Меры по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке кратко

Обновлено: 05.07.2024

от 18 февраля 2013 года N 21

(с изменениями на 14 мая 2020 года)

Документ с изменениями, внесенными:

В соответствии с частью 4 статьи 19 Федерального закона от 27 июля 2006 года N 152-ФЗ "О персональных данных" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31, ст.3451; 2009, N 48, ст.5716; N 52, ст.6439; 2010, N 27, ст.3407; N 31, ст.4173, ст.4196; N 49, ст.6409; 2011, N 23, ст.3263; N 31, ст.4701) и Положением о Федеральной службе по техническому и экспортному контролю, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 16 августа 2004 года N 1085 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 34, ст.3541; 2006, N 49, ст.5192; 2008, N 43, ст.4921; N 47, ст.5431; 2012, N 7, ст.818),

Директор
Федеральной службы по
техническому и
экспортному контролю
В.Селин

в Министерстве юстиции

14 мая 2013 года,

регистрационный N 28375

Состав и содержание организационных и технических мер по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных

(с изменениями на 14 мая 2020 года)

I. Общие положения

1. Настоящий документ разработан в соответствии с частью 4 статьи 19 Федерального закона от 27 июля 2006 года N 152-ФЗ "О персональных данных" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31, ст.3451; 2009, N 48, ст.5716; N 52, ст.6439; 2010, N 27, ст.3407; N 31, ст.4173, ст.4196; N 49, ст.6409; 2011, N 23, ст.3263; N 31, ст.4701) и устанавливает состав и содержание организационных и технических мер по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных (далее - меры по обеспечению безопасности персональных данных) для каждого из уровней защищенности персональных данных, установленных в Требованиях к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 1 ноября 2012 года N 1119 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2012, N 45, ст.6257).

Меры по обеспечению безопасности персональных данных принимаются для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий в отношении персональных данных.

В настоящем документе не рассматриваются вопросы обеспечения безопасности персональных данных, отнесенных в установленном порядке к сведениям, составляющим государственную тайну, а также меры, связанные с применением шифровальных (криптографических) средств защиты информации.

2. Безопасность персональных данных при их обработке в информационной системе персональных данных (далее - информационная система) обеспечивает оператор или лицо, осуществляющее обработку персональных данных по поручению оператора в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Для выполнения работ по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в информационной системе в соответствии с законодательством Российской Федерации могут привлекаться на договорной основе юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, имеющие лицензию на деятельность по технической защите конфиденциальной информации.

3. Меры по обеспечению безопасности персональных данных реализуются в рамках системы защиты персональных данных, создаваемой в соответствии с Требованиями к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 1 ноября 2012 года N 1119, и должны быть направлены на нейтрализацию актуальных угроз безопасности персональных данных.

4. Меры по обеспечению безопасности персональных данных реализуются в том числе посредством применения в информационной системе средств защиты информации, прошедших в установленном порядке процедуру оценки соответствия, в случаях, когда применение таких средств необходимо для нейтрализации актуальных угроз безопасности персональных данных.

6*. Оценка эффективности реализованных в рамках системы защиты персональных данных мер по обеспечению безопасности персональных данных проводится оператором самостоятельно или с привлечением на договорной основе юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, имеющих лицензию на осуществление деятельности по технической защите конфиденциальной информации. Указанная оценка проводится не реже одного раза в 3 года.

* Нумерация соответствует оригиналу. - Примечание изготовителя базы данных.

7. Меры по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в государственных информационных системах принимаются в соответствии с требованиями о защите информации, содержащейся в государственных информационных системах, устанавливаемыми ФСТЭК России в пределах своих полномочий в соответствии с частью 5 статьи 16 Федерального закона от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31, ст.3448; 2010, N 31, ст.4196; 2011, N 15, ст.2038; N 30, ст.4600; 2012, N 31, ст.4328).

II. Состав и содержание мер по обеспечению безопасности персональных данных

8. В состав мер по обеспечению безопасности персональных данных, реализуемых в рамках системы защиты персональных данных с учетом актуальных угроз безопасности персональных данных и применяемых информационных технологий, входят:

идентификация и аутентификация субъектов доступа и объектов доступа;

управление доступом субъектов доступа к объектам доступа;

ограничение программной среды;

защита машинных носителей информации, на которых хранятся и (или) обрабатываются персональные данные (далее - машинные носители персональных данных);

регистрация событий безопасности;

обнаружение (предотвращение) вторжений;

контроль (анализ) защищенности персональных данных;

обеспечение целостности информационной системы и персональных данных;

обеспечение доступности персональных данных;

защита среды виртуализации;

защита технических средств;

защита информационной системы, ее средств, систем связи и передачи данных;

выявление инцидентов (одного события или группы событий), которые могут привести к сбоям или нарушению функционирования информационной системы и (или) к возникновению угроз безопасности персональных данных (далее - инциденты), и реагирование на них;

управление конфигурацией информационной системы и системы защиты персональных данных.

Состав и содержание мер по обеспечению безопасности персональных данных, необходимых для обеспечения каждого из уровней защищенности персональных данных, приведены в приложении к настоящему документу.

8.1. Меры по идентификации и аутентификации субъектов доступа и объектов доступа должны обеспечивать присвоение субъектам и объектам доступа уникального признака (идентификатора), сравнение предъявляемого субъектом (объектом) доступа идентификатора с перечнем присвоенных идентификаторов, а также проверку принадлежности субъекту (объекту) доступа предъявленного им идентификатора (подтверждение подлинности).

8.2. Меры по управлению доступом субъектов доступа к объектам доступа должны обеспечивать управление правами и привилегиями субъектов доступа, разграничение доступа субъектов доступа к объектам доступа на основе совокупности установленных в информационной системе правил разграничения доступа, а также обеспечивать контроль за соблюдением этих правил.

8.3. Меры по ограничению программной среды должны обеспечивать установку и (или) запуск только разрешенного к использованию в информационной системе программного обеспечения или исключать возможность установки и (или) запуска запрещенного к использованию в информационной системе программного обеспечения.

8.4. Меры по защите машинных носителей персональных данных (средств обработки (хранения) персональных данных, съемных машинных носителей персональных данных) должны исключать возможность несанкционированного доступа к машинным носителям и хранящимся на них персональным данным, а также несанкционированное использование съемных машинных носителей персональных данных.

8.5. Меры по регистрации событий безопасности должны обеспечивать сбор, запись, хранение и защиту информации о событиях безопасности в информационной системе, а также возможность просмотра и анализа информации о таких событиях и реагирование на них.

8.6. Меры по антивирусной защите должны обеспечивать обнаружение в информационной системе компьютерных программ либо иной компьютерной информации, предназначенной для несанкционированного уничтожения, блокирования, модификации, копирования компьютерной информации или нейтрализации средств защиты информации, а также реагирование на обнаружение этих программ и информации.

8.7. Меры по обнаружению (предотвращению) вторжений должны обеспечивать обнаружение действий в информационной системе, направленных на несанкционированный доступ к информации, специальные воздействия на информационную систему и (или) персональные данные в целях добывания, уничтожения, искажения и блокирования доступа к персональным данным, а также реагирование на эти действия.

8.8. Меры по контролю (анализу) защищенности персональных данных должны обеспечивать контроль уровня защищенности персональных данных, обрабатываемых в информационной системе, путем проведения систематических мероприятий по анализу защищенности информационной системы и тестированию работоспособности системы защиты персональных данных.

8.9. Меры по обеспечению целостности информационной системы и персональных данных должны обеспечивать обнаружение фактов несанкционированного нарушения целостности информационной системы и содержащихся в ней персональных данных, а также возможность восстановления информационной системы и содержащихся в ней персональных данных.

8.10. Меры по обеспечению доступности персональных данных должны обеспечивать авторизованный доступ пользователей, имеющих права по доступу, к персональным данным, содержащимся в информационной системе, в штатном режиме функционирования информационной системы.

8.11. Меры по защите среды виртуализации должны исключать несанкционированный доступ к персональным данным, обрабатываемым в виртуальной инфраструктуре, и к компонентам виртуальной инфраструктуры и (или) воздействие на них, в том числе к средствам управления виртуальной инфраструктурой, монитору виртуальных машин (гипервизору), системе хранения данных (включая систему хранения образов виртуальной инфраструктуры), сети передачи данных через элементы виртуальной или физической инфраструктуры, гостевым операционным системам, виртуальным машинам (контейнерам), системе и сети репликации, терминальным и виртуальным устройствам, а также системе резервного копирования и создаваемым ею копиям.

8.12. Меры по защите технических средств должны исключать несанкционированный доступ к стационарным техническим средствам, обрабатывающим персональные данные, средствам, обеспечивающим функционирование информационной системы (далее - средства обеспечения функционирования), и в помещения, в которых они постоянно расположены, защиту технических средств от внешних воздействий, а также защиту персональных данных, представленных в виде информативных электрических сигналов и физических полей.

8.13. Меры по защите информационной системы, ее средств, систем связи и передачи данных должны обеспечивать защиту персональных данных при взаимодействии информационной системы или ее отдельных сегментов с иными информационными системами и информационно-телекоммуникационными сетями посредством применения архитектуры информационной системы и проектных решений, направленных на обеспечение безопасности персональных данных.

8.14. Меры по выявлению инцидентов и реагированию на них должны обеспечивать обнаружение, идентификацию, анализ инцидентов в информационной системе, а также принятие мер по устранению и предупреждению инцидентов.

8.15. Меры по управлению конфигурацией информационной системы и системы защиты персональных данных должны обеспечивать управление изменениями конфигурации информационной системы и системы защиты персональных данных, анализ потенциального воздействия планируемых изменений на обеспечение безопасности персональных данных, а также документирование этих изменений.

9. Выбор мер по обеспечению безопасности персональных данных, подлежащих реализации в информационной системе в рамках системы защиты персональных данных, включает:

определение базового набора мер по обеспечению безопасности персональных данных для установленного уровня защищенности персональных данных в соответствии с базовыми наборами мер по обеспечению безопасности персональных данных, приведенными в приложении к настоящему документу;

адаптацию базового набора мер по обеспечению безопасности персональных данных с учетом структурно-функциональных характеристик информационной системы, информационных технологий, особенностей функционирования информационной системы (в том числе исключение из базового набора мер, непосредственно связанных с информационными технологиями, не используемыми в информационной системе, или структурно-функциональными характеристиками, не свойственными информационной системе);

уточнение адаптированного базового набора мер по обеспечению безопасности персональных данных с учетом не выбранных ранее мер, приведенных в приложении к настоящему документу, в результате чего определяются меры по обеспечению безопасности персональных данных, направленные на нейтрализацию всех актуальных угроз безопасности персональных данных для конкретной информационной системы;

дополнение уточненного адаптированного базового набора мер по обеспечению безопасности персональных данных мерами, обеспечивающими выполнение требований к защите персональных данных, установленными иными нормативными правовыми актами в области обеспечения безопасности персональных данных и защиты информации.

10. При невозможности технической реализации отдельных выбранных мер по обеспечению безопасности персональных данных, а также с учетом экономической целесообразности на этапах адаптации базового набора мер и (или) уточнения адаптированного базового набора мер могут разрабатываться иные (компенсирующие) меры, направленные на нейтрализацию актуальных угроз безопасности персональных данных.

В этом случае в ходе разработки системы защиты персональных данных должно быть проведено обоснование применения компенсирующих мер для обеспечения безопасности персональных данных.

11. В случае определения в соответствии с Требованиями к защите персональных при их обработке в информационных системах персональных данных, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 1 ноября 2012 года N 1119, в качестве актуальных угроз безопасности персональных данных 1-го и 2-го типов дополнительно к мерам по обеспечению безопасности персональных данных, указанным в пункте 8 настоящего документа, могут применяться следующие меры:

проверка системного и (или) прикладного программного обеспечения, включая программный код, на отсутствие недекларированных возможностей с использованием автоматизированных средств и (или) без использования таковых;

тестирование информационной системы на проникновения;

использование в информационной системе системного и (или) прикладного программного обеспечения, разработанного с использованием методов защищенного программирования.

12. Технические меры защиты персональных данных реализуются посредством применения средств защиты информации, в том числе программных (программно-аппаратных) средств, в которых они реализованы, имеющих необходимые функции безопасности.

При использовании в информационных системах сертифицированных по требованиям безопасности информации средств защиты информации:

в информационных системах 1 уровня защищенности персональных данных применяются средства защиты информации не ниже 4 класса и 4 уровня доверия, а также средства вычислительной техники не ниже 5 класса;

За рубежом сложились два основных подхода к определению персональных данных: в некоторых государствах (Нидерланды, Швеция, Новая Зеландия и др.) они отождествляются с любой информацией, имеющей отношение к конкретному лицу, в других — прослеживается детализация, установление определенных критериев отнесения информации к указанной категории (Великобритания и др.).

В Великобритании не допускается сбор данных о расовом происхождении, политических, религиозных и прочих взглядах работников, их физическом и умственном здоровье, сексуальной жизни, судимости. В США многие штаты приняли законы, запрещающие предпринимателям проводить расследования прошлого нанимаемых работников. Согласно этим законам, прежде чем вступить в контакт с прежним работодателем, новый наниматель должен получить согласие на это кандидата на рабочее место.

У нас в соответствии с ТК РФ под персональными данными подразумевается информация, необходимая работодателю в связи с установлением трудовых отношений и касающаяся конкретного работника (ст. 85). При этом законодатель не устанавливает перечня таких сведений.

А это означает, что круг сведений и вид информации, которые составляют персональные данные работника, компаниям следует определять в локальном нормативном акте, но в пределах, установленных федеральным законодательством.

Обязательное и добровольное предоставление данных

Без получения согласия субъекта может осуществляться обработка его персональных данных в целях исполнения договора, одной из сторон которого он является, либо в случае, если это необходимо для доставки почтовых отправлений и т. п. Полный перечень таких исключений приведен в п. 2 ст. 6 ФЗ № 152

Соблюдения конфиденциальности не требуется и в отношении общедоступных персональных данных.

Является ли ваша компания оператором?

В частности, это можно делать, если персональные данные работника используются в соответствии с трудовым законодательством. Обрабатывать такие данные разрешается исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, оказания содействия работникам в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе, создания условий для личной безопасности персонала и сохранности имущества организации, контроля качества выполняемой работы (ст. 86 ТК РФ).

Итак, направлять уведомления об обработке персональных данных в Роскомнадзор нет необходимости в том случае, когда персональные данные работников обрабатываются согласно трудовому законодательству.

Защита персональных данных

Мероприятия по защите персональных данных можно разделить на две большие подгруппы: по внутренней и внешней защите персональных данных.

К мерам по внутренней защите персональных данных относятся следующие действия:

ограничение числа работников (с регламентацией их должностей), которым открыт доступ к персональным данным. Кого может включать этот перечень? Абсолютно всех, кто имеет доступ к личным делам, т. е. сотрудников отделов кадров или ответственных за кадровое делопроизводство, работников бухгалтерии, секретарей-делопроизводителей, специалистов, которые заключают договоры с физическими лицами, а также инженеров, программистов, юристов;
назначение ответственного лица, обеспечивающего исполнение организацией законодательства в рассматриваемой сфере;
утверждение перечня документов, содержащих персональные данные;
издание внутренних документов по защите персональных данных, осуществление контроля за их соблюдением;
ознакомление работников с действующими нормативами в области защиты персональных данных и локальными актами; проведение систематических проверок соответствующих знаний работников, обрабатывающих персональные данные, и соблюдения ими требований нормативных документов по защите конфиденциальных сведений. Следует иметь в виду, что все сотрудники, которые имеют доступ к персональным данным других людей, должны быть ознакомлены с особенностями законодательства в области защиты персональных данных;
рациональное размещение рабочих мест для исключения несанкционированного использования защищаемой информации;
утверждение списка лиц, имеющих право доступа в помещения, в которых хранятся персональные данные;
утверждение порядка уничтожения информации;
выявление и устранение нарушений требований по защите персональных данных;
проведение профилактической работы с сотрудниками по предупреждению разглашения ими персональных данных.

Среди мер по внешней защите персональных данных следует выделить такие:

введение пропускного режима, порядка приема и учета посетителей;
внедрение технических средств охраны, программных средств защиты информации на электронных носителях и др.

Несмотря на то что законом не установлены конкретные требования к количеству и содержанию локальных актов, принимаемых в организации по вопросам обработки и защиты персональных данных, практика реализации данного нормативного акта сформировала необходимый минимум документов, которые должны быть разработаны в компании:

общий документ, определяющий политику фирмы в отношении обработки персональных данных, например положение о персональных данных;
список лиц, обрабатывающих персональные данные;
приказ о назначении сотрудника, ответственного за организацию обработки персональных данных. Указанное лицо должно осуществлять внутренний контроль за соблюдением компанией и ее работниками законодательства о персональных данных, в том числе требований к их защите, доводить до сведения персонала положения законодательства о персональных данных, локальных актов по вопросам их обработки, а также требования к защите таких данных, организовывать прием и обработку обращений и запросов субъектов персональных данных и (или) контролировать прием и обработку таких обращений и запросов;
положение о правовых, организационных и технических мерах защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, их уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения, а также от иных неправомерных действий в отношении персональных данных. В данном положении рекомендуется прописать конкретные меры по защите персональных данных (введение пропускного режима, применение программных средств защиты информации — паролей, антивирусных программ, хранение персональных данных обособленно от других сведений, на отдельных материальных носителях и в специально оборудованных помещениях с ограниченным доступом и т. д.);
локальный акт, устанавливающий процедуры,направленные на предотвращение и выявление нарушений законодательства в сфере защиты персональных данных, устранение последствий таких нарушений. Так, в компании могут быть разработаны план мероприятий по внутреннему контролю безопасности персональных данных, инструкция о порядке проведения служебного расследования по фактам нарушений законодательства в сфере защиты персональных данных, вестись журнал антивирусных проверок и контроля работы с персональными данными, журнал обучения, инструктажа и аттестации по вопросам защиты персональных данных.

Иные организационные и технические меры, направленные на защиту персональных данных

Следует позаботиться также об организационных и технических мерах, предназначенных для защиты персональных данных. Вот как может выглядеть их список:

утверждение требований к помещению, где хранятся персональные данные.

Следует иметь в виду, что законодательством они не установлены. Однако если исходить из имеющихся аналогичных законов, учитывать положения Трудового кодекса РФ, то во избежание несанкционированного доступа к персональным данным на бумажных носителях необходимо оборудовать помещение, где они хранятся, запирающимися шкафами.

В локальном нормативном акте следует установить требования к помещению, где хранятся персональные данные, а также издать приказ об определении помещений, где обрабатываются персональные данные, и утвердить перечень лиц, имеющих допуск туда;

обеспечение программной защиты информационной системы организации.

При использовании электронных систем обработки персональных данных необходимо учитывать требования по обеспечению безопасности таких данных, установленные в Положении об обеспечении безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных. В том числе следует ограничить доступ к определенным сведениям в информационных системах (например, установить пароли и т. д.).

Целесообразно также ограничить доступ к электронным базам данных, содержащим персональные данные акционеров, двухуровневой системой паролей: на уровне локальной компьютерной сети и на уровне баз данных. Пароли должны устанавливаться администратором баз данных и администратором сети соответственно и сообщаться индивидуально сотрудникам, имеющим доступ к персональным данным, при этом их следует как можно чаще (например, ежемесячно) менять;

ведение журнала учета работы с персональными данными.

В целях соблюдения конфиденциального режима работы с персональными данными целесообразно вести журнал учета выдачи персональных данных другим лицам, организациям и государственным органам. В нем следует регистрировать поступающие запросы, а также фиксировать сведения о лице, направившем запрос, дате передачи персональных данных или факте уведомления об отказе в их предоставлении, а также отмечать, какая именно информация была передана.

Передача персональных данных третьим лицам

По своему опыту скажу, что собирать со всех согласие на передачу данных в любом случае придется. В трудовой договор, конечно, можно включить соответствующий пункт, но все равно необходимо будет выполнить требование о получении согласия работника. Причем проще будет оформить это согласие отдельно.

Сделайте коллективный договор с работниками и перечислите там всех тех третьих лиц, которым будут передаваться персональные данные, указав их наименование, адрес, цель передачи им данных, включив перечень их возможных действий с персональными данными и обозначив срок, в течение которого они будут обрабатывать эти данные. Все работники распишутся — и дело будет закрыто.

Какие контрольные органы вправе затребовать персональные данные

Суды и другие правоохранительные органы могут беспрепятственно получать от компаний персональные данные сотрудников, клиентов или контрагентов без согласия последних. Но ответ на вопрос о том, имеют ли аналогичные права другие контролирующие структуры и какие именно, приходится искать не только в законах, но и в судебной практике.

Трансграничные передачи

Если ваша компания осуществляет передачу персональных данных в другую страну, то возникает проблема защиты персональных данных при их трансграничных перемещениях.

Что такое трансграничная передача данных? Это передача персональных данных оператором через государственную границу Российской Федерации органу власти, физическому или юридическому лицу иностранного государства. В Российской Федерации одним из критериев оценки государства с точки зрения организации им адекватного уровня защиты может выступать факт ратификации им Конвенции о защите прав физических лиц при автоматизированной обработке персональных данных от 28 января 1981 г., ETS № 108.

До начала передачи оператор должен убедиться в том, что на территории иностранного государства обеспечена адекватная защита прав субъектов персональных данных.

Присоединение иностранного государства к Конвенции о защите физических лиц при автоматизированной обработке персональных данных (Страсбург, 1981 г.; с изменениями 1999 г.) позволяет причислять его к числу тех, кто гарантирует вполне адекватную защиту.

Для обоснования адекватности защиты персональных данных при передаче их в зарубежный филиал компании необходимо реализовать ряд мероприятий, включая разработку документа (или нескольких), который отражает следующие основные моменты:

общие положения (организационная структура компании; страна (страны), в которую передаются персональные данные; цель передачи и обработки персональных данных за границей);
правовое обоснование трансграничной передачи персональных данных (перечень нормативно-правовых документов, на основаникоторых осуществляется передача и обработка персональных данных);
описание объекта защиты;
характеристики передаваемых персональных данных (категории персональных данных, отправляемых за границу; категории субъектов персональных данных; способы обработки данных: автоматизированная, неавтоматизированная, смешанная);
регламент обеспечения безопасного информационного обмена персональными данными с зарубежными филиалами (представительствами) (описание информационных систем персональных данных, из которых они передаются, а также ИСПДн, куда они передаются, перечисление каналов передачи данных, стандартов и протоколов передачи данных и т. д.). Описание мероприятий и средств обеспечения защиты передаваемых данных (организационные меры; технические средства защиты информации, в том числе криптографические);
состав законодательства иностранного государства, отражающего вопросы защиты персональных данных;
заключительные положения (обязательства зарубежного филиала соблюдать законодательство по обработке персональных данных страны, в которой он находится; обеспечивать соответствующую защиту полученных и обрабатываемых персональных данных, заверенные подписью ответственных лиц головной организации и зарубежного филиала).

Эти мероприятия позволят минимизировать риски реализации угроз для персональных данных при их трансграничной передаче, повысить ответственность должностных лиц за соблюдением установленных норм информационной безопасности.

Сколько хранить?

Режим конфиденциальности персональных данных снимается в случаях их обезличивания или по истечении 75-летнего срока их хранения, если иное не определено законом.

Согласно ФЗ-152, персональные данные должны быть уничтожены оператором по достижении цели их обработки. А, например, первичные документы по кадровому учету и заработной плате необходимо хранить в течение 75 лет. Но они должны находиться в архиве, а ФЗ-152 на архив не распространяется в соответствии с законом об архиве. Таким образом, после сдачи документов в архив организация уже не может хранить эти сведения у себя.

Что касается больничных листов, то это касается субъекта. К примеру, если работник уволился, заново никуда устроиться не успел и заболел, то больничный рассчитывается ему на основании дохода по последнему месту работы. А в организации в соответствии с налоговым законодательством обязаны хранить все финансовые документы за пять прошедших лет для налоговой проверки.

Причем отсчет срока хранения ведется от начала нового финансового года или даты передачи дела в архив, а это тоже обычно происходит в конце года. И кстати, до пяти лет допускается хранение документов в организации, без передачи их в архив.

Итак, постановление Правительства РФ 2007 г. № 781 утратило силу. В новом постановлении № 1119 объединены два проекта, один из которых определяет уровни защищенности информации, содержащей персональные данные, а второй — требования к их безопасности.

По сути дела, мало что изменилось. Та же оценка соответствия, тот же непонятный электронный журнал, те же требования об утверждении списка допущенных лиц, установлении режима безопасности в помещениях, та же отсылка к нормативным документам ФСТЭК и ФСБ. Постановление определяет, что набор средств защиты оператор должен выбирать самостоятельно, основываясь на ранее принятых нормативных актах ФСБ и ФСТЭК.

Согласно документу, актуальными угрозами для безопасности персональных данных являются условия и факторы, создающие потенциаль-ную опасность несанкционированного доступа к базам данных при их обработке, в результате которого данные могут быть уничтожены, изменены, заблокированы или предоставлены третьим лицам, не имеющим к ним права доступа. Кроме того, в постановлении определены три типа угроз информационным системам, содержащим пользовательские базы данных, а также четыре уровня защищенности информационных систем.

Пункт 13 постановления № 1119 требует, чтобы в помещениях, где производится обработка персональных данных, был обеспечен режим безопасности в соответствии с 4-м (минимальным) уровнем защищенности. При выполнении этой нормы документа становится практически невозможным использование мобильных устройств для обработки персональных данных за пределами помещения, где обеспечен режим безопасности. Следовательно, применение сотрудниками ГИБДД, таможенниками или врачами планшетов и смартфонов за пределами своих офисов оказывается также неправомерным.

Теперь подробной классификации угроз нет, поэтому проводим их оценку самостоятельно и устанавливаем соответствующий уровень защищенности в целях их нейтрализации. Для обеспечения нужного уровня защищенности необходимо реализовать ряд организационных и технических мероприятий по выбору средств защиты информации, причем сделать это надо, ориентируясь на документы ФСБ и ФСТЭК.

Есть ли какие-либо ограничения по применению средств защиты для различных уровней защищенности? Данный вопрос не раскрыт ни в ФЗ-152, ни в постановлении Правительства РФ № 1119.

Открыт набор на уникальный курс повышения квалификации по управленческому учету, в котором своим опытом делятся не один, а три преподавателя-практика.

В России действует закон о защите персональных данных. Его обязаны соблюдать все, кто хранит любые персональные данные, то есть те, у кого есть сотрудники или база клиентов. Расскажем, как соответствовать 152-ФЗ и какими штрафами грозит несоблюдение закона.

Обеспечить защиту данных

Если вы храните персональные данные, то по статье 3 152-ФЗ являетесь оператором персональных данных и отвечаете за их защиту. Основные требования общие для всех:

Если вы храните данные в защищенном облаке от VK Cloud Solutions (бывш. MCS), часть требований выполняем мы. В публичном облаке VK можно хранить персональные данные в соответствии с УЗ-2, 3 и 4. Для хранения данных с УЗ-2 и УЗ-1 также есть возможность сертификации, как в формате частного облака, так и на изолированном выделенном гипервизоре в ЦОДе VK. При построении гибридной инфраструктуры для хранения персональных данных на платформе VK Cloud Solutions (бывш. MCS) вы получаете облачную инфраструктуру, уже соответствующую всем требованиям законодательства. При этом частный контур нужно аттестовать, в этом могут помочь специалисты VK, что позволит быстрее пройти необходимые процедуры.

Что будет, если не защитить данные

Ответственность за нарушение закона о персональных данных зависит от вида нарушения. Если оператор не защитит данные и кто-то случайно или намеренно получит к ним доступ, его оштрафуют:

Физлицо — на 700–2000 рублей.
Должностное лицо — на 4 000–10 000 рублей.
ИП — на 10 000–20 000 рублей.
Юрлицо — на 25 000–50 000 рублей.

Может случиться, что из-за неправомерного доступа к персональным данным человек пострадает. Например, кто-то узнает его адрес и проникнет в квартиру. В таком случае компания, которая допустила утечку данных, должна будет компенсировать ущерб по закону о защите персональных данных.

Разработать документы, описывающие порядок работы с персональными данными

Публичные документы: их показываем тем, у кого берем персональные данные

Согласие на обработку персональных данных. Базовый документ — его нужно давать на подпись тем, чьи персональные данные вы собираете лично, а не через интернет. В документе нужно прописать, какие именно данные и с какими целями вы собираете.

Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" (Закон о ПДн) защищает личную информацию от неправомерного разглашения.

Персональные данные — любая информация, которая позволяет опознать конкретную личность: данные паспорта, имя, номер телефона, результат измерения температуры тепловизором, фотография и даже свидетельство о смерти.

Перечень таких данных — открытый. Это означает, что любые сведения, позволяющие идентифицировать человека, можно отнести к ПДн.

Обеспечить неприкосновенность персональных данных должен каждый оператор: госструктуры, организации всех форм собственности и физлица (статья 19 Федерального закона о персональных данных N 152-ФЗ).

Операторы — государственные и муниципальные органы, любые компании, физические лица, которые собирают личную информацию и осуществляют иные операции по их обработке.

На практике требования Закона о ПДн касается каждой компании, в которой трудятся наёмные работники или используется работа call-центров, ведётся любая деятельность с использованием личной информации.

За работой операторов надзирает несколько ведомств:

Роскомнадзор.
Федеральная служба по техническому и экспортному контролю (ФСТЭК).
ФСБ России.
Прокуратура Российской Федерации.

Категории персональных данных

Персональные данные делятся на категории:

общая;
специальная;
биометрические данные;
обезличенные.

Общая категория. Информация, на основе которой можно опознать определённую личность: фамилия, дата и место рождения, пол, образование, материальное положение и др.

Этот перечень открытый.

Специальная категория. Некоторые данные обрабатывать запрещено: о расе, национальности, религии, состоянии здоровья.

Обработка специальных сведений возможна в исключительных ситуациях (для защиты жизненно важных интересов субъекта персональных данных и других лиц) с письменного согласия.

Биометрия. Позволяет идентифицировать человека по физическим особенностям организма, когда оператор использует их для аутентификации:

отпечатки пальцев;
ДНК;
сканирование сетчатки;
распознавание радужки.

Биометрию можно использовать только при наличии письменного согласия кроме некоторых случаев (для исполнения международных договоров, в интересах правосудия и т. п.).

Обезличенные. Информация обезличивается при обработке, в результате которой становится невозможно соотнести данные с определённым человеком.

Как обрабатывать ПДн

Единственный способ избежать претензий Роскомнадзора и внушительных штрафов, которые могут достигать 18 млн р. — правильно организовать защиту и обработку личной информации.

Обработка персональных данных — любые действия с информацией о личности, выполняемые как с применением средств автоматизации, так и без них: сбор, систематизация, обезличивание, иные операции.

Чтобы не нарушить законодательство, компании следует придерживаться ряда правил.

Уведомить Роскомнадзор перед тем, как приступить к обработке. Уведомлять не надо при операциях с конфиденциальными данными:
- сотрудников фирмы;
- при заключении договоров;
- в ряде других случаев (ч. 2 ст. 22 ФЗ N 152-ФЗ).
Разработать политику компании по обработке данных и разместить её в открытом доступе: на сайте или на видном месте в офисе (если сайта нет).
Определить цели работы с личными данными и работать с ними строго с заявленными целями.
Обрабатывать данные с применением баз данных, которые расположены на территории РФ.
Принять локальные акты, которые определяют правила проведения операции с личными данными. Законодательство не содержит перечень документов, которые обязана иметь компания.

Руководитель должен самостоятельно решить, какие локальные акты необходимо принять для данной компании, чтобы избежать претензий со стороны контролирующих органов.

регламент обработки данных;
правила компании по подбору персонала;
введение пропускного режима;
перечень мест хранения данных;
регламент уточнения, уничтожения ПДн.

Организация защиты персональных данных

Для защиты персональных данных применяют различные возможности:

Чтобы защитить ПО, требуется привлечь IT-специалистов, смоделировать угрозы, определить степень защищённости ПДн и обеспечить безопасность.

Чем грозит невыполнение требований по обработке персональных данных

За нарушение законодательства предусмотрен полный спектр юридической ответственности:

дисциплинарная — за неправомерную обработку данных работником компании;
гражданско-правовая — в виде возмещения убытков, компенсации морального вреда;
административная — когда это предусмотрено Кодексом об административных правонарушениях;
уголовная — за причинение вреда наиболее охраняемым общественным интересам.

Наиболее частое наказание — назначение административного штрафа.

Статья 13.11 КоАП РФ устанавливает девять составов правонарушений, в числе которых ответственность за обработку данных, когда это не предусмотрено законом; с отступлением от заявленных компанией целей и другие неправомерные действия.

За виновные действия предусмотрено наказание, минимальный и максимальный размер которого приведён в таблице.

Размер штрафа	Граждане	Должностные лица	Юрлица и индивидуальные предприниматели
Минимальный	Предупреждение или Штраф 1 – 3 тыс. р.	Штраф 5 – 10 тыс. р.	Штраф 30 – 50 тыс. р.
Максимальный	Штраф 30 – 50 тыс.р.	Штраф 100 – 200 тыс. р.	Штраф 1 – 6 млн р.
За повторное нарушение	Штраф 50 – 100 тыс. р.	Штраф 500 – 800 тыс. р.	Штраф 6 – 18 млн р.

Основные нормативные документы, касающиеся обработки персональных данных

Основная трудность, с которой сталкиваются компании при организации защиты персональной информации, заключается в том, что требования к обработке ПДн установлены не только федеральными законами, но и во множестве ведомственных подзаконных нормативных актов.

Принципы защиты персональной информации, требования к операторам и правила обработки установлены в:

Конвенция устанавливает основные принципы и обязанности каждого государства – участника Конвенции, обеспечить соблюдение основных прав и свобод человека и неприкосновенность частной жизни.

от 27 апреля 2016 г. о защите физических лиц в отношении обработки персональных данных и о свободном перемещении таких данных, а также об отмене Директивы 95/46 / EC.

Больше известен как GDPR – General Data Protection Regulation. Актуален для компаний, которые ведут деятельность с участием европейских партнёров.

ФЗ даёт определение понятий, устанавливает принципы и условия обработки ПДн, права субъектов, личные данные которых обрабатываются, обязанности операторов, определяет уполномоченный орган и устанавливает ответственность за нарушения.

Указ перечисляет общие критерии, по которым информацию можно отнести к персональным данным.

Постановление определяет уровни защищённости информации и раскрывает содержание мер, которые обеспечивают безопасную обработку конфиденциальных данных.

Приказ устанавливает правила обезличивания информации.

Приказом утверждён перечень организационных и технических мер по обеспечению безопасности ПДн.

Кроме того, положения о защите конфиденциальной информации установлены в других федеральных законах; регламентах, приказах, инструкциях министерств и ведомств.

Назначение ответственных за организацию защиты данных

Оператор должен назначить ответственного за операции с конфиденциальными данными.

Ответственное лицо обязано:

контролировать соблюдение законодательства в сфере защиты ПДн оператором и работниками;
информировать работников о правилах обработки конфиденциальных данных;
вести приём и обработку обращений субъектов ПДн.

В российских организациях, которые ведут деятельность в странах ЕС, должен быть назначен ответственный по защите данных — DPO.

Ответственным лицом может быть назначен сотрудник — руководитель компании, юротдела, других подразделений, либо стороннее лицо — независимый эксперт или фирма.

Порядок оформления доступа к персональным данным лица, осуществляющего обработку персональных данных

Во время проверок контролирующие органы уделяют внимание документам, которые регулируют политику компании по обработке ПДн, достаточности мер защиты от неправомерного использования информации, правилам доступа к конфиденциальной информации.

Поэтому компания должна правильно оформить лицо, ответственное за обработку данных:

Издать приказ о назначении ответственного лица и ознакомить с приказом сотрудника под подпись.
Внести соответствующие дополнения в должностную инструкцию и (или) трудовой договор.
Если до назначения сотрудника за безопасность ПДн отвечали другие работники, издать приказ и снять с них ответственность за организацию обработки информации. При этом обязанность работников не разглашать данные необходимо сохранить.
Составить перечень работников, которые допущены к обработке данных и утвердить перечень приказом.
Со всеми приказами работники должны быть ознакомлены под подпись.

Вывод

С каждым годом контроль по стороны Роскомнадзора становится всё жёстче, а ответственность операторов — выше:

Период	Выписано протоколов	Сумма штрафов
2018 г.	156	437 тыс. рублей.
2019 г.	215	1 млн 99 тыс. рублей

Из таблицы видно, что в 2019 году привлечение к административной ответственности выросло на 22 % по сравнению с предыдущим годом.

В 2020 году ситуация обострилась: ответственность за некорректную обработку персональных данных ужесточилась. Более того, индивидуальных предпринимателей по объёму ответственности приравняли к юридическим лицам.

Только строгое следование требованиям закона при обработке конфиденциальной информации позволит избежать нарушений и привлечения к ответственности.

Читайте также: