Курсовая работа по доу введение

Обновлено: 05.07.2024

В деятельности любой организации, учреждения, предприятия создается множество разнообразных по видам и назначению документов. Одни документы предназначены для реализации внешних связей, другие отражают сугубо внутреннюю деятельность учреждения во всех ее разнообразных аспектах. В процессе развития документационного обеспечения постепенно сложились определенные документные комплексы – системы документации: например, система распорядительной документации, система документации по бухгалтерскому учету и отчетности, система документации по личному составу, система отчетной документации и др.

Актуальность данной темы объясняется тем, что в деятельности любой организации, учреждения, предприятия создается множество разнообразных по видам и назначению документов. Одни документы предназначены для реализации внешних связей, другие отражают сугубо внутреннюю деятельность учреждения во всех ее разнообразных аспектах.

I. Теоретические аспекты работы с документами

1.1. Анализ нормативно-правовой базы, регламентирующей работу с документами

Нормативно-методическая база документационного обеспечения управления – это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в деятельности организации, а также деятельность службы документационного обеспечения управления: её структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.


  • законы и нормативные акты, регулирующие деловую деятельность в целом и специфических отраслях, в том числе законы и нормативные акты, относящиеся к документам, архивам, доступу, конфиденциальности, доказательствам, электронной коммерции, защите данных, информации;

  • стандарты практической деятельности организации;

  • правила рекомендательного характера;

  • добровольно применяемые этические кодексы и нормы.

Различные аспекты документационного обеспечения управления регламентируются кодексами Российской Федерации.

Гражданский кодекс Российской Федерации устанавливает виды и разновидности документов, создаваемых в целях фиксации актов гражданских взаимоотношений, регистрации фактов их возникновения, прекращения, подтверждения правоотношений.

Трудовой кодекс Российской Федерации устанавливает виды документов, создаваемых при возникновении трудовых правоотношений.

Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях устанавливает административную ответственность за нарушение порядка сбора, хранения, использования или распространение информации о гражданах; за нарушение правил защиты информации; за нарушение порядка представления статистической информации; за нарушение правил хранения, комплектования учёта или использования архивных документов; за нарушение порядка представления обязательного экземпляра документов, письменных уведомлений, уставов и др.; за незаконную деятельность в области защиты информации; за разглашение информации с ограниченным доступом.

Уголовный кодекс Российской Федерации устанавливает наказание за разглашение сведений, составляющих государственную тайну; утрату документов, содержащих государственную тайну; неправомерный доступ к охраняемой законом компьютерной информации; собирание сведений, составляющих коммерческую, налоговую или банковскую тайну, путём похищения документов , подкупа или угроз, а равно иным незаконным способом.

Этот документ представляет собой совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления и организациях. Он был создан с целью упорядочения документооборота, сокращения количества и повышения качества документов, создания условий для эффективного применения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации, совершенствования работы аппарата управления.


  • общие положения (включают определения, цель, состав ГСДОУ, правовой статус документа; определяют место службы ДОУ в системе управления организации);

  • документирование управленческой деятельности (рассматривается состав управленческих документов, правила их оформления; самостоятельный подраздел посвящается унификации и стандартизации управленческих документов);

  • организация работы с документами (содержатся положения, касающиеся организации, документооборота, регистрации документов, контроля их исполнения, разработки номенклатуры дел, формирования документов в дела, проведение экспертизы ценностей документов и их подготовки к сдаче в архив организации);

  • механизация и автоматизация работы с документами (показан состав и применение средств механизации и автоматизации работы с документами по состоянию на вторую половину 1980-х гг.);

  • служба документационного обеспечения управления (прописаны задачи и структура службы ДОУ, нормирование труда ее работников, организация рабочих мест и условий труда).

  • перечень межотраслевых унифицированных систем документации;

  • перечень государственных стандартов;

  • перечень общесоюзных классификаторов технико-экономической информации;

  • примерный перечень документов, подлежащих утверждению;

  • примерный перечень документов, подлежащих утверждению;

  • примерный перечень документов, на которых ставится гербовая печать;

  • перечень нормативно-методических документов для определения сроков хранения.

  • перечень типовых сроков исполнения документов.

  • правила заполнения основных реквизитов регистрационно-контрольных форм;

  • форма номенклатуры дел структурного подразделения;

  • форма номенклатуры дел организации;

  • типовые задачи, функции и права службы документации в организации.

Несмотря на изменения, происшедшие к настоящему времени в нормативно-правовой базе, несмотря на внедрение в делопроизводство компьютерных технологий, ГСДОУ до сих пор не утратила своей значимости принципиальных положениях и используется в практической деятельности организаций. Вместе с тем, следует учитывать, что действующими являются те положения, которые не противоречат требованиям современных государственных нормативных актов.

Стандарт предназначен для руководителей организаций, специалистов в области управления документами, информацией и технологиями; сотрудников организаций; физических лиц, обязанных создавать и сохранять документы.

Как и другие национальные стандарты, он носит рекомендательный характер, однако является обязательным для организаций, которые аттестуются на соответствие системам менеджмента качества.

Общероссийский классификатор не должен противоречить соответствующим международным классификаторам в настоящее время в стране действует более тридцати классификаторов общефедерального значения, которые условно делятся на 4 группы:

1. Классификаторы трудовых и природных ресурсов, например, ОК профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).

2. Классификаторы информации о структуре экономики (СООГУ) и административно-территориальном делении страны (СОАТО).

3. Классификаторы информации о продукции и услугах (ОК промышленной и сельскохозяйственной продукции — ОКП, ОК строительной продукции).

4. Классификаторы технико-экономических показателей (ОКТЭП), управленческой документации (ОКУД), единиц измерения (ОКЕИ) и др.

В случае отсутствия необходимого классификатора приступают к разработке локального классификатора по правилам определенной системы классификации.

Разработка локальных классификаторов состоит из четырех этапов:

1. Определение перечня и количества объектов, подлежащих кодированию. На этом этапе определяются объекты, подлежащие кодированию. Ими могут быть работающие, материалы, подразделения, оборудование, предприятия, организации и т. д. Затем по каждой номенклатуре устанавливается полный список всех позиций, подлежащих кодированию.

2. Систематизация объектов по определенным классификационным признакам.

3. Определение правил обозначения объектов кодирования (выбор системы кодирования).

4. Разработка кодовых обозначений и положений по их ведению и внесению в них изменений. Осуществляется непосредственное присвоение объектам кодовых обозначений, т.е. выполняется процесс кодирования — присвоение условных обозначений различным позициям номенклатуры. Заканчивается этот этап составлением классификатора, который оформляется в виде справочника.

В заключении хотелось бы сказать, что документ представляет собой систему. Он отображает факты, события, предметы, явления объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Он создается посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи. Документ изготавливается на специ­альном материале (бумаге, фотопленке и т.п.). Чтобы документ имел юридическую силу, процесс его создания регламентируется и осуществляется по установленным правилам. Это подчёркнуто и в определении термина документ в законе "Об информа­ции, информатизации и защите информации": "документированная информация (документ) -зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать".

Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обес­печивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во вре­мени.

Как носитель информации документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприя­тия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация явля­ется основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой дея­тельности документ выступает и как предмет труда, и как результат тру­да, так как принятое решение записывается, закрепляется в документе.

Документационное обеспечение управления (ДОУ) – это форма организации работы аппарата управления по документированию административно- хозяйственной деятельности предприятия и его структурных подразделений.

Предпосылкой для ДОУ являются экономические, юридические, общественные отношения предприятий, организаций между собой, с гражданами, государственными органами.

Документированию подлежат все хозяйственные процессы на предприятии – производство, снабжение, сбыт, финансы.

ДОУ - это совокупность работ связанных с созданием документов, их регистрацией, классификацией, движением, учетом и хранением.

Функции ДОУ:

1. Систематизация информационного потока.

2. Обеспечение сохранности информации.

3. Повышение эффективности работы.

Цели ДОУ:

1. Авторизация и компьютеризация.

2. Сокращение документооборота.

Документооборот – это контролируемое движение документов с момента их создания или получения, до момента исполнения, отправки или сдачи в архив.

Задачи ДОУ:

1. Унификация документов.

Унификация– это приведение различных документов, форм записи к стандартному виду. Результатом унификации является:

- сокращение перечня документов;

- ускорение их обработки;

- переход ДОУ на компьютерную основу.

Унификация предполагает установление единого набора реквизитов, их расположения на документе, формата бумаги.

2. Совершенствование методов сбора информации.

3. Хранение информации.

4. Удобство пользования информацией.

Система ДОУ включает две части:

1. Документооборот – это совокупность работ с готовыми документами: приём, регистрация, классификация, исполнение, хранение.

2. Система документирования –совокупность работ по созданию документов: подготовка проекта документа, согласование, подписание.

Организационные формы ДОУ:

1. Централизованная - все работы с документами выполняются в одном месте (в секретариате либо в канцелярии). Применяется в небольших организациях.

2. Децентрализованная - работы с документами осуществляются в местах их создания или исполнения, т.е. в структурных подразделениях.

3. Смешанная - часть документов обрабатываются централизовано, а часть децентрализовано.

Наиболее эффективной считается централизованная форма.

Вопросы для самопроверки:

  1. Что такое ДОУ?
  2. Какие существуют организационные формы ДОУ?
  3. Каковы основные задачи ДОУ?

Документационное обеспечение управления (ДОУ) – это форма организации работы аппарата управления по документированию административно- хозяйственной деятельности предприятия и его структурных подразделений.

Предпосылкой для ДОУ являются экономические, юридические, общественные отношения предприятий, организаций между собой, с гражданами, государственными органами.

Документированию подлежат все хозяйственные процессы на предприятии – производство, снабжение, сбыт, финансы.

ДОУ - это совокупность работ связанных с созданием документов, их регистрацией, классификацией, движением, учетом и хранением.

Функции ДОУ:

1. Систематизация информационного потока.

2. Обеспечение сохранности информации.

3. Повышение эффективности работы.

Цели ДОУ:

1. Авторизация и компьютеризация.

2. Сокращение документооборота.

Документооборот – это контролируемое движение документов с момента их создания или получения, до момента исполнения, отправки или сдачи в архив.

Задачи ДОУ:

1. Унификация документов.

Унификация– это приведение различных документов, форм записи к стандартному виду. Результатом унификации является:




- сокращение перечня документов;

- ускорение их обработки;

- переход ДОУ на компьютерную основу.

Унификация предполагает установление единого набора реквизитов, их расположения на документе, формата бумаги.

2. Совершенствование методов сбора информации.

3. Хранение информации.

4. Удобство пользования информацией.

Система ДОУ включает две части:

1. Документооборот – это совокупность работ с готовыми документами: приём, регистрация, классификация, исполнение, хранение.

2. Система документирования –совокупность работ по созданию документов: подготовка проекта документа, согласование, подписание.

Организационные формы ДОУ:

1. Централизованная - все работы с документами выполняются в одном месте (в секретариате либо в канцелярии). Применяется в небольших организациях.

2. Децентрализованная - работы с документами осуществляются в местах их создания или исполнения, т.е. в структурных подразделениях.

3. Смешанная - часть документов обрабатываются централизовано, а часть децентрализовано.

Содержание
Работа содержит 1 файл

Курсовая 3 курс.doc

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

Институт документальных коммуникаций

Факультет книжного бизнеса, документоведения и музееведения

Кафедра документоведения и музееведения

ОРГАНИЗАЦИЯ СЛУЖБЫ ДОУ

Выполнила: студентка 3 курса

ИДК, гр. 803 Слукина Ю.А.

Руководитель: Баштанар И.М.

Челябинск, 2011

От правильной организации службы ДОУ во многом зависит качественное выполнение учреждением его управленческих функций и задач, эффективность всего процесса управления. Проблема совершенствования организации службы ДОУ является одной из наиболее актуальных в современном документоведении.

Документационное обеспечение управления (делопроизводство) – это специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении. От того, насколько правильно составлен и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения. В документах отражается и учитывается деятельность организации, фирмы, предприятия. Поэтому ведение многих документов предписано законами. При проверке работы организации, проведении ревизии проверяют прежде всего документы, в которых деятельность организации или фирмы зафиксирована.

Организация и ведение делопроизводства требуют профессиональных знаний и навыков, поэтому эту работу в учреждении (фирме) ведут специальные подразделения (службы делопроизводства), а в небольших организациях и фирмах – секретари-референты (секретари).

Цель данной работы – изучить особенности организации службы ДОУ на примере конкретного предприятия. Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

- исследовать теоретические аспекты создания службы делопроизводства;

- рассмотреть организацию службы документационного обеспечения;

При написании курсовой работы был использован широкий круг источников. Проводя обзор этих изданий, следует подразделить их на две категории. К первой категории изданий относится научная литература. При написании курсовой работы были изучены труды авторитетных специалистов в области документоведения. Во вторую категорию следует отнести издания, содержащие общегосударственную нормативную базу по вопросам организации, должностного состава службы ДОУ, условий и охраны труда. Все вышеперечисленные издания и статьи, использованные для написания данной работы, написаны на основе действующих законодательных и нормативных правовых актов, новейшей литературы, изучения опыта работы и представляют огромный интерес для работников делопроизводства. Анализ структуры и функций службы делопроизводства недостаточно изучен в литературе. В основном в учебниках и монографиях по делопроизводству описывается организационное построение службы ДОУ и приводятся типовые структура и функции.

Работа имеет следующую структуру: введение, основная часть (« главы), заключение, список литературы.

Документ — сложный объект, представляющий собой единство информации и материального (вещественного) носителя. Выяснить его сущность — это задача, которая решается с помощью системного подхода — методологического направления в науке, ставящего своей задачей разработку средств, методов исследования сложноорганизованных объектов — систем (греч. sistema — целое, составленное из частей, соединение). (4, с.79)

Документ представляет собой систему — множество закономерно связанных друг с другом элементов и частей как определенное целостное образование, единство. Элемент — предельная единица деления документа. Совокупность однородных элементов, выполняющих необходимую для существования системы функцию, называется подсистемой. Если в системе имеется несколько подсистем, то вся система становится сложной.

Понятие системы относительно, как и понятие элемента. Если системой считать документ как таковой, то его сущностными подсистемами будут информационная и материальная (вещественная, субстанциональная) составляющие, а также конструктивные элементы документа (титульный лист, обложка, переплет, форзац и т.п.), объединенные в сложное целое. Подсистемой документа может выступать и текст, состоящий из глав, параграфов, абзацев. В качестве элементов документа выступают заглавие, предисловие, колонтитул, переплет, форзац и т.п. Документ как целое — это единство составляющих его элементов и подсистем, суперсистема по отношению к ним. С точки зрения совокупности документов, собранных в фондах органов информации, библиотек, архивов, книжных магазинов и др. (в зависимости от масштабов системы) документ становится подсистемой или даже элементом.

Изучение документа как системы состоит в выявлении его элементов, подсистем и связей между ними, т.е. в изучении его структуры. Устанавливаются признаки и параметры, характеризующие документ как систему. Определяются функции, выполняемые элементами, подсистемами внутри и вовне этой системы, ее свойства, т.е. качественные отличия, обусловливающие относительную самостоятельность, устойчивость и стабильность данной системы, пригодность документа для использования в социальной коммуникации.

При системном подходе изучаемый документ рассматривается как часть более крупной системы социальных коммуникаций. Поэтому прежде всего важно выяснить, частью какой более общей системы (целого) является в данном случае документ. Именно этим определяются его возможности, задаются цели существования, функции, выполняемые в обществе, закономерности функционирования.

Документ представляет собой относительно самостоятельную систему благодаря наличию собственных признаков и свойств, обусловливающих его различие и сходство с другими материальными объектами. Признак отражает внешнюю примету, по которой (чаще — совокупности которых) можно отнести наблюдаемый объект к документу. В отличие от него свойство отражает качественное, т.е. внутренне присущее документу отличие. Документ характеризуется наличием всех свойств одновременно (различна лишь степень их проявления), а набор признаков документа в каждом случае может быть индивидуальным.

Как и всякий объект, документ обладает множеством свойств (отличительных качеств). Наиболее существенные из них следующие:

1. Атрибутивность документа, т.е. наличие неотъемлемых слагаемых, без которых он существовать не может.

Документ как целостная система состоит из двух основных слагаемых — информационной и материальной. Отсутствие одной из составляющих превращает документ в не документ (в устную речь, вещь).

Документ имеет двуединую природу, т.е. две стороны: содержание (духовная сущность: мысли, идеи) и форму (материальную, вещественную, служащую для закрепления и передачи информации). Тезис о двойственной природе документа является аксиомой документоведения. Содержательно-информационная сущность документа является главным: признаком документа. Его форма обычно рассматривается с точки зрения материала (носителя зафиксированной информации) и особенностей материальной конструкции.

2. Функциональность документа, т.е. его предназначенность для передачи информации в пространстве и времени. Документ — полифункциональный объект, т.е. он выполняет множество общесистемных и специфических функций, обусловленных разнообразными потребностями общества в информации, знаниях. Именно способность документа выполнять свои сущностные функции позволяет рассматривать его как источник информации, средство социальной документной коммуникации.

3. Структурность документа, т.е. тесная взаимосвязь его элементов и подсистем, обеспечивающая его целостность и тождественность самому себе, т.е. сохранение основных свойств при различных внешних и внутренних изменениях. (15, с.194)

Всякий документ обладает определенной структурой, последовательным и взаимосвязанным расположением его элементов и подсистем: как текстовой, информационной составляющей (предисловие, вступительная часть, основной текст, вспомогательные указатели, приложения), так и материальной составляющей (обложка, переплет, титульный лист, книжный блок, корешок, форзац и т.п.).

Типовую структуру, т.е. одинаковый набор элементов для определенного вида документов, имеют практически все функционирующие в системе социальных коммуникаций документы. Типовая структура документов различных видов определяется специальными стандартами, положениями, инструкциями и т.п. Именно структура обеспечивает эффективность использования и долговременность хранения документа.

Набор перечисленных свойств документа — это особая целостная система, выполняющая возложенные на нее обществом функции. Связь между ними является настолько тесной, что отделить их друг от друга можно лишь условно.

Определение признаков и свойств документа только начато в документоведении и требует дальнейшего уточнения как их номенклатуры, так и содержательного наполнения.

К отличительным признакам документа относятся:

2. Стабильная вещественная форма, обеспечивающая долговременную сохранность документа, возможность многократного (долговременного) использования и перемещения информации в пространстве и времени.

3. Предназначенность для использования в социальной коммуникации. Документный статус имеют лишь те источники, которые изначально предназначены для хранения и передачи информации в пространстве и времени. Документы — это специально созданные человеком для коммуникационных целей носители информации.

Как и всякая система, документ создается обществом лишь постольку, поскольку он выполняет те или иные необходимые обществу функции.

Функция документа — это его общественная роль, социальное назначение, цель, задача. Документ — полифункциональный объект, выполняющий ряд взаимосвязанных социальных функций.

Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.



Содержание
Ведение……………………………………………………………………………
ГЛАВАІ. Служба документационного обеспечения управления (ДОУ) современного предприятия, ее назначение, задачи, структура и состав…………………………………………………………………………….
1.1. Служба документационного обеспечения управления (ДОУ) современного предприятия, ее назначение, задачи ……………………………
1.2. Примерный перечень нормативных документов, регламентирующих орга­низацию документационного обеспечения управления предприятия……
1.3. Повседневная деятельность службы ДОУ регламентируется……………
1.4. Организационная структура и численный состав службы………………..
1.5. Квалификационный состав………………………………………………..
ГЛАВА ІІ. Организационно – распорядительная документация службы ДОУ………………………………………………………………………………
2.1.Штатное расписание предприятия…………………………………………
2.2. Положение о службе ДОУ. Положение о структурном подразделении предприятия (организации, учреждения)…………………………………….
2.3. Инструкция по документационному обеспечению управления…………
2.4. Инструкции по видам (направлениям) деятельности службы ДОУ…….
2.5. Инструкция по организации рабочих мест персонала службы ДОУ……
2.6. Нормы времени на выполнение работ по ДОУ………………………….
2.7. Документы планирования и отчетности службы ДОУ…………………..
2.8. Документы по совершенствованию деятельности службы ДОУ……….
2.9. Должностные инструкции персонала службы ДОУ……………………..
Заключение …………………………………………………………………….
Список использованной литературы………………………………………….
Приложение………………………………………………………………………

Введение
Информация, зафиксированная в документах, является отражением деятельности организации и составляет основу любого бизнеса.
По под­счетам специалистов, на составление документов и работу с ними в среднем уходит до 60% рабочего времени управленческого персонала. Современный бизнес- это в значительной степени непрерывный про­цесс составления и перемещения документов. Заключаются и расторга­ются сделки, происходит купля-продажа ценных бумаг, недвижимости и иных активов предприятия, оформляются взаимоотношения работодате­лей и персонала, происходит передача информации между предпри­ятиями и гражданами — за всем этим стоят документы.
Документационное обеспечение управления (делопроизводство) - это специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении. От то­го, насколько правильно составлены и оформлены документы, органи­зована работа с ними, во многом зависит своевременность и правиль­ность принятия управленческого решения. Грамотно составленный, имеющий юридическую силу документ является главным аргументом в спорных ситуациях и гарантом успешной сделки.
Тема моей курсовой работы: организация службы ДОУ в условиях функционирования современного предприятия.
Цель – рассмотрение всех аспектов в организации службы ДОУ.

Заключение
Исследуя научный и практический материал по данной теме можно сделать следующие выводы:
В соответствии с требованиями Государственной системы документационного обеспечения управления (далее – ДОУ) документационное обеспечение управления на современных предприятиях должно осуществляется специальной службой — службой документационного обеспечения управле­ния (далее — службой ДОУ). Такая служба функционирует на предприятии в качестве самостоятельного структурного подразделения, возглавляемого руково­дителем службы и подчиненного непосредственно руководителю предприятия.
Основными задачами службы ДОУ яв­ляются:
• внедрение на предприятии единого порядка работы с документами в соот­ветствии с ГСДОУ и иными нормативно-методическими и организационно-распорядительными документами;
• осуществление методического руководства организацией работы с докумен­тами в структурных подразделениях предприятия;
• обеспечение действенного контроля над соблюдением установленного по­рядка работы с документами;

Читайте также: