Основные проблемы архивного дела в настоящее время кратко
Обновлено: 07.07.2024
История и практика архивного дела
П роблема обеспечения сохранности документов является одной из самых важных и актуальных в деятельности архивных учреждений. От ее решения в определенной степени зависит возможность всестороннего, эффективного использования результатов комплектования архивов. В основе этой работы лежит комплексный подход, включающий правовую защиту архивных документов, укрепление материально-технической базы архивов, организационное и научно-методическое обеспечение работ, создание оптимальных условий и совершенствование организации хранения архивных фондов, обеспечение их физической сохранности.
В настоящей статье охарактеризуем каждое направление, опираясь на результаты проведенного Росархивом мониторинга состояния документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в федеральных архивах, на 1 января 2019 г., а также на анализ отчетных данных архивных учреждений Сибирского федерального округа, включая муниципальные архивы, за 2020 г.
Еще один правовой документ – Положение о ведении Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации находится в Минюсте России. В 2021 г. планируется завершить работу по подготовке Порядка государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.
Предметом особого внимания архивных учреждений являются световой, температурно-влажностный и санитарно-гигиенический режимы хранения. Перед архивистами стоит задача уменьшения скорости старения всех документов, т. е. сведения к минимуму действия таких негативных для документов факторов, как тепло, влажность, биологические вредители, резкие изменения условий внешней среды. В федеральных архивах на 1 января 2019 г. количество единиц хранения с нарушением климатических параметров составляет более 19 млн ед. хр. Из 16 федеральных архивов в двух (РГВИА, РГВА) 71 хранилище поражено грибком; еще в двух (РГАДА, РГВИА) в 32 хранилищах выявлено наличие насекомых и в 69 – повышенная запыленность.
В архивных учреждениях Сибирского федерального округа проводится работа по поддержанию нормативного температурно-влажностного режима хранения архивных документов. Так, в Иркутской области в муниципальных архивах г. Черемхово и Мамско-Чуйского района установлены увлажнители воздуха, в архиве г. Зимы – беспроводные погодные станции для фиксации температуры и влажности воздуха; в хранилищах архива Зиминского района – вентиляторы для устранения излишней влажности.
Особое место в деле обеспечения сохранности архивных документов на бумажной основе занимает их защита от биоповреждений, возникающих в результате несоблюдения условий хранения, аварийных ситуаций. Это характерно для архивов всех уровней, в том числе федеральных. Так, в последних хранится почти 260 тыс. дел с плесневыми повреждениями. В рамках решения этой проблемы за счет программных средств для лаборатории РГАНТД приобретена сублимационная сушильная камера вместимостью до четырех тонн документов на бумажной основе, которая предназначена для восстановления пострадавших в результате аварийных ситуаций влажных и намокших документов методом лиофильной сушки в условиях низких температур, признанным в мировой практике наилучшим способом восстановительной сушки [4] . Камера также используется для обработки документов, уже находящихся под воздействием плесневых поражений различной интенсивности и видов. За 2018–2020 гг. с помощью сублимационной сушильной камеры проведены дезинфекция свыше 38,9 тыс. листов (84 ед. хр. РГАНТД), дезинсекция более 377,8 тыс. листов (1,2 тыс. ед. хр. РГАДА); осуществлено высушивание 963 коробок с пострадавшими документами РГАЛИ и свыше 37,1 тыс. листов (183 ед. хр. ГАРФ, РГАНТД).
В этом направлении работают и архивные учреждения Сибирского федерального округа. Например, в Государственном архиве Новосибирской области дела, прошедшие реставрацию, а также со следами намокания, порошистыми налетами спор в объеме 360 ед. хр. (45 392 листа) прошли гигиеническую обработку на санационном комплексе Spirabilia II-S. В Государственном архиве Алтайского края проведена низкотемпературная обработка 762 ед. хр., поврежденных хлебным точильщиком.
Что касается этого направления в архивных учреждениях Сибирского федерального округа, то здесь в 2020 г. в государственных архивах восьми субъектов из десяти (кроме республик Алтай и Тыва) отреставрировано свыше 4,9 тыс. дел (372,150 тыс. листов). Объемы реставрации архивных документов составляют от 72 ед. хр. (2,035 тыс. листов) в Республике Хакасия до 971 ед. хр. (38,516 тыс. листов) в Кемеровской области. В целом по федеральному округу в реставрации нуждаются свыше 372,1 тыс. ед. хр. В Государственном архиве Томской области проводится работа по реставрации и консервации фронтовых писем; в государственных архивах Красноярского края и Новосибирской области реставрация оригиналов архивных документов осуществляется на основе применения листодоливочной машины. В муниципальных архивах Республики Хакасия, Иркутской, Кемеровской, Новосибирской и Омской областей отреставрировано свыше 9,5 тыс. дел (87,460 тыс. листов). При этом количество дел, нуждающихся в реставрации, составляет более 67,1 тыс.
Обязательным условием организации работ должен быть строго избирательный подход к отбору дел для реставрации с учетом ценности документов, характера дефектов носителя и текста, их потенциальной долговечности. В соответствии с разработками ВНИИДАД [5] дефекты документов классифицируются на основе единой буквенно-цифровой индексации по типовым признакам дефектов бумаги (буквенная индексация) и текста (цифровая индексация). Предлагаемая методика позволяет, во‑первых, объективно оценивать физическое состояние документов для определения очередности их специальной обработки, во‑вторых – формализовать его описание, что очень удобно для ведения учета физического состояния документов в автоматизированном режиме.
Составной частью решения проблемы обеспечения сохранности архивных документов на бумажных носителях является страховое копирование архивных фондов. Свое правовое закрепление эта работа получила в Федеральном законе № 125-ФЗ, в соответствии со ст. 17 которого на уникальные и особо ценные документы создаются их страховые копии. Технико-технологические аспекты создания страхового фонда разработаны в серии типовых технологических регламентов изготовления страховых копий документов. В среднем ежегодно архивные учреждения Российской Федерации за счет бюджетного финансирования изготавливают свыше 4,7 млн кадров. Современный парк микрофильмирующего оборудования лабораторий федеральных архивов обеспечивает ежегодное создание страхового фонда на уникальные и особо ценные документы Архивного фонда Российской Федерации в объеме более 2,1 млн кадров, фонда пользования – 2,3 млн кадров, что почти в два раза превышает объем аналогичной работы конца 1990‑х гг. За 2019–2020 гг. на фотодокументы на фотопленке и стеклянной основе царской хроники созданы страховой фонд на 1360 ед. хр. и фонд пользования на 1366 ед. хр.; на кинофильмы царской хроники – на 19 ед. хр.
В архивных учреждениях Сибирского федерального округа для страхового фонда скопировано более 195,5 тыс. ед. хр. и хранится свыше 25 млн кадров негативов страховых копий. Объем смикрофильмированных дел от общего объема учтенных особо ценных документов составляет 96%. Самые высокие показатели на этом направлении достигнуты в государственных архивах Иркутской (97%), Новосибирской (87%) областей и Республики Тыва (82%). В 2020 г. работы по созданию страхового фонда копий особо ценных документов проводились в государственных архивах Республики Алтай, Алтайского, Красноярского краев, Иркутской, Новосибирской и Томской областей. Их общий объем составил более 7,5 тыс. ед. хр. (свыше 1317,6 тыс. кадров). При этом в Государственном архиве Алтайского края продолжалось создание страхового фонда и фонда пользования на наиболее востребованные особо ценные документы фондов периода до 1917 г. и находящиеся в неудовлетворительном физическом состоянии. В муниципальных архивах Сибирского федерального округа в 2020 г. страховой фонд не создавался.
В соответствии с п. 18.6 Правил централизованное хранение страхового фонда осуществляет Центр хранения страхового фонда (ЦХСФ). В целях осуществления дальнейшей концентрации страхового фонда копий особо ценных документов Архивного фонда Российской Федерации для организации их территориально обособленного хранения в 2019–2020 гг. обеспечена отправка в ЦХСФ страхового фонда девяти федеральных архивов (ГАРФ, РГАДА, РГИА, РГВИА, РГВА, РГАЛИ, РГАСПИ, РГАКФД, РГАВМФ) и государственных архивов Краснодарского края, Свердловской области, Ханты-Мансийского и Ямало-Ненецкого автономных округов объемом 13,4 млн кадров. Из архивных учреждений Сибирского федерального округа вопрос об отправке страхового фонда в ЦХСФ решил лишь Государственный архив Новосибирской области в 1969 г., передав на специальное хранение 64 ед. хр. (рулонов) объемом свыше 387,1 тыс. кадров.
За последние годы в ЦХСФ модернизированы электросети, охранно-пожарная сигнализация, установлены новые системы вентиляции и кондиционирования воздуха, контроля и управления доступом, видеонаблюдения по периметру территории. Лабораторный корпус оснащен современным оборудованием для контроля качества микроформ страхового фонда и изготовления копий фонда пользования на пленочных и электронных носителях.
В практику работы архивных учреждений по созданию страхового фонда и фонда пользования внедряются современные электронно-микрографические технологии: COM-системы, применяющиеся при изготовлении электронных копий документов, с которых затем производятся микрофильмы; гибридные системы, позволяющие одновременно создавать страховые копии на пленочном носителе и электронный образ документа в качестве фонда пользования; оптическое микрофильмирование документов в сочетании со сканированием изготовленных копий.
Однако проблема заключается в том, что в соответствии с отраслевыми нормативами страховой копией для документов на бумажной основе является негативная микроформа (микрофильм или микрофиша) 1‑го поколения, выполненная на фотографической галогенидосеребряной пленке соответствующего типа методом оптического фотографирования документов. В COM-системах создание негативных микроформ включает не один, а два этапа – изготовление цифровых копий с документов на бумажной основе, т. е. электронной копии документа, с которой затем делается негативная микроформа. Но положение о том, что аналоговую копию, изготовленную на микрографическом носителе в COM-системе с цифровой копии архивного документа на бумажной основе или с электронного архивного документа, можно использовать в качестве страховой копии этого документа, в настоящее время нормативно не закреплено.
На данном этапе наиболее оптимальным для государственных архивов является стандартное изготовление страховых копий с документов на бумажной основе и последующее их сканирование в целях создания электронного фонда пользования. Применение этой технологии позволяет продолжить работу по созданию страхового фонда на пленочных носителях в соответствии с нормативными требованиями.
Документов, соответствующих критериям уникальных в масштабах России, по Сибирскому федеральному округу не выявлено. Из десяти его субъектов только в семи (Республика Тыва, Алтайский, Красноярский края, Кемеровская, Новосибирская, Омская, Томская области) ведутся региональные реестры уникальных документов. В них в 2020 г. включены четыре уникальных документа: по одному из Алтайского края и Новосибирской области, два – из Томской области.
Проблемы обеспечения сохранности архивных документов по-прежнему являются определяющими. Ведь документы Архивного фонда Российской Федерации – это не только составная часть историко-документального наследия, но и важнейший информационный ресурс государства и общества.
Список литературы
Дмитриева М.Б., Калашникова К.А., Ефимова Э.Б. Метод комбинированного вакуумирования и замораживания для инсектицидной обработки архивных документов // Отечественные архивы. 2018. № 1. С. 55–60.
[1] См.: Собр. законодательства Российской Федерации. 2004. № 43. Ст. 4169.
[4] Дмитриева М.Б., Калашникова К.А., Ефимова Э.Б. Метод комбинированного вакуумирования и замораживания для инсектицидной обработки архивных документов // Отечественные архивы. 2018. № 1. С. 55–60.
[5] Выявление документов с повреждениями носителя и текста: метод. пособие / ВНИИДАД. М., 1988.
[*] В основе статьи – текст выступления автора на заседании НМС архивных учреждений Сибирского федерального округа (17 августа 2021 г., г. Красноярск).
Сами по себе архивы являются хранилищами опыта цивилизации, накопленного на протяжении веков. Они делают этот опыт для всех и, в том числе обеспечивают базу исторических исследований. Через доступ к архивной информации историки, краеведы получают возможность пролить свет на факты прошлого и развить у молодого поколения интерес к истории и традициям стран и всего человечества.
Беречь и сохранить для истории документальные богатства нашей страны — важнейшая задача государственных и негосударственных архивов, общественных организаций, граждан России и, конечно, долг, и обязанность Архивной службы России всех уровней.
Как известно архивный фонд Российской Федерации представляет собой совокупность документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации.
В последнее время все острее ощущается необходимость привлечения новых информационных технологий на службу документационного обеспечения управления. Особенно это актуально для тех организаций, которые вынуждены работать с огромными массивами документов. Перед ними неизбежно встает задача тщательной систематизации, хранения и контроля внушительного по размеру объема данных, что невозможно как без знания основных норм и правил, регламентирующих работу с документами и учитывающих специфику документооборота в рамках определенной сферы деятельности, так и без использования современных электронных технологий. В настоящее время существует обширный перечень различных электронных программ, применяемых теми или иными архивными учреждениями. Среди них присутствует программа "Архивное дело".
"Архивное дело" - это многопользовательская подсистема системы "ДЕЛО", предназначенная для автоматизации процессов формирования и оформления дел для последующей передачи их в архив организации; ведения и учёта архивных дел и документов; составления номенклатуры дел (с указанием сроков хранения). Автоматизация правил делопроизводства и архивного дела выполнена в полном соответствии с российскими стандартами.
Кроме того, в разных регионах нашей страны архивными учреждениями применяются с той или иной степенью распространенности следующие программы - "Архивный фонд" "Именной каталог метрических книг" "Внутренние описи метрических книг и ревизских сказок" "Распределение жилой площади" "Обмен жилой площади" "Переименование улиц" "Справочные сведения по истории города" "Фотокаталог" "Сведения о госприемке объектов, законченных строительством" "Землеотвод в черте города" "Систематический каталог" "Библиотека архива" "Статьи по краеведению" "Картотека лицевых счетов".
Если затронуть вопрос о состоянии и перспективах развития системы автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, коллегия (состоявшаяся 24 января 2005 г .№2) отмечает его особую значимость в решении проблемы обеспечения сохранности и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, организации управления этим важным информационным ресурсом.
Создана правовая основа государственного учета. В соответствии со ст. 19 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" документы Архивного фонда Российской Федерации независимо от места их хранения подлежат государственному учету.
Организована разработка и внедрение в практику работы архивных учреждений программных комплексов (ПК) - "Архивный фонд" и "Фондовый каталог", в основе которых — обеспечение преемственности с традиционными формами и методами учета, базирующееся на единстве учетных показателей в электронном и традиционном форматах; возможность тиражирования программного обеспечения для организации его использования не только на объектах архивной отрасли, но и в хранилищах Архивного фонда Российской Федерации любой ведомственной принадлежности.
Важное значение для расширения работ по созданию системы автоматизированного государственного учета имело принятие Правительством Российской Федерации подпрограммы "Архивы России" федеральной целевой программы "Культура России (2001-2005 годы)". В ходе ее реализации выделялись определенные средства на приобретение компьютерной техники для государственных и муниципальных архивов, которая используется, главным образом, для ведения БД "Архивный фонд" и "Фондовый каталог".
Улучшению организации работы способствовала подготовка Временного порядка автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и муниципальных архивах, создание Центра информационных технологий с функциями ведения централизованного автоматизированного государственного учета, в том числе -Центрального фондового каталога (ЦФК) Росархива - главного элемента системы, аккумулирующего сведения о составе и содержании архивных фондов в общероссийском масштабе.
В результате указанных и других мероприятий обеспечено внедрение отраслевого ПК "Архивный фонд" в работу практически всех федеральных архивов, 67% государственных архивов субъектов Российской Федерации и 24% муниципальных архивов. БД "Фондовый каталог" ведут 33 органа управления архивным делом субъектов Российской Федерации.
Однако работа по созданию системы автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации еще далека от завершения. Ее развитие связано с расширением охвата автоматизированным учетом всех хранилищ документов Архивного фонда Российской Федерации, укреплением нормативной, технической, технологической и кадровой базы функционирования системы.
В решении этих проблем особое значение имеет укрепление взаимодействия структур разной ведомственной подчиненности, хранящих документы Архивного фонда Российской Федерации.
Перспективы при этом достаточно обширны в их числе: совместно с Федеральным агентством по культуре и кинематографии (М.Е.Швыдкой) наметить и осуществить в 2005-2010 гг. комплекс мер по внедрению в федеральных музеях и библиотеках, хранящих документы Архивного фонда Российской Федерации, системы автоматизированного государственного учета.
Департаменту государственной политики (Ю.И. Бундин) и Финансово-экономическому департаменту (К.В. Карнович) Минкультуры России при разработке федеральной целевой программы "Культура России (2006-2010 годы)" учесть необходимость финансового обеспечения работ по развитию системы автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации. А так же ряд других задач, чья разработка ведется в данный момент.
Проблема электронных документов - это в первую очередь проблема понятия электронных документов и признания их юридической силы, достоверности или подлинности, возможности отказа от бумажного носителя в процессе документирования управленческой деятельности.
Проблема электронных технологий в делопроизводстве - это проблема использования в традиционных условиях новейших технологий, ускоряющих процессы на всех стадиях делопроизводства, от документирования до архивного хранения. Характерно, что большинство автоматизированных систем делопроизводства являются именно технологиями в традиционной среде.
Архивные реформы 1990-2000 годов
Приступая к рассмотрению административного аспекта развития отечественного архивного дела в 90-е годы, обратим внимание на то, что архивы по своей сути в гораздо большей степени, чем другие институты социально-культурной сферы (библиотеки, музеи и др.) интегрированы в функционирование государственного механизма, являются пусть маленькой, но неотъемлемой его частью. Вследствие этого в той же самой степени в эти годы они испытали на себе всю тернистость государственного строительства новой России с присущими ему издержками и противоречиями, ошибками и конфликтами.
Впрочем, начало было более чем впечатляющим. Крах Советского Союза, повлекший за собой ликвидацию союзных государственных структур, подъем общественного интереса к архивам, выдвинувший отечественное архивное дело в центр современной общественно-политической жизни, не только России и стран СНГ, но и всего мира, неожиданно резко повысили роль и место довольно скромно до того существовавшего в РСФСР архивного ведомства.
На рубеже 20–21 вв. в результате глубоких социально-экономических и политических реформ архивная система вместе со всей страной пережила очень серьезную трансформацию. В свете этих реформ, необходимо было решить организационно-правовые и методические проблемы комплектования, сохранения и использования документов на совершенно новой основе. Этот вопрос встал тогда особенно остро по ряду причин.
Главные из них: богатейшее архивное наследие, хранящееся в стенах архивов, широчайший круг источников комплектования, стремительно меняющих формы собственности, внутренние структуры, направления деятельности, подведомственность, источники финансирования и т.д. Приватизация крупнейших промышленных предприятий, ведущих научно-исследовательских институтов, грозившая потерей целого комплекса научно-технической документации. Активный процесс банкротства, часто оставляющий бесхозными документы по личному составу, как мелких частных, так и гигантских промышленных предприятий. Развитие передовых технологий и всеобщая компьютеризация, влекущая за собой массовое образование документов на нетрадиционных носителях, когда основная часть архивов ориентирована на комплектование документами на бумажной основе.
Похожие страницы:
Актуальные вопросы развития российской социологии на современном этапе
. особенно полезны архивные исследования. Архивное исследование - исследование . как актуальная проблема социологических исследований на современном этапе развития российского . трансформация российского общества. М.: Дело, 2002. Заславская Т.И., Рывкина .
Актуальные проблемы документоведения на современном этапе
. КАФЕДРА ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ И ДОУ РЕФЕРАТ на тему: Актуальные проблемы документоведения на современном этапе Выполнила: студентка 1 курса . документоведение выросло из практических потребностей архивного дела, учитывающего, что научное упорядочение хранящихся .
Особенности информационного вещания костромских телеканалов на современном этапе
. на региональном (костромском) телевидении на современном этапе. Для этого нам предстоит проанализировать информационное вещание на современном этапе . общественной проблемы и . же упор делается на рейтинговые . архивные съемки не соответствуют показываемой на .
Финансовый контроль на современном этапе (1)
Документационное обеспечение
. А.В. АРХИВНОЕ ДЕЛО НА СОВРЕМЕННОМ ЭТАПЕ Архивное строительство в России имеет длительную историю. Архивное дело представляет . В.Н. Теоретические проблемы отечественного архивоведения. - М., 2001; Самошенко В.Н. История архивного дела в дореволюционной .
Условия деятельности отечественных архивов связаны с политическими и экономическими реформами последних десятилетий. Преобразования привели к законодательному регулированию архивного дела как самостоятельной сферы жизнедеятельности общества и государства, росту информационного потенциала архивов за счет открытия больших массивов ранее недоступных документов, приема новых документов от ликвидируемых и реорганизуемых органов власти и организаций, а также от граждан, внедрения в архивное дело современных информационных технологий.
Деятельность архивных учреждений в области использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в целом направлена на обеспечение различных категорий пользователей ретроспективной информацией и предоставление свободного доступа к архивным документам.
В последние годы были разработаны, приняты и внедрены основополагающие нормативные правовые документы в области архивного дела, регулирующие в том числе сферу использования архивных документов, нацеленные на ее совершенствование.
Еще в 2008–2011гг. Федеральным архивным агентством, органами исполнительной власти в области архивного дела субъектов Российской Федерации разработаны административные регламенты по предоставлению государственных услуг, связанных с организацией информационного обеспечения юридических и физических лиц.
В настоящее время продолжается совершенствование нормативно-правовой базы.
В 2014 г. на основе этого документа 15 федеральными архивами подготовлены порядки использования документов архива.
В перспективе предстоит подготовка методических рекомендаций по изданию исторических документов.
Вопросы практического использования архивных документов традиционно находятся в центре внимания общественности. Так действующий при Росархиве Общественный совет поставил перед собой задачу обеспечить тесное взаимодействие Росархива с гражданским обществом, рост информационной открытости, прозрачности при принятии ключевых для архивной отрасли решений, максимального учета потребностей и интересов граждан, соблюдения их прав.
На протяжении последних лет наблюдается стабильный рост показателей по исполнению социально-правовых запросов граждан в государственных и муниципальных архивах субъектов Российской Федерации. Запросы поступают, в основном, от представителей старшего поколения, вынужденных обращаться в архивы в поисках подтверждения обоснованности своих пенсионных прав, предоставления различных льгот и компенсаций.
Только работниками аппарата Росархива в 2014 г. рассмотрено в установленный законодательством срок около 6 тыс. обращений, из которых 4,5 тыс. связаны с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, получение льгот и компенсаций, и 1,5 тыс. тематических запросов, в том числе поступивших по электронной почте и системе МЭДО. Федеральными архивами исполнено свыше 26 тыс. обращений социально-правового характера и более 23 тыс. тематических запросов.
В государственных и муниципальных архивах Российской Федерации количество обращений составляет 4,2 млн.
В связи с большими объемами исполняемых социально-правовых запросов и, соответственно, необходимостью значительных трудозатрат, архивные учреждения субъектов Российской Федерации принимают различные меры по совершенствованию этой работы.
В частности, усиливают эти участки за счет перераспределения работников с других направлений, привлекают дополнительно людей через центры занятости, приостанавливают или прекращают исполнение биографических и генеалогических запросов. Одновременно идет активная разработка справочников о местах хранения документов по личному составу, тематических электронных баз данных.
Таким образом, деятельность государственных и муниципальных архивов Российской Федерации, в том числе, в условиях кризиса, приобретает все большую социальную направленность. Важным вопросом, который решается в настоящее время – работа по переходу на использование электронного документооборота и электронного взаимодействия при оказании услуг. В частности, осуществляется внедрение практики обмена электронными документами между отделениями Пенсионного фонда Российской Федерации и органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации. Такое взаимодействие способствует упрощению получения заявителями государственных услуг, более качественному и доступному обслуживанию населения, сокращает сроки исполнения запросов и получения архивных справок, необходимых для выплат пенсий, льгот и компенсаций.
Для решения данной задачи еще в 2011 г. ПФР и Росархив разработали Примерное соглашение об информационном взаимодействии между отделениями ПФР и органом управления архивным делом субъекта Российской Федерации, в целях обмена юридически значимыми документами социально-правового характера в электронной форме для установления и выплаты пенсий и других социальных выплат. Так, например, в связи с внедрением электронного документооборота между территориальными органами ПФР и Национальным архивом Республики Карелия, гражданам не нужно самостоятельно делать запросы в архив. Достаточно будет прийти в территориальный орган ПФР по месту жительства, где специалисты не только самостоятельно сделают запрос в архивные учреждения, но и сами получат необходимые для назначения пенсии документы. С 2014 г. государственная услуга Главного архивного управления города Москвы предоставляется через многофункциональные центры предоставления государственных услуг (МФЦ).
Средства, полученные от выполнения (оказания) платных работ и услуг, в соответствии с пунктом 3 статьи 161 Бюджетного кодекса Российской Федерации, поступают в федеральный бюджет.
Отдельная тема – выполнение генеалогических запросов, количество которых стабильно растет. Единого универсального рецепта решения данного вопроса нет. В некоторых регионах Российской Федерации и федеральных архивах (Астраханская, Оренбургская области, ГАРФ) в связи с загруженностью архивов другими видами работ исполнение генеалогических запросов не входит в функции госархивов. Пользователям рекомендуется работать в читальном зале архива самостоятельно или обращаться к юридическим и частным лицам, занимающимся генеалогическими исследованиями.
Выход из ситуации, когда потребности общества в ретроспективной информации неуклонно растут и превышают возможности предоставления ее архивами, в настоящее время - последовательно и планомерно внедрять информатизацию в процесс использования архивных документов.
Совершенствование информационно-поисковых систем архивов за счет их автоматизации, выставление архивных информационных массивов в сети Интернет, - безусловно, самое перспективное направление расширения доступа пользователей к архивным документам. В последние годы в этом направлении произошел определенный прорыв. Переведены в электронный формат многие описи (через сайт Росархива или на сайтах архивов можно ознакомиться с электронными описями крупных федеральных архивов: ГАРФ, РГАЛИ, РГАДА, РГАКФД, РГИА, РГВИА, РГАВМФ), путеводители, справочники, разработаны базы данных, доступные пользователям, как в локальном, так и в удаленном доступе.
Общий объем Архивного фонда Российской Федерации превысил 500 млн. единиц хранения, а число пользователей архивной информации без учета посещений web-сайтов архивов достигло 4,5 млн. чел.
В последнее время Росархив уделяет большое внимание популяризации архивных документов, в том числе с использованием информационных технологий и удаленного доступа, что позволяет неограниченному числу пользователей изучать архивные материалы, а также обеспечивает сохранность документов Архивного фонда Российской Федерации.
Архивы организуют около 2,5 тыс. историко-документальных выставок.
Организована подготовка сборников документов и интернет-проектов, посвященных актуальным историческим темам, находящимся в центре научных и общественно-политических дискуссий.
На сайте Росархива размещена публикация документов «Помогал ли Советский Союз варшавским повстанцам? (к 70-летию Варшавского восстания).
Исследование многих тем отечественной и мировой истории ХХ века и подготовка документальных публикаций стимулировали проведение работ по рассекречиванию архивных документов и введению их в научный оборот. В настоящее время на секретном хранении остается около 2% дел Архивного фонда Российской Федерации (в федеральных архивах – 4,3%).
В соответствии с Планом деятельности Межведомственной комиссии по защите государственной тайны на 2011-2015 гг., по запросам органов государственной власти, граждан и организаций в течение года на открытое хранение переведено свыше 14,7 тыс. дел федеральных архивов, в том числе около 12 тыс. дел, рассекреченных Межведомственной комиссией по защите государственной тайны.
В базу данных внесены заголовки дел и документов, переведенных на открытое хранение в 2013–2014 г. На 09.03.2015 в нее включено – 52573 дела, 2544 документа из 9 федеральных архивов. База данных активно используется как российскими, так и зарубежными пользователями.
Повышенный интерес пользователей к архивным информационным ресурсам подтверждает правильность и перспективность размещения массивов электронных образов архивных документов, а также справочно-поисковых средств к ним в режиме удаленного доступа. Особо значимым результатом этой работы стало полное завершение оцифровки хранящихся в РГАДА 3519 ландратских книг и ревизских сказок (более 2,1 млн. листов), содержащих сведения ряда подворных переписей 1707-1718 гг., первых трех подушных переписей – I, II, III ревизий 1719-1767 гг., а также делопроизводственные документы учреждений, проводивших I и II ревизии.
Успех реализации этих проектов будет зависеть главным образом от решения кадровых вопросов и государственной финансовой поддержки.
От эффективного решения стоящих перед архивами задач напрямую зависит авторитет российских архивов у собственных граждан, а также международный престиж российских архивов в глазах мировой научной и культурной общественности.
Проблема создания архивов стоит перед человечеством едва ли не с момента зарождения письменности. Значимость хранящейся информации во все времена была велика. Именно поэтому главным хранителем Александрийской библиотеки являлся не кто-нибудь, а непосредственно наследник египетского престола. Для Архимеда даже в смертный час не было ничего важнее его чертежей. Во времена правления последних Рюриковичей для хранения архивов использовались даже башни Кремля.
Прошли века, но и в наше время проблема архивов не утратила актуальность. Более того, она приобрела воистину циклопический масштаб, ведь сегодня количество генерируемой документации совершенно несопоставимо с прошлыми веками.
Проблемы управления архивами
Эти проблемы можно разделить на несколько блоков.
Нехватка места при традиционном способе хранения документов. Любая организация непрерывно создает новые и новые бумажные документы, значительная часть которых подлежит длительному хранению. Это обусловлено либо нормативно-законодательным регулированием, либо непосредственно нуждами организации. Постоянно встает проблема расширения пространства хранилищ, но при этом необходимо обеспечивать и соблюдение всех требований к ним: определенные показатели влажности, температуры, освещенности. При неправильной организации архива можно утратить важные документы, которые потом невозможно будет восстановить. Между тем, некоторые из них приходится хранить до 75 лет.
Нормативное регулирование и методология. В этом вопросе важную роль играет вопрос определения ценности документов: внешней и внутренней. Внешняя ценность регламентируется законодательными нормами. Внутренняя – нуждами самой компании. К примеру, закон предписывает хранить некоторые виды документации (по станкам, оборудованию, техническим процессам и т.д.) в течение 10 лет, в то время как реально они могут понадобиться в течение 60 лет и больше. По этой причине компаниям приходится самостоятельно определять, какие документы следует хранить дольше положенного законом времени.
На некоторых крупных металлургических предприятиях до сих пор работают производственные элементы времен ГДР (мартеновские печи и др.). Для их техобслуживания и реконструкции нужна документация, которую приходится хранить.
Проблема оценки внутренней значимости документов также особенно актуальна на предприятиях, которые являются источниками комплектования государственных архивов. В основном это организации, имеющие важное историческое значение.
Проблема нехватки квалифицированных кадров. Провести правильную экспертизу документов с точки зрения их ценности для предприятия могут очень немногие специалисты. Для этого необходимо сформировать экспертную комиссию с привлечением высококлассных специалистов (главный инженер, главный технолог и др.). Только они могут принять взвешенное решение, может ли понадобиться подлежащая списанию документация. Между тем, такие специалисты обычно бывают заняты другими важными делами, и участие в комиссии надолго отвлечет их от непосредственных обязанностей.
Защита информации. Эта проблема актуальна для высокотехнологичных производств, владеющих теми или иными ноу-хау. Большинство хранителей архивов на таких предприятиях получают очень невысокую зарплату, что заставляет принимать всерьез человеческий фактор. Каким бы ни был документ по важности, он все равно попадает к рядовому архивариусу, а от него технологические новинки могут перейти к конкурентам.
Проблема уничтожения. При огромных объемах документов каждый год нужно проводить их списание с последующим уничтожением по процедурам, регламентируемым ГОСТами и внутренними политиками. Для такого уничтожения нужно либо нанимать специальную компанию, либо организовывать вывоз документации и доставку уполномоченного наблюдателя на полигон. Кроме того, сжигание документов наносит вред окружающей среде.
Решение проблем
Единственным решением вышеперечисленных проблем является переход на электронные архивы. Он предоставляет ряд неоспоримых преимуществ. Да, архив по-прежнему будет комбинированным, ведь далеко не все документы можно хранить в электронном виде, но острота проблемы значительно уменьшится.
Для наилучшей организации и управления такими архивами разумнее всего применять непрерывные системы замкнутого цикла, где документы изначально создаются в электронном формате, проходят свой жизненный цикл и в том же виде поступают в архив.
Одним из лидеров электронного архивирования является СЭД Directum. Использование этой системы уже сейчас позволяет не выводить на бумагу значительную часть документов. Это может быть служебная и внешняя переписка. При правильном внутреннем регламентировании 90% организационно-распорядительных документов также могут создаваться и храниться в электронном виде.
В перспективе при дальнейшем развитии в России юридически значимого документооборота Directum обеспечит создание, управление и хранение всей договорной и бухгалтерской документации. Поддерживая применение электронно-цифровой подписи, система Directum помогает обеспечить централизованное хранение документов с обеспечением сохранения их юридической значимости. На базе Directum предусмотрено создание номенклатуры дел – основной инструкции, определяющей сроки хранения документов в архиве, а также позволяющей проводить их систематизацию и управлять фондами. Кроме того, на базе системы возможно формирование критериев для автоматического определения ценности документов, что в значительной степени облегчит работу по их периодической экспертизе, сократит риски предприятий и организаций по утрате важных для бизнеса сведений.
Неоспоримым преимуществом электронного архива, помимо значительной экономии физического пространства, является возможность защиты отдельных массивов документов и разграничение прав доступа к ним. Так, в частности, система Directum позволяет закрыть доступ к определенным сведениям, обеспечивая тем самым их конфиденциальное хранение. Дополнительным плюсом электронного архива является возможность его экстерриториального распределения для резервного копирования. Даже если с основным сервером что-то произойдет, резервный архив останется.
Дополнительным плюсом и стимулом к развитию электронного хранения документов являются значительные подвижки в части нормативного регулирования электронных архивов. В частности, изменения, касающиеся основных правил работы архивов организации.
Подытоживая все вышесказанное, мы должны констатировать тот факт, что не только ближайшее будущее, но и фактическое настоящее требует от всех организаций, в особенности от крупных предприятий и холдингов, начала незамедлительных работ по созданию и совершенствованию электронных архивов и максимальному сокращению бумажного документооборота и, как следствие, уменьшению количества хранимых бумажных носителей.
Вопросы?
Читайте также: