Каковы основные требования предъявляемые к названию текста кратко

Обновлено: 05.07.2024

Требования к тексту документа [c.91]

Важнейшим требованием к тексту документа является последовательность изложения отдельных его положений. Она облегчает чтение и усвоение содержания документа. , N — [c.20]

ТРЕБОВАНИЯ К ТЕКСТУ ДОКУМЕНТА [c.26]

Раздел 2. Требования к текстам документов [c.43]

Перечислите требования к тексту документов. [c.296]

Г л а в а 3 ТРЕБОВАНИЯ К ТЕКСТУ ДОКУМЕНТА [c.36]

Каковы общие требования к тексту документа [c.42]

Стандарты на ОРД установили состав реквизитов, правила их оформления и расположения, требования к бланкам, к текстам документов и документам, изготавливаемым с помощью печатающих устройств. [c.44]

В практике документирования сложились общие требования, предъявляемые к текстам документов. [c.92]

Какие общие требования предъявляются к тексту документа [c.115]

Эти стандарты изданы суммарным тиражом около 1 млн. экземпляров и описаны в ряде книг и брошюр [85, 100, 108], поэтому остановимся только на самых общих их особенностях. Стандарт "Основные положения", имеющий теперь измененное название [29], содержит требования к оформлению документов, в значительной части известные, но применявшиеся не систематически. Это правила адресования, оформления резолюций, грифов утверждения и согласования, способов оформления дат, обязательности заголовка к тексту большинства документов, нумераций участков текста, визирования и подписания и др. [c.35]

Ряд документов оформляется в виде телефонограмм. Телефонограмма представляет собой разновидность служебного письма, подготавливаемого для оперативного решения служебных вопросов в виде, наиболее пригодном для передачи по линиям электросвязи. Использование в этих целях линий электросвязи (ъ данном случае телефонных) предъявляет некоторые особые требования к тексту передаваемых по ним документов. Так, рекомендуется ограничивать объем текста не более чем десятью строками (примерно 30 слов), избегать труднопроизносимых слов, словосочетаний и сложных речевых оборотов. [c.148]

Основополагающим государственным стандартом в области управленческой документации является ГОСТ 638 — 90 "Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению доку ментов "(введен с 01.01.91). В требованиях к оформлению документов содержатся указания по адресованию, согласованию, утверждению и датированию документов, чем обеспечивается единообразие в этих реквизитах, а также по рациональному размещению текстов в документах, порядку индексирования документов по общесоюзным классификаторам ОКУД и ОКПО. Необходимо учитывать и требование стандарта о проставлении реквизита переноса информации на машинный носитель. [c.178]

Дополнительно к настоящим требованиям в разделе 5 излагаются требования к текстам конкретных документов (письмо, докладная и служебная записки, телеграмма и др.) [c.52]

Факс — весьма распространенный способ передачи информации. Он удобен, поскольку со скоростью телефонограммы можно передать оригинальный текст со всеми его особенностями. С помощью факса может быть послан любой документ форматом А4. Особых требований к передаваемому документу нет, однако текст должен быть понятен и иметь все необходимые реквизиты. Макет факса приведен ниже. [c.83]

На стадии проекта исполнитель должен знать требования, предъявляемые к тексту документа, и требования государственных стандартов к оформлению документов. Значительно сокращает время составления документов использование типовых текстов и трафаретных бланков. Проект документа оформляют в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97. Перепечатанный и сверенный проект передается исполнителю для дальнейшего оформления — согласования, визирования, подписания. [c.173]

При выборе текстового редактора для работы вы должны учитывать многие факторы и сложность ваших документов, и масштаб (объемы) текстов, и требования к качеству документа на бумаге, и характер материалов (например, простая беллетристика или таблицы, формулы, уравнения и т. п.). [c.49]

Одно из главных требований к тексту — краткость изложения. Тексты писем, факсов и других документов не должны быть больше одной страницы. Исключение составляют контракты и договоры, объем которых не ограничивается. Краткость текста достигается лаконичностью изложения, заменой сложных предложений простыми, исключением повторений и излишних подробностей. [c.46]

При анализе документов обычно обращается внимание на следующие моменты О соблюдение общих требований к тексту О отсутствие типичных языковых ошибок О соблюдение этикета делового общения. Давайте и мы обратим внимание на эти моменты. [c.67]

Документ отражает объективную действительность, поэтому первое требование к содержанию документа — точное и правильное освещение событий. Формулировки документа должны быть правильными в юридическом отношении. Текст документа должен быть четким, не допускающим различных толкований. Краткость документа неразрывно связана с его конкретностью и точностью. [c.288]

Вместе с тем можно выделить общие требования к текстам служебных документов [c.16]

Своевременная и доброкачественная документация хозяйственных операций является необходимой предпосылкой правильной постановки учета и контроля. Небрежное или несвоевременное составление документов приводит к отставанию бухгалтерского учета, к дезорганизации всей учетной работы. Поэтому к оформлению документов предъявляются определенные требования. Первичный документ должен быть написан чернилами или химическим карандашом или же напечатан на пишущей машинке, либо изготовлен при помощи средств механизации учета (например, ЭВМ) четко и ясно, без помарок, подчисток и исправлений. Исправлять ошибки как в текстовой части, так и в цифровых данных следует, зачеркивая неправильный текст, количество или сумму и надписывая правильные данные, причем зачеркивать следует лишь одной чертой, чтобы можно было прочитать зачеркнутое. Внесенные в документ исправления должны быть заверены лицами, первоначально подписавшими документ. В кассовых и банковских платежных документах вообще не допускаются никакие исправления. Итоговые цифровые данные документа обязательно повторяются прописью (текстуально). [c.46]

В стандартах, технических условиях и других нормативных документах, используемых для целей сертификации продукции, должны быть ясно и однозначно указаны те характеристики, показатели и требования, которые подтверждаются при сертификации. Тексты должны быть сформулированы четко, обеспечивая их точное и однозначное толкование, в соответствии с требованиями Руководства ИСО/МЭК 7 Требования к стандартам, применяемым при сертификации изделий . [c.96]

Как уже было отмечено, в настоящее время законодательство по бухгалтерскому учету не определяет требования к содержанию различных нормативных актов по бухгалтерскому учету и формально не устанавливает их иерархии все документы обязательны для применения организациями, о чем прямо сказано в тексте закона. Российские положения по бухгалтерскому учету распространяются, как правило, на организации, являющиеся по законодательству юридическими лицами (за исключением кредитных и бюджетных организаций). В некоторых случаях разрешается их неприменение малыми предприятиями. [c.536]

Договоры относятся к организационной документации, так как лежат в основе организации совместной деятельности предприятий, частных лиц или их взаимоотношений. Вместе с тем эти документы отличаются от всех прочих организационных документов, что определяется, прежде всего, сферой их применения. Поэтому договоры выделяют в отдельную группу и к их составлению предъявляют совершенно особые требования. Можно сказать, что в данном случае требования к текстам документов, сформулированные в документоведении, в наибольшей степени смыкаются с правовыми требованиями3. [c.75]

Выполнение одного из важнейших требований к тексту документов - точное изложение его сути - в значительной степени зависит от правильности употребления слов и словосочетаний с учетом их значения и формы. При составлении текстов документов необходимо учитывать нормы словообразования, управления, употребления предлогов10 (см. приложение 5). [c.17]

Из общих положений о требованиях к тексту укажем на следующие текст распорядительного документа должен быть лаконичным, ясным по мысли, терминологически точным. В тексте следует избегать сложных придаточных предложений, большого числа причастных и деепричастных оборотов. Языковые конструкции должны содержать устоявшиеся, стандартные словосочетания, текст излагается в повелительной форме. [c.31]

Специфические требования к тексту отдельных видов распорядительных документов, макеты1, образцы и примеры их оформления будут приведены ниже (гл. 4). Здесь кратко изложим требования к оформлению таблиц и выводов. [c.32]

Официально-деловой стиль имеет свою специфику. Одно из основополагающих требований к языку документов — точность, однозначность высказывания. В связи с этим автору и редактору приходится порой действовать в ущерб красоте стиля, заботясь о ясности смысла. Обычно повторение одного и того же слова (или однокоренных слов) в пределах небольшого текста считается стилистической ошибкой. Но ситуация не может быть оценена столь определенно, если речь идет о повторении терминов. Специальная лексика обладает рядом особенностей, которые необходимо учитывать. Значение термина специфично, он чаще всего не имеет абсолютных синонимов и не может быть заменен другим словом без изменения сути высказывания. Поэтому нередко приходится делать исключение для текстов, насыщенных терминологией, и сохранять словесные повторы ради точности смысла. [c.141]

По поводу этого реквизита на технико-экономическом уровне может быть найден ответ на два вопроса 1) необходим ли заголовок к тексту документа данного формата 2) как его рационально оформить Что касается его содержания, то требования к нему формируются при создании автоматизированных систем обработки организационно-распорядительной документации1. [c.90]

Сокращение объема документооборота связывается с регламентацией документирования, уменьшением количества внутренних документов, рационализацией документации, созданием унифицированных систем документации (УСД), разработкой унифицированных требований к текстам, а также использованием бездокументных связей. Опосредованное влияние на документооборот оказывают такие составляющие документаци-онного обеспечения управления, как информационно-поисковая система учреждения, система контроля исполнения документов. Необходимо также установление оптимальных сроков документооборота по типовым вопросам, решаемым в деятельности учреждения, и наиболее рациональных маршрутов движения кортежей документов (по каждому типу решений). [c.81]

Значение и роль информации в работе менеджера — Виды служебных документов — Требования к агужебным документам — Текст документов — Организация работы с документами — Использование ЭВМ в работе с документами [c.276]

Начинается работа над исходящим документом с составления его проекта. На этой стадии исполнитель должен знать требования, предъявляемые к тексту документа, и требования ГОСТов к оформлению документов. Значительно сокращает время составления документов использование типовых текстов и диктофонов. Рукопись проекта документа или фонограмма передаются в машбюро или диктофонно-машинописное бюро. Машинистки оформляют документ строго в соответствии с требованиями ГОСТов. Перепечатанный и сверенный проект документа передается исполнителю для дальнейшего оформления — согласования, визирования, подписания. [c.136]

Подсистема АКИД четко определяет требования к тексту и резолюции контролируемых документов, а также критерия их исполнения. [c.154]

Закон о бухгалтерском учете — документ первого, высшего уровня должен быть по возможности краток и лаконичен. Он должен содержать либо обязательные для исполнения нормы, либо нормы — принципы, в соответствии с которыми строится и законодательство более низких уровней. Из текста закона должны быть исключены по возможности понятия и определения. С нашей точки зрения, в законе должны быть задекларированы основные принципы формирования достоверной информации — выполнения главной задачи бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности. Соответствующая самостоятельная статья в главе Основные требования к ведению бухгалтерского учета должна так и называться Основные принципы формирования полной и достоверной информации . Эти принципы должны быть сконцентрированы в одной статье закона, а не распылены в его разных пунктах и статьях, как это имеет место сейчас, так как именно они должны являться той отправной точкой, тем аргументом, тем обоснованием, которым должен руководствоваться профессиональный бухгалтер при формировании способа бухгалтерского учета, своего суждения в случаях, когда действующие нормативные акты всех уровней не дают ответа на тот или иной вопрос или их последовательное применение не обеспечивает формирование полной и достоверной информации об объектах бухгалтерского учета. [c.528]

Иллюстрации располагаются как по тексту документа (возможно ближе к соответствующим частям текста), так и в конце его выполняются в соответствии с требованиями стандартов ЕСКД и СПДС. [c.11]

Блогосфера

В массе информации, наполнившей сайты интернета, нас, прежде всего, привлекают заголовки. Собственно, многие их только и читают.

Заголовки мелькают перед глазами, удивляют, раздражают, заставляют улыбнуться или нахмуриться, шокируют или оставляю равнодушными. А вот что такое заголовок, знают немногие. Удивлены?

А вы попробуйте объяснить, что значит это понятие. Даже в солидных академических словарях его определение смутно и малопонятно. Но для работающих с текстом в любом его виде – от небольшого пресс-релиза, до многостраничного романа – жизненно необходимо знать о заголовке все.

Ведь хороший заголовок – это половина успеха всего текста.

Заголовок, заглавие, название

В настоящее время они употребляются как синонимы, по крайней мере, если речь идет о текстах. Мы с вами именно так и будем их употреблять, чтобы избежать ненужных повторов, но признавая, что некоторые семантические различия у них все же есть.

Все эти определения в той или иной мере подходят к заголовку, хоть и не раскрывают полностью его сути. Чтобы понять, что такое заголовок, и какое он имеет значение, нужно рассмотреть его функции.

Функции заголовка

В далеком прошлом заголовки были длинными, действительно, раскрывали то, о чем говорится в тексте, и напоминали мини-аннотации.

Но современное информационное пространство содержит такой объем и разнообразие текстов, что пользователям просто некогда читать столь пространный описания.

К тому же у читателя очень большой выбор, и чтобы наш текст прочитали, его заголовок должен выполнять сразу несколько функций.

Функция идентификации

Хороший заголовок отражает и представляет содержание статьи. Прочитав его, мы не просто узнаем, о чем этот текст, но и понимаем к какому жанру, стилю, категории он относится: продающий, информативный, рекламный, художественный, публицистический.

Заголовок должен привлекать внимание

Функция идентификации определяет и то значение, которое придают заголовку в копирайтинге. В процессе поиска информации в интернете человек создает поисковый запрос.

И если ваш текст будет озаглавлен уж слишком оригинально, то он просто не будет идентифицирован поисковыми системами и не дойдет до своего читателя.

Таким образом, чтобы заголовок выполнял функцию идентификации, он должен соответствовать следующим требования:

быть узнаваем ЦА, то есть содержать необходимые слова-маркеры;
отражать содержание статьи и ее пользу для читателя;
показывать принадлежность текста к определенной категории, жанру, стилю;
быть достаточно кратким, чтобы читатель мог идентифицировать текст с первого взгляда.

Функцию идентификации можно считать основной, но она начинает работать, только если читатель, вообще, замечает заголовок, а, значит, и текст. Поэтому не менее важной является и следующая функция.

Привлечение внимания

Даже поняв по заголовку, что текст, возможно, соответствует его интересам, человек не всегда готов его прочитать, потому что информации на аналогичную тематику, скорее всего, много. Это прекрасно понимают все, кто задавал свой вопрос в поисковой строке.

Там же не один миллион страниц предложат посмотреть. Разве что потребности и интересы у человека какие-то совсем уж специфические, тогда любой текст может попасть в поле его внимания.

Но чаще всего ничего экстраординарного в интересах человека нет, тем более если речь идет о продающих текстах с сайтов, которые буквально сражаются за каждого потенциального покупателя. В этом случае одной индексации будет мало. Заголовок должно чем-то зацепить, привлечь внимание случайно заглянувшего на сайт читателя.

Пример заголовка, который привлекает к себе внимание

Привлечение внимания – одна из самых сложных задач, которые должен решить автор текста. Для этого недостаточно знать интересы и нужды целевой аудитории, нужно понимать ее психологию, в том числе и психологию восприятия.

Достаточно упомянуть, что непроизвольное внимание неустойчиво и кратковременно. Если оно не подкреплено интересом, то взгляд задерживается на заголовке не более 2 секунд.

В интернете можно найти целые исследования удачных заголовков, привлекающих внимание. И главное в них – связь с насущными проблемами и интересами человека, наличие слов, которые действуют как сигнал для вспышки внимания.

Оригинальность, нестандартность, креативность заголовка тоже могут вызвать интерес, это ненадежный прием, так как в этом случае снижается роль другой функции – информационной.

Пример цепляющего заголовка

Информационная функция

Информационная составляющая должна быть у всех текстов вне зависимости от их цели и жанра. Интересный, яркий заголовок без информационной подпитки, может, и привлечет внимание, но к себе, а не к тексту.

Скорее всего, текст вы прочитаете, только если вам совсем нечем заняться.

Чтобы не вызывать сомнений и недоумения, название не должно содержать слов и терминов, непонятных ЦА, и, напротив, профессиональная лексика привлечет внимание именно тех, для кого данный текст написан.

Информация, которую несет заголовок, должна соответствовать тому, что написано в тексте. Нередко случается, что в погоне за читателем автор стремится привлечь его сенсацией.

Заголовок рассчитанный на сенсацию

А если ничего сенсационного не случилось, то можно намекнуть на это в заголовке, заинтриговать человека. Чаще всего это не обман в полном смысле слова, а лишь некоторое несоответствие названия и содержания.

Таким образом, все три функции важны, и на них заголовок держится как на трех китах. Но, кроме этих трех основных функций, название текста выполняет еще разнообразные частные задачи. Например, заголовки облегчают навигацию на сайте, выражают отношение автора к теме статье, создают необходимую атмосферу и т. д.

Особенности web-текста

Это значит, что заголовок должен содержать ключи – слова и фразы из поисковых запросов пользователей интернета. Наличие таких ключей играет значимую роль в оптимизации сайта, то есть подстройке под алгоритмы работы поисковых систем.

Заголовки, которые содержат ключевые слова

Сейчас много пишут, что сео-тексты (с ключами) отходят на второй план, а поисковые роботы больше внимания уделяют содержанию контента, а не плотности ключей в нем. Но это справедливо лишь отчасти и не касается заголовков. Они продолжают играть свою роль и в идентификации текста, и в продвижении сайта, на котором этот текст размещен.

Обязательное требование для web-текстов – наличие подзаголовков. Они не только помогают разделять контент на отдельные смысловые блоки и облегчают его восприятие, но и участвуют в продвижении текста, делают его более заметным и привлекательным для поисковых роботов.

Виды заголовков

Разнообразие заголовков как бумажных публикаций, так и веб-текстов усложняет их классификацию Но можно выделить несколько наиболее часто встречающихся видов.

Эта классификация относится к web-текстам и заголовкам СМИ. Что касается книг, то там нет такого четкого разделения заголовков на виды. Названия вообще могут стать понятны только после прочтения.

А информационную и идентификационную функции в книгах выполняют аннотации, которые печатают или на обложке, или на первой странице.

Общие правила оформления документов.

Требования к тексту служебных документов.

План:

1. Требования к тексту документа.

2. Нормы официально-делового стиля.

Текст – главный реквизит, ради которого составляется и оформляется весь документ.

Для рационализации составления текста документы оформляются в виде анкеты (применяются для получения определенных сведений), таблицы (применяются при изложении цифровой или словесной информации о нескольких объектах по ряду признаков.), связного текста или комбинации этих форм.

Этапы составления документа:

1. Уточнение целесообразности, цели документа и круг вопросов, подлежащих разрешению.

2. Изучение законодательных актов, решений правительства, регулирующих порядок решения вопросов такого рода.

3. Сбор информации по существу поставленного в документе вопроса.

4. Составляют проект документа.

В практике делопроизводства сложились общие требования, предъявляемые к текстам документа:

- Краткость изложения. Тексты писем, факсов и др. документов не должны быть больше одной страницы, сложные предложения заменяются простыми, исключаются повторения и излишние подробности.

- Безупречность в юридическом отношении. Формулировки служебных документов должны быть точными, не допускающими двоякого толкования.

- Достоверности и объективности информации, фиксируемой в документе. Т.е. непредвзятое описание и оценка событий.

- Полнота информации. Предполагается, что в документе изложена вся информация, необходимая для решения вопроса, поставленного в документе.

- Тон служебного письма должен быть нейтральным, желательно уважительным и доброжелательным.

- Если поводом для создания документа послужил другой документ или доказательством служат сведения из другого документа, в тексте приводят его полные данные.

Например:

При составлении текстов документов следует избегать тавтологий. Например: следует отметить следующее, пять человек детей, памятный сувенир и т.п.

В служебных документах должно быть ограничено наличие профессиональных терминов, в случае если его заменить нельзя, следует в скобках дать его объяснение. Недопустимо использовать разговорные и устаревшие слова.

Служебные документы отличает нейтральный тон. Переписка ведется от третьего лица, единственного или множественного числа, местоимения заменяются существительными (фирма просит, банк не возражает, завод направляет или направляем, считаем возможным, перечисляем и т.п.). В распорядительных документа, отражающих принцип единоначалия, текст излагается от первого лица (приказываю, предлагаю, прошу).

Используются также следующие формы:

- от третьего лица, единственного числа: решил (о) (в решениях);

- от первого лица множественного числа: решили, постановили, предлагаем.

Широко применяются в служебных документах сокращенные слова и словосочетания. Рекомендуется при первом употреблении сокращения в тексте в скобках давать его расшифровку.

Тексты большинства документов состоят из двух частей:

- вводной, содержащей основания или мотивы составления документа;

- основной, в которой излагаются выводы, предложения, просьбы, решения.

Например:

Просим принять участие и подготовить свои предложения.

Декан факультета Р.Д. Кореневский

Прошу выделить тыс. руб. на приобретение ПК для лаборатории.

Предполагается проведение лабораторных занятий по составлению документов, редактированию текстов, организацию справочной работы. Количество ПК в лаборатории рассчитывается на обеспечение занятий одной подгруппы студентов.

Можно составлять документы только из заключительной части:

Прошу принять меня на работу бухгалтером с 15 сентября 2006 года.

Текстовые документы должны удовлетворять требованиям, изложенным в ГОСТах 2.105-95, Р 6.30-2003.

Текстовый документ, выполняемый машинописным способом, должен иметь поля следующих размеров:

Левое – 30 мм, правое – 10 мм, нижнее – 20 мм, верхнее – 30 мм.

Первая строка текста оформляется с абзаца. Абзацный отступ равен пяти печатных знакам или 15-17 мм. С абзаца оформляется каждая новая мысль текста.

Для лучшего восприятия текст делится на абзацы. ГОСТ рекомендует печатать абзац, отступив 5 печатных знаков. Тексты большого объема делят на разделы, подразделы, подпункты.

Разделы и подразделы внутри документа должны иметь заголовки. Пункты и подпункты, как правило, заголовков не имеют. Заголовки должны четко и кратко отражать содержание разделов. Печатают их с заглавной буквы без точки в конце, не подчеркивая. Переносы в заголовках не допускаются. Если заголовок состоит из двух предложений, то их разделяют точкой.

Расстояние между заголовком и текстом должно быть равно 3-4 интервала (15 мм), а между заголовками раздела и подраздела – 2 интервала (8 мм).

Абзацы внутри подпунктов не нумеруются.

Пример:

1. Общие положения

Общие правила оформления документов.

Требования к тексту служебных документов.

План:

1. Требования к тексту документа.

2. Нормы официально-делового стиля.

Текст – главный реквизит, ради которого составляется и оформляется весь документ.

Этапы составления документа:

1. Уточнение целесообразности, цели документа и круг вопросов, подлежащих разрешению.

3. Сбор информации по существу поставленного в документе вопроса.

4. Составляют проект документа.

В практике делопроизводства сложились общие требования, предъявляемые к текстам документа:

- Тон служебного письма должен быть нейтральным, желательно уважительным и доброжелательным.

Например:

Используются также следующие формы:

- от третьего лица, единственного числа: решил (о) (в решениях);

- от первого лица множественного числа: решили, постановили, предлагаем.

Тексты большинства документов состоят из двух частей:

- вводной, содержащей основания или мотивы составления документа;

- основной, в которой излагаются выводы, предложения, просьбы, решения.

Например:

Просим принять участие и подготовить свои предложения.

Декан факультета Р.Д. Кореневский

Прошу выделить тыс. руб. на приобретение ПК для лаборатории.

Можно составлять документы только из заключительной части:

Прошу принять меня на работу бухгалтером с 15 сентября 2006 года.

Текстовые документы должны удовлетворять требованиям, изложенным в ГОСТах 2.105-95, Р 6.30-2003.

Текстовый документ, выполняемый машинописным способом, должен иметь поля следующих размеров:

Левое – 30 мм, правое – 10 мм, нижнее – 20 мм, верхнее – 30 мм.

Абзацы внутри подпунктов не нумеруются.

Пример:

1. Общие положения

В настоящем стандарте использованы ссылки на следующие стандарты:

ГОСТ 2.004—88 ЕСКД. Общие требования к выполнению конструкторских и технологических документов на печатающих и графических устройствах вывода ЭВМ

ГОСТ 2.104—68 ЕСКД. Основные надписи

ГОСТ 2.106—68 ЕСКД. Текстовые документы

ГОСТ 2.109—73 ЕСКД. Основные требования к чертежам

ГОСТ 2.301—68 ЕСКД. форматы

ГОСТ 2.304—81 ЕСКД. Шрифты чертежные

ГОСТ 2.316—68 ЕСКД. Правила нанесения на чертежах надписей, технических требований и таблиц

ГОСТ 2.321—84 ЕСКД. Обозначения буквенные

ГОСТ 2.503—90 ЕСКД. Правила внесения изменений

ГОСТ 6.38—90 УСД. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов

ГОСТ 7.32—91 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления

ГОСТ 8.417—81 ГСИ. Единицы физических величин

ГОСТ 13.1 802—80 Репрография. Микрография. Документы для съемки. Общие требования и нормы

ГОСТ 21.1101—92 СПДС. Основные требования к рабочей документации

ГОСТ 28388—89 Система обработки информации. Документы на магнитных носителях данных. Порядок выполнения и обращения

3 ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

3.1 Текстовые документы подразделяют на документы, содержащие, в основном, сплошной текст (технические условия, паспорта, расчеты, пояснительные записки, инструкции и т.п.), и документы, содержащие текст, разбитый на графы (спецификации, ведомости, таблицы и т.п.).

3.2 Текстовые документы выполняют на формах, установленных соответствующими стандартами Единой системы конструкторской документации (ЕСКД) и Системы проектной документации для строительства (СПДС).

Требования, специфические для некоторых видов текстовых документов (например эксплуатационных документов), приведены в соответствующих стандартах.

3.3 Подлинники текстовых документов выполняют одним из следующих способов:

— машинописным, при этом следует выполнять требования ГОСТ 13.1.002. Шрифт пишущей машинки должен быть четким, высотой не менее 2,5 мм, лента только черного цвета (полужирная);

— рукописным — чертежным шрифтом по ГОСТ 2.304 с высотой букв и цифр не менее 2,5 мм. Цифры и буквы необходимо писать четко черной тушью;

— с применением печатающих и графических устройств вывода ЭВМ (ГОСТ 2.004).

— на магнитных носителях данных (ГОСТ 28388).

3.4 Копии текстовых документов выполняют одним из следующих способов:

— типографским — в соответствии с требованиями, предъявляемыми к изданиям, изготовляемым типографским способом;

— ксерокопированием — при этом рекомендуется размножать способом двустороннего копирования;

— на магнитных носителях данных.

3.5 Вписывать в текстовые документы, изготовленные машинописным способом, отдельные слова, формулы, условные знаки ГОСТ 2.105—95 (рукописным способом), а также, выполнять иллюстрации следует черными чернилами, пастой или тушью.

3.6 Расстояние от рамки формы до границ текста в начале и в конце строк — не менее 3 мм.

Расстояние от верхней или нижней строки текста до верхней или нижней рамки должно быть не менее 10-мм.

Абзацы в тексте начинают отступом, равным пяти ударам пишущей машинки (15 — 17 мм).

Пример выполнения текстового документа приведен в приложении А.

3.7 Опечатки, описки и графические неточности, обнаруженные в процессе выполнения документа, допускается исправлять подчисткой или закрашиванием белой. краской и нанесением на том же месте исправленного текста (графики) машинописным способом или черными чернилами, пастой или тушью рукописным способом.

Повреждения листов текстовых документов, помарки и следы не полностью удаленного прежнего текста (графика) не допускается.

После внесения исправлений документ должен удовлетворять требованиям микрофильмирования, установленным ГОСТ 13.1.002.

3.8 Для размещения утверждающих и согласующих подписей к текстовым документам рекомендуется составлять титульный лист и (или) лист утверждения в соответствии с разделом 6 настоящего стандарта.

Обязательность и особенности выполнения титульных листов оговорены в стандартах ЕСКД и СПДС на правила выполнения соответствующих документов.

3.9 К текстовым документам рекомендуется выпускать лист-регистрации изменений в соответствии с ГОСТ 2.503 и ГОСТ 21.101.

4 ТРЕБОВАНИЯ К ТЕКСТОВЫМ ДОКУМЕНТАМ, СОДЕРЖАЩИМ, В ОСНОВНОМ, СПЛОШНОЙ ТЕКСТ

4.1 Построение ,документа

4.1.1. Текст документа при необходимости разделяют на разделы и подразделы.

При большом объеме документа допускается разделять его на части, а части, в случае необходимости, на книги. Каждую часть и книгу комплектуют отдельно. Всем частям дают наименования и присваивают обозначение документа. Начиная со второй части, к этому обозначению добавляют порядковый номер, например:

ХХХХ.331П2.032ФО, ХХХХ.ЗЗП12.032Ф01, ХХХХ.331112.032Ф02, и т.д. Всем книгам дают наименование и присваивают порядковый номер….

Листы документа нумеруют в пределах каждой части, каждую часть начинают на листах с основной надписью по форме ГОСТ 2.104 и форме 3 ГОСТ Р 21.1101.

4.1.2. Разделы Должны иметь порядковые номера в пределах всего документа (часть, книги), обозначенные арабскими цифрами без точки и записанные с абзацевого отступа. Подразделы должны иметь нумерацию в пределах каждого раздела. Номер подраздела состоит из номеров раздела и подраздела, разделенных точкой. В конце номера подраздела точки не ставится. Разделы, как и подразделы, могут состоять из одного или нескольких пунктов.

4.1.3 Если документ не имеет подразделов, то нумерация пунктов в нем должна быть в пределах каждого раздела, и номер пункта должен состоять из номеров раздела и пункта, разделенных точкой. В конце номера пункта точка не ставится, например:

1 Типы и основные размеры

1.2.г Нумерация пунктов первого раздела документа

2 Технические требования

2.2.г Нумерация пунктов второго раздела документа

Если документ имеет подразделы, то нумерация пунктов должна быть в пределах подраздела и номер пункта должен состоять из номеров раздела, подраздела и пункта, разделенных точками, например:

3 Методы испытаний

3.1 Аппараты, материалы и реактивы

3.1.2 Нумерация пунктов первого подраздела третьего

4.1.4 Если раздел или подраздел состоит из одного пункта, он также нумеруется.

4.1.5 Если текст документа подразделяется только на пункты, они нумеруются порядковыми номерами в пределах документа.

4.1.6 Пункты, при необходимости, могут быть разбиты на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта, например: 4.2.1.1, 4.2.1.2, 4.2.1.3 и т.д.

4.1.7 Внутри пунктов или подпунктов могут быть приведены перечисления.

Перед каждой позицией перечисления следует ставить дефис или при необходимости ссылки в тексте документа на одно из перечислений, строчную букву, после которой ставится скобка. Для дальнейшей детализации перечислений необходимо использовать арабские цифры, после которых, ставится скобка, а запись производится с абзацного отступа, как показано в примере.

4.1.8 Каждый пункт, подпункт и перечисление записывают с абзацного отступа.

4.1.9 Разделы, подразделы должны иметь заголовки. Пункты, как правило, заголовков не имеют.

Заголовки должны четко и кратко отражать содержание разделов, подразделов.

Заголовки следует печатать с прописной буквы без точки в конце, не подчеркивая. Переносы слов в заголовках не допускаются. Если заголовок состоит из двух предложений, их разделяют точкой.

Расстояние между заголовком и текстом при выполнении документа машинописным способом должно быть равно 3,4 интервалам, при выполнении рукописным способом — 15 мм. Расстояние между заголовками раздела и подраздела — 2 интервала, при выполнении рукописным способом — 8 мм.

4.1.10 Каждый раздел текстового документа рекомендуется начинать с нового листа (страницы).

4.1.11 В документе (части, книге) большого объема на первом (заглавном) листе и, при необходимости, на последующих листах помещают содержание, включающее номера и наименования разделов и подразделов с указанием номеров листов (страниц).

Если документ разбит на части (книги), то в конце содержания первой части (книги) перечисляют обозначение и наименование (при наличии) остальных частей (книг). Содержание включают в общее, количество листов данного документа (части, книги).

Слово 'Содержание' записывают в виде заголовка (симметрично тексту) с прописной буквы. Наименования, включенные в содержание, записывают строчными буквами, начиная с прописной буквы.

4.1.12 В конце текстового документа перед листом регистрации изменений допускается приводить список литературы, которая была использована при его составлении. Выполнение списка и ссылки на него в тексте — по ГОСТ 7.32. Список литературы включают в содержание документа.

4.1.13 Нумерация страниц документа и приложений, входящих в состав этого документа, должна быть сквозная. Допускается вместо сквозной нумерации страниц применять нумерацию страниц в пределах каждого раздела документа следующим образом: 3 15

4.2 Изложение текста документов

4.2.1 Полное наименование изделия на титульном листе, в основной надписи и при первом упоминании в тексте документа должно быть одинаковым с наименованием его в основном конструкторском документе.

В последующем тексте порядок слов в наименовании должен быть прямой, т.е. на первом месте должно быть определение (имя прилагательное), а затем — название изделия (имя существительное);

при этом допускается употреблять сокращенное наименование изделия.

Наименования, приводимые в тексте документа и на иллюстрациях, должны быть одинаковыми.

4.2.2 Текст документа должен быть кратким, четким и не допускать различных толкований.

При изложении обязательных требований в тексте должны применяться слова 'должен', 'следует', 'необходимо', 'требуется, чтобы', 'разрешается только', 'не допускается', 'запрещается', 'не следует'. При изложении других положений следует применять слова — 'могут быть', 'как правило', 'при необходимости', 'может быть', 'в случае' и т.д.

При этом допускается использовать повествовательную форму изложения текста документа, например 'применяют', 'указывают' и т.п.

В документах должны применяться научно-технические термины, обозначения и определения, установленные соответствующими стандартами, а при их отсутствии — общепринятые в научно-технической литературе.

Если в документе принята специфическая терминология, то в конце его (перед списком литературы) должен быть перечень принятых терминов с соответствующими разъяснениями. Перечень включают в содержание документа.

4.2.3 В тексте документа не допускается:

— применять обороты разговорной речи, техницизмы, профессионализмы;

применять для одного и того же понятия различные научно-технические термины, близкие по смыслу (синонимы), а также иностранные слова и термины при наличии равнозначных слов и терминов в русском языке;

— применять произвольные словообразования;

— применять сокращения слов, кроме установленных правилами русской орфографии, соответствующими государственными стандартами, а также в данном документе;

— сокращать обозначения единиц физических величин, если они употребляются без цифр, за исключением единиц физических величин в головках и боковиках таблицей в расшифровках буквенных обозначений, входящих в формулы и рисунки.

4.2.4 В тексте документа, за исключением формул, таблиц и рисунков, не допускается:

— применять математический знак минус (—) перед отрицательными значениями величин (следует писать слово 'минус');

— применять знак '0' для обозначения диаметра (следует писать слово 'диаметр'). При указании размера или предельных отклонений диаметра на чертежах, помещенных в тексте документа, перед размерным числом следует писать знак '0';

— применять без числовых значений математические знаки, например > (больше),

Диаметр стержня крепежной детали, мм

Масса 1000 шт стальных шайб, кг

Диаметр стержня крепежной детали, мм

Масса 1000 шт стальных шайб, кг

4.4.8 Графу 'Номер по порядку' в таблицу включать не допускается. Нумерация граф таблицы арабскими цифрами допускается в тех случаях, когда в тексте документа имеются ссылки на них, при делении таблицы на части, а также при переносе части таблицы на следующую страницу в соответствии с рисунком 4.

Размеры в миллиметрах

Условный проход Dy

Масса, кг, не более

При необходимости нумерации показателей, параметров или других данных порядковые номера следует указывать в первой графе (боковике) таблицы непосредственно перед их наименованием в соответствии с рисунком 5. Перед числовыми значениями величин и обозначением типов, марок и т.п. порядковые номера не проставляют.

1 Ток коллектора, А

2 Напряжение на коллекторе, В

3 Сопротивление нагрузки коллектора. Ом

4.4.9 Если все показатели, приведенные в графах таблицы, выражены в одной и той же единице физической величины, то ее обозначение необходимо помещать над таблицей справа, а при делении таблицы на части — над каждой ее частью в соответствии с рисунком 2.

Если в большинстве граф таблицы приведены показатели, выраженные в одних и тех же единицах физических величин (например в миллиметрах, вольтах), но имеются графы с показателями, выраженными в других единицах физических величин, то над таблицей следует писать наименование преобладающего показателя и обозначение его физической величины, например, 'Размеры в миллиметрах', 'Напряжение в вольтах', а в подзаголовках остальных граф приводить наименование показателей и (или) обозначения других единиц физических величин в соответствии с рисунком 4.

Для сокращения текста заголовков и подзаголовков граф отдельные понятия заменяют буквенными обозначениями, установленными ГОСТ 2.321, или другими обозначениями, если они пояснены в тексте или приведены на иллюстрациях, например D — диаметр, Н — высота, L — длина.

Показатели с одним и тем же буквенным обозначением группируют последовательно в порядке возрастания индексов в соответствии с рисунком 4.

4.4.10 Ограничительные слова 'более', 'не более', 'менее', 'не менее' и др. должны быть помещены в одной строке или графе таблицы с наименованием соответствующего показателя после обозначения его единицы физической величины, если они относятся ко всей строке или графе. При этом после наименования показателя перед ограничительными словами ставится запятая в соответствии с рисунками 4 и 5.

4.4.11 Обозначение единицы физической величины, общей для всех данных в строке, следует указывать после ее наименования в соответствии с рисунком 5. Допускается при необходимости выносить в отдельную строку (графу) обозначение единицы физической величины

4.4.12 Если в графе таблицы помещены значения одной и той же физической величины, то обозначение единицы физической величины указывают в заголовке (подзаголовке) этой графы в соответствии с рисунком 6. Числовые значения величин, одинаковые для нескольких строк, допускается указывать один раз в соответствии с рисунками 4 и 6.

Читайте также: