними структурными подразделениями. Данный учет достигается разными способами:
передача документов из подразделения в подразделение может осуществляться через службу документационного обеспечения, которая фиксирует следующий этап жизни документа;
Следует отличать учет документа от его регистрации. Так, поступивший от сторонней организации документ регистрируется с присвоением входящего номера секретарем (уполномоченным сотрудником). Получив такой документ, сотрудник, ответственный за делопроизводство структурного подразделения организации, вносит сведения о нем в свой журнал учета под тем номером, под которым документ вошел в организацию.
1. Наш отдел фиксирует прохождение каждого документа, попадающего в отдел, в т.ч. внутренних – служебных, докладных записок. Начальник отдела кадров считает, что так мы увеличиваем документооборот, поскольку внутренние документы не подлежат регистрации. Есть ли нормативный акт, в котором говорится о том, что такие документы необходимо регистрировать?
2. В нашей организации небольшой документооборот и внутренние документы мы не регистрируем. Все объяснительные, докладные и служебные записки хранятся у руководителей структурных подразделений в папках. Правильно ли это? Если их необходимо регистрировать, то кто это должен делать (каждый отдел или секретарь)? Документы в этом случае должны регистрироваться в одном журнале или в нескольких?
Объем документооборота – это количество документов, проходящих через организацию или ее подразделение. При этом различают три основных потока:
внутренний – те самые служебные и докладные записки, заявления работников, а также приказы, протоколы, акты и т.п.
Служебные записки и докладные можно регистрировать по месту издания (в структурном подразделении) или централизованно у секретаря. Выбор способа регистрации зависит от структуры организации и должен быть прописан в инструкции по делопроизводству.
1. В одном конверте приходят счета за месяц. Как их регистрировать: все счета под одним номером или каждому счету необходимо присвоить свой регистрационный номер?
2. Какие документы регистрируются в службе ДОУ? Должна ли я регистрировать бухгалтерские документы?
В делопроизводстве различают три автономных документопотока: общие документы, кадровые и бухгалтерские. В зону ответственности секретаря входят общие документы, порядок работы с которыми определяет инструкция по делопроизводству.
Извлечение из Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76)
3.4.2. Прием и первичная обработка поступающих документов
К документам, не подлежащим регистрации, относятся документы, не требующие исполнения и не содержащие информации, используемой в справочных целях, например: пригласительные, поздравительные письма, телеграммы, билеты, планы, программы семинаров, конференций, симпозиумов и других подобных мероприятий, документы по бухгалтерскому учету, материально-техническому обеспечению, плановые, финансовые документы, поступающие без сопроводительного письма , рекламные документы, коммерческие предложения, печатные издания, унифицированные формы и бланки документов и др.
Прохождение (в т.ч. и учет) бухгалтерских документов (счетов, актов, платежных поручений и т.п.) регламентируется Учетной политикой организации, разрабатываемой главным бухгалтером, и входит в компетенцию работников бухгалтерии.
Однако на практике нередки случаи, когда секретарю вменяется в вину утрата бухгалтерских счетов, актов и пр. Во избежание конфликтов секретари вынуждены вести учет поступающих по почте первичных бухгалтерских документов. При этом учитывать отдельно каждый счет и акт, поступившие от одной организации в одном конверте, излишне – достаточно просто указать наименование этой организации и общую информацию о содержимом конверта.
Индекс документа состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, дополняется индексами по номенклатуре дел, классификатором корреспондентов, исполнителей и др.
В индексе документа соблюдается следующая (или обратная) последовательность его составных частей:
· порядковый регистрационный номер;
· индекс по номенклатуре дел;
· индекс по используемому классификатору.
Составные части индекса отделяются друг от друга косой чертой.
Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и создаваемые в других организациях и поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций, частных лиц. Регистрации подлежат как традиционные машинописные (рукописные) документы, так создаваемые средствами вычислительной техники.
Документы регистрируются в организации один раз:
· поступающие – в день поступления;
· создаваемые – в день подписания или утверждения.
· приказы руководителя по основной деятельности;
· приказы руководителя по кадрам;
· приказы руководителя вышестоящей организации по основной деятельности;
· решения коллегий вышестоящей организации;
· акты ревизии финансово-хозяйственной деятельности;
· акты внедрения результатов научных разработок;
· планы работы подведомственных организаций;
· заявки на материально-техническое снабжение и т.д.
Порядковые регистрационные номера присваиваются документам в пределах каждой регистрационной группы.
· плановая документация регистрируется в плановом отделе;
· документы по снабжению – в отделе снабжения;
· протоколы, и решения коллегии – в секретариате;
· распорядительные документы по основной деятельности, подписанные руководителем организации, документы, поступающие из вышестоящих организаций или направленные им, – в службе документационного обеспечения и т.д.
Место регистрации документа закрепляется в инструкции по документационному обеспечению управления и в табеле документов организации.
Чтобы достичь информационной совместимости регистрационных данных и создать условия для перехода к автоматической регистрации, определен обязательный состав реквизитов регистрации:
· название вида документа;
· индекс документа (дата и индекс поступления документа);
· заголовок документа или его краткое содержание;
· резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
· отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа-ответа, номер дела).
Состав обязательных реквизитов в случае необходимости может быть дополнен следующими реквизитами: исполнители, подпись исполнителя, удостоверяющая получение документа, ход исполнения, отметка о приложениях и др.
Порядок расположения реквизитов на регистрационных формах и использования оборотной стороны регистрационно-контрольных карточек определяется самой организацией.
Количество экземпляров регистрационно-контрольных карточек определяется числом справочных и контрольных карточек в структурных подразделениях, где документ будет исполняться и контролироваться.
Предложения, заявления и жалобы граждан регистрируются на регистрационно-контрольных карточках установленной формы.
Для регистрации документов могут использоваться копировально-множительные аппараты и вычислительная техника.
В автоматизированной информационно-поисковой системе (ИПС) регистрация документов осуществляется с использованием машиноориентированной регистрационно-контрольной карточки, построенной на базе обязательных реквизитов регистрации или путем прямого ввода их с документа.
Справочные картотеки формируются из регистрационно-контрольных карточек в зависимости от задач конкретных ИПС в соответствии с используемыми классификаторами. Составляются следующие картотеки:
· по географии поступающих документов;
· по предложениям, заявлениями жалобам граждан;
· тематические (приказы, решения) и др.
Информационно-поисковые массивы автоматизированных ИПС формируются на основе информации о документах, зафиксированной на машинных носителях.
Срочно?
Закажи у профессионала, через форму заявки
8 (800) 100-77-13 с 7.00 до 22.00
Регистрации подлежат все документы, требующие исполнения, учета и последующего использования в справочных целях: распорядительные, кадровые, плановые, отчетные, учетно-статистические, учебные, финансовые, бухгалтерские и др. Регистрируются документы, используемые внутри или направляемые в другие организации, так и поступающие из вышестоящих, подведомственных и сторонних организаций или от частных лиц.
Исходящим документам регистрация придает официальный характер, фиксирует факт их составления и отправки. При регистрации входящих документов происходит подтверждение не только их получения, но и ответственность получившей организации за использование заключенной в них информации.
Не подлежат регистрации документы, присланные для сведения и не требующие ответа, поздравительные письма, информационные и рекламные материалы, приглашения на различные мероприятия. Существенную помощь в определении такой категории документов может оказать перечень нерегистрируемых документов, который должен быть в каждой организации. Такой перечень может являться самостоятельным документом, утвержденным руководителем, либо – приложением к инструкции по делопроизводству.
Форма организации регистрации может быть централизованной и децентрализованной.
При централизованной форме все документы (входящие, исходящие и внутренние) регистрируются в одном месте. Такая форма характерна для небольших организаций или фирм, в которых регистрацией занимается секретарь руководителя или должностное лицо в секретариате.
В крупных организациях регистрация производится децентрализовано по группам документов в зависимости от названия, автора и содержания документов в местах их создания и исполнения. Например, приказы по основной деятельности регистрируются в канцелярии, приказы по личному составу – в отделе кадров, бухгалтерская документация – в бухгалтерии.
Вместе с тем, децентрализация также должна основываться на единой системе регистрационных индексов, единых правилах регистрации, на всеобщей доступности регистрационных данных с соблюдением всех положений по конфиденциальности информации.
При любой форме организации регистрации должен соблюдаться ее основной принцип – однократность. Он предполагает, что информация о документе фиксируется в избранной регистрационной форме лишь один раз. Однократный ввод информации должен обеспечить ее многократное использование в ходе учета документов, справочной работы, контроля исполнения документов.
Должны регистрироваться документы, поступающие в организацию или отправляемые из нее по любым каналам связи. Место регистрации документов фиксируется в инструкции по делопроизводству.
При регистрации документов широко используют различные классификационные справочники, разрабатываемые организацией:
ü классификатор названий (видов) документов;
üклассификатор корреспондентов;
üклассификатор структурных подразделений;
üклассификатор исполнителей.
При применении автоматизированной обработке информации классификаторы используются при вводе информации о документе.
Индексирование документов. При регистрации каждому документу присваивается индивидуальный регистрационный индекс (регистрационный номер документа) – это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Это означает принадлежность документа к конкретной классификационной группе и его порядковый номер внутри нее. В комплексе с датой и названием он служит поисковым образом документа и используется для целей учета.
Независимо от того, где регистрируются документы (в канцелярии или структурных подразделениях), индексы должны иметь постоянное расположение составных частей. В качестве условных обозначений рекомендуется использовать арабские цифры, в отдельных случаях к ним добавляются буквенные литеры.
Для систематизации документов, т.е. разделения их по группам, используется номенклатура дел. Индекс дел, включенных в номенклатуру, входит в состав регистрационных индексов входящих и исходящих документов. Например, 03-12/26 означает: 03-12 – это индекс дела по номенклатуре, а 26 – порядковый номер документа. Части регистрационного индекса могут располагаться и в обратном порядке 26/03-12, при этом их значение не меняется.
Порядковые номера возрастают в течение года и присваиваются отдельно поступающим и отправляемым документам.
При регистрации документ должен получить только один индекс, который одновременно проставляется и на документе, и в регистрационной форме. Регистрационные индексы проставляются на входящих документах (приложения к ним не индексируются), на исходящих документах и их копиях, остающихся в организации, на внутренних документах.
Рис. 7. Примеры оформления регистрационного номера (индекса) документов
Формы регистрации документов. Ввод документов в ИПС производится путем записи его индекса и соответствующих реквизитов в регистрационные входные формы: регистрационно-контрольные карточки (РКК), экранные формы, регистрационные журналы.
Журнальная форма – наиболее ранняя, т.к. введена в России в начале XVIII века. Она используется при регистрации небольших объемов документов (около 500 в год), а также при регистрации документов строгого учета (конфиденциальных, документов об образовании, актов гражданского состояния). При использовании журнальной регистрации обеспечивается лучшая охрана сведений о документах.
| Учтенный номер и гриф конфиденциальности документа | Дата поступления | Вид и заголовок документа | Откуда поступил | Номер и дата издания | Количество листов |
| основного документа | приложений |
| Кому выдан | Количество листов | Подпись за получение и дата | Подпись за возврат и дата | Индекс (номер) дела, номера листов дела | Номер по учету документов выделенного хранения, количество листов | Примечание |
Рис. 8. Форма журнала учета поступивших конфиденциальных документов
Существенный недостаток этой формы – невозможность систематизации записей. Поэтому при использовании журнальной формы регистрации сведения о документах заносят в разные регистрационные журналы: входящей корреспонденции, исходящей корреспонденции, входящих распорядительных документом от руководства, входящих телеграмм, исходящей переписки с руководством и т.д.
Рис. 9. Форма регистрационного журнала для входящих документов
| Дата | Регистрационный номер | Корреспондент | Краткое содержание (заголовок) | Исполнитель | Кол-во листов | Номер дела | Примечание |
Рис. 10. Форма журнала регистрации исходящих и внутренних документов
В последнее время широкое распространение получила факсимильная связь, обеспечившаяся скорость доставки документов. Факсограммы обязательно должны регистрироваться. При регистрации учитываются время отправки и приема документа, номера телефона исполнителя, данные об отправителе.
| Регистрационный номер | Адрес корреспондента, его Ф.И.О., номер телефона | Краткое содержание | Принято | Направлено |
| Дата и время | Кол-во листов | Ф.И.О. | Наименование структурного подразделения, Ф.И.О. исполнителя | Дата и время направления |
Рис. 11. Форма журнала регистрации принятых факсограмм
При значительных объемах документооборота журнальная форма имеет ряд существенных недостатков:
1. Поскольку документы регистрируются в хронологической последовательности, поиск нужных сведений ведется путем постраничного просмотра всех записей, что требует значительного времени. Еще более затруднен поиск ряда документов, касающегося одного вопроса или темы.
2. Нарушается принцип однократности регистрации, так как при передаче документа из одного структурного подразделения (например, из канцелярии) в другое неизбежна повторная регистрация.
3. При большом количестве поступающих и отправляемых документов увеличиваются трудозатраты на регистрацию, поскольку при журнальной форме регистрацией может заниматься только один работник.
4. Затрудняется и ведение контроля за исполнением документов, поскольку приходится просматривать большие массивы записей. Поэтому на контролируемые документы приходится дополнительно заполнять контрольные карточки, из которых формируется контрольная картотека.
Карточная форма регистрации делает этот процесс более быстрым и удобным. Сведения о регистрируемом документе заносятся в регистрационно-контрольную карточку (РКК). Карточка имеет лицевую и оборотную стороны. Лицевая сторона предназначена для регистрации входящих документов, оборотная – для исходящих и внутренних.
Рис. 12. Пример лицевой стороны регистрационно-контрольной карточки
| Исполнитель | Дата | Исходящий № |
| Куда (кому) | Кол-во листов | |
| Кем подписан | № дела | |
| Краткое содержание | ||
| Ход исполнения | Отметка об исполнении |
Рис. 13. Пример оборотной стороны регистрационно-контрольной карточки
Количество экземпляров регистрационной карточки определяется самой организацией, оно зависит от централизации ведения делопроизводства, количества исполнителей документов. Как правило, требуется три экземпляра карточек: два помещают в справочную и контрольную картотеки, один передают исполнителю вместе с документом.
Карточная форма регистрации имеет ряд преимуществ: обеспечивается принцип однократности регистрации документа; имеется возможность располагать карточки в любой последовательности; отпадает необходимость создания специального массива карточек, предназначенного для ведения контроля исполнения документов.
Автоматизированные системы регистрации на сегодняшний день наиболее распространены. Ввод сведений о документе в документную базу данных (БД) осуществляется непосредственно с документа с помощью клавиатуры и других устройств ввода. Данные о документе, заложенные при его регистрации, автоматически будут использованы в программах по автоматизированному контролю и справочной работе. Поиск сведений о документе можно вести по любому из введенных показателей.
Автоматизированный информационно-поисковый массив ведется в организации в соответствии с имеющимся программным обеспечением (приложение 7).
Признано нецелесообразным вводить единую, строго регламентированную форму входного формата информационно-поисковой системы. Однако для совместимости и полноты информационного содержания ИПС в Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти нормативно закреплен перечень реквизитов:
Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства, и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе.
Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу
ИНДЕКСИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ.
ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К СИСТЕМАТИЗАЦИИ И ПРЕДМЕТИЗАЦИИ
System of standards on information, librarianship and publishing. Indexing of documents. General requirements for classifying and subject indexing
Дата введения 2004-01-01
1 РАЗРАБОТАН Российской государственной библиотекой и Межгосударственным техническим комитетом по стандартизации ТК 191 "Научно-техническая информация, библиотечное и издательское дело"
ВНЕСЕН Госстандартом России
2 ПРИНЯТ Межгосударственным советом по стандартизации, метрологии и сертификации (протокол N 11 от 13 марта 2003 г., принят по переписке)
За принятие проголосовали:
Наименование национального органа по стандартизации
Госстандарт Республики Беларусь
Госстандарт Республики Казахстан
3 Настоящий стандарт разработан с учетом основных нормативных положений международного стандарта ИСО 5963-85 "Документация. Методы анализа документов, определения их темы и подбора индексирующих терминов"
4 Постановлением Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии от 29 мая 2003 г. N 170-ст межгосударственный стандарт ГОСТ 7.59-2003 введен в действие непосредственно в качестве государственного стандарта Российской Федерации с 1 января 2004 г.
ВНЕСЕНА поправка, опубликованная в ИУС N 10, 2003 год
Поправка внесена изготовителем базы данных
1 Область применения
Настоящий стандарт устанавливает общие требования к индексированию: систематизации и предметизации документов и информационно-поисковым языкам, применяемым при индексировании.
Стандарт предназначен для библиотек, органов научно-технической информации, книжных палат, редакций и издательств.
2 Нормативные ссылки
В настоящем стандарте использованы ссылки на следующие стандарты:
ГОСТ 7.66-92 (ИСО 5963-85) Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Индексирование документов. Общие требования к координатному индексированию
ГОСТ 7.73-96 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Поиск и распространение информации. Термины и определения
ГОСТ 7.74-96 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информационно-поисковые языки. Термины и определения
ГОСТ 7.76-96 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Комплектование фонда документов. Библиографирование. Каталогизация. Термины и определения
3 Определения
В настоящем стандарте применяют следующие термины с соответствующими определениями:
3.1 алфавитно-предметный указатель к систематическому каталогу, АПУ: По ГОСТ 7.76.
3.2 адекватная предметная рубрика: По ГОСТ 7.74.
3.3 библиографическая запись: По ГОСТ 7.76.
3.4 вспомогательные таблицы классификации: По ГОСТ 7.74.
3.5 вспомогательный классификационный признак: Классификационный признак, который принят для детализации в пределах класса, образованного по основному классификационному признаку.
3.6 дополнительная карточка систематического каталога: Карточка, место которой в систематическом каталоге определяется вторым и последующими классификационными индексами, входящими в состав полного индекса при многократном отражении документа в систематическом каталоге.
3.7 инверсия в предметной рубрике: Изменение прямого порядка слов для выведения слова, несущего максимальную смысловую нагрузку, в позицию ведущего слова предметной рубрики или первого слова в подзаголовке многочленной предметной рубрики.
3.8 индексирование: По ГОСТ 7.74.
3.9 информационно-поисковая система: По ГОСТ 7.73.
3.10 информационно-поисковый язык: По ГОСТ 7.74.
3.11 информационный поиск: По ГОСТ 7.73.
3.12 каталожный индекс: В систематическом каталоге - классификационный индекс, указывающий деление каталога, в которое должна быть помещена данная каталожная карточка.
3.13 классификационная формула: Унифицированный порядок расположения классификационных индексов, определяющий классификационное решение.
3.14 классификационное деление (запись класса): По ГОСТ 7.74.
3.15 классификационный признак: По ГОСТ 7.74.
3.16 комбинированная предметная рубрика: По ГОСТ 7.74.
3.17 комплекс предметных рубрик: По ГОСТ 7.74.
3.18 лексическая единица: По ГОСТ 7.74.
3.19 многочленная предметная рубрика: Сложная предметная рубрика, в которой лексические единицы отделены друг от друга разделительным знаком. Первый элемент многочленной предметной рубрики называется заголовком, а каждый последующий, отделяемый от заголовка разделительным знаком, называется подзаголовком предметной рубрики.
3.20 обобщающая предметная рубрика: По ГОСТ 7.74.
3.21 описательная предметная рубрика: По ГОСТ 7.74.
3.22 основная карточка систематического каталога: Каталожная карточка, место которой в систематическом каталоге определяется первым индексом в составе полного индекса.
3.23 основной классификационный признак: Классификационный признак, который принят для организации структуры классификации, отражающей некоторую предметную область.
3.24 основные таблицы классификации: Составная часть таблиц классификации, включающая иерархические таблицы классификационных делений по основным классификационным признакам.
3.25 отраслевые таблицы классификации: Таблицы классификации, включающие полные таблицы по соответствующей отрасли знания, сокращенную выборку из таблиц классификации по смежным отраслям, а также комбинированные индексы.
3.26 поисковый образ документа: По ГОСТ 7.74.
3.27 полный индекс: В систематическом каталоге - классификационный индекс, указывающий все деления каталога, в котором отражается данный документ.
3.28 полочный индекс: Классификационный индекс, указывающий место хранения документа при систематической расстановке фонда.
3.29 предметизация: По ГОСТ 7.74.
3.30 предметный каталог: По ГОСТ 7.76.
3.31 предметизационная формула: По ГОСТ 7.74.
3.32 простая предметная рубрика: По ГОСТ 7.74.
3.33 систематизация: По ГОСТ 7.74.
3.34 систематическая контрольная картотека: Вспомогательная картотека служебного характера, в которой фиксируют предметные рубрики алфавитно-предметного указателя к систематическому каталогу, организованные в систематическом порядке их классификационных индексов.
3.35 систематический каталог: По ГОСТ 7.76.
3.36 сложная предметная рубрика: По ГОСТ 7.74.
3.37 сложный индекс: По ГОСТ 7.74.
3.38 составной индекс: По ГОСТ 7.74.
3.39 список предметных рубрик: По ГОСТ 7.74.
3.40 ссылочно-справочный аппарат предметного каталога (списка, указателя): Совокупность указаний, фиксирующих связи и размежевания между предметными рубриками.
3.41 термин индексирования: По ГОСТ 7.76.
3.42 узкий комплекс предметных рубрик: По ГОСТ 7.74.
3.43 универсальные таблицы классификации: Таблицы классификации по всем отраслям знаний.
3.44 централизованное индексирование: Индексирование, проводимое в методических центрах или под их руководством для использования в различных организациях.
3.45 широкий комплекс предметных рубрик: По ГОСТ 7.74.
4 Общие положения
4.1 При индексировании следует представлять с необходимой и достаточной полнотой и точностью в поисковом образе документа (ПОД) в виде терминов индексирования основное содержание документа, а при необходимости - его форму и назначение (далее - содержание документа) для обеспечения эффективного информационного поиска.
4.2 Объектом индексирования является отдельный документ, его составная часть или совокупность документов (далее - документ).
4.3 Индексирование следует проводить на основе непосредственного анализа документа с учетом характера информационно-поискового массива, элементом которого становится ПОД, характера информационных потребностей пользователей данной информационно-поисковой системы (ИПС), в соответствии с общими принципами индексирования и особенностями их применения в конкретной организации.
Читайте также: