Классификация систем электронного документооборота кратко

Обновлено: 30.06.2024

Каадзе Анастасия Геннадьевна Ответственный редактор

Кроме интуитивно понятных преимуществ СЭД перед архаичным документооборотом, существуют еще и некоторые не всегда очевидные выгоды. Например, контроль над использованием на предприятии обычной бумаги или даже тонера для копировальных аппаратов. Только, казалось бы, незначительные расходы на дополнительные копии документов могут составлять за год умопомрачительные суммы, сопоставимые с продажей дополнительной партии производимого продукта. Эта проблема особенно понятна и близка руководству редакций, издательств и полиграфических производств.

Современные предприятия все чаще переходят от бумажной документации к электронной, что позволяет упростить рабочие процессы и добиться повышения их результативности. Классификация систем электронного документооборота является достаточно обширной, поэтому для выбора нужного принципа работы понадобится тщательно в них разобраться.

СЭД и их классификации

Все системы электронного документооборота классифицируются сразу по нескольким принципам.

Место разработки

Чаще всего используется классификация по месту производства. Все виды СЭД в этом случае делятся на российские, зарубежные и российские, но сконструированные на основе платформ Domino и Lotus. Классификация появилась не случайно – она имеет определенные обоснования.

Зарубежные разработчики начали создавать виды систем электронного документооборота намного раньше всех остальных. За многие годы разработок они сумели создать качественное ПО и проработали пути решения всех возможных ошибок. Отечественные системы обладают целым рядом технических несовершенств, поскольку создавались в сжатые сроки.
Однако отечественные виды систем электронного документооборота обычно учитывают российскую специфику: ввод имени и отчества, специальные параметры ввода адреса и т.д. Таким образом, происхождение системы напрямую влияет на ее потребительские свойства, и пользователю нужно делать определенный выбор.
Те системы, что были возведены с помощью платформ Domino и Lotus, следует рассматривать как самостоятельный класс СЭД. Они созданы на основе отечественных подходов к организации рабочего процесса, но механизмы в них используются зарубежные. Таким образом, получается удачное сочетание двух разновидностей.

Функционал

Все системы, имеющие дело с электронным документооборотом, обладают определенной функциональностью, о которой пользователь также должен знать. Главные свойства той или иной СЭД обычно подчеркиваются производителями. Согласно им можно выделить следующие классы данных систем:

регистрационные;
создающие электронные документы;
автоматизирующие работу с архивной информацией;
управляющие архивами;
извлекающие информацию из архивных файлов и прочих источников;
управляющие обработкой документов;
контролирующие работу устройств для хранения данных.

Такая классификация СЭД создается по функциональному признаку, но это лишь видимость. Классы в данном случае выделяются по совершенно разным признакам. Кроме того, они способны пересекаться, и два пользователя могут вести работу по одному и тому же файлу одновременно.

Главный плюс подобной классификации – высокая информативность. Функционал всех материалов описан достаточно подробно, при желании пользователь сможет легко разобраться, к какому именно классу можно отнести те или иные данные. Однако эту классификацию нельзя назвать корректной, она нуждается в серьезной доработке.

Управление контентом

Специалисты считают, что к СЭД необходимо относить системы, контролирующие общий корпоративный контент. В данном случае виды СЭД будут следующими:

для управления документами и обеспечения их связи с бизнес-процессами;
для обработки документации и ее ввода в постоянное использование;
для контроля за всеми записями, как актуальными, так и архивными;
для поиска и анализа имеющихся материалов;
для управления контентом на интернет-порталах;
для автоматизации бизнес-процессов;
для формирования коллективного сотрудничества;
для создания информационного сайта внутри организации.

Информативность данной классификации достаточно высока, но здесь также возможно активное пересечение видов друг с другом. В этом случае придется дополнительно разбираться с каждым материалом, что может вызвать дополнительные временные затраты.

Компоненты и общая функциональность

Быстрота и удобство – основные принципы качественной системы электронного документооборота, и их классификация может быть осуществлена и по компонентам и общему функционалу. Согласно этой классификации, существует 17 групп компонентов, которые внутри могут подразделяться на почти 90 типов.

Среди групп СЭД выделяют те, что отвечают за:

их распознавание,
регистрацию (по правилам),
поиск,
индексацию,
лингвоанализ,
обработку материалов,
прием и передачу файлов.

Некоторые из них занимаются репликацией, хранением файлов, работой в интернете, защитой от взлома, выводом документации, их используют для управления данными и разработки дополнительных приложений.

Такая классификация очень продуктивна. Ее использование помогает описывать системы электронного документооборота вместе с их достоинствами и недостатками, а также формировать требования к системам, которые только будут разработаны. Общий функционал описывается очень подробно, на их основе можно создать грамотные и содержательные требования.

Есть у этой классификации и недостаток – таким образом можно будет сформировать технические требования. Прикладные требования, имеющие отношение к реалиям предметной области, нужно будет формировать отдельно. Речь идет о типах материалов, с которыми придется работать внутри системы, а также об алгоритмах работы с ними. Важно понять, как именно файлы нужно обрабатывать и выводить из системы, но на это может уйти очень много времени.

В процессе своей деятельности хозяйствующие субъекты все реже отдают предпочтение бумажным носителям. Система электронного документооборота — это передовой стандарт, уже активно используемый в США и Европе, а у нас только набирающий популярность. Но какой она может быть и что за возможности дает? Предлагаем рассмотреть эти и другие сопутствующие моменты.

Сегодня она — обязательная и ключевая часть IT-инфраструктуры современного предприятия. Она существенно повышает эффективность деятельности — как коммерческой, так и промышленной или государственной организации, — помогая удобнее, быстрее, правильнее решать задачи как внутреннего управления, так и внешнего взаимодействия (с межведомственными подразделениями, вышестоящими инстанциями, поставщиками, целевой аудиторией).

Что такое система электронного документооборота (СЭД)

Она представляет собой совокупность программ, обеспечивающих создание, редактирование, разграничение прав доступа и распространение файлов в компьютерных сетях с сохранением возможностей контроля над ними на уровне компании.

Для ее внедрения требуется покупать платформу — программный пакет — и аппаратные средства для ее установки (сервер, сетевое оборудование и тому подобное). Для ее использования на уровне двух организаций и более нужен оператор, который будет контролировать отправку и доставку, правильность формата, заверение подписей, сохранность архива.

Разберемся с сокращениями, чтобы вы понимали, что такое СЭД, САД и так далее; первая аббревиатура общепринятая, тогда как под второй скрывается автоматизация делопроизводства; не реже можно встретить СЭДО и САДО, означающие системы документооборота — обычного и автоматизированного соответственно.

История развития

1. 80е годы ХХ века — стали появляться разрозненные решения, на базе отдельно взятых предприятий, разработанные под их нужды, силами их же внутренних специалистов; хорошо интегрировались в уже созданную инфраструктуру компании, но оставались плохо масштабируемыми — их практические нельзя было изменить.

2. Середина 90х — создание первых универсальных СЭД с возможностью адаптации к потребностям самых разных заказчиков; внедрялись уже сторонними разработчиками, в две стадии: сначала писалось унифицированное ядро, которое после подгонялось под конкретную фирму.

3. Старт нулевых — переориентация на WorkFlow и популяризация процессно-ориентированных движков; это позволило качественно изменить подход и не просто переводить бумажные документы в электронный вид, но и начать эффективно управлять их оборотом, постепенно его оптимизируя.

Сегодня наблюдаются благотворные условия для дальнейшего совершенствования решений и предоставления бизнесу, промышленным предприятиям и государственным структурам все более мощных и удобных инструментов.

Скорость формирования, удобство хранения, поиска, использования документов оказывает непосредственное влияние на эффективность управления компанией. Именно поэтому все большее число организаций постепенно отказывается от бумажного делопроизводства в пользу автоматизированных систем электронного документооборота. СЭД представляет собой инструмент по работе с электронными документами, который дает возможность организовать оборот всех необходимых документов в многопользовательском режиме.

Классификация систем электронного документооборота

Существует несколько типов СЭД:

Основные возможности и решаемые задачи

Системы электронного документооборота выполняют множество функций, среди которых:

разграничение доступа к документам компании для определенных сотрудников;
возможность совместного использования документов в головном офисе и филиалах;
минимизация рисков возникновения ошибок в документации;
исключение вероятности дублирования документов;
возможность создавать выборки и отчеты;
контроль над использованием и исполнением документов;
строгий порядок отчетности.

Согласно проведенным исследованиям, современные СЭД способны обеспечить компаниям значительные конкурентные преимущества. Частичная или полная автоматизация документооборота (делопроизводства) повышает эффективность и производительность труда в среднем на 20–25%, а также снижает затраты на содержание бумажного архива на 80%. Таким образом, организация может значительно сократить временные и денежные затраты за счет повышения скорости принятия решений.

Разработка и внедрение системы документооборота на предприятиях помогает решить следующие задачи:

оперативная отправка документов к отдельным пользователям;
минимизация сроков ознакомления, проверки, правки и согласования бумаг;
организация быстрого поиска информации;
надежное и удобное хранение документов;
возможность сортировки, фильтрации и группировки данных;
автоматизация документооборота;
построение отчетов, проведение выборки;
шифрование данных;
внедрение и взаимодействие системы с приложениями и программами.

Создание системы электронного документооборота

Стоимость разработки системы ЭД зависит от многих факторов:

специфики деятельности компании;
бизнес-процессов (модулей), которые необходимо автоматизировать (электронный архив, обработка корреспонденции, распорядительная документация, управление договорами);
платформы для системы (Sharepoint, Docsvision, EMC Documentum);
количества общих и одновременных пользователей;
условий внедрения продукта (приобретение необходимых лицензий, обучение пользователей, стороннее ПО, техническая поддержка).

Системы электронного документооборота повышают производительность и скорость работы сотрудников и управляющих предприятия, решая таким образом задачи внутреннего менеджмента, а также способствуют укреплению межведомственных контактов и более эффективному взаимодействию с контрагентами.

Читайте также: