Конверсия библиотечных каталогов на современном этапе кратко
Обновлено: 04.07.2024
Презентация на тему: " В XXI век – с электронным каталогом Ретроспективная конверсия библиотечных каталогов НТБ КГТУ." — Транскрипт:
1 В XXI век – с электронным каталогом Ретроспективная конверсия библиотечных каталогов НТБ КГТУ
2 Что такое ретроконверсия? Ретроспективная конверсия (ретроконверсия) – это процесс создания электронного архива на базе существующего физического архива Ретроконверсия библиотечного каталога – технология преобразования карточного каталога в электронную базу данных библиографических описаний
3 Основные обстоятельства: Обеспечение сохранности библиографической информации Доступность Одновременный многоаспектный оперативный поиск Облегчение читателям поиска информации
4 Методы ретроконверсии каталогов: Перевод в машиночитаемую форму библиографических записей непосредственно с карточек или из книжного варианта Сканирование карточек с целью создания их машинных (цифровых) образов с последующим созданием машиночитаемых библиографических записей Использование библиографических записей из других электронных каталогов и довод собственных данных библиотеки
5 Рекомендации при выборе метода ретроконверсии Необходимость перевода традиционных каталогов в электронную форму Наличие требуемого (необходимого) оснащения и программного обеспечения для перевода каталога в электронную форму Квалификацию библиотечных сотрудников Наличие средств на ретро конверсию
6 Основные работы в процессе проведения ретроконверсии (1) выбор каталога, описание структуры и потока данных, элементов библиографической записи и формата их представления изучение возможностей использования машиночитаемых записей из других библиотек или иных источников выбор оптимальной организации работ, наиболее выгодной технологии, программного и технического обеспечения определение исполнителей и порядка финансирования работ, графика их проведения
7 Основные работы в процессе проведения ретроконверсии (2) приобретение техники подготовка каталога к ретроконверсии разработка инструкций по формированию машиночитаемых библиографических записей на основе традиционных, подготовка словарей, кодификаторов для некоторых элементов записей; непосредственный перевод содержания карточек каталогов на машиночитаемые носители, контроль качества, редактирование обеспечение доступа к базе данных в локальной сети и в Internet
8 Общие принципы проведения ретроконверсии каталогов информация вводятся в том виде, как она задана на оригиналах карточек в машинную запись не вносится никакой дополнительной информации можно получить некоторые элементы машиночитаемой записи из имеющихся в традиционном варианте данных рекомендуется структурировать информацию в соответствии с международными стандартами
9 Предпроектное обследования Определение целей Чёткая постановка задачи Подробное описание системы каталогов библиотеки Определение объекта конверсии Оценка фонда Выявление наиболее часто спрашиваемых коллекций
10 Подготовительный этап провести работы по финансовому и техническому обеспечению проекта; назначить лица, ответственные за общее руководство проектом, контроль качества и редактирование БЗ; подготовить рабочие места; разработать график и расписание выполнения работ; подготовить рабочие инструкции для персонала, правила приемки результатов работы; распространить правила и инструменты (стандарты, форматы, примеры) обеспечить дополнительными программно- аппаратными средствами (конверторами, словарями, рубрикаторами, и т.д.).
11 Разработка четких и детальных инструкций для каждого поля следует описать конвертируемые данные, их представление на карточках и правила их перевода в электронную форму правила ввода символов признаки определения лишней информации, которая встречается на карточках правила распределения информации по полям и подполям главным образом на основании формальных признаков правила стандартного преобразования шифров, кодов в машиночитаемую форму (например, шифров хранения); правила работы в специфических случаях (периодические издания, многотомники и т.д.).
12 Процесс ретроконверсии библиографической записи
13 Необходимость контроля качества Определить ожидаемый уровень качества Регулярно проводить проверки Направлять замечания исполнителю Контролировать исполнение Анализировать результаты
14 Пример листа ошибок Сидорова А.А. Каталог – рабочий 15 записи ПолеПодполе Тип ошибки а Орфографическая а Неполнота данных (rus) h Неполнота данных (Индекс) Неправильное заполнение формата (назначение)
15 НТБ КГТУ Фонд экз. Читателей – чел. Посещений Книговыдач шт. Выдано справок шт. Библиотечных работников – 54 чел. Общая площадь библиотеки кв.м. Парк ЭВМ - 46 шт.
16 Электронный каталог НТБ КГТУ Дата создания – 1991 г. ЭК НТБ КГТУ включает 15 подкаталогов Каждый каталог имеет: - свой набор заполняемых полей; - свои поисковые таблицы; - свои форматы экрана; - свои выходные документы. Общее количество записей ЭК – Используемое ПО – Библиотека 5.0
17 Автоматизированное обслуживание читателей занесение всего фонда библиотеки в электронный каталог; штрихкодирование фонда, в первую очередь наиболее используемой его части; внедрение электронного читательского билета и формуляра; подготовка сотрудников библиотеки к работе в условиях новой технологии.
18 Этапы ретроконверсии 1 этап ( гг.) - Издания с по 1990 гг. 2 этап ( гг.) - Издания до 1970 гг. 3 этап ( ) – редактирование всего массива записей 4 этап – штрихкодирование фонда
19 Организационное обеспечении ретроконверсии Была сформирован бригада из наиболее квалифицированных сотрудников библиотеки, имеющих опыт работы с электронным каталогом 12 сотрудников - занесение информации 1 сотрудник – осуществление функций контроля
20 Ежемесячная норма 2001 г. – 300 записей 2002 г. – 300 записей 2003 г. – 250 записей 2004 г. – 200 записей
Ретроспективная конверсия – сканирование больших объёмов бумажных носителей с использованием специального оборудования. ОСГ в день сканирует более 2 000 000 страниц, и ваш архив или даже библиотечный фонд мы переведём в электронный вид быстро.
Сканирование сшивов документов и книг – задача для профессионалов. ОСГ имеет знания, технологии и опыт, которые позволяют нам отсканировать ваш библиотечный фонд и документы быстро и качественно.
Будьте уверены, что вся информация с листа – от корешка до края страницы – будет отсканирована с высокой чёткостью и к ней вы имеете доступ везде.
Современное профессиональное оборудование ОСГ позволяет ваш архив перевести в электронный вид даже если документ имеет нестандартный размер и распечатан на нестандартной бумаге. Опыт, знания и технологии позволяют нам осуществить для вас потоковое и полистное сканирование документов, сканирование чертежей размером шириной до 1189 мм, сканирование книг и ветхих документов.
Ретроконверсия документов и библиотечных фондов
Ретроконверсия — это процесс преобразования информации, перевод документов из одной формы в другую, например, каталога в карточной форме — на микроносители, компакт диски или в форму книжного издания. Ретроконверсия — это не обычная оцифровка документов, это поточное сканирование с использованием специального оборудования. Используя ретроконверсию документов, вы освобождаете себя от риска потерять документ и освобождаете сотрудников от его долгих поисков. Переведя архив в электронный вид, у вас появится возможность осуществлять поиск документов по любым ключевым параметрам за любую дату. Сделать запрос стоимости ретроконверсии сейчас
Особо отметим, что ретроспективная конверсия не предполагает обязательного уничтожения прежних форм каталогов, поскольку они могут представлять собой важный архивный источник. В таком Архиве содержатся ценнейшие документы, предоставляющие историческую значимость, поэтому компания ОСГ не рекомендует уничтожать документы после их перевода в электронный архив.
Преимущества ретроконверсии
Большой поток бумажных документов в организациях уже давно определил растущую потребность бизнеса в создании электронного архива документов. ОСГ предлагает эффективную, полную и качественную конверсию карточных и печатных каталогов, отражающих совокупный фонд российских библиотек. Создав е-Архив, электронный архив документов, с помощью ретроконверсии, заказчик получает быстрый и удобный способ работы с потоком документации. Ретроконверсия эффективна и актуальна, т.к. при применении этой технологии используется поточное сканирование, что существенно сокращает время работы с каждым документом.
e-Архив сокращает время сотрудников на выполнение задач, которые являются непрофильными — например, поиск документов. Электронный архив позволяет мгновенно находить информацию, сохраняя бесценное рабочее время, и освобождает дорогую офисную площадь.
Виды ретроконверсии
Своим клиентам компания ОСГ предлагает 3 варианта ретроконверсии документов и возможной обработки информации при переводе ее в электронный вид:
Этапы проведения ретроконверсии
Эксперты ОСГ тщательно изучают ваш бумажный архив на предмет определения технологических параметров: количество и номенклатура документов, качество бумаги, сложность структуры документов, их читаемость и т.д. На основе результатов экспертизы уточняется постановка задачи и определяются состав и характеристики этапов работ:
- Сканирование документов на специальных поточных сканнерах компании ОСГ.
- Индексация документов по заданным параметрам.
- Приведение формата полученных данных к требованиям e-Архива / синхронизация обработанных данных.
Наши специалисты проведут анализ состояния ваших документов и предоставят вам полную информацию о необходимых работах и сроках исполнения. Вы можете быть уверены в высоком качестве предоставляемых услуг.
Ретроконверсия документов с компанией ОСГ — это прозрачный и надежный способ сохранения ценнейшей информации, а также экономия средств на хранение документов в собственных архивах.
ОСГ также предлагает уникальную возможность — осуществление работ на территории заказчика: ретроконверсия в библиотеке, в музее и т.д.
Как работает ретроконверсия документов и библиотечных фондов
Определите объем
Определите объём документов для оцифровки самостоятельно и оформите заказ на сканирование в ОСГ. Или обратитесь к нам за помощью, мы поможем вам выявить типы документов, которые нужно отсканировать для реализации ваших задач, увеличения продуктивности вашей работы и вашего успеха.
Доставка
Сделайте заказ через i-Архив, и мы приедем быстро, чтобы аккуратно доставить ваши документы в центр сканирования ОСГ. Мы обладаем собственным автопарком и способны вывезти для обработки и хранения любой объём документов, из любого города России и стран СНГ. Передайте на оцифровку и хранение документы и всех офисов и филиалов вашей компании и получите преимущества профессионального управления документами.
Сканирование и ввод данных
Метод сканирования, применяемый к документам зависит от типа документов. При ретроконверсии мы построим наиболее эффективный процесс по подготовке документов к сканированию и их оцифровке. Для последующей загрузки документов в е-Архив и лёгкого поиска нужного документа внутри электронного архива, мы проиндексируем отсканированные документы по согласованным с вами полям: название документа или книги, дата составления документа, номер документа, тип документа, название контрагента или другое. Наслаждайтесь современностью вашей работы, применяя гениальные решения ОСГ Рекордз Менеджмент
Читайте также: