Перечислите принципы планирования показа слайдов кратко

Обновлено: 30.06.2024

В создании этой статьи участвовала наша опытная команда редакторов и исследователей, которые проверили ее на точность и полноту.

Команда контент-менеджеров wikiHow тщательно следит за работой редакторов, чтобы гарантировать соответствие каждой статьи нашим высоким стандартам качества.

Умение планировать презентации является достаточно полезным навыком, как в профессиональной, так и в учебной сфере. Хотите ли вы продать свой продукт или просто получить хорошую оценку, планирование презентации потребует от вас немало времени и внимания. Чтобы наилучшим образом представить имеющиеся в вашем распоряжении материалы, вам придется учесть ту публику, для которой предназначена презентация, а также тот ракурс, с которого вы будете преподносить свою информацию. Именно это и является отправной точкой для подготовки слайдов и самого выступления. Прежде чем выносить подготовленную презентацию на суждение публики, вам следует тщательно отрепетировать свое выступление. Это поможет вам заранее выявить и изменить в презентации ту информацию, которая окажется лишней или недоработанной.

Мы поглощаем огромные потоки информации и быстро делаем выводы. Люди говорят в среднем со скоростью 120 слов в минуту, а мозг способен переработать информацию в четыре раза быстрее! Но все ли мы запоминаем и воспринимаем?

Продолжительность внимания - интересный феномен. Не более шести минут, как показали исследования, человек способен задержать свое внимание на чем-то одном.

Выступление, спланированное с учетом этих особенностей, непременно будет успешным. Нельзя объять необъятное, презентация - это всего лишь презентация, а не выпускной экзамен для ее ведущего. Включите в сценарий только то, что может заинтересовать всю аудиторию.

подобрать и структурировать материал, который будет в основе выступления, сделать его наглядным;
предусмотреть формы взаимодействия с аудиторией, подготовиться к трудным вопросам;
спланировать сценарий презентации с учетом времени;
предположить развитие взаимоотношений с клиентами после презентации.

Процесс планирования не ограничивается только подготовкой выступления. Если вы хотите добиться результатов, а не просто провести время, просчитывайте свои ходы. Вдохновение и импровизация необходимы на театральной сцене, но не гарантируют успех во время презентации.

кто будет присутствовать на презентации (компетенция присутствующих);
что является запланированным результатом;
какое минимальное и максимальное время может продолжаться презентация;
какой материал необходимо оставить участникам презентации.

Цель вашей презентации - это критерий для отбора материалов, подлежащих включению в выступление. Ситуация, когда презентация перегружена информацией, очень опасна. Окружающие это почувствуют и первая их защитная реакция будет не в вашу пользу.

Ранжируйте по степени важности всю информацию: тексты, иллюстративный материал, а также выявите необходимость использования визуальных средств.

При таком подходе составляется несколько сценариев одной и той же презентации. Допустим, вас попросили продолжить. Если вы готовились по самому лаконичному варианту презентации, подобное предложение может застать врасплох.

что думают участники на эту тему;
знакомы ли они с подобными изданиями (продукцией прямых конкурентов и др.);
как они относятся к применению компьютера для обучения навыкам делового общения
кто из присутствующих скорее всего будет возражать, а кто поддержит вас.

Сформулируйте ключевую фразу, которую, по вашему замыслу, должны все запомнить. Это вывод, "соль" презентации.

Вам известна типовая структура презентации. Необходимо выстроить логическую цепочку, которая с неизбежностью должна привести аудиторию к ключевой фразе-выводу.

Зачастую путают предмет разговора (о чем вы хотите говорить) с выводом (то, что вы хотите донести до аудитории, во что она должна поверить или сделать).

Утверждения - это отражение фактов;
Мнения - это интерпретация фактов;
Рекомендации - это предложение совершить какое-то действие, подкрепленное утверждениями и мнениями.

Содержательные выводы формируют структуру презентации. Выступление, имея модульное строение, состоит из иерархии выводов. Самый важный среди них должен быть очень кратким, не более одной фразы.

Как считают специалисты, первые девяносто секунд - самые важные для любого выступления. Одежда и внешний вид, манеры поведения и "реквизит" презентатора - под прицелом аудитории.

Задача презентатора - смягчить ощущение отчужденности, попытаться вовлечь присутствующих в разработанный вами сценарий презентации. Вступление - мост, ведущий к основной части.

обменяться приветствиями и представиться;
обозначить цель вашего визита с ориентацией на интересы аудитории;
договориться с присутствующими о продолжительности и форме взаимодействия (например, когда вы готовы отвечать на вопросы).

Самый важный секрет мастерства в торговле - найти то, что хочет покупатель, а затем помочь ему найти это самостоятельно. Презентация по сути своей - одна из форм продажи, а ее участники - покупатели.

В любой ситуации презентатор стремится подтолкнуть окружающих его к "покупке", выбору предложенного им решения. При планировании сценария никогда не рассчитывайте, что аудитория заинтересована в теме презентации. В лучшем случае она будет нейтральна.

дружелюбная - преимущественно ваши сторонники;
нейтральная - это те, кто еще не определился в отношении вашего предложения;
враждебная - скептики, которые не согласны с вами.

размеры помещения, где планируется проведение презентации;
обустроенность сточки зрения наличия розеток, возможности разместить демонстрационные образцы продукции и др.;
соответствующий стиль презентации.

Место проведения презентации формирует даже требования к одежде презентатора. Уместен ли строгий деловой костюм в неформальной обстановке?

В день презентации обязательно подтвердите ваш визит. Как правило, удобное время встречи определяют клиенты. Если выбор предоставлен вам, старайтесь избегать понедельника и пятницы, исключайте дни до и сразу после праздников, выбирайте утренние часы для презентаций.

После того, как презентация состоялась, необходимо получить обратную связь. Даже если все участники доброжелательны к вам, и им было интересно, следует оценить - достигнут ли желаемый результат. Это также составная часть планирования.

Если презентация проводилась в камерной обстановке (тет-а-тет) допустимо поинтересоваться: "То, что Вы увидели, как думаете, можно применять в Вашей компании? Какие формы применения особенно продуктивны для Вас?"

В ином случае вам помогут телефонные звонки. Обратитесь к должностному лицу, участвовавшему в презентации. Попросите оценить действия вашего сотрудника, например, по пяти балльной шкале, выслушайте замечания. Критика бывает очень конструктивной для того, чтобы скорректировать сценарий следующей презентации.

Программа PowerPoint является Windows-приложением, его интерфейс стандартен для этой операционной системы. PowerPoint может быть запущен одним из нескольких способов.

При запуске появится окно PowerPoint с диалоговым окном, предлагающим разными способами создать презентацию (рисунок 2.7).

При стандартных настройках окно Microsoft PowerPoint состоит из следующих элементов:

1. Заголовок окна – стандартный для окна Windows.

2. Строка меню - расположена под строкой заголовка.

3. Панели инструментов – по умолчанию отображаются панели Стандартная и Форматирование

Рисунок 2.7 – Диалоговое окно

4. Рабочая область- поле, в котором отображается и редактируется документ. Справа рабочая область ограничена полосой прокрутки. Существенная разница, по сравнению с Word или Excel, в том, что бегунок позволяет переходить от слайда к слайду, а не по тексту в пределах одного слайда. Конкретный вид рабочей области зависит от режима работы редактора.

5. Строка состояния – информационная строка, в которой указываются режимы просмотра и различная информация о презентации: число слайдов, язык, параметры оформления слайда и т.п.

Основное отличие интерфейса PowerPoint от программ, входящих в состав Microsoft Office заключается в специфических режимах отображения документа на рабочем поле. Предусмотрено четыре основных режима отображения:

4. Сортировщика слайдов.

В пятом режиме, называемом Показ слайдов, изображение слайда размещается на полном экране. При этом никакие элементы интерфейса не видны.

В каждом режиме имеются специфичные для него наборы панелей инструментов. В зависимости от принятого режима меняется и состав контекстного меню, открываемого при щелчке на объекте (слайде) правой кнопкой мыши.

В обычном режиме рабочее окно имеет три панели. На левой панели отображается структура презентации в виде последовательности слайдов с их номерами и размещённым текстом. Правая панель занимает большую часть поля, и в ней отображается слайд со всеми размещёнными объектами. Третья панель располагается в нижней части рабочего поля и предназначена для внесения заметок разработчиком презентации.

В режиме структуры размер панели с отображаемой структурой увеличен, панель заметок располагается вертикально а слайд отображается в виде эскиза. Именно в режиме структуры удобно вводить и форматировать текст.

В режиме слайдов каждый кадр занимает основную часть рабочего окна, а структура презентации отображается на узкой панели слева, где представлены только символы слайдов и их номера.

В режиме сортировщика слайдов кадры представлены эскизами, занимающими всё рабочее поле, под каждым из которых размещаются значки, указывающие на параметры смены слайдов, анимации, времени экспозиции кадра. Соответственно меняется и панель инструментов, где появляются необходимые элементы управления, и контекстного меню, открываемое щелчком правой кнопки мыши на эскизе слайда.

При переходе в режим показа слайдов автоматически запускается полноэкранная демонстрация с параметрами, выставленными в режиме сортировщика слайдов. Демонстрация начинается с текущего (выбранного) слайда. Завершить её можно в любой момент нажатием клавиши Esc.

Создать новую презентацию можно тремя разными способами:

1. При помощи мастера автосодержания;

2. На основе предлагаемых шаблонов;

3. Используя пустую презентацию, то есть, создавая документ “с нуля”.

Создание презентации при помощи мастера автосодержания.Создание презентации при помощи мастера автосодержания – это самый лёгкий, но зато самый стандартизированный способ. В этом случае мастер, как и большинство мастеров Microsoft Office, задаёт определённые вопросы, собирая тем самым необходимую информацию и предлагает на её основе набор слайдов по указанной теме. Для начинающего пользователя этот способ видится самым простым и удобным, поскольку мастер грамотно ведёт его через все стадии подготовки презентации. С другой стороны, он самостоятельно принимает ключевые решения, практически не оставляя возможности для свободного творчества. При запуске PowerPoint щелчком мыши на значке Мастер автосодержания вызывается следующее диалоговое окно (рисунок 2.8)

Рисунок 2.8 – Мастер автосодержания

На первом этапе предлагается выбрать Вид презентации. При этом предлагается шесть блоков, раскрываемых нажатием соответствующих кнопок. Каждый из блоков содержит несколько стандартов презентаций, из которых выбирают наиболее тематически подходящую.

На заключительном этапе производится оформление титульного слайда, даётся название презентации, а также вводится текст для нижнего колонтитула всех слайдов. Щелчок мышью на кнопке Готово даёт мастеру команду о завершении работы, и он на основе собранной информации создаёт базовый набор слайдов. Теперь можно заниматься окончательным оформлением слайдов, вводя необходимые данные: текст, изображения, рисунки, - а также, при необходимости, меняя параметры форматирования.

Создание презентаций на основе шаблонов.PowerPoint предлагает два типа шаблонов:

1) шаблоны презентаций;

2) шаблоны оформления.

Шаблоны презентаций более всего похожи на стандартные шаблоны в Word: они носят названия План продаж, Бизнес-план, Обзор финансового состояния и др. Пользователь может принять к сведению предлагаемый шаблоном текст или полностью заменить его на авторский. На рисунке 2.9 приведён пример нескольких слайдов из набора, предлагаемого шаблоном презентации Диплом.

Рисунок 2.9 – Шаблон презентации диплом

Шаблоны оформления созданы профессиональными дизайнерами и служат для придания всем слайдам презентации единообразного оформления. Каждый из шаблонов имеет определённую цветовую гамму, фон и свою стилистику, содержит разнообразные графические элементы, параметры размера и начертания шрифтов, специальные эффекты. При работе с презентацией необходимо внимательно отнестись к выбору шаблона оформления, поскольку помимо того, что он может не сочетаться с темой презентации, на нём элементарно могут потеряться вводимый текст или вставляемые графические объекты.

Создание презентации без использования мастера.Разработка презентационных документов, как и любых других, выполняется в несколько этапов. Но прежде чем приступить к описанию содержания этих этапов, мы должны обратить особое внимание на важность “нулевого этапа” – подготовки содержательной части презентации. Содержание презентации должно зависеть от целей докладчика, заинтересованности и подготовленности аудитории.

Прежде всего, необходимо определить, на кого ориентирована презентация, каковы знания потенциальных слушателей по данной теме. Сформулировать задачи презентации в следующей последовательности:

1. Что необходимо довести до аудитории;

2. В чём следует убедить слушателей;

3. Нужно ли чему-то научить аудиторию;

4. Как мотивировать свои тезисы.

На следующем этапе формируется структура презентации. Подготавливается эффектное начало презентации, сразу привлекающее внимание. Далее формируются главные идеи, с обоснованием их статистикой, документами, аналогиями или наглядными примерами. Все идеи и тезисы должны быть неразрывно связаны с темой доклада. Правильное завершение презентации, соответствующее цели доклада и создающее надолго запоминающееся, является важной частью успеха.

Работа с изображением.В презентации часто используется большое количество иллюстраций, во многом они играют ключевую роль. Под иллюстрацией понимается графическое изображение, созданное во внешних по отношению к PowerPoint приложениях. Выразительные, правильно подобранные иллюстрации способны существенно улучшить привлекательность презентации любого стиля. Простые иллюстрации можно взять из библиотек готовых элементов, входящих в состав Microsoft Office. Вы можете воспользоваться библиотеками изображений самой разной тематики, распространяемых на CD-ROM или публикуемых в Интернете.

Допустимо использовать графические файлы следующих форматов:

.BMP – формат хранения растровых изображений, ориентированный на операционную систему Windows.

.GIF – средство хранения сжатых изображений с фиксированным (256) количеством цветов.

.JPG – средство хранения растровых изображений с возможностью управления степенью сжатия. Чем выше степень сжатия, тем ниже качество рисунка.

Работа со звуком.Если презентация предназначена для представления в Интернете, автономного просмотра на компьютере и других видов электронной публикации, её можно сопровождать звуковым оформлением. Это могут быть музыка, речь, звуковые эффекты. Обычно звуковые эффекты используют как элементы для привлечения внимания к отдельным слайдам, а музыка часто выступает самостоятельным элементом доклада при представлении творческой темы.

Речь обычно используют для комментирования презентации, ориентированной на автономный просмотр. Вместе с тем, запись речи можно применять и для подготовки аудиторного доклада. Звуковые эффекты вставляют для привлечения внимания аудитории либо к слайду в целом, либо к его объектам. Надо иметь в виду, что передача звука в Интернете связана с определёнными трудностями, так как объёмы звуковых файлов могут быть весьма велики. Рекомендуется применять специальные форматы звуковых файлов, обеспечивающие высокую степень сжатия с возможностью управления качеством, например формат МР3.

Для того чтобы вставить звуковой файл в текущий слайд, нужно выполнить следующие действия:

1. Выбрать пункт меню Вставка / Фильмы и звук / Звук из файла

2. В окне Вставка звука указать путь к одному из звуковых файлов, которые хранятся на компьютере (рисунок 2.10)

Рисунок 2.10 – Путь к звуковому файлу

Принципы планирования показов слайдов.В большинстве случаев презентация готовится для показа с использованием компьютера, ведь именно при таком показе презентации можно реализовать все преимущества электронной презентации.

Если аудитория слушателей небольшая, то показ можно осуществлять с экрана компьютера. Для больших аудиторий применяются либо большие экраны, либо проекторы, причем, готовя презентацию, надо учитывать возможности устройств (разрешающую способность, яркость, контрастность), на которых она будет показана.

Существует три способа проведения показа слайдов: управляемый докладчиком, управляемый пользователем и автоматический.

Показ слайдов, управляемый докладчиком.В этом случае слайды отображаются во весь экран (наиболее типичная ситуация), а презентацию обычно ведет докладчик. Этот способ показа слайдов наиболее приемлем для доклада.

Ведущий получает полный контроль над презентацией: он может проводить ее вручную или в автоматическом режиме, останавливать ее для записи замечаний или действий, а также вести запись звука во время презентации. Режим удобен для показа презентации на большом экране или для проведения презентационной конференции.

Показ слайдов, управляемый пользователем.В этом случае презентация показывается на малом экране, например при просмотре одним пользователем по корпоративной сети.

Слайды отображаются в небольшом окне; имеются команды смены слайдов, а также команды редактирования, копирования и печати слайдов. В этом режиме для перехода к другому слайду используется полоса прокрутки, причем одновременно может работать другое приложение. Можно отобразить панель инструменте Web, помогающую просматривать другие презентации и документы Office.

Автоматический показ слайдов.Данный переключатель позволяет провести автоматическую презентацию, например на выставке.

Для проведения автоматического показа слайдов на выставочном стенде или в другом подобном месте можно подготовить ее с расчетом недоступности большинства меню и команд и автоматического повторения слайдов в непрерывном цикле.

Автоматические презентации представляют собой удобный способ распространения информации в виде показа слайдов, осуществляемый без ведущего. Большинство средств управления можно сделать недоступными (за исключением инициирования некоторых элементов щелчком мыши) для защиты от изменений, вносимых пользователями. После завершения автоматическая презентация запускается повторно; то же самое происходит при замене слайдов вручную, когда какой-либо слайд остается на экране более 5 мин.

Для подготовки автоматического показа слайдов необходимо открыть презентацию, выбрать в меню Показ слайдов команду Настройка презентации, затем установите переключатель Автоматический..

Проводя показ слайдов, на первый план необходимо выдвинуть содержание. Инструментальные средства (анимация, переходы и др.) используются для подчеркивания определенных аспектов сообщаемых сведений, поэтому они не должны отвлекать внимание аудитории на спецэффекты.

Подобных правил следует придерживаться и в отношении звука. Музыка, которая зазвучит во время перехода или анимации, сконцентрирует внимание зрителей на показываемых слайдах. Однако злоупотребление звуковыми эффектами может отвлечь внимание от важных моментов.

Для того, чтобы сделать качественную и эффективную презентацию, необходимо ее заранее спланировать и обрисовать в общих чертах. Это помогает систематизировать свои мысли и донести их до слушателей. Кроме того, хороший план составления презентации сэкономит время для подготовки материала, а также придаст уверенность во время доклада. Предлагаем вам несколько советов, как составить план презентации.

Что такое планирование

С вопросами планирования мы встречаемся ежедневно — составляем списки желаний, дел, покупок, распределение финансов и этот перечень можно продолжать. Мы все время планируем, даже не отдавая себе в это отчет. Записать все эти планы на бумагу, распределить их по категориям, определить их актуальность и рассчитать, сколько времени они займут — вот основная задача.

Такой же порядок действий относится к составлению плана для презентаций. На первый взгляд это кажется очень сложным, но не стоит волноваться. Думайте об этом как об огромном списке покупок, заполненном различными категориями, организованными по темам. Подробный список наверняка помогает вам ориентироваться в большом магазине намного эффективнее. Поможет план и при создании презентаций.

Предварительный план для презентации

Не будьте слишком избирательными по отношению к идеям, которые приходят вам в голову. Все они одинаково актуальны и заслуживают внимания на данном этапе.

Мозговой штурм

Это, безусловно, самый действенный способ планировать контент. Это необходимая часть любого творческого процесса. Дайте полную свободу своему креативному мышлению в заданном направлении. Здесь главным условием является знание в совершенстве предмета или темы презентации. В результате такого мозгового штурма появляются совершенно новые решения.

На этом этапе нет плохих идей. Записывайте все, что приходит в голову, и пока не беспокойтесь о планировании.

Очень полезно вовлечь своих друзей в процесс мозгового штурма. Если вы не работаете в офисе с командой, где можно обмениваться идеями, узнайте мнение окружающих о вашей презентации. Кратко расскажите им о своей теме и спросите, что кажется наиболее интересным. Знание того, что люди хотят услышать по вашей теме, действительно может помочь спланировать эффективную презентацию.

Обрисовка презентации

Теперь, когда вы продумали в общих чертах свою работу, пора заняться составлением отдельных пунктов. Первое, что нужно сделать, это придумать основные тезисы. Это важный момент для подготовки презентации. Обычно, общая тема разбита на подтемы или пункты.

В презентации, как правило, используют три или четыре основных раздела. Старайтесь не брать больше, поскольку вам действительно нужно уделять достаточно времени каждому из них.

Когда вы закончите выбирать темы, пора их структуировать. Для этого нужно решить, какая из них будет взята за основу. Представьте, что вы проводите презентацию о сетевом маркетинге.

Ваша цель — представить новый, более удобный для потребителей способ привлечения потенциальных клиентов.
Ваши три основные темы — это потребительский спрос и рыночные предложения, социальные сети, пользовательский опыт.
В идеале вам следует представить первую тему базовой теории потребительской этики, затем перейти к области применения в социальных сетях, а потом обсудить взаимодействие с пользователем как возможное решение.

Элементы презентации

Когда вы закончите с формированием разделов, напишите их на листе, оставив пространство между ними.

Конечно, это не всегда должен быть именно лист бумаги. Вы можете написать свой план где угодно.

Если вам нужно проводить много презентаций, приобретение программного обеспечения, которое поможет вам в планировании и организации, является разумным вложением.

Но это не обязательно, ведьесть много бесплатных планировщиков на выбор. Эти инструменты полезны для визуального отображения ваших идей. Они помогают увидеть полную картину контента. Это делает планирование более эффективным и простым.

Шаблоны PowerPoint

Отличный способ создать свой план без платного программного обеспечения — использовать мощь шаблонов PowerPoint. Эта программа предлагает много вариантов, ориентированных на нишевые темы и предметы. Найдите те, которые больше всего подходят вашему предмету презентации. Затем приступайте к их заполнению своим контентом и просмотрите структуру всей презентации на одной диаграмме или слайде.

Утверждения и аргументы

Основные моменты — это ваши ключевые ориентиры в схеме. Это ваши заявления о продукте, услуге, бизнес-идее и т.д. О чем бы ни была ваша презентация в PowerPoint — вы говорите об определенной теме. И всякий раз, когда вы это делаете, вы должны доказать обоснованность своей основной идеи и аргументировать свою позицию. В презентации не должно быть более четырех основных пунктов или утверждений.

Каждое утверждение поддерживается несколькими аргументами. Обычно есть 3-4 аргумента на один основной пункт.

Аргументы — это ваше исследование. Это логика того, что вы утверждаете. Это все, что вы можете сказать в пользу своего проекта.

Общий совет — начинайте с самого слабого аргумента и заканчивайте самым сильным. Это применимо к каждому основному пункту индивидуально, но вы можете использовать эту логику и для презентации в целом.

Тематические предложения

Это еще и мощный стилистический инструмент. Его обязательная цель — обеспечить плавный переход от одного раздела к другому. Таким образом, ваше тематическое предложение должно кратко упомянуть все аргументы, которые вы будете использовать, а также как-то связать основные моменты, чтобы переход казался логичным и плавным.

Например, представьте, что вы делаете презентацию, в которой предпочтение отдается одному продукту по сравнению с другим. Ваш первый главный момент — это меньшая стоимость. Ваш следующий основной момент касается экологических факторов. Тематические предложения между этими двумя основными пунктами должны быть примерно такими: Даже если вас не волнует стоимость, факты 1, 2 и 3 являются отличным аргументом в пользу его экологических преимуществ.

Тематические предложения помогут систематизировать основные моменты, которые составляют основу презентации.

Предварительный проект

Предварительный набросок — очень интересная часть составления плана презентации. Это интересно, потому что сочетает в себе планирование и мозговой штурм. По сути, этот шаг заключается в том, чтобы записать любую информацию, которую можно включить в презентацию. Это могут интересные факты, удачная шутка, последние исследования, красивое словосочетание, слоган и т.д.

Помните, что это всего лишь черновик. Составление плана — это предварительный процесс. Все, что вы пишете на бумаге, можно потом изменить. Цель плана — дать вам более полную картину того, о чем вы будете говорить во время презентации. Если эта информация изменится после того, как вы закончите набросок, то вы можете легко внести коррективы.

Фактически, предварительный проект помогает по-настоящему взглянуть на информацию визуально и оценить ее. Это поможет выявлять все недостатки на ранней стадии, а не во время презентации.

Используя эти простые советы вы быстро и качественно составите план для своей презентации и приступите к ее созданию, используя PowerPoint.

Как создать костяк будущей презинтации — ее план, вы узнаете из видео.

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Читайте также: