Основные задачи автоматизации доу

Обновлено: 06.07.2024

Андрей Куканов

Максимум возможностей для электронного документооборота вашей компании. Бесплатная оценка внедрения!

Консультации по автоматизации документооборота

Бесплатно от экспертов 1С:ДО. Рекомендуем ПО, сориентируем по цене и срокам внедрения

Есть несколько типов инструментов для автоматизации ДОУ предприятия с определенным назначением, со своими плюсами и минусами. Основной тенденцией развития систем автоматизации делопроизводства и документооборота является интеграция всех их между собой

История механизации и автоматизации ДОУ

Успех предприятия зависит от множества параметров:

  • области деятельности предприятия;
  • используемой бизнес-модели;
  • как организованы процессы работы и взаимодействия сотрудников;
  • как решаются финансовые аспекты работы организации;
  • каким образом происходит управление людскими ресурсами в организации.

Важное значение имеет делопроизводство и документооборот. Ни одна организация не может осуществлять свою деятельность без документационного подкрепления.

В процессе деятельности предприятия возникает значительный объем самых разных документов. Их множество определяется:

  • сферой деятельности,
  • функциями организации,
  • принятыми правилами решения вопросов,
  • характером отношений с контрагентами.

Сейчас в этой достаточно консервативной области происходит технологический прорыв. На смену бумажному делопроизводству во всем мире приходит электронный документооборот.

Безусловно, это связано с тем, что электронные технологии позволяют снизить затраты на управление предприятием, зафиксировать технологию работы людей с документами и контролировать ее соблюдение. Также это позволяет одновременно большому количеству пользователей системы работать с актуальными версиями документов на удаленных территориях, что в условиях современного мира теперь еще и необходимость.

Базовые понятия ДОУ

Делопроизводство – деятельность по обеспечению документирования деятельности и организацию работы с документами. Делопроизводство включает в себя две области: документоведение и документооборот.

Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Нормативно-методическое регулирование ДОУ

Нормативно-методическое регулирование ДОУ позволяет:

  • правильно создавать и оформлять документы, придавая им юридическую силу;
  • организовать движение документов между сотрудниками организации;
  • обеспечить сохранность документов и использование их в текущей деятельности.

Служба ДОУ в своей работе должна использовать следующие нормативные документы:

Инструменты автоматизации ДОУ

Существует несколько типов инструментов для автоматизации ДОУ и архивного дела предприятия. Все эти инструменты имеют свои назначения, свои плюсы и минусы. Основной тенденцией развития систем автоматизации делопроизводства и документооборота является интеграция всех перечисленных систем между собой.

Workflow – это подход в управлении, при котором потоки задания (работ) организованы в последовательность шагов (процедуры) по заданными регламентам и правилами. Потоки ориентированы на коллективное выполнение.

Системы делопроизводства – правила создания/производства документов и коллективная работа с ними.

Архив – это системы хранения документов, а также быстрого поиска их в архиве.

Системы электронной почты – использование e-mail технологий для работы с документами.

Управление Совещаниями и Протоколами совещаний – уникальная управленческая деятельность по организации работы сотрудников на предприятии.

Календарное планирование выполнения задач – системы управления временем сотрудников на предприятии, а также координация их времени между собой.

Электронный документооборот (ЭДО) – обмен документами в электронном виде, подписанных цифровой подписью).

Межведомственный электронный документооборот (МЭДО) – взаимодействие между организациями с помощью документов в электронном виде в заданном формате.

Разработка оригинальной системы автоматизации системы ДОУ

Создание системы электронного документооборота (СЭД) для организации – это непростая задача, в которой приходится всегда учитывать много параметров, важных и влияющих на выбор, а также на сложность будущей СЭД.

Этот проект затрагивает не только ИТ инфраструктуру предприятия. Он меняет технологию работы, он меняет культуру организации. Поэтому важно эти организационные моменты держать на контроле, уделить этому максимальное внимание.

На российском рынке систем имеется достаточное количество разных решений, каждое из них имеет достойную историю, и свой сегмент рынка, потребности, которого эти решения закрывают.

Постановка процессов документооборота

Срез каждого рабочего процесса компании. Рекомендации по оптимизации ресурсов и снижению рисков

Читайте также: