Назовите основные действия при работе с архивами кратко

Обновлено: 30.06.2024

Термин "архивация" не совсем точен. Главное назначение программ-архиваторов - сжатие файлов с целью экономии памяти. Поскольку со сжатыми файлами часто невозможно работать по их прямому назначению, их используют для хранения копий файлов, т.е. для их архивации . Сжатию (уплотнению) могут быть подвергнуты: файлы, папки, диски. Сжатие файлов и папок необходимо либо для их транспортировки, либо для резервного копирования, либо для обмена информацией по сети Интернет. Уплотнение дисков применяют для повышения эффективности использования их рабочего пространства (обычно для дисков недостаточной емкости).

Существует много программ-архиваторов, имеющих различные показатели по степени и времени сжатия, эти показатели могут быть разными для различных файлов (текстовых, графических, исполняемых и т.д.), то есть один архиватор хорошо сжимает текстовый файл, а другой - исполняемый.

Архиватором (упаковщиком) называется программа, позволяющая за счет применения специальных методов сжатия информации создавать копии файлов меньшего размера, а также объединять копии нескольких файлов в один архивный файл , из которого можно при необходимости извлечь файлы в их первоначальном виде.

Весь спектр существующих сегодня архиваторов можно разделить на три группы, которые мы условно назовем файловыми , программными и дисковыми .

Файловые архиваторы позволяют упаковывать один или несколько файлов (например, все содержимое данного подкаталога вместе с вложенными в него подкаталогами) в единый архивный файл. Размер последнего, как правило, меньше, чем суммарный размер исходных файлов, но воспользоваться запакованными программами или данными, пока они находятся в архиве, нельзя, пока они не будут распакованы. Для распаковки архивного файла обычно используется тот же самый архиватор.

Программные архиваторы действуют иначе. Они позволяют упаковать за один прием один единственный файл - исполняемую программу ЕХЕ-типа, но зато так, что заархивированная программа будет сразу после ее запуска на исполнение самораспаковываться в оперативной памяти и тут же начинать работу.

Дисковые архиваторы позволяют программным способом увеличить доступное пространство на жестком диске. Типичный дисковый архиватор представляет собой резидентный драйвер, который незаметно для пользователя архивирует любую записываемую на диск информацию и распаковывает ее обратно при чтении. Однако операции чтения/записи файлов несколько замедляются, поскольку процессору требуется время для упаковки и распаковки.

Для архивирования используются специальные программы - архиваторы или диспетчеры архивов. Наиболее известные архиваторы: WinZip; WinRar; WinArj. Эти программы обеспечивают возможность использования и других архиваторов, поэтому, если на компьютере, куда перенесены сжатые в них файлы, отсутствуют указанные программы, архивы можно распаковать с помощью другого архиватора. До сих пор широко используются и соответствующие программы, созданные в MS DOS, но способные работать и в Windows.

Почти все архиваторы позволяют создавать удобные самораспаковывающиеся архивы (SFX – Self-extracting-архивы) – файлы с расширением .ехе. Для распаковки такого архива не требуется программы-архиватора, достаточно запустить архив *.ехе как программу. Многие архиваторы позволяют создавать многотомные (распределенные) архивы, которые могут размещаться на нескольких дискетах.
Основными характеристиками программ-архиваторов являются:

скорость работы;
сервис (набор функций архиватора);
степень сжатия – отношение размера исходного файла к размеру упакованного файла.

Основными функциями архиваторов являются:

создание архивных файлов из отдельных (или всех) файлов текущего каталога и его подкаталогов, загружая в один архив до 32 000 файлов;
добавление файлов в архив;
извлечение и удаление файлов из архива;
просмотр содержимого архива;
просмотр содержимого архивированных файлов и поиск строк в архивированных файлах;
ввод в архив комментарии к файлам;
создание многотомных архивов;
создание самораспаковывающихся архивов, как в одном томе, так и в виде нескольких томов;
обеспечение защиты информации в в архиве и доступ к файлам, помещенным в архив, защиту каждого из помещенных в архив файлов циклическим кодом;
тестирование архива, проверка сохранности в нем информации;
восстановление файлов (частично или полностью) из поврежденных архивов;
поддержки типов архивов, созданных другими архиваторами и др.

Программа WinZip не входит в комплект поставки Windows. Для использования этого архиватора его необходимо предварительно установить на компьютер.
Создать новый архив или добавить файлы в уже существующий архив с помощью программы WinZip можно двумя способами.

I способ создания архива – с использованием контекстных меню (без предварительного запуска архиватора):

Выделить файл (файлы) или папку для архивирования.
Вызвать контекстное меню и выбрать команду Add to Zip, после чего откроется окно WinZip, а поверх него диалоговое окно Add (Добавить). Но при архивировании одного файла или папки удобнее воспользоваться командой Add to *.zip, содержащую имя архива (по умолчанию). Эта команда позволяет выполнить операцию без открытия окна программы WinZip и диалогового окна Add.
В диалоговом окне Add ввести путь и имя архива.
Щелкнуть по кнопке Add.

II способ – с предварительным запуском архиватора:

Запустить программу WinZip.
Ввести команду меню File / New Archive (Файл / Новый архив) или щелкнуть по кнопке New на панели инструментов.
В диалоговом окне New Archive в поле create in: (Поместить в:) указать диск и папку, куда должен быть помещен создаваемый архив.
В поле Имя файла: ввести имя создаваемого архива и щелкнуть OK.
В окне WinZip ввести команду ACTIONS / Add (ДЕЙСТВИЯ/ добавить) либо щелкнуть по кнопке Add на панели инструментов.
В диалоговом окне Add выделить файлы для архивирования, ввести необходимые параметры и щелкнуть по кнопке Add. Выделенные файлы будут помещены в архив, а в окне программы WinZip появится информация об архиве.
Для завершения операции следует выполнить команду FILE / Close Archive (Файл / Закрыть архив).

Разархивировать файлы (извлечь из архива) также можно двумя способами.

I способ – без предварительного запуска архиватора:

Открыть окно необходимой папки и выделить файл архива для распаковки.
Вызвать контекстное меню и выбрать команду Extract to. (Извлечь в. ). Откроется диалоговое окно Extract (Извлечь).
В поле Extract to: указать диск и папку, куда должны быть помещены распакованные файлы.
Щелкнуть по кнопке Extract.

II способ – с предварительным запуском архиватора:

Запустить WinZip.
Ввести команду File/Open Archive (Файл/ Открыть архив) либо щелкнуть по кнопке Open на панели инструментов.
Открыть папку, содержащую файл архива, и выбрать имя файла, который необходимо распаковать.
Щелкнуть по кнопке Открыть. Имена файлов, содержащихся в этом архиве, появятся в окне программы.
Выделить файлы для разархивирования.
Ввести команду ACTIONS / Extract (ДЕЙСТВИЯ / Извлечь) либо щелкнуть по кнопке Extract на панели инструментов.
В открывшемся диалоговом окне Extract указать диск и папку, куда должны быть помещены распакованные файлы. При распаковке всех файлов активизировать переключатель All Files (Все файлы).
Щелкнуть по кнопке Extract.

Программа WinZip позволяет получать информацию о файлах, находящихся внутри архива, без распаковки архива, а также просматривать содержимое сжатых файлов без их извлечения из архива. Это важно, так как далеко не все архивы стоит распаковывать.
Для просмотра архивного файла необходимо выполнить следующие действия:

Запустить WinZip.
Ввести команду File / Open Archive (Файл / Открыть архив).
В диалоговом окне Open Archive найти и выделить нужный архивный файл.
Щелкнуть по кнопке Открыть. Имена файлов, содержащихся в этом архиве, появятся в окне программы.
Дважды щелкнуть по имени файла, который необходимо просмотреть. Файл откроется в окне программы, с которой он ассоциирован.
Щелкнуть по кнопке View.

Типы архивов

Для сжатия используются различные алгоритмы, которые можно разделить на обратимые и методы сжатия с частичной потерей информации . Последние более эффективны, но применяются для тех файлов, для которых частичная потеря информации не приводит к значительному снижению потребительских свойств. Характерными форматами сжатия с потерей информации являются:

.jpg - для графических данных;
.mpg - для видеоданных;
.mp3 - для звуковых данных.

Характерные форматы сжатия без потери информации:

.tif, .pcx и другие - для графических файлов;
.avi - для видеоклипов;
.zip, .arj, .rar, .lzh, .cab и др. - для любых типов файлов.

Основные алгоритмы сжатия

Говоря об алгоритмах сжатия, будем иметь в виду обратимые алгоритмы.

Алгоритм RLE (Run-Length Encoding) использует принцип выявления повторяющихся последовательностей. При сжатии записывается последовательность из двух повторяющихся величин: повторяемого значения и количества его повторений.

Исходная последовательность: 3, 3, 12, 12, 12, 0, 0, 0, 0.
Сжатая информация: 3, 2, 12, 3, 0, 4.
Коэффициент сжатия: 6/9*100% = 67%.

Алгоритм KWE (Keyword Encoding) предполагает использование словаря, в котором каждому слову соответствует двухбайтовый код. Эффективность сжатия увеличивается с ростом объема кодируемого текста.

Алгоритм Хафмана предполагает кодирование не байтами, а битовыми группами. В нем можно выделить три основные этапа.

Из этой статьи читатель узнает об эффективном и простом способе уменьшения размера файлов, позволяющем хранить на запоминающих устройствах (флешках, жестких дисках и др.) намного больше файлов без потери или ухудшения их содержания, экономить трафик и время при пересылке их через Интернет и т.д.

Речь пойдет об архивации файлов, а также о предназначенных для этого программах.

Что такое архивация файлов

Архивация – это процесс сжатия файлов с целью уменьшения их размера без потери содержания или какого-либо ухудшения его качества.

Архивация производится путем упаковки файлов в специальные файлы-архивы. Для этого используются программы, называемые программами-архиваторами или просто архиваторами.

Виды архивов

Результатом архивации файла (или файлов) является создание архива - специального файла-контейнера, который содержит в себе заархивированный файл (файлы) в сжатом состоянии.

Существует несколько десятков видов (форматов) архивов, отличающихся друг от друга алгоритмом упаковки и сжатия файлов. Каждый из них имеет свои особенности. Наиболее распространенными форматами архивов являются ZIP, RAR и 7Z. Какому формату отдать предпочтение – не столь важно. Каждый из них хорош. RAR и 7Z отличаются хорошей степенью сжатия, ZIP – легкостью распаковки. ZIP-архив можно создать или распаковать на любом компьютере даже без наличия программы-архиватора. Windows обладает необходимыми для этого "встроенными" средствами.

Архивы мало чем отличаются от остальных файлов. Их также можно копировать, перемещать, удалять, менять названия и т.д. На экране компьютера выглядят они также, как обычные файлы. Узнать, что файл является архивом, можно в первую очередь по его специфическому значку, а также по его расширению (*.zip, *.rar, *.7z и т.д.). О том, что такое расширение файла, читайте здесь.

Для чего архивировать файлы

За счет архивации файлов и папок достигается существенное уменьшение их размера. Если хранить файлы в архивах, можно сэкономить свободное пространство на запоминающем устройстве (жестком диске, флешке или др.).

За счет меньших размеров заархивированные файлы значительно удобнее пересылать через Интернет, экономя, таким образом, интернет-трафик и сокращая время пересылки.

Насколько уменьшается размер файлов при архивации

Все зависит в первую очередь от типа архивируемых файлов.

Лучше всего при архивации сжимаются текстовые файлы. Их размеры могут уменьшиться в 10 и более раз.

Хуже всего дела обстоят с фотографиями, музыкой и видеофайлами. При архивации их размеры уменьшаются не значительно.

Недостатки архивации

Главным недостатком архивации является то, что файл, находящийся в архиве, нельзя открыть и использовать сразу. Перед каждым доступом к такому файлу его необходимо предварительно извлечь из архива. Процесс извлечения, по большому счету, не сложный (см. ниже), но если архив большой, это может занять довольно много времени. Поэтому часто используемые файлы хранить в заархивированном виде не очень удобно.

Этот недостаток в значительной степени перечеркивает преимущества архивирования. В то же время, в случае хранения редко используемых файлов, а также пересылки файлов через Интернет, архивация полностью себя оправдывает.

Как архивировать файлы. Распаковка архивов

Сначала давайте научимся работать с ZIP-архивами без архиваторов.

Чтобы создать ZIP-архив без использования программы-архиватора (или если таковой на компьютере не имеется), нужно:

• щелкнуть по архивируемому файлу (папке) правой кнопкой мышки;

Для распаковки ZIP-архива достаточно просто дважды щелкнуть по нему левой кнопкой мышки.

Программ-архиваторов существует много. Но наиболее популярными архиваторами являются:

Эти программы можно скачать с официальных сайтов. Порядок работы с ними следующий.

WinRar

Упаковка файла (папки с файлами)

1. Щелкнуть по файлу или папке, которую необходимо заархивировать, правой кнопкой мышки.

Если такой пункт в открывшемся меню отсутствует, значит, на компьютере нет программы WinRar. Ее необходимо сначала скачать и установить на компьютере (ссылки см. выше).

Как установить программу на компьютере читайте здесь.

Распаковка архива

1. Навести указатель мышки на архив и дважды щелкнуть левой кнопкой мышки.

Упаковка файла (папки с файлами)

1. Щелкнуть по файлу или папке, которую необходимо заархивировать, правой кнопкой мышки.

Если такой пункт в открывшемся меню отсутствует, скорее всего, на компьютере нет программы 7-Zip. Ее необходимо сначала скачать и установить на компьютере (ссылки см. выше).

Как установить программу на компьютере читайте здесь.

Распаковка архива

1. Навести указатель мышки на архив и дважды щелкнуть левой кнопкой мышки.

Описанные выше навыки архивирования являются базовыми. Каждая и указанных в этой статье программ-архиваторов имеет множество дополнительных возможностей и разнообразных настроек. Поэкспериментировав с ними самостоятельно, пользователь может сделать свою работу максимально удобной в каждом конкретном случае.

НАПИСАТЬ АВТОРУ

Как разделить файл на части

Часто возникают ситуации, когда нужно большой файл разделить на несколько частей с возможностью их дальнейшего соединения.

Например, это может решить проблему с отправкой видео по электронной почте, если используемый почтовый сервис не позволяет пересылать файлы, превышающие определенный размер. Файл можно разрезать на части и переслать его в нескольких письмах.

Примеров, когда разделение файла решает проблему, можно придумать много. Но какой бы ни была ситуация, задачу с "разрезанием" можно решить при помощи обычного архиватора.

Распаковка поврежденного архива

Приходилось ли Вам бывать в ситуациях, когда во время распаковки архива вместо извлечения файлов компьютер сообщал, что архив поврежден, и получить содержащиеся в нем данные не удается? Думаю, большинство читателей ответят на этот вопрос утвердительно.

Изложенные в статье рекомендации предназначены именно для таких случаев. Они помогут если не полностью решить проблему, то хотя-бы частично извлечь файлы из повреждённого архива.

Информация в большей степени касается архивов RAR и ZIP, хотя аналогичным образом можно распаковывать "проблемные" архивы многих других форматов.

Как изменить ассоциации файлов

Операционная система Windows умеет автоматически определять тип каждого файла и открывать его при помощи подходящей программы. Пользователю достаточно лишь дважды щелкнуть по файлу левой кнопкой мышки.

Происходит это потому, что у каждого файла есть расширение, а в настойках операционной системы компьютера заложена некая схема взаимосвязей, в которой каждому расширению файла соответствует определенная программа, которую компьютер использует чтобы открывать такие файлы. Эта схема взаимосвязей типов расширений файлов и программ называется ассоциациями файлов.

Программа, при помощи которой компьютер автоматически открывает файлы определенного типа, называется программой по умолчанию.

Если пользователя не устаивает программа, используемая по умолчанию для какого-то типа файлов, ассоциации файлов можно изменить.

Автоматическая смена обоев рабочего стола

Рабочий стол - важная часть операционной системы Windows, занимающая почти все пространство экрана компьютера и находящаяся в поле нашего зрения значительную часть времени. Поэтому очень важно, чтобы его внешний вид вызывал позитивные эмоции. Достигается это во многом благодаря размещению на рабочем столе красивых фоновых изображений (обоев).

В статье речь пойдет о том, как настроить автоматическую смену фоновых изображений рабочего стола с определенной периодичностью.

Основы работы на персональном компьютере

Информация, изложенная в этой статье, предназначена для начинающих пользователей компьютера с минимальным уровнем подготовки и является обобщением нескольких других статтей нашего сайта. Это своего рода основа, без которой самостоятельно и быстро освоить компьютер будет достаточно сложно.

Из статьи читатель узнает, как на компьютере осуществлять основные операции с файлами и папками (создавать, переименовывать, копировать, переносить, удалять), научится работать с окнами Windows, овладеет навыками навигации в Windows, освоит умение использования компьютерной мышки.

Что такое хеш файла и как его узнать

Каждый файл имеет определенные идентифицирующие свойства: имя, расширение, размер и др. Но ни одно из этих свойств не является уникальным и не позволяет однозначно идентифицировать каждый файл. Например, может существовать несколько однотипных файлов одинакового размера и с одинаковыми именами, отличающихся при этом по содержанию.

Проблему уникальной идентификации решает так называемая хеш-сумма файла (в разговорной речи - просто хеш).

Свидетельство и скидка на обучение каждому участнику

Зарегистрироваться 15–17 марта 2022 г.

Практическая работа №8

Тема: Создание архива данных. Извлечение данных из архива.

Цели: получить представление об архивации файлов, познакомиться с понятием избыточности, научиться архивировать и распаковывать файлы, получить основные понятия, необходимые для грамотной работы на компьютере.

Студент должен

назначение и возможности программ архиваторов;

правила работы с меню и запросами программ архиваторов;

запускать программу архиватор;

помещать файлы в архив и извлекать файлы из архива;

рассчитывать степень сжатия файлов.

Теоретическое обоснование

Программы, осуществляющие сжатие (упаковку файлов), называют архиваторами. Создано множество различных архиваторов, наиболее распространенные из них WinRar и WinZip, в ОС Windows также входит служебная программа Архивация данных. Выбирая архиватор, необходимо руководствоваться его универсальностью и надежностью, но не забывать конечно и о главных параметрах - качество и скорость сжатия. При сжатии можно уменьшить размер файла в несколько раз, что дает заметную экономию памяти. Это особенно ценно при пересылке файлов через сеть Интернет или размещении их на носителях, объем которых невелик, например, на дискетах. Если попытаться повторить процедуру сжатия, то никакого эффекта не будет, так как избыточность информации главным образом устраняется при первой упаковке. Необходимо заметить, что не все типы файлов рационально архивировать с целью уменьшения их размера. Примером может служить рисунок в формате JPEG, звук в формате MP3 и другие. Информация, упакованная архиватором, хранится в наиболее экономичной форме, но она закодирована искусственным способом, поэтому прежде, чем открыть содержание файла, необходимо произвести перекодировку файла (принято говорить: распаковать, разархивировать, восстановить файл).

Основные действия при работе с архивами:

· создание нового архива;

· добавление файлов в архив;

· просмотр содержимого архива;

· извлечение файлов из архива;

· просмотр файла в архиве;

· удаление файлов из архива.

WinRAR можно использовать двумя способами: в режиме графической оболочки со стандартным интерфейсом Windows и в командной строке. Чтобы использовать WinRAR в режиме оболочки, дважды щелкните мышью на значке WinRAR — после этого для архивации и извлечения файлов вы сможете пользоваться кнопками и меню.

Как заархивировать файлы с помощью оболочки WinRAR

Прежде всего, нужно запустить WinRAR. Дважды щелкните мышью или нажмите [Enter] на значке WinRAR. Вы также можете запустить его из меню Пуск → Все программы → WinRAR →WinRAR.

При запуске WinRAR показывает в своем окне список файлов и папок в текущей папке. Вам нужно перейти в папку, в которой находятся файлы, предназначенные для архивации. Для изменения текущего диска можно использовать комбинацию клавиш [Ctrl]+[D], список дисков под панелью инструментов, или щелкнуть на маленьком значке диска в нижнем левом углу окна. Для перехода в родительскую папку используйте клавиши [BackSpace], [Ctrl]+[PgUp], маленькую кнопку "Вверх" под панелью инструментов или дважды щелкните на папке ".." в списке файлов. Для перехода в другую папку нажмите [Enter], [Ctrl]+[PgDn] или дважды щелкните мышью на этой папке.

Во время архивации отображается окно со статистикой. Если вы хотите прервать процесс упаковки, нажмите кнопку "Отмена". Окно WinRAR можно минимизировать в область уведомлений панели задач: для этого нажмите кнопку "Фоновый". По окончании архивации окно статистики исчезнет, а созданный архив станет текущим выделенным файлом.Добавлять файлы в существующий архив RAR можно также методом перетаскивания. Выделите архив в окне WinRAR и нажмите [Enter] (или дважды щелкните мышью) на его имени — RAR прочтет архив и покажет его содержимое. Теперь вы можете добавлять файлы в архив, просто перетаскивая их из другой программы в окно WinRAR.

Как извлечь файлы с помощью оболочки WinRAR

Чтобы извлечь файлы с помощью оболочки WinRAR, сначала нужно открыть архив в WinRAR. Это можно сделать несколькими способами:

дважды щелкнуть мышью или нажать [Enter] на файле архива в оболочке Windows (в Проводнике или на Рабочем столе). Если WinRAR был связан с типами файлов-архивов во время установки (что делается по умолчанию), то архив будет открыт в WinRAR;

·дважды щелкнуть мышью или нажать [Enter] на файле архива в окне WinRAR;

·перетащить архив на значок или окно WinRAR. Перед тем как это сделать, убедитесь, что в окне WinRAR не открыт другой архив, иначе перетаскиваемый архив будет добавлен в уже открытый.

Самораспаковывающиеся архивы

Программа WinRAR также может создавать самораспаковывающиеся архивы. Самораспаковывающийся (SFX, от англ. SelF-eXtracting) архив — это архив, к которому присоединен исполняемый модуль. Этот модуль позволяет извлекать файлы простым запуском архива как обычной программы. Таким образом, для извлечения содержимого SFX-архива не требуется дополнительных внешних программ. Тем не менее, WinRAR может работать с SFX-архивом так же, как и с любым другим, поэтому если вы не хотите запускать SFX-архив (например, когда не можете гарантировать, что в нем нет вирусов), то для просмотра или извлечения его содержимого можно использовать WinRAR. SFX-архивы, как и любые другие исполняемые файлы, обычно имеют расширение .EXE. SFX-архивы удобны в тех случаях, когда нужно передать кому-то архив, но вы не уверены, что у адресата есть соответствующий архиватор для его распаковки. Вы также можете использовать SFX-архивы для распространения своих собственных программ.

Шифрование архива

Чтобы зашифровать файлы, нужно до начала архивации указать пароль — в командной строке, в меню или непосредственно на вкладке "Дополнительно" диалога "Имя и параметры архива". Для ввода пароля в оболочке WinRAR нажмите [Ctrl]+[P] (то же действие происходит при выборе команды "Пароль" в меню "Файл" или при щелчке мышью на маленьком значке ключа в левом нижнем углу окна WinRAR). Для ввода пароля в диалоге "Имя и параметры архива" необходимо нажать кнопку "Установить пароль" на вкладке "Дополнительно". В отличие от ZIP, формат RAR позволяет шифровать не только данные файлов, но и другие важные области архива: имена файлов, размеры, атрибуты, комментарии и другие блоки. Не забывайте удалять введенный пароль после того, как он становится ненужным, иначе вы можете случайно запаковать какие-либо файлы с паролем, абсолютно не намереваясь этого делать. Чтобы удалить пароль, введите пустую строку в диалоге ввода пароля или закройте WinRAR и снова его запустите. Когда пароль введен, жёлтый значок ключа становится красным. Кроме того, если вы начинаете архивацию с использованием пароля, заголовок диалога ввода имени и параметров архива дважды мигнет. Если вы ввели пароль непосредственно в диалоге "Имя и параметры архива", то вам не нужно отменять его самостоятельно — пароль будет действовать только в течение одной операции архивирования, по окончании которой сбросится автоматически. При извлечении зашифрованных файлов можно ввести пароль заранее, хотя это и необязательно. Если пароль не был введен перед началом извлечения, и WinRAR обнаружил зашифрованный файл, он спросит пароль у пользователя.Для обеспечения достаточного уровня безопасности используйте пароли длиной не менее 8 символов. Не следует использовать в качестве пароля слова какого-либо языка, лучшим выбором является случайная комбинация букв и цифр. Обратите внимание, что в паролях учитывается регистр букв. Помните, что если вы потеряете свой пароль, восстановить из архива зашифрованные файлы не удастся — в этом вам не поможет даже сам автор WinRAR.

Вот некоторые возможные пункты такого плана.

■ Оценить организацию архивного хранения документов до момента создания специального архивного подразделения.

■ Установить единую, стандартную систему приема документов из подразделений организации на хранение.

■ Организовать прием на хранение не нужных для оперативной работы документов, рассованных по чердакам, подвалам, чуланам, шкафам и другим неожиданным местам.

■ Провести инвентаризацию всех документов организации.

■ Составить номенклатуру дел.

■ Ограничить доступ к хранилищу документов организации, наладить учет приема и выдачи документов.

■ Разыскать недостающие дела и документы.

■ Решить вопрос с организацией переплета дел.

■ Организовать учет всех выполняемых архивом работ.

В организациях, использующих в делопроизводстве современные информационные технологии, помимо разбора бумажных завалов, возможно, придется решать еще более сложную задачу разбора завалов электронной информации и документов.

Важно также получить информацию о том, какие информационные системы в организации используются в работе с документами и что они собой представляют. Возможно, наиболее распространенные из них вам придется осваивать для того, чтобы максимально автоматизировать работу архива.

Рассмотрим пункты плана работ более детально.

Оценка организации архивного хранения документов до момента создания специального архивного подразделения

● есть ли мокрые документы или сырость на стенах;

● не сложены ли документы поблизости от оголенных проводов, рядом с приборами;

● есть ли рассыпанные из ящиков, покрытые пылью документы;

● какая в хранилище дверь как она запирается;

● есть ли пожарная сигнализация и средства пожаротушения;

● что находится в соседних с хранилищем помещениях (мусор, баки с краской, с горючим, баллоны с пропаном и т.п.);

● не находится ли рядом с дверью хранилища помещение для курения.

При посещении рабочих комнат нужно посмотреть, как организовано хранение документов. Есть ли папки, хранящиеся не в шкафах, а лежащие кучками на полу, в коробках от терминалов? Есть ли стопки неразобранных по папкам бумаг, уютно примостившиеся на подоконниках, стульях, а то и просто пылящиеся на полу в углу?

Все эти моменты потребуют самых оперативных действий.

Установление единой, стандартной системы приема документов из подразделений организации на хранение

Требования к системе приема и к документам, предназначенным для сдачи в архив, следующие.

1. Прием документов осуществляется только по актам.

2. Вести учет поступивших документов желательно в электронном виде.

3. Каждое дело вносится в акт как самостоятельная единица хранения. В акт вписывается точное название каждого дела по номенклатуре. Если номенклатуры дел еще нет, используется тот заголовок, который написан на самой папке (это необходимо для того, чтобы потом было проще составлять акты на уничтожение документов с истекшими сроками хранения).

4. При приеме дел проводится экспертиза ценности документов. Например, если в папке имеются документы разного срока хранения или папка содержит одну из форм отчетности за несколько лет, нужно решить, сколько и каких дел следует сформировать из этой папки (в соответствии с нормативами и правилами работы).

На первом этапе работы стоит начать свой рабочий день с посещения одного из подразделений организации. Главные задачи таких посещений:

■ Ближе познакомиться с сотрудниками организации.

■ Уточнить, какие документы у них имеются и что они хотели бы/могли бы сдать в архив.

Прием на хранение не нужных для оперативной работы документов

Принимать нужно все, что дадут. Полученные документы нужно разложить по годам и отделам, оформить их актами приема.

Не бойтесь, если в актах вы не совсем точно указали состав документов в делах прошлых лет. Дела должны пройти экспертизу ценности документов и, возможно, потребуется их переформирование. Но это планы на будущее. Документы будут ждать своей очереди на обработку, т.к. главное – наладить оперативную работу с текущими документами.

Если принятые документы аккуратно разложить по подразделениям и годам, то поиск необходимых бумаг в архиве будет требовать гораздо меньше времени и чаще завершаться успешно, чем поиск в грудах бумаг на рабочих местах. Убедившись в этом, сотрудники будут более активно сдавать дела на хранение. Лишь отдельные личности будут держаться за свои документы до последнего, твердо веря в то, что, сдав их в архив, они расстанутся с ними навсегда и больше никогда их не увидят. И, честно говоря, они совершенно правы! Опыт показывает, что документы организации старше двух лет самим сотрудникам практически не нужны, а выполнение справочной работы лучше возложить на архивную службу.

При приеме на хранение бухгалтерских документов необходимо предварительно запастись календарями за прошлые годы (можно использовать соответствующие возможности и/или программное обеспечение). Вам необходимо точно знать, какие дни были рабочими в каждом из годов. По этим календарям можно будет, например, проверить полноту годовых комплектов сшивов и установить, чего не хватает.

Если часть документов уже находится в хранилище, то их тоже необходимо принять по акту. Только с этого момента вы начинаете нести полную ответственность за документы организации.

Проведение инвентаризации всех документов организации и составление номенклатуры дел

Инвентаризация документов – очень важная работа, начинать которую нужно при составлении номенклатуры дел. Инвентаризация – это сбор данных о документах организации. Вам необходимо знать, что именно у вас есть на руках, чтобы этим управлять.

Инвентаризация документов должна выявить следующие важные моменты:

● у кого хранится данный документ (наименование подразделения и ответственный сотрудник, его имя и должность);

● сколько документов этого вида создается в год (количество папок, количество погонных метров документов);

● способ формирования дела (по дате, по алфавиту, по теме и т.д.);

● сколько таких документов существует в данный момент и где они хранятся;

● относится ли документ к категории конфиденциальных, и если да, то по каким критериям;

● имеет ли документ историческую ценность для организации;

● относится ли документ к категории важнейших;

● сколько времени документ должен храниться;

● есть ли в организации документы, которые существуют только в электронном виде, и в каких информационных системах организации они хранятся.

Особое внимание стоит обратить на инвентаризацию электронных документов. Важно также выяснить, какие документы в соответствии с требованиями законодательства не обязательно хранить на бумаге, но которые в вашей организации все-таки распечатывают, и не забыть внести их в номенклатуру дел.

Ограничение доступа к хранилищу документов организации

С самого первого дня установите правило, что ни один сотрудник организации без вашего сопровождения не может войти в хранилище, не может взять документы без вашего разрешения и тем более забрать их к себе на рабочее место без регистрации этого факта. Только строгая регистрация выдачи дел на руки поможет быстро обнаружить, у кого они находятся, а если документы не выдавались, то оперативно организовать их розыск в хранилище.

Никто из сотрудников не должен получать документы, не относящиеся к его участку работы. Если такая необходимость все же возникнет, сотрудник должен представить соответствующим образом оформленное разрешение, которое должно быть приложено к акту выдачи дел.

Ограничение доступа в хранилище и контроль доступа к документам – несложное, но очень эффективное средство сохранения конфиденциальности информации ограниченного доступа.

Ограничением доступа к электронным документам обычно занимаются программисты. Стоит поинтересоваться, как они это делают, а заодно и узнать мнение службы безопасности.

Розыск недостающих дел и документов

В процессе передачи документов из подразделений сразу может выясниться, что чего-то не хватает. Заведите себе учетную тетрадь и записывайте туда все дела и документы, которые вам еще не сданы. Если же вы пользуетесь компьютером, то данные об отсутствующих делах лучше сразу занести в него. Не пугайтесь, когда вместо положенных за год 250 дел бухгалтерских документов или договоров подразделение вам сдаст только 240. Главное, что вы четко зафиксировали при оформлении акта приема документов в архив, какие документы вы приняли и за какие даты. В подавляющем большинстве организаций дела не пропадают, их порой просто очень трудно найти. Они, скорее всего, лежат в чьем-то столе или сейфе.

Все сказанное относится также и к электронным документам, только разыскивать их гораздо труднее. Если это файлы в компьютере, то можно позвать на помощь программистов. А вот если нужно разыскать резервную копию какой-либо базы данных – это порой работа для Шерлока Холмса.

Обратите внимание

Решение вопроса с организацией переплета дел

■ Если кто-нибудь хоть раз видел, как рассыпаются документы из этих папок при случайном и неудачном падении и сколько времени стоит собрать вновь все документы и разложить их по порядку, тот поймет, почему я предпочитаю переплетать дела.

■ Объем папок обычно значительно превышает архивную норму дела объемом 150-200 листов. Вес папки с документами составляет 3 кг. При работе нужно будет ее поднять хотя бы 4 раза (снять с полки на тележку, снять с тележки на стол, снять со стола на тележку, поставить на полку), т.е. поднять придется 12 кг – в два раза больше, чем при работе со стандартным сшитым делом объемом 250 листов.

■ При архивном хранении в хранилище папки займут значительно больше места.

■ При архивном хранении в шкафах не получится хранить документы в стопках и делать связки. Количество шкафов для архивного хранения сократить за этот счет не удастся.

■ При выдаче дела во временное пользование придется либо пересчитывать документы, либо брать на себя ответственность за утерю документов в том случае, если кто-то забыл положить их на место.

2. Комплектование и хранение документов в переплетенных делах. Имеется в виду помещение документов в картонные обложки и прошив их на четыре дырки. Минус такого хранения в том, что кто-то должен переплетать дела, и становится значительно труднее проводить выемку документов. Плюсов все же, как мне кажется, больше:

■ Вес дела объемом 250 листов – 1,25 кг.

■ При архивном хранении в шкафах можно запихнуть в шкаф в два раза больше дел, да и при хранении дел на открытых полках в хранилище тоже будет экономия места.

■ При выдаче дел во временное пользование возможность неумышленного изъятия документа практически сводится к нулю. Я в своей практике не видела никого, кто бы для снятия копии с документа расшивал все дело: его же придется опять сшивать, и кто же из сотрудников сможет это сделать самостоятельно? Конечно, угроза умышленного изъятия документов сохраняется, но из сшитого дела вытащить документ значительно труднее.

Конечно, выбор за вами и за руководством вашей организации. Я предпочитаю работать с переплетенными документами. Если работы по переплету не проводились, и руководство согласится с вашими доводами, то архив нужно будет обеспечить переплетными приспособлениями (переплетная машина, мощные дыроколы на 4 дырки, большие иглы для сшивания дел) и расходными материалами (картон, клей, бумага, бечевка). Один сотрудник архива за день может сшить 25–30 дел по 150–200 листов. Кроме того, в настоящее время есть также возможность воспользоваться услугами специализированных организаций.

Организация учета всех выполняемых архивом работ

Все перечисленное выше придется делать практически одновременно. Это сложно, но для профессионала вполне по силам. Главное – постоянное и настойчивое продвижение вперед.

Даже в небольшой организации сложно за один-два месяца наладить организацию хранения документов. Поэтому нужно так организовать свою работу, чтобы уже через месяц постепенное продвижение к совершенству было заметно невооруженным глазом не только вам, но и всем сотрудникам организации, и прежде всего ее руководителям.

Читайте также: