Передача дел в ведомственный архив единство организации документов в доу и в ведомственном архиве

Обновлено: 05.07.2024

Архив имеется во многих сферах жизни. Как правило, его назначение одинаковое — длительное хранение полезных материалов. С точки зрения организации он является отдельным структурным подразделением для хранения больших объемов документов. Важно понимать, что передача дел в архив — это не просто взять кипу бумаг и положить на свободное место. Для этого требуется установленный заранее порядок. Подготовку осуществляют квалифицированные специалисты.

При это весь объем дел по длительности хранения классифицируется на следующие типы:

  • Для временного хранения.
  • Для постоянного хранения.
  • Не подлежащие хранению.

Также имеются личные дела, которые рассматриваются отдельно.

Общий порядок передачи документов в архив

Процесс происходит в несколько этапов:

  • Экспертиза и отбор документов.
  • Подготовка и оформление.
  • Составление описей.
  • Передача в архив.

Каждый шаг требует предельной аккуратности и внимательности. Ведь ошибки могут привести к дополнительной головной боли при проверке организации налоговыми органами.

Экспертиза ценности

Подразумевает определение сроков хранения и ценности рассматриваемых документов. Проводится специальной экспертной комиссией при организации, действует постоянно. В зависимости от размеров предприятия структура и численность состава самой комиссии также может отличаться. В среднем это около 30 самых опытных и квалифицированных специалистов компании. Обязательными членами выступают: заместитель руководителя и сотрудник, отвечающий за архив.

Обычно подобные структурные подразделения имеют непосредственную связь с экспертными комиссиями самих архивов, где будут храниться дела организации. Их называют экспертно-проверочными комиссиями.

Функции органа, проводящего экспертизу, сводятся не только к определению сроков и ценности. Комиссия также рассматривает предложения по работе с номенклатурным перечнем: правила работы с ним, изменения сроков хранения отдельных дел и рекомендации к их правильному оформлению. Также составляются методические пособия, облегчающие понимание и работу.

По результатам экспертизы составляются отдельные описи дел для электронного документооборота.Дела, подлежащие хранению, и описи к ним рассматриваются на заседании комиссии. Для участников важно определить, что остается в организации и что отдается в архив.

Помимо этого формируются акты для документов, которые подлежат уничтожению. Сам процесс возможен только после согласования с руководителем и экспертно-проверочной комиссией, если это потребуется. Уничтожения происходит обоих экземпляров документов: бумажного и электронного. Физическое уничтожение производится обычно специальным оборудованием, например, шредерами. Электронное обычно сопровождается удалением данных.

Подготовка и оформление дел

Этот этап также подразумевает работу как с бумажными, так и с электронными документами. Ключевым действием является оформление. В зависимости от типов дел меняются и требования к тому, как их подготовить. Особо тщательно необходимо оформлять документы для постоянного хранения. Это вполне естественно, ведь они не должны утратить свой вид в течение длительного времени.

При подготовке следует правильно оформить обложку и составить лист-заверитель. Относится к каждому акту. Чтобы бумага со временем не испортилась, нужно избавить ее от соприкосновения с металлическими изделиями. Известно, что металл подвержен коррозии.

Важным аспектом является и нумерация. Здесь нельзя допускать много ошибок, страницы помечаются карандашом арабским цифрами по порядку.

Далее заслуживает рассмотрения внутренняя опись. В ней указывается количество принятых документов, сведения о них и итоговые значения. Имеет установленную форму.

Теперь подробнее про обложку дел. В ней указываются: название предприятия и конкретного подразделения, даты и срок хранения, количество листов, внутренние идентификаторы. В 1С имеется заранее подготовленная печатная версия (форма). Достаточно лишь грамотно заполнить карточку.

Составление описей

Здесь также подразумевается двойное ведение. Архивные описи составляются в 3-х экземплярах. После завершения всех этапов делопроизводства передаютcя в хранилище организации через год.

Алгоритм составления описей включает важнейшие моменты:

  • Ко всем описям предприятия применяются общая нумерация.
  • Для дел постоянного хранения сводная опись за год формируется в 4-х экземплярах.
  • Для дел временного хранения за тот же период - в 2-х.

Как и в любой описи в конце заносятся количественные данные с порядковыми номерами.

Передача в архив

Правила гласят, что документы, не подлежащие уничтожению, уходят в архив во временных промежутках от 1-го до 3-х лет. Электронные версии тех же актов могут находится в программе сколько угодно. Но при их удалении из 1С также необходимо проводить заседание комиссии для экспертизы.

Нюансы работы с документами

Последним пунктом стоит рассмотреть отдельные нюансы, которые проявляются в процессе документооборота. Они помогут не допускать простых ошибок, а также обеспечат сохранность дел.

Перечислим эти нюансы по порядку:

  • Временные документы хранятся не дольше 10 лет и в архив не передаются.
  • Работа с уничтожением дел, срок хранения которых истек.
  • Оформление обложки дела, если название предприятия менялось.
  • Определение законченности сводной описи.

Рассмотрим подробнее каждый аспект.

Срок хранения временных документов

Дела, не подлежащие передаче в архив, должны храниться до 10 лет. Место их нахождения остается то структурное подразделение, где они были подготовлены. Подобные акты также не требуют и особого оформления. Тем не менее их стоит расположить так, чтобы в любой момент можно было найти нужные сведения. Для них составляются отдельные описи по заранее установленным правилам.

Уничтожение дел

Перечень документов, которые необходимо уничтожить в связи с истечением срока их хранения, определяется той же экспертной комиссией на ежегодном заседании. Несмотря на то, что время их хранения истекло, перед утилизацией необходимо разрешение руководителя организации.

Необходимость утилизации возникает и электронных экземпляров. Как правило, у каждого акта есть столбцы с указанием срока хранения и фактически прошедшего времени с его начала. Если второе равно или превышает первое, то документ необходимо уничтожить.

Оформление обложки при смене названия

Стоит дать рекомендацию и в этой ситуации. Это характерно для случаев, когда название предприятия сменилось в течение года. Правила оформления гласят, что старое наименование пишется первым, причем в скобках. Под ним пишется новое название.

Определение законченности сводной описи

Здесь есть правила для предприятий разного размера. В зависимости от этого завершенность сводной описи считается по разному.

Для небольших организаций сводная опись завершена, если в ее составе находятся ежегодные разделы постоянных документов за 5 лет. Обычно в подобных компаний образуется не больше 200 дел за год. Для остальных случаев сводная опись завершена, если количество заголовков документов достигло 1000 за год или больший период.

У документов разного типа нумерация законченных сводных описей также отличается. В общем виде это выглядит следующим образом:

  • Постоянные — №1.
  • Временные — №2.
  • Личного состава — №3.

Примерно такую же маркировку дела имеют и в электронном виде.

Документооборот — процесс общий и касается большого количества сотрудников организации. Поэтому руководство и ответственные лица должны требовать от каждого работника правильного оформления установленных форм. Помимо этого важно давать практические рекомендации и составлять методические пособия, чтобы у персонала было меньше вопросов.

Нужен и постоянный контакт со специалистами, которые работают с большими объемами документов. Например, лицо, ответственное за архив, в обязательном порядке должно входить в состав экспертной комиссии. Дополнительно требуется поддерживать контакт и с архивным органом, куда будут передавать дела для постоянного хранения.

Хотите получать подобные статьи по четвергам?
Быть в курсе изменений в законодательстве?
Подпишитесь на рассылку

от 4 мая 2018 года N 327

Об утверждении Положения о ведомственном архиве

В соответствии с Областным законом "Об архивном деле в Ростовской области" от 28.06.2017 N 1164-ЗС, в целях обеспечения сохранности управленческой, научно-методической и другой ведомственной документации, образующейся в результате деятельности министерства общего и профессионального образования Ростовской области и подведомственных учреждений, приказываю:

1. Утвердить Положение о ведомственном архиве министерства общего и профессионального образования Ростовской области (приложение).

2. Считать утратившим силу приказ Минобразования Ростовской области от 24.01.2013 N 41.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на начальника контрольно-организационного управления Постникова А.Г.

Приложение
к приказу
от 04.05.2018 N 327

ПОЛОЖЕНИЕ О ВЕДОМСТВЕННОМ АРХИВЕ МИНИСТЕРСТВА ОБЩЕГО И ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ РОСТОВСКОЙ ОБЛАСТИ

1. Общие положения

1.1. Ведомственный архив министерства общего и профессионального образования Ростовской области (далее - ведомственный архив) создан и функционирует в целях обеспечения сохранности управленческой, научно-методической, финансовой, бухгалтерской и другой документации, а также подготовки документов к передаче на государственное хранение.

1.2. В своей работе ведомственный архив руководствуется Законом Российской Федерации "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22.10.2004 N 125-ФЗ, правилами и нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства (Росархива), Комитета по управлению архивным делом Ростовской области, методическими документами государственного казенного учреждения Ростовской области "Государственный архив Ростовской области", приказами и указаниями руководства министерства общего и профессионального образования Ростовской области (далее - министерство), настоящим Положением.

1.3. Положение о ведомственном архиве разрабатывается на основании Примерного положения и утверждается приказом министра общего и профессионального образования области (далее - министр) по согласованию с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) Комитета по управлению архивным делом Ростовской области.

1.4. Функциональные обязанности специалиста, ответственного за деятельность ведомственного архива, определяются должностным регламентом, утвержденным министром образования области.

1.5. При смене специалиста, ответственного за деятельность ведомственного архива, осуществляется прием-передача архивных документов и справочных материалов к ним с составлением соответствующего акта.

1.6. Контроль за деятельностью ведомственного архива осуществляется начальником контрольно-организационного управления.

1.7. Организационно-методическую помощь ведомственному архиву оказывает государственное казенное учреждение Ростовской области "Государственный архив Ростовской области".

1.8. За утрату и порчу документов Архивного фонда Российской Федерации должностные лица министерства несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

2. ЗАДАЧИ ВЕДОМСТВЕННОГО АРХИВА

Основными задачами ведомственного архива являются:

2.1. Комплектование ведомственного архива документами, состав которых предусмотрен разделом 4 настоящего Положения.

2.2. Учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного, методического аппарата, использование документов, хранящихся в архиве.

2.3. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на государственное хранение в государственное казенное учреждение Ростовской области "Государственный архив Ростовской области" в установленном порядке.

2.4. Осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве.

3. Функции ведомственного архива

В соответствии с возложенными на него задачами ведомственный архив осуществляет следующие функции:

3.1. Принимает в установленном порядке и в установленные сроки после завершения делопроизводством, учитывает и хранит документы структурных подразделений министерства, ликвидированных подведомственных государственных образовательных организаций, обработанные в соответствии с требованиями установленных Федеральным архивным агентством (Росархивом) Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (М., 2015) (далее - Правила).

3.2. Организует отбор документов на постоянное и долговременное хранение, составляет сводные годовые описи дел постоянного срока хранения и по личному составу.

3.3. Осуществляет учет и обеспечивает сохранность принятых на хранение дел.

3.4. Создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам с учетом его преемственности с научно-справочным аппаратом к делам и документам, переданным в государственный архив.

3.5. Организует использование документов:

- информирует руководство и работников министерства о составе и содержании документов ведомственного архива;

- выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного, социально-правового и научного использования для работы в помещении ведомственного архива;

- исполняет запросы организаций и заявления граждан и в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки.

3.6. Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в ведомственном архиве, участвует в работе экспертной комиссии министерства.

3.7. Ежегодно составляет номенклатуру дел и один раз в 5 лет представляет ее на согласование ЭПК Комитета по управлению архивным делом Ростовской области.

3.8. Ежегодно предоставляет в государственное казенное учреждение Ростовской области "Государственный архив Ростовской области" паспорт о составе и объеме документов по установленной форме.

3.9. Организует ежегодное представление годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения на рассмотрение ЦЭК министерства и ЭПК Комитета по управлению архивным делом Ростовской области.

3.10. Подготавливает и в установленном порядке передает на государственное хранение в государственное казенное учреждение Ростовской области "Государственный архив Ростовской области" документы Архивного фонда Российской Федерации.

3.11. Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников министерства.

4. Состав документов ведомственного архива

4.1. В ведомственном архиве хранятся:

4.1.1 Законченные делопроизводством архивные документы министерства постоянного хранения, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу, управленческая, научно-методическая, финансовая, бухгалтерская и другая специальная документация, образовавшиеся в деятельности министерства.

4.1.2. Документы постоянного хранения и по личному составу учреждений предшественников.

4.1.3. Научно-справочный аппарат к документам ведомственного архива.

4.1.4. Документы подведомственных государственных образовательных организаций, принятые в ведомственный архив до 2006 года.

4.1.5. Документы постоянного хранения и по личному составу ликвидированных подведомственных государственных образовательных организаций.

5. Режим хранения архивных документов

5.1. Сохранность документов ведомственного архива обеспечивается комплексом мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения документов, исключающих хищение и утрату и обеспечивающих поддержание в нормальном физическом состоянии.

5.2. Все поступающие в ведомственный архив документы размещаются на стационарных металлических стеллажах.

5.3. Помещение ведомственного архива закрывается на ключ.

5.4. Право доступа в ведомственный архив имеет специалист, ответственный за хранение архивных документов, а в отдельных случаях - другие лица в сопровождении указанного специалиста.

5.5. Вынос документов из помещения ведомственного архива осуществляется только специалистом, ответственным за деятельность ведомственного архива.

6. Права ведомственного архива

6.1. Для выполнения возложенных задач и функций ведомственный архив имеет право:

6.1.1. Требовать от руководителей структурных подразделений министерства соблюдения ведения делопроизводства в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", с Инструкцией по делопроизводству в министерстве, согласованной Экспертно-проверочной комиссией Комитета по управлению архивным делом Ростовской области (протокол от 12.07.2017 N 12), утвержденной приказом министра от 02.05.2017 N 270.

6.1.2. Требовать от указанных в п. 6.1.1 должностных лиц передачи на хранение в ведомственный архив документов структурных подразделений министерства, сформированных в соответствии с требованиями Правил, не позднее чем через три года после завершения делопроизводством.

6.1.3. Контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях министерства.

6.1.4. Запрашивать от структурных подразделений министерства сведения, необходимые для работы ведомственного архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на ведомственный архив задач и функций.

6.1.5. Ставить в известность руководство министерства о несвоевременной сдаче документов на постоянные и долговременные сроки хранения, а также о других нарушениях в обеспечении сохранности, учете и использовании архивных документов.

7.1. Ответственность за выполнение возложенных на ведомственный архив задач и функций несет специалист, ответственный за работу ведомственного архива.

Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения управления организации или другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива организации (пункт 3.6.1 Основных правил).

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (пункт 3.6.3 Основных правил).

Полное оформление дел предусматривает:

  • подшивку или переплет дела;
  • нумерацию листов дела;
  • составление листа-заверителя;
  • составление в необходимых случаях внутренней описи документов;
  • внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

Документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в коробках.

При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов, фотографий) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При наличии большого количества таких документов последние изымаются из дел, на них составляется отдельная опись.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно (пункт 3.6.8 Основных правил).

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно (пункт 3.6.9 Основных правил). Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте (пункт 3.6.13 Основных дел). В конце каждого дела подшивается чистый бланк листа-заверителя, а в начале дела (для учета особо ценных документов) — бланк внутренней описи документов дела (пункт 3.6.7 Основных правил).

Лист-заверитель составляется в деле на отдельном листе, в книгах — на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках — на отдельном чистом листе формата карточки (пункт 3.6.16 Основных правил).

Лист — заверитель дела (заверительная запись) составляется по установленной форме (Приложение 9 к Основным правилам), подписывается его составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

Обратите внимание, что запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела.

Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и так далее), а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме (Приложение 10 к Основным правилам), в которой содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается ее составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляется и оформляется по установленной форме (Приложение 11 к Основным правилам), в которой указываются (пункт 3.6.18 Основных правил):

На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который дела организации будут приняты, обозначения кодов государственного архива и организации.

Заголовок дела на обложке дел переносится из номенклатуры дел. В необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения (номера приказов, протоколов и другие).

Крайние даты дела указываются арабскими цифрами. Крайними датами дел, содержащих организационно-распорядительную, творческую и иную документацию (протоколы, стенограммы, письма, доклады и так далее), для которых точная датировка имеет важное значение, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов дела, то есть даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.

Если делом является журнал регистрации приказов, распоряжений и тому подобное, то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записей в журнале.

Крайними датами личного дела являются даты подписания приказа о приеме и увольнении лица, на которое это дело заведено.

В архив организации передаются дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения, а также дела по личному составу не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве (пункт 3.7.25 Основных правил). Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передают в архив по усмотрению руководства организации (учитываются возможности архива, частота обращения к документам прошлых лет и так далее).

Если отдельные дела необходимо оставить или выдать для текущей работы, архив организации оформляет выдачу этих дел во временное пользование.

Сотрудник архива, принимая дела, тщательно сверяет каждое дело с описью, проверяет правильность формирования и оформления дела.

Ответственность за нарушение порядка и сроков хранения документов несет руководитель организации. За нарушение архивного законодательства руководителя организации могут привлечь к административной ответственности. Наказание может быть в виде предупреждения или штрафа (статья 13.20 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях (далее — КоАП РФ)).

Более подробно с данным материалом Вы можете ознакомиться в СПС КонсультантПлюс

Подразделения передают документы в архив организации с помощью специальной описи. Фактически она представляет собой акт приема-передачи, но имеет особую форму. В статье узнаем, где ее найти, как адаптировать и утвердить.

ОПИСЬ СОСТАВЛЕНА ПО ПРАВИЛАМ

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях[1] (далее – Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов) говорят о передаче документов на хранение в архив организации следующее:


Из приведенного фрагмента можно сделать следующие выводы:

1. Существует форма сдаточной описи, утвержденная Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов, – приложение № 23 (для документов на бумажном носителе) и приложение № 24 (для электронных дел).

2. На дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения составляются отдельные описи. Дела по личному составу включаются в опись дел временного (свыше 10 лет) сроков хранения. Третья опись составляется на дела с меньшими сроками хранения, но тоже передаваемые в архив. То же касается и электронных документов: составляются отдельные описи на дела с разными сроками хранения.

Форма описи

Рассмотрим пример заполненной формы описи для передачи документов (на бумажном носителе) (Пример 1).


[1] Утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526.

Е.Н. Кожанова, специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

Читайте также: