Организация и проведение совещаний в овд кратко

Обновлено: 05.07.2024

Протокол совещания – документ, который фиксирует все происходящие события на собрании работников коллектива предприятия. Он не относится к строго обязательным документам, но в некоторых случаях бывает действительно необходим.

Внимание! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

Бланк и образец
Онлайн просмотр
Бесплатная загрузка
Безопасно

Роль протокола

Совещания в организациях, независимо от их статуса, направления бизнеса и величины проводятся с определенной частотой. Они позволяют решить множество текущих проблем, своевременно принять необходимые меры для урегулирования сложных вопросов, определить стратегию развития компании и пр.

Тем не менее, далеко не все совещания фиксируются с помощью протокола и это не является нарушением закона. В принципе руководство компании вправе определять, какие именно совещания нужно протоколировать, а какие можно проводить и без оформления данного документа.

Основная функция протокола — письменно зарегистрировать все задачи, вопросы, мнения, озвученные на совещании и, что самое важное — коллегиально принятые решения.

Чем тщательнее и детальнее будет вестись протокол, тем лучше.

Обычно протоколы необходимы на тех совещаниях, которые оказывают прямое воздействие на будущее фирмы. Также рекомендуется протоколировать встречи с участием представителей других предприятий и работников государственных учреждений.

Порядок проведения совещания

Совещание – это не то мероприятие, которое проводится, что называется, с бухты-барахты. Оно требует тщательной предварительной подготовки, которой занимается обычно ответственный сотрудник, назначенный на это специальным распоряжением директора. Он собирает необходимые документы, пишет список актуальных вопросов и насущных проблем, которые нужно решить, уведомляет о намечающемся совещании всех потенциальных участников и проводит прочие подготовительные мероприятия.

Следует отметить, что работники предприятия, получившие информацию о готовящемся совещании и приглашение к участию в нем, могут и отказаться, но только при наличии уважительных и достаточно веских причин, поскольку совещание является частью их должностных обязанностей.

Совещание обычно имеет своего председателя, который следит за его ходом, оглашает повестку дня, проводит голосование. Чаще всего это руководитель компании, но может быть и другой сотрудник. При этом сведения о председателе нужно обязательно вносить в протокол.

С самого начала заседания все события, происходящие на нем, тщательно фиксируются. Причем делается это разными способами: ведение протокола не исключает использования средств фото и видео фиксации.

Протокол после окончания совещания обязательно подписывается секретарем и председателем собрания, а также при необходимости его участниками, которые таким образом подтверждают то, что все внесенные в него сведения верны.

Кто должен оформлять протокол

Функция по оформлению протокола обычно входит в компетенцию секретаря предприятия или иного работника, назначенного для выполнения этой миссии прямо на совещании. При этом человек, выбранный для ведения протокола, должен иметь четкое понимание того, как и для чего это делается и обладать хотя бы минимальными навыками по написанию протоколирующих документов.

Составление протокола

На сегодня закон не предусматривает строгой унифицированной формы протокола совещания, так что организации могут составлять его в произвольном виде или по образцу, утвержденному в учетной политике фирмы. Однако определенную информацию указывать в нем обязательно:

Иногда в протокол вносят точное время (вплоть до минут) начала и окончания совещания – это позволяет дисциплинировать сотрудников и оптимизировать в будущем время, которое тратится на подобного рода собрания.

При необходимости к протоколу совещания могут быть прикреплены какие-то дополнительные документы, фото и видео свидетельства. Если таковые имеются, их наличие нужно отразить в протоколе совещания отдельным пунктом.

Следует отметить, что протокол должен вестись крайне внимательно, нужно избегать ошибок и исправлений, и совершенно недопустимо вносить в него недостоверные или заведомо ложные сведения. При выявлении таких моментов в случае проверки внутренней документации фирмы контролирующими органами, компания может понести серьезное наказание.

Основные правила оформления протокола

Протокол, как правило, составляется в единственном экземпляре, но при необходимости могут быть сделаны его копии, количество которых не ограничено.

Документ должен быть обязательно подписан непосредственным составителем, секретарем, а также всеми членами собрания.

Оформлять протокол можно на простом листе А4 формата или на фирменном бланке организации – это роли не играет, как и то, ведется он в рукописном виде или заполняется на компьютере. Удостоверять его печатью предприятия не обязательно, так как с 2016 года юридические лица по закону имеют полное право не использовать для заверения своей документации печати и штампы.

Содержание и хранение протокола

Служебные совещания – один из эффективных способов привлечения сотрудников к процессу принятия решений, один из инструментов управления причастностью сотрудников к делам своего подразделения или организации в целом. Проведение служебных совещаний может рассматриваться как один из способов управления мотивацией. Поэтому пренебрежение совещаниями является характерной ошибкой руководителя. Однако в вопросе организации служебных совещаний следует остерегаться другой крайности – их чрезмерного количества и длительности.

Действенность совещания должна восприниматься в качестве этической нормы работы в коллективе, существенным актом внимания и уважительного отношения к сотрудникам со стороны организаторов совещания, которые, в свою очередь, должны:

· четко определить целевую направленность и предмет совещания;

· выбрать его оптимальный регламент;

При этом следует помнить, что служебное совещание – это, как правило, работа коллективного разума. Поэтому на него следует выносить вопросы, требующие совместных интеллектуальных усилий всех участников рассмотрения той или иной проблемы. При подготовке совещания нужно прежде всего определить степень его необходимости и постараться сократить по возможности его длительность.

В любом случае важным общим правилом этики деловых отношений является недопустимость проведения неподготовленного совещания – результатом его будет потеря времени и доверия к организатору.

При установлении цели совещания следует избегать расплывчатых, неконкретных формулировок. Формулировка цели должна отражать черты предполагаемого результата обсуждения вопросов.

По своей общей целевой направленности совещания могут быть инструктивными, оперативными и проблемными.

Инструктивное совещание направлено на доведение до его участников какой-либо информации, постановку и совместное уточнение возникающих по поводу этой информации задач.

Оперативное совещание посвящено выяснению текущего состояния дел в организации, краткому обмену мнениями по существу вопросов, возникающих по ходу производственного процесса.

Проблемное совещание является наиболее сложным его видом. В процессе такого совещания вырабатывается коллективное решение по комплексным вопросам, затрагивающим изменение функциональных задач звеньев структуры или их приспособление к новым направлениям деятельности организации.

Залогом успешного совещания является разработка подробной повестки дня и регламента. Правилом организации управления и этики служебных отношений должна стать обязательная предварительная рассылка участникам совещания повестки дня с указанием круга намечаемых к обсуждению проблем, ответственных за их подготовку и примерного регламента.

Время проведения служебного совещания должно планироваться заранее и, по возможности, не нарушать общего ритма работы организации. При разработке регламента совещания следует помнить об организационно-психологических нормах его продолжительности. Установлено, что инструктивную информацию человек способен нормально воспринимать в течение 20-30 минут, продолжительность проблемного совещания не должна превышать полутора часов. По истечении указанного времени у большинства людей заметно снижается умственная активность, способность восприятия и анализа поступающей информации. Активному и действенному ходу совещания способствует выполнение определенных требований, предъявляемых к оснащенности помещения для его проведения. Естественно, оно должно быть вместительным с хорошей вентиляцией.

Исходя из требований по нормальной продолжительности совещаний, оно должно иметь перерывы, необходимые для поддержания высокой активности участников. Эффективный ход совещания во многом определяется порядком выступлений: от низшей должности участника к высшей, чтобы мнение предыдущего оратора не довлело над последующими выступлениями. Залогом активности на совещании является правило, согласно которому должны высказаться все его участники. Это способствует повышенному вниманию к ходу обсуждения проблем.

· четко определить целевую направленность и предмет совещания;

· выбрать его оптимальный регламент;

По своей общей целевой направленности совещания могут быть инструктивными, оперативными и проблемными.

Одной из важнейших сторон корпоративной культуры является корректное деловое общение. Деловое общение - это искусство, позволяющее войти в контакт с партнерами по бизнесу, преодолеть личные предубеждения, неприятие того или иного контрагента, достичь желаемого коммерческого результата. Под деловым общением понимается любое общение, способствующее решению коммерческих задач. К принципам делового общения относятся: признание равенства и неповторимости каждого из партнеров, априорное признание существования того или иного "зерна истины" в каждой точке зрения; взаимное обогащение участников общения.

Содержание

Введение 3
Постоянно действующее оперативное совещание при начальнике горрайлиноргана внутренних дел 4
Организация проведения служебного совещания 10
Виды совещаний проводимых в горрайлиноргана внутренних дел 17
Проблемные аспекты совещания 20
Заключение 23
Список литературы 24

Прикрепленные файлы: 1 файл

контрольная делопроизводство.docx

Содержание

Постоянно действующее оперативное совещание при начальнике горрайлиноргана внутренних дел 4

Организация проведения служебного совещания 10

Виды совещаний проводимых в горрайлиноргана внутренних дел 17

Проблемные аспекты совещания 20

Список литературы 24

Введение

Служебные совещания - один из эффективных способов привлечения сотрудников к процессу принятия решений, один из инструментов управления причастностью сотрудников к делам своего подразделения или организации в целом.

В мировой практике управления персоналом открытость информационной системы организации и причастность сотрудников к решению ее проблем становятся одними из наиболее важных факторов мотивации трудовой деятельности. Проведение служебных совещаний может рассматриваться как один из способов управления мотивацией. Поэтому пренебрежение совещаниями является характерной ошибкой руководителя. В современных условиях несомненно важное значение имеет правильное проведение служебных совещаний. Всё вышесказанное определяет актуальность данной темы контрольной работы.

Постоянно действующее оперативное совещание при начальнике горрайлиноргана внутренних дел

Есть такое правило: хорошее совещание – это совещание, проведенное за минуты при затраченных часах на его подготовку.

Сотрудник, ответственный за подготовку мероприятия, прежде всего должен выяснить:

— основные вопросы для обсуждения,

— место, время и форму проведения,

В ОВД ответственными за подготовку материалов к заседаниям оперативного совещания являются заместители начальников ОВД (в соответствии с распределением обязанностей) либо начальник при рассмотрении общих вопросов оперативно- служебной деятельности. 1

Подготовка совещания начинается с определения целесообразности его проведения. Совещание надо проводить, когда есть необходимость в обмене информацией, выявлении мнений и альтернатив, анализе сложных (нестандартных) ситуаций, принятии решения по комплексным вопросам. На этом же этапе менеджер должен проанализировать все альтернативы этой формы работы. Это могут быть: решение вышестоящего руководства; возможность решения вопроса по телефону; селекторное совещание; возможность объединения с другими (плановыми) совещаниями. В том случае, если менеджер все-таки убедится в полезности совещания, его можно проводить. Итак, решение о целесообразности проведения совещания принято.

Следует отметить, что ОВД в целях обеспечения эффективности работы оперативного совещания в повестку дня вносится, как правило, не более трех вопросов.

Менеджер должен очень внимательно подойти к формированию списка состава участников, подумать как о количественном, так и качественном составе.

Качественный состав. К участию в совещании должны привлекаться только те должностные лица, которые наиболее компетентны в обсуждаемой проблеме.

При проведении оперативного совещания в РУ-РО-ГОВД-ОВДТ принимают участие заместители начальников РУ-РО-ГОВД-ОВДТ, а также руководители подразделений РУ-РО-ГОВД-ОВДТ, определенные начальником РУ-РО-ГОВД-ОВДТ. На заседания оперативного совещания могут приглашаться руководители местных исполнительных и распорядительных органов, иных государственных органов, а также общественных объединений.

Назначение дня и времени проведения совещания. Как правило, для проведения совещания отводится один определенный день в неделю. Это позволяет его участникам правильно спланировать свое рабочее время и надлежащим образом подготовиться к совещанию. Наилучшим днем для совещания считается среда или четверг, так как недельная кривая работоспособности имеет заметный спад в понедельник и пятницу.

Совещания лучше проводить во второй половине дня, так как из распространенной ныне теории биоритмов известно, что у человека в течение рабочего дня есть два пика повышенной работоспособности: первый — с 11 до 12 ч и второй — между 16 и 18 ч.

К оперативному совещанию в ОВД подготавливаются следующие материалы:

справки о результатах деятельности подразделений ОВД по рассматриваемому вопросу (далее - справки);

проект решения оперативного совещания.

Справки должны содержать краткое, обстоятельное и объективное изложение вопроса, оценку организующей роли руководителя подразделения ОВД, осуществляющего оперативно-служебную деятельность по рассматриваемому вопросу, и по объему не должны превышать двух страниц машинописного текста. Справки подписываются руководителями подразделений ОВД, ответственными за подготовку материалов. 2

Проект решения оперативного совещания по объему, как правило, не должен превышать двух страниц. В его преамбуле кратко и четко излагается суть вопроса, дается оценка положению дел и результатам оперативно- служебной деятельности, в том числе организующей роли руководителей соответствующих подразделений РУ-РО-ГОВД-ОВДТ.

В постановляющей части определяются конкретные меры реагирования по выявленным нарушениям и недостаткам, сроки их устранения, а также ответственные исполнители. Отдельным пунктом в проекте указывается должностное лицо, на которое возлагается организация исполнения решения оперативного совещания, а также контроль за исполнением решения оперативного совещания.

Руководителем ответственного подразделения проект решения согласовывается в следующем порядке: с руководителями заинтересованных структурных подразделений РУ- РО-ГОВД-ОВДТ, штаба, заместителями начальника РУ-РО-ГОВД-ОВДТ (в соответствии с распределением обязанностей) и не позднее чем за три дня до проведения оперативного совещания представляется вместе с документами, предусмотренными пунктом 9 настоящей Инструкции, в штаб (в ОВД, где должность начальника штаба не предусмотрена, - первому заместителю начальника).

В случае, когда ответственным за подготовку вопроса является штаб (первый заместитель начальника), руководители заинтересованных подразделений не позднее чем за три дня до проведения оперативного совещания представляют в штаб (первому заместителю начальника) материалы к оперативному совещанию, в том числе предложения в проект решения оперативного совещания, подписанные руководителями подразделений и согласованные с заместителями начальника РУ-РО-ГОВД-ОВДТ (в соответствии с распределением обязанностей).

Если запланированный вопрос исполнен в рамках реализации других мероприятий, утратил свою актуальность, либо материалы не могут быть представлены к очередному оперативному совещанию в установленный начальником ОВД срок, ответственный исполнитель не позднее чем за семь дней до назначенного срока проведения совещания докладывает об этом начальнику ОВД (лицу, исполняющему его обязанности) рапортом с предложением о переносе срока подготовки или снятии вопроса с обсуждения. Рапорт предварительно согласовывается со штабом.

Таким образом, организатор совещания должен тщательно подготовиться к проведению совещания, ознакомить всех участников с повесткой дня и необходимыми материалами. Каждый участник должен заранее знать тематику и задачи совещания. В этом состоит залог эффективного проведения совещания, так как все его участники будут надлежащим образом к нему подготовлены.

В ОВД заседание оперативного совещания оформляется в трехдневный срок в виде решения, разрабатываемого ответственным за подготовку оперативного совещания, либо протокола, который ведется начальником штаба (в ОВД, где должность начальника штаба не предусмотрена по штату, - сотрудником, определенным начальником РУ-РО-ГОВД-ОВДТ), по форме: "слушали - выступили - постановили" с записью основного содержания и решений по каждому вопросу. 3

Протокол совещания — это первичный, официальный документ, составленный по определенной форме и содержащий запись выступлений участников совещания, собрания, заседания и принятые ими решения. На основании данного документа руководство имеет право требовать от сотрудников выполнения порученных им заданий.

Совещание — это способ общения между людьми внутри организации. Оно нужно для того, чтобы выработать групповое решение проблемы и тут же распределить ответственность за его исполнение.

Вот три правила подготовки и проведения совещания, которые сэкономят всем время и сделают встречу результативной

Готовим структуру совещания и участников

Сперва нужно выбрать метод проведения совещания, который зависит от повестки. Также можно учесть и темперамент сотрудников, которые будут ее обсуждать.

Методы проведения совещания:

доклад;
мозговой штурм;
обмен мнениями;
обсуждение.

Если совещание проходит в формате мозгового штурма, его участники высказываются на заданную тему в произвольном порядке. Сотрудники говорят все, что думают о проблеме. Критиковать идеи коллег нельзя — в этом и суть.

Руководитель выслушивает, выбирает подходящие предложения и принимает единое решение.

Итак, руководитель выбрал метод. Что дальше?

Нужно составить повестку на бумаге — перечислить, какие вопросы будут рассмотрены и каков лимит времени на каждый вопрос. Это поможет придерживаться плана во время встречи. Такую повестку можно заранее разослать сотрудникам вместе с уведомлением о совещании.

Чем более подготовленными они будут, тем быстрее найдут решение повестки. Поэтому нужно заранее решить, какую подготовительную работу провести каждому сотруднику. В совещании должен участвовать возможный минимум сотрудников. Некоторых можно пригласить только на то время, когда обсуждается вопрос из их компетенции.

Главное — из уведомления сотрудники должны четко понять, каковы тема и цель совещания. Иначе они не смогут подготовится к нему.

Контролируем повестку и регламент

Первым делом участники должны познакомиться друг с другом. Ведь кто-то из них работает в разных отделах. В большой компании некоторые люди могут не помнить коллег по имени, а общение в таких условиях создаст лишнюю напряженность.

Затем руководитель должен кратко изложить повестку и факты, нужные для обсуждения — лучше уложиться с выступлением в 5-10 минут, чтобы никто не заскучал.

Далее все зависит от метода проведения. Мозговой штурм — самый свободный из них. Все другие требуют соблюдения регламента. Мозг не способен долго концентрироваться на одном виде деятельности. Учтите, что совещание дольше часа — это ужас для человеческого терпения и корпоративной продуктивности. Все начнут шуметь, отвлекаться или зевать. Поэтому и выступления каждого участника нельзя затягивать. Если без этого никак — нужны перерывы на 10-15 минут после каждых 40 минут обсуждения.

Стоит придерживаться повестки, которую руководитель составил при подготовке. Иначе совещание не решит заявленную проблему. Как только начинается обсуждение темы вне повестки, нужно зафиксировать ее на будущее и вернуться к тому, ради чего все собрались.

Фиксируем решение и рассылаем протокол

Все решения, принятые на совещании, нужно зафиксировать — составить протокол с датами исполнения и ответственными по каждой задаче. Согласуйте черновик протокола на месте, а затем разошлите. И пусть его получат даже те, для кого вдруг не оказалось поручений, чтобы люди чувствовали ответственность за решения и причастность к делам компании.

Вот и все, теперь руководителю остается только контролировать исполнение поручений и оценивать результативность совещания.

Один час личного общения с подчиненными может заменить недельную переписку. Да, технически можно вообще не встречаться. Но куда лучше собрать сотрудников в офисе и, глядя в глаза, рассказать о задачах бизнеса, а заодно и получить обратную связь. В этой статье мы расскажем, как эффективно проводить рабочие совещания, правильно их организовывать и оформлять.

Проведение совещаний нужно сделать системой

Если для сотрудников каждая оперативка - словно снег на голову, толку от таких совещаний будет мало. Работники просто не успеют подготовиться и будут слабо вовлечены в движуху. Поэтому проведение собраний нужно максимально систематизировать.

В идеале такие вещи проводятся по графику, разработанному заранее. Если планерок и оперативок много и все они разные, то и график нужен подробный. Например: каждую среду - совещание у директора, 25 числа каждого месяца - у начальника отдела продаж и так далее. Это в идеале и когда штат большой. Для маленького бизнеса можно собираться с удобной периодичностью. Главное - участники совещания должны знать: каждую неделю их вызывают на оперативку.

Зачем проводить совещания

На собраниях можно угадать и настрой сотрудников. Сидят и радостно кивают головами - значит, все в порядке и атмосфера в коллективе нормальная. Даже по глазам опытный босс сразу поймет, доходят его послания до подчиненных или нет.

Еще совещания дисциплинируют работников. Если сотрудник точно знает, что раз в неделю с него спросят за все поставленные задачи, он куда ответственнее относится к их выполнению. И получать нагоняй при всех, на ковре у начальника гораздо обиднее, чем по телефону. Стоишь, солидный и в костюме от “Бриони”, а тебя отчитывают, как первоклассника. Нет уж, лучше подобрать перед совещанием все хвосты и гордо рапортовать о выполненных поручениях.

Еще одна важная цель собраний - сплотить коллектив. Когда каждый варится в собственном соку и не имеет площадки для высказываний - это плохо.

Виды совещаний

Совещания бывают плановыми и внеплановые:

на плановых совещаниях обсуждаются текущие вопросы работы. Как раз они проводятся по графику, спланированному заранее - отсюда и название. Это могут быть ежедневные пятиминутки для планирования дня, еженедельные и ежемесячные собрания;
внеплановые совещания собираются для оперативного решения конкретной задачи, возникшей здесь и сейчас. Могут состояться в любое время.

Готовимся к совещанию правильно

Оперативки не должны стать формальностью вроде “Ну сегодня у нас понедельник, надо бы собраться и пообщаться”. Для того, чтобы встреча прошла с пользой, нужно готовиться. Вот алгоритм подготовки:

составьте план совещания. Так вы ничего не забудете и избежите сумбура при изложении задач. Нет плана - нет четкой структуры. Будете плавать, перескакивать с одного на другое. Запутаетесь сами и собьете с толку коллектив;
составьте список сотрудников, которых надо пригласить. Здесь все зависит от тематики и поставленных задач. Если собираетесь пообщаться с начальниками отделов касательно повышения продаж, бухгалтера звать не нужно;
определите тайминг. Оптимальное время совещания - от 30 минут до часа. Если общаться меньше - вряд ли получится охватить все рабочие вопросы и дать всем высказаться. А провозитесь больше часа - сотрудники начнут сладко зевать и терять нить разговора. Не можете уложиться в час - разбейте совещание на 2 части с небольшим перерывом - 5-7 минут;
вспомните прошлое совещание. Рекомендуем начинать общение с того, чтобы пробежаться по задачам, поставленным на прошлой оперативке. Пускай ответственные за их выполнение доложат, как идут дела;
прикиньте структуру собрания. Важные и приоритетные задачи ставьте на первый план, а всякие корпоративы и поездки на природу обсуждайте под конец;
заранее предупредите сотрудников, которых хотите позвать. Лучше лично или по телефону. Сделаете рассылку - скажут, что не успели прочитать письмо;
подготовьте документы. Если нужны какие-то материалы - распечатайте их заранее, чтобы не беситься в последний момент или, хуже того, прерывать для этого совещание. Сделайте копии для всех работников, которым это может понадобится;
попросите сотрудников захватить блокноты и ручки. 90 % из того, что прозвучит на собрании, будет тут же забыто. А что написано пером - не вырубишь топором. Пусть сидят и делают свои пометки - самим же потом будет удобнее вспоминать сказанное.

Правила проведения рабочего совещания

Никаких секретных рецептов здесь не существует. Есть набор базовых правил, которые помогут провести совещание с наибольшим эффектом.

Не делайте встречу однобокой

Если совещание, вместо обсуждения рабочих вопросов и полезностей превращается, например, в публичную порку провинившихся или монолог руководителя, толку будет мало. Нужно построить собрание таким образом, чтобы отработать как можно больше разных вопросов. Разбейте встречу на части:

Оглашение плана собрания. Сначала перечислите список вопросов повестки. Совсем кратко - подробности начнутся во время обсуждения самих вопросов.
Пробегитесь по прошлому собранию. Какие задачи ставились, как идет их выполнения, какие возникают трудности.
Начните обсуждение с важных и срочных задач, постепенно переходя к менее значимым.
Если нужно, проведите мозговой штурм.
Попросите собравшихся задать интересующие вопросы. Иногда для них это единственный шанс сделать это. Возможно, не все собравшиеся видят друг друга вне вашего кабинета, а тут, пока все собрались, нужно пользоваться случаем.
Завершите собрание. В конце, как мы уже говорили, можно обсудить вопросы, не касающиеся бизнеса напрямую: жизнь вне офиса, дни рождения сотрудников и так далее.

Не превращайте оперативку в набор формальностей

Проводите встречу как можно проще. Избегайте протокольности и чрезмерной официальщины. Если полчаса выбирать секретаря, оглашать повестку и голосовать за нее, вести подробный протокол и все такое - то к середине оперативки услышите дружный храп. Не теряйте время и сразу начинайте. Оставьте формальности собраниям городской думы и съездам профкома.

Ведите себя немного строже, чем обычно. Ставьте небольшой барьер между собой и подчиненными. Если в текущей обстановке про субординацию часто забывают, то на совещании этого делать нельзя. Но не перегибайте палку. Когда начальник общается с подчиненными на “ты”, а на оперативках переходит на “вы” - это, как минимум, смешно.

Хвалите подчиненных

Во время совещания не забывайте отмечать тех, кто хорошо поработал. Это мотивирует людей работать лучше - это раз. Человек видит, что его заслуги не остались незамеченными - это два. Да и для других хороший пример.

Знаете, какая претензия больше всего распространена среди подчиненных? Никому не нравится, когда босс замечает только недостатки. Один раз в жизни не сдал проект вовремя - заметят сразу. А пашешь от зари до зари - этого никто не замечает и воспринимают как должное.

Не идите по такому пути. Будьте справедливыми - что может быть проще. Сделали хорошо и вовремя - похвалите, ошиблись - поругайте. Только не делайте исключений. Наказывать - так всех, никаких любимчиков и предвзятого отношения. Если за одну и ту же провинность одного лишают премии, а у другого даже не замечают - значит, что-то тут не так. Сотрудники очень тонко чувствуют дискриминацию и предвзятое отношение - так и до конфликта недалеко.

Давайте всем право голоса

Собрание не должно быть монологом руководителя, каким бы хорошим оратором он не был. Поэтому всегда давайте высказаться всем собравшимся. Сделать это проще простого: после каждого пункта собрания спросите присутствующих, нет ли у них вопросов или замечаний. Вообще как можно больше вовлекайте людей в процесс. Приучите их к тому, что вопросы можно и нужно задавать.

Если на собрании есть новички - уделите им чуть больше внимания, чем остальным. Новые работники могут элементарно стесняться высказывать свое мнение. А оно бывает весьма ценным - такие сотрудники имеют свежий взгляд на вещи, недоступный тем, кто много лет в деле. Обращайтесь к ним напрямую, мол, а ты, Иван Иваныч, что об этом думаешь?

Делайте лирические отступления

Если собрание длится более получаса, есть смысл пару раз отвлечься по ходу дела. Вспомните лекции в университете или уроки в школе. Если преподаватель без остановки 45 минут пишет на доске интегралы, такой урок становится скучным и неинтересным. Но стоит ему рассказать историю из жизни или элементарно отпустить пару шуток, и лекция получается увлекательной и захватывающей. На такие занятия ходят охотнее, а даже самый сложный материал усваивается лучше.

С оперативными совещаниями тоже самое. Не бойтесь немного отвлечься и поведать собравшимся что-то на отвлеченные темы. Одна-две минуты времени погоды не сделают, а градус официальности и напряженности снимут на ура.

Протокол совещания

Поздравляем, совещание вы провели. Пообщались, вопросы порешали, головами покивали. Все классно, все супер. На самом деле не классно и не супер. Теперь самое главное - закрепить результаты. Если все останется на словах - будьте уверены: половину поручений работники попросту забудут. Или сделают вид, что забыли. А потом будут бегать один за другим, чтобы уточнить какие-то вопросы. И что толку от такого совещания?

Итогом собрания должен стать протокол оперативного совещания. Это мегаважный документ, в котором записаны все ходы. Вот что нужно отразить в протоколе:

Дату собрания. Глянув на документ, сотрудники должны понимать, когда было совещание и могут сориентироваться в сроках. А лучше пускай заведут папочки и хранят в них все протоколы. Можно в электронном виде.
Перечень задач. Самый главный пункт. Все поручения должны быть сформулированы внятно и, самое главное, однозначно. Не забывайте: приказ, который может быть понят неправильно, будет понят неправильно.
Список ответственных лиц. Лучше составить протокол в виде таблички, где напротив каждого задания будет указана фамилия или фамилии сотрудников, ответственных за их выполнение.
Срок выполнения задания. В этой же таблице напротив фамилии работника укажите дату, когда поручение должно быть выполнено. Никогда не ставьте крайний срок. Если на выполнение работы дается месяц - укажите в протоколе 3 недели. Так вы дисциплинируете работника и оставите себе и ему время для маневра.
Подписи участников совещания. Подпись - гарантия того, что человек ознакомлен с документом. Обязательно соберите автографы всех, кто присутствовал и кому были поручены задания.

Чтобы не отвлекаться, для ведения протокола пригласите помощника - пусть выполняет обязанности секретаря. Записывает задачи, указывает ответственных и фиксирует все сказанное участниками движухи. Это если совещание объемное и задач много. Если пришли 3-5 человек на 10 минут - справитесь сами и помощник не нужен. Возьмите лист бумаги или блокнот и делайте пометки. Потом оформите все, как положено. Можно открыть ноутбук и делать все в экселевской табличке - кому как удобно.

Копии протоколов раздайте всем подчиненным, лучше в бумажном виде. Пусть повесят у себя в офисе и вдохновляются. Не пускайте выполнение поручений на самотек. Иногда зайдите да проверьте, как выполняются ваши поручения и нет ли каких-то трудностей. Бывает, что работы, по каким-то причинам, буксуют, но сотрудники об этом не сообщают.

Подытожим

Рабочее совещание - очень эффективный инструмент общения, если им правильно пользоваться. Сделайте это системой и очень скоро вы почувствуете результат. А заодно и научитесь ораторскому искусству. Желаем успехов!

Читайте также: