Образец журнала регистрации трудовых договоров и доп соглашений в школе
Обновлено: 05.07.2024
Журнал регистрации дополнительных соглашений — это учетный реестр, используемый в кадровом делопроизводстве. Цель — фиксация сведений обо всех существенных изменениях, вносимых в трудовые договоры с сотрудниками.
Обязателен ли журнал регистрации допсоглашений
Кадровые службы ведут регистрацию дополнительных соглашений к трудовым договорам, которые оформляются в следующих случаях:
- изменение условий оплаты;
- работа по совместительству стала основной;
- срочный формат занятости стал бессрочным;
- перевод на другую должность, переименование должности;
- переименование организации, структурного подразделения;
- изменение персональных данных работника;
- временный перевод или временное замещение;
- сокращение испытательного срока.
Новые сведения не вносятся в текст основного документа, а оформляются отдельным допсоглашением. Последнее заключается в письменной форме и является неотъемлемой частью исходного. Все допсоглашения составляются в 2 экземплярах и регистрируются в одном журнале. Крупные организации ведут регистрацию раздельно. Это позволяет учитывать и быстро находить необходимую информацию. После внесения записи в реестр оформление допсоглашения завершено.
Если журнал регистрации ведется верно, он обладает юридической силой, защищает работника от неправомерного одностороннего изменения исходных договоренностей.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, какие существуют необязательные журналы и книги учета в отделе кадров. Используйте эти инструкции бесплатно.
Как вести учет и регистрировать допсоглашения
Форма учетного документа (и при совместном, и при раздельном ведении реестра договоров и допсоглашений к ним) не регламентируется законодательством и специальными НПА. Работодатель самостоятельно разрабатывает, дополняет или изменяет структуру документа. Решение о ведении принимается руководителем и оформляется приказом. На практике формуляр используется одновременно в двух форматах:
Это позволяет выполнять учетную функцию и использовать прошитый и заверенный формуляр с пронумерованными страницами при проверках и для ведения судебных споров. Книги для ведения учета приобретаются в специализированных магазинах, но чаще создаются в электронном виде и распечатываются. Ниже — титульный лист и образец заполнения журнала регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним при совместном учете.
На титульном листе содержатся:
- название организации;
- название документа;
- интервал ведения — даты начала и окончания;
- Ф. И. О. и должность ответственных за ведение учета допсоглашений.
На приведенных примерах видно, как регистрировать допсоглашения к трудовым договорам: варианты содержат совместный и раздельный учет. Напоминаем основные правила:
- все записи нумеруются по порядку;
- указываются номера изменяемого соглашения, дата его заключения и данные работника, с которым оно заключено;
- фиксируются дата и номер допсоглашения, номер изменяемого пункта;
- одна графа при раздельном ведении учета отводится для описания внесенных дополнений или изменений;
- вписываются данные о документах, изданных на основании заключенных соглашений.
При раздельном учете графы формуляра изменяются, образец журнала регистрации дополнительных соглашений к трудовым договорам выглядит следующим образом.
Сроки хранения
В соответствии с приказом Росархива №236 от 20.12.2019 (ст. 435, 463 перечня) срок хранения трудовых договоров и допсоглашений к ним, а также журналов их регистрации, составляет:
С каждым работником в соответствии с законодательством РФ работодатель обязан заключить трудовой договор. Этот документ регулирует правовые отношения между предприятием и сотрудником, перечень обязанностей и прав, условия труда и оплаты.
Внимание! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
- Бланк и образец
- Онлайн просмотр
- Бесплатная загрузка
- Безопасно
Зачем нужна книга регистрации трудовых договоров
Наличие книги регистрации трудовых договоров на предприятиях и организациях не является обязательным.
Тем не менее, этот документ весьма востребован, причем как в учреждениях государственного сектора, так и в коммерческих структурах. Чаще всего он необходим в достаточно крупных компаниях, где много работников или большая текучка кадров, что в свою очередь приводит к потоку трудовых договоров.
Книга регистрации относится к управленческой документации, она позволяет вести учет трудовых договоров, осуществлять контроль за ними, а в случае необходимости быстро отыскать необходимые сведения о том или ином договоре.
Таким образом, грамотно и по всем правилам оформленная книга:
- содержит всю информацию об имеющихся на хранении трудовых договорах, в том числе действующих, измененных, расторгнутых и истекших,
- отражает среднюю продолжительность действия данного документа на предприятии (что бывает важно для статистики и определения стратегии развития организации).
Следует отметить, что книга регистрации на предприятии может быть не одна, а несколько, например, для фиксации срочных, временных или бессрочных трудовых договоров.
Помимо чисто прикладных причин для создания и ведения книги следует учесть еще один немаловажный момент: она может потребоваться при проверке компании специалистами трудовой инспекции – обычно этот документ является одним из первых, среди требуемых ими к предъявлению.
Кто осуществляет ведение книги регистрации договоров
Обычно обязанность по формированию и ведению книги регистрации лежит на работнике кадрового отдела, поскольку именно он заключает трудовые договоры и имеет доступ ко всем хранимым на предприятии документам такого рода.
Но иногда, контроль за трудовыми договорами ложится на плечи секретаря организации, заместителя руководителя или иного сотрудника, назначенного на это распоряжением директора предприятия.
Как составить книгу
Книга регистрации трудовых договоров не имеет унифицированного стандартного образца, так что составляться может в произвольном виде или по действующему внутри предприятия шаблону. При ее формировании в плане структуры следует придерживаться норм делопроизводства, а в отношении текста — правил русского языка.
В список обязательных сведений, которые должны включаться в книгу, входят:
- наименование организации;
- название документа;
- дата начала ведения книги и ее окончания;
- период хранения.
Все эти данные указываются на титульной странице книги.
Основная часть книги обычно формируется в виде таблицы, состоящей из нескольких столбиков и строк (в зависимости от видения документа специалистом, который его оформляет). В бланк обязательно должна быть включена следующая информация:
- дата заключения трудового договора, его номер;
- фамилия-имя-отчество сотрудника;
- структурное подразделение, в котором трудится сотрудник;
- должность;
- характер договора (срочный, бессрочный, временный и т.д.).
Кроме того, при желании, в бланк можно включить и дополнительные столбцы, например, обо всех вносимых в трудовой договор изменениях, дополнительных соглашениях к нему, дате прекращения договора, подписи работника и т.п.
Как оформить книгу
Как к составлению книги, так и к ее оформлению законодательство не предъявляет никаких особых требований. Оформлять ее можно как на обыкновенном чистом листе А4 формата, так и на фирменном бланке предприятия. Вносить в документ необходимую информацию можно в рукописном или печатном виде.
Проштамповывать книгу при помощи штемпельных изделий строгой необходимости нет, поскольку на сегодняшний день юридические лица, как ранее и индивидуальные предприниматели, освобождены от обязанности использовать для визирования бумаг печати и штампы.
Каждый год рекомендуется составлять новую книгу регистрации трудовых договоров и вести ее в соответствии с текущими требованиями.
Сейчас получает распространение ведение книги в электронном формате. Такой подход имеет несколько очевидных преимуществ:
- конфиденциальность;
- простата оформления и заполнения документа;
- более легкий контроль за ее сохранностью;
- минимум расходов.
Хранение книги регистрации трудовых договоров
Книгу регистрации трудовых договоров необходимо держать в отделе кадров предприятия в отдельной папке. При этом срок хранения документа законодательно никак не ограничен. Исходя из этого можно сделать вывод, что она должна находиться в архиве компании в течение периода, установленного внутренними нормативно-правовыми актами или на протяжении трех лет после внесения в неё последней записи.
Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений — это используемый в кадровом делопроизводстве учетный регистр, в котором фиксируются все существенные изменения, вносимые в данную категорию документации службы персонала.
Обязателен ли журнал учета дополнительных соглашений
Наряду с основными договорами кадровые службы ведут учет дополнительных соглашений с сотрудниками, сведения о них не всегда вносятся в книгу учета регистрации ТД, а оформляются отдельным реестром. Дополнительные соглашения подписываются сторонами, если:
- изменяются форма или условия трудового найма;
- пересматриваются условия оплаты;
- осуществляется перевод на другую должность или ее переименование;
- регистрируется изменение названия организации, структурного подразделения;
- вносятся изменения в персональные данные;
- оформляется временный перевод или временное замещение;
- сокращается испытательный срок и пр.
Правила кадрового делопроизводства не предусматривают внесение новых и дополнительных сведений в текст ТД. Все изменения оформляют отдельными соглашениями. Они являются неотъемлемой частью основного:
- заключаются письменно;
- составляются в 2 экземплярах;
- описываются в едином журнале или в отдельном реестре.
Для детализации учета и быстрого поиска необходимой информации крупные организации ведут раздельную регистрацию — журнал ведения трудовых договоров и журнал дополнительных соглашений к ним. Оформление дополнительного соглашения полностью завершено после внесения записи в учетный регистр.
Журнал имеет юридическую силу и защищает работодателя и работника от неправомерного одностороннего изменения соглашений, если соблюдаются правила оформления и полнота внесения данных.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, какие есть необязательные журналы и книги учета в отделе кадров. Используйте эти инструкции бесплатно.
В каком виде вести — электронном или бумажном
Решение о совместном или раздельном ведении учета принимается руководителем и оформляется приказом. Как правило, формуляры используются одновременно в двух форматах:
Формы регистров для учета (и при совместной, и при раздельной фиксации сведений о ТД и допсоглашениях к ним) не регламентируются специальными НПА и законодательством. Работодатель самостоятельно разрабатывает, дополняет или изменяет форму и структуру документа.
Это позволяет учесть специфику организации, выполнять учетную функцию и использовать прошитый и заверенный регистр с пронумерованными страницами при проверках и для ведения споров. В специализированных магазинах можно купить журнал регистрации трудовых договоров, но чаще они создаются в электронном виде и перед практическим использованием для учета распечатываются и сшиваются.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, какие обязательные документы должны быть в отделе кадров. Используйте эти инструкции бесплатно.
Структура и правила заполнения
Учетные регистры и совместного способа ведения, и раздельного имеют практически одинаковый титульный лист, кроме названия. На титульном листе содержатся:
- название организации;
- название учетного регистра;
- интервал ведения — начало и окончание;
- Ф.И.О. и должность ответственных за ведение.
Если выбран вариант совместного учета, образец журнала регистрации служебных контрактов (с разделом для дополнительных соглашений) выглядит следующим образом.
Напоминаем основные правила оформления и ведения регистра учета допсоглашений:
- все записи для учета нумеруются;
- указываются номера изменяемого ТД, дата его заключения и данные работника, с которым оно заключено;
- фиксируются дата и номер допсоглашения, номер изменяемого пункта;
- графа при раздельном учете отводится для описания внесенных дополнений или изменений;
- вписываются данные о документах, изданных на основании заключенных договоров.
При раздельном учете графы формуляра изменяются:
Сколько хранят регистр
Срок хранения ТД и допсоглашений к ним составляет:
- 50 лет — для документов, оконченных делопроизводством с 01.01.2003;
- 75 лет — до 01.01.2003.
Журналы учета хранятся столько же: Порядок регулируется ст. 435, 463 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.
Mozilla/5.0 (X11; Linux i686) AppleWebKit/535.11 (KHTML, like Gecko) Chrome/17.0.963.66 Safari/535.11
Читайте также: