Оптимизация процесса внутреннего документооборота в школе

Обновлено: 26.04.2024

Каждой организации необходим грамотно выстроенный документооборот. Передовые информтехнологии предоставляют образовательным учреждениям широкие возможности относительно роста эффективности организации учебного процесса, а также оптимизации функционирования его административных подразделений. За счет внедрения средств автоматизации учебного процесса работа налаживается максимально оперативно, сводятся к минимуму ошибки.

Применение

накапливание чрезмерного количества документации;
риск попадания данных в чужие руки;
создание множества дубликатов документов;
расходы на печать документации;
значительные затраты времени на подготовку и согласование бумаг.

За счет внедрения ЭДО в школе эффективно решаются все указанные выше проблемы. Из положительных моментов можно отметить и обеспечение согласованного функционирования всех подразделений области образования. Становится значительно проще сама работа с бумагами, растет ее уровень эффективности, а также производительность труда сотрудников. Оперативность доступа к данным – также неоспоримый плюс перехода на цифровую форму ведения документации. За счет ЭДО в школе решается вопрос разграничения прав доступа каждого из сотрудников или их групп к определенной информации.

Само понятие ЭДО подразумевает определенный способ работы с документацией. Его специфика заключается в том, что цифровые материалы подписываются ЭЦП. При этом они становятся по значению аналогичными документу на бумаге.

Главным плюсом внедрения электронного документооборота в школе становится снижение бюрократизации. Вместе с тем сокращается нагрузка на учителей, которым сейчас приходится тратить много времени на оформление многочисленных бумаг.

Многие руководители образовательных организаций — порядка 74% согласно приведенным опросам — признают преимущества перехода на электронный документооборот. Указанная мера положительно скажется на информатизации образования. Именно школы сейчас становятся инициаторами перевода документооборота в цифровой формат.

Особенности документооборота в школе и специфика внедрения ЭДО в школу

Практика внедрения электронного документооборота в школе охватывает введение цифровых журналов и дневников. Это информпространство, а также инструмент, призванный объединить педагогов, родителей и учеников, обеспечить контроль, анализ, подготовку решений относительно совершенствования особенностей обучения и воспитания детей. Информационные технологии нашли воплощение в реализации образовательных соцсетей, среди которых Дневник.ру. В итоге планируется сформировать единую сеть для школьных заведений, педагогов, родителей.

В планах Правительства РФ организовать предоставление широкого спектра услуг в электронном формате для образовательных учреждений: прием заявлений, зачисление детей, предоставление данных о порядке проведения госаттестации обучающихся и пр. С целью роста эффективности системы образования осуществляется внедрение цифровых форм отчетности во многих школах страны. Для этого применяется свыше 10 программных пакетов и сервисов.

Астрал.ЭДО и 1С-ЭДО – эффективный метод внедрения систем автоматизации документооборота в образовательных учреждениях. Каждый из вариантов демонстрирует свои преимущества. 1С-ЭДО имеет простой интерфейс, в котором не составит труда быстро разобраться. В итоге минимизируется число ошибок и время, затрачиваемое на подготовку отчетности. Плюсом Астрал.ЭДО становится доступность с любого устройства – нет географической привязки. Можно воспользоваться функционалом ПО где угодно. Не понадобится инсталлировать продукт на ПК, что дает возможность сэкономить свободное место на жестком диске.

Реализация проекта по внедрению

Подготовительный, также именуемый прогностическим. Здесь нужно создать нормативно-правовую базу, проинформировать всех участников образовательного процесса о задачах предстоящих мероприятий. Далее идет черед инвентаризации имеющихся материально-технических и кадровых ресурсов. Понадобится организовать покупку техсредств, нужных для воплощения проекта в жизнь. Подготовка педагогов и сотрудников школы по теме применения ПО также относится к указанному этапу.
Затем наступает через второго шага. На этой стадии нужно создать реально действующую модель внедрения ЭДО в образовательной организации. Делается это путем поиска и апробации на практике нужного ПО. Затем идет череда автоматизации традиционных систем ведения документации и получения первых итогов проведенного эксперимента.
На заключительной стадии потребуется подвести итоги работы, проанализировать их. После этого формируются методические рекомендации относительно применения модели ведения обмена документацией в цифровом формате. Формируются и отчеты по результатам реализации данного проекта.

При передаче цифровой документации в иные организации их следует заверить ЭЦП руководства.

Чтобы обеспечить автоматизацию обмена документацией на уровне образовательных организаций, надлежит обеспечить достаточную ресурсную базу. Сюда входят как возможность доступа к сети Интернет, так и возможность работы с цифровым журналом для каждого из учителей. Вопрос ресурсного обеспечения деятельности педагогов может решаться различными способами: ПК, ноутбук, мобильное устройство.

недостаточная скорости работы сети Интернет, а также отсутствие организованной локальной сети внутри учреждения образования;
низкая техоснащенность школ, не соответствующая требованиям внедрения ЭДО;
недостаточный уровень компетентности сотрудников сферы образования в сфере интернет-технологий.

Это лишь часть трудностей, с которыми приходится столкнуться на пути введения ЭДО в школе.

создание виртуального образовательного пространства – должна быть реализована опция проведения массовых видеоконференций, виртуальных экскурсий, ведение цифровых дневников и пр.;
достижение достаточного уровня оснащенности образовательных учреждений современным оборудованием;
повышение квалификационного уровня школьного персонала относительно применения интернет-технологий на практике;
доплаты учителям за работу в системе электронного документооборота;
выработка единой формы бумажной и цифровой отчетности.

Реализация указанных мер позволит ускорить процесс перехода на цифровой документооборот. Только тогда образовательная организация станет технологически современной. В этом случае информтехнологии становятся неотъемлемым элементом среды образования.

Пока что даже в крупных городах РФ скорость подключения учреждений образования к Глобальной Сети слишком низкая – в интервале от 28 кбит/с до 10 Мбит/с. Подобное состояние интернет-сети не дает возможности полноценно внедрять передовые информационно-коммуникационные методы работы.

Немалое внимание нужно уделить и вопросу техобеспечения. Для реализации рабочих мест нужно обзавестись универсальными компьютерами с набором периферийных устройств, включая принтеры, сканеры и мультимедийные проекторы.

Надлежит также позаботиться о разработке нормативно-правовых бумаг, локальных актов.

Образовательные учреждения выражают готовность к переменам и желание избавиться от больших объемов бумажной работы. Поэтому необходимо распространять данные о том, какие шаги следует предпринять на пути к трансформациям.

Продукты по направлению

Онлайн-сервис для организации электронного документооборота с контрагентами. Попробовать бесплатно!

Сервис для организации документооборота с вашими контрагентами из программы 1С

Читайте также: