Какова роль коммуникаций в организации в менеджменте кратко

Обновлено: 04.07.2024

Общение — это процесс обмена информацией между двумя или более людьми.

обеспечивать эффективный обмен информацией между административными субъектами и объектами.
улучшение межличностных отношений в процессе обмена информацией.
создание информационных каналов для обмена информацией между отдельными сотрудниками и командами и координации их задач и действий.
регулирование и рационализация информационных потоков.

В зависимости от типа обмена информацией различают следующие виды связи:

межличностное или организационное общение, основанное на вербальной коммуникации;
Общение на основе письменного обмена информацией

Межличностное общение делится на:

формально или официально;
неформально.

Официальная коммуникация определяется политикой, правилами, должностными инструкциями организации и осуществляется по официальным каналам.

Неформальная коммуникация не следует общим правилам конкретной организации, она осуществляется в соответствии с установленной системой личных отношений между сотрудниками организации.

Неформальные организационные коммуникационные сети существуют из-за желания сотрудников получать информацию, которую они не могут получить через формальную организационную коммуникацию.

Типичная информация, передаваемая по неформальным каналам связи:

угрожает сокращением численности производственного персонала;
новые методы оказания помощи в случае задержек;
Изменения в структуре организации;
предстоящие парады и промо-акции;
подробный доклад о споре между двумя руководителями на последнем заседании;
кто с кем встречается после работы.

Есть две точки зрения на то, как минимизировать эти слухи:

распространять как можно больше информации по официальным каналам связи;
поощрять создание неформальных коммуникационных сетей и вовлекать в эти сети менеджеров для передачи информации.

Формальная организационная коммуникация включает в себя:

Вертикальная, где информация перемещается с одного уровня иерархии на другой;
Горизонтально между различными подразделениями для координации деятельности различных подразделений. Связь между различными подразделениями необходима для обмена информацией между ними и для координации задач и мероприятий. Специализированные подразделения следует поощрять к совместной работе в целях продвижения организации в правильном направлении. Добавленная стоимость горизонтальной коммуникации заключается в формировании равноправных отношений. Такие отношения являются важным ингредиентом удовлетворенности сотрудников в организации.

Вертикальная связь, в свою очередь, разделена:

Межличностное общение также делится на:

Вербальный (вербальный);
Невербальный, используется для обмена информацией без использования слов, например, с помощью жестов, интонации голоса и т.д.

Структура коммуникационного процесса.

В процессе коммуникации выделяются четыре основных элемента:

Процесс обмена информацией включает в себя взаимосвязанные этапы:

При организации сетей связи в компаниях необходимо учитывать специфику различных видов и каналов связи на каждом этапе коммуникационного процесса.

Формирование сетей и процессов связи, а также выбор средств и каналов связи осуществляется на предприятии в соответствии с проектом его организационной структуры в соответствии с выбранным направлением деятельности, принятой производственной программой и структурой управления. Решения, касающиеся коммуникации и содержащие Правила процедуры коммуникации, устанавливаются для каждого иерархического уровня управления и препровождаются назначенному должностному лицу.

Роль коммуникации

Менеджеры тратят не менее 50-90% своего рабочего времени на общение. Обмен информацией происходит во всех видах управленческой деятельности и называется коммуникацией процессов. Неэффективная коммуникация является одной из основных причин проблем управления. Необходимо неустанно учиться, как уменьшить случаи неэффективной коммуникации. Профессиональные менеджеры представляют суть коммуникационного процесса, обладают хорошо развитыми навыками устного и письменного общения, хорошо понимают, как окружающая среда влияет на обмен информацией.

Коммуникация внутри организаций и между организацией и ее окружением в совокупности представляет собой то, что называется организационной коммуникацией. При объяснении основных понятий, используемых для описания процесса коммуникации между людьми, следует отметить, что процесс коммуникации в организации, как правило, упорядочен и в определенной степени регламентирован и предсказуем.

Коммуникация играет важную роль в процессе управления:

между организацией и окружающей средой. Организации используют различные средства связи со своей внешней средой. Они общаются с существующими и потенциальными клиентами посредством рекламы и других средств стимулирования. В своих отношениях с общественностью они формируют определенный имидж, имидж организации на местном, национальном и международном уровнях. Организации должны подчиняться правительственному регулированию и готовить различные письменные доклады по этому вопросу. Это лишь несколько примеров того, как организация реагирует на события и факторы во внешней среде. Встречи, телефонные звонки, записки и отчеты, которые распространяются внутри организации, часто являются ответом на возможности или проблемы, создаваемые внешней средой.
общение между начальством и подчиненными. Наиболее очевидное общение происходит между начальством и подчиненными. Примеры обмена информацией между начальником и подчиненным включают в себя: Уточнение задач, приоритетов и ожидаемых результатов; обеспечение участия в выполнении задач подразделения; обсуждение проблем производительности; обеспечение признания и вознаграждения для мотивации; совершенствование и развитие навыков подчиненных; сбор информации о возникающей или существующей проблеме и т.д.
коммуникация между лидером и его рабочей группой позволяет лидеру повысить эффективность действий группы. Так как все члены группы принимают участие в обмене, у каждого есть возможность подумать о новых задачах и приоритетах группы, о том, как она должна работать вместе, о предстоящих изменениях и возможных последствиях, о текущих проблемах, успехах, предложениях рационального характера. Иногда рабочая группа может встретиться без лидера, чтобы обсудить проблемы. Это повышает удовлетворенность сотрудников своей работой.

Коммуникационные барьеры и как их преодолеть.

Коммуникация считается успешной, когда получатель информации адекватно понимает ее содержание в том смысле, который вкладывает в нее отправитель, т.е. менеджер. В противном случае, это неудачное общение.

Факторы, снижающие возможности успешного общения, называются коммуникационными барьерами.

Различают коммуникационные барьеры на макро- и микроуровне.

Макро-барьеры на пути коммуникации препятствуют успешному общению в целом. В том числе: Перенаселенность и искажение информации в информационных сетях, потребность во все более сложной информации, интернационализация деловых контактов и растущее значение иностранных языков.

Микробарьеры для связи препятствуют успешному общению в определенных узких областях. В том числе: Отношение источника информации (отправителя) к получателю (адресату); Отношение адресата к источнику информации; Восприятие многозначных слов получателем информации; Отсутствие обратной связи.

Десять заповедей успешного общения:

Организационное и межличностное общение

Барьеры в организационной коммуникации.

Информационная перегрузка. Менеджер, занятый обработкой поступающей информации и необходимостью поддержания информационного обмена, часто не в состоянии эффективно реагировать на всю информацию. Он вынужден отсеивать менее важную информацию и оставлять только ту, которая кажется ему наиболее важной. К сожалению, понимание сотрудниками важности информации может быть различным.

Препятствия в межличностном общении.

Межличностный обмен информацией требует преодоления межличностных барьеров:

Восприятие;
Семантика;
Обмен невербальной информацией;
Плохая обратная связь;
Недостаток внимания.

Препятствия на пути восприятия. Люди реагируют не на то, что происходит, а на то, что воспринимается как происходящее. Это требует преодоления барьеров восприятия. Одним из таких барьеров является конфликт между основами суждения, убеждениями отправителя и убеждениями получателя. Люди могут интерпретировать одну и ту же информацию по-разному в зависимости от накопленного опыта.

Коммуникационный климат влияет на отношения в организации. Исследования показали, что в атмосфере доверия увеличивается поток информации и повышается точность информации, которой обмениваются люди в организации. Когда лидеры открыты и честны со своими сотрудниками, они реагируют соответствующим образом. Чем выше открытость людей, участвующих в обмене информацией, тем больше удовлетворение от контакта.

Сематические барьеры. Посредством информационного контакта и использования символов люди пытаются обменяться информацией и найти понимание. В качестве символов используются слова, жесты и интонации. Эти символы обмениваются людьми в процессе общения. Часто проблемы общения связаны с использованием слов в качестве символов.

Семантика занимается тем, как используются слова и каковы значения, передаваемые словами. Поскольку слова могут означать разные вещи для разных людей, послание, сформулированное одним человеком, не обязательно одинаково интерпретируется и понимается получателем информации.

Невербальные барьеры. В невербальной коммуникации используются символы, отличные от слов. Часто невербальное общение происходит одновременно с вербальной коммуникацией и может усилить или изменить значение слов. Обмен взглядами, выражениями лица, улыбающимися и неодобрительными выражениями, приподнятые брови в замешательстве, анимированные или поставленные на паузу взгляды, взгляды с выражением одобрения или неодобрения ~ это примеры невербального общения. Другой вид невербального общения связан с вербальным и выражается в том, как произносятся слова. Это интонация, модуляция голоса, беглость речи и другие речевые характеристики.

Таким образом, коммуникация является связующим звеном между взаимозависимыми частями организации. Как только связь прерывается, организованная деятельность перестает существовать. Его снова заменяет нескоординированная деятельность отдельных лиц.

Коммуникация не только является существенным элементом внутреннего функционирования организации, но и играет важную роль в обмене информацией между организацией и окружающей средой. Система коммуникации служит средством вовлечения организаций во внешнюю среду их деятельности.

Элементы процесса коммуникации

В процессе обмена информацией можно выделить четыре основных элемента:

Значения являются относительными и допускают субъективную интерпретацию. Этот факт заставил Берло сделать вывод о том, что смысл заложен в людях, а не в посланиях. Он имел в виду, что слова сами по себе не имеют значения: Именно источник и приемник придают им смысл.

Получатель — лицо, для которого предназначена информация и которое ее интерпретирует. Важнейший элемент коммуникационного процесса.

Этапы процесса коммуникации

В процессе обмена информацией можно выделить четыре основных этапа:

генезис идеи;
Кодирование и выбор канала;
Передача;
Дешифровка.

Наиболее известными каналами являются речевые и письменные материалы, электронная связь, включая компьютерные сети, электронная почта, видеокассеты и видеоконференции. Если канал не подходит для физического воплощения символов, передача невозможна. Если канал не будет соответствовать идее, то эффективной коммуникации будет мало. Например, руководитель может захотеть предупредить подчиненного о серьезных нарушениях безопасности. Об этом лучше сообщить в официальном письме или на встрече, чем за разговором за чашкой кофе.

Выбор средств связи не должен ограничиваться одним каналом. Часто бывает желательно использовать два или более средств связи в комбинации. Необходимо определить порядок и интервалы передачи информации с этих носителей. Исследования показывают, что одновременный обмен устной и письменной информацией обычно более эффективен, чем использование одного из этих средств.

Шум — это все, что искажает смысл информации. Источники шума, которые могут создавать барьеры для обмена информацией, связаны с языковыми, вербальными или невербальными различиями в восприятии, которые могут изменять смысл в процессах кодирования и декодирования, и различиями в статусе между начальством и подчиненными, которые могут затруднять точную передачу информации. Всегда присутствуют определенные уровни шума; на каждом этапе обмена информацией происходит некоторое искажение смысла. Высокий уровень шума приводит к потере смысла, может блокировать обмен информацией.

Читайте дополнительные лекции:

Образовательный сайт для студентов и школьников

Проблемы сырьевой модели экономики в РоссииТема сырьевой модели экономики в России является довольно неоднозначной. Подобного рода модель экономики, сложившаяся в России за последние два десятилетия, не имеет будущего, поскольку является затруднительной. Для разрешения данной проблемы

Суть стратегического менеджмента краткоЧто такое стратегический менеджмент? Как он может быть полезен вашей компании? Как можно быстро и оперативно запустить его в реализацию? Содержание статьи: Суть стратегического менеджментаФункции стратегического менеджментаЦикл стратегического менеджмента Суть

Суть SWOT-анализа кратко: как делать и использовать?Содержание статьи: Что же такое SWOT-анализ предприятия?Как делать SWOT-анализ организацииИнтерпретация результатовРешаемые задачиSWOT-анализ может быть использован для:Примеры Что же такое SWOT-анализ предприятия? Как правило, в литературе SWOT-анализ представляют в виде такой таблицы

Анализ конкурентов и карта стратегических группВ данной статье мы рассмотрим рынок конкуренции при помощи одной из знаменитых моделей маркетинга. Содержание статьи: Модель 5-и рыночных сил ПортераНовые конкурентыСубститутыАнализ конкурентовКарта стратегических групп Модель 5-и рыночных сил Портера В 1979

Коммуникации в организации: понятие, виды, барьеры, проблемыСуществует множество различных видов коммуникаций в организации. Но, в первую очередь, говорят про распространение информации по иерархии компании. Содержание статьи: Виды корпоративных коммуникацийМетоды повышения эффективности коммуникацииЭлектронные коммуникацииФормальные и неформальные коммуникацииБорьба

Коммуникации в организации: понятие, виды, барьеры, проблемы

Коммуникации в организации — это сложная система обмена информацией между организационными элементами, осуществляемая по различным каналам связи.

Существует множество различных видов коммуникаций в организации. Но, в первую очередь, говорят про распространение информации по иерархии компании.

Виды корпоративных коммуникаций

а) нисходящие коммуникации, то есть коммуникации, которые направлены от руководителя к подчиненному;
б) восходящие коммуникации – это коммуникации, которые идут от подчиненного к руководителю; как правило, это отчеты, обратная связь;
в) горизонтальные коммуникации – это коммуникации между сотрудниками, принадлежащими одному уровню организационной системы.

Методы повышения эффективности коммуникации

Электронные коммуникации

На сегодняшний день большую роль в процессе коммуникаций играют электронные коммуникации.

Формальные и неформальные коммуникации

Кроме этого, с точки зрения каналов распространения информации, выделяются формальные коммуникации, которые используют санкционировано-официальные источники информации, и неформальные коммуникации – используют неофициальные каналы взаимодействия.

Большую роль в неформальной коммуникации играют слухи. Слухи могут не только позитивным образом воздействовать на деятельность организации, но и чаще всего негативным.

Существует даже статистика, согласно которой 75% информации, передающейся через слухи, является правдой, и поэтому очень часто то, что подается в виде слуха, оказывается простейшей провокацией.

Борьба со слухами

Существует несколько стандартных действий, которые позволяют предотвратить негативные эффекты от распространения слухов:
1) нужно предоставлять совершенно точные факты, ссылаясь на достоверные источники;
2) не следует пересказывать слух при его опровержении;
3) если слух уже серьезно повлиял на поведение сотрудников, стоит обратиться за поддержкой к неформальным лидерам, к лидерам мнений в организации, которые своим влиянием могут предотвратить дальнейшее распространение этого ложного слуха;
4) следует устранять причины появления слухов;
5) противодействовать слухам как можно раньше;
6) руководитель должен доносить правильные факты.

Невербальные коммуникации

Определение проблем

Для того, чтобы построить эффективную систему коммуникации в организации, обычно проводят диагностику проблем в коммуникации.

Исследование проблем в коммуникации проводится в различных формах, таких как: опрос сотрудников (один из самых эффективных способов), индивидуальные беседы с сотрудниками и проведение фокус-групп (один из основных методов, когда сотрудники одного или нескольких подразделений собираются и отвечают на вопросы).

Барьеры в процессе коммуникации

В первую очередь, говорят о том, что сбои в процессе коммуникации, могут быть вызваны личностными факторами или факторами, связанными с личностными характеристиками коммуницирующих людей (психологические комплексы, патологии, антипатии и т.п.).

Существуют организационные факторы. Это одна из типичных проблем в организации, когда в этой организации плохие каналы коммуникации, слишком бюрократические процедуры, неправильно построены бизнес-процессы и т.д.

Также, можно выделить такие интересные факторы, как: различия в статусе (сотрудники с более высоким статусом не готовы слушать сотрудников с более низким), культурные (сотрудники в силу различий в культуре не в состоянии понять друг друга), временные (на коммуникацию не хватает времени), коммуникативные перегрузки (слишком большие потоки информации, и, наконец, нежелание делиться информацией из-за каких-то личных интересов.

Коммуникация может быть определена как процесс обмена и понимания информации между двумя и более людьми с целью мотивирования определенного поведения или влияния на него. Цель коммуникационного процесса – обеспечение понимания информации. Однако сам обмен информацией не гарантирует такого понимания и эффективного общения участвующих в обмене сторон. Обмен информацией происходит только в том случае, когда одна сторона предлагает информацию, а другая воспринимает ее. Поэтому эффективные коммуникации требуют от каждой из сторон определенных коммуникативных навыков, умений, взаимопонимания.

Чтобы лучше понять процесс обмена информацией, условия его эффективности, назовем элементы и стадии процесса коммуникаций. В процессе обмена информацией выделяют четыре элемента.

3. Канал, средство передачи информации. С его помощью она направляется к заданному адресату. Каналами могут быть телефонная линия, радиоволна, воздух, передающий устную речь, компьютерные сети, каналы доставки письменной корреспонденции и т. д. Если канал в момент передачи или обмена информацией связывает более двух организационных единиц, он образует информационную сеть.

4. Получатель, лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.

Этапами обмена информацией являются следующие:

2) кодирование и выбор канала. Кодирование – это преобразование передаваемой информации с помощью символов в послание или сигнал, который может быть передан. Формами кодирования выступают речь, текст, рисунок, поступок, жест, улыбка, интонация и т. д. Отправитель также выбирает канал, совместимый с формой кодирования;

В идеале обратная связь должна быть сознательной, а поэтому планироваться заранее, облекаться в оптимальную форму, соответствующую ситуации, возможности восприятия партнером (а не собственному удобству), устанавливаться без промедления, в ответ на конкретный сигнал (особенно, если о ней просят) и характеризоваться доброжелательностью. Сигналами сознательной обратной связи при устной передаче информации бывают уточнение, перефраз, обобщение, выражение чувства. Поскольку такие сигналы могут быть достаточно слабыми, то за реакцией партнеров нужно внимательно наблюдать.

Переносчик – доставляет то, что получил без малейших изменений.

Существуют межличностные и организационные формы коммуникаций, последние в конечном счете тоже сводятся к межличностным. В зависимости от канала передачи межличностные коммуникации подразделяют на устные и письменные.

Устные коммуникации выступают в форме обсуждений, беседы, диалога, телефонного звонка, и символом кодирования информации здесь является устное слово, речь и невербальная информация (жест, мимика, выражение лица, улыбка, интонация и другая несловесная информация). У такой формы коммуникации два основных преимущества:

1) она проста для использования, не требует специальной подготовки и средств связи;

2) обеспечивает быструю обратную связь и обмен информацией между отправителем и получателем через заданный вопрос, высказанное согласие, жест, голос и другую невербальную информацию.

Эта информация передает мысли и ощущения гораздо более эффективно, чем любые, самым тщательным образом подобранные слова. Недостатками устных коммуникаций являются:

1) невозможность хранения информации, так как такие коммуникации не оставляют документов, записей, заметок;

2) возникновение определенных барьеров на пути устных коммуникаций, которые приведут к неточностям, ошибкам, непониманию.

В качестве таких барьеров назовем: разное восприятие, стереотипы, неумение слушать, семантические и невербальные.

Восприятие – это процесс приема и преобразования информации, обеспечивающий человеку понимание реальности и ориентацию в ситуации. Восприятие влияет на ожидания людей. Люди реагируют не на то, что происходит в действительности, а на то, что воспринимается как происходящее.

На восприятие могут влиять: уровень образования, возраст, накопленный опыт, ценности, идеология, социально-психологический климат в коллективе. В атмосфере доверия растут информационные потоки и точность информации в обменах между людьми. И, наоборот, информация, противоречащая нашему опыту, ценностям, установкам, зачастую либо полностью отторгается, либо воспринимается частично, либо искажается в соответствии с опытом и представлениями. Помогает преодолеть этот барьер и активное слушание как способ доведения реакции на сообщаемую информацию (демонстрация интереса, задавание вопросов, краткий пересказ сказанного и другие формы обратной связи с отправителем для завершения коммуникационного цикла).

В управленческой литературе приводятся некоторые советы по эффективному слушанию:

1) перестаньте говорить, не перебивайте говорящего;

2) создайте говорящему непринужденную атмосферу, находите интересные темы;

3) покажите говорящему, что вы готовы слушать;

4) будьте терпеливы, отзывчивы;

5) задавайте вопросы, поддерживайте в собеседнике интерес;

Второй формой межличностных коммуникаций являются письменные коммуникации в форме отчета, доклада, письма, докладной записки, представления, приказа и др., где символом кодирования информации выступает письменное слово. Преимущества письменных коммуникаций:

2) возможность хранения информации. Недостатки в том, что они:

2) препятствуют установлению обратной связи и обмену информацией.

Для усиления преимуществ каждой их этих форм их можно комбинировать. Например, короткий телефонный звонок позволяет предупредить о времени совещания и получить немедленный ответ, а напоминающая записка о времени и повестке дня гарантирует, что получатель не забудет о совещании, подготовится к нему и придет. Новые средства связи: мобильные телефоны, факсы, компьютерные сети—стирают различия между устной и письменной формами коммуникаций и делают каждую более эффективной.

Формы организационных коммуникаций:

1) коммуникация с внешней средой;

2) вертикальные коммуникации в рамках организации;

3) горизонтальные коммуникации внутри организации;

4) неформальные коммуникации;

5) коммуникационные сети.

Каждая из этих форм предполагает использование устной или письменной форм коммуникаций.

Мечты и чаяния. Они отражают желания и надежды тех, кто инициирует возникновение слухов. Это наиболее позитивные слухи, так как они способствуют творчеству со стороны других лиц. Производственные проблемы часто решаются в результате того, что сотрудники выразили пожелание перемен. Такие улучшения иногда повышают эффективность работы некоторых подразделений организации. Хотя тон слухов позитивен, они тем не менее, свидетельствуют об озабоченности работников.

Финальный слух. Это слух о предвидении каких-то действий. Он возникает, когда сотрудники длительное время ожидали наступления событий. Возможно, до этого остался всего один шаг, что усиливает двусмысленность ситуации.

1) есть признанный лидер, который несет ответственность за работу сети. Здесь сильны связи между начальником и подчиненным;

3) позволяет быстро приступить к выполнению заданий, так как информацию и инструкции из центра можно послать одновременно всем участникам группы;

1) формирует более благоприятный морально-психологический климат в группе и обеспечивает более высокую-мотива-цию и активность ее участников;

2) воспитывает лидеров, так как способности каждого человека на виду, и он заинтересован в том, чтобы показать себя с лучшей стороны;

4) благоприятствует творческой работе;

5) имеет больше контрольных точек, так как информация поступает от всех участников сети.

2) возможный выигрыш в гибкости может угрожать стабильности и порядку;

3) возможный выигрыш от неполного просеивания информации и большего числа контрольных точек может достигаться за счет уменьшения контрольных функций каналов.

Рис. 1. Вторичные коммуникационные сети

Здесь три круга коммуникаций: большой, объединяющий всех членов сети, и два малых.

Могут возникнуть информационные перегрузки. Трудности порождает ложная идея о том, что чем больше объем передаваемой информации и чем легче ее непосредственно обработать, тем лучше.

Управление организационными коммуникациями предполагает знание коммуникативных барьеров и способов их преодоления. Последние связаны с проектированием организации таким образом, чтобы обеспечить и поддерживать эффективные коммуникации как на уровне отдельного человека, так и на уровне подразделений, отделов организации. Такое проектирование включает и развитие индивидуальных навыков, опыта, умения общаться с людьми.

К основным коммуникационным барьерам на уровне подразделений организации относятся: различия в статусах и власти; разные цели и потребности подразделений; несоответствие коммуникативных сетей и задач и дефицит формальных каналов.

Различия в статусах и власти приводят к искажению информации, поступающей от нижних уровней организации вверх по иерархии.

Это связано с тем, что подчиненные, имеющие небольшую власть в организации, могут неохотно передавать информацию о проблемах, ошибках своим руководителям. Поэтому у последних возникает неверное, приукрашенное представление о состоянии дел на рабочих местах.

Различия целей и потребностей подразделений приводят к возникновению противоречий между ними, борьбе за организационные ресурсы, следованию в первую очередь локальным целям подразделений, а не целям организации в целом. Преодолеть данный барьер помогает совершенствование структуры организации, использование специальных команд, отделов, кураторов, дополнительных каналов связи, направленных на координацию, объединение усилий разных подразделений.

Дефицит формальных каналов. Отсутствие формальных каналов сокращает эффективность коммуникаций. В организации должно быть достаточно восходящих, нисходящих и горизонтальных коммуникаций в форме опросов работников, системы сбора предложений, информационных бюллетеней, политики открытых дверей и др.

Опрос работников – это вариант системы обратной связи. Такие опросы можно проводить с целью получения информации от руководителей и рабочих буквально по сотням вопросов:

1) четко ли доведены до них цели их деятельности;

2) с какими потенциальными или реальными проблемами они сталкиваются или могут столкнуться;

3) получают ли они точную и своевременную информацию, необходимую им для работы;

4) открыт ли их руководитель для предложений;

5) информированы ли они о грядущих переменах, которые отразятся на их работе.

Системы сбора предложений разработаны с целью облегчения поступления информации наверх. Все работники получают при этом возможность генерировать идеи, касающиеся совершенствования любого аспекта деятельности организации. Цель подобных систем – снижение остроты тенденции фильтрации или игнорирования идей на пути снизу вверх.

Чаще всего такая система реализуется в варианте ящиков для предложений, куда работники фирмы могут анонимно подавать свои предложения.

К сожалению, этот вариант не слишком эффективен, ибо нередко отсутствует механизм подтверждения факта рассмотрения предложений, как и стимулирование работников, чьи предложения пошли организации на пользу.

Систему сбора предложений можно создать и по-иному. Организация может развернуть частную телефонную сеть, через которую работники получают возможность анонимно звонить и задавать вопросы о назначениях и продвижениях в должности. Иногда на линии работают менеджеры, тут же отвечающие на задаваемые вопросы.

Ответы направляются либо непосредственно работникам (если вопрос не анонимный), либо печатаются в информационном бюллетене фирмы.

Управленческая деятельность представляет собой в широком смысле слова обмен информацией, который является сложнейшей проблемой в любой организации.

Коммуникации — это устойчивая связь между участниками управленческого процесса, представляющая собой взаимозависимость этапов работы с информацией.

Организовывать информационный обмен между субъектом и объектом управления.
Наладить процесс эмоционального и интеллектуального обмена управленческой информацией.
Установить взаимосвязь между людьми в организации.
Сформулировать общие взгляды на внутреннюю среду организации.
Организовать совместную работу коллективов с целью выполнения задач организации.

Типы коммуникаций

Вертикальная — это обмен информацией между руководителем и подчиненными;

Горизонтальная — представляет собой процесс передачи информации между сотрудниками одного уровня;

Вербальная — процесс общения с целью передачи информации при помощи слов;

Невербальная — общение с помощью мимики, жестов, взглядов;

Электронные средства связи

Видео- и телекоммуникации

Элементы структуры физиологической системы человека

Коммуникация — основное условие существования и развития организации.
Коммуникация осуществляет взаимодействие с внешней средой, определяя уровень и качество принятия управленческих решений.
Коммуникации характеризуют состояния внутренней среды организации путем обеспечения функционирования и взаимодействия людей, структуры, целей, технологии и задач организации.
Коммуникация создает неформальную структуру в процессе функционирования организации и способствует сближению с ней формальной структуры.

Коммуникационный процесс в менеджменте - это обмен информацией (в любой форме) между элементами организационной системы (табл. 10.2) по каналам прямой и обратной связи (рис. 10.1), (табл. 10.2).

Рис. 10.1. Этапы коммуникационного процесса Таблица 10.2

Содержание элементов коммуникационного процесса

Элемент коммуникационного процесса

Определение элемента коммуникационного процесса

Задачи элемента коммуникационного процесса

Выбор канала, средств связи и формы коммуникации

Информация, которую передает источник получателю

Выбор формы коммуникации. Кодировка информации

Канал (прямой и обратной связи)

Техническое обеспечение передачи неискаженной (качественной) информации

Коммуникант, ради которого функционирует коммуникация

Декодирование информации. Выбор канала, средств связи и формы ответной информации

Роль коммуникации в организациях

1. Важность коммуникации

Относительно важна, но ограничивается общением между людьми на одном организационном уровне

Очень важна. Коммуникация — это связывающий элемент всех частей организации

2. Цель коммуникации

Передавать приказы, распоряжения, информацию о заданиях. Обеспечение координации в процессе выполнения

Обеспечение горизонтального взаимодействия работников. Способствование процессу коллективного принятия решения

Контроль и координация, обеспечение информацией для принятия решений, адаптация организации к изменениям во внешней среде

3. Направление коммуникационных потоков

Вертикальное (сверху вниз) — от администрации к рядовым членам, для того чтобы заставить или убедить их следовать инструкциям руководителя

Горизонтальное — между членами неформальных рабочих групп; вертикальное — между рабочими и администрацией, для того чтобы обеспечить их участие в принятии решений

Все направления внутри систем, включая пересечение иерархических уровней с выходом во внешнюю среду организации

4. Основные проблемы коммуникаций

Нарушение коммуникаций, связанное с обходом иерархических уровней и слишком большим диапазоном контроля

Наличие слухов, передаваемых по скрытым каналам. Не всегда эффективная формальная система коммуникаций из-за наличия неформальных коммуникаций

Перегрузки, искажения; отсутствие реакции на отрицательную обратную связь

Читайте также: