Основные этапы и итоги механизации и автоматизации доу и архивного дела

Обновлено: 04.07.2024

Рассматриваются целесообразность и рациональность применения механизации и автоматизации делопроизводческих процессов на предприятиях и основные преимущества систем автоматицазии делопроизводства и их функции.
Автоматизация процессов делопроизводства не только существенно расширяет рамки традиционных процессов делопроизводства и документооборота, но и создает основу для интеграции всех документационных технологий в единый комплекс, включая средства сканирования документов и распознавания текстов, средства обработки и пересылки электронных документов, приема и передачи факсимильной информации, печати и тиражирования документов.

Вложенные файлы: 1 файл

Механизация и автоматизация делопроизводческих процессов.doc

В современных условиях для повышения эффективности управления важно уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе. Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения, исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документной информацией. Из этого следует, что любая организация, стремящаяся к успеху, должна иметь четко организованный документооборот. В связи с этим необходимо придавать особое значение вопросам его рационализации, учитывая возрастающую роль информационных технологий в сфере делопроизводства.

Решение проблем документационного обеспечения управления, методическое руководство, практическая помощь по вопросам подготовки и оперативного хранения документов, контроль соблюдения установленных сроков исполнения документов возлагается на административный отдел, который осуществляет свою деятельность на основании действующего законодательства страны в области делопроизводства и архивного дела.

Повышение эффективности работы аппарата управления, и административного отдела в частности, достигается за счет механизации и автоматизации выполнения наиболее трудоемких процессов управленческой деятельности, а также за счет применения современных информационных технологий в работе с документами.

Механизация делопроизводственных процессов заключается в применении технических средств для выполнения операций по документированию и обработке документов.

Механизация делопроизводственных процессов, способствуя четкой обработке первичной документации, является одним из условий внедрения АСУ.

Для механизации делопроизводственных процессов используют машины, аппараты и устройства, классифицированные по их назначению и функциям. Общесоюзный классификатор промышленной продукции делит их на следующие группы: средства составления текстовых документов; средства копирования и оперативного размножения документов; средства обработки документов; средства поиска, хранения и транспортирования документов; мебель и оборудование, специализированные для служебных помещений; средства сигнализации и информации.

Автоматизация процессов делопроизводства не только существенно расширяет рамки традиционных процессов делопроизводства и документооборота, но и создает основу для интеграции всех документационных технологий в единый комплекс, включая средства сканирования документов и распознавания текстов, средства обработки и пересылки электронных документов, приема и передачи факсимильной информации, печати и тиражирования документов.

Среди основных преимуществ использования системы автоматизации делопроизводства (САД) перед традиционными технологиями можно выделить следующие:

– более быстрое движение документов в организации, что дает возможность повысить оперативность и эффективность выполнения должностных обязанностей, а также качество принимаемых решений;

– эффективный контроль за исполнением документов и как результат – повышение исполнительской дисциплины;

– быстрый и результативный многокритериальный поиск документов;

– автоматическая рассылка заинтересованным лицам необходимого числа электронных копий документов, что позволяет снять часть проблем, связанных с территориальной удаленностью подразделений или индивидуальных рабочих мест его сотрудников.

Включение системы электронного документооборота в делопроизводственный цикл позволяет перейти на качественно новый уровень работы с документами. Технологические операции с электронными документами осуществляются несоизмеримо быстрее, они легче поддаются автоматизации, и большинство таких операций могут выполнять сами участники управленческого процесса, что приводит к повышению эффективности управления предприятием.

С точки зрения системы автоматизации делопроизводства , документ, как правило, распадается на тело документа — файл (файлы), вся содержательная работа с которым обычно ведется вне рамок системы делопроизводства, и регистрационную карточку, содержащую все реквизиты документа, с которой собственно и идет работа. Файлов может и не существовать, документ может оставаться в бумажной форме.

Автоматизированные системы делопроизводства делятся на два класса. К первому относятся системы управления электронными архивами. Их основные функции: регистрация новых документов, хранение, поиск и их извлечение с целью передачи в приложения, умеющие с ними работать. Ко второму классу относятся системы управления электронным документооборотом (СУЭД, DMS (Document Management System)). На них возложены функции управления документами на пути прохождения от одного пользователя - должностного лица к другому с возможностью контроля за их перемещением с фиксацией всех изменений и сопровождающих резолюций. В готовых системах одного класса могут встречаться функции другого класса.

В настоящее время основная концепция автоматизации документооборота базируется на принципах управления бизнес-процессами (потоками работ, WorkFlow), в ходе выполнения которых создаются и движутся документы. Иными словами, это организация и управление процессами создания документов на основе последовательной обработки различными пользователями других ранее существовавших документов. Но для функционирования систем класса WorkFlow, делопроизводственные процессы организации должны быть строго структурированы и формализированы, что встречается далеко не всегда. Поэтому система должна иметь функцию, позволяющую организовать и спланировать выполнение работ с документами, как по заранее предопределенным маршрутным технологическим схемам, так и с предоставлением исполнителям определенной свободы в принятии решения на своем уровне.

Свидетельство и скидка на обучение каждому участнику

Зарегистрироваться 15–17 марта 2022 г.

Описание презентации по отдельным слайдам:

Работу выполнили: Малков Кирилл, История механизации и автоматизации архивного дела. Вторая половина 1980-х гг. - 2000-е гг.

Во второй половине 1980-х гг. в НИЦ ТД была предпринята попытка комплексной автоматизации процесса информационного поиска были созданы АИПС на фото- и кинодокументы архива.

С начала 1980-х гг. в архивном деле стала применяться новая разновидность технического обеспечения – оптико-механические сканирующие устройства ввода-вывода изображений. Эти устройства осуществляли оцифрование документов – ввод изображения в память ЭВМ.

Оцифрование применялось в архивном деле для создания страхового фонда, а также для реставрации фотодокументов и восстановления угасающих текстов. Архивисты упорно искали более совершенные технологии создания страхового фонда, чем микрофильмирование, ведь при создании копий архивных документов фотографическим способом неизбежно снижается качество изображения

Оцифрование имеет ряд преимуществ перед фотокопированием – возможность не только не терять качество сканируемого изображения, но и улучшить его посредством реставрации, возможность неограниченного воспроизведения копий без ущерба для оригинала. Оцифрование сделало возможным прием на государственное хранение и цветных фотографий.

Интересно, что тогда считалось, что полученный с помощью оцифрования имидж можно хранить бесконечно. Проблема формата записи графического изображения, его открытости и старения в связи со старением программного обеспечения еще не рассматривалась.

Таким образом, широкое использование персональных компьютеров в конце 1980-х гг., изменения, произошедшие в начале 1990-х гг. на рынке информационной техники, технологий и ПО, позволившие большому числу организаций и государственных учреждений приобретать любые информационные системы и технологии, и связанный с этим процесс их насыщения компьютерной и копировальной техникой, современными средствами связи, включая электронные сети, электронную почту, привели к тому, что работа с документами осуществляется преимущественно с помощью компьютерной техники, и электронные документы прочно вошли в сферу документационного обеспечения управления и архивного дела.

Максимум возможностей для электронного документооборота вашей компании. Бесплатная оценка внедрения!

Бесплатно от экспертов 1С:ДО. Рекомендуем ПО, сориентируем по цене и срокам внедрения

Есть несколько типов инструментов для автоматизации ДОУ предприятия с определенным назначением, со своими плюсами и минусами. Основной тенденцией развития систем автоматизации делопроизводства и документооборота является интеграция всех их между собой

История механизации и автоматизации ДОУ

Успех предприятия зависит от множества параметров:

области деятельности предприятия;
используемой бизнес-модели;
как организованы процессы работы и взаимодействия сотрудников;
как решаются финансовые аспекты работы организации;
каким образом происходит управление людскими ресурсами в организации.

Важное значение имеет делопроизводство и документооборот. Ни одна организация не может осуществлять свою деятельность без документационного подкрепления.

В процессе деятельности предприятия возникает значительный объем самых разных документов. Их множество определяется:

сферой деятельности,
функциями организации,
принятыми правилами решения вопросов,
характером отношений с контрагентами.

Сейчас в этой достаточно консервативной области происходит технологический прорыв. На смену бумажному делопроизводству во всем мире приходит электронный документооборот.

Безусловно, это связано с тем, что электронные технологии позволяют снизить затраты на управление предприятием, зафиксировать технологию работы людей с документами и контролировать ее соблюдение. Также это позволяет одновременно большому количеству пользователей системы работать с актуальными версиями документов на удаленных территориях, что в условиях современного мира теперь еще и необходимость.

Базовые понятия ДОУ

Делопроизводство – деятельность по обеспечению документирования деятельности и организацию работы с документами. Делопроизводство включает в себя две области: документоведение и документооборот.

Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Нормативно-методическое регулирование ДОУ

Нормативно-методическое регулирование ДОУ позволяет:

правильно создавать и оформлять документы, придавая им юридическую силу;
организовать движение документов между сотрудниками организации;
обеспечить сохранность документов и использование их в текущей деятельности.

Служба ДОУ в своей работе должна использовать следующие нормативные документы:

Инструменты автоматизации ДОУ

Существует несколько типов инструментов для автоматизации ДОУ и архивного дела предприятия. Все эти инструменты имеют свои назначения, свои плюсы и минусы. Основной тенденцией развития систем автоматизации делопроизводства и документооборота является интеграция всех перечисленных систем между собой.

Workflow – это подход в управлении, при котором потоки задания (работ) организованы в последовательность шагов (процедуры) по заданными регламентам и правилами. Потоки ориентированы на коллективное выполнение.

Системы делопроизводства – правила создания/производства документов и коллективная работа с ними.

Архив – это системы хранения документов, а также быстрого поиска их в архиве.

Системы электронной почты – использование e-mail технологий для работы с документами.

Управление Совещаниями и Протоколами совещаний – уникальная управленческая деятельность по организации работы сотрудников на предприятии.

Календарное планирование выполнения задач – системы управления временем сотрудников на предприятии, а также координация их времени между собой.

Электронный документооборот (ЭДО) – обмен документами в электронном виде, подписанных цифровой подписью).

Межведомственный электронный документооборот (МЭДО) – взаимодействие между организациями с помощью документов в электронном виде в заданном формате.

Разработка оригинальной системы автоматизации системы ДОУ

Создание системы электронного документооборота (СЭД) для организации – это непростая задача, в которой приходится всегда учитывать много параметров, важных и влияющих на выбор, а также на сложность будущей СЭД.

Этот проект затрагивает не только ИТ инфраструктуру предприятия. Он меняет технологию работы, он меняет культуру организации. Поэтому важно эти организационные моменты держать на контроле, уделить этому максимальное внимание.

На российском рынке систем имеется достаточное количество разных решений, каждое из них имеет достойную историю, и свой сегмент рынка, потребности, которого эти решения закрывают.

Постановка процессов документооборота

Срез каждого рабочего процесса компании. Рекомендации по оптимизации ресурсов и снижению рисков

В конце XX в. компьютерные технологии затронули все сферы деятельности человека, в том числе и архивные учреждения. Внедрение новых информационных технологий в работу архивохранилищ и библиотек расширяет доступ (в том числе удаленный, т. е. через глобальные компьютерные сети) к документной информации, увеличивает возможности научного анализа информационных богатств архивов, создает новый инструментарий архивной эвристики, новые формы издания документов и справочников на нетрадиционных носителях (прежде всего CD-ROM и DVD), интеграцию информационных ресурсов архивов в мировое киберпространство.

Информатизация архивного дела — это процесс усовершенствования технологий обработки архивных документов путем внедрения в архивное дело теоретических и прикладных разработок информатики, а также использования в работе архивов компьютерной техники и программного обеспечения.

9.1. Этапы информатизации архивного дела

период с конца XIX в. до 1950-х гг.;
период с 1950-х до первой половины 1970-х гг.;

4)период второй половины 1980-х — 1990-х гг.

История механизации и автоматизации тесно связана с историей эволюции вычислительной техники и носителей информации. Вместе с тем для каждого этапа характерна своя трактовка роли автоматизированных технологий в развитии архивного дела в стране.

Второй этап автоматизации архивного дела был связан не столько с развитием технического и программного обеспечения, применяемого в архивах, сколько с бурным развитием информатики в нашей стране и ее влиянием на историческую науку и архивоведение.

Третий этап был временем накопления эмпирического опыта в области создания локальных и межархивных автоматизированных информационно-поисковых систем — АИПС. Рост сфер применения автоматизированных систем в архивном деле связан прежде всего с эволюцией носителей информации (микропленки, магнитные ленты, карты, диски, бланки и др.) и технического обеспечения (электронно-перфорационные машины, ЭС ЭВМ, персональные компьютеры ПЭВМ), а также с появлением специальных пакетов прикладных программ для АИПС. Значительное влияние на автоматизацию архивного дела в этот период оказал также процесс создания автоматизированных систем управления (АСУ) во всех отраслях хозяйства. На АСУ, согласно решениям XXIV съезда КПСС, возлагалась миссия по ликвидации чуть ли не всех проблем развития экономики. Результатом этого процесса стал тот факт, что к началу 1980-х гг. перед архивами впервые встал вопрос об отборе на государственное хранение машиночитаемых документов, отложившихся в деятельности отраслевых государственных вычислительных центров (ГВЦ). Вместе с тем этот период, безусловно, ценен позитивным опытом по контролю и унификации процессов автоматизации управления в рамках Государственной автоматизированной системы НТИ (ГАСНТИ), включавшей сеть автоматизированных центров и распределенных автоматизированных банков данных. В этот период в связи с участием в международном информационном обмене впервые встал вопрос о стандартизации создания и хранения машиночитаемых документов.

В этот же период зародилось такое направление архивной информатики, как применение автоматизированных систем обработки изображений для реставрации документов (АСОИЗ), начало которому положили разработки НИЦ ТД в области реставрации фото- и фотодокументов. Вместе с тем, несмотря на накопленный опыт, автоматизированные технологии не вызвали существенных изменений в методике архивного дела и на данном этапе.

Такие изменения связаны с массовым распространением в начале 1980-х гг. сравнительно дешевых персональных компьютеров, интенсивной разработкой программного обеспечения для ПЭВМ, совершенствованием пользовательского интерфейса этих программ, появлением удобных и простых для освоения непрофессионалом оболочек операционных систем, систем управления базами данных, текстовых и графических редакторов, издательских систем, программ для сканирования и оптического распознавания символов, появлением емких и сравнительно надежных носителей информации (магнитных и оптических). Таким образом, электронно-вычислительная техника в большинстве стран мира стала неотъемлемой принадлежностью рабочего места специалиста любой отрасли. Этот процесс, пусть с опозданием почти на десятилетие, затронул и отечественные архивы.

Четвертый этап связан с началом стихийной компьютеризации сначала московских, а затем и местных государственных архивов. Лидерами этого процесса были НИЦ ТД СССР (РНИЦ КД), ВНИИДАД, ЦХИДК, ЦГАОР (ГАРФ) и другие архивы.

В 1990-е гг. в РФ законодательными и нормативными актами было введено в действие более 20 отраслевых автоматизированных систем делопроизводства и документации, создающих огромные массивы машиночитаемых (электронных) документов. Создание массивов электронных документов происходит также путем оцифрования источников на традиционных носителях в государственных архивах (с целью создания страхового фонда и фонда пользования), а также создания полнотекстовых баз данных). Кроме того, новые информационные технологии в области консервации и реставрации документов, создания страхового фонда и фонда пользования позволяют продлить жизнь ценным историческим источникам.

Читайте также: