Методы коммуникации в организации кратко

Обновлено: 04.07.2024

Понятие, формы и виды коммуникаций

Согласно определению Д.П. Гавра, коммуникации в широком смысле слова рассматриваются как процессы социального взаимодействия, взятые в их знаковом контексте. Отсюда коммуникация может быть определена как передача не просто информации, а значения или смысла с помощью символов.

Л.В. Ивановская определяет коммуникации в социальном контексте как процесс обмена информацией и передачи сведений между двумя людьми или в группе людей. Коммуникации – это важнейшее связующее звено между руководителем и его подчиненными, между руководителями одного уровня, между организацией и внешней средой.

Представители современной науки об управлении рассматривают коммуникации как обмен информацией между сотрудниками и предприятием (администрацией), предприятием и субъектами внешней среды с целью решения определенных задач управления. Коммуникация обеспечивает обмен информацией, в результате которого руководитель получает необходимую для принятия эффективных решений информацию и доводит их до подчиненных тоже в форме информации. Это и работа с документами, организация и проведение деловых встреч, участие в официальных мероприятиях, телефонные переговоры, электронная переписка и тому подобное. То есть все то, без чего нельзя представить современный бизнес и то, что выступает основой его эффективного функционирования.

Коммуникации также определяют как процесс, посредством которого руководители развивают систему предоставления информации, передачи сведений большому количеству людей внутри предприятия и отдельным индивидуумам и институтам за ее пределами.

По данным различных исследований менеджеры тратят на коммуникации 50-90% своего рабочего времени. Их иногда сравнивают с нервной системой в организме человека: как все органы объединены и зависят от работы нервов, так и коммуникации связующими процессами во время выполнения менеджерами своих управленческих функций и пронизывают весь процесс управления.

Коммуникации в менеджменте подразделяют на следующие виды:

1) внешние коммуникации – между организацией и внешней средой. К ним относятся коммуникации, представляющие информационное взаимодействие с внешней средой: потребителями, поставщиками, органами государственного регулирования, СМИ и т. п.;

2) внутренние коммуникации – между уровнями и подразделениями в организации. К ним относят межуровневые коммуникации в организациях:

Коммуникации также принято разделять на формальные и неформальные. Формальные коммуникации определяются политикой, правами, должностными инструкциями конкретной организации и осуществляются по официальным каналам. Неформальные коммуникации не придерживаются общих правил этой организации; они осуществляются в соответствии с установившейся системой личных отношений между работниками организации. При этом по неформальным каналам коммуникаций может передаваться значительная часть достоверной информации. В связи с этим, для того чтобы выработать оптимальные управленческие решения, руководители должны учитывать информацию, полученную в процессе неформальной коммуникации.

Письменные коммуникации – это отчеты, записки, письма и т. п. Недостатком этих коммуникаций является то, что они задерживают обратную связь и взаимообмен, кроме того они сложнее устных и требуют больше времени для подготовки. Преимущества письменных коммуникаций заключаются в их достоверности. Обычно их используют, когда одной или обеим сторонам нужны письменные подтверждения происходящего. Выбирая форму коммуникации, менеджеры должны учитывать их преимущества и недостатки.

Межличностные коммуникации также принято разделять на:

вербальные (словесные);
невербальные, призванные осуществлять обмен информацией без применения слов, например, с помощью жестов, интонаций голоса и тому подобное.

Совокупность форм, методов, каналов, а также субъектов коммуникации формирует систему коммуникаций, которая обеспечивает решение следующих задач:

эффективный обмен информацией между объектами и субъектами управления;
совершенствование межличностных отношений в процессе обмена информацией;
создание информационных каналов для обмена информацией между отдельными сотрудниками и группами, координации их задач и действий;
координация и рационализация информационных потоков.

В зависимости от размера предприятия меняется и характер элементов системы коммуникаций, а также их вклад в конечную эффективность совокупности коммуникационных процессов. Если предприятие крупное, постоянно занимается диверсификацией бизнеса, его система коммуникаций потребует постоянного реинжиниринга. Если же предприятие небольшое и выпускает ограниченный ассортимент продукции – система коммуникаций должна иметь соответствующий запас мощности, достаточный для обслуживания необходимых бизнес-процессов даже в условиях стремительного роста предприятия и частичного изменения технологии и видов деятельности.

Система коммуникаций должна быть обеспечена входными ресурсами, технологией и взаимодействием между внутренними элементами. Каждому элементу коммуникационной системы присущи уникальные характеристики, которые следует оценивать с помощью специальных и интегральных показателей. Данные элементы являются вариативными и компонуются по-разному. Также важно обратить внимание на квалификацию персонала, психологические особенности работников, их черты характера, качество социальных взаимодействий и уровень владения информационно- коммуникационными технологиями в группах и т. п.

В настоящее время коммуникация – это не только способ передачи информации, но и один из важнейших инструментов управления деловыми отношениями. Они помогают предприятиям развиваться и укреплять свои позиции на рынке. Коммуникации в менеджменте связывают между собой все управленческие функции и влияют на результативность их выполнения. Именно благодаря коммуникации достигается доверие и взаимное восприятие взглядов, разных мыслей, действий, задач. Так, для реализации управленческих функций менеджер, с помощью коммуникаций, формирует цели и задачи, осуществляет оценку ситуации, выявляет проблемы и имеет возможность подготовить и принять соответствующее управленческое решение, проконтролировать ход его выполнения.

Таким образом, коммуникации в менеджменте выступают одним из ключевых факторов эффективности, поскольку именно они обеспечивают информацией процесс принятия управленческих решений и взаимодействие организации с внешней средой.

Содержание и основные этапы коммуникационного процесса

В общем виде, любой коммуникационный процесс представляет собой совокупность базовых элементов, среди которых необходимо выделить следующие:

К основным этапам коммуникационного процесса относят:

На первом этапе зарождения идеи происходит формулировка концепции обмена информацией, определение того, что, в какой форме, с какой целью должно быть передано. На данном этапе отправителем должна быть четко осознанная соответствие концепции коммуникации конкретной ситуации, то есть, определен уровень целесообразности обмена определенной информацией в настоящее или четко определенный период времени.

Теорией и практикой менеджмента доказано существование прямой зависимости между хорошо отлаженным коммуникационным процессом и качеством работы структурных подразделений организации, отдельных исполнителей, групп работников и организации в целом. Именно коммуникационный процесс обеспечивает обмен информацией в целях решения конкретной проблемы.

Основные проблемы коммуникаций и методы их решения

Серьезной преградой в налаживании эффективных коммуникаций является авторитарное отношение администрации к подчиненным, нечеткость выполнения или нежелание руководителей выполнять свои обязанности, отсутствие положительной деловой атмосферы и мотивации для общения работников между собой, неправильное определение прав и ответственности, страх руководителей и подчиненных перед последствиями при передаче слишком откровенной информации и тому подобное.

К субъективным факторам, которые снижают эффективность контактов между отдельными работниками, относят разное толкование одних и тех же понятий, при обмене информацией. Поэтому в процессе общения и передачи информации возникают препятствия из-за ее искажения, непонимания, замедления коммуникационного процесса. К тому же, получатели воспринимают, прежде всего, ту информацию, которую рассчитывают получить, и иногда игнорируют данные, которые не совпадают с их представлениями.

Методы повышения эффективности коммуникаций в организации можно подразделить на три группы: организационные, технические, социальные (личные).

К организационным методам относятся:

1. Регулирование информационных потоков, предполагающее определение собственной потребности в информации (как в количественном, так и качественном отношении), а также непосредственных руководителей, коллег и подчиненных. Потребность в информации зависит от целей управляющего, принимаемых управляющим решений, характера оценки результатов.

2. Управленческие действия, подразумевающие применение различных видов коммуникаций, в которых руководитель является контролером, распределителем и источником информации.

5. Продуманный и формализованный процесс коммуникации.

6. Создание специальных структур в организации, осуществляющих информационные коммуникации на основе принципа функциональной специализации (например, информационный центр, помощник-консультант, секретарь-референт, пресс-служба, отдел внешних связей, канцелярия и т.д.). Целью создания специализированных структур высвобождение рабочего времени руководителя путем оптимизации документооборота в организации.

Технические методы повышения эффективности коммуникации:

1. Выбор оптимального канала коммуникации в зависимости от характеристик получателя (например, одно конкретное лицо или неопределенная группа лиц).

2. Сочетание нескольких каналов коммуникации, дополняющих и/или дублирующих друг друга.

3. Использование возможностей информационных технологий.

С точки зрения экономики организации, реализация технических методов, как правило, сопровождается значительными материальными затратами.

Наиболее легко реализуются в практике управления социальные (индивидуальные) методы повышения эффективности коммуникаций, поскольку требуют от руководителя и сотрудников соблюдения общеизвестных элементарных норм и правил делового этикета и делового общения.

Таким образом, совершенствование организационных коммуникаций должно предусматривать согласованный комплекс действий с использованием организационных, технических и социально-психологических инструментов. При управлении коммуникациями организации важно понимать информационные потребности и возможности сотрудников, а также владеть основными технологиями коммуникаций в управлении. Современные экономические условия требуют новых подходов не только в управлении коммуникациями, но и в формировании новых подходов к информационному обеспечению управленческой деятельности. Эффективная система управления коммуникациями способствует, с одной стороны, повышению производительности труда, а с другой – достижению удовлетворенности сотрудников в групповом взаимодействии.

Проблемы сырьевой модели экономики в РоссииТема сырьевой модели экономики в России является довольно неоднозначной. Подобного рода модель экономики, сложившаяся в России за последние два десятилетия, не имеет будущего, поскольку является затруднительной. Для разрешения данной проблемы

Суть стратегического менеджмента краткоЧто такое стратегический менеджмент? Как он может быть полезен вашей компании? Как можно быстро и оперативно запустить его в реализацию? Содержание статьи: Суть стратегического менеджментаФункции стратегического менеджментаЦикл стратегического менеджмента Суть

Суть SWOT-анализа кратко: как делать и использовать?Содержание статьи: Что же такое SWOT-анализ предприятия?Как делать SWOT-анализ организацииИнтерпретация результатовРешаемые задачиSWOT-анализ может быть использован для:Примеры Что же такое SWOT-анализ предприятия? Как правило, в литературе SWOT-анализ представляют в виде такой таблицы

Анализ конкурентов и карта стратегических группВ данной статье мы рассмотрим рынок конкуренции при помощи одной из знаменитых моделей маркетинга. Содержание статьи: Модель 5-и рыночных сил ПортераНовые конкурентыСубститутыАнализ конкурентовКарта стратегических групп Модель 5-и рыночных сил Портера В 1979

Коммуникации в организации: понятие, виды, барьеры, проблемыСуществует множество различных видов коммуникаций в организации. Но, в первую очередь, говорят про распространение информации по иерархии компании. Содержание статьи: Виды корпоративных коммуникацийМетоды повышения эффективности коммуникацииЭлектронные коммуникацииФормальные и неформальные коммуникацииБорьба

Коммуникации в организации: понятие, виды, барьеры, проблемы

Коммуникации в организации — это сложная система обмена информацией между организационными элементами, осуществляемая по различным каналам связи.

Существует множество различных видов коммуникаций в организации. Но, в первую очередь, говорят про распространение информации по иерархии компании.

Виды корпоративных коммуникаций

а) нисходящие коммуникации, то есть коммуникации, которые направлены от руководителя к подчиненному;
б) восходящие коммуникации – это коммуникации, которые идут от подчиненного к руководителю; как правило, это отчеты, обратная связь;
в) горизонтальные коммуникации – это коммуникации между сотрудниками, принадлежащими одному уровню организационной системы.

Методы повышения эффективности коммуникации

Электронные коммуникации

На сегодняшний день большую роль в процессе коммуникаций играют электронные коммуникации.

Формальные и неформальные коммуникации

Кроме этого, с точки зрения каналов распространения информации, выделяются формальные коммуникации, которые используют санкционировано-официальные источники информации, и неформальные коммуникации – используют неофициальные каналы взаимодействия.

Большую роль в неформальной коммуникации играют слухи. Слухи могут не только позитивным образом воздействовать на деятельность организации, но и чаще всего негативным.

Существует даже статистика, согласно которой 75% информации, передающейся через слухи, является правдой, и поэтому очень часто то, что подается в виде слуха, оказывается простейшей провокацией.

Борьба со слухами

Существует несколько стандартных действий, которые позволяют предотвратить негативные эффекты от распространения слухов:
1) нужно предоставлять совершенно точные факты, ссылаясь на достоверные источники;
2) не следует пересказывать слух при его опровержении;
3) если слух уже серьезно повлиял на поведение сотрудников, стоит обратиться за поддержкой к неформальным лидерам, к лидерам мнений в организации, которые своим влиянием могут предотвратить дальнейшее распространение этого ложного слуха;
4) следует устранять причины появления слухов;
5) противодействовать слухам как можно раньше;
6) руководитель должен доносить правильные факты.

Невербальные коммуникации

Определение проблем

Для того, чтобы построить эффективную систему коммуникации в организации, обычно проводят диагностику проблем в коммуникации.

Исследование проблем в коммуникации проводится в различных формах, таких как: опрос сотрудников (один из самых эффективных способов), индивидуальные беседы с сотрудниками и проведение фокус-групп (один из основных методов, когда сотрудники одного или нескольких подразделений собираются и отвечают на вопросы).

Барьеры в процессе коммуникации

В первую очередь, говорят о том, что сбои в процессе коммуникации, могут быть вызваны личностными факторами или факторами, связанными с личностными характеристиками коммуницирующих людей (психологические комплексы, патологии, антипатии и т.п.).

Существуют организационные факторы. Это одна из типичных проблем в организации, когда в этой организации плохие каналы коммуникации, слишком бюрократические процедуры, неправильно построены бизнес-процессы и т.д.

Также, можно выделить такие интересные факторы, как: различия в статусе (сотрудники с более высоким статусом не готовы слушать сотрудников с более низким), культурные (сотрудники в силу различий в культуре не в состоянии понять друг друга), временные (на коммуникацию не хватает времени), коммуникативные перегрузки (слишком большие потоки информации, и, наконец, нежелание делиться информацией из-за каких-то личных интересов.

Среди специалистов по коммуникационным процессам принято различать следующие типы коммуникаций:

· Коммуникации в малой группе – это коммуникации, отличающиеся от межличностных коммуникаций большим количеством участников (как правило, от 3-х до 10-ти). Но основной принцип межличностных коммуникаций – ты всех слышишь и видишь и тебя все слышат и видят – здесь сохраняется.

· Общественные (массовые) коммуникации – это коммуникации, возникающие у человека, общающегося с большой аудиторией (более 10-ти человек). В этом случае выступающий слышит и видит только тех отдельных людей, которые чем-то смогли выделиться из большой аудитории. В результате с ними как бы формируется коммуникация в малой группе. Остальные присутствующие выполняют функции слушателей и зрителей и, как правило, проявляют слабую заинтересованность в происходящем.

· Внутренние оперативные коммуникации – это весь комплекс коммуникаций, действующих в пределах организации и направленных на достижение её целей. Этот тип коммуникаций является одним из обязательных направлений деятельности организации.

· Внешние оперативные коммуникации – это весь комплекс коммуникаций, действующих за пределами организации и направленных на достижение её целей. Этот тип коммуникаций также является одним из обязательных направлений деятельности организации.

Приведённая типология коммуникаций является достаточно распространённой. Отдельные авторы используют типологии, отличающиеся от приведённой.

В зависимости от используемых форм в организации различают коммуникации:

· вербальные, то есть языковые (речь, текст);

· невербальные, то есть жесты, мимика и звук.

Вербальные коммуникации являются высокоинформативными и высококонтролируемыми, то есть информация, передаваемая отправителем с их помощью, интерпретируется получателем практически однозначно, может быть повторена отправителем и уточнена получателем. Невербальные коммуникации не столь информативны, то есть информация, получаемая таким образом, может получателем трактоваться достаточно широко. Но, вместе с тем, невербальная коммуникация не столь тщательно контролируется отправителем и подготовленный получатель может с её помощью стать обладателем некоторой незапланированной информации вопреки желанию отправителя. Невербальные коммуникации среди менеджеров стали объектом повышенного интереса только в последнее время, в то время как вербальные коммуникации являются достаточно разработанными. Можно привести важнейшие технологии (методы) вербальных коммуникаций:

· деловое совещание или встреча – в отличие от деловой беседы всегда носит официальный характер, то есть оформляется протокол совещания, который затем вручается всем заинтересованным лицам; основная задача делового совещания – коллективная подготовка управленческого решения;

· деловые переговоры – это особая форма делового совещания, имеющая целью сближение позиций встречающихся сторон по каким-либо вопросам и, если возможно, подписание договора;

· симпозиум – это совещание по какому-либо значительному вопросу, носящее характер свободного, творческого обсуждения;

· семинар – это также совещание по какому-либо значительному вопросу, но носящее характер ознакомления собравшихся с чем-либо или обучения чему-либо.

Среди специалистов по коммуникационным процессам принято различать следующие типы коммуникаций:

В зависимости от используемых форм в организации различают коммуникации:

· вербальные, то есть языковые (речь, текст);

· невербальные, то есть жесты, мимика и звук.

Коммуникация может быть определена как процесс обмена и понимания информации между двумя и более людьми с целью мотивирования определенного поведения или влияния на него. Цель коммуникационного процесса – обеспечение понимания информации. Однако сам обмен информацией не гарантирует такого понимания и эффективного общения участвующих в обмене сторон. Обмен информацией происходит только в том случае, когда одна сторона предлагает информацию, а другая воспринимает ее. Поэтому эффективные коммуникации требуют от каждой из сторон определенных коммуникативных навыков, умений, взаимопонимания.

Чтобы лучше понять процесс обмена информацией, условия его эффективности, назовем элементы и стадии процесса коммуникаций. В процессе обмена информацией выделяют четыре элемента.

3. Канал, средство передачи информации. С его помощью она направляется к заданному адресату. Каналами могут быть телефонная линия, радиоволна, воздух, передающий устную речь, компьютерные сети, каналы доставки письменной корреспонденции и т. д. Если канал в момент передачи или обмена информацией связывает более двух организационных единиц, он образует информационную сеть.

4. Получатель, лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.

Этапами обмена информацией являются следующие:

2) кодирование и выбор канала. Кодирование – это преобразование передаваемой информации с помощью символов в послание или сигнал, который может быть передан. Формами кодирования выступают речь, текст, рисунок, поступок, жест, улыбка, интонация и т. д. Отправитель также выбирает канал, совместимый с формой кодирования;

В идеале обратная связь должна быть сознательной, а поэтому планироваться заранее, облекаться в оптимальную форму, соответствующую ситуации, возможности восприятия партнером (а не собственному удобству), устанавливаться без промедления, в ответ на конкретный сигнал (особенно, если о ней просят) и характеризоваться доброжелательностью. Сигналами сознательной обратной связи при устной передаче информации бывают уточнение, перефраз, обобщение, выражение чувства. Поскольку такие сигналы могут быть достаточно слабыми, то за реакцией партнеров нужно внимательно наблюдать.

Переносчик – доставляет то, что получил без малейших изменений.

Существуют межличностные и организационные формы коммуникаций, последние в конечном счете тоже сводятся к межличностным. В зависимости от канала передачи межличностные коммуникации подразделяют на устные и письменные.

Устные коммуникации выступают в форме обсуждений, беседы, диалога, телефонного звонка, и символом кодирования информации здесь является устное слово, речь и невербальная информация (жест, мимика, выражение лица, улыбка, интонация и другая несловесная информация). У такой формы коммуникации два основных преимущества:

1) она проста для использования, не требует специальной подготовки и средств связи;

2) обеспечивает быструю обратную связь и обмен информацией между отправителем и получателем через заданный вопрос, высказанное согласие, жест, голос и другую невербальную информацию.

Эта информация передает мысли и ощущения гораздо более эффективно, чем любые, самым тщательным образом подобранные слова. Недостатками устных коммуникаций являются:

1) невозможность хранения информации, так как такие коммуникации не оставляют документов, записей, заметок;

2) возникновение определенных барьеров на пути устных коммуникаций, которые приведут к неточностям, ошибкам, непониманию.

В качестве таких барьеров назовем: разное восприятие, стереотипы, неумение слушать, семантические и невербальные.

Восприятие – это процесс приема и преобразования информации, обеспечивающий человеку понимание реальности и ориентацию в ситуации. Восприятие влияет на ожидания людей. Люди реагируют не на то, что происходит в действительности, а на то, что воспринимается как происходящее.

На восприятие могут влиять: уровень образования, возраст, накопленный опыт, ценности, идеология, социально-психологический климат в коллективе. В атмосфере доверия растут информационные потоки и точность информации в обменах между людьми. И, наоборот, информация, противоречащая нашему опыту, ценностям, установкам, зачастую либо полностью отторгается, либо воспринимается частично, либо искажается в соответствии с опытом и представлениями. Помогает преодолеть этот барьер и активное слушание как способ доведения реакции на сообщаемую информацию (демонстрация интереса, задавание вопросов, краткий пересказ сказанного и другие формы обратной связи с отправителем для завершения коммуникационного цикла).

В управленческой литературе приводятся некоторые советы по эффективному слушанию:

1) перестаньте говорить, не перебивайте говорящего;

2) создайте говорящему непринужденную атмосферу, находите интересные темы;

3) покажите говорящему, что вы готовы слушать;

4) будьте терпеливы, отзывчивы;

5) задавайте вопросы, поддерживайте в собеседнике интерес;

Второй формой межличностных коммуникаций являются письменные коммуникации в форме отчета, доклада, письма, докладной записки, представления, приказа и др., где символом кодирования информации выступает письменное слово. Преимущества письменных коммуникаций:

2) возможность хранения информации. Недостатки в том, что они:

2) препятствуют установлению обратной связи и обмену информацией.

Для усиления преимуществ каждой их этих форм их можно комбинировать. Например, короткий телефонный звонок позволяет предупредить о времени совещания и получить немедленный ответ, а напоминающая записка о времени и повестке дня гарантирует, что получатель не забудет о совещании, подготовится к нему и придет. Новые средства связи: мобильные телефоны, факсы, компьютерные сети—стирают различия между устной и письменной формами коммуникаций и делают каждую более эффективной.

Формы организационных коммуникаций:

1) коммуникация с внешней средой;

2) вертикальные коммуникации в рамках организации;

3) горизонтальные коммуникации внутри организации;

4) неформальные коммуникации;

5) коммуникационные сети.

Каждая из этих форм предполагает использование устной или письменной форм коммуникаций.

Мечты и чаяния. Они отражают желания и надежды тех, кто инициирует возникновение слухов. Это наиболее позитивные слухи, так как они способствуют творчеству со стороны других лиц. Производственные проблемы часто решаются в результате того, что сотрудники выразили пожелание перемен. Такие улучшения иногда повышают эффективность работы некоторых подразделений организации. Хотя тон слухов позитивен, они тем не менее, свидетельствуют об озабоченности работников.

Финальный слух. Это слух о предвидении каких-то действий. Он возникает, когда сотрудники длительное время ожидали наступления событий. Возможно, до этого остался всего один шаг, что усиливает двусмысленность ситуации.

1) есть признанный лидер, который несет ответственность за работу сети. Здесь сильны связи между начальником и подчиненным;

3) позволяет быстро приступить к выполнению заданий, так как информацию и инструкции из центра можно послать одновременно всем участникам группы;

1) формирует более благоприятный морально-психологический климат в группе и обеспечивает более высокую-мотива-цию и активность ее участников;

2) воспитывает лидеров, так как способности каждого человека на виду, и он заинтересован в том, чтобы показать себя с лучшей стороны;

4) благоприятствует творческой работе;

5) имеет больше контрольных точек, так как информация поступает от всех участников сети.

2) возможный выигрыш в гибкости может угрожать стабильности и порядку;

3) возможный выигрыш от неполного просеивания информации и большего числа контрольных точек может достигаться за счет уменьшения контрольных функций каналов.

Рис. 1. Вторичные коммуникационные сети

Здесь три круга коммуникаций: большой, объединяющий всех членов сети, и два малых.

Могут возникнуть информационные перегрузки. Трудности порождает ложная идея о том, что чем больше объем передаваемой информации и чем легче ее непосредственно обработать, тем лучше.

Управление организационными коммуникациями предполагает знание коммуникативных барьеров и способов их преодоления. Последние связаны с проектированием организации таким образом, чтобы обеспечить и поддерживать эффективные коммуникации как на уровне отдельного человека, так и на уровне подразделений, отделов организации. Такое проектирование включает и развитие индивидуальных навыков, опыта, умения общаться с людьми.

К основным коммуникационным барьерам на уровне подразделений организации относятся: различия в статусах и власти; разные цели и потребности подразделений; несоответствие коммуникативных сетей и задач и дефицит формальных каналов.

Различия в статусах и власти приводят к искажению информации, поступающей от нижних уровней организации вверх по иерархии.

Это связано с тем, что подчиненные, имеющие небольшую власть в организации, могут неохотно передавать информацию о проблемах, ошибках своим руководителям. Поэтому у последних возникает неверное, приукрашенное представление о состоянии дел на рабочих местах.

Различия целей и потребностей подразделений приводят к возникновению противоречий между ними, борьбе за организационные ресурсы, следованию в первую очередь локальным целям подразделений, а не целям организации в целом. Преодолеть данный барьер помогает совершенствование структуры организации, использование специальных команд, отделов, кураторов, дополнительных каналов связи, направленных на координацию, объединение усилий разных подразделений.

Дефицит формальных каналов. Отсутствие формальных каналов сокращает эффективность коммуникаций. В организации должно быть достаточно восходящих, нисходящих и горизонтальных коммуникаций в форме опросов работников, системы сбора предложений, информационных бюллетеней, политики открытых дверей и др.

Опрос работников – это вариант системы обратной связи. Такие опросы можно проводить с целью получения информации от руководителей и рабочих буквально по сотням вопросов:

1) четко ли доведены до них цели их деятельности;

2) с какими потенциальными или реальными проблемами они сталкиваются или могут столкнуться;

3) получают ли они точную и своевременную информацию, необходимую им для работы;

4) открыт ли их руководитель для предложений;

5) информированы ли они о грядущих переменах, которые отразятся на их работе.

Системы сбора предложений разработаны с целью облегчения поступления информации наверх. Все работники получают при этом возможность генерировать идеи, касающиеся совершенствования любого аспекта деятельности организации. Цель подобных систем – снижение остроты тенденции фильтрации или игнорирования идей на пути снизу вверх.

Чаще всего такая система реализуется в варианте ящиков для предложений, куда работники фирмы могут анонимно подавать свои предложения.

К сожалению, этот вариант не слишком эффективен, ибо нередко отсутствует механизм подтверждения факта рассмотрения предложений, как и стимулирование работников, чьи предложения пошли организации на пользу.

Систему сбора предложений можно создать и по-иному. Организация может развернуть частную телефонную сеть, через которую работники получают возможность анонимно звонить и задавать вопросы о назначениях и продвижениях в должности. Иногда на линии работают менеджеры, тут же отвечающие на задаваемые вопросы.

Ответы направляются либо непосредственно работникам (если вопрос не анонимный), либо печатаются в информационном бюллетене фирмы.

Читайте также: