Понятие управленческого общения и основные подходы к его рассмотрению кратко

Обновлено: 07.07.2024

Каждый человек, закончив учебное заведение и начиная свою профессиональную деятельность будет сталкиваться в некоторой степени с системой межличностных отношений между руководителем и подчинённым. В настоящее время, в условиях развития рыночных отношений, роста конкуренции, перед любым предприятием стоят задачи повышения эффективности своей деятельности. Успешное их решение во многом зависит от уровня управления работой персонала. В связи с этим назрела необходимость совершенствования управления, приведения его в соответствие с условиями и целями деятельности.

Руководитель должен понимать, что чем лучше у него сложатся отношения с подчинёнными, тем эффективнее будет производство, а основной характеристикой отношений между руководителем и подчинённым является их непосредственное общение.

Общение – это специфическая форма взаимодействия людей на основе непрерывного обмена информацией. Межличностное общение возникает между различными людьми в формах руководитель – подчиненный – сотрудник – друг и других более сложных формах общения нескольких людей.
Личностное общение имеет место в простых формах взаимоотношений руководителя с подчиненным, сотрудников между собой, когда существуют два субъекта коммуникаций.

Вербальное, или словесное, общение возникает в процессе устного или письменного обмена информацией. Невербальное общение имеет место, когда используются другие знаковые формы передачи информации, например жесты, мимика, звуки, поза и т.д.
Управленческое общение включает в себя три основных этапа: выдача распорядительной информации, получение обратной информации, выдача оценочной информации. Управленческое общение – служебное общение руководителя с подчиненными. Его цель – отдать распоряжение, посоветовать, получить информацию о выполнении задания, дать оценку исполненного.
Управленческое общение имеет определенные особенности: оно исходит из определенных целей и побуждений (необходимость ставить задачи, выдавать распорядительную информацию, предъявлять требования и т.д.); включает то или иное его поведение (речь, мимика, жесты), эмоции и чувства (симпатии, антипатии, удовлетворенность, огорчение), познание (восприятие руководимых, мышление, воображение, представление), волю (выдержка, самообладание, саморегулирование), анализ результатов состоявшегося общения.
Актуальность данной темы состоит в том, что эти особенности в той или иной мере проявляются в групповом и индивидуальном управленческом общении руководителя. Вне общения невозможно организовать общую деятельность, обмениваться необходимой для ее успеха информацией. В процессе общения выражается отношение руководителя к подчиненным, устанавливается взаимопонимание и эмоциональное единство, передаются по механизму внушения и подражания его психические состояния, готовность к сотворчеству и сотрудничеству.
Инициатива в общении дает возможность руководителю влиять на решение ряда ближайших и отдаленных задач, обеспечивает соответствие своих воздействий как целям общей деятельности, так и настроениям, чувствам, ожиданиям подчиненных, создавать нужный морально–психологический климат, мобилизовывать их на активную и творческую деятельность, преодолевать неуверенность, пассивность, учитывать индивидуальные и другие особенности, воздействовать на взаимоотношения и развитие личности и коллектива, предупреждать конфликты.
Для нормальной, эффективной организации труда и для управления совместной координированной деятельностью большое значение имеет коммуникация, т.е. всё, что связанно с приёмом, передачей и переработкой информации. Здесь необходима синхронизированность, правильное и точное понимание передаваемого, чтобы последующие действия были также целенаправленны и эффективны. Многое поэтому зависит от организации, построения коммуникативной связи и структуры в социальной группе и в организации.

1.Сущность управленческого общения

Понятие управленческого общения

Управленческое общение и его роль в менеджменте. Виды и особенности управленческого общения

Управленческое общение — это общение, вызванное необходимостью осуществления управленческих функций с учетом обратной связи.

Менеджер вступает в управленческое общение с подчиненными, чтобы:

1. Отдать распоряжения, указания, что-либо порекомендовать, посоветовать;

3. Дать оценку выполнения задания подчиненным;

Понимание между руководителем и подчиненным является необходимым, но недостаточным условием для выполнения распоряжения руководителя. Важно, чтобы подчиненный согласился это сделать, принял распоряжение руководителя.

Три основные функции управленческого общения:

1) Выдача распорядительной информации.

3) Оценка исполненного (выдача оценочной информации).

Выделяется следующие формы управленческого общения:

Руководители не всякий раз контролируют исполнение распоряжений и не всегда дают оценку исполненному. Поэтому выдача распорядительной информации осуществляется наиболее часто и оказывает наибольшее влияние на эффективность деятельности организации. Именно на этой стадии управленческого воздействия менеджер изменяет вид деятельности, действия, поведение другого человека. От того, как отдаётся распоряжение, зависит качество исполнительской деятельности.

Распорядительная информация по форме может быть директивной, демократической или даже либеральной.

1. К директивным формам относятся: приказ, директива, указание, распоряжение, требование.

2. К либеральным – уговоры.

3. К демократическим – просьбы, рекомендации, советы.

Для подчинённого в принципе любая форма распорядительной информации воспринимается не как просьба, а как распоряжение. Однако демократическая форма распорядительной информации повышает качество исполнительной деятельности и даёт большую отдачу для производства, так как подчинённый с большим желанием выполняет задание. Если же задание выполняется формально, не согласуется с мыслями работника, его желанием и позицией, то трудно ожидать хороших результатов.

Эффективность исполнения решений зависит от конкретной формы распоряжений: приказ или просьба, персонифицированное или неперсонифицированное, вопросительное, утвердительное или директивное распоряжение.

Виды управленческого общения

Руководитель в процессе своей деятельности проходит несколько стадий поведения: от самой жёсткой, категоричной, где надо проявлять жёсткость и нежелание идти на компромисс, до самой мягкой, лояльной, где руководитель становится равным собеседником без признаков доминирования. Но следует различать ситуации, где и как надо себя вести. В следующей таблице приводятся виды общения, выделенные по функциональному назначению, или жанры общения, как их иногда называют.

Вид общения	Состояние управленческого решения	Направление перемещения информации
Приказ	Управленческое решение принято	Информация поступает от начальника к подчиненному
Беседа	1. Управленческое решение не принято, имеется необходимость в его выработке. 2. Управленческое решение принято и доведено исполнителю, появилась потребность в дополнительном организационном или морально-психологическом воздействии на подчинённого. 3. Сложились обстоятельства, в которых необходима корректировка ранее принятого и доведённого исполнителю управленческого решения.	Информация идёт в двух направлениях от подчинённого к начальнику и наоборот.
Совещание	Имеется несколько вариантов управленческого решения, необходимо определить оптимальное.	Информация перемещается в двух направлениях
Отчет	Управленческое решение принято и ранее доведено исполнителю	Информация идет от подчиненного к начальнику
Переговоры	Необходимо принятие или выработка совместного управленческого решения двумя и более субъектами управления.	Информация поступает в любом направлении в соответствии с количеством участников и их статусом.

Каждый из видов общения может на практике использоваться в различных формах. Например, приказ может быть доведён в форме просьбы или требования. Вместе с тем, как показывает практика, всё разнообразие задач управленческого общения может быть решено с использованием перечисленных функциональных видов общения, специфику и психологическую основу которых нужно разрабатывать на теоретическом и практическом уровнях.

Виды управленческой коммуникации

При этом существует необходимость рассмотреть подробнее элементы управленческой коммуникации.

К вербальной управленческой коммуникации можно отнести такие составляющие как: деловая беседа, переговоры, совещания, пресс-конференции и т. д., при которых происходит обмен информацией при помощи устной речи. Эту управленческую коммуникацию можно разделить с учетом ее направленности: во внутреннюю

и
внешнюю
среду организации.

Для того чтобы любая управленческая деятельность проходила наиболее эффективно, при проведении любых деловых встреч, как внутри организации, так и с представителями внешней среды, необходима подготовка. Она включает в себя выбор места и времени встречи, формирование состава участников, содержательный аспект — ряд вопросов, которые необходимо рассмотреть, намерения, необходимые к осуществлению.

К коммуникациям направленным во внешнюю среду

Рассмотрим каждую из этих видов коммуникаций подробнее.

Переговоры в деловом общении —

это процесс взаимодействия сторон с целью достижения согласованного и устраивающего их решения [3].

Американскими специалистами С. Фишер, Д. Браун были разработаны шесть основных правил, способствующих формированию благоприятного климата в процессе проведения переговоров:

1) Рациональность. Необходимо сохранять спокойствие, даже если другая сторона проявляет эмоции. Любая несдержанность разрушительно действует на взаимоотношения сторон.

2) Понимание. Постарайтесь понять оппонента. Пренебрежение к его точке зрения ограничивает возможность достижения соглашения.

3) Общение. Прямые контакты всегда могут быть использованы для улучшения отношений между оппонентами.

4) Достоверность. Избегайте использования ложной информации.

5) Отсутствие поучительного тона. Пренебрежительные интонации, менторский тон, безапелляционность высказываний трактуются как демонстрация превосходства, проявление неуважения и вызывают раздражение.

6) Открытость для восприятия другой точки зрения. Постарайтесь вникнуть в суть представлений оппонента. Ведь понять точку зрения другого — еще не значит согласиться с ней. Нетерпимость по отношению к взглядам оппонента — верный путь к разрыву отношений [3].

Пресс-конференция —

Современная пресс конференция сочетают в себе традиционные медиа (газеты, журналы), телевизионные СМИ (коммерческие и государственные телеканалы) и интернет — коммуникации (прямая трансляция через веб-сайт, лента в Твиттере, общение через скайп, новостные порталы).

Поэтому основной задачей при проведении пресс конференций является присутствие необходимых, важных СМИ, каналы связи, которые пользуются доверием и уважением широкого круга лиц,.

Презентация —

это представление своих способностей, своего продукта или своей компании партнерам, заказчикам, инвесторам или потребителям с целью добиться от них нужного решения (действия).

Для проведения эффективной презентации необходимо установить эмоциональный контакт с аудиторией, это осуществляется на основании убеждения и впечатления слушающих, также с помощью невербального воздействия на аудиторию.

Внутриорганизационные коммуникации

происходят как по вертикали, так и по горизонтали. И в зависимости от целей могут осуществляться для сбора необходимой информации (о работе отдела, выполнении плана и т. д.), доведения информации до сотрудников, координации действий.

Деловая беседа

— это стремление человека или группы людей посредством слов вызывать желание у другого человека или группы людей к действию, которое изменит ситуацию или установит новые отношения между участниками беседы [4].

К функциям, которые выполняет деловая беседа можно отнести: совместное разработка новых идей, поиск эффективной реализации существующих проектов, поддержка деловых контактов, стимулирование деловой активности.

Одним из вариантов деловой беседы выступает деловая беседа по телефону — наиболее быстрый деловой контакт. Искусство ведения телефонных разговоров состоит в том, чтобы кратко сообщить все необходимое и получить ответ по интересующему вопросу [4].

Деловое совещание —

это обсуждение вопросов организации производства, управления фирмой, маркетинговой деятельности, проводимое первым лицом или заменяющим его специалистом.

Следует помнить, что проведение делового совещания призвано создать ситуацию высказывания критики предметных позиций участников, для выработки более продуктивной стратегии и тактики развития проекта.

Следует помнить, что деловое совещание предполагает возможность критики предметных позиций, а не личностных особенностей того, кто ее высказал, причем рекомендуется соблюдать правило: отметить вначале совпадение позиций, а затем обсудить различие разных позиций и подходов к решению проблемы, убедительно аргументируя достоинства и недостатки каждой альтернативы. [5].

Собеседование —

наиболее распространенный метод отбора и оценки персонала. Основная цель при проведении собеседования — получение как можно больше информации о кандидате на должность.

Данная информация позволяет:

1) оценить, насколько данный кандидат подходит для предполагаемой должности;

2) определить, насколько данный кандидат выделяется из заявивших свои кандидатуры на замещение вакантной должности;

3) установить, достоверна ли предоставляемая кандидатом информация [6].

Коммуникации играют важную роль в работе организации. Необходимо помнить, что разнонаправленность коммуникационных потоков отражает цели коммуникационной политики организации. Внешняя коммуникация направлена на выработку и поддержание имиджа, в то время как внутренняя коммуникация призвана обеспечить эффективное управление бизнес процессами. Для наиболее эффективного функционирования компании руководителю важно правильно взаимодействовать как с внутренней, так и с внешней средой организации.

1. Фахрутдинова А. З. Коммуникации в управлении. — Новосибирск: СибАГС. 2008. — 140 с.

2. Ким Ю. К. Goodwill: понимание значения и тенденции развития в российском бизнесе//Известия высших учебных заведений. Социология. Экономика. Политика/№ 1 2012. — С. 9–10.

3. Психология и этика делового общения: учебник / под ред. В. Н. Лавриненко. — М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2007. — 416 с.

4. Сосновская А. М. Деловая коммуникация и переговоры. — СПб.: СЗАГС, 2011. — 180 с.

6. Шинкевич Е. С., Нагорняк А. А. Особенности собеседования как самого распространенного метода отбора и оценки персонала//Успехи современного естествознания/№ 5 2012. — С. 68–70.

Читайте также: