Пояснительная записка к штатному расписанию в школе образец

Обновлено: 04.07.2024

Кто и как должен составлять и вести штатное расписание школы

Трудовое законодательство не относит штатное расписание к обязательным документам, отсутствие которых во внутреннем документообороте организации расценивается как нарушение. Но этот документ содержит сведения, необходимые для принятия управленческих, организационных и административных решений. Он нужен, чтобы:

зафиксировать необходимую численность всех категорий персонала;
обеспечить контроль организационной структуры школы;
устанавливать надбавки и доплаты с учетом фактической занятости;
контролировать и корректировать систему оплаты труда:
отслеживать имеющиеся вакансии и осуществлять подбор персонала на данные вакансии.

Ежегодное изменение штатного расписания в школе или же разработка этого документа во вновь открываемом общеобразовательном учреждении осуществляется на основании приказа директора. Ответственным за составление назначается руководящий состав. Составители руководствуются:

уставом школы;
нормативами, регламентирующими структуру и численность штатных единиц;
расчетами размеров зарплаты с учетом положенных педагогам надбавок и доплат;
методическими рекомендациями, утвержденными региональным органом управления образованием.

Кто должен присутствовать в штатном расписании школы

Документ составляется с учетом нормативов, определяющих структуру и численность штатных единиц.

Таким образом, в расписание включаются все три категории работников:

руководители – административный персонал;
педагоги;
учебно-вспомогательный персонал.

По какой форме составляется штатное расписание школы

Существует унифицированная форма № Т-3, утвержденная постановлением Госкомстата РФ. Но общеобразовательное учреждение вправе самостоятельно разработать и утвердить в учетной политике свою форму документа, так же как и воспользоваться формой № Т-3, дополнив ее с учетом специфики своей деятельности.

В общем случае типовое штатное расписание школы, образец, содержит такие разделы:

наименование документа и период его действия;
наименование категорий персонала школы (администрация, педагоги, учебно-вспомогательный персонал);
перечень должностей по каждой из категорий, отсортированных по старшинству;
количество штатных мест по каждой должности, в том числе и тех, для которых установлена неполная ставка;
установленные для каждой должности оклады или же тарифную сетку;
установленные премии, надбавки и доплаты;
итоговую сумму начислений.

Количество штатных единиц, включаемых в расписание, зависит от загруженности (одна или две смены обучения), количества учеников и классов, источников бюджетирования школы, ее типа. Например, штатное расписание обычной общеобразовательной школы в крупном городе будет отличаться от расписания школы, расположенной в сельской местности, а также от расписания школы-интерната, гимназии с углубленным изучением отдельных предметов или образовательного учреждения вечернего (сменного) или коррекционного обучения.

В школах, находящихся на муниципальном обеспечении, численность персонала устанавливается на основании внешних приказов. Коммерческие, частные образовательные заведения руководствуются своими фактическими потребностями и финансовыми возможностями.

Тарифные сетки формируются как результат работы тарифных аттестационных и экспертных комиссий. Эти комиссии определяют необходимость и размер дополнительных выплат за интенсивность и повышенные нагрузки. Результаты работы этих комиссий также оформляются приказами, которые подписывает директор.

Обратите внимание! Ставки в штатном расписании школы могут быть нецелыми числами, поэтому общая численность работников может не совпадать с числом штатных единиц.

Приказ об утверждении штатного расписания школы

В действие штатное расписание школы вводится отдельным приказом директора по основной деятельности. Отметку об утверждении и реквизиты приказа затем нужно указать в самом документе.

Структура и обязательные реквизиты приказа об утверждении штатного расписания школы заполняются по общим правилам.

В констатирующей части приказа необходимо дать ссылку на нормативные акты, например:

В текстовой части указывается факт того, что приказом утверждается штатное расписание школы, должности и общее количество штатных единиц, срок введения документа в действие. Приказ подписывает директор школы, после чего документ нужно зарегистрировать в журнале регистрации приказов по основной деятельности.

Как внести изменения в штатное расписание школы

В случае, когда нужно внести корректировки в документ, их также оформляют отдельным приказом. Как правило, изменения относятся к окладам или надбавкам, установленным для уже занятых должностей. Поэтому вместе с внесением изменений в штатное расписание школы с сотрудниками заключаются дополнительные соглашения и проводится процедура изменений условий труда, регламентированная статьей 74 ТК РФ.

Обратите внимание! Подпись работника под приказом о внесении изменений в штатное расписание школы не означает его автоматического согласия с изменениями условий трудового договора.

Уведомить персонал о том, что будут изменены условия трудовых договоров, желательно за два месяца до того, как изменения вступят в силу. В этот период издают приказ о внесении изменений в штатное расписание. В приказе нужно указать новые наименования должностей, новые оклады, а также дату вступления приказа в силу. С работниками, согласными на изменения, подписывают допсоглашения к трудовым договорам.

Чем грозит отсутствие штатного расписания школе

Поскольку закон прямо не обязывает работодателя оформлять данный документ, существует два мнения по этому вопросу. Первого мнения о ее обязательном наличии придерживаются контрольно-надзорные органы. Свою точку зрения они аргументируют тем, что данный локальный нормативный акт непосредственно описывает трудовую функцию педагога и устанавливает оплату его труда.

Вторая точка зрения заключается в том, что решение о необходимости этого нормативного акта руководство школы вправе принимать самостоятельно. Но во избежание ненужных нареканий и споров с проверяющими рекомендуется все же иметь такой документ, тем более что во многих случаях он полезен.

За то, чтобы штатное расписание в школе было, ратует ФСС, который использует этот документ при проверке правильности начисления страховых взносов. ПФР использует сведения штатных расписаний при сборе сведений о трудовом стаже застрахованных работников. ФНС также называет расписание в числе документов, необходимых для налогового контроля.

За отсутствие штатного расписания в школе директора могут оштрафовать на сумму от 500 до 5 000 руб., а само общеобразовательное учреждение – на сумму от 30 000 до 50 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ). При желании, конечно, школа может оспорить предписание проверяющих на основании того, что законом не установлено четкой обязанности работодателя по ведению этого внутреннего нормативного акта.

Оригинальная статья размещена здесь.

Чтобы быть в курсе последних новостей из мира образования, подписывайтесь на наш Telegram-канал .

Штатное расписание – нормативный акт, который определяет структуру организации, число ставок, объем зарплатного фонда. В нем есть информация обо всех подразделениях с наименованием должностей, количестве сотрудников, зарплате. При внесении изменений к документу прилагается пояснительная записка к штатному расписанию. Важно знать, как ее составлять правильно.

Необходимость в пояснении

Посредством ее работник, который выступил инициатором, доводит до сведения руководителя:

причины, из-за которых местный нормативный акт нуждается в корректировке;
суть изменений и дополнений;
положительные последствия подобных действий;
шаги, которые нужно предпринять.

К причинам, которые повлекли необходимость корректировки, относят увеличение либо уменьшение штатных единиц, изменение ставки сотрудников, размер разнообразных надбавок, рабочее время.

Записка не является локальным нормативным актом или первичным документом учета. Поэтому никаких официальных бланков на законодательном уровне для нее не предусмотрено. Ее можно составлять в произвольной форме. Но собственник или руководитель предприятия имеет право решать, как будут выглядеть документы. Тогда оформляется пояснительная записка к штатному расписанию по образцу, соответствующему утвержденным нормативам.

Правила составления пояснения

Если строгих норм документооборота у компании не разработано, необязательно искать какой-то особый шаблон. Можно составить пояснительную к штатному расписанию по образцу:

Служебная записка №322-031 от 09.08.19 г.

В связи с производственным расширением прошу рассмотреть возможность увеличения числа штатных единиц: портной – до 7 человек (на данный момент – 5), закройщик – до 4 человек (на данный момент – 2), дизайнер-конструктор – до 2 человек (на данный момент – 1). В связи с этим прошу провести последующую коррекцию штатного расписания.

Начальник отдела кадров Зайцева С.Л. (подпись) 09.08.19 г.

Такой вариант подойдет, к примеру, если загрузка работника превысит количество рабочих часов в месяце. В иных случаях можно вставить нужные причины и данные в этот шаблон или скачать соответствующий образец в интернете. Ходатайствовать об увеличении числа сотрудника имеет право не только специалист отдела кадров. Этим может озаботиться начальник отдела, не справляющегося с увеличившимися объемами работ.

Также пояснение может использовать руководитель подразделения, если необходимо вывести из расписания штатную единицу. При необходимости, работодатель даже вправе исключить специальность или отдел из рабочего распорядка.

Понадобится, при наличии возможности, анализ дополнительных расходов на увеличение количества персонала и/или рост заработной платы и сопоставление их с прибылью в итоге. Без него руководство может отклонить прошение. Оформленную записку регистрируют в спецжурнале для внутрифирменного учета таких документов. С этой целью пояснение нумеруют.

Действия руководства

Директор компании на основании полученного пояснения принимает решение о коррекции расписания и оформляет приказ, где указывает:

что конкретно должно содержаться в приложении;
кто и за какое время должен создать документ;
кто является ответственным за подготовку.

Согласно приказу лицо либо подразделение, являющееся уполномоченным, создает приложение к расписанию штата. После составления документа, его закрепляют приказом начальника в порядке, аналогичном утверждению расписания.

В ситуации, когда вносятся корректировки в расписание, нет необходимости в ознакомлении всех работников с документом, но лишь при условии, что изменения не оказывают влияния на деятельность подчиненного.

Что такое штатное расписание

Составить штатное расписание по готовому шаблону Попробовать бесплатно

Более широкое определение можно найти в судебной практике. Судьи отмечают, что штатное расписание — это организационно-распорядительный документ, в котором содержатся следующие сведения:

структура, штатный состав и численность работников;
перечень структурных подразделений (при наличии);
наименования должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц и должностных окладах (см., например, решение Уссурийского районного суда Приморского края от 20.11.17 по делу № 2-5392/2017).

Кто и зачем должен составлять штатное расписание

В Трудовом кодексе штатное расписание упоминается дважды. Первый раз — в части 1 статьи 15 ТК РФ, содержащей определение трудовых отношений. Второй раз — в части 2 статьи 57 ТК РФ , где дано понятие трудовой функции работника. Таким образом, е сли организация или ИП планирует заключить трудовой договор хотя бы с одним работником, сначала надо составить штатное расписание. Б ез него не получится правильно оформить трудовые отношения.

Есть и еще одна причина, чтобы составить штатное расписание. Оно незаменимо в спорах при увольнении в связи с сокращением численности или штата. Именно этот документ может подтвердить, что в структуре организации действительно произошли изменения, а значит, сокращение было реальным, а не фиктивным.

Чем грозит отсутствие штатного расписания

За это нарушение предусмотрена административная ответственность на основании части 1 статьи 5.27 КоАП РФ. Штраф для организации — от 30 000 до 50 000 руб., для ИП и должностных лиц — от 1 000 до 5 000 руб. Назначить это наказание вправе трудинспекция или суд.

Требования к штатному расписанию

Самый простой способ соблюсти указанные требования — это использовать унифицированную форму № Т-3 (утв. постановлением Госкомстата от 05.01.04 № 1). Работодатели негосударственного сектора вправе сами решать, будут они применять данную форму или разработают свою. Это неоднократно подтверждал Роструд (письма от 09.01.13 № 2-ТЗ, от 23.01.13 № ПГ/409-6-1 и от 14.02.13 № ПГ/1487-6-1).

В форме № Т-3 указан другой номер документа по ОКУД — 0301017, который соответствует унифицированной системе первичной учетной документации по учету труда и его оплате. При желании данный код можно дополнить кодом 0252251.

Как утвердить штатное расписание

Необходимо издать приказ или распоряжение работодателя об утверждении штатного расписания. Данный приказ составляется в произвольной форме. Из него должно быть понятно, какое именно штатное расписание принимается и с какой даты оно вводится в действие. В связи с этим, целесообразно оформить утверждаемое штатное расписание как приложение к приказу.

Проставлять печать на штатном расписании не надо. Документ можно применять сразу после того, как он будет введен в действие соответствующим приказом.

Знакомить работников со штатным расписанием не требуется (письмо Роструда от 15.05.14 № ПГ/4653-6-1).

Рассчитывайте зарплату и пособия с учетом переноса выходных и повышения МРОТ Рассчитать бесплатно

Как внести изменения в штатное расписание

Корректировка необходима, если в организации появились новые должности, были упразднены или переименованы старые. Также исправления потруются, если изменились оклады, количество работников или структура предприятия. Порядок внесения таких поправок законодательно не регламентирован.

Работодатель может совмещать оба способа. Например, при незначительных поправках (переименование, добавление, исключение одной из должностей, изменение количества штатных единиц или оклада по одной из них) можно издать приказ об изменениях. А при более глобальных коррективах — утвердить новое штатное расписание.

Периодичность составления документа и сроки хранения

Трудовое законодательство не обязывает работодателей периодически переутверждать штатное расписание. Соответственно, делается это только по необходимости — при появлении каких-либо новых вводных (должностей, численности, подразделений, окладов и т.п.). Если в организации все стабильно и структура не меняется, то единожды утвержденное штатное расписание может существовать сколь угодно долго.

Срок, в течение которого нужно внести правки в штатное расписание в связи с изменениями в структуре компании, не установлен. Однако нужно помнить, что на основании этого документа указываются сведения в трудовых договорах. Поэтому вводить обновленное штатное расписание надо заблаговременно.

Сколько времени нужно хранить штатное расписание? Постоянно (п. 40 перечня типовых управленческих архивных документов, утв. приказом Росархива от 20.12.19 № 236 ). Другими словами, его нужно хранить все время существования организации, а при ее ликвидации — передать в государственный или муниципальный архив.

Образец заполнения штатного расписания на 2022 год

С учетом этих данных заполним штатное расписание по форме № Т-3.

Павел Козушкин

Перепишите из приказа только менее в официально-деловом стиле: в связи с производственной необходимостью ввести должность ____ в подчинении ____ ФОТ увеличить на ____ финансирование из ___ (смотря, к кому относится должность и куда вы относите затраты: 20, 23, 26)

Павел Козушкин

Если это временная должность, то указывайте, что это на время реализации проекта в рамках проектного финансирования.

С точки зрения трудового законодательства пояснительная записка к штатному расписанию отсутствует, во всяком случае, в так называемом коммерческом секторе. А Банку зачем Ваше штатное расписание можно поинтересоваться? Сколько работаю в отделе кадров ни один банк не запрашивал пояснительной записки к штатному расписанию

Администрации города Краснодона и Краснодонского района

Луганской Народной Республики

Государственное общеобразовательное учреждение

Луганской Народной Республики

«Семейкинская средняя общеобразовательная

94473, ЛНР, Краснодонский район, п.Семейкино, ул. Комсомольская,1-а,

города Краснодона и

Пояснительная записка

к расписанию учебных занятий

на 2019-2020 учебный год

на анализ соответствия требованиям ГСанПиН

Расписание звонков для учащихся 1- го класса (урок – 35 минут)

перерыв 15 минут

перерыв 20 минут

перерыв 10 минут

2. Расписание звонков для учащихся 2 – 4 классов (урок – 40 минут)

перерыв 10 минут

перерыв 20 минут

перерыв 10 минут

перерыв 15 минут

3.Расписание звонков для 5-11 классов

(урок – 45 минут для 5-11 классов)

перерыв 10 минут

перерыв 15 минут

перерыв 10 минут

В расписании звонков для 1 – 4 классов не выдержано требование соблюдения длительной перемены перед занятиями внеурочной деятельности в связи с трудностями подвоза учащихся (9 % от общей численности) и учителей-предметников (35% от общего состава), а также большой протяженностью микрорайона школы (до 3 км), занятия в школе начинаются с 08.30 часов утра и заканчиваются в 14.55 дня, внеурочная деятельность в начальной школе начинается без большого перерыва после 4-го или 5-го уроков.

При составлении расписанию учитывалось следующее:

в школе существует единое расписание занятий первой и второй половины дня (для учеников и учителей);

наибольшее количество баллов за день по сумме всех предметов приходится для 8–11-х классов – на вторник, среду и четверг; для 1–7-х классов – на вторник и четверг (среда – несколько облегченный день);

Читайте также: