Назовите основные направления совершенствования делопроизводства в стране кратко

Обновлено: 05.07.2024

Цель данной курсовой работы состоит в том, чтобы исследовать основные этапы документооборота.

Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами. Делопроизводство охватывает весь процесс с момента создания документа до его уничтожения или передачи в архив. Предмет делопроизводства – организация документных работ: создание,

изготовление, прием, распределение, регистрация документов, контроль

исполнения, справочная работа, хранение и использование документов.

В 90-е годы появились термины – «документационное обеспечение

- документирование- составление и оформление документов;

- организация работы с документами – получение-отправка, обработка,

регистрация, контроль, хранение, подготовка в архив, уничтожение.

Развитие служб документооборота в России:

- Судебник 1550 г. И Соборное уложение 1649 г.;

- генеральный регламент 1720 г.;

Электронный документооборот

1.1 Понятие документооборота

Документооборот – движение документов в организации с момента их

создания или получения до завершения их исполнения и передачи в архив.

Электронный документооборот – электронный обмен деловыми документами между автоматизированнымисистемами различных компаний (или внутри

компании) в стандартизированной форме.

Документооборот образует потоки входящих (поступающих из других

организаций), исходящих (отправляемых в другие организации) и внутренних

(созданных и действующих в пределах организации) документов. Объем

документооборота рассчитывается по формуле:

Уд = SBX. + исх. + вн. за определенный период времени (обычно за год).

При расчете объема документооборота учитываются только подлинники документов или их заверенные копии.

Четкая организация документооборота обеспечивает полноту и своевременность получения необходимой информации для работы предприятия, и отдельных лиц, что повышает действенность бухгалтерского контроля.Основные этапы документооборота:

- составление и оформление документов;

- движение документов по рабочим местам;

- прием документов в бухгалтерии;

- сдача документов в архив.

Основные направления совершенствования документооборота

Процесс документооборота регулируется графиком, который выставляет главный бухгалтер и утверждает руководитель предприятия.

График должен устанавливать на предприятии рациональный документооборот, т.е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в подразделении. График документооборота должен способствовать улучшение всей учетной работы на предприятии, повышению контрольных функций бухгалтерии.

График может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. Каждому исполнителю вручается выписка из графика документооборота, в ней перечисляются исполнители, документы, сроки их представления и подразделения предприятия, куда представляются документы. Работники предприятия, которые имеют дело с прохождением учетной документации, создают и представляют документы, связанные с их деятельность., в соответствии с графиком. Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов и их передачу несут лица, составившие документ, Контроль за процессом документооборота на предприятии осуществляет главный бухгалтер.

В настоящее время законодательство РФ предусматривает ответственность главное бухгалтера за разглашение коммерческой информации предприятия.

Переход на компьютерную форму организации бухгалтерского учета выдвигает задачи защиты информации от чужого вторжения. К средствам защиты относят идентификацию субъектов и объектов, разграничение доступа к информации на компьютере, регистрацию действий.

В процедуре идентификации используются ключи, пароли, средства анализа индивидуальных характеристик (голос, отпечатки пальцев и др.). Только идентифицировав себя, сотрудник получает доступ к вычислительной системе, где необходимо предусмотреть три уровня защиты: аппаратуры, программного обеспечения и данных.

1.1 Основные направления совершенствования документооборота

Документация предприятии и их обработка составляют около 50 % объема учетных работ, поэтому снижение затрат по составлению и обработке документов является резервом сокращения времени по ведению бухгалтерского учета.

На практике различаются три направления совершенствование документооборота:

- использование документов с заранее заполненными постоянными реквизитами (фирменные бланки) и широкое применение компьютерных программ с разовым вводом исходных данных и многократным получением выходной информации;

- сокращение количества выписываемых и обрабатываемых документов в результате применения накопительных многострочныхдокументов, удобного расположения реквизитов, широкого применения унификации документов.

- рационализация путем сокращения количество лиц, участвующих в составлении документа, ликвидации бесполезнойдокументации, применения прогрессивных форм организации учета, предварительного планирования документооборота.

Унификаций документов представляет собой установление единой формы первичных документов для отражения в них однородных хозяйственных операций.

Стратегия развития информационного общества в Российской Федерации, утвержденная президентом Российской Федерации 07.02.2008, предусматривает, в т.ч., повышение эффективности государственного управления. Среди наиболее важных задач, которые предстоит решить, названы следующие:

увеличение объемов и качества государственных услуг, предоставляемых организациям и гражданам в электронном виде;

совершенствование нормативно-правового обеспечения стандартизации и администрирования государственных услуг;

Исходя из контрольных значений показателей развития информационного общества в Российской Федерации на период до 2015 г., доля электронного документооборота между органами государственной власти в общем объеме документооборота должна будет составить 70 %. Сделать это без кардинального изменения отношения к делопроизводству невозможно.

Основные принципы современного делопроизводства

на втором этапе управление документами ведется в строгом соответствии с законодательно-нормативными требованиями и внутренними нормативными документами организации. Собираются документальные подтверждения исполнения требований;

на третьем этапе анализируется эффективность системы управления документами, выбираются меры по корректировке и улучшению этой системы. Результаты анализа документируются;

на четвертом этапе в систему вносятся намеченные на третьем этапе улучшения и исправления (которые также документируются).

В течение всего цикла регулярно проводится обучение и повышение квалификации всех сотрудников организации по вопросам управления документами.

Такой подход позволяет не только постоянно повышать эффективность управления документами, но и легко интегрировать систему управления документами и разнообразные системы менеджмента (качества, информационной безопасности, окружающей среды, охраны труда и т.д.).

Современный подход к управлению документами предусматривает единообразное управление различными видами документов, т.е. не только организационно-распорядительной документацией, но и, например, бухгалтерскими и налоговыми документами или документами по качеству.

Многие вопросы, относящиеся к управлению как электронными, так и неэлектронными документами, в настоящее время рассматриваются как неотъемлемые элементы информационной безопасности организации[1].

Системы электронного документооборота (СЭД), согласно современным представлениям, должны обеспечивать управление не только электронными, но и неэлектронными документами и поддерживать ведение смешанных дел.

При проведении экспертизы ценности требуется определить, какую функцию в деловой деятельности организации выполняет документ и к какой группе документации его можно отнести, а значит, срок хранения документа будет установлен по сроку хранения данной группы. В этом случае нет необходимости перечислять в номенклатуре дел все типы документов, выполняющих одну и ту же функцию, и все возможные заголовки. Кстати, такой метод назначения сроков хранений намного легче автоматизировать.

Если в одном массиве хранятся документы близких сроков хранения, то, согласно данному методу, всему массиву можно установить наибольший из сроков хранения – это опять-таки облегчает автоматизацию и позволяет избежать трудоемкой и дорогостоящей выемки тех документов, сроки хранения которых истекли чуть раньше.

Обеспечение юридической силы электронных документов, защита их целостности и аутентичности

Основная роль документов в современном капиталистическом обществе – служить доказательством в случае споров, судебных разбирательств и расследований. Для того чтобы документы были приняты к рассмотрению и обладали доказательной силой, они должны удовлетворять определенным требованиям.

Чем более активно используются электронные документы в деловой деятельности, тем чаще требуется представление их в судебные и государственные органы в качестве доказательств. Для того чтобы интересы организации были надежно защищены, необходимо прежде всего обеспечить юридическую значимость электронных документов.

Для придания таким документам юридической силы в первую очередь требуется сохранение их аутентичности и целостности. Под аутентичностью понимается возможность доказать авторство документа, время его создания и подлинность содержания. Целостность означает полноту и неизменность документа с течением времени. Чтобы иметь возможность доказать целостность и аутентичность определенных видов документов, необходимо не только сохранить сам документ, но и вспомогательную документацию и метаданные, документирующие этапы жизненного цикла документа.

существует проблема различения оригинала и копий: сторона, получившая копию электронного документа, может внести в него изменения и заявить, что именно она обладает оригиналом;

стоит вопрос подтверждения авторства и факта утверждения (подписания, согласования) документа, а также факта отправки, получения и регистрации при электронной пересылке;

существует проблема определения точного времени создания документа, в т.ч. при использовании электронной цифровой подписи (ЭЦП).

Для того чтобы электронные документы могли быть приняты судом и иметь максимальную доказательную силу, необходим комплекс мер, охватывающий все этапы жизненного цикла документа.

Россия сейчас находится на пути развития документооборота, на котором в начале 90-х гг. . прошлого века было США: массовое использование электронных документов уже началось, однако законодательство еще не уравняло в правах традиционные и электронные документы.
В этой связи представляет особый интерес совместный технический отчет ANSI/AIIM TR31 Американского национального института стандартов ANSI и Ассоциации специалистов по управлению контентом AIIM, в котором были намечены пути совершенствования законодательства и предложены основные принципы, при соблюдении которых можно доказать целостность и аутентичность электронных документов. В разработке стандарта приняли участие ведущие специалисты из государственных ведомств, представители бизнеса и юристы.

Юридическая значимость электронных документов обеспечивается комплексом мер, в число которых входят:

управление документами внутри организации на основе принципов системы менеджмента качества, включающее разработку внутренней нормативной базы; заключение, при необходимости, соглашений и договоров с партнерами и поставщиками; а также документирование исполнения законодательно-нормативных требований;

Зарубежный опыт показывает, что использование ЭЦП окупается при оперативной работе с ответственными электронными документами. Использование ЭЦП для менее значимых документов (включая внутреннюю переписку, которая ведется в рамках защищенной корпоративной СЭД) считается неоправданным. Применение ЭЦП при работе с документами постоянного и длительного (свыше 7–10 лет) срока хранения в настоящее время не рекомендуется, поскольку технологии обеспечения длительной проверяемости ЭЦП еще не отработаны.

Опыт также показывает, что для автоматизации массовых рассылок извещений и других подобных документов необходимо, по мере возможности, отказаться от использования подлинных подписей и печатей на таких документах. В этом плане интересен опыт Евросоюза, где соответствующие европейские директивы запрещают национальным правительствам требовать наличие личных подписей на электронных счетах и счетах-фактурах.

Сегодня известны два основных метода организации хранения электронных документов (которые могут использоваться и в комбинации). Первый метод предусматривает хранение документов на съемных носителях, предпочтительно, на носителях однократной записи типа WORM (CD, DVD и т.п.). При использовании второго метода документы онлайн хранятся в системах электронного документооборота или электронных архивах (ЭА). В этом случае защита целостности и аутентичности обеспечивается средствами СЭД/ЭА.

Оперативное использование электронных документов

К настоящему времени уже известен интересный практический опыт оперативного использования электронных документов, которое вызывало определенные трудности. Из всего массива проблем стоит обратить внимание на несколько наиболее актуальных.

Документ в базе данных. С юридической и практической точек зрения большое значение имеет, является ли документ в базе данных (информационном ресурсе) документом. В зависимости от обстоятельств это могут быть один или несколько из перечисленных объектов:

В настоящей статье представлен анализ мероприятий по рационализации делопроизводства и совершенствованию документооборота в муниципальных органах управления. На примере администрации муниципального образования город Краснодар автор показывает, что в настоящее время возможны два направления совершенствования документационного обеспечения управления в органах местного самоуправления, первое из которых связано с реализацией традиционных методов, а второе — с применением информационных технологий, т. е. внедрением систем электронного документооборота.

Ключевые слова: документационное обеспечение управления, муниципальное управление, документ, делопроизводство, бумажный документооборот, электронный документооборот.

Объектом исследования является система документирования деятельности и организации работы с документами в администрации муниципального образования город Краснодар (далее — Администрация), предметом исследования — процесс совершенствования ДОУ Администрации.

Цель исследования — выявление на основе анализа ДОУ Администрации существующих в этой сфере проблем и разработка конкретных рекомендаций по рационализации делопроизводства и совершенствованию документооборота в Администрации.

Так, осуществленный автором анализ системы ДОУ Администрации позволил выявить следующие основные проблемы, существующие в этой сфере:

‒ несовершенство локальной нормативной базы, регулирующей сферу работы с документами;

‒ большая загруженность специалистов, ответственных за организацию и ведение делопроизводства, что негативно влияет на качество выполняемой ими работы;

‒ опасность потери документов при их передаче из одного подразделения в другое;

‒ большие временные затраты на подготовку и согласование документов;

‒ невозможность доведения в короткие сроки поручений, вытекающих из резолюций, до конкретных исполнителей и как следствие — нехватка времени на подготовку документов, нарушение сроков и др.

В систематизированном виде основные мероприятия, направленные на решение проблем документационного обеспечения управления, представлены в таблице 1.

Пути решения основных проблем системы документационного обеспечения управления в Администрации

Мероприятия по решению проблем в сфере ДП

с применением традиционных технологий

Проблемы в сфере делопроизводства

Пути решения

Ограничения

Несовершенство правового обеспечения документационного обеспечения управления

Разработка новых правовых актов, актуализация старых

Обучение, разработка памяток по оформлению отдельных видов документов

Затраты на обучение

Большая загруженность делопроизводителей

Увеличение штатной численности сотрудников делопроизводственных служб

Расходование бюджетных средств на заработную плату

Мероприятия по решению проблем в сфере ДП

с применением информационных технологий (внедрение СЭД)

Длительные процедуры согласования документов

Предоставление инструментов для согласования документов в электронном виде, в том числе с использованием электронной подписи, что ускоряет процесс

Общие ограничения, связанные с внедрением СЭД:

затраты на ее внедрение и обслуживание, необходимость обучения сотрудников и т. д.

Опасность потери документов при их передаче из одного подразделения в другое

Объединение в единый делопроизводственный цикл всех подразделений, включая территориально удаленные

Сложность отслеживания местонахождения документов

Обеспечение возможности оперативного получения информации о состоянии и месте нахождения любого документа

Невозможность доведения в короткие сроки поручений, вытекающих из резолюций, до конкретных исполнителей и как следствие — нехватка времени на подготовку документов, нарушение сроков их исполнения

Сокращение сроков прохождения документов и доведения поручений до исполнителей (с 1–2 дней до 5–10 минут)

Большие временные затраты на подготовку проектов

Сокращение времени создания документа посредством использования шаблонов

Недостатки бумаги как материального носителя информации

Сокращение бумажного документооборота

Архивное хранение документов (затраты на помещения)

Создание единого электронного архива документов

Риск утери документов в случае неполадок к СЭД (который нивелируется посредством создания резервных копий)

Недостаточно эффективный контроль за исполнением документов

Автоматизация инструментов для контроля исполнительской дисциплины.

Возможность осуществления контроля руководителями всех уровней сроков исполнения своих поручений в режиме online

Общие ограничения, связанные с внедрением СЭД:

затраты на ее внедрение и обслуживание, необходимость обучения сотрудников и т. д.

Большая загруженность делопроизводителей

Создание необходимых условий для повышения доли интеллектуального производительного труда по содержательной работе с документами за счет снижения трудозатрат на рутинные операции

Большие временные затраты на поиск необходимых документов

Сокращение времени поиска нужных документов по реквизитам

Большие затраты на бумагу и прочие материалы

Экономия бумаги и расходных материалов

Реализация мероприятий по решению проблем в сфере ДОУ в Администрации даст возможность повысить эффективность и экономичность управления в этом органе муниципальной власти, обеспечить защиту интересов Администрации.

Основные термины (генерируются автоматически): документационное обеспечение управления, электронный документооборот, Администрация, решение проблем, ведение делопроизводства, документ, затрата, Краснодар, муниципальное образование, совершенствование документооборота.

Рассматриваются документооборот в образовательном учреждении. Уделяется внимание направлениям совершенствования документооборота.

Ключевые слова: документооборот, документационное обеспечение, образование, образовательная организация, дополнительное образование.

Document flow in educational institution is considered. The attention is paid to the directions of improvement of document circulation.

Keywords: document, documentation, education, educational institution, further education.

По результатам анализа систем документооборота представлена картина повышения эффективности документооборота. Основными задачами повышения эффективности документооборота являются:

‒ оперативное прохождение документа, с наименьшими затратами времени;

‒ максимальное сокращение инстанций прохождения документа;

‒ процесс обработки и порядок прохождения основных документов должны быть унифицированным.

Соблюдение этих правил позволит реализовать организационный принцип делопроизводства — возможность централизованного выполнения технологических операций.

‒ увеличение оперативности документооборота;

‒ создание единого хранилища электронных документов;

‒ контроль за исполнением задач документооборота.

Для экономии времени для решения задач документооборота используется электронный документооборот. Актуальность внедрения системы электронного документооборота заключается в следующем:

‒ отсутствие возможности оперативного поиска информации;

‒ ручная регистрация документов;

‒ невозможность отслеживания жизненного цикла документа;

‒ отсутствие единого электронного архива документов;

‒ невозможность коллективной работы с документами.

Системы электронного документооборота имеют свою специфику: система либо должна быть внедрена глобально, на всех рабочих местах, связанных с созданием, и хранением документа, либо эффективность ее использования будет минимальной. Таким образом, выявляется одна из основных проблем внедрения системы электронного документооборота: в любой организации существуют сотрудники, желающие избежать внедрения чего-либо нового. Консерватизм сотрудников обусловлен нежеланием обучаться и переучиваться. Эта проблема может нарушить процесс внедрения системы электронного документооборота.

В настоящее время используется трудоемкий и неудобный способ регистрации документа — регистрация в бумажных журналах. При такой системе информационным и поисковым образом документа является строка в журнале, а базой данных — сам журнал. Поиск информации может осуществляться только путем. постраничного просмотром всех записей. Журнальная форма не предполагает никаких средств, облегчающих поиск документов, за исключением ведения отдельных журналов для регистрации документа различных видов и разновидностей документов (приказов, поступающих и отправляемых писем, договоров, служебных записок и т. д.). Эффективность и неудобство поиска информации не отвечают требованиям, предъявляемым к поисковой системе сотрудниками. Наиболее эффективным способом регистрации документов является электронная регистрация в системе электронного документооборота. Внедрение системы электронного документооборота — один из самых популярных способов оптимизации документационного обеспечения управления. Внедрение такой системы приводит к ускорению процессов документооборота, к сокращению времени для поиска документа. Системы электронного документооборота позволит автоматизировать работу с документами любых типов и на всех ступенях документационного цикла, начиная от разработки и заканчивая сдачей документа в архив на хранение. Конечно, электронный документооборот обладает существенными преимуществами, такими как увеличение скорости обработки информации, формирование единого информационного пространства в организации, что снижает риск утраты информации. Система электронного документооборота расширяет возможности при работе с документами. Система позволяет упрощать процедуру внесения изменений в текст документа, допускать добавление данных из других источников. Повышается так же уровень контроля над документооборотом за счет создания средств обеспечения безопасности (пароли, коды доступа и т. д.).

Несмотря на широкие возможности и преимущества система электронного документооборота имеет ряд недостатков. Внедрение системы электронного документооборота сопряжено с определенными финансовыми рисками. Существенные финансовые затраты включают стоимость программного обеспечения, компьютерного и сетевого оборудования, затраты на поддержание системы, на обучение или переподготовку персонала. Внедрение системы электронного документооборота — комплексный процесс, требующий участия компетентных специалистов. Современные системы электронного документооборота включают в себя ряд функций, которые в данной организации не будут востребованы. Выбирая электронную систему, необходимо исходить из потребностей и задач самой организации, а также ее возможностей.

При необходимости внедрения системы электронного документооборота для автоматизирования работы с документами отдельного подразделения является не вполне логичным. Для предприятия с небольшим объемом документооборота можно предложить отличный метод, не требующий дополнительных материальных затрат и привлечения специалистов — использование электронных журналов. Для повышения эффективности процессов документооборота следует использовать регистрацию и поиск документов в электронных журналах. Наиболее простая в использовании технология создания и ведения электронных журналов в программном обеспечении MS Excel. На каждую группу регистрируемых документов следует завести отдельный электронный журнал. Для каждого журнала надо создать отдельный файл MS Excel.

Основные термины (генерируются автоматически): электронный документооборот, внедрение системы, документ, журнал, поиск документов, система, поиск информации, получение документов, программное обеспечение, функция поиска.

Читайте также: